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Autor: André Minhorst, Duisburg<\/p>\n
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Die im folgenden beschriebenen Tipps und Tricks stammen von unserem Autor André Minhorst. Herr Minhorst ist ein richtiger Access-Praktiker. Er arbeitet täglich mit diesem Programm und kennt somit alle seine Stärken und Schwächen. Wir, die Access-Redaktion, haben ihn gebeten, doch ein paar Kniffe aus seinem Arbeitsalltag aufzuschreiben. Einige davon erweisen sich erst beim praktischen Einsatz als wirklich hilfreich. Danach will man sie allerdings nicht mehr missen! <\/b><\/p>\n
Auf die Elemente des Desktop kann man bequem über das Kontextmenü zugreifen (Klick mit der rechten Maustaste auf ein Objekt). Das Kontextmenü bietet verschiedene Befehle, die auf das entsprechende Programm angewendet werden können. Dies gilt auch für Access-Datenbanken. Leider bietet das Kontextmenü längst nicht alle Befehle, die man sich wünscht – so fehlen beispielsweise Befehle zum Komprimieren oder Reparieren einer Accessdatenbank. Im vorliegenden Beitrag erfahren Sie, wie Sie das Kontext-menü um die gewünschten Befehle erweitern können.<\/p>\n
Bitte beachten Sie die Hinweise bezüglich der Unterschiede zwischen Access 97 und 2000. <\/p>\n
Um eine Datenbank vom Desktop aus starten zu können, müssen Sie zunächst eine Verknüpfung zur Datenbank auf dem Desktop erstellen. Anschließend können Sie das Kontextmenü der Datenbank anzeigen, indem Sie mit der rechten Maustaste auf das entsprechende Symbol klicken (siehe Bild 1). <\/p>\n
Im Kontextmenü finden Sie Befehle zum öffnen der Datenbank sowie zum Bearbeiten der Verknüpfung. Außerdem finden Sie einige weitere Befehle wie z. B. Norman Virus Control… Solche Befehle finden Sie allerdings nur, wenn die entsprechenden Anwendungen auf Ihrem Rechner installiert sind und die Anwendungen sich automatisch in das Kontextmenü einblenden.<\/p>\n
![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{B56452F1-2DA6-4A25-B3E1-2F377361B24F}\/pic001.png\")
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Bild 1: Kontextmenü einer Datenbank vor der Bearbeitung.<\/span><\/b><\/p>\n Leider fehlen solche Befehle wie z. B. Komprimieren oder Reparieren. Wären solche Befehle vorhanden, könnte man die entsprechenden Aktionen ausführen, ohne die Datenbank zunächst mit Access öffnen zu müssen.<\/p>\n Wie viele andere Eigenschaften befinden sich auch die Informationen über die Einträge des Kontextmenüs in der Windows-Registratur. Um dem Kontextmenü also einen weiteren Befehl hinzuzufügen, müssen Sie zunächst einmal die Registratur von Windows öffnen:<\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 2: Starten der Windows-Registratur<\/span><\/b><\/p>\n Daraufhin öffnet sich der Editor, mit dem Sie die Registratur (Registrierdatenbank) bearbeiten können (siehe Bild 3).<\/p>\n In der Verzeichnisstruktur müssen Sie sich zunächst einmal zu dem gewünschten Eintrag durchschlagen. Der Eintrag lautet:<\/p>\n [HKEY_CLASSES_ROOT]Access.Application.8<\/p>\n shell<\/p>\n Je nachdem, ob Sie mit Access 97 oder mit Access 2000 arbeiten, geben Sie statt der Versionsnummer 8 (Access 97) die 9 (Access 2000) ein.<\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 3: Der Registrierungs-Editor<\/span><\/b><\/p>\n Sie müssen nun unter dem Schlüssel Shell einen weiteren Schlüssel anlegen. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:<\/p>\n Nachdem Sie nun die entsprechenden Schlüssel erstellt haben, müssen Sie dem Schlüssel command noch einen Wert zuweisen.<\/p>\n Klicken Sie dazu im rechten Bereich des Registrierungs-Editors doppelt auf den Eintrag (Standard). Es öffnet sich ein weiteres Fenster, in welches Sie den Wert des Schlüssels eingeben können (siehe Bild 4).<\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 4: Eingeben eines neuen Schlüsselwertes<\/span><\/b><\/p>\n Den unter dem Schlüssel command angegebenen Befehl führt Access für die angegebene Da-tenbank mit der Option \/compact aus. Beachten Sie, dass Sie den Pfad zu der Access-Anwendung an Ihren eigenen Rechner anpassen müssen. Allgemein lautet die Syntax der Anweisung:<\/p>\n „<Pfad zu MSAccess.exe>“ \/compact „%1“<\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 5: Das Kontextmenü mit dem neuen Eintrag<\/span><\/b><\/p>\n Wenn Sie nun das Kontextmenü einer Datenbankverknüpfung auf dem Desktop anzeigen, finden Sie hier den neuen Eintrag Komprimieren (siehe Bild 5). Wenn Sie den Befehl aufrufen, wird Access automatisch geöffnet, die Komprimierung durchgeführt und Access wieder von selbst geschlossen.<\/p>\n Diese Methode ist für alle Startoptionen von Access anwendbar. Beispielsweise können Sie einen weiteren Eintrag für das Reparieren einer Datenbank anlegen oder einen, mit dem Sie die Datenbank gleichzeitig reparieren und komprimieren können.<\/p>\n Sie müssen lediglich einen neuen Schlüssel mit dem im Kontextmenü anzuzeigenden Eintrag anlegen und beim Schlüsselwert die gewünschte Startoption festlegen – also z. B. Reparieren als Schlüssel und „<Pfad zu MSAccess.exe>“ \/compact „%1“ als Schlüsselwert des Unterschlüssels command.<\/p>\n Wenn Sie eine Datenbank reparieren, komprimieren oder in eine MDE-Datenbank umwandeln möchten, sollten Sie vorher eine Sicherheitskopie der Datenbank anlegen. Normalerweise erledigen Sie dies im Windows-Explorer. Wenn Sie aber Access einmal gestartet und den Dialog zur Auswahl der gewünschten Datenbank vor sich haben, können Sie das Anlegen der Sicherheitskopie auch direkt vor Ort vornehmen.<\/p>\n <\/p>\n Klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste auf den Datenbanknamen und wählen Sie den Befehl Kopieren aus. Anschließend können Sie sich im gleichen Dialog in das Verzeichnis bewegen, indem Sie die Sicherheitskopie anlegen möchten. Wenn Sie das Verzeichnis geöffnet haben, aktivieren Sie erneut das Kontextmenü und wählen diesmal den Befehl Einfügen aus. Der Befehl erstellt nun eine Kopie der Datenbank in dem ausgewählten Verzeichnis.<\/p>\n Wenn Sie sich nicht lange mit der Suche nach einem Verzeichnis für die Sicherheitskopie aufhalten möchten, erstellen Sie die Kopie doch einfach in demselben Verzeichnis. Das geht ganz schnell: Halten Sie einfach die [Strg]-Taste gedrückt und betätigen Sie nacheinander die Tasten [C] und [V]. Access erstellt nun eine Sicherheitskopie im gleichen Verzeichnis und passt auch den Namen der Datenbank entsprechend an (siehe Bild 6).<\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 6: Diese Sicherheitskopie ist schnell erstellt.<\/span><\/b><\/p>\n Wie schnell ist das passiert: Sie haben eine Datenbank auf die Schnelle angelegt und abgespeichert und wissen nicht mehr wo – oder Sie suchen eine uralte Datenbank, in der Sie genau die Prozedur schon einmal angelegt haben, die Sie jetzt benötigen. Vielleicht möchten Sie auch einfach einmal einen überblick über Ihre gesammelten Werke erhalten. Access bietet Ihnen für diesen Fall einige Möglichkeiten, um solche Dateien trotzdem aufzufinden.<\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 7: Unterverzeichnisse nach Datenbanken durchsuchen<\/span><\/b><\/p>\n Unter Access 97 können Sie sich alle Datenbanken einer Partition anzeigen lassen. Wenn Sie im öffnen-Dialog auf die Schaltfläche Befehle und Einstellungen klicken und die Option Unterordner durchsuchen aktivieren, finden Sie die Datenbanken aller Unterordner der aktuellen Partition. Wenn Sie die Ansicht Liste aktiviert haben, finden Sie die Namen aller Datenbanken. Bei der Ansicht Details werden die Daten nach Ordnern sortiert angezeigt (siehe Bild 7).<\/p>\n Diese Option steht unter Access 2000 nicht zur Verfügung. <\/p>\n Access 97 bietet die Möglichkeit, Datenbanken bereits im öffnen-Dialog nach bestimmten Kriterien zu selektieren. Dazu finden Sie im unteren Bereich des Dialoges vier Felder: Dateiname, Dateityp, Text oder Eigenschaft und Zuletzt geändert (siehe Bild 8). <\/p>\n Wenn Sie im Feld Dateiname einen Text eingeben, zeigt der Dialog nur noch diejenigen Datenbanken an, deren Namen den Text enthalten. Mit der Option Dateiart können Sie die Dateinamen-Endung festlegen. Standardmäßig ist die Endung .mdb festgelegt. Unter Text oder Eigenschaft können Sie einen Text angeben, der in den Datenbankeigenschaften gesucht wird. Schließlich können Sie den Zeitpunkt der letzten Bearbeitung mit der Option Zuletzt geändert einschränken. Beachten Sie unbedingt, dass die vier Filteroptionen mit dem Operator Und verknüpft werden. Wenn Sie die gewünschten Optionen festgelegt haben, können Sie den Filtervorgang mit der Schaltfläche Suche starten einleiten.<\/p>\n Sowohl Access 97 als auch Access 2000 bieten einen Dialog, mit dem Sie die Suchkriterien noch genauer als in den Filteroptionen von Access 97 angeben können. Der Dialog wird jedoch auf unterschiedliche Art aufgerufen. Unter Access 97 klicken Sie auf die Schaltfläche Weitere in Bild 8: Filtern von Datenbanken<\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 9: : Spezielle Suche nach Datenbanken mit Access 97 …<\/span><\/b><\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 10: … und mit Access 2000<\/span><\/b><\/p>\n rechten Bereich des Dialogs, während Sie unter Access 2000 die Schaltfläche Extras betätigen und den Eintrag Suchen auswählen. Ein weiterer Unterschied liegt darin, dass Sie die im öffnen-Dialog von Access 97 angegebenen Filterkriterien in die so genannte Weitere Suche übernehmen können, während Sie unter Access 2000 bei Null anfangen müssen.<\/p>\n Der Dialog sieht bei beiden Access-Versionen fast gleich aus (Bild 9 und Bild 10). Der obere Teil des Dialoges enthält die bisher festgelegten Kriterien. Weitere Kriterien können Sie mit den drei Feldern Eigenschaft, Bedingung und Wert erstellen. Nachdem Sie die gewünschten Werte für die drei Felder ausgewählt haben, können Sie die Auswahl durch einen Klick auf die Schaltfläche Zur Liste hinzufügen in die Kriterienliste übernehmen.<\/p>\n Unter Access 97 können Sie zusätzlich festlegen, ob die Groß-\/Kleinschreibung beachtet werden soll. Unter Access 2000 stehen stattdessen die Optionen Wortverwandtschaft vergleichen und Genaue Entsprechung zur Verfügung. <\/p>\n Möglicherweise möchten Sie die Kriterien für eine Suche mehrmals verwenden. In dem Fall können Sie die Suche mit ihren Parametern einfach speichern. Klicken Sie dazu im Dialog Suchen auf die Schaltfläche Suche speichern… und geben Sie im nun erscheinenden Dialog Suche speichern den gewünschten Namen der Suche ein (siehe Bild 11). Wenn Sie später die Suche erneut verwenden möchten, betätigen Sie die Schaltfläche Suche öffen… und wählen die gewünschte Suche aus.<\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 11: Speichern einer Datenbanksuche<\/span><\/b><\/p>\n Die Informationen über die gespeicherten Suchläufe speichert Access in der Registratur von Windows. Das bedeutet, dass Sie die Suchläufe nur auf dem Rechner abrufen können, auf dem Sie diese erstellt haben.<\/p>\n Wenn Sie eine große Anzahl Datenbanken auf Ihrem Rechner oder auf den Rechnern Ihres Netzwerkes verwalten, können Sie die Suche nach bestimmten Datenbanken erleichtern, wenn Sie für die Datenbanken bestimmte Eigenschaften festlegen. Access bietet eine große Anzahl von Eigenschaften an, und zusätzlich können Sie eigene Eigenschaften definieren.<\/p>\n Um die Eigenschaften einer Datenbank anzuzeigen, öffnen Sie das Eigenschaftsfenster mit dem Menübefehl Datei ( Datenbankeigenschaften. Standardmäßig zeigt das Fenster das Register Datei-Info an (siehe Bild 12). Hier können Sie die wichtigsten Eigenschaften eingeben.<\/p>\n Um weitere Eigenschaften einzugeben, wechseln Sie in das Register Anpassen (siehe Bild 13). Sie können entweder eine von vielen voreingestellten Eigenschaften auswählen oder eigene Eigenschaften eingeben. Um eine neue Eigenschaft einzugeben, gehen Sie folgendermaßen vor:<\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 12: Eigenschaften einer Datenbank<\/span><\/b><\/p>\n Sie können die Eigenschaften der Datenbank später als Kriterien bei der Suche nach bestimmten Datenbanken verwenden.<\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 13: Weitere Eigenschaften einer Datenbank<\/span><\/b><\/p>\n Die Eigenschaften einer Datenbank können Sie auch mit einer kleinen VBA-Prozedur ermitteln. Access speichert die Eigenschaften eines Objektes nämlich in einer eigenen Auflistung, der so genannten Properties-Auflistung. Um beispielsweise die Eigenschaft Autor der aktuellen Datenbank abzufragen, verwenden Sie die folgende kleine Prozedur:<\/p>\n Quellcode 1<\/b><\/p>\n Wenn Sie nun mit [Strg]+[G] das Testfenster aktivieren und die Prozedur mit dem Befehl EigenschaftAbfragen aufrufen, zeigt das Testfenster die Autoren der aktuellen Datenbank an (siehe Bild 14).<\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 14: Abfrage einer Eigenschaft über das Testfenster<\/span><\/b><\/p>\n Sie können die Prozedur variieren, indem Sie unterschiedliche Eigenschaften abfragen oder der Prozedur die gewünschte Eigenschaft als Parameter übergeben. Die Prozedur könnte dann z. B. folgendermaßen aussehen:<\/p>\n Quellcode 2<\/b><\/p>\n Wenn Sie die Prozedur mit übergabeparameter verwenden, müssen Sie den Namen der Eigenschaft in Anführungszeichen setzen.<\/p>\n übrigens müssen Sie die englische Version des Eigenschaftsnamens übergeben. Die folgende Tabelle enthält einige wichtige Eigenschaften und deren englische übersetzung. Siehe hierzu Tab. 1 (S. 64).<\/p>\n Bevor Sie nun nacheinander die Eigenschaften Ihrer Datenbank ausgeben, müssen Sie noch Folgendes wissen: In der Auflistung Properties des SummaryInfo-Objektes werden nur diejenigen Eigenschaften gespeichert, für die auch ein Wert eingegeben wurde.<\/p>\n Vorhandene Eigenschaften können Sie auch ändern. Dazu verwenden Sie z. B. den folgenden Befehl: (siehe Quellcode 3, S. 64).<\/p>\n Deutsch<\/b><\/p>\n<\/td>\n Englisch<\/b><\/p>\n<\/td>\n<\/tr>\n Titel<\/p>\n<\/td>\n Title<\/p>\n<\/td>\n<\/tr>\n Autor<\/p>\n<\/td>\n Author<\/p>\n<\/td>\n<\/tr>\n Firma<\/p>\n<\/td>\n Company<\/p>\n<\/td>\n<\/tr>\n Thema<\/p>\n<\/td>\n Subject<\/p>\n<\/td>\n<\/tr>\n Stichwörter<\/p>\n<\/td>\n Keywords<\/p>\n<\/td>\n<\/tr>\n Kommentar<\/p>\n<\/td>\n Comments<\/p>\n<\/td>\n<\/tr>\n Manager<\/p>\n<\/td>\n Manager<\/p>\n<\/td>\n<\/tr>\n Kategorie<\/p>\n<\/td>\n Category<\/p>\n<\/td>\n<\/tr>\n<\/table>\n Tab. 1: Die wichtigsten Eigenschaften in Englisch<\/b><\/p>\n Quellcode 3<\/b><\/p>\n Um einen überblick über die Objekte der Datenbank zu erhalten, greifen Sie üblicherweise auf das Datenbankfenster zu. Leider können Sie im Datenbankfenster jeweils nur die Objekte eines Typs anzeigen.<\/p>\n Es gibt jedoch auch eine Möglichkeit, um alle Objekte gleichzeitig zu betrachten. öffnen Sie einfach die Datenbankeigenschaften mit dem Menübefehl Datei ( Datenbankeigenschaften und wechseln Sie in das Register Inhalt (siehe Bild 15).<\/p>\n Insgesamt stehen Ihnen die folgenden aufgelis-teten Objekte zur Verfügung:<\/p>\n Die einzelnen Objektinhalte können sich zwischen Access 97 und Access 2000 unterscheiden: Es gibt z. B. kein Objekt Datenzugriffsseiten unter Access 97. Dieses Objekt gehört zu den neuen Features von Access 2000. <\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 15: Alle Datenbankeigenschaften auf einen Blick<\/span><\/b><\/p>\n Wenn Sie mit dem Gedanken spielen, Access-Datenbanken online zu stellen, sollten Sie unbedingt auf Access 2000 umsteigen. Allein die Reporteigenschaften des Datenbankobjektes Datenzugriffsseiten (Artikel anzeigen, Artikel nach Kategorie, Kundenbestellungen, Umsatz-analyse und Verkaufszahlen) sind eine enorme Erleichterung bei der Auswertung. <\/p>\n Im nächsten Heft werden Sie unter anderem an dieser Stelle erfahren, wie Sie Datenbankobjekte aus der Systemtabelle direkt abfragen können. <\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":" Diese Tipps und Tricks-Zusammenstellung enthält die folgenden Themen:Hinzufügen von weiteren Befehlen<\/h3>\n
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<\/p>\n![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{B56452F1-2DA6-4A25-B3E1-2F377361B24F}\/pic004.png\")
<\/p>\n![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{B56452F1-2DA6-4A25-B3E1-2F377361B24F}\/pic005.png\")
<\/p>\nAnlegen weiterer Einträge<\/h3>\n
Sicherheitskopie für schnelle Finger<\/h3>\n
![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{B56452F1-2DA6-4A25-B3E1-2F377361B24F}\/pic006.png\")
<\/p>\n![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{B56452F1-2DA6-4A25-B3E1-2F377361B24F}\/pic007.png\")
<\/p>\nUnterverzeichnisse nach Datenbanken durchsuchen<\/h3>\n
Hinweis<\/h3>\n
Filtern von Dateinamen<\/h3>\n
Suchen von Datenbanken<\/h3>\n
![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{B56452F1-2DA6-4A25-B3E1-2F377361B24F}\/pic008.png\")
<\/p>\n![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{B56452F1-2DA6-4A25-B3E1-2F377361B24F}\/pic009.png\")
<\/p>\nHinweis<\/h3>\n
![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{B56452F1-2DA6-4A25-B3E1-2F377361B24F}\/pic010.png\")
<\/p>\nDas Eigenschaftsfenster von Access<\/h3>\n
Festlegen weiterer Eigenschaften<\/h3>\n
![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{B56452F1-2DA6-4A25-B3E1-2F377361B24F}\/pic011.png\")
<\/p>\n![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{B56452F1-2DA6-4A25-B3E1-2F377361B24F}\/pic012.png\")
<\/p>\n![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{B56452F1-2DA6-4A25-B3E1-2F377361B24F}\/pic013.png\")
<\/p>\n\n
\n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n Hinweis<\/h3>\n
![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{B56452F1-2DA6-4A25-B3E1-2F377361B24F}\/pic014.png\")
<\/p>\nPraxis-Tipp<\/h3>\n
Praxis-Tipp<\/h3>\n
Praxis-Tipp<\/h3>\n
Praxis-Tipp<\/h3>\n
Hinweis<\/h3>\n
\n-Kontextmenü von Access anpassen
\n-Schnelle Sicherheitskopie einer Datenbank anlegen
\n-Datenbanken suchen
\n-Speichern einer Suche
\n-Datenbankeigenschaften festlegen
\n-Datenbankeigenschaften per VBA abfragen<\/p>\n","protected":false},"author":1,"featured_media":0,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"om_disable_all_campaigns":false,"_monsterinsights_skip_tracking":false,"_monsterinsights_sitenote_active":false,"_monsterinsights_sitenote_note":"","_monsterinsights_sitenote_category":0,"_uf_show_specific_survey":0,"_uf_disable_surveys":false,"footnotes":""},"categories":[66012000,662000,44000004],"tags":[],"class_list":["post-55000005","post","type-post","status-publish","format-standard","hentry","category-66012000","category-662000","category-Tipps_und_Tricks"],"yoast_head":"\n