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Autor: Von André Minhorst, Duisburg<\/p>\n
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Verdammt, was wollte der Herr Müller noch mal – Ach ja, ein Arbeitszeugnis… Und ich habe eigentlich gar keine Zeit, nun auch noch ein Arbeitszeugnis zu schreiben – abgesehen davon, weiß ich gar nicht mehr, was ich über den Mann schreiben soll… So oder ähnlich laufen die Gedanken im Kopf eines gestressten Leiters der Personalabteilung ab, wenn er dem scheidenden Mitarbeiter ein Abschlusszeugnis oder einfach ein Zwischenzeugnis ausstellen soll. Da Sie den vorliegenden Beitrag lesen, um sich das Leben (oder zumindest Teile davon) mit Access zu erleichtern, können Sie aufatmen: Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie mit einer selbstgebauten Zeugnisverwaltung auf die Schnelle ein Arbeitszeugnis erstellen können, ohne dabei ausschließlich auf vorgefertigte Floskeln festgelegt zu sein.<\/b><\/p>\n
Für Zeugnisverwaltungen gibt es mehrere unterschiedliche Einsatzorte, die sich auch in der Art der Anforderungen unterscheiden können. <\/p>\n
Fangen Sie mit der Zeugnisverwaltung für die Grundschule an: In der Regel erhalten die Schüler in den ersten Schuljahren Zeugnisse, in denen eine Bewertung der Leistungen des Kindes in Form einiger wohlausgewählter Floskeln oder selbstgeschriebener Sätze besteht. Später dann findet eine Bewertung lediglich durch die Angabe von Noten statt, die sich zwischen sehr gut (1) und ungenügend (6) bewegen. In den weiterführenden Schulen ist es etwas einfacher, findet hier doch die Benotung ausschließlich in Form von Noten statt.<\/p>\n
Komplizierter wird es dann wieder, wenn man als Arbeitgeber einen Mitarbeiter mit einem Zeugnis bewerten soll – sei es nun mit einem Abschluss- oder Zwischenzeugnis. Hier sind leider keine Schulnoten mehr gefragt, sondern knallhart formulierte Sätze, anhand derer man die Leistungsfähigkeit des Mitarbeiters in den verschiedenen Bereichen erkennen kann.<\/p>\n
Da der überwiegende Teil der Leser des vorliegenden Beitrags vermutlich nicht aus LehrerInnen besteht, soll die Zeugnisverwaltung am Beispiel von Arbeitszeugnissen beschrieben werden.<\/p>\n
Eine große Bedeutung bei der Entwicklung der Datenbank nimmt immer der Entwurf des Datenmodells ein. Daher muss man sich bereits im Vorhinein im Klaren über den gewünschten Funktionsumfang der Datenbank sein, da nachträgliche änderungen in der Regel eine so große Menge an Nacharbeiten mit sich zieht, dass man besser in der Konzeptionsphase ein wenig mehr Arbeit investiert.<\/p>\n
Die Zeugnisverwaltung soll grob für zwei Arten von Zeugnissen ausgelegt sein: Zwischenzeugnisse und Abschlusszeugnisse. Der Unterschied liegt erstens in der Betitelung und zweitens darin, dass beim Abschlusszeugnis lediglich die -Angabe des Eintritts-, aber nicht des Austrittsdatums erforderlich ist. Zusätzlich gibt unterschiedliche Varianten von Abschlusszeugnissen, wobei sich die Unterschiede aber letztlich nur auf die Bezeichnung auswirken (Entlassungszeugnis, Kündigungszeugnis, Vertragsende-Zeugnis).<\/p>\n
Die Tatsache, dass für eine Person theoretisch die Erstellung mehrerer Zeugnisse erforderlich sein könnte (z.B. Zwischen- und Abschlusszeugnis oder zwei Abschlusszeugnisse bei mehreren Beschäftigungsverhältnissen), erfordert die Speicherung der Zeugnisdaten in einer separaten Tabelle statt in einer Tabelle mit den Personaldaten.<\/p>\n
Die Zeugnisverwaltung besteht also aus zwei Haupttabellen inklusive einiger weiterer Tabellen, die zur Vermeidung redundanter Daten dienen. Bei den beiden Tabellen handelt es sich um die Tabelle mit den Personendaten sowie die Tabelle mit den Zeugnisdaten. Da für jede Person mehrere Zeugnisse, aber jedes Zeugnis nur für eine Person erstellt werden kann, ergibt sich eine 1:n-Beziehung zwischen den Tabellen.<\/p>\n
In der heutigen Berufswelt ist es nicht mehr die Regel, dass man seine ganze Karriere lang einem Beruf und noch weniger einem Arbeitgeber treu bleibt. Dem trägt die vorliegende Musterlösung Rechnung. Zu den Personen können Sie mehrere Beschäftigungen angeben, die in einer separaten Tabelle gehandhabt werden.<\/p>\n
Neben den Personendaten sind die in dem Zeugnis verwendeten Bewertungen der Fähigkeiten in den unterschiedlichen Kategorien sehr wichtig. Hier stellt sich die Frage, ob man lieber nur Floskeln aus einer vorgegebenen Sammlung auswählen oder die Bewertungssätze selbst schreiben möchte. <\/p>\n
Wenn man das Zeugnis komplett selbst schreiben möchte, steht dem Wechsel zu Word nichts mehr im Wege – übernehmen Sie einfach die Adressdaten aus Outlook oder Ihrer Adressdatenbank und schreiben Sie den Rest von Hand. üblicherweise greift man aber nur selten in die vorgegebenen Floskeln ein oder schreibt komplett eigene Bewertungen. Daher soll in der vorliegenden Musterlösung eine Kombination aus der Auswahl bestehender Floskeln, deren Anpassung an die eigenen Wünsche und dem Schreiben komplett neuer Floskeln zum Tragen kommen.<\/p>\n
Im Folgenden finden Sie eine Beschreibung der benötigten Tabellen sowie der Verknüpfungen untereinander.<\/p>\n
Die Tabelle tblPersonen<\/b><\/p>\n
Die Tabelle tblPersonen enthält die personenbezogenen Daten. In Bild 1 finden Sie die einzelnen Felder der Tabelle.<\/p>\n
Bild 1: Die Tabelle tblPersonen<\/span><\/b><\/p>\n Die Tabelle ist mit zwei weiteren Tabellen verknüpft. In der Tabelle tblAnreden speichert man die beiden benötigten Anreden Herr und Frau (bei Bedarf können Sie natürlich auch noch weitere Anreden hinzufügen). Die Tabelle tblGeschlechter speichert die möglichen Einträge für das Feld Geschlecht. Während die Tabelle tblAnreden nur dem Komfort bei der Auswahl der Daten dient, hat der Einsatz der Tabelle tblGeschlecht einen tieferen Sinn: Der Wert dient später bei der Formulierung der Zeugnistexte zur Auswahl der entsprechenden Anrede und Pronomen. Daher sollte man eventuellen Rechtschreib- oder Eingabefehlern durch die Vorgabe einer Auswahl Einhalt gebieten.<\/p>\n Die Tabelle tblAnreden besteht nur aus den beiden Feldern AnredeNr und Anrede. Das Feld AnredeNr ist der Primärindex der Tabelle und als Autowert festzulegen, während es sich bei dem Feld Anrede um ein Textfeld handelt.<\/p>\n Die Tabelle tblGeschlechter ist bis auf die Feldnamen mit der Tabelle tblAnreden identisch. Hier lauten die Feldnamen GeschlechtNr und Geschlecht.<\/p>\n Die Tabelle tblBeschäftigungen<\/b><\/p>\n Die Tabelle tblBeschäftigungen speichert Daten über die Beschäftigungsverhältnisse sämtlicher Mitarbeiter (siehe Bild 2). Die Tabelle ist über das Feld MitarbeiterNr mit der Tabelle tblMitarbeiter verbunden. Mit Hilfe dieses Feldes kann der Anwender festlegen, auf welchen Mitarbeiter sich die beschriebene Beschäftigung bezieht.<\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 2: Entwurfsansicht der Tabelle tblBeschäftigungen<\/span><\/b><\/p>\n Die Tabelle ist mit zwei weiteren Tabellen verknüpft: Die Verknüpfung zur Tabelle tblBerufsbezeichnungen über das Feld BerufsbezeichnungNr dient zur Auswahl eines Berufes. Die Verknüpfung zur Tabelle tblBeschäftigungsarten erfolgt über das Feld BeschäftigungsartNr. Sie dient zur Auswahl einer Beschäftigungsart, z.B. Arbeiter oder Angestellter. <\/p>\n Die Tabelle tblBeschäftigungsarten ist bis auf die Feldbezeichnungen und den Inhalt genau wie die beiden Tabellen tblGeschlechter und tblAnreden aufgebaut. Die Feldbezeichnungen lauten hier BeschäftigungsartNr und Beschäftigungsart.<\/p>\n Da später im fertigen Zeugnis das Geschlecht des Mitarbeiters bei der Angabe der Berufsbezeichnung berücksichtigt werden soll, ist hier eine genauere Differenzierung erforderlich. Daher enthält die Tabelle neben dem Primärindexfeld nicht nur ein Feld für die neutrale Berufsbezeichnung, BerufsbezeichnungAllgemein, sondern noch zwei weitere Felder für die geschlechtsspezifische Bezeichnung erforderlich: BerufsbezeichnungMännlich und BerufsbezeichnungWeiblich (siehe Bild 3).<\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 3: Die Tabelle tblBeschäftigungsarten in der Datenblattansicht<\/span><\/b><\/p>\n Die Tabelle tblZeugnisse<\/b><\/p>\n Die Tabelle tblZeugnisse ist die dritte wichtige Tabelle der vorliegenden Datenbank. In der Tabelle speichern Sie die notwendigen Informationen, die von Zeugnis zu Zeugnis variieren. Dazu gehört natürlich der eigentliche Zeugnistext, die Art des Zeugnisses sowie die Angabe des Beschäftigungsverhältnisses, auf das sich das Zeugnis bezieht (siehe Bild 4). <\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 4: Entwurfsansicht der Tabelle tblZeugnisse<\/span><\/b><\/p>\n Die Tabelle ist über das Feld ZeugnisartNr mit der Tabelle tblZeugnisarten verknüpft. Die Tabelle tblZeugnisarten besteht aus zwei Feldern. Das erste Feld, ZeugnisartNr, dient als Primärindex der Tabelle. Das zweite Feld heißt Zeugnisart und beinhaltet die entsprechende Bezeichnung (siehe Bild 5).<\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 5: Die Tabelle tblZeugnisarten in der Entwurfsansicht<\/span><\/b><\/p>\n Die Tabelle tblFloskeln<\/b><\/p>\n Die Anwendung macht sicher nur dann Sinn, wenn Sie die Bewertungen in den Zeugnissen zumindest teilweise aus bereits bestehenden Floskeln zusammensetzen können. Hier ist zu überlegen, wie man die Floskeln kategorisieren kann, um schnell auf die gewünschte Formulierung zugreifen zu können.<\/p>\n In der vorliegenden Datenbank sollen die Floskeln auf zwei Arten eingeteilt werden: Zunächst einmal erfolgt eine Einteilung nach dem Inhalt. In Arbeitszeugnissen beurteilt man in der Regel unterschiedliche Eigenschaften eines Mitarbeiters und schreibt zu jeder Eigenschaft einen oder zwei Sätze. Die inhaltliche Einteilung erfolgt daher in zehn Kategorien.<\/p>\n Eine weitere Einteilung erfolgt in der tatsächlichen Leistungsfähigkeit des Mitarbeiters in der jeweiligen Kategorie. Die Einteilung in Schulnoten von eins bis sechs scheint erfahrungsgemäß ausreichend genau zu sein.<\/p>\n Das Aussehen der Tabelle ist somit schon umrissen: Sie enthält ein Feld namens FloskelNr als Primärindex sowie die Felder FloskelKategorie, Schulnote und Floskeltext (siehe Bild 6).<\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 6: Entwurfsansicht der Tabelle tblFloskeln<\/span><\/b><\/p>\n Natürlich kann man zu einer Schulnote und einer Kategorie auch mehrere Floskeln eingeben. Die Beispieldatenbank auf der Heft-CD enthält in der Regel mindestens drei unterschiedliche Texte je Kategorie und Note.<\/p>\n Die Bezeichnungen der einzelnen Kategorien befinden sich in der Tabelle tblFloskelkategorien. Die Tabelle besteht aus zwei Feldern. Das erste Feld, FloskelkategorieNr, dient als Primärindex. Das zweite Feld, Floskelkategorie, enthält die Bezeichnung der jeweiligen Kategorie.<\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 7: Die Tabelle tblFloskelkategorien in der Datenblattansicht<\/span><\/b><\/p>\n Die Floskeln enthalten meistens eines oder mehrere Pronomen. Da Pronomen in der Regel leider nicht neutral, sondern entweder männlich oder weiblich sind, haben Sie zwei Möglichkeiten: Entweder Sie legen jede Floskel zweimal an – in der weiblichen und in der männlichen Variante – oder Sie legen die Floskeln einmal an und setzen statt der Pronomen einfach Platzhalter ein.<\/p>\n Das ist auch aus einem weiteren Grund sinnvoll: Wenn Sie festlegen, dass aus jeder Floskelkategorie eine Floskel in den Zeugnistext eingefügt wird, dann können Sie die Floskeln abwechselnd mit dem Namen des Mitarbeiters und dem entsprechenden Personalpronomen als Subjekt ausstatten. Da es in der vorliegenden Datenbank aber möglich sein soll, nur die gewünschten Floskeln auszuwählen, arbeiten Sie hier mit Platzhaltern. Wenn der Anwender alle Floskeln ausgewählt hat, ersetzt die Datenbank die Platzhalter anschließend durch die entsprechenden Namen und Pronomen.<\/p>\n Damit Sie auch neue Floskeln eingeben und dabei die Platzhalter an den entsprechenden Stellen einfügen können, soll die Datenbank auch -eine Tabelle mit den Platzhaltern und den Namen bzw. Pronomina enthalten.<\/p>\n Die Tabelle enthält neben dem Primärindexfeld fünf weitere Felder. Das Feld Platzhalter enthält den Buchstaben, den Sie in der Floskel in eckigen Klammern einsetzen können (z.B. [s] hat sich gut entwickelt). Außerdem enthält sie die Felder Weiblich1, Weiblich2, Männlich1 und Männlich2. Die meisten Platzhalter enthalten lediglich Einträge für Weiblich1 und Männlich1. In den anderen Fällen handelt es sich um solche Platzhalter, für die abwechselnd ein Name oder ein Personalpronomen eingesetzt werden soll.<\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 8: Die Tabelle tblPlatzhalter in der Datenblattansicht<\/span><\/b><\/p>\n Nachdem Sie nun wissen, wie die Daten der Zeugnisverwaltung aufgebaut sind, können Sie sich an den Entwurf der Formulare machen.<\/p>\n Die Datenbank soll ein Hauptformular enthalten, in denen man die Mitarbeiterdaten, die Beschäftigungsdaten sowie die Zeugnisdaten bearbeiten kann. Bild 9 zeigt, wie das Hauptformular am Ende aussehen soll.<\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 9: Das Hauptformular der Zeugnisverwaltung<\/span><\/b><\/p>\n Bis dahin ist es allerdings noch ein recht weiter Weg, denn allein in diesem Formular tummeln sich zwei weitere Unterformulare. Außerdem benötigen Sie noch zwei weitere Formulare: Eines, in dem Sie die gewünschten Floskeln auswählen und ein weiteres zur Nachbearbeitung des aus den Floskeln zusammengesetzen Textes.<\/p>\n <\/p>\n Das Formular zur Eingabe der Mitarbeiterdaten<\/b><\/p>\n Das Formular frmMitarbeiter dient zur Auswahl und zur Eingabe der Mitarbeiterdaten. Außerdem beherbergt es zwei Unterformulare. <\/p>\n Das erste Unterformular, frmBeschäftigungen, enthält Informationen über die einzelnen Beschäftigungen des aktuell im Formular frmMitarbeiter ausgewählten Mitarbeiters. Auch hier können durchaus mehrere Datensätze auswählbar sein, da es ja für jeden Mitarbeiter mehrere Beschäftigungsverhältnisse geben kann.<\/p>\n Das zweite Unterformular heißt frmZeugnisse. Hier können Sie eines der bereits vorliegenden Zeugnisse zu dem im Unterformular frmBeschäftigungen ausgewählten Beschäftigungsverhältnisses des im Formular frmMitarbeiter angezeigten Mitarbeiters anzeigen oder ausdrucken lassen. Auch hier können mehrere Datensätze vorliegen, da es ja beispielsweise zu einem Beschäftigungsverhältnis mehrere Zwischenzeugnisse und maximal ein Abschlusszeugnis geben kann.<\/p>\n Bevor Sie das Hauptformular entwerfen, sollten Sie zunächst die Unterformulare erstellen.<\/p>\n Das Formular frmBeschäftigungen hat als Datenherkunft die Tabelle tblBeschäftigungen.<\/p>\n Stellen Sie für das Formular zunächst einige Eigenschaften entsprechend der folgenden Tabelle ein:<\/p>\n Eigenschaft<\/b><\/p>\n<\/td>\n Wert<\/b><\/p>\n<\/td>\n<\/tr>\n Bildlaufleisten<\/p>\n<\/td>\n Nein<\/p>\n<\/td>\n<\/tr>\n Datensatzmarkierer<\/p>\n<\/td>\n Nein<\/p>\n<\/td>\n<\/tr>\n Navigationsschaltflächen<\/p>\n<\/td>\n Ja<\/p>\n<\/td>\n<\/tr>\n Trennlinien<\/p>\n<\/td>\n Nein<\/p>\n<\/td>\n<\/tr>\n Automatisch zentrieren<\/p>\n<\/td>\n Ja<\/p>\n<\/td>\n<\/tr>\n<\/table>\n Tab. 1: Eigenschaften des Formulars frmBeschäftigungen<\/b><\/p>\n Anschließend aktivieren Sie die Feldliste und ziehen die Steuerelemente wie in Bild 10 in die Entwurfsansicht des Formulars.<\/b><\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 10: Entwurf- und Datenblattsansicht des Formulars frmBeschäftigungen<\/span><\/b><\/p>\n Das Formular frmZeugnisse dient zur Anzeige der Zeugnisart und des Ausstellungsdatums der bisherigen Zeugnisse für ein Beschäftigungsverhältnis eines Mitarbeiters. Weiterhin enthält es zwei Schaltflächen zum Anzeigen und zum Ausdrucken des aktuell angezeigten Zeugnisses.<\/p>\n Als Datenherkunft des Formulars dient die Tabelle tblZeugnisse. Stellen Sie auch für dieses Formular die Eigenschaften gemäß Tab. 1 ein.<\/p>\n Ziehen Sie dann die beiden Felder ZeugnisartNr und Ausstellungsdatum in den Abfrageentwurf. Erstellen Sie anschließend zwei Schaltflächen. Die erste Schaltfläche dient zur Anzeige eines Zeugnisses in der Vorschauansicht. Nennen Sie die Schaltfläche btnZeugnisAnsehen und beschriften Sie sie mit dem Text Zeugnis ansehen. Die zweite Schaltfläche dient zum Ausdrucken des aktuellen Zeugnisses. Sie erhält die Beschriftung Zeugnis drucken und die Bezeichnung btnZeugnisDrucken.<\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 11: Entwurfs- und Datenblattansicht des Formulars frmZeugnisse<\/span><\/b><\/p>\n Nun fehlen noch die Prozeduren, die sich hinter den Schaltflächen verbergen. Sie finden die Prozedur für die Schaltfläche btnZeugnisAnsehen im Quelltext 1 und die der Schaltfläche btnZeugnisDrucken im Quelltext 2. Damit können Sie nun das Formular speichern.<\/p>\n Datenherkunft des Formulars frmMitarbeiter ist die Tabelle tblMitarbeiter.<\/p>\n Bevor Sie beginnen, die Steuerelemente anzulegen, sollten Sie wie bei den anderen beiden Formularen einige Eigenschaften festlegen. Die Eigenschaften und deren Werte können Sie wiederum Tab. 1 entnehmen.<\/p>\n Anschließend ziehen Sie die Felder aus der Feldliste wie in Bild 12 in die Entwurfsansicht.<\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 12: Entwurfsansicht eines Teils des Formulars frmMitarbeiter<\/span><\/b><\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 13: Das Formular frmMitarbeiter mit seinen Unterformularen in der Entwurfsansicht.<\/span><\/b><\/p>\n Nun fügen Sie die beiden Unterformulare in das Formular ein. Zeigen Sie dazu das Formular frmMitarbeiter in der Entwurfsansicht an. Positionieren Sie das Datenbankfenster so, dass Sie mit der Maus Elemente aus dem Datenbankfenster in das Formular ziehen können. Vergewissern Sie sich, dass die Formulare frmBeschäftigungen und frmZeugnisse geschlossen sind.<\/p>\n Ziehen Sie nun die beiden Formulare nacheinander mit der Maus in die Entwurfsansicht des Formulars frmMitarbeiter. Ordnen Sie die Unterformulare etwa wie in Bild 13 an. Je nach Ihren Vorstellungen fügen Sie noch eine überschrift hinzu und fassen überschrift und Unterformular mit einem Rahmen zu einer Einheit zusammen.<\/p>\n Die Formulare zeigen nun allerdings noch nicht die Daten an, die Sie anzeigen sollen. Sie müssen noch für eine geeignete Verknüpfung zwischen den Formularen sorgen.<\/p>\n Zunächst verknüpfen Sie das Unterformular frmBeschäftigungen über das Feld MitarbeiterNr mit dem entsprechenden Feld des Hauptformulars. Dazu klicken Sie auf das Unterformular und aktivieren das Eigenschaftsfenster. Wechseln Sie hier in das Register Daten und klicken Sie in das Feld Verknüpfen von. Wenn Sie nun auf die rechts von dem Feld erscheinende Schaltfläche mit den drei Pünktchen (…) klicken, zeigt Access einen Dialog zur Auswahl der Verknüpfungsfelder an (siehe Bild 14). Der Dialog sollte bereits die gewünschten Felder anzeigen, so dass Sie nur noch auf die OK-Schaltfläche klicken müssen.<\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 14: Auswahl von Verknüpfungsfeldern zwischen Haupt- und Unterformular<\/span><\/b><\/p>\n Wenn Sie nun in die Formularansicht wechseln, können Sie bereits neue Mitarbeiter und die dazugehörenden Beschäftigungsverhältnisse eingeben.<\/p>\n Damit neu eingegebene Daten beim Verlassen des Unterformulars gespeichert werden, müssen Sie dem Unterformularsteuerelement noch eine Prozedur hinzufügen. Klicken Sie in der Entwurfsansicht des Hauptformulars auf das Unterformularsteuerelement und geben Sie für die Ereigniseigenschaft die folgende Prozedur ein:<\/p>\n Nun müssen Sie noch das Unterformular frmZeugnisse mit dem Unterformular frmBeschäftigungen verknüpfen. Leider funktioniert das nicht so einfach wie bei den anderen beiden Formularen, da Sie keine direkte Verknüpfung zwischen zwei Unterformularen herstellen können.<\/p>\n Gehen Sie daher folgendermaßen vor:<\/p>\n Das letzte zu erstellende Element des Formulars ist eine Schaltfläche, die zum Aufrufen des Formulars zur Zeugniserstellung dient.<\/p>\n Sie können die Schaltfläche an einer beliebigen Stelle unterbringen. Günstig ist aber der Platz zwischen den beiden Unterformularen. So sieht der Anwender sofort, für welches Beschäftigungsverhältnis er ein neues Zeugnis erstellt.<\/p>\n Wenn Sie die Schaltfläche über die ganze Unterformularbreite ziehen, können Sie sie beispielsweise mit dem folgenden Text versehen:<\/p>\n Neues Zeugnis für das angegebene Beschäftigungsverhältnis des aktuellen Mitarbeiters<\/p>\n Geben Sie der Schaltfläche in jedem Fall die Bezeichnung btnNeuesZeugnis.<\/p>\n Für die Ereigniseigenschaft Beim Klicken der Schaltfläche legen Sie die Ereignisprozedur aus Quelltext 3 an.<\/p>\n Die Prozedur bewirkt, dass das Formular frmZeugnisNeu geöffnet wird. Gleichzeitig übergibt es einen Parameter, mit dem der anzuzeigende Datensatz übergeben wird.<\/p>\n Das Formular zur Eingabe der Bewertungen<\/b><\/p>\n Das Formular frmZeugnisNeu dient zur Auswahl der vorgegebenen Floskeln. Es besteht im wesentlichen aus zwei Steuerelementen. In einem Textfeld zeigt das Formular während der Eingabe die wesentlichen Daten des Mitarbeiters und dessen Beschäftigungsverhältnis an. In dem Unterformular subfrmZeugnisNeu schließlich wählen Sie die gewünschten Floskeln aus.<\/p>\n Zunächst erstellen Sie das Unterformular subfrmZeugnisNeu. Es besteht aus 20 ungebundenen Kombinationsfeldern Bild 15. Jeweils zwei Kombinationsfelder gehören zusammen. Mit dem oberen Kombinationsfeld wählen Sie die Schulnote aus, die ungefähr der Leistung des Mitarbeiters in der entsprechenden Kategorie entspricht. Der Inhalt des unteren Kombinationsfeldes hängt von der Kategorie und der ausgewählten Schulnote ab.<\/p>\n Der Anwender soll also zunächst die Note auswählen, um die Anzahl der Floskeln einzuschränken und anschließend die gewünschte Floskel auswählen. <\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 15: Das Unterformular subfrmZeugnisNeu in der Entwurfsansicht<\/span><\/b><\/p>\n Geben Sie den Kombinationsfeldern zur Auswahl der Schulnoten jeweils die Bezeichnung cmbNote1, cmbNote2,… und cmbNote10. Die Kombinationsfelder zur Auswahl der Floskeln erhalten die Bezeichnung Floskeltext1, Floskeltext2,… und Floskeltext10.<\/p>\n Als Datenherkunft der Noten-Felder müssen Sie noch eine neue Tabelle erstellen. Die Tabelle enthält zwei Felder: Note und Bezeichnung. Das Feld Note dient als Primärindex und enthält die Zahlen von 1 bis 6. Das Feld Note ist ein Textfeld und enthält die Notenbezeichnungen Sehr gut, Gut, Befriedigend, Ausreichend, Mangelhaft und Ungenügend (siehe Bild 16).<\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 16: Die Tabelle tblNoten in der Datenblattansicht<\/span><\/b><\/p>\n Klicken Sie in der Entwurfsansicht nacheinander auf die Kombinationsfelder zur Anzeige der Schulnoten und weisen Sie ihnen die Tabelle tblNoten als Datenherkunft zu.<\/p>\n Manchmal kommt es vor, dass der Anwender erst beim Lesen der zur Auswahl stehenden Floskeln erkennt, dass vielleicht eine andere Schulnote als Grundlage für die Auswahl der Floskel dienen sollte. Daher soll bei einer erneuten Auswahl der Schulnote der Wert des dazugehörenden Floskel-Feldes gelöscht werden. Dazu verwenden Sie die folgende Prozedur, die Sie für die Ereigniseigenschaft NachAktualisierung der Noten-Kombinationsfelder einsetzen:<\/p>\n Als Datensatzherkunft der Kombinationsfelder zur Auswahl der Floskeln dient eine Abfrage. Die Abfrage basiert auf der Tabelle tblFloskeln. Ziehen Sie alle Felder der Tabelle in die Entwurfsansicht der Abfrage. Als Kriterium für das Feld FloskelkategorieNr geben Sie die jeweilige Nummer der Floskelkategorie an. Als Kriterium für das Feld Schulnote dient der folgende Ausdruck:<\/p>\n Leider können Sie die Funktionalität des Formular jetzt noch nicht ausprobieren, da das Kriterium für das Feld Schulnote auf das Kombinationsfeld cmbNote1 als Steuerelement eines Formulars zugreift, das wiederum als Unterformular ein Steuerelement des Formulars frmZeugnisNeu ist. Oder einfach gesagt: Sie müssen das Unterformular zunächst in das Hauptformular einbinden.<\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 17: Datensatzherkunft der Kombinationsfelder <\/span><\/b><\/p>\n Zunächst müssen Sie jedoch noch eine Schaltfläche anlegen, mit der Sie die Auswahl der Floskeln beenden können. Legen Sie die Schaltfläche unterhalb der Kombinationsfelder an und beschriften Sie sie mit Zeugnistext zusammenfügen. Als Namen wählen Sie die Bezeichnung btnZeugnistextZusammensetzen.<\/p>\n Beim Klicken soll die folgende Ereignisprozedur aus Quelltext 4 ausgeführt werden. Sie öffnet das Formular frmZeugnistext mit dem ausgewählten Beschäftigungsverhältnis als Filter.<\/p>\n Bevor Sie das ausprobieren können, müssen Sie noch das Hauptformular frmZeugnisNeu erstellen und das Unterformular einfügen.<\/p>\n Stellen Sie in dem neuen Formular zunächst die Eigenschaften wie in den anderen Formularen gemäß Tab. 1 ein. Anschließend legen Sie zwei Beschriftungsfelder mit den entsprechenden Texten wie in Bild 18 an. Das Textfeld unter den Beschriftungsfeldern soll den folgenden Ausdruck als Steuerelementinhalt haben:<\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 18: Das Formular frmZeugnisNeu in der Entwurfsansicht<\/span><\/b><\/p>\n In der Wenn-Funktion überprüft der Ausdruck, ob es sich bei dem Mitarbeiter um einen Mann oder eine Frau handelt und setzt die entsprechende Form der Berufsbezeichnung ein.<\/p>\n Schließlich müssen Sie noch das Unterformular subfrmZeugnisNeu in das Formular frmZeugnisNeu ziehen. Dazu gehen Sie wie oben vor, indem Sie das Formular einfach aus dem Datenbankfenster in die Entwurfsansicht des Formulars ziehen. <\/p>\n Das Formular sollte nun etwa wie in Bild 19 aussehen. Hier können Sie auch sehen, dass einige Floskeln auf der Grundlage der jeweiligen Kategorie und der ausgewählten Schulnote selektiert wurden. <\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 19: Das Formular frmZeugnisNeu in der Formularansicht<\/span><\/b><\/p>\n Das Formular frmZeugnistext<\/b><\/p>\n Das letzte zu erstellende Formular ist das Formular frmZeugnistext. Es zeigt die ausgewählten Floskeln als Fließtext an. In dieser Ansicht sind auch die Platzhalter bereits durch die entsprechenden Namen und Pronomen ersetzt.<\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 20: Das Formular frmZeugnistext in der Formularansicht<\/span><\/b><\/p>\n Das Formular besteht neben der überschrift und dem Anweisungstext aus drei Steuerelementen: dem Textfeld zur Anzeige des zusammengesetzten Zeugnistextes, dem Kombinationsfeld zur Auswahl der Zeugnisart und der Schaltfläche zum Abschließen der Bearbeitung und zum Speichern des Zeugnisses (siehe Bild 20).<\/p>\n Nennen Sie das Textfeld txtZeugnistext, das Kombinationsfeld cmbZeugnisart und die Schaltfläche btnOK.<\/p>\n Weisen Sie dem Kombinationsfeld die Tabelle tblZeugnisArten zu. Außerdem müssen Sie für die Ereigniseigenschaft Nach Aktualisieren eine kleine Ereignisprozedur hinterlegen. Die Prozedur aktiviert die Schaltfläche btnOk, nachdem der Anwender eine Zeugnisart ausgewählt hat:<\/p>\n Die große Frage lautet nun: Wie wandeln Sie die im Formular frmZeugnisNeu ausgewählten Floskeln mit ihren zahlreichen Platzhaltern in einen Fließtext um Die Antwort gibt die Prozedur aus Quellcode 5.<\/p>\n Die Prozedur geht Schritt für Schritt alle Kombinationsfelder von Floskeltext1 bis Floskeltext10 durch und fügt sie nach und nach in der Variablen Text zusammen. Dabei überprüft die Prozedur jeweils, ob überhaupt eine Floskel für die jeweilige Kategorie ausgewählt wurde.<\/p>\n Anschließend ruft die Prozedur die Funktion PlatzhalterErsetzen mit der Variablen Text als Argument auf. In der Funktion werden die Platzhalter durch die entsprechenden Namen und Pronomen ersetzt.<\/p>\n Zu guter Letzt schließt die Prozedur das Formular frmZeugnisNeu, nachdem alle relevanten Daten ausgelesen wurden.<\/p>\n Die Funktion PlatzhalterErsetzen ist ein wenig komplizierter. Sie finden den Code der Prozedur in Quelltext 7 (am Ende des Beitrags).<\/p>\n Aufgrund des großen Umfangs der Funktion kann leider nicht der komplette Code abgedruckt werden. Es werden nur die wesentlichen Teile erläutert. Bei weitergehendem Interesse führen Sie sich bitte den Quellcode der Beispieldatenbank zu Gemüte.<\/p>\n Die Funktion arbeitet die – mitunter recht lange – Zeichenkette Text Buchstabe für Buchstabe durch. Dabei kopiert sie die bearbeiteten Buchstaben in eine neue Zeichenfolge namens PlatzhalterErsetzen. Sobald sie auf eine öffnende eckige Klammer ([) findet, tritt der Kern der Funktion in Aktion.<\/p>\n Sie kopiert dann zunächst das der eckigen Klammer folgende Zeichen in die Variable Platzhalter.<\/p>\n Aus der bereits als Recordset geöffneten Tabelle tblPlatzhalter wird der dem Platzhalter entsprechende Datensatz herausgesucht.<\/p>\n In der folgenden If-Abfrage ermittelt die Funktion, ob es sich bei dem Mitarbeiter, für den sie das Zeugnis erstellt, um eine männliche oder weibliche Person handelt. Abhängig davon und von dem Platzhalter wird dann der entsprechende Eintrag der Tabelle tblPlatzhalter an die Zeichenkette PlatzhalterErsetzen eingefügt.<\/p>\n Im Anschluss daran wird der Zähler in der Zeichenkette Text auf die nächst Position hinter der schließenden eckigen Klammer gesetzt und der Text weiterbearbeitet.<\/p>\n Sobald der Anwender den Zeugnistext überarbeitet und eine Zeugnisart ausgewählt hat, ist es an der Zeit, das Zeugnis abzuspeichern. Dazu verwendet man die Schaltfläche btnOK.<\/p>\n Hinter der Schaltfläche verbirgt sich eine Prozedur, die zum öffnen der Tabelle tblZeugnisse dient und die ermittelten Daten für das aktuelle Zeugnis in der Tabelle speichert (Quelltext 6).<\/p>\n Der Bericht zur Ausgabe der Zeugnisse<\/b><\/p>\n Bereits zu Anfang des Beitrags haben Sie im Formular frmMitarbeiter zwei Schaltflächen erstellt, die zur Anzeige und zum Ausdrucken des Berichtes repZeugnis dienen.<\/p>\n Nun sollen Sie auch endlich den entsprechenden Bericht erstellen.<\/p>\n öffnen Sie zunächst einen Bericht in der Entwurfsansicht. Sie können über den Menüpunkt Ansicht( Seitenkopf\/-fuß und Ansicht( Berichtskopf\/-Fuß die entsprechenden Elemente ausblenden, da sie nicht benötigt werden.<\/p>\n Datenherkunft des Berichtes ist eine Abfrage, die auf der Abfrage qryMitarbeiterUndBeschäftigungen und den Tabellen tblZeugnisse und tblZeugnisarten basiert. Dabei müssen Sie die Abfrage und die Tabelle tblZeugnisse noch über das Feld BeschäftigungsNr miteinander verknüpfen.<\/p>\n Anschließend ziehen Sie die benötigten Felder in das Entwurfsraster. Sie benötigen alle Felder der Abfrage qryMitarbeiterUndBeschäftigungen sowie die Felder Zeugnisart der Tabelle tblZeugnisarten, ZeugnisartNr, Ausstellungsdatum, BeschäftigungNr und Zeugnistext der Tabelle tblZeugnisse.<\/p>\n Nun können Sie beginnen, das Layout des Berichtes zu erstellen.<\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 21: Datenherkunft des Berichtes repZeugnis<\/span><\/b><\/p>\n Zunächst sollten Sie eine überschrift einfügen. Dazu verwenden Sie das Feld Zeugnisart – so wird direkt deutlich, um welche Zeugnisart es sich handelt. Platzieren Sie das Textfeld mittig im oberen Bereich und vergrößern Sie die Schriftart nach Ihren Wünschen. Achten Sie vor allem darauf, die Beschriftung des Textfeldes zu entfernen.<\/p>\n Nun soll eine Kurzbeschreibung folgen, die den Namen, das Geburtsdatum, die ausgeübte Tätigkeit und den Zeitraum der Tätigkeit umreißt. Die Kurzbeschreibung können Sie in einem Textfeld aus den Feldern der Datenherkunft und einigen weiteren Elementen erstellen. Der Inhalt des Textfeldes lautet:<\/p>\n Auf den ersten Blick ist der Ausdruck ein wenig kompliziert. Wenn man ihn Schritt für Schritt analysiert, vereinfacht sich einiges: Zunächst setzt der Ausdruck die Anrede, den Vor- und den Nachnamen sowie den Geburtstag – jeweils getrennt durch Leerzeichen – zusammen. Dann fragt der Ausdruck die Zeugnisart ab. Handelt es sich um ein Zwischenzeugnis, wird nur das Eintrittsdatum in der Form „ist seit dem <Datum> in unserem Hause …“ an die Zeichenkette angehängt. Falls es sich um ein abschließendes Zeugnis handelt, folgt dieser Ausdruck: „war vom <Anfangsdatum> bis zum <Enddatum> in unserem Hause…“. <\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 22: Entwurf des Zeugnisberichtes<\/span><\/b><\/p>\n Innerhalb der beiden Varianten überprüft der Ausdruck noch, ob es sich um einen männlichen oder weiblichen Mitarbeiter handelt. Davon abhängig setzt er entweder die männliche oder weibliche Variante der Berufsbezeichnung ein.<\/p>\n Unter die Kurzbeschreibung setzen Sie noch das Feld Aufgabenbereich ein. Das Feld Aufgabenbereich gehört zu den Angaben über die Beschäftigung, die der Anwender im Hauptformular eingibt.<\/p>\n Wenn Sie einen flüssigen, lesbaren Text produzieren wollen, sollten die übergange zwischen der Kurzbeschreibung des Mitarbeiters, des Aufgabenbereichs sowie der eigentlichen Bewertung möglichst fließend sein. Dazu gehört, dass zwei aufeinanderfolgende Sätze nicht mit dem Namen oder dem entsprechenden Personalpronomen beginnen. Da bereits die Kurzbeschreibung des Mitarbeiters und auch der erste Satz der Bewertung mit dem Namen des Mitarbeiters beginnt, sollte der Anwender die Beschreibung des Aufgabenbereichs mit dem Personalpronomen beginnen.<\/p>\n Schließlich fehlt noch ein relativ großes Textfeld zur Anzeigen des Zeugnistextes. Die Höhe des Textfeldes können Sie ganz nach Belieben bis an den unteren Seitenrand ziehen.<\/p>\n Wenn Sie möchten, können Sie noch weitere Elemente einfügen oder die vorhandenen an Ihre Bedürfnisse anpassen – beispielsweise ein Feld für eine Unterschrift oder ähnliches. Schließlich handelt es sich ja um eine Musterlösung, die Sie keinesfalls in der vorhandenen Form verwenden sollen.<\/p>\n <\/b><\/p>\n![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{1FF9FA05-22A4-4447-8641-28E500830908}\/pic001.png\")
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<\/p>\n![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{1FF9FA05-22A4-4447-8641-28E500830908}\/pic004.png\")
<\/p>\n![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{1FF9FA05-22A4-4447-8641-28E500830908}\/pic005.png\")
<\/p>\n![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{1FF9FA05-22A4-4447-8641-28E500830908}\/pic006.png\")
<\/p>\nFloskeln und Geschlechter<\/h3>\n
![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{1FF9FA05-22A4-4447-8641-28E500830908}\/pic007.png\")
<\/p>\n![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{1FF9FA05-22A4-4447-8641-28E500830908}\/pic008.png\")
<\/p>\nEntwurf des Formulars zur Eingabe der Beschäftigungsdaten<\/h3>\n
\n
\n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n ![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{1FF9FA05-22A4-4447-8641-28E500830908}\/pic009.png\")
<\/p>\n![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{1FF9FA05-22A4-4447-8641-28E500830908}\/pic010.png\")
<\/p>\nEntwurf des Formulars zur Eingabe der Zeugnisdaten<\/h3>\n
![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{1FF9FA05-22A4-4447-8641-28E500830908}\/pic011.png\")
<\/p>\nEntwurf des Formulars zur Eingabe der Mitarbeiter<\/h3>\n
![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{1FF9FA05-22A4-4447-8641-28E500830908}\/pic012.png\")
<\/p>\n![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{1FF9FA05-22A4-4447-8641-28E500830908}\/pic013.png\")
<\/p>\n![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{1FF9FA05-22A4-4447-8641-28E500830908}\/pic014.png\")
<\/p>\nPrivate Sub frmBeschäftigungen_Exit _\r\n (Cancel As Integer)\r\n DoCmd.RunCommand acCmdSaveRecord\r\nEnd Sub<\/pre>\n
=[frmBeschäftigungen].[Formular]![BeschäftigungNr]<\/pre>\n
Schaltfläche zum Erstellen neuer Zeugnisse<\/h3>\n
![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{1FF9FA05-22A4-4447-8641-28E500830908}\/pic015.png\")
<\/p>\n![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{1FF9FA05-22A4-4447-8641-28E500830908}\/pic016.png\")
<\/p>\nPrivate Sub cmbNote1_AfterUpdate()\r\n Me![Floskeltext1].Requery\r\nEnd Sub<\/pre>\n
[Formulare]![frmZeugnisNeu]![subfrmZeugnisNeu]![cmbNote1]<\/pre>\n
![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{1FF9FA05-22A4-4447-8641-28E500830908}\/pic017.png\")
<\/p>\n=\"Zeugnis für \" & [Vorname] & \" \" & [Nachname] & \", Berufsbezeichnung: \" & Wenn([GeschlechtNr]=1;[BerufsbezeichnungMännlich];[BerufsbezeichnungWeiblich])<\/pre>\n
![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{1FF9FA05-22A4-4447-8641-28E500830908}\/pic018.png\")
<\/p>\n![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{1FF9FA05-22A4-4447-8641-28E500830908}\/pic019.png\")
<\/p>\n![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{1FF9FA05-22A4-4447-8641-28E500830908}\/pic020.png\")
<\/p>\nPrivate Sub cmbZeugnisart_AfterUpdate()\r\n Me![btnOK].Enabled = True\r\nEnd Sub<\/pre>\n
Die Prozedur zum Zusammensetzen der Floskeln<\/h3>\n
Die Prozedur PlatzhalterErsetzen<\/h3>\n
Die Schaltfläche btnOK<\/h3>\n
Datenherkunft des Berichtes<\/h3>\n
![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{1FF9FA05-22A4-4447-8641-28E500830908}\/pic021.png\")
<\/p>\nZeugnisüberschrift<\/h3>\n
Kurzbeschreibung des Mitarbeiters<\/h3>\n
=[Anrede] & \" \" & [Vorname] &\" \" \" & [Nachname] & \", geboren am \" & [Geburtsdatum] & Wenn([ZeugnisArtNr]=4;\", ist seit dem \" & [Eintrittsdatum] & \" in unserem Hause als \" &Wenn([GeschlechtNr]=1;[BerufsbezeichnungMännlich];[BerufsbezeichnungWeiblich]) & \" tätig.\";\", war vom \" & [Eintrittsdatum] & \" bis zum \" & [Austrittsdatum] & \" in unserem Hause als \" & Wenn([GeschlechtNr]=1;[BerufsbezeichnungMännlich];[BerufsbezeichnungWeiblich]) & \" tätig.\")<\/pre>\n
![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{1FF9FA05-22A4-4447-8641-28E500830908}\/pic022.png\")
<\/p>\nAufgabenbereich des Mitarbeiters<\/h3>\n
Bewertung des Mitarbeiters<\/h3>\n
Weitere Elemente<\/h3>\n
![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{1FF9FA05-22A4-4447-8641-28E500830908}\/pic023.png\")
<\/p>\n