Adressverwaltung mit Outlook-Schnittstelle, Teil 2

Im ersten Teil dieses Beitrags in Access im Unternehmen haben Sie die Adressverwaltung mit Outlook-Schnittstelle kennen gelernt. Im vorliegenden Beitrag erfahren Sie, wie Sie der Adressverwaltung neben dem Import von Outlook-Adressen einen entsprechenden Export hinzufügen, wie die einzelnen Elemente der Menüleiste genau funktionieren und wie die Berichte zur Ausgabe von Adressenlisten und Stammblättern zu den einzelnen Einträgen der Adressdatenbank aussehen.

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Briefe erstellen und verwalten

Das Erstellen von Briefen ist eigentlich das Spezialgebiet von Textverarbeitungen wie Microsoft Word. Es gibt allerdings genügend Gründe, einmal über den Tellerrand zu schauen und dabei einen Blick auf Access zu werfen. Access bildet in Form der Bereitstellung von Adresstabellen die Grundlage für die Erstellung vieler Serienbriefe. Es enthält ein Objekt namens Bericht, das prinzipiell für die Erstellung von Briefen geeignet ist. Und außerdem bietet es die Möglichkeit, die in einem Brief enthaltenen Informationen und die Adressaten zu speichern und damit leichter zu verwalten – das sind mindestens drei Gründe, um die Brieftauglichkeit von Access im Rahmen einer Musterlösung genau zu untersu-chen.

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Access-FAQ: Starten von Access

In der Access-FAQ von Karl Donaubauer (www.donkarl.com) finden Sie die häufigsten Fragen und Anworten zum Thema Microsoft Access. In dieser Beitragsreihe werden die wichtigsten Einträge im Detail vorgestellt und entsprechende Lösungen anhand praxisnaher Beispiele aufgezeigt. Im ersten Teil lernen Sie die Lösungen zu den meistgenannten Problemen der Teilnehmer der deutschsprachigen Access-Newsgroups in Zusammenhang mit dem Starten einer Access-Datenbank kennen.
– Aktionen beim Start einer Datenbank ausführen lassen
– Programmatorischer Zugriff auf Startoptionen
– Starteinstellungen und die Umschalttaste
– Startbildschirm der Anwendung ändern
– Anwendungssymbol ändern
– Datenbank maximiert/minimiert öffnen
– Access-Hauptfenster ausblenden

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Benutzerabhängige Befehlsleisten

Access verfügt wie allen anderen Office-Anwendungen auch über eine Reihe Standardmenü- und Symbolleisten. Bei individuellen Datenbankanwendungen ist es jedoch für den Anwender angenehmer und auch sicherer, wenn er für eine solche Anwendung auch über benutzerdefinierte Menü- und Symbolleisten verfügt. So können beispielsweise leicht individuelle Menü- und Symbolleisten in Abhängigkeit vom angemeldeten Benutzer erstellt werden.

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Verwendung von Objektvariablen

Access-Variablen können unterschiedlichste Dinge enthalten: Eine String-Variable enthält eine Zei-chenkette. Integer, Single, Double und einige andere Variablen enthalten Zahlen unterschiedlicher Größe. Boolean-Variablen enthalten Ja- und Nein-Werte. Im Gegensatz zu diesen Standardvariablen-typen enthalten Objektvariablen Verweise auf Objekte. Im vorliegenden Beitrag lernen Sie die zwei Möglichkeiten kennen, Objektvariablen zu deklarieren.

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Formatierte Texte in Berichten

Eines der größten Hindernisse bei der Verschmelzung von Datenbankanwendung und Textverarbeitung ist die fehlende Fähigkeit von Access, formatierte Texte zu verarbeiten. Dies ist aber zum Beispiel mit RTF-Editoren möglich, die es auch als ActiveX-Steuerelemente für Access gibt. Von den zwei bekanntesten Alternativen „Total Access Memo‘ und „RTF2 Active Control‘ lernen Sie im vorliegenden Beitrag das Letztere, Kostenlose kennen. Mit ein paar Tricks ist es damit sogar möglich, mehrseitige Dokumente mit sauberen Umbrüchen auf den Seiten eines Berichts zu verteilen.

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Sortieren und Gruppieren in Berichten

Berichte sind das letzte Glied in der Kette von Prozessen, die sich von der Eingabe von Daten über die Verarbeitung bis hin zur mundgerechten Aufbereitung für die Ausgabe auf dem Drucker erstreckt. Damit die Daten auch den erwünschten Nährwert haben, müssen Sie sinnvoll sortiert und/oder grup-piert werden. Im vorliegenden Beitrag erfahren Sie, wie Sie einem Bericht Sortierungen und Gruppie-rungen hinzufügen. Als Beispiel dient dabei die Ausgabe einer Einnahme-überschussrechnung.

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Tipps und Tricks zu Berichten

In der vorliegenden Zusammenstellung von Tipps und Tricks finden Sie einige interessante Möglichkeiten, die Ausgabe von Berichten effizienter zu gestalten. Dabei beziehen sich die folgenden Tipps und Tricks zum größten Teil auf die Schritte, die um die eigentliche Berichterstellung herum erfolgen. Nach der Lektüre der kommenden Seiten können Sie Ihre Datenbank zum Beispiel leicht vor Benutzern schützen, die Berichte ohne Daten oder ohne Vorhandensein eines Druckers ausgeben möchten. Im Einzelnen finden Sie die folgenden Tipps und Tricks:
– Vorhandensein von Daten überprüfen
– Vorhandensein eines Standarddruckers überprüfen
– Drucker komfortabel auswählen
– Benutzerdefinierte Drucken-Schaltfläche steuern
– Größe von vertikalen Linien anpassen
– Ali-Kon

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