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Autor: André Minhorst, Duisburg<\/p>\n
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Die Projektverwaltung in Handwerksbetrieben ist oft eine undurchsichtige Sache – wickeln bisher doch die meisten derartigen Betriebe ihre Projekte mehr oder weniger auf Papier ab. Dabei sammelt sich schnell ein großer Stapel von Informationen in Papierform an – und der will erst einmal gebändigt sein. Dabei wäre es ein Leichtes, die Informationen per PC in eine Datenbank einzugeben und anschließend in Form übersichtlicher Berichte auszugeben. Doch Handwerksbetriebe bestehen oft nur aus wenigen Mitarbeitern und ein EDV-Fachmann ist selten dabei. Daher beschreibt der vorliegende Beitrag eine Musterlösung zur Verwaltung von Projekten, Kosten und Mitarbeitern in Handwerksbetrieben.<\/b><\/p>\n
Bild 1: Auflistung der zu einem Projekt gehörenden Leistungen<\/span><\/b><\/p>\n Die Projektverwaltung in Handwerksbetrieben besteht oft lediglich aus einem Haufen Papier. Das muss aber nicht sein: Mit der vorliegenden Musterlösung bringen Sie Ordnung in den Blätterwald.<\/p>\n Probleme bei der Projektverwaltung in Handwerksbetrieben<\/b><\/p>\n Selbst der größte Papierstapel kann – einen ebenso fleißigen wie genialen Mitarbeiter vorausgesetzt – zu einem übersichtlichen Ergebnis führen. <\/p>\n So gibt es wahrscheinlich nicht wenige Handwerksbetriebe, die längst pleite waren, bevor sie den Grund für finanzielle Probleme gefunden haben. Eine übersichtliche Planung und eine penible Notierung von Ausgaben für Material und Arbeitskräfte hätte möglicherweise einen anderen Ausgang ermöglicht. So hätte beispielsweise eine Aufstellung wie in Bild 1 einen guten überblick auf die unterschiedlichen Arbeitszeiten gewährt. Stattdessen konnte möglicherweise noch nicht einmal im Nachhinein festgestellt werden, an welcher Stelle die entsprechenden Fehler passierten.<\/p>\n Bild 2: Entwurf der Tabelle tblProjekte<\/span><\/b><\/p>\n Was kann die vorliegende Musterlösung<\/b><\/p>\n Die vorliegende Musterlösung soll zeigen, wie man die unterschiedlichen, für den Handwerksbetrieb notwendigen Daten handhaben kann. Im Rahmen einer Musterlösung kann man selbstverständlich nicht alle Bereiche abdecken – so ist beispielsweise nicht vorgesehen, Angebote oder Rechnungen zu erstellen oder etwa Kalkulationen von Projekten durchzuführen. Stattdessen dient sie zur Verwaltung der Stammdaten von Handwerkern, Kunden und Projekten sowie zur Eingabe und Nachverfolgung von geleisteten Stunden und angefallenen Kosten.<\/p>\n Bild 3: Entwurf der Tabelle tblKunden<\/span><\/b><\/p>\n Dabei soll der Anwender einzelnen Projekten unterschiedliche Leistungen zuordnen können. Die Leistungen wiederum lassen sich in kleinere Einheiten wie Fahrtzeiten, Rüstzeiten, Materialbeschaffung und die eigentliche Arbeitszeit aufteilen. Außerdem soll der Anwender zu jeder Leistung den Namen des durchführenden Handwerkers angeben können. So können Sie sich anschließend detailliert über alle angefallenen Leistungen und Kosten informieren.<\/p>\n Das Datenmodell der vorliegenden Datenbank besteht aufgrund der Komplexität der Anwendung aus relativ vielen Tabellen und entsprechenden Beziehun-gen zwischen den Tabellen. Sicher hat der eine oder andere bereits Datenmodelle gesehen, die ein Vielfaches der hier vorhandenen Tabellen enthalten. Im Verhältnis zu einer Kontaktdatenbank oder ähnlichem ist dieses Datenmodell hier ziemlich umfangreich.<\/p>\n Speicherung von Stammdaten<\/b><\/p>\n Zunächst einmal benötigen Sie einige Tabellen, die zum Speichern der Stammdaten und deren verknüpften Tabellen erforderlich sind.<\/p>\n Die Tabelle zum Speichern der Kundendaten (siehe Bild 2) beinhaltet die bei solchen Tabellen üblichen Felder wie z. B. Firmenname, Ansprechpartner, Adresse, Telefonnummern usw. Bei der vorliegenden Datenbank wurde aus Gründen der übersicht bewusst darauf verzichtet, mehrere Adressen je Kunde anzugeben. In der Praxis sind dagegen durchaus mehrere Adressen denkbar, wie z. B. Postadresse, Lieferadresse oder Firmensitz. Hier liegt es in Ihrem Ermessen, die Tabelle ent- sprechend sinnvoll auszubauen. Die Tabelle hat keine Felder mit Verknüpfungen zu anderen Tabellen.<\/p>\n Die Projektstammdaten sind ein wichtiger Bestandteil der Handwerkerdatenbank. Da die geleisteten Stunden der Handwerker sowie sonstige angefallene Kosten später den unterschiedlichen Projekten zugeordnet werden sollen, ist das Speichern bestimmter Projektdaten erforderlich. Dabei sind vor allem der Verweis auf den entsprechenden Kunden, die Bezeichnung und die Dauer des Projektes und noch einige weitere Informationen interessant (siehe Bild 3). Die Tabelle tblProjekte besitzt ein Feld mit einer Verknüpfung auf die Tabelle der Kundendaten.<\/p>\n Kein Projekt funktioniert ohne die fleißige Mitarbeit der Handwerker. Und da die Verwaltung eines Projektes die beteiligten Handwerker mit einbeziehen soll, muss man auch zu den einzelnen Handwerkern einige Daten speichern (siehe Bild 4).<\/p>\n Dabei geht die Musterlösung allerdings nicht zu sehr ins Detail. Sie begnügt sich, was die persönlichen Daten angeht, mit dem Vor- und Nachnamen des Handwerkers. Wichtiger sind in diesem Zusammenhang die Berufsbezeichnung des Handwerkers sowie der Lohneinkauf.<\/p>\n Die Tabelle verfügt über keinerlei Felder, die Verknüpfungen zu anderen Tabellen beinhalten.<\/p>\n Bild 4: Entwurf der Tabelle tblHandwerker<\/span><\/b><\/p>\n Bild 5: Entwurf der Tabelle tblLeistungen<\/span><\/b><\/p>\n Bild 6: Entwurf der Tabelle tblTeilleistungen<\/span><\/b><\/p>\n Speichern der Projektdaten und der Leistungen<\/b><\/p>\n Neben den Tabellen zum Speichern der Stammdaten benötigen Sie einige Tabellen, die zum Speichern der eigentlichen Projektdaten und Leistungen dienen.<\/p>\n Das wichtigste Feld der Tabelle zum Speichern der Leistungen (siehe Bild 5) ist das Feld, das die Bezeichnung der Leistung speichert. Neben diesem Feld gibt es zwei Felder, die zur Auswahl von Einträgen anderer Tabellen dienen. Das erste dient zur Auswahl des Projektes, in dessen Bereich die Leistung fällt, und das zweite zur Auswahl des Handwerkers, der die Leistung ausführt.<\/p>\n Außerdem soll die Tabelle ein Feld zur Angabe des Datums enthalten.<\/p>\n Sicher gibt es bestimmte Leistungen, deren Ausführung sich über mehrere Tage hinziehen kann. Im Rahmen der vorliegenden Lösung ist die Dauer durch die notwendige Angabe nur eines Datums auf einen Tag begrenzt. Leistungen, die mehrere Tage in Anspruch nehmen, müssen dementsprechend auf mehrere Leistungen aufgeteilt werden (z. B. durch Anfügen einer lau- fenden Nummer). <\/p>\n Um eine möglichst genaue Erfassung der unterschiedlichen Zeiten wie Arbeitszeit, Rüstzeit, Fahrtzeit usw. zu erreichen, sollen die einzelnen Leistungen in die entsprechenden Teilleistungen mit exakten Zeitangaben aufgeteilt werden. So kann der Anwender die Zeiten genau den einzelnen Projekten zuord- nen.<\/p>\n Dazu benötigen Sie eine Tabelle zum Speichern der unterschiedlichen Zeiten (siehe Bild 6). Die Tabelle soll außerdem ein Feld enthalten, über welches sie die Beziehung zur Tabelle tblLeistungen herstellt. Da es wahrscheinlich nur eine begrenzte Anzahl unterschiedlicher Leistungsarten gibt, legen Sie hierfür eine weitere Tabelle an. Die Tabelle heißt tblLeistungsarten (siehe Bild 7). Sie soll neben dem Primärindexfeld lediglich ein Feld mit dem Namen der jeweiligen Leistungsart enthalten.<\/p>\n Bild 7: Entwurf der Tabelle tblLeistungsarten<\/span><\/b><\/p>\n Bild 8: Entwurf der Tabelle tblKosten<\/span><\/b><\/p>\n Bild 9: Entwurf der Tabelle tblKostenarten<\/span><\/b><\/p>\n Bild 10: Datenmodell der Projektverwaltung<\/span><\/b><\/p>\n Speichern der je Projekt anfallenden Kosten<\/b><\/p>\n Neben den Lohnkosten ergeben sich natürlich noch weitere projektspezifische Kosten. Dazu gehören solche Posten wie z. B. Materialkosten, Kosten für Geräte usw. Um die je Projekt anfallenden Kosten entsprechend zu speichern, benötigen Sie noch zwei weitere Tabellen. Die erste Tabelle, tblKosten, dient zum Speichern der Beschreibung des Kostenfaktors, der Höhe des Faktors sowie des Zeitpunktes, an dem die Kosten angefallen sind (siehe Bild 8). Außerdem verfügt die Tabelle über einen Primärindex sowie zwei Felder zur Auswahl weiterer wichtiger Informationen. Das erste dient zur Auswahl des Projektes, zu dem der Kostenfaktor gerechnet wird, und das zweite zur Auswahl eines Eintrags der Tabelle tblKostenarten.<\/p>\n Die Tabelle tblKostenarten beinhaltet zwei Felder: den Primärindex sowie die Bezeichnung der unterschiedlichen Kostenarten (siehe Bild 9).<\/p>\n Zusammenfassung des Datenmodells<\/b><\/p>\n Das vorliegende Datenmodell liefert einen Ansatz, um eine komplette Verwaltung von Projekten in Handwerksbetrieben zu ermöglichen. Es gibt sowohl in den einzelnen Tabellen als auch im Datenmodell selbst unzählige Erweiterungsmöglichkeiten. So kann beispielsweise die Tabelle tblKunden sicher noch um einiges umfangreicher gestaltet werden – man könnte sie beispielsweise um diverse Adressen erweitern.<\/p>\n Leider ist der für den vorliegenden Beitrag zur Verfügung stehende Platz begrenzt – sonst würde dieses Datenmodell sicher dasjenige aus Bild 10 bei weitem sprengen.<\/p>\n Was nützt dem Anwender eine Anhäufung von Tabellen, wenn er nicht in ansprechender Weise mit den Daten arbeiten kann Zur Eingabe der Daten sowie zur Auswahl der gewünschten Daten dient eine entsprechende Anzahl von Formularen.<\/p>\n Das Hauptformular<\/b><\/p>\n Damit der Anwender überhaupt einen Ansatzpunkt hat, um sich in den unterschiedlichen Möglichkeiten der Datenbank zurechtzufinden, stellen Sie ihm verschiedene Formulare zur Auswahl der verschiedenen Optionen zur Verfügung.<\/p>\n Dabei beginnen Sie mit dem Hauptformular frmStart (siehe Bild 11). Die hier zur Auswahl stehenden Möglichkeiten sollen den Anwender erst einmal in die richtige Richtung schieben.<\/p>\n Damit das Formular ansprechend aussieht und auch in der Mitte des Bildschirms platziert wird, stellen Sie die Eigenschaften Bildlaufleisten, Datensatzmarkierer, Navigationsschaltflächen und Trennlinien auf den Wert Nein und die Eigenschaft Automatisch zentrieren auf den Wert Ja ein.<\/p>\n Bild 11: Hier entscheiden Sie, wo es langgeht.<\/span><\/b><\/p>\n Bild 12: Mit diesem Formular wählen Sie weitere Formulare zur Bearbeitung der Stammdaten aus.<\/span><\/b><\/p>\n Mit den drei Schaltflächen btnStammdatenBearbeiten, btnNeueDaten und btnDatenAusgeben soll der Anwender entsprechend weiterführende Menüs öffnen können. Die Schaltfläche btnClose dient zum Beenden der Datenbank. <\/p>\n Hinter der Ereigniseigenschaft Beim Klicken der Schaltfläche verbirgt sich der folgende Code:<\/p>\n Diese Anweisung hat die einzige Funktion, die Anwendung zu beenden.<\/p>\n Die weiteren Schaltflächen zum öffnen der folgenden Menüs verwenden einander ähnliche Prozeduren (s. Quelltext 1).<\/p>\n In den Prozeduren wird jeweils das gewünschte Formular geöffnet – in diesem Fall beispielsweise das Formular zur Auswahl der zu bearbeitenden Stammdaten. Die zweite und letzte Anweisung schließt das aktuelle Formular.<\/p>\n Die weiteren Auswahlformulare<\/b><\/p>\n Vom Startformular aus kann der Anwender weitere Auswahlformulare öffnen. Die Schaltfläche mit der Beschrif- tung Stammdaten bearbeiten öffnet z. B. das Formular frmStammdatenBearbeiten. Hier kann der Anwender auswählen, welche Stammdaten er bearbeiten will. Zur Verfügung stehen die Projektdaten, die Handwerkerdaten sowie die Kundendaten (siehe Bild 12).<\/p>\n Die Schaltfläche mit der Beschriftung Neue Leistungen und Kosten eingeben öffnet das Formular frmLeistungenUndKosten. Hier kann der Anwender sich entscheiden, ob er ent-<\/p>\n Quelltext 1<\/b><\/p>\n weder neue Leistungsdaten oder neue Kostenfaktoren eingeben möchte.<\/p>\n Schließlich dient die Schaltfläche mit der Beschriftung Daten ausgeben zur Anzeige eines Formulars namens frmDatenausgabe. Hier steht Ihnen die Auswahl der unterschiedlichen Berichte zur Datenausgabe zur Verfügung.<\/p>\n Die Formulare zur Auswahl der weiteren Menüpunkte sind prinzipiell gleich wie das Startformular aufgebaut. Unterschiedlich dazu sind die Namen der aufgerufenen Formulare sowie die Funktionalität, die sich hinter der Schaltfläche mit der Beschriftung Schließen befindet. Während die gleichnamige Schaltfläche im Startformular die Anwendung beendet, hat die Schaltfläche der Unterformulare jeweils das öffnen des übergeordneten Formulars zur Folge. Als Beispiel soll die Prozedur der Schaltfläche btnClose des Formulars frmStamm-datenBearbeiten (s. Quelltext 2) dienen.<\/p>\n Quelltext 2<\/b><\/p>\n Dabei ist frmStart die aufzurufende übergeordnete Schaltfläche. Das aktuelle Formular hingegen soll geschlossen werden.<\/p>\n Bild 13: Geben Sie hier den Namen des neuen Formulars ein.<\/span><\/b><\/p>\n Die Formulare zur Anzeige und Bearbeitung der Stammdaten<\/b><\/p>\n Es gibt drei unterschiedliche Formulare, die zur Bearbeitung der verschiedenen Stammdaten dienen. Alle drei sind in Ihrer Funktionsweise nahezu identisch. Daher finden Sie nur die Beschreibung eines der Formulare. Hinsichtlich der Datenherkunft gibt es ebenfalls kaum Unterschiede: Alle drei Formulare beziehen sich auf je eine Tabelle mit Stammdaten. Dabei spielen keinerlei Beziehungen eine Rolle.<\/p>\n Als Beispiel für eines der Formulare zur Bearbeitung der Projektdaten soll das Formular frmStammdatenProjekte dienen. übernehmen Sie auch für dieses Formular die bereits im Hauptformular festgelegten Eigenschaften.<\/p>\n Wenn Sie mehrere Formulare erstellen möchten, die sich – bezogen auf das Layout – ähnlich sehen, können Sie sich das weitere Erstellen erleichtern: Kopieren Sie einfach das Formular, das als Vorlage dienen soll und fügen Sie es unter einem anderen Namen wieder ein. Das Ganze spielt sich im Datenbankfenster ab. Markieren Sie den Namen des gewünschten Formulars, kopieren Sie das Formular mit der Tastenkombination Strg + C in die Zwischenablage und fügen Sie es mit den Tasten Strg + V erneut ein. Sie müssen nur noch einen geeigneten Namen eingeben (siehe Bild 13). <\/p>\n <\/p>\n Anschließend können Sie direkt die Tabelle tblProjekte als Datenherkunft des Formulars festlegen. Dann ziehen Sie die gewünschten Felder, wie in Bild 14 zu sehen, aus der Feldliste in die Entwurfsansicht des Formulars.<\/p>\n Nachdem Sie die benötigten Felder angelegt und auf die gewünschte Größe gebracht haben, bringen Sie noch ein wenig Individualität in das Formular: Statt der Standard-Navigationsschalt-flächen von Access erstellen Sie Ihre eigenen.<\/p>\n Bild 14: Ziehen Sie die gewünschten Felder aus der Feldliste in den Formularentwurf.<\/span><\/b><\/p>\n Bild 15: Das fertige Formular zur Bearbeitung der Projektstammdaten<\/span><\/b><\/p>\n Dazu benötigen Sie zunächst fünf Schaltflächen mit den Namen btnFirst, btnPrevious, btnNext, btnLast und btnNew, die Sie mit den entsprechenden Beschriftungen versehen (siehe Bild 15).<\/p>\n Quelltext 3<\/b><\/p>\n Quelltext 4<\/b><\/p>\n Anschließend können Sie sich mit dem Anlegen der entsprechenden Ereignis-prozeduren beschäftigen, die nicht besonders umfangreich sind.<\/p>\n Die beiden Schaltflächen zum Springen auf den jeweils ersten oder letzten Datensatz bestehen nur aus einem einzigen Befehl (s. Quelltext 3).<\/p>\n Ebenfalls nur aus einer Anweisung besteht die Prozedur zum Anlegen eines neuen Datensatzes (s. hierzu Quelltext 4).<\/p>\n Bei den entsprechenden Methoden der DoCmd-Anweisung zum Springen auf den vorherigen oder nächsten Datensatz kann es zu einem Fehler kommen, wenn der Datensatzzeiger sich auf dem ersten oder letzten Datensatz befindet. Daher schalten Sie am besten die Fehlerbehandlung für die beiden Prozeduren einfach ab (s. Quelltext 5).<\/p>\n Quelltext 5<\/b><\/p>\n Schließlich fehlt noch die obligatorische Schaltfläche zum Schließen des Formulars (s. Quelltext 6).<\/p>\n Quelltext 6<\/b><\/p>\n Die Formulare zur Eingabe von Leistungen und Kosten<\/b><\/p>\n Während die bisherigen Formulare eher mit trivialen Mechanismen aufwarten, wird es nun interessanter. Für das Formular zur Eingabe von Leistungen sind immerhin zwei Unterformulare erforderlich.<\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 16: Das fertige Formular zur Eingabe von Leistungen<\/span><\/b><\/p>\n Mit dem Formular zur Eingabe der Leistungen soll der Anwender in zwei Tabellen gleichzeitig Daten eingeben können, nämlich in die Tabellen tblLeistungen und tblTeilleistungen. Die Eingaben in die beiden Tabellen realisiert man über zwei Unterformulare, die erstens miteinander synchron und zweitens mit dem im Hauptformular ausgewählten Projekt synchron sein sollen (siehe Bild 16).<\/p>\n Zunächst einmal sollten Sie jedoch die beiden Unterformulare erstellen.<\/p>\n Dieses Unterformular soll die Datensätze der Tabelle tblLeistungen anzeigen – und zwar in der Datenblattansicht. Dazu bedarf es nicht viel. <\/p>\n Erstellen Sie einfach ein neues Formular und öffnen Sie es in der Entwurfsansicht. Anschließend legen Sie als Datenherkunft die entsprechende Tabelle fest (siehe Bild 17).<\/p>\n Da die Anzeige der Daten in der Datenblattansicht erfolgen soll, können Sie die drei anzuzeigenden Felder Datum, HandwerkerNr und Leistungsbeschreibung ohne große Mühe in den Detailbereich des Formulars ziehen.<\/p>\n Sie müssen lediglich die Eigenschaft Standardansicht auf den Wert Datenblattansicht einstellen, um einen Anblick wie in Bild 17 zu erzeugen.<\/p>\n Bild 17: Das Unterformular subfrmLeistungen <\/span><\/b><\/p>\n Bei dem Formular subfrmTeilleistungen gehen Sie genauso wie beim vorherigen Formular vor. Legen Sie die Tabelle tblTeilleistungen als Datenherkunft fest und ziehen Sie die drei Felder LeistungsartNr, Beginn und Ende in den Detailbereich des Formulars.<\/p>\n Wenn Sie ein Unterformular in der Datenblattansicht verwenden, kommt es hin und wieder vor, dass die einzelnen Spalten des Unterformulars nicht in der richtigen Breite oder Reihenfolge angezeigt werden. Sie können das äußere des Datenblattes dann zwar im Hauptformular anpassen – aber das Ergebnis ist dadurch nicht von Dauer. Für beständige änderungen müssen Sie die änderungen in der Datenblattansicht des Unterformulars vornehmen. <\/p>\n Als Datenherkunft für das Hauptformular dient die Tabelle tblProjekte. Ziehen Sie die drei Felder KundenNr, Start und Ende in den Detailbereich.<\/p>\n Damit der Anwender das gewünschte Projekt auswählen kann, stellen Sie ihm ein Kombinationsfeld zur Verfügung. Das Kombinationsfeld ist nicht an die Datenherkunft des Formulars gebunden. Als Datensatzherkunft des Kombinationsfeldes stellen Sie aber trotzdem die Tabelle tblProjekte ein. Damit das Kombinationsfeld nicht die Nummer des Projektes, sondern seine Bezeichnung anzeigt, ändern Sie noch zwei Eigenschaften des Kombinationsfeldes: Die Eigenschaft Spaltenanzahl erhält den Wert 2 und die Eigenschaft Spaltenbreiten stellen Sie auf den Wert 0cm;6cm ein (der zweite Wert richtet sich nach der Breite des Kombinationsfeldes).<\/p>\n Das Kombinationsfeld soll direkt nach dem öffnen des Formulars ein Projekt anzeigen. Da es hier keine Kriterien für die Auswahl des anzuzeigenden Projektes gibt, wählt die folgende Prozedur das erste Projekt der Tabelle tblProjekte (s. Quelltext 7).<\/p>\n Quelltext 7<\/b><\/p>\n Wenn Sie nun das Formular in der Formularansicht anzeigen, haben Sie möglicherweise Glück und das Formular zeigt auch die Daten des im Kombinationsfeld ausgewählten Projekts an. Das wäre aber auch wirklich Glück, da das Kombinationsfeld und die Datenherkunft des Formulars noch nicht synchronisiert sind. Das holen Sie schnell ganz einfach mit der folgenden Prozedur nach, die Sie für die Ereigniseigenschaft Nach Aktualisierung des Kombinationsfeldes hinterlegen (s. Quelltext 8)<\/p>\n Die Prozedur legt zunächst eine Kopie der Datensatzherkunft des Formulars an und sucht darin den Eintrag mit der im Kombinationsfeld ausgewählten Projektnummer aus. Anschließend verschiebt sie den Datensatzzeiger des Formulars auf den entsprechenden Eintrag.<\/p>\n Quelltext 8<\/b><\/p>\n Nun lassen sich die beiden Unterformulare einfügen. Anschließend können Sie das Ganze optisch noch ein wenig aufpeppen, indem Sie jeweils einen Rahmen um die Felder mit den Projektdaten sowie die beiden Unterformulare ziehen (siehe Bild 18).<\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 18: Das Unterformular subfrmLeistungen im Formular frmLeistungen <\/span><\/b><\/p>\n Das Einfügen von Unterformularen in ein Formular realisieren Sie am einfachsten, indem Sie das Datenbankfenster und das Formular nebeneinander positionieren und dann einfach die entsprechenden Einträge aus dem Datenbankfenster in das Formular ziehen. Unter gewissen Umständen synchronisiert Access das Haupt- und das Unterformular direkt miteinander. <\/p>\n Wenn Sie das Unterformular subfrmLeistungen – wie im Praxis-Tipp beschrieben – in das Formular einfügen, klicken Sie anschließend in der Entwurfsansicht einmal auf das Unterformular subfrmLeistungen und aktivieren im Eigenschaftenfenster das Register Daten. Hier hat Access bereits automatisch Werte für die Eigenschaften Verknüpfen von und Verknüpfen zu eingetragen (siehe Bild 19). <\/p>\n Die beiden Eigenschaften geben an, über welche Felder die Daten des Unterformulars mit denen des Hauptformulars synchronisiert werden sollen.<\/p>\n Nicht ganz so einfach ist die Synchronisation der beiden Un-terformulare. Das Unterformu-lar subfrmTeilleistungen soll alle Datensätze anzeigen, die mit dem aktuellen Datensatz des Unterformulars sub-frmLeistungen verknüpft sind. <\/p>\n Leider bietet Access keine Möglichkeit, zwei Unterformulare direkt miteinander zu synchronisieren. Daher müssen Sie sich mit einem zusätzlichen Textfeld behelfen. Das Textfeld hat als Steuerelementinhalt die Nummer des im Unterformular subfrmLeistungen angezeigten Datensatzes. Dazu geben Sie den folgenden Steuerelementinhalt für das Textfeld ein:<\/p>\n Bild 19: Die Verknüpfungseigenschaften sind bereits eingestellt.<\/span><\/b><\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 20: Wenn Sie das Formular zur Eingabe der Leistungen erstellt haben, wird dieses hier zum Kinderspiel…<\/span><\/b><\/p>\n Quelltext 9<\/b><\/p>\n Geben Sie dem Textfeld außerdem die Bezeichnung txtLeistung. Da ein Textfeld mit einer Datensatznummer sicher nicht besonders gut in das Formular passt, ändern Sie den Wert seiner Eigenschaft Sichtbar in Nein.<\/p>\n Nun müssen Sie nur noch das Unterformular subfrmTeilleistung mit dem Textfeld synchronisieren. Das tun Sie, indem Sie die Eigenschaften des Unterformulars in der Entwurfsansicht anzeigen und hier das Register Daten auswählen. Tragen Sie für die Eigenschaft Verknüpfen nach den Wert txtLeistung und die Eigen- schaft Verknüpfen von den Wert LeistungNr ein.<\/p>\n Das Formular zur Eingabe projektabhängiger Kosten ist prinzipiell mit dem Formular frmLeistungen identisch (siehe hierzu (auch Bild 19)) – außer, dass es nur ein Unterformular besitzt und dass das Unterformular keine Leistungen, sondern Kosten anzeigt.<\/p>\n Daher sollten Sie einfach einmal probieren, das Formular selbst zusammenzustellen. Bild 20 zeigt die Entwurfsansicht des fertigen Formulars.<\/p>\n Was nützt das Eingeben von Daten, wenn man sie nicht anschließend in übersichtlicher Form auf dem Papier analysieren kann<\/p>\n Welche Daten sollen die Berichte anzeigen<\/b><\/p>\n Die vorliegende Musterlösung bietet drei unterschiedliche Arten der Darstellung, aus denen sich leicht andere Darstellungsarten ableiten lassen.<\/p>\n Die ersten beiden Berichte sind relativ ähnlich. Sie zeigen die Ausgaben für den Lohneinkauf und für weitere Materialkosten an. Der dritte Bericht zeigt eine übersicht über alle Leistungen, die zu einem bestimmten Handwerker vorhanden sind.<\/p>\n Anzeige der Lohnkosten eines Projektes<\/b><\/p>\n Der erste Bericht soll alle geleisteten Stunden sowie die damit in Zusammenhang stehenden angefallenen Kosten anzeigen (s. Bild 1, weiter vorne).<\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 21: Das Formular zur Auswahl eines Projektberichtes <\/span><\/b><\/p>\n Da Access die Daten nur zu jeweils einem Projekt ausgeben soll, müssen Sie noch ein Formular zur Auswahl des entsprechenden Projektes erstellen (siehe Bild 21). Das Formular enthält ein Kombinationsfeld namens cmbProjekt. Als Datensatzherkunft wählen Sie hier die Tabelle tblProjekte aus. Auch hier stellen Sie die Eigenschaft Spaltenanzahl auf den Wert 2 sowie die Eigenschaft Spaltenbreiten auf den Wert 0cm;6cm ein.<\/p>\n Anschließend erstellen Sie drei Schaltflächen. Die untere ist die obligatorische Schaltfläche zum Schließen des Formulars und zum öffnen des aufrufenden Formulars (btnClose). Hinterlegen Sie hier die folgende Ereigniseigenschaft (s. Quelltext 9).<\/p>\n Die beiden anderen Schaltflächen dienen zum Aufrufen zweier unterschiedlicher Berichte – einerseits zur Anzeige der Lohnkosten und andererseits zur Anzeige der weiteren Kosten des ausgewählten Projekts.<\/p>\n Für die erste der beiden Schaltflächen hinterlegen Sie die Prozedur aus Quelltext 10.<\/p>\n Die Prozedur fragt zunächst ab, ob überhaupt ein Eintrag des Kombinationsfeldes cmbProjekt ausgewählt ist. Falls das nicht der Fall ist, erscheint ein entsprechendes Meldungsfenster, um den Anwender zur Auswahl eines Projektes aufzufordern.<\/p>\n Wenn der Anwender einen Eintrag ausgewählt hat, überprüft die Prozedur, ob Daten für das ausgewählte Projekt vorhanden sind. Auch hier erscheint gegebenenfalls eine entsprechende Meldung. Sind aber Daten vorhanden, zeigt die Prozedur den entsprechenden Bericht des Projekts an.<\/p>\n Die letzte Schaltfläche dient zur Anzeige des Berichtes über die weiteren Kosten im Zusammenhang mit dem ausgewählten Projekt. Die entsprechende Prozedur ist bis auf die Abfrage und den Namen des Berichtes mit der vorherigen identisch.<\/p>\n Quelltext 10<\/b><\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 22: Die Datenherkunft des Berichtes zur Anzeige der Lohnkosten eines Projektes<\/span><\/b><\/p>\n Für den Bericht zur Anzeige der Lohnkosten benötigen Sie eine eigene Abfrage. Ziehen Sie die Tabellen entsprechend Bild 22 in die Entwurfsansicht der Abfrage. Anschließend ziehen Sie alle Felder aller Tabellen – mit Ausnahme der Primärindexfelder – in das Entwurfsraster. Speichern Sie die Abfrage nun unter dem Namen qryProjektberichLohn-einkauf.<\/p>\n Der Bericht zur Anzeige der Lohnkosten zeigt die ge- wünschten Daten in zwei Grup-pierungsebenen an. Die äußere Ebene ist – auch wenn immer nur die Daten eines Projektes angezeigt werden sollen – die Projektebene. Die innere Gruppierung erfolgt nach den Leistungen, die ja wiederum aus einzelnen Teilleistungen bestehen.<\/p>\n Am besten legen Sie zunächst die Datenherkunft des Berichtes fest. Dazu wählen Sie für die Eigenschaft Datenherkunft des Berichtes die so-eben erstellte Abfrage qryProjektberichtLohn-einkauf.<\/p>\n Danach kümmern Sie sich um die Gruppierungen sowie deren Eigenschaften. Nach dem öffnen eines neuen Berichtes gehen Sie dazu folgendermaßen vor:<\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 23: Hier legen Sie die Eigenschaften für die Gruppierung des Berichtes fest.<\/span><\/b><\/p>\n Nun müssen Sie jede Menge Steuerelemente aus der Feldliste in die Entwurfsansicht des Berichtes ziehen. Dabei müssen Sie nur darauf achten, dass Sie die Felder an die richtigen Stellen ziehen. Wie das am Ende aussehen soll, zeigt Bild 24.<\/p>\n Manchmal kommt es vor, dass das zu einem Steuerelement gehörende Beschriftungsfeld nicht neben dem Steuerelement, sondern in den darüber liegenden Bereich des Berichtes positioniert werden soll. Die Beschriftung kann dann als überschrift einer tabellarischen Auflistung dienen. Sie müssen dafür nicht die alten Beschriftungsfelder löschen und im darüber liegenden Bereich neu erstellen – schneiden Sie einfach die bestehenden Beschriftungsfelder aus, klicken Sie mit der Maus in den gewünschten Zielbereich und fügen Sie das Beschriftungsfeld wieder ein. Das Beschriftungsfeld erscheint dann in der linken oberen Ecke des Bereiches. Sie brauchen es dann nur noch an die gewünschte Stelle zu ziehen. <\/p>\n Auf dem Weg zu einem funktionierenden Bericht sind noch einige zusätzliche Steuerelemente zu erstellen, die zur Berechnung bestimmter Werte dienen. Die Position der entsprechenden Steuerelemente sowie deren Bezeichnungen sind in Bild 24 abgebildet. Das Textfeld txtDauer bildet die Differenz zwischen der End- und der Anfangszeit der Teilleistung mit folgender Formel:<\/p>\n Das Textfeld txtLohnkostenTeilleistung multipliziert die Zeit mit dem Lohneinkauf für den entsprechenden Handwerker:<\/p>\n Das gleiche Produkt bildet das Feld txtLohnkostenLeistung. Allerdings summiert es alle Beträge für die aktuelle Leistung auf:<\/p>\n Welche Beträge das Feld addieren soll, legen Sie dadurch fest, dass Sie es in den Gruppenfuß der Gruppe Leistungsbeschreibung legen.<\/p>\n Bild 24: Der Bericht repProjektberichtLohneinkauf in der Entwurfsansicht <\/span><\/b><\/p>\n Noch einen Schritt weiter geht das Textfeld txtGesamtprojekt. Es summiert die Beträge für das gesamte Projekt auf. Dabei verwendet es genau die gleiche Formel wie das Textfeld txtLohnkostenLeistung. Da es sich allerdings im Gruppenfuß der Gruppe Projekte befindet, bezieht sich die Summe auf das gesamte Projekt.<\/p>\n Damit der Bericht ein wenig übersichtlicher erscheint, sollten Sie ihm einige Linien hinzufügen. Zumindest sollten Sie den Beginn und das Ende der tabellarischen Auflistungen auf diese Weise kennzeichnen. Auch vor und nach Summenzeilen sorgen Linien immer für ein wenig mehr übersichtlichkeit.<\/p>\n Anzeige der weiteren Kosten eines Projektes<\/b><\/p>\n Der Bericht zur Anzeige der weiteren Kosten eines Projektes entspricht weitestgehend dem oben beschriebenen Bericht. Hier gibt es sogar noch eine Gruppierungsebene weniger, da die Kosten nicht in Teilkosten unterteilt werden. Daher soll die Erstellung des Berichtes hier nicht weiter beschrieben werden.<\/p>\n Bild 25: Das Formular zur Auswahl der anzuzeigenden Berichtsdaten<\/span><\/b><\/p>\n Anzeige der Leistungen eines Handwerkers<\/b><\/p>\n Der letzte Bericht, der im Rahmen dieses Beitrags vorgestellt werden soll, dient zur Auflistung der benötigten Stunden für die geleistete handwerkliche Arbeit.<\/p>\n Dabei soll der Anwender noch einige Auswahlmöglichkeiten treffen: Er soll den Handwerker auswählen, dessen Daten anzuzeigen sind, und den Zeitraum sowie die Art der anzuzeigenden Daten festlegen.<\/p>\n Dazu benötigen Sie – Sie ahnen es bereits – noch ein weiteres Formular, zu sehen weiter oben in Bild 25.<\/p>\n Das Formular ist nicht an irgendwelche Tabellen oder Abfragen gebunden. Lediglich das Kombinationsfeld zur Auswahl des Handwerkers (cmbHandwerker) hat als Datenherkunft die Tabelle tblHandwerker. Dabei stellen Sie wieder die Eigenschaften Spaltenanzahl und Spaltenbreiten entsprechend ein.<\/p>\n Damit der Anwender für die beiden Textfelder txtStart und txtEnde nur Datumsangaben eingeben kann, stellen Sie deren Eigenschaft Format auf den Wert Datum, kurz ein.<\/p>\n Der Anwender soll außerdem auswählen können, welche Zeitarten im Bericht angezeigt werden sollen. Dazu stellen Sie ihm vier Kontrollkästchen zur Verfügung. Geben Sie den Kontrollkästchen die Bezeichnungen ctlArbeitszeit, ctlMaterialbeschaffung, ctlFahrtzeit sowie ctlRüstzeit. <\/p>\n Setzen Sie die Eigenschaft Standardwert im Register Daten auf den Wert Wahr, damit die Kontrollkästchen beim öffnen des Formulars angehakt sind.<\/p>\n Die Schaltfläche mit der Beschriftung Schließen können Sie ebenso wie bei den anderen Formularen gestalten.<\/p>\n Interessant ist die Schaltfläche mit der Beschriftung Handwerkerbericht erstellen. Die dahinter liegende Prozedur soll die im Formular ausgewählten Informationen auswerten und den Anwender auf eventuell fehlende oder falsche Eingaben hinweisen.<\/p>\n Geben Sie der Schaltfläche zunächst einmal die Bezeichnung btnHandwerkerberichtAnzeigen (s. Quelltext 11).<\/p>\n Die Prozedur überprüft zunächst erst einmal, ob der Anwender einen Handwerker aus der Liste ausgewählt hat. Anschließend wird eine weitere überprüfung gestartet, nämlich für die beiden Textfelder zur Eingabe des Anfangs- und Enddatums.<\/p>\n Auch falls keine Zeitart ausgewählt ist, erscheint ein entsprechendes Meldungsfenster. Schließlich überprüft die Prozedur anhand der Datensatzherkunft des Berichtes, ob überhaupt entsprechende Daten vorhanden sind.<\/p>\n Quelltext 11<\/b><\/p>\n Als Datenherkunft des Berichtes dient die Abfrage qryHandwerkerbericht. Aus Bild 26 können Sie entnehmen, welche Tabellen Sie in die Entwurfsansicht der Abfrage ziehen müssen. Wie bei der Abfrage zuvor können Sie alle Felder der angezeigten Tabellen, mit Ausnahme der Primärschlüsselfelder, in das Entwurfsraster ziehen.<\/p>\n Im Gegensatz zur vorherigen Abfrage sind hier jedoch einige Bedingungen einzufügen. Die Felder mit den Bedingungen sind in Bild 26 zu erkennen.<\/p>\n Für das Feld HandwerkerNr ist als Kriterium der folgende Ausdruck einzutragen:<\/p>\n Tragen Sie das Kriterium in vier untereinander liegende Felder ein. Den Grund dafür erfahren Sie weiter hinten.<\/p>\n Auf diese Weise zeigt die Abfrage nur Daten an, die mit dem im Formular frmHandwerkerbericht ausgewählten Handwerker übereinstimmen.<\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 26: Die Datenherkunft des Handwerkerberichtes <\/span><\/b><\/p>\n Quelltext 12<\/b><\/p>\n Bild 27: Kriterien für das Feld LeistungsartNr<\/span><\/b><\/p>\n Für das Feld Datum müssen Sie vier Kriterien in die jeweils untereinander liegenden Zeilen eintragen, wie in Quelltext 12 oben zu sehen.<\/p>\n Der Grund dafür, dass Sie die beiden ersten Kriterien direkt in vierfacher Ausführung anlegen mussten, sind die unterschiedlichen Leistungsarten. Für das Feld LeistungsartNr müssen Sie nämlich vier durch den Operator Oder miteinander verbundene Kriterien angeben, um abhängig von den im Formular markierten Leistungsarten die entsprechenden Datensätze auszuwählen. Die Kriterien sind entsprechend Bild 27 einzugeben.<\/p>\n Zusätzlich sind noch zwei Angaben zur Sortierung zu machen: Die Felder Datum und das Feld ProjektNr sollen in aufsteigender Reihenfolge sortiert werden.<\/p>\n Wenn Sie die Abfrage bei geöffnetem Formular anzeigen, finden Sie die gewünschten Einträge vor. Das Formular muss deshalb geöffnet sein, weil sonst die für die Vergleichskriterien erforderlichen Steuerelemente nicht abgefragt werden können.<\/p>\n Nach dem Anlegen eines neuen Berichtes in der Entwurfsansicht können Sie erst einmal die soeben erstellte Abfrage als Datenherkunft festlegen.<\/p>\n Anschließend legen Sie wieder eine Gruppierungsebene fest. Diesmal gruppieren Sie die Daten nach den Feldern HandwerkerNr und ProjektNr. Außerdem nehmen Sie hier eine Sortierung der Daten nach den Feldern Datum und Beginn vor (siehe Bild 28).<\/p>\n Das Feld HandwerkerNr soll keinen Gruppenkopf, aber einen Gruppenfuß haben. Das Feld ProjektNr hat sowohl einen Gruppenkopf als auch einen Gruppenfuß. Die anderen Eigenschaften können Sie beibehalten.<\/p>\n Bild 28: Gruppierungseigenschaften für den Bericht repHandwerkerbericht<\/span><\/b><\/p>\n Quelltext 13<\/b><\/p>\n Nun können Sie auch schon mit dem Hinzufügen der Steuerelemente aus der Feldliste beginnen.<\/p>\n Die Anordnung der Felder entnehmen Sie bitte dem Bild 29.<\/p>\n Auch hier gibt es wieder einige Felder, die sich aus anderen Feldern berechnen oder zusammensetzen. <\/p>\n Direkt im Seitenkopf finden Sie die beiden Felder txtHandwerker und txtZeitraum. Die beiden Felder setzt man aus verschiedenen anderen Feldern zusammen. Den Steuerelementinhalt des Feldes txtHandwer- ker entnehmen Sie dem Quell- text 13. <\/p>\n Quelltext 14<\/b><\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 29: Die Entwurfsansicht des Berichtes zur Anzeige der Handwerkerdaten <\/span><\/b><\/p>\n Quelltext 15<\/b><\/p>\n Quelltext 16<\/b><\/p>\n Für das Steuerelement txtZeitraum setzen Sie den Text aus Quelltext 14 ein.<\/p>\n Das Feld txtArbeitszeit ist die Differenz aus den Feldern Beginn und Ende. Das Feld verwendet die folgende einfache Formel zur Berechnung:<\/p>\n Das Feld txtGesamtzeitProjekt ist die Summe aller Arbeitszeitdifferenzen des Projektes (s. hierzu Quelltext 15).<\/p>\n <\/b><\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 30: Der mit Daten gefüllte Handwerkerbericht <\/span><\/b><\/p>\n <\/b><\/p>\n Wenn Sie sich ein wenig mit Access auskennen, fällt Ihnen schnell auf, dass die Funktion ZeitenAddieren keine eingebaute Funktion von Access ist.<\/p>\n Die Funktion hat den folgenden Hintergrund: Access berechnet sowohl Zeitsummen als auch Zeitdifferenzen mit dem jeweils eingestellten Datumsformat. Mit den vorhandenen Datumsformaten ist es allerdings nicht möglich, für die Anzahl der Stunden eine Zahl größer als 24 darzustellen. Daher verwenden Sie die Funktion ZeitenAddieren, um die gewünschten Summen zu bilden. Die Funktion legen Sie bitte in einem neuen Modul an. Sehen Sie sich hierzu bitte Quelltext 16 an.<\/p>\n Als Funktionswert übergibt man die aufsummierte Anzahl der Stunden und Minuten der gewünschten Zeiten. Die Anzahl der Stunden und Minuten wird bereits beim Aufruf der Funktion ermittelt.<\/p>\n Auch das Feld txtGesamtzeitHandwerker verwendet die Funktion ZeitenAddieren. Im Gegensatz zu dem Feld txtGesamtzeitProjekt berechnet es allerdings die gesamten für den ausgewählten Handwerker angefallenen Zeiten.<\/p>\n Bild 30 zeigt, wie der fertige Bericht aussehen könnte.<\/p>\n Der vorliegende Beitrag bietet die Grundlage für die Verwaltung der bei Projekten in Handwerksbetrieben anfallenden Kosten. Die Kosten setzen sich in der Praxis selbstverständlich aus mehr Faktoren als den Lohn- und Materialkosten zusammen. Daher bietet diese Lösung die optimale Voraussetzung, an die speziellen Anforderungen eines Handwerksbetriebs angepasst zu werden.<\/p>\n Neben der Verwaltung der anfallenden Kosten und deren Zusammensetzung können in ähnlicher Weise Module sowohl für die Kalkulation von Projekten als auch für die Auftrags- und Rechnungserstellung erstellt werden.<\/p>\n<\/p>\n Enthaltene Beispieldateien:<\/p>\n HandwerkerDB00.mdb<\/p>\n HandwerkerDB97.mdb<\/p>\nTabelle zum Speichern der Kundenstammdaten<\/h3>\n
Tabelle zum Speichern der Projektstammdaten<\/h3>\n
Tabelle zum Speichern der Handwerker-stammdaten<\/h3>\n
Die Tabelle zum Speichern der Leistungen<\/h3>\n
Hinweis<\/h3>\n
Aufteilen der Leistung in Teilleistungen<\/h3>\n
Eigenschaften eines Auswahlformulars<\/h3>\n
Private Sub btnClose_Click()\r\n DoCmd.Quit\r\nEnd Sub<\/pre>\n
Formular zur Anzeige und zum Bearbeiten der Projektstammdaten<\/h3>\n
Praxis-Tipp<\/h3>\n
![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{2B2EFCD8-1632-4743-BB07-A63322063716}\/pic001.png\")
<\/p>\nDas Formular zur Eingabe von Leistungen<\/h3>\n
Das Unterformular subfrmLeistungen<\/h3>\n
Das Unterformular subfrmTeilleistungen<\/h3>\n
Praxis-Tipp<\/h3>\n
Erstellen des Hauptformulars und Einbinden der Unterformulare<\/h3>\n
Einfügen der Unterformulare<\/h3>\n
![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{2B2EFCD8-1632-4743-BB07-A63322063716}\/pic002.png\")
<\/p>\nPraxis-Tipp<\/h3>\n
Synchronisieren der Unterformulare<\/h3>\n
=[subfrmLeistungen].Formular![LeistungNr]<\/pre>\n
![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{2B2EFCD8-1632-4743-BB07-A63322063716}\/pic003.png\")
<\/p>\nDas Formular zur Eingabe von Kosten<\/h3>\n
![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{2B2EFCD8-1632-4743-BB07-A63322063716}\/pic004.png\")
<\/p>\nFormular zur Auswahl der anzuzeigenden Daten<\/h3>\n
![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{2B2EFCD8-1632-4743-BB07-A63322063716}\/pic005.png\")
<\/p>\nDatenherkunft des Berichtes zur Anzeige der Lohnkosten<\/h3>\n
Erstellen des Berichtes zur Anzeige der Lohnkosten eines Projektes<\/h3>\n
![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{2B2EFCD8-1632-4743-BB07-A63322063716}\/pic006.png\")
<\/p>\nPraxis-Tipp<\/h3>\n
=[Ende]-[Beginn]<\/pre>\n
=([Ende]-[Beginn])* _ [Lohneinkauf]*24<\/pre>\n
=Summe([Ende]-[Beginn])* _ [Lohneinkauf]*24<\/pre>\n
Keine übersicht ohne Linien<\/h3>\n
Datenherkunft des Berichtes zur Anzeige der Handwerkerdaten<\/h3>\n
[forms]![frmHandwerkerbericht]!_\r\n [cmbHandwerker]<\/pre>\n
![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{2B2EFCD8-1632-4743-BB07-A63322063716}\/pic007.png\")
<\/p>\nErstellen des Berichtes zur Anzeige der Handwerker-daten<\/h3>\n
![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{2B2EFCD8-1632-4743-BB07-A63322063716}\/pic008.png\")
<\/p>\n=[Ende]-[Beginn]<\/pre>\n
![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{2B2EFCD8-1632-4743-BB07-A63322063716}\/pic009.png\")
<\/p>\n![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{2B2EFCD8-1632-4743-BB07-A63322063716}\/pic010.png\")
<\/p>\nDownloads zu diesem Beitrag<\/h2>\n