Rechnungsbericht

Die Ausgabe von Rechnungen dürfte einer der beliebtesten Anwendungszwecke für die Erstellung von Berichten sein. Gleichzeitig sind Rechnungsberichte aber auch eine der anspruchsvollsten Aufgaben – zumindest, wenn man sämtlichen Schnickschnack wie Zwischensumme und übertrag, vernünftige Aufteilung der Positionen bei mehrseitigen Berichten, keine letzte Seite ohne wesentliche Informationen et cetera berücksichtigen will. Und wenn Sie dann noch mehrere Rechnungen in einem Bericht abbilden wollen, haben Sie das Ziel erreicht.

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Berichtsereignisse – Grundlagen

Neben den verschiedenen Bereichen und Steuerelementen liefern Berichte auch eine Reihe von Ereigniseigenschaften, für die Sie wie bei Formularen Ereignisprozeduren hinterlegen können. Die Ereignisse werden zwar weniger durch Benutzerinteraktion ausgelöst als eher durch die Abfolge von Aktionen beim Zusammenstellen der benötigten Daten und beim Rendern des Berichts, aber dennoch ist es wichtig, die verschiedenen Ereignisse zu kennen.

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Berichtsereignisse: Beim öffnen

Neben den verschiedenen Bereichen und Steuerelementen liefern Berichte auch eine Reihe von Ereigniseigenschaften, für die Sie wie bei Formularen Ereignisprozeduren hinterlegen können. Eines dieser Ereignisse wird beim öffnen des Berichts ausgelöst. Es ist eine gute Gelegenheit, verschiedene Dinge zu prüfen und darauf zu reagieren. Beispiele sind das Auswerten von öffnungsargumenten oder das Abbrechen des öffnungsvorgangs.

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Berichtsereignisse: Bei Aktivierung/Deaktivierung

Neben den verschiedenen Bereichen und Steuerelementen liefern Berichte auch eine Reihe von Ereigniseigenschaften, für die Sie wie bei Formularen Ereignisprozeduren hinterlegen können. Zwei Ereignisse, die man üblicherweise nicht besonders oft benötigt, heißen Bei Aktivierung und Bei Deaktivierung. Wir zeigen, wie Sie diese einsetzen können: nämlich, um Elemente im Ribbon abhängig von diesen beiden Ereignissen zu aktivieren oder deaktivieren – zum Beispiel zum Ein- oder Ausschalten einer Drucken-Schaltfläche.

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Berichtsereignisse: Bei ohne Daten

Neben den verschiedenen Bereichen und Steuerelementen liefern Berichte auch eine Reihe von Ereigniseigenschaften, für die Sie wie bei Formularen Ereignisprozeduren hinterlegen können. Zwei Ereignisse, die man üblicherweise nicht besonders oft benötigt, heißen Bei Aktivierung und Bei Deaktivierung. Wir zeigen, wie Sie diese einsetzen können: nämlich, um Elemente im Ribbon abhängig von diesen beiden Ereignissen zu aktivieren oder deaktivieren – zum Beispiel zum Ein- oder Ausschalten einer Drucken-Schaltfläche.

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Projektzeitauswertung

Im Beitrag „Projektzeiterfassung mit Outlook und Access“ haben wir Outlook um Funktionen erweitert, die eine einfache Erfassung von Projektzeiten und deren Speicherung in eine Access-Datenbank ermöglichen. Wenn Sie auf diese Weise einige Stunden mit Ihren Projekten erfasst haben, wollen Sie die gespeicherten Daten vermutlich für verschiedene Auswertungen nutzen – beispielsweise, um die bei einem Projekt aufgelaufenen Stunden zu ermitteln. Dieser Beitrag zeigt, wie Sie dies auf einfache Weise erledigen.

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Berichtsbereiche, Gruppierungen und Sortierungen

Berichte haben verschiedene Bereiche, in die Sie die anzuzeigenden Daten einordnen können. Dazu gehört natürlich der Detailbereich, der für jeden Datensatz der Datenherkunft einmal angezeigt wird, der Berichtskopf und der Berichtsfuß sowie der Seitenkopf und der Seitenfuß. Schließlich kommen noch die entsprechenden Kopf- und Fußbereiche eventuell eingerichteter Gruppierungen hinzu. Dieser Beitrag zeigt, was Sie mit den einzelnen Bereichen anstellen können.

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Diagramme formatieren per VBA

Access bietet mit Microsoft Graph die Möglichkeit, Daten in Diagrammen darzustellen. Dieses Diagramm können Sie über den Assistenten mit Daten füllen. üblicherweise müssen Sie dann aber noch an einigen Schrauben drehen, damit das Diagramm Ihren Anforderungen entspricht – zum Beispiel, um den Inhalt und die Formatierung von Beschriftungen anzupassen. Das Graph-Objekt können Sie allerdings auch per VBA steuern – wie das gelingt, zeigt der vorliegende Beitrag.

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Diagramme in Berichten

Wenn Sie ein Diagramm in einem Access-Formular anzeigen, enthält dieses typischerweise gleich alle gewünschten Daten zum gewünschten Thema. Berichte eröffnen da etwas andere Möglichkeiten: Hier können Sie beispielsweise in einem Bericht mehrere Diagramme anzeigen – etwa, um die Umsätze zu allen verfügbaren Artikeln über ein Jahr zu betrachten. Dieser Beitrag zeigt, wie Sie einen solchen Bericht erstellen und das Diagramm wie gewünscht formatieren.

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Jahresübersicht per Bericht

Eine Jahresübersicht kann man für viele Anwendungen gebrauchen. Diese sollte dann natürlich nach Wunsch erweiterbar sein – etwa, um bestimmte Tage farbig zu markieren oder diese anderweitig hervorzuheben. Die Jahresübersicht dieses Beitrags soll die Monate eines Jahres untereinander mit einem Monat pro Zeile anzeigen. Die Wochentage sollen jeweils in einer Spalte angelegt werden, dadurch wird der jeweilige Monatserste natürlich mal mehr, mal weniger eingerückt dargestellt.

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