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Autor: André Minhorst, Duisburg<\/p>\n
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Office-Anwender verfügen automatisch über eine Version von Outlook, einer Anwendung zur Verwaltung von Adressen, Terminen, Projekten und elektronischer Korrespondenz. Moment – heißt es da Verwaltung von Adressen Dient nicht auch jede zweite Datenbank zur Verwaltung von Adressen oder Kontakten Das wäre ja doppelt gemoppelt! Wenn Sie also Kontakte in Outlook und einer Access-Datenbank verwalten, ist der vorliegende Beitrag genau das Richtige für Sie: Sie erfahren nämlich, wie Sie Daten zwischen Outlook und Access hin- und herbewegen können.<\/b><\/p>\n
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Es gibt unterschiedliche Arten, Daten von Access zu Outlook und zurück zu bewegen. Die einfachste Art ist sicher der Import von Outlook-Daten in eine Access-Tabelle. <\/p>\n
Dabei müssen Sie allerdings jedes Mal mit dem Assistenten arbeiten. Sie lernen diese Methode im folgenden Kapitel kennen. Wenn Sie die Daten Ihrer Datenbank oft mit denen von Outlook synchronisieren, ist das allerdings eine eher umständliche Variante.<\/p>\n
In dem Fall sollten Sie eine VBA-Routine entwerfen, die automatisch die gewünschten Daten in die entsprechende Tabelle einliest. Wie das funktioniert, erfahren Sie in Kapitel 3.<\/p>\n
Es geht aber auch andersherum: Natürlich können Sie auch Daten aus einer Access-Datenbank in die Kontakte von Outlook übernehmen. Auch hier ist die Verwendung einer VBA-Prozedur die beste Möglichkeit. Alles hierüber erfahren Sie in Kapitel 4.<\/p>\n
Wenn Sie Kontaktdaten von Outlook in ihre eigene Datenbank übernehmen möchten, gibt es zwei Möglichkeiten: Entweder es existiert bereits eine Tabelle, in die Sie die entsprechenden Daten importieren möchten, oder der Assistent soll eine neue Tabelle erstellen.<\/p>\n
In beiden Fällen wählen Sie zunächst den folgenden Menübefehl: Datei( Externe Daten( Importieren. Es öffnet sich ein Dialog zur Auswahl der Datei, aus der Sie die Daten importieren möchten. Wählen Sie im Kombinationsfeld Dateityp den Eintrag Outlook. Daraufhin verschwindet der erste Dialog und es erscheint der weiterer Dialog namens Exchange\/Outlook-Import-Assistent (siehe Bild 1).<\/p>\n
![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{49050C5A-68A3-4F91-B88C-61027CD3F995}\/pic001.png\")
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Bild 1: Der Import-Assistent von Outlook<\/span><\/b><\/p>\n öffnen Sie hier den Ordner Adressbücher und wählen Sie den Eintrag Kontakte aus. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Weiter.<\/p>\n Hier entscheiden Sie nun, ob der Assistent eine neue Tabelle angelegen oder eine vorhandene Tabelle verwenden soll. Wenn Sie die Option Bestehende Tabelle wählen, müssen Sie auch den Namen der gewünschten Tabelle angeben. <\/p>\n Import in eine neue Tabelle<\/b><\/p>\n Am einfachsten ist es, einfach eine neue Tabelle anzulegen. Wählen Sie daher die Option In einer neuen Tabelle aus. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Weiter (siehe Bild 2).<\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 2: Auswahl einer Tabelle zum Speichern der Daten<\/span><\/b><\/p>\n Anschließend können Sie die einzelnen Felder der neuen Tabelle gemäß Ihren Wünschen anpassen. Dazu klicken Sie in der unteren, datenblattähnlichen Ansicht auf das gewünschte Feld und geben anschließend den Feldnamen und den Datentyp an. Außerdem legen Sie fest, ob der Assistent für das Feld einen Index festlegen soll. Durch Markieren des Kontrollkästchens Feld nicht importieren (überspringen) können Sie den Import des Feldes verhindern (siehe Bild 3). <\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 3: Anpassen der zu importierenden Daten<\/span><\/b><\/p>\n Im folgenden Schritt legen Sie noch fest, ob Sie einen Primärindex festlegen und welchen Sie verwenden möchten (siehe Bild 4).<\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 4: Hinzufügen eines Primärschlüssels<\/span><\/b><\/p>\n Schließlich fragt der Assistent Sie nach dem Namen, unter dem er die Tabelle anlegen soll. Mit einem Mausklick auf die Schaltfläche Fertigstellen beenden Sie die Arbeit des Assistenten.<\/p>\n Import in eine bestehende Tabelle<\/b><\/p>\n Wenn Sie die Daten in eine bestehende Tabelle importieren möchten, wählen Sie im ersten Dialog des Assistenten die Option In einer bestehenden Tabelle. Sie können die Daten aber lediglich in eine solche Tabelle einfügen, die Felder für alle entsprechenden Daten von Outlook enthält. Anderenfalls erhalten Sie eine Fehlermeldung und der Assistent bricht den Vorgang ab.<\/p>\n Wenn Sie die Outlook-Daten per VBA importieren möchten, können Sie Vorgang erheblich beschleunigen und anpassen. Sie können dann auch Daten in bereits vorhandene Tabellen importieren, deren Feldnamen nicht mit den Feldnamen der Outlook-Daten übereinstimmen.<\/p>\n Schneller geht es vor allem dann, wenn Sie genau wissen, welche Felder Sie von Outlook in die Access-Tabelle kopieren möchten.<\/p>\n Sie können den Import – im Vergleich zum Assistenten – weiter anpassen, indem Sie sich eine Art eigenen Assistenten erstellen. Sie können dann beispielsweise nur bestimmte Datensätze importieren – z.B. nur die Daten von Kontakten mit einer E-Mail-Adresse.<\/p>\n Einbinden der Outlook-Objektbibliothek<\/b><\/p>\n Bevor Sie per VBA auf Outlook zugreifen können, müssen Sie die Bibliothek mit den entsprechenden Befehlen per Verweis einbinden. Dazu öffnen Sie ein beliebiges Modul und klicken auf den Menübefehl Extras( Verweise. Hier suchen Sie den Eintrag Microsoft Outlook 9.0 Object Library und aktivieren ihn (siehe Bild 5).<\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 5: Setzen eines Verweises auf die Outlook-Objektbibliothek<\/span><\/b><\/p>\n Zugriff auf unterschiedliche Outlook-Objekte<\/b><\/p>\n Nach den Vorbereitungen können Sie nun direkt mit der Programmierung des ersten Beispiels beginnen. <\/p>\n Da einige Variablen in vielen Beispielprozeduren Verwendung finden, deklarieren Sie sie am Besten im öffentlichen Deklarationsteil eines Moduls.<\/p>\n Das erste Beispiel soll alle Ordner von Outlook sowie deren Unterordner ermitteln.<\/p>\n Dazu definieren Sie zunächst drei Objekte, nämlich ein Application-, ein NameSpace- und ein Folders-Objekt. Das Application-Objekt dient für den Zugriff auf die gesamte Outlook-Anwendung. über dieses Objekt können Sie auch auf alle weiteren, untergeordneten Objekte zugreifen. Eine Ebene unter dem Application-Objekt finden Sie das NameSpace-Objekt. Das NameSpace-Objekt von Outlook heißt MAPI. Es enthält alle Outlookdaten, die in den Nachrichtenspeichern eines Anwenders gespeichert werden. Dazu gehören neben den Nachrichten selbst auch noch andere Objekte wie die Kontakte, Aufgaben, der Kalender usw. Das Objekt Folders wiederum ist dem NameSpace-Objekt untergeordnet. Hierüber greifen Sie auf den Ordner Persönliche Ordner und seine Unterordner zu. <\/p>\n Um auf Objekte von Outlook – beispielsweise Ordner oder Kontakte – zugreifen zu können, müssen Sie die entsprechenden Objekte referenzieren. <\/p>\n Sie beginnen mit der Deklaration der Objekte:<\/p>\n Anschließend setzen Sie die nötigen Verweise, beispielsweise auf die Outlook-Anwendung:<\/p>\n Wie Sie sehen, bauen die einzelnen Objekte aufeinander auf. So ist es auch bei den weiteren Objekten, die Sie in den meisten Beispielprozeduren verwenden.<\/p>\n Wenn Sie beispielsweise einen Kontakt aus dem Ordner „Kontakte“, dem Standardordner für Kontakte ermitteln wollen, deklarieren Sie zunächst die Gruppe aller Kontakte des Ordners als<\/p>\n und den einzelnen Kontakt als <\/p>\n Dim olKontakt as olKontaktordner.ContactItem.<\/p>\n Anschließend setzen Sie die entsprechenden Verweise:<\/p>\n und ermitteln aus der Objektgruppe folgendermaßen einen einzelnen Kontakt:<\/p>\n Im vorliegenden Fall setzen Sie den Objektzeiger beispielsweise auf den ersten Kontakt der Gruppe.<\/p>\n Außerdem stehen Ihnen die folgenden Methoden zum Auffinden eines Kontaktes aus einer Kontaktgruppe zur Verfügung:<\/p>\n Find, FindNext, GetNext, GetLast, GetPrevious.<\/p>\n Falls Sie große Adressenmengen in Outlook verwalten, bietet es sich an, geeignete Unterordner zu erstellen. Das können Sie ganz einfach tun, indem Sie mit der rechten Maustaste auf den vorhandenen Kontakte-Ordner klicken und den Befehl Neuer Ordner aus dem Kontextmenü auswählen. In Bild 6 finden Sie einen Kontakte-Ordner mit zwei neuen Unterordnern. <\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 6: Kontaktordner mit Unterordnern<\/span><\/b><\/p>\n Nun wird es interessant: Mit der folgenden Prozedur lesen Sie die Vor- und Nachnamen aller Einträge der vorhandenen Kontakte-Ordner aus Outlook ein und zeigen diese im Testfenster an.<\/p>\n Dabei ist zu beachten, dass die Prozedur auch alle direkten Unterordner berücksichtigt. <\/p>\n Nach dem Deklarationsteil erstellt die Prozedur zunächst die benötigten Objekte. Neben dem Objekt Kontaktordner als Standardordner legt die Prozedur hier auch das Objekt Unterordner des Typs Folders fest. <\/p>\n Anschließend wertet die Prozedur zunächst die Kontakteinträge aus, die sie im Objekt Kontaktordner finden kann. Dann untersucht sie den Kontaktordner nach Unterordnern. Falls Unterordner vorhanden sind, ermittelt die Prozedur deren Namen und gibt die vorhandenen Einträge aus.<\/p>\n Kontakte von Outlook in eine Access-Tabelle übernehmen<\/b><\/p>\n Nachdem Sie sich nun ausgiebig mit dem Objektmodell von Outlook auseinandergesetzt haben, sollen Sie endlich die Möglichkeit bekommen, einige Kontaktdatensätze aus Outlook in ihre eigene Datenbank einzufügen.<\/p>\n Wenn Sie noch keine Tabelle für Ihre Kontakte erstellt haben, können Sie das schnell tun. Tab. 1 enthält die Felder, die auch das erste Registerblatt eines Kontaktes in Outlook anzeigt (siehe Bild 7).<\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 7: Adressinformationen in Outlook<\/span><\/b><\/p>\n Erstellen Sie für das Beispiel eine Tabelle, die alle in Tab. 1 aufgelistete Informationen enthält. Erstellen Sie zusätzlich als erstes Feld ein Primärindexfeld mit der Bezeichnung KontaktNr. Beachten Sie, dass nicht für alle Eigenschaften des Kontaktes ein Wert vorhanden sein muss. Setzen Sie daher die Eigenschaft Leere Zeichenfolge für alle Felder der Tabelle außer dem Primärindex auf den Wert Ja. Anschließend speichern Sie die Tabelle unter dem Namen tblKontakte.<\/p>\n <\/p>\n Möglicherweise befindet sich in Ihren Outlookdaten der eine oder andere doppelte Eintrag. Vielleicht entwickelt sich Ihre Outlook-Adressenliste auch unabhängig von Ihrer Access-Adressenliste weiter und Sie möchten die beiden Listen von Zeit zu Zeit synchronisieren. Damit Sie keinen Eintrag doppelt anlegen, sollten Sie festlegen, wann ein neuer Listeneintrag nicht erfolgen soll. Sinnvoll ist beispielsweise, keine zwei Einträge mit identischem Vor- und Nachnamen zuzulassen. Sie können das ganz einfach verhindern: Legen Sie einfach einen zusammengesetzten eindeutigen Schlüssel fest, der die beiden Felder Vorname und Nachname enthält.<\/p>\n Gehen Sie dabei folgendermaßen vor:<\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 8: Ein neuer eindeutiger Schlüssel<\/span><\/b><\/p>\n Wenn Sie per VBA auf die einzelnen Eigenschaften eines Kontaktes zugreifen möchten, müssen Sie dazu die englische Bezeichnung des Kontaktes verwenden. Die folgende Tabelle enthält die wichtigsten Eigenschaften und deren englische übersetzung. Wenn Sie nicht die geschäftliche Adresse, sondern beispielsweise die Privatadresse eines Kontaktes ermitteln möchten, ersetzen Sie bei den englischen Bezeichnungen einfach Business durch Home.<\/p>\n Neben der Tabelle zum Speichern der Kontaktdaten benötigen Sie eine weitere Tabelle zum Speichern der doppelt vorhandenen Datensätze. Die Tabelle soll drei Felder enthalten: Ein Feld namens DatensatzNr, der als Primärindex dient, sowie die Felder Vorname und Nachname. Speichern Sie die Tabelle unter dem Namen tblDoppelteKontakte. Sie benötigen die Tabelle sowohl zum Speichern der doppelten Datensätze beim Importieren als auch beim Exportieren von Daten.<\/p>\n Deutsche Bezeichnung<\/b><\/p>\n<\/td>\n Englische Bezeichnung<\/b><\/p>\n<\/td>\n<\/tr>\n Vorname<\/p>\n<\/td>\n Firstname<\/p>\n<\/td>\n<\/tr>\n Nachname<\/p>\n<\/td>\n Lastname<\/p>\n<\/td>\n<\/tr>\n Position<\/p>\n<\/td>\n Jobtitle<\/p>\n<\/td>\n<\/tr>\n Firma<\/p>\n<\/td>\n CompanyName<\/p>\n<\/td>\n<\/tr>\n Telefon geschäftlich<\/p>\n<\/td>\n BusinessTelephoneNumber<\/p>\n<\/td>\n<\/tr>\n Telefon privat<\/p>\n<\/td>\n HomeTelephoneNumber<\/p>\n<\/td>\n<\/tr>\n Fax geschäftlich<\/p>\n<\/td>\n BusinessFaxNumber<\/p>\n<\/td>\n<\/tr>\n Mobiltelefon<\/p>\n<\/td>\n MobileTelephoneNumber<\/p>\n<\/td>\n<\/tr>\n Straße<\/p>\n<\/td>\n BusinessAddressStreet<\/p>\n<\/td>\n<\/tr>\n PLZ<\/p>\n<\/td>\n BusinessAddressPostalCode<\/p>\n<\/td>\n<\/tr>\n Wohnort<\/p>\n<\/td>\n BusinessAddressCity<\/p>\n<\/td>\n<\/tr>\n Land<\/p>\n<\/td>\n BusinessAddressCountry<\/p>\n<\/td>\n<\/tr>\n E-Mail-Adresse<\/p>\n<\/td>\n Email1Address<\/p>\n<\/td>\n<\/tr>\n Webseite<\/p>\n<\/td>\n BusinessHomePage<\/p>\n<\/td>\n<\/tr>\n<\/table>\n Tab. 1: Eigenschaften von Kontakten in deutscher und englischer Sprache<\/b><\/p>\n Nun benötigen Sie noch eine Prozedur, mit der Sie die gewünschten Daten von Outlook importieren können. <\/p>\n Die Prozedur hat als übergabeparameter den Verweis auf das gewünschte Ordner-Objekt mit dem Objekttyp MAPIFolder. <\/p>\n Im Deklarationsteil findet man die beiden Objekte db und rst, die das aktuelle Datenbankobjekt und die Datensatzgruppe repräsentieren, der die Outlookdaten hinzugefügt werden sollen.<\/p>\n Außerdem finden Sie hier das Objekt olKontakte, dass die Kontakte des im Prozeduraufruf angegebenen Ordners enthält. Das Objekt olKontakt dient dementsprechend zum Herausgreifen eines der Kontakteinträge.<\/p>\n Damit der Benutzer erkennen kann, ob die Prozedur arbeitet, wandelt sie die Anzeige des Mauszeigers in die einer Sanduhr um. Anschließend durchläuft sie alle Einträge der Auflistung Kontakte und trägt die Eigenschaften des Kontaktes wie Vorname, Nachname usw. in die entsprechenden Felder der Datensatzgruppe ein.<\/p>\n Leider kann die Auflistung Kontakte auch andere Elemente als die des Typs ContactItem enthalten, z.B. Verteilerlisten (DistListItem). Stößt die Prozedur auf einen solchen Eintrag, verursacht das einen Fehler, da die Objekttypen nicht übereinstimmen.<\/p>\n In dem Fall kommt die Fehlerbehandlung der Prozedur zum Zuge: Wenn der entsprechende Fehler ausgelöst wird (Fehler-Nummer 13), springt die Prozedur in die Fehlerbehandlung. Diese wertet den Fehler aus und entscheidet im vorliegenden Fall, mit dem nächsten Listenelement fortzufahren.<\/p>\n Die Fehlerbehandlung fängt noch einen weiteren Fehler ab: Weiter oben haben Sie ja bereits einen zusammengesetzten eindeutigen Schlüssel für die beiden Felder Vorname und Nachname festgelegt. Falls die Prozedur nun versucht, einen Eintrag mit bereits vorhandenem Vor- und Nachnamen hinzuzufügen, löst das den Fehler mit der Nummer 3022 aus. In dem Fall legt die Prozedur den Datensatz nicht in der Tabelle tblKontakte an. Statt dessen ruft die Prozedur die Prozedur DoppelteKontakteSpeichern auf. Diese Prozedur legt den entsprechenden Datensatz in der Tabelle tblDoppelteKontakte an.<\/p>\n Wenn Sie die Prozedur OutlookadressenEinlesen mit dem folgenden Argument aufrufen, liest die Prozedur alle Einträge des Ordners Kontakte in die Tabelle tblKontakte ein:<\/p>\n Sie können sich im Anschluss von der Funktionalität der Prozedur überzeugen, indem Sie die -Tabelle tblKontakte öffnen.<\/p>\n Formular zum Steuern des Im- und Exports von Kontakten<\/b><\/p>\n Um die Prozedur komfortabel ausführen zu können, erstellen Sie ein neues Formular namens frmOutlook mit einer Schaltfläche, die Sie btnOutlookadressenEinlesen nennen. Setzen Sie die Eigenschaften Bildlaufleisten, Datensatzmarkierer, Navigationsschaltflächen und Trennlinien auf den Wert Nein.<\/p>\n Anschließend legen Sie eine Optionsgruppe an, die zur Auswahl unterschiedlicher Optionen dient, und zwar:<\/p>\n Das Formular sollte wie in Bild 9 aussehen.<\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 9: Das Formular frmOutlookadressen in der Entwurfsansicht<\/span><\/b><\/p>\n Geben Sie dem Rahmen der Optionsgruppe den Namen optgrpImport. Das Kombinationsfeld zur Auswahl eines Ordners nennen Sie cmbUnterordnerImport.<\/p>\n Wenn Sie einmal dabei sind: Legen Sie direkt noch eine weitere Optionsgruppe namens optgrpExport an, deren Steuerelemente zum Exportieren von Tabellendaten nach Outlook dienen. Nennen Sie das Kombinationsfeld dieser Optionsgruppe cmbUnterordnerExport. Für das Anlegen neuer Unterordner in Outlook legen Sie noch ein Textfeld mit der Bezeichnung txtNeuerUnterordner an.<\/p>\n Schwierig ist die Anzeige der vorhandenen Ordner in Outlook im Kombinationsfeld – vorausgesetzt, Sie haben überhaupt mehrere Unterordner zur Verwaltung Ihrer Kontakte angelegt wie in Bild 10.<\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 10: Kontakte mit Unterordnern<\/span><\/b><\/p>\n Die Unterordner sollen im Kombinationsfeld etwa folgendermaßen dargestellt werden:<\/p>\n \\Kontakte Leseranfragen\\Alte Kontakte<\/p>\n Dazu ist es erforderlich, die einzelnen Kontaktordner auszulesen und sie zu einer entsprechenden Zeichenkette zusammenzusetzen.<\/p>\n Diese Aufgabe erledigen die Prozeduren OrdnerErmitteln und UnterordnerErmitteln. übergabeparameter der Prozedur OrdnerErmitteln ist der Verweis auf das Kombinationsfeld, das den entsprechenden Eintrag erhalten soll.<\/p>\n Nach der Deklaration und dem Setzen der Verweise auf die benötigten Outlook-Objekte untersucht die Prozedur den Hauptkontakt-Ordner auf Ordner, die direkt unter dem Hauptordner liegen.<\/p>\n Wenn sie einen Unterordner findet, fügt sie der Datenherkunft des Kombinationsfeldes den Eintrag hinzu. Anschließend untersucht die Prozedur, ob der soeben gefundene Ordner noch weitere Unterordner hat. In dem Fall ruft sie die Prozedur UnterordnerErmitteln auf, die auf die gleiche Art und Weise wie die Prozedur OrdnerErmitteln die darunterliegenden Ordner durchsucht. Je nachdem, wie tief die Ordnerstruktur reicht, ruft sich die Prozedur UnterordnerErmitteln wieder und wieder selbst auf und fügt dem Kombinationsfeld weitere Einträge hinzu.<\/p>\n Wenn keine weiteren Unterordner mehr vorhanden sind, durchsucht die Prozedur OrdnerErmitteln die weiteren Ordner.<\/p>\n Falls Sie befürchten, dass sei ein wenig viel Aufwand für das Füllen eines Kombinationsfeldes, können Sie beruhigt sein: Sie benötigen die Prozeduren noch für ein weiteres Kombinationsfeld.<\/p>\n Damit die Kombinationsfelder beim Anzeigen des Formulars auch gefüllt werden, hinterlegen Sie für die Ereigniseigenschaft Beim öffnen des Formulars die folgende Prozedur:<\/p>\n Die Prozedur deaktiviert zunächst die beiden Kombinationsfelder und das Textfeld. Diese sollen erst aktiviert werden, wenn der Anwender die entsprechende Option ausgewählt hat.<\/p>\n Anschließend ruft es zweimal – einmal für jedes Kombinationsfeld – die Prozedur OrdnerErmitteln auf.<\/p>\n Nun müssen Sie noch die Optionsgruppen anpassen. Geben Sie den Optionsschaltflächen jeweils – von oben nach unten – die Optionswerte 1, 2 und 3. Die Eigenschaft Optionswert finden Sie im Register Daten des Eigenschaftsfensters.<\/p>\n Damit beim Aktivieren der unterschiedlichen Optionen auch die entsprechenden Text- und Kombinationsfelder aktiviert bzw. deaktiviert werden, hinterlegen Sie für die Eigenschaft Nach Aktualisierung für jede Optionsgruppe eine entsprechende Prozedur:<\/p>\n Nun können Sie die Funktion der Kombinationsfelder testen. Das Kombinationsfeld zur Auswahl eines zu importierenden Ordners könnte nun beispielsweise wie in Bild 11 aussehen.<\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 11: Auswahl eines Unterordners<\/span><\/b><\/p>\n Es fehlt nun noch die Funktionalität der Schaltfläche. Sie muss – abhängig von der ausgewählten Option – die Daten aus den entsprechenden Ordnern einlesen. Dazu dient die folgende Prozedur:<\/p>\n Die Prozedur überprüft nach dem Deklarationsteil und dem Setzen der Verweise, welche Import-Option im Formular ausgewählt wurde. Falls nur die Daten des Hauptordners eingelesen werden sollen, ruft sie die Prozedur OutlookadressenEinlesen mit dem Argument olKontakordner auf. Das Argument verweist auf den Kontakte-Hauptordner.<\/p>\n Falls der Anwender die Kontakte aus einem der Unterordner importieren möchte, wird es kompliziert: Sie müssen aus der entsprechenden Zeichenkette das gewünschte Ordner-Objekt ermitteln. Dabei hilft Ihnen die Funktion OrdnerAusPfad. Die Prozedur zerlegt die Zeichenkette in ihre Bestandteile und gibt einen Verweis auf das entsprechende Ordner-Objekt zurück. Sie finden die Prozedur im Modul modOutlook der Beispieldatenbank auf der Heft-CD.<\/p>\n Die dritte Option bietet dem Anwender das Einlesen der Kontakte aller Ordner. Bei der Auswahl dieser Option durchläuft die Prozedur alle im Kombinationsfeld angezeigten Ordner und importiert die darin enthaltenen Kontakte.<\/p>\n Wenn hin und wieder die neuen Einträge von Outlook in Access einlesen möchten, sollen die bestehenden Datensätze sicher nicht überschrieben werden. Damit Sie aber erkennen können, welche Kontakte bereits vorhanden waren, zeigen Sie die entsprechenden Datensätze an. Dazu verwenden Sie die Tabelle tblDoppelteKontakte, in der die doppelten Kontakte gespeichert werden.<\/p>\n Die doppelten Kontakte sollen – soweit vorhanden – in einem eigenen Formular angezeigt werden. Erstellen Sie dazu ein Formular mit einem Listenfeld. Nennen Sie das Listenfeld lstDoppelteKontakte und speichern Sie das Formular unter dem Namen frmDoppelteKontakte. Das Formular sollte etwa wie in Bild 12 aussehen.<\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 12: Formular zur Ausgabe doppelter Einträge<\/span><\/b><\/p>\n Damit das Listenfeld die gewünschten Daten anzeigt, wählen Sie als Datenherkunft die Tabelle tblDoppelteKontakte aus. Stellen Sie außerdem im Register Format der Listenfeldeigenschaften den Wert Spaltenanzahl auf 3 und den Wert Spaltenbreiten auf 0cm;4cm;4cm ein.<\/p>\n Die Anzeige des Formulars nach dem Einlesen der Kontakte bewirkt der entsprechende Befehl im unteren Bereich der Prozedur btnOutlookadressenEinlesen, die bereits weiter oben beschrieben wurde.<\/p>\n Adressenliste von Access in Outlook übernehmen<\/b><\/p>\n Neben dem Einlesen von Outlook-Kontakten in einen Access-Tabelle soll die Datenbank auch das Kopieren von Kontakten auf dem umgekehrten Wege ermöglichen.<\/p>\n Etwas anders funktioniert das übernehmen von Adressen aus einer Access-Tabelle in die Kontaktliste von Outlook. Ein wichtiger Unterschied ist, dass die Adressen in Outlook nicht in der gleichen Weise wie in Access gespeichert werden. Dementsprechend können Sie nicht einfach einen zusammengesetzten eindeutigen Index aus Vor- und Nachnamen festlegen, um das doppelte Anlegen eines Kontaktes zu verhindern. Also müssen Sie einen alternativen Weg suchen.<\/p>\n Sie können beispielsweise die Adressenliste von Outlook nach allen Einträgen durchsuchen, deren Vor- und Nachname mit dem hinzuzufügenden Kontakt übereinstimmen.<\/p>\n Die Funktion können Sie separat von der Prozedur zum Exportieren der Access-Daten entwickeln und später aufrufen.<\/p>\n Als Parameter der Funktion verwenden Sie den Vornamen und den Nachnamen des zu finden Eintrags. Die Funktion verwendet die Find-Methode des Kontakteintrags, um den Eintrag mit den entsprechenden Eigenschaften zu finden. Als weiteren Parameter neben dem Vor- und dem Nachnamen übergeben Sie den Ordner, den die Prozedur durchsuchen soll.<\/p>\n Wenn die Find-Methode keinen Eintrag findet, ist die Bedingung Is Nothing erfüllt. Dementsprechend setzt die Funktion den Rückgabewert EintragFinden auf den Wert False. Das Aussehen der Funktion können Sie **** entnehmen. <\/p>\n Legen Sie die Funktion in einem beliebigen Modul an und überprüfen Sie, ob die Funktion einen bestimmten Kontakt findet, z.B. im Testfenster mit der folgenden Anweisung:<\/p>\n Falls Sie einen solchen Eintrag in Outlook speichern, gibt die Funktion im Testfenster den Wert True aus.<\/p>\n Möglicherweise möchten Sie es gar nicht darauf anlegen, sich im Falle doppelter Kontakte in Ihrem Outlook-Ordner und Ihrer Adressdatenbank für den einen oder anderen Eintrag entscheiden zu müssen.<\/p>\n Sie können auch einfach einen neuen Unterordner unter Ihrem Kontaktordner anlegen und die zu exportierenden Kontakte aus der Datenbank einfach dort hinein kopieren.<\/p>\n Dazu legen Sie sich eine kleine Prozedur an, deren einziger Aufrufparameter der Name des neu anzulegenden Ordners ist.<\/p>\n In dieser Prozedur deklarieren und setzen Sie neben den üblichen Objektvariablen noch eine weitere Variable namens MeinNeuerOrdner.<\/p>\n Die Prozedur verwendet die Add-Anweisung des Folder-Objektes, um einen neuen Ordner mit dem gewünschten Namen unter dem mit Kontaktordner (in diesem Fall der Ordner olContactFolder) bezeichneten Ordner anzulegen.<\/p>\n Die Funktion nimmt zunächst die mit dem Parameter Pfad übergebene Zeichenkette – beispielsweise<\/p>\n \\Sportverein\\Hockeyabteilung\\Jugend<\/p>\n – Stück für Stück auseinander und erstellt die einzelnen Unterordner.<\/p>\n Die Prozedur zum Exportieren von Kontakten sieht prinzipiell wie die Prozedur zum Import aus. Sie soll daher nicht eingehend erläutert werden.<\/p>\n Der wichtigste Unterschied ist, dass hier noch neue Ordner in Outlook erstellt werden können. Das Zuweisen der Daten erfolgt exakt andersherum wie beim Import der Daten. Auch die doppelt vorhandenen Kontakte werden in der Tabelle tblDoppelteKontakte gespeichert.<\/p>\n Enthaltene Beispieldateien:<\/p>\n OutlookKontakte00.mdb<\/p>\n OutlookKontakte97.mdb<\/p>\nNeue oder bestehende Tabelle<\/h3>\n
![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{49050C5A-68A3-4F91-B88C-61027CD3F995}\/pic002.png\")
<\/p>\n![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{49050C5A-68A3-4F91-B88C-61027CD3F995}\/pic003.png\")
<\/p>\n![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{49050C5A-68A3-4F91-B88C-61027CD3F995}\/pic004.png\")
<\/p>\n![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{49050C5A-68A3-4F91-B88C-61027CD3F995}\/pic005.png\")
<\/p>\nSetzen von Verweisen auf Outlook-Objekte<\/h3>\n
Dim olAnwendung as Outlook.Application\r\nDim olNamespace as Outlook.Namespace\r\nDim olKontaktordner as Outlook.MAPIFolder<\/pre>\n
Set olAnwendung = Outlook.Application\r\nSet olNamespace = olAnwendung.GetNamespace(\"MAPI\")\r\nSet olKontaktordner = olNamespace.GetDefaultFolder(olFolderContacts)<\/pre>\n
Dim olKontakte as olKontaktordner.Items<\/pre>\n
Set olKontakte = olKontaktordner.Items<\/pre>\n
St olKontakt = olKontakte.GetFirst<\/pre>\n
Praxis-Tipp<\/h3>\n
![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{49050C5A-68A3-4F91-B88C-61027CD3F995}\/pic006.png\")
<\/p>\nEinträge des Kontakte-Ordners lesen<\/h3>\n
Sub AdressenAnzeigen() \r\n Dim olAnwendung As Outlook.Application\r\n Dim olNamespace As Outlook.NameSpace\r\n Dim olKontaktordner As Outlook.MAPIFolder\r\n Dim olKontakte As Outlook.Items\r\n Dim olKontakt As Outlook.ContactItem \r\n Dim Unterordner As Outlook.Folders\r\n Dim AnzahlUnterordner As Integer\r\n Dim i As Integer\r\n On Error GoTo Adressenanzeigen_err \r\n Set olAnwendung = New Outlook.Application\r\n Set olNamespace = olAnwendung.GetNamespace(\"MAPI\")\r\n Set olKontaktordner = olNamespace.GetDefaultFolder(olFolderContacts)\r\n Set olKontakte = olKontaktordner.Items\r\n Debug.Print olKontaktordner.Name\r\n For Each olKontakt In olKontakte\r\n Debug.Print \" \" & olKontakt.FirstName & \" \" & olKontakt.LastName\r\n Next\r\n Set Unterordner = olKontaktordner.Folders\r\n AnzahlUnterordner = Unterordner.Count\r\n For i = 1 To AnzahlUnterordner\r\n Set olKontakte = Unterordner.Item(i).Items\r\n Debug.Print Unterordner.Item(i).Name\r\n For Each olKontakt In Unterordner.Item(i).Items\r\n Debug.Print \" \" & olKontakt.FirstName & \" \" & olKontakt.LastName\r\n Next\r\n Next \r\n Exit Sub\r\nAdressenanzeigen_err:\r\n If Err.Number = 13 Then Resume Next\r\nEnd Sub<\/pre>\n
Erstellen einer Tabelle für Kontakte<\/h3>\n
![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{49050C5A-68A3-4F91-B88C-61027CD3F995}\/pic007.png\")
<\/p>\nDoppelte Einträge verhindern<\/h3>\n
![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{49050C5A-68A3-4F91-B88C-61027CD3F995}\/pic008.png\")
<\/p>\nTabelle zum Speichern doppelter Datensätze anlegen<\/h3>\n
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\n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n Prozedur zum Importieren von Outlookdaten<\/h3>\n
Die Prozedur OutlookadressenEinlesen<\/h3>\n
Anzeige der Datenbankaktivität<\/h3>\n
Verfahrensweise mit doppelten Kontakten<\/h3>\n
OutlookAdressenEinlesen Outlook.Application.GetNamespace(\"MAPI\").GetDefaultFolder(olFolderContacts)<\/pre>\n
![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{49050C5A-68A3-4F91-B88C-61027CD3F995}\/pic009.png\")
<\/p>\n![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{49050C5A-68A3-4F91-B88C-61027CD3F995}\/pic010.png\")
<\/p>\nDie Prozedur OrdnerErmitteln<\/h3>\n
Sub OrdnerErmitteln(Kombifeld As Control)\r\n Dim olAnwendung As Outlook.Application\r\n Dim olNamespace As Outlook.NameSpace\r\n Dim olKontaktordner As Outlook.MAPIFolder\r\n Dim olEinOrdner As Outlook.MAPIFolder\r\n Dim olOrdner As Outlook.Folders\r\n Dim Pfad As String\r\n Set olAnwendung = Outlook.Application\r\n Set olNamespace = olAnwendung.GetNamespace(\"MAPI\")\r\n Set olKontaktordner = olNamespace.GetDefaultFolder(olFolderContacts)\r\n Set olOrdner = olKontaktordner.Folders\r\n Set olEinOrdner = olOrdner.GetFirst()\r\n Do While Not (olEinOrdner Is Nothing)\r\n Pfad = \"\\\" & olEinOrdner.Name\r\n Kombifeld.RowSource = Kombifeld.RowSource & \";\" & Pfad\r\n If Not (olEinOrdner.Folders.GetFirst Is Nothing) Then\r\n UnterordnerErmitteln olEinOrdner, Kombifeld, Pfad\r\n End If\r\n Set olEinOrdner = olOrdner.GetNext()\r\n Loop\r\n Kombifeld.RowSource = Right(Kombifeld.RowSource, Len(Kombifeld.RowSource) - 1)\r\nEnd Sub<\/pre>\n
Sub UnterordnerErmitteln(Ordner As Outlook.MAPIFolder, Kombifeld As Control, Pfad As String)\r\n Dim olOrdner As Outlook.Folders\r\n Dim olEinOrdner As Outlook.MAPIFolder\r\n Set olOrdner = Ordner.Folders\r\n Set olEinOrdner = olOrdner.GetFirst\r\n Do While Not (olEinOrdner Is Nothing)\r\n Kombifeld.RowSource = Kombifeld.RowSource & \";\" & Pfad & \"\\\" & olEinOrdner.Name\r\n If Not (olEinOrdner.Folders.GetFirst Is Nothing) Then\r\n UnterordnerErmitteln olEinOrdner, Kombifeld, Pfad & \"\\\" & olEinOrdner.Name\r\n End If\r\n Set olEinOrdner = olOrdner.GetNext()\r\n Loop\r\nEnd Sub<\/pre>\n
Füllen der Kombinationsfelder beim Formularaufruf<\/h3>\n
Private Sub Form_Open(Cancel As Integer)\r\n Me!txtNeuerUnterordner.Enabled = False\r\n Me!cmbUnterordnerImport.Enabled = False\r\n Me!cmbUnterordnerExport.Enabled = False\r\n \r\n OrdnerErmitteln Me!cmbUnterordnerExport\r\n OrdnerErmitteln Me!cmbUnterordnerImport\r\n \r\nEnd Sub<\/pre>\n
Aktivieren der unterschiedlichen Optionen<\/h3>\n
Private Sub optgrpImport_AfterUpdate()\r\n Select Case Me.optgrpImport\r\n Case 1\r\n Me.cmbUnterordnerImport.Enabled = False\r\n Case 2\r\n Me.cmbUnterordnerImport.Enabled = True\r\n Case 3\r\n Me.cmbUnterordnerImport.Enabled = False\r\n End Select\r\nEnd Sub\r\nPrivate Sub optgrpExport_AfterUpdate()\r\n Select Case Me.optgrpExport\r\n Case 1\r\n Me.cmbUnterordnerExport.Enabled = False\r\n Me.txtNeuerUnterordner.Enabled = False\r\n Case 2\r\n Me.cmbUnterordnerExport.Enabled = False\r\n Me.txtNeuerUnterordner.Enabled = True\r\n Case 3\r\n Me.cmbUnterordnerExport.Enabled = True\r\n Me.txtNeuerUnterordner.Enabled = False\r\n End Select\r\nEnd Sub<\/pre>\n
![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{49050C5A-68A3-4F91-B88C-61027CD3F995}\/pic011.png\")
<\/p>\nPrivate Sub btnOutlookadressenEinlesen_Click()\r\n Dim i As Long\r\n Dim olAnwendung As Outlook.Application\r\n Dim olNamespace As Outlook.NameSpace\r\n Dim olKontaktordner As Outlook.MAPIFolder\r\n DoCmd.Hourglass True\r\n Set olAnwendung = Outlook.Application\r\n Set olNamespace = olAnwendung.GetNamespace(\"MAPI\")\r\n Set olKontaktordner = olNamespace.GetDefaultFolder(olFolderContacts)\r\n Select Case Me.optgrpImport\r\n Case 1\r\n OutlookadressenEinlesen olKontaktordner\r\n Case 2\r\n If IsNull(Me!cmbUnterordnerImport) Then\r\n MsgBox \"Bitte wählen Sie den gewünschten Ordner aus.\", _ vbExclamation + vbOKOnly, _ \"Kein Ordner ausgewählt\"\r\n Exit Sub\r\n End If\r\n OutlookadressenEinlesen OrdnerAusPfad(Me!cmbUnterordnerImport, olKontaktordner)\r\n Case 3\r\n OutlookadressenEinlesen olKontaktordner\r\n i = 0\r\n Do While Not IsNull(Me!cmbUnterordnerImport.ItemData(i))\r\n Debug.Print \"0\" & Me!cmbUnterordnerImport.ItemData(i)\r\n OutlookadressenEinlesen UnterordnerobjektFinden(Me!cmbUnterordnerImport.ItemData(i))\r\n i = i + 1\r\n Loop\r\n End Select\r\n DoCmd.Hourglass False\r\n If DLookup(\"DatensatzNr\", \"tblDoppelteKontakte\") Then\r\n DoCmd.OpenForm \"frmDoppelteKontakte\", , , , , acDialog\r\n End If\r\nEnd Sub<\/pre>\n
Anzeige doppelt vorhandener Einträge<\/h3>\n
![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{49050C5A-68A3-4F91-B88C-61027CD3F995}\/pic012.png\")
<\/p>\nFunktion zur Suche nach bestimmten Einträgen<\/h3>\n
Function EintragFinden(Vorname As String, Nachname As String, Ordner As Object) As Boolean\r\n If Ordner.Items.Find(\"[FirstName] = ''\" & Vorname & \"'' AND [Lastname] = ''\" _ & Nachname & \"''\") Is Nothing Then\r\n EintragFinden = False\r\n Else\r\n EintragFinden = True\r\n End If\r\nEnd Function<\/pre>\n
EintragFinden(\"Heiner\",\"Müller\")<\/pre>\n
Neuen Ordner in Outlook anlegen<\/h3>\n
Function OrdnerErstellen(olKontaktordner As Object, Pfad As String) As Outlook.MAPIFolder\r\n Dim i As Integer\r\n Dim Verzeichnis As String\r\n On Error GoTo OrdnerErstellen_Err\r\n If Left(Pfad, 1) = \"\\\" Then\r\n Pfad = Mid(Pfad, 2)\r\n Else\r\n Set OrdnerErstellen = olKontaktordner\r\n End If\r\n \r\n While Pfad <> \"\"\r\n i = InStr(Pfad, \"\\\")\r\n If i Then\r\n Verzeichnis = Left(Pfad, i - 1)\r\n Pfad = Mid(Pfad, i + 1)\r\n Else\r\n Verzeichnis = Pfad\r\n Pfad = \"\"\r\n End If\r\n If OrdnerErstellen Is Nothing Then\r\n Set OrdnerErstellen = Outlook.Application.GetNamespace(\"MAPI\"). _ GetDefaultFolder(olFolderContacts).Folders.Add(Verzeichnis)\r\n Else\r\n Set OrdnerErstellen = OrdnerErstellen.Folders.Add(Verzeichnis)\r\n End If\r\n Wend\r\n Exit Function\r\n \r\nOrdnerErstellen_Err:\r\n If Err.Description = \"Der Ordner kann nicht erstellt werden.\" Then\r\n MsgBox \"Der Ordner ist bereits vorhanden.\", vbExclamation + vbOKOnly, \"Ordner vorhanden\"\r\n Exit Function\r\n Else\r\n Debug.Print Err.Number & \" \" & Err.Description\r\n End If\r\n \r\nEnd Function<\/pre>\n
Prozedur zum Exportieren von Kontakten<\/h3>\n
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