Datenmakros verwalten

Datenmakros dienen dazu, Aktionen automatisch beim ändern der Daten einer Tabelle auszulösen – nämlich beim Anlegen, Bearbeiten oder Löschen eines Datensatzes. Diese legt man in der Regel über die Benutzeroberfläche an. Leider kann man damit immer nur sehen, welche Datenmakros für die aktuelle im Entwurf oder in der Datenblattansicht angezeigte Tabelle zur Verfügung stehen. Dieser Beitrag zeigt, wie Sie sich einen besseren überblick über die vorhandenen Datenmakros verschaffen, diese anzeigen und bearbeiten und sogar neue Datenmakros anlegen können – und das auch noch parametrisiert für gleichartige Datenmakros für mehrere Tabellen gleichzeitig.

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Vereinsverwaltung: Von Excel zum Datenmodell

Die Tage war es soweit: Schwiegervater, seines Zeichens zweiter Vorsitzender eines Sportvereins, druckste herum: „Die Mitgliederdatei, also … die Excel-Datei – kannst Du uns da nicht mal was Richtiges draus zaubern Also ein Programm, mit dem ich Mitglieder eingeben und auch mal ein paar Auswertungen machen kann“ Na klar kann ich. Also hatte ich ein neues Projekt: Eine Excel-Tabelle mit allen relevanten Daten sollte in einer relationalen Datenbank landen, die nicht nur die Dateneingabe vereinfachte, sondern auch noch verschiedene andere Aufgaben übernehmen sollte. Ein perfektes Beispiel für eine Lösung in Access im Unternehmen! Dieser Teil beschreibt, wie wir die Daten aus der Excel-Tabelle in ein frisch erstelltes Datenmodell überführen.

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Vereinsverwaltung: Migration

Im Beitrag „Vereinsverwaltung: Von Excel zum Datenmodell“ haben wir gezeigt, wie Sie eine exemplarische Excel-Tabelle mit den Daten zur Mitgliedsverwaltung in ein -Access-Datenmodell umwandeln. Dabei haben wir die Daten der Excel-Datei bereits in der Datenbank verfügbar gemacht. Neben der damit verbundenen konzeptionellen Arbeit kommt nun der interessante Teil: die Programmierung von VBA-Code und Abfragen, um die Daten aus der monolithischen Excel-Tabelle in das Datenmodell zu übertragen.

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Verknüpfte Daten suchen

Wenn Sie eine Anwendung programmieren, die ihre Daten nur über die Benutzeroberfläche ändert, sehen Sie die änderungen ja immer direkt in den entsprechenden Formularen und Steuerelementen. Aber manchmal erstellen, ändern oder löschen Sie Daten auch per Mausklick auf eine Schaltfläche, und die dahinterliegende Prozedur erledigt den Rest. Gerade in der Entwicklungsphase möchen Sie dann natürlich schnell sehen, ob die Daten auch wirklich wie gewünscht editiert wurden. Dazu quält man sich dann meist durch die einzelnen Tabellen und prüft das Ergebnis. Wenn sich die Daten über verknüpfte Tabellen erstrecken, wird dies erst recht anstrengend. Aber nicht mit der Lösung, die wir in diesem Beitrag vorstellen!

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Für den einen oder anderen Anwendungsfall benötigen Sie die Daten aus den Tabellen Ihrer Datenbank im XML-Format – zum Beispiel, um diese von einer anderen Anwendung aus einzulesen. Access stellt verschiedene Möglichkeiten für den Export von Daten im XML-Format zur Verfügung. Wir schauen uns an, wie dies über die Benutzeroberfläche gelingt und welche Möglichkeiten VBA für diesen Zweck bietet – diesmal ohne Nutzung externer Bibliotheken, also ausschließlich mit Bordmitteln.

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Probleme mit Primärschlüsseln und Autowert

Primärschlüsselfelder mit Autowert-Funktion bieten eine komfortable Möglichkeit, für neue Datensätze automatisch einen neuen, eindeutigen Primärschlüsselwert zu vergeben. Wenn man zwischendurch keine Datensätze löscht, ist diese Nummerierung sogar lückenlos. Allerdings kann es sein, dass jemand versucht, gelöschte Datensätze mit den fehlenden Primärschlüsselwerten zu ersetzen. Zu welchen Problemen dies führt und wie Sie diese lösen, zeigt der vorliegende Beitrag.

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Individuelle Nummerierungen

Manche Anwendungsfälle erfordern jedoch eine individuelle Nummerierung in einem Feld. Dafür kann es verschiedene Wege geben – zum Beispiel, wenn eine Nummerierung nach einer bestimmten Sortierung eines anderen Feldes erfolgen soll oder nach dem Entfernen oder Hinzufügen von Datensätzen eine neue Nummerierung erforderlich ist. Daher stellen wir in diesem Beitrag Wege vor, um die Nummerierung ganz nach Wunsch zu gestalten.

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änderungshistorie implantieren

Die neuen Tabellenereignisse, die mit Access 2010 eingeführt wurden, erlauben die automatische Sicherung von Tabellendaten vor der Durchführung von änderungen an den Datensätzen. Dazu legen Sie entsprechende Datenmakros an, die durch die Tabellenereignisse ausgelöst werden. Außerdem benötigen Sie eine Tabelle, welche die geänderten Datensätze speichert. Wenn Sie beides für mehrere Tabellen durchführen wollen, ist dies eine Menge Handarbeit. Grund genug, diesen Vorgang zu automatisieren.

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