Vereinsverwaltung: Von Excel zum Datenmodell

Die Tage war es soweit: Schwiegervater, seines Zeichens zweiter Vorsitzender eines Sportvereins, druckste herum: „Die Mitgliederdatei, also … die Excel-Datei – kannst Du uns da nicht mal was Richtiges draus zaubern Also ein Programm, mit dem ich Mitglieder eingeben und auch mal ein paar Auswertungen machen kann“ Na klar kann ich. Also hatte ich ein neues Projekt: Eine Excel-Tabelle mit allen relevanten Daten sollte in einer relationalen Datenbank landen, die nicht nur die Dateneingabe vereinfachte, sondern auch noch verschiedene andere Aufgaben übernehmen sollte. Ein perfektes Beispiel für eine Lösung in Access im Unternehmen! Dieser Teil beschreibt, wie wir die Daten aus der Excel-Tabelle in ein frisch erstelltes Datenmodell überführen.

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Vereinsverwaltung: Migration

Im Beitrag „Vereinsverwaltung: Von Excel zum Datenmodell“ haben wir gezeigt, wie Sie eine exemplarische Excel-Tabelle mit den Daten zur Mitgliedsverwaltung in ein -Access-Datenmodell umwandeln. Dabei haben wir die Daten der Excel-Datei bereits in der Datenbank verfügbar gemacht. Neben der damit verbundenen konzeptionellen Arbeit kommt nun der interessante Teil: die Programmierung von VBA-Code und Abfragen, um die Daten aus der monolithischen Excel-Tabelle in das Datenmodell zu übertragen.

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Unterdatenblätter in Formularen

Unterdatenblätter in Tabellen oder Abfragen kennen Sie sicherlich bereits. Das sind die Bereiche einer Datenblattansicht, die aufklappen, wenn Sie das Plus-Zeichen vor einem Datensatz anklicken. Wenn Sie eine Tabelle, für die eine solche Unterdatenblatt-Funktion eingerichtet ist, jedoch in der Datenblattansicht in einem Formular oder Unterformular anzeigen wollen, verschwinden die praktischen Plus-Zeichen und Sie schauen in die Röhre. Doch das ist nicht das Ende der Fahnenstange: Access sieht durchaus den Einsatz von Unterdatenblättern in Formularen vor – und damit lässt sich eine Menge anstellen!

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Undo in mehreren Unterformularen

In den Beiträgen „Undo in Haupt- und Unterformular“ und „Undo in Haupt- und Unterformular mit Klasse“ haben wir gezeigt, wie Sie die Undo-Funktion etwa durch einen Abbrechen-Schaltfläche nicht nur auf das Hauptformular, sondern auch auf die änderungen im Unterformular erstrecken. Nun hat ein Leser gefragt, ob man dies auch für mehrere Unterformulare erledigen kann. Klar kann man – die angepasste Lösung stellt der vorliegende Beitrag vor.

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Null, leere Zeichenkette, Nothing und Co.

In Datenbanken wie Microsoft Access gibt es einen entscheidenden Unterschied zwischen einem leeren Feld und einem Feld mit einer leeren Zeichenkette. Und es gibt noch mehr interessante Dinge rund um dieses Thema, zum Beispiel die Funktion IsNull, die Funktion Nz und weitere VBA-Elemente, die sich mit ähnlichen Dingen befassen – wie etwa Nothing, Empty oder Missing. Dieser Beitrag erläutert diese VBA-Elemente und zeigt die wichtigsten Unterschiede und Einsatzzwecke auf.

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Die CurrentDb-Funktion und das Database-Objekt

Der Zugriff auf die Objekte der aktuellen Datenbank erfolgt in vielen Fällen über eine Objektvariable mit dem Datentyp Database. Diese wird dann mit der CurrentDb-Funktion gefüllt. Der Zugriff auf die aktuelle Datenbank kann dabei auch direkt über CurrentDb erfolgen. Dieser Beitrag liefert Informationen über die Eigenschaften und Methoden des Database-Objekts.

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Wenn ein potenzieller Kunde Sie um Unterstützung beim Programmieren oder Anpassen einer bestehenden Datenbank bittet, ist es am einfachsten, wenn diese Ihnen die Datenbank zum Analysieren zur Verfügung stellt. Das scheitert aber oft daran, dass der Kunde die Datenbank nicht herausgeben darf, weil die enthaltenen Daten nicht weitergegeben werden dürfen. Oft handelt es sich dabei um Adressdaten. Dieser Beitrag zeigt, wie Sie dem Kunden das Werkzeug bereitstellen, die enthaltenen Daten zu anonymisieren.

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Belegungsplan mit Kalender

Bei der Suche nach sinnvollen Anwendungszwecken für die Kalendersteuerelemente dieser Ausgabe fiel die Entscheidung für ein Beispiel schwer. Wir demonstrieren deren Einsatz nun an einem fingierten Belegungsplan für Ferienwohnungen, der zudem das übersichtskalenderelement noch um das eine oder andere Feature erweitert.

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Notizen nach Kunde

In Heft 2/2016 haben wir gezeigt, wie Sie Notizen in einer Art Endlosformular anzeigen können – und zwar nicht mit konstanter Höhe, wie im Access-Endlosformular üblich, sondern mit einer an den Inhalt angepassten Höhe. Außerdem ließen sich damit Texte im Richtext-Format eingeben! Diesmal bauen wir eine Erweiterung, mit der Sie die Notizen einem Kunden zuordnen und diese wieder abrufen können. Außerdem fügen wir noch weitere praktische Funktionen hinzu, zum Beispiel zum direkten Bearbeiten der Notiz per Doppelklick.

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