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Autor: André Minhorst, Duisburg<\/p>\n
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Die elektronische Datenverarbeitung hält überall Einzug – selbst im Sport, wo normalerweise Körperkraft, Geschicklichkeit und Schnelligkeit herrschen (sofern es sich nicht gerade um Schach handelt – aber das ist ein anderes Thema). Es gibt keine Fernsehsendung mehr ohne computergesteuerte Einblendungen und keinen bekannten Verein oder Topsportler mehr ohne eigene Internetpräsenz. Doch die Musterlösung des vorliegenden Beitrags giert nicht so nach der breiten öffentlichkeit: Die Vereinsverwaltung bietet einige Vorschläge zur Verwaltung von Mitgliedern in Sportvereinen und versucht, einige der dort vorliegenden spezifischen Anforderungen zu erfüllen.<\/b><\/p>\n
Eine Vereinsverwaltung ist im engeren Sinne zunächst einmal eine Kontaktverwaltung mit einigen Besonderheiten. Die Besonderheiten beziehen sich zum einen auf die in der Datenbank gespeicherten Informationen und zum anderen auf einige Sonderfunktionen, die in anderen Kontaktverwaltungen nicht unbedingt vorhanden sind – wie das Erstellen von Rechnungen über Mitgliedsbeiträge oder das Anfertigen von Serienbriefen.<\/p>\n
Die dem Beitrag zugrundeliegende Musterlösung beinhaltet eine große Anzahl von Datenbankobjekten und Funktionen. Da die Beschreibung der Erstellung einer solchen Datenbank vermutlich mehrere Ergänzungshefte in Anspruch nähme, verzichtet der Beitrag auf die Beschreibung grundlegender Vorgänge wie z.B. dem Anlegen einer Tabelle, dem Herstellen einer Beziehung oder verschiedener Operationen an Formularen und Berichten. Statt dessen soll der Beitrag vor allem die Funktionen der Vereinsverwaltung beschreiben sowie einige nicht alltägliche Techniken beschreiben. <\/p>\n
Die Vereinsverwaltung beinhaltet einige Funktionen, Sie in Kapitel 1 kennenlernen. In den nachfolgenden Kapiteln finden Sie Informationen über das in der Datenbank steckende Know-how. Kapitel 2 berichtet über das Datenmodell der Vereinsverwaltung, also die Tabellen und deren Beziehungen. In Kapitel 3 erfahren Sie, dass man Abfragen nicht nur zur Auswahl von Daten verwenden kann. Schließlich erfahren Sie in den -Kapiteln 4 und 5 einiges über die in der Vereinsverwaltung verwendeten Formulare und Berichte.<\/p>\n
Die Hauptaufgabe einer Vereinsverwaltung ist sicher die Verwaltung der Mitgliedsdaten. Dazu gehören neben den üblichen Kontaktinformationen weitere Details, die sich teilweise auf das Mitglied selbst und teilweise auf seine Mitgliedschaft beziehen.<\/p>\n
Hauptmenü<\/b><\/p>\n
Da die Vereinsverwaltung über einige unterschiedliche Funktionen verfügt, ist es sinnvoll, alle Funktionen in einem Hauptmenü unterzubringen. Die einzelnen Funktionen kann der Anwender von dort bequem per Schaltfläche anwählen (siehe Bild 1).<\/p>\n
Verwaltung der Mitglieder<\/b><\/p>\n
Daraus leitet sich automatisch die erste Funktion der Vereinsverwaltung ab: Die Aufnahme der relevanten Mitgliedsdaten. Dabei hilft ein Formular, das nicht nur zur Eingabe neuer, sondern auch zur Bearbeitung vorhandener Daten dient (siehe Bild 2).<\/p>\n
Zur Eingabe neuer Mitgliedsdatensätze ruft man das Formular über die Schaltfläche Neues Mitglied des Hauptmenüs auf. Wenn Sie hingegen die Daten vorhandener Mitglieder bearbeiten oder einsehen möchten, können Sie im Formular Mitgliedsdaten den entsprechenden Datensatz auswählen.<\/p>\n
Auswahl von Mitgliedern<\/b><\/p>\n
Die Auswahl von Mitgliedern nach den unterschiedlichsten Kriterien erfolgt im Formular frmMitglieder. Bild 3 zeigt das Formular in der Formularansicht. Es bietet einige unterschiedliche Funktionen, deren Beschreibung in den nächsten Abschnitten folgt.<\/p>\n
Hier können Sie einerseits eine Liste aller Mitglieder einsehen. Andererseits können Sie die Mitglieder nach den unterschiedlichsten Kriterien sortieren und filtern. Die Ergebnisse eines solchen Vorgangs können Sie festhalten, indem Sie die gefundenen Datensätze markieren. Die Markierung können Sie in anderen Programmfunktionen – z.B. zum Ausdrucken von Mitgliederlisten oder Rechnungen – wiederverwenden.<\/p>\n
Von hier aus können Sie auch die Detailinformationen zu einem bestimmten Mitglied aufrufen. Dazu müssen Sie lediglich mit der Maus doppelt auf den Nachnamen des gewünschten Mitglieds klicken.<\/p>\n
Ausgabe verschiedener Listen<\/b><\/p>\n
Das Programm bietet insgesamt drei Möglichkeiten zur Ausgabe unterschiedlicher Listen an.<\/p>\n
Die Mitgliederliste beinhaltet die Informationen, die auch im Listenfeld des Formulars frmMitglieder zu finden sind. Sie gibt alle markierten Datensätze aus.<\/p>\n
Die Telefonliste beinhaltet entweder alle Datensätze oder alle markierten Datensätze. Der Anwender kann die gewünschte Möglichkeit im Formular frmTelefonliste auswählen. Außerdem besteht dort die Möglichkeit, eine überschrift für die Liste anzugeben.<\/p>\n
Die Mannschaftsliste bietet die Möglichkeit, alle Mitglieder einer bestimmten Altersklasse auszugeben. Dabei ist die Vereinsverwaltung flexibel: Es kommt ja durchaus einmal vor, dass Mannschaften in Sportvereinen mit Sportlern jüngeren Jahrgangs aufgefüllt werden müssen, um die gewünschte Spieleranzahl zu erreichen. Daher gibt es im Formular zur Eingabe der Mitgliederdaten die Möglichkeit, neben der eigentlichen Altersklasse des Sportlers eine weitere Altersklasse anzugeben.<\/p>\n
Bei der Ausgabe der Mannschaftsliste wird die alternative Altersklasse berücksichtigt.<\/p>\n
Erstellung von Rechnungen<\/b><\/p>\n
Zu den Informationen über ein Mitglied gehört unter anderem, ob es seinen Beitrag per Dauerauftrag oder Abbuchung zahlt oder eine Rechnung bekommt. <\/p>\n
Mit den Informationen kann für alle Mitglieder, die per Rechnung bezahlen möchten, die Rechnung automatisiert als Bericht erstellt werden.<\/p>\n
Die Ausgabe der Rechnungen an Word ist vorbereitet, aber nicht implementiert.<\/p>\n
Für Mitglieder, die eine Abbuchung des Betrages wünschen, stehen entsprechende Felder zur Eingabe der Bankverbindung bereit.<\/p>\n
Eingabe von Altersklassen<\/b><\/p>\n
Viel Arbeit ist immer damit verbunden, wenn man schnell einmal wissen möchte, wieviele Spieler für eine bestimmte Mannschaft, d.h. eine bestimmte Altersklasse, zur Verfügung stehen.<\/p>\n
Der Beantwortung der Frage stehen einige Hindernisse im Weg:<\/p>\n
Zum einen weiß man selten, welchen Jahrgangs oder Alters der Spieler sein muss, um zu einer bestimmten Altersklasse zu gehören, zum anderen gibt es bei einigen Sportarten einen Stichtag, an dem der Spieler ein bestimmtes Alter erreicht haben darf, um noch in der gewünschten Spielklasse zu spielen.<\/p>\n
Die Musterlösung wird dem gerecht: Man kann hier sowohl einen Stichtag eingeben als auch das Alter, in dem sich die Spieler einer bestimmten Altersklasse zu dem Stichtag befinden müssen (siehe Bild 4).<\/p>\n
Das Datenmodell enthält nicht weniger als 12 miteinander verknüpfte Tabellen – und die Tabelle tblStichtag, die allerdings nur den aktuellen Stichtag enthält. Die Anzahl der Tabellen ist allerdings dadurch zu relativieren, dass die meisten der Tabellen nur Details der Tabelle tblMitgliedsdaten enthalten.<\/p>\n
Eine übersicht der Tabellen und deren Beziehungen finden Sie in Bild 5.<\/p>\n
Die Tabelle tblMitgliedsdaten<\/b><\/p>\n
Die Tabelle tblMitgliedsdaten enthält die wesentlichen Informationen über jedes einzelne Mitglied. Aus Gründen der Konsistenz hält die Datenbank einige Daten in Tabellen, die mit der Haupttabelle verknüpft sind. Dabei handelt es sich beispielsweise um die folgenden Daten:<\/p>\n
Tabellen zum Speichern der Telefonnummern<\/b><\/p>\n
Die Vereinsverwaltung soll der sich ändernden Kommunikationslandschaft gerecht werden und die Möglichkeit bieten, so viele Telefonnummern zu speichern, wie es das jeweilige Mitglied erfordert.<\/p>\n
Dabei gibt es zwei Möglichkeiten: Entweder man legt in der Tabelle tblMitgliedsdaten für jede denkbare Kommunikationsmöglichkeit ein Feld an – also z.B. Telefon privat, Telefon mobil, Telefon geschäftlich, Telefon Eltern, Fax privat, Fax geschäftlich… – oder man erstellt eine m:n-Verknüpfung, über die man ja nach Bedarf die entsprechenden Nummern eingeben kann.<\/p>\n
Das die zweite Möglichkeit die bessere ist, liegt auf der Hand: Erstens ist man jederzeit neuen Kommunikationsmöglichkeiten gewappnet und zweitens verschleudert man keinen Speicherplatz, indem man für jedes Mitglied und jedes Kommunikationsmittel ein Feld reserviert.<\/p>\n
Die Tabelle tblAltersklasse<\/b><\/p>\n
In jeder Sportart gibt es unterschiedliche Altersklassen, die in der Regel dafür sorgen, dass keine Mannschaft mit zwei Meter großen Erwachsenen gegen die altersmäßig und körperlich unterlegenen 14jährigen antreten dürfen. Die erforderlichen Einteilungen nimmt im vorliegenden Fall -die Tabelle tblAltersklasse vor.<\/p>\n
Die Tabelle nimmt über eine Unterscheidung des Geschlechts und eine Einteilung in verschiedene Altersstufen eine Unterscheidung bezüglich der Altersklasse vor.<\/p>\n
Die Tabelle ist nicht direkt mit der Tabelle tblMitgliedsdaten verknüpft, sondern bezieht nur die Angabe des Geschlechtes aus der gleichen Tabelle wie die Tabelle tblMitgliedsdaten.<\/p>\n
Die eigentliche Anwendung der Tabelle wird später in Kapitel 3 deutlich.<\/p>\n
Die Tabelle tblBeitragsklassen<\/b><\/p>\n
ähnlich wie die Tabelle tblAltersklassen teilt die Tabelle tblBeitragsklassen die Mitglieder in unterschiedliche Kategorien ein. Die Beitragsklasse setzt sich ebenfalls aus dem Alter zusammen, aber hier spielt das Geschlecht keine Rolle. Dafür ist aber wichtig, ob es sich um eine aktive oder passive Mitgliedschaft handelt und ob das Mitglied möglicherweise Student, Schüler, Auszubildender oder Rentner ist – also ob irgendwelche Gründe vorliegen, nicht den vollen Mitgliedsbeitrag zu zahlen. Denn das ist der Punkt, der die Beitragsklasse interessant macht – der zu zahlende Beitrag.<\/p>\n
Dass man mit Abfragen Datensätze entsprechend vorgegebener Kriterien auswählen und auf der Basis der Auswahl auch bestimmte Aktionen ausführen kann, ist dem geneigten Access-Anwender hinreichend bekannt. Dabei spielen zumeist einzelne oder auch über eine Beziehung miteinander verknüpfte Tabellen eine tragende Rolle.<\/p>\n
Im Folgenden lernen Sie, dass die der Abfrage zugrundeliegenden Tabellen nicht immer verknüpft sein und noch nicht einmal gemeinsame Felder haben müssen, um das gewünschte Ergebnis zu liefern.<\/p>\n
Ermitteln der Altersklasse eines Mitgliedes<\/b><\/p>\n
Zur Ermittlung der Altersklasse eines Mitgliedes sind die Tabellen tblMitglieder und tblAltersklassen sowie eine Abfrage erforderlich – und außerdem noch die Ein-Feld-Tabelle tblStichtag. Diese Tabelle enthält nämlich den Tag, auf den sich die Ermittlung der Altersklasse bezieht.<\/p>\n
Die Abfrage bringt die drei Tabellen zusammen – aber nicht über eine Verknüpfung.<\/p>\n
Wenn Sie Bild 6 betrachten, können Sie den Zusammenhang zwischen den Tabellen erkennen.<\/p>\n
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Die Abfrage enthält zunächst einmal das Feld ID, über dass die Ergebnisse der Abfrage zu gegebener Zeit mit den entsprechenden Datensätzen der Tabelle tblMitgliedsdaten verbunden werden.<\/p>\n
Das Feld Stichtag entstammt der Tabelle tblStichtag. Es gibt den Tag an, für den die relevanten Altersangaben zu berechnen sind. Mit dem Alter des Mitgliedes am Stichtag kann man dann anhand der Tabelle tblAltersklassen die entsprechende Altersklasse berechnen.<\/p>\n
Dazu muss man jedoch zunächst das Alter berechnen. Das geschieht auf der Basis des Geburtstages und des Stichtages mit der folgenden Formel:<\/p>\n
Alter: DatDiff(\"jjjj\";[Geburtsdatum];[Stichtag])+(Format([Stichtag];\"mmtt\") <Format([Geburtsdatum];\"mmtt\"))<\/pre>\nDie Funktion berechnet zunächst die Differenz zwischen dem Jahr des Geburtsdatums und des Stichtags. Es kann jedoch sein, dass man am 1.6.1990 Geburtstag hat und der Stichtag der 1.1.2001 ist. In dem Fall liefert die einfache Differenz der Jahre nicht den richtigen Wert. Daher vergleicht man noch, ob das Datum des Stichtags kleiner als das Datum des Geburtstags ist. Falls das der Fall ist, ergibt der Vergleich den Wert -1 für True und anderenfalls 0 für False. Addiert man jeweils den Wert -1 oder 0, erhält man in jedem Fall das richtige Ergebnis.<\/p>\n
[Funktion aus: Access-FAQ, www.donkarl.com]<\/p>\n
Für das Alter legt man nun noch ein Kriterium fest:<\/p>\n
Zwischen [AlterUntergrenze] Und [AlterObergrenze]<\/pre>\nDamit schränkt man die Einträge der Tabelle tblAltersklassen auf diejenigen ein, die das berechnete Alter des Mitgliedes enthalten.<\/p>\n
Nun ist nur noch das Geschlecht des Mitglieds auszuwerten: Hierzu wirft die Abfrage lediglich noch die Einträge der Tabelle tblAltersklasse hinaus, deren Feld GeschlechtNr nicht mit dem gleichnamigen Feld der Tabelle tblMitglieder übereinstimmt.<\/p>\n
Schon erhalten Sie als Ergebnis eine Liste der Mitglieder und deren Altersklasse (siehe Bild 7).<\/p>\n
Ermitteln der Beitragsklasse eines Mitglieds<\/b><\/p>\n
Die Ermittlung der Beitragsklasse eines Mitglieds erfolgt auf ähnliche Weise wie die Ermittlung der Altersklasse. Auch hier spielt das Alter eine entscheidende Rolle, denn Jugendliche zahlen in der Regel weniger Beitrag als erwachsene Vollmitglieder.<\/p>\n
Außerdem überprüft die Abfrage, ob das entsprechende Mitglied eine aktive oder passive Mitgliedschaft betreibt und ob es eine Beitragsermäßigung gibt..<\/p>\n
Das Abfrageergebnis ähnelt dem der Abfrage der Altersklasse, wie Bild 8 verdeutlicht.<\/p>\n
Die Anwendung Vereinsverwaltung beinhaltet einige Formulare, die sich aber auf zwei Formulare mit umfangreichen Aufgaben und einigen weiteren Formularen mit elementaren Aufgaben aufteilen. Die beiden wichtigsten Formulare sind das Formular frmMitglieder, mit dem man Mitglieder suchen, auswählen, markieren sortieren kann und das Formular frmMitgliedsdaten, das zur Eingabe neuer und zur Bearbeitung bestehender Daten dient.<\/p>\n
Das Formular zur Auswahl und zum Markieren von Mitgliedern<\/b><\/p>\n
Das wichtigste Formular der Vereinsverwaltung ist das Formular frmMitglieder (**siehe oben, Bild 3**). Mit ihm kann der Anwender Mitglieder suchen, markieren oder sortieren.<\/p>\n
Das Formular ist in mehrere Bereiche unterteilt.<\/p>\n
Anzeige der Mitglieder<\/h3>\n
Der wichtigste Teil des Formulars ist das Unterformular subfrmMitglieder, das die Informationen über die Mitglieder anzeigt. Das Unterformular enthält ein Ja\/Nein-Feld, mit dem man den Datensatz markieren kann sowie einige Felder mit Informationen über die Mitglieder wie den Namen, den Wohnort und das Geburtsdatum.<\/p>\n
Die Datenherkunft des Unterformulars ist eine Abfrage, mit der die anzuzeigenden Datensätze entsprechend einiger Steuerelemente des Hauptformulars ermittelt werden.<\/p>\n
Suchen von Mitgliedern<\/h3>\n
Die Steuerelemente zur Ermittlung von Mitgliedern mit eben genannter Abfrage befinden sich sämtlich im Bereich Suchoptionen des Formulars frmMitglieder.<\/p>\n
Hier finden Sie die Suchkriterien Vorname, Nachname, Postleitzahl, Wohnort, Geburtsdatum und Geschlecht. Die ersten vier der genannten Suchkriterien verarbeiten die eingegebenen Informationen mit dem ersten eingegebenen Buchstaben. Sobald Sie also für den Vornamen den Buchstaben A eingeben, beinhaltet das Unterformular nur noch diejenigen Datensätze, deren Vorname mit A beginnt.<\/p>\n
Hinweis<\/h3>\n
Der Beitrag Alle auf einenStreich: Suchen von Daten in Listenfeldern beinhaltet alle Informationen, die Sie zur Auswahl von Daten in oben genannter Form benötigen. <\/p>\n
Bei den beiden anderen Suchfelder – Geburtsdatum und Geschlecht – wird die Abfrage jeweils nach der Betätigung der Eingabetaste bzw. der Auswahl aus dem Kombinationsfeld aktualisiert.<\/p>\n
Sortieren der Mitglieder<\/h3>\n
Im Bereich Sortieroptionen findet man drei Kombinationsfelder zur Auswahl von Kriterienfeldern. Es stehen die gleichen Felder zur Verfügung, die auch im Bereich Suchoptionen angeboten werden.<\/p>\n
Zusätzlich zu den Kriterien kann man die Sortierreihenfolge angeben. Jede änderung an den Kriterien führt zu einer erneuten Zusammenstellung eines Sortierkriteriums. Das Sortierkriterium ist so aufgebaut, dass es die ausgewählten Kriterien von oben nach unten abarbeitet.<\/p>\n
Die Aktualisierung eines der Sortierkriterien führt automatisch zu einer Aktualisierung der Mitgliederliste.<\/p>\n
Markieren von Datensätzen<\/h3>\n
Im Bereich Markierungsoptionen findet man unterschiedliche Schaltflächen, mit denen man für ausgewählte Datensätze eine Markierung setzt oder entfernt.<\/p>\n
Die Schaltfläche Ausgewählte Markieren dient zur Markierung aller Datensätze, die das Unterformular derzeit anzeigt. Nach seiner Betätigung entfernt eine Aktualisierungsabfrage zunächst alle Markierungen und setzt dann die Markierung für alle angezeigten Datensätze neu.<\/p>\n
Die Schaltfläche Keinen Markieren entfernt alle Markierungen.<\/p>\n
Die Schaltfläche Alle Markieren setzt für alle Datensätze eine Markierung. Dabei unterscheidet die ausführende Prozedur, ob die Option Nicht Markierte Mitglieder ausblenden aktiviert ist. Falls ja, markiert Sie lediglich die aktuellen Vereinsmitglieder. Falls nein, markiert Sie alle Mitglieder einschließlich der Ehemaligen.<\/p>\n
Mit der Schaltfläche Markierung invertieren kann man die aktuelle Markierung umkehren. Die durch die Betätigung der Schaltfläche ausgelöste Prozedur setzt eine Markierung für alle bisher nicht markierten Datensätze und hebt alle bestehenden Markierungen auf.<\/p>\n
Aktivieren verschiedener Datensätze<\/h3>\n
Mit den beiden Kontrollkästchen unterhalb der Markierungsoptionen lassen sich bestimmte Datensätze ein- und ausblenden.<\/p>\n
Das erste Kontrollkästchen mit der Beschriftung Nicht markierte Mitglieder ausblenden kann man beispielsweise dann einsetzen, wenn man einige Datensätze markiert hat und alle anderen ausblenden möchte.<\/p>\n
Das zweite Kontrollkästchen mit der Beschriftung Ehemalige Mitglieder ausblenden dient dem Ein- und Ausblenden von Datensätzen, bei denen das Feld Austrittsdatum nicht Null ist – also von ehemaligen Mitgliedern.<\/p>\n
Anzeigen von Detailinformationen<\/h3>\n
Wenn man die Detailinformationen zu einem bestimmten Datensatz anzeigen möchte, klickt man im Unterformular subfrmMitglieder doppelt auf den Nachnamen des gewünschten Mitglieds. Dadurch öffnet sich das Formular frmMitgliedsdaten und zeigt den gewünschten Datensatz an.<\/p>\n
Das Formular zur Bearbeitung und Eingabe von Daten<\/b><\/p>\n
Das Formular frmMitgliedsdaten dient zur Eingabe von neuen Mitgliedern sowie zur Bearbeitung vorhandener Mitgliedsdaten. Das Formular besteht hauptsächlich aus einem Register-Steuerelement mit drei Registerseiten, in denen sich die unterschiedlichen Informationen befinden.<\/p>\n
Hinweis<\/h3>\n
Das Register-Steuerelement ist prinzipiell leicht zu erstellen. Es gibt jedoch einige Feinheiten, die man nicht in der Online-Hilfe von Access findet. Eine Alternative ist der Beitrag Das Register-Steuerelement, den Sie im vorliegenden Update-Heft finden. <\/p>\n
Persönliche Daten<\/h3>\n
Im ersten Registerblatt mit der Beschriftung Persönliche Daten finden Sie Daten wie Vorname, Nachname, Anschrift und Telefonnummern (siehe Bild 9). Die Registerseite enthält bis auf das Unterformular frmTelefon lediglich Text- und Kombinationsfelder, die man leicht aus der Feldliste in die Entwurfsansicht des Formulars ziehen kann.<\/p>\n
Das Unterformular frmTelefon ist erforderlich, um die m:n-Beziehung zwischen den Tabelle tblMitglieder und tblTelefonnummern darzustellen. Mit dem Unterformular kann man beliebig viele Telefonnummern zu jedem Mitglied eingeben.<\/p>\n
Vereinsbezogene Daten<\/h3>\n
Die Registerseite Vereinsbezogene Daten enthält Daten, die sich auf die Vereinszugehörigkeit beziehen (siehe Bild 10).<\/p>\n
Dazu gehört z.B. das Geburtsdatum, das Eintritts- und das Austrittsdatum. Mit Hilfe entsprechender Kombinationsfelder kann man hier folgende Informationen eingeben:<\/p>\n
=Wenn([Geburtsdatum];DomWert(\"Alter\";\"qryAltersklassen\";\"[ID] =\" & [ID]);\"\")<\/pre>\n
=Wenn([AktivPassivNr]=1;Wenn([Geburtsdatum];DomWert(\"Altersklasse\";\"qryAltersklassen\";\"[ID] = \" & [ID]);\"\");\"\")<\/pre>\n
Im dritten und letzten Register des Formulars mit der Beschriftung Beitragsdaten\/Kommunikation finden sich zwei unterschiedliche Arten von Daten (siehe Bild 11).<\/p>\n
Die Erfassung der Beitragsdaten kann dem Kassenwart des Vereins eine große Hilfe sein. Hier kann man zunächst einmal auswählen, ob das Mitglied seinen Beitrag per Rechnung oder per Bankeinzug leisten möchte.<\/p>\n
Im Falle des Bankeinzuges kann man hier die benötigten Daten über die Bankverbindung eingeben.<\/p>\n
Außerdem findet man hier zwei Felder, deren Inhalt eine Funktion einstellt<\/p>\n
Das erste Feld enthält die Bezeichnung der Beitragsklasse. ähnlich wie bei der Ermittlung des Alters kommen die Daten aus einer Abfrage:<\/p>\n
=Wenn([Geburtsdatum];DomWert(\"Beitragsklasse\";\"qryBeiträge\";\"[ID] = \" & [ID]);\"\")<\/pre>\nDie erforderlichen Daten stehen bereits in der Abfrage qryBeiträge, deren Beschreibung weiter oben zu finden ist. Die Funktion ermittelt den gewünschten Eintrag der Abfrage über den Primärindex des aktuellen Datensatzes.<\/p>\n
Das zweite Feld funktioniert genauso wie das erste Feld. Es ermittelt aber nicht die Beitragsklasse, sondern seine Höhe – und zwar aus dem Feld Beitrag:<\/p>\n
=Wenn([Geburtsdatum];DomWert(\"Beitrag\";\"qryBeiträge\";\"[ID] = \" & [ID]);\"\")<\/pre>\nBearbeiten der Altersklassen<\/b><\/p>\n
Mit dem Formular frmAltersklassen kann man die unterschiedlichen Altersklassen eingeben (**siehe weiter oben, Bild 4**). Dabei sind je Altersklasse vier Informationen erforderlich:<\/p>\n
Ausgabe einer Telefonliste<\/b><\/p>\n Ausgabe einer Mannschaftsliste<\/b><\/p>\n Die Ausgabe einer Mannschaftsliste mit dem Formular frmMannschaftsliste ist prinzipiell mit der Ausgabe einer Telefonliste identisch (siehe Bild 14).<\/p>\n Ausgabe von Rechnungen <\/b><\/p>\n Auch die Ausgabe von Rechnungen erfordert einige Parameter, die man im Formular frmRechnungen festlegt (siehe Bild 15).<\/p>\n Hier bestehen drei Möglichkeiten:<\/p>\n Das vorliegende Update-Heft enthält einen Beitrag namens Automatisierter Seriendruck mit ausgewählten Datensätzen. Hier finden Sie alle nötigen Informationen, um eine Funktion zur Ausgabe der Rechnungen per Word-Dokument zu erstellen. <\/p>\n Drucken von Serienbriefen <\/b><\/p>\n Gerade in Sportvereinen ist der Serienbrief ein gern gesehenes Kommunikationsmittel. Sei es die Einladung für den Elternabend oder die gemeinsame Weihnachtsfeier – jedes bekommt einen Brief mit dem gleichen Inhalt.<\/p>\n Die Anwendung enthält bereits ein Formular, in das man die erforderlichen Parameter zur Erstellung des Serienbriefes eingeben kann (siehe Bild 16).<\/p>\n Hier ist gefragt, ob das Schreiben für alle oder nur für markierte Mitglieder zu erstellen ist. Außerdem findet man hier zwei Textfelder – eines zur Angabe der Serienbrief-Vorlage und eines zur Angabe des Dateinamens, unter dem die Anwendung den Brief speichern soll.<\/p>\n Auch hier noch einmal der Verweis auf den Beitrag Automatisierter Seriendruck mit ausgewählten Datensätzen. Hier finden Sie alle nötigen Informationen zur Implementierung der gewünschten Funktion. <\/p>\n Nun geht es darum, die eingegebenen Daten Schwarz auf Weiß zu präsentieren, und zwar zunächst als Berichtsvorschau. Im Folgenden lernen Sie die Berichte der Vereinsverwaltung kennen und erfahren genaue Details über diejenigen Stellen, an denen man mit Access-Grundkenntnissen nicht mehr weiterkommt.<\/p>\n Ausgabe einer Mitgliederliste<\/b><\/p>\n Die Ausgabe einer Mitgliederliste erfolgt nach einem Mausklick auf die Schaltfläche Mitgliederliste drucken des Hauptmenüs. Als Kriterium übergibt die entsprechende Prozedur den folgenden Ausdruck an den Bericht repMitgliederliste (siehe Bild 17):<\/p>\n Dadurch stellt man sicher, dass der Bericht nur markierte Datensätze enthält. Das Markieren der gewünschten Datensätze erfolgt wie bisher im Formular frmMitglieder.<\/p>\n Als Datenherkunft des Berichts dient die Tabelle tblMitglieder. <\/p>\n Der Bericht repMitgliederliste enthält keine Besonderheiten. Zu beachten ist, dass man die Steuerelemente nebeneinander im Detailbereich anordnet und die Beschriftungsfelder außerhalb des Detailbereiches im Seitenkopf anlegt.<\/p>\n Natürlich sollten Sie noch eine individuelle überschrift anlegen. Auch weitere optische Verschönerungen wie ein Vereinswappen oder ähnliches fällt hier sicher angenehm ins Bild.<\/p>\n Die Vorschau des Berichts fällt dann ähnlich wie in Bild 18 aus.<\/p>\n Ausgabe einer Telefonliste<\/b><\/p>\n Die Ausgabe der Telefonliste ergibt einen Bericht wie in Bild 19. <\/p>\n Der Bericht zeigt die Adressdaten der im aufrufenden Formular ausgewählten Mitglieder sowie deren Telefonnummern an. Da die Ermittlung der Telefonnummern programmatisch erfolgt, ist die Datenherkunft der Berichtes relativ unkompliziert: Es handelt sich lediglich um die Tabelle tblMitglieder.<\/p>\n Der Bericht zeigt die Daten von Datensatz zu Datensatz abwechseln mit weißem und mit grauem Hintergrund an.<\/p>\n Die Erstellung des Berichtes ist nicht so unkompliziert wie die Erstellung des vorherigen Berichtes repMitgliederliste. Sie wird daher in einem separaten Beitrag behandelt, den Sie aber auch in der vorliegenden Ausgabe des Update-Heftes finden: Der Beitrag heißt Telefonnummern-Verwaltung. <\/p>\n Ausgabe einer Mannschaftsliste<\/b><\/p>\n Die Ausgabe einer Mannschaftsliste mit Telefonnummern ist besonders für den Einsatz in der berühmten Telefonkette interessant, da bestimmte Nachrichten oder Terminänderungen häufig schnell alle Mannschaftsmitglieder erreichen soll. Und da immer noch nicht jeder Mensch per E-Mail zu erreichen ist, lebt die gute alte Telefonkette immer noch.<\/p>\n Der zugrundeliegende Bericht ist im Prinzip mit dem Bericht zur Ausgabe einer Telefonliste identisch. Der einzige Unterschied ist, dass man im Formular, von dem aus man den Bericht aufruft, noch die gewünschte Altersklasse bzw. Mannschaft auswählen kann.<\/p>\n Und hier kommt auch das Feld Weitere Altersklasse zur Geltung: Die Mannschaftsliste berücksichtigt nicht nur solche Mitglieder, die wegen ihres Alters und Geschlechts in die gewählte Altersklasse gehören, sondern auch jüngere Mitglieder, die mit der Eigenschaft Weitere Altersklasse eventuell einer weiteren Mannschaft zugeordnet sind.<\/p>\n Da die anzuzeigenden Adressen im Gegensatz zum Bericht repTelefonliste auch noch von der Altersklasse abhängen, ist die zugrundeliegende Abfrage ein wenig komplizierter, so dass sich ein Blick darauf lohnt.<\/p>\n Ausgabe von Rechnungen<\/b><\/p>\n Die Ausgabe von Rechnungen erfolgt über einen Bericht, der wie in Bild 20 aussieht.<\/p>\n Die Vereinsverwaltung in der vorliegenden Fassung kann nur als Ansatz für eine umfassende Vereinsverwaltung dienen, da die unterschiedlichen Sportarten, in denen ihr Einsatz denkbar wäre, viele unterschiedliche Anforderungen bieten.<\/p>\n So liegt der Schwerpunkt der aktuellen Fassung auch auf der Verwaltung der Mitglieder.<\/p>\n Es gibt noch viele denkbare Erweiterungen, mit denen man die Vereinsverwaltung an weitergehende Aufgaben anpassen kann.<\/p>\n In dem Zusammenhang fällt zunächst die Abrechnung ins Auge. Die Ausgabe von Rechnungen ist sicher bereits eine Erleichterung, aber man könnte die Datenbank durchaus noch um ein Modul zur Abrechnung und Verwaltung der Mitgliedsbeiträge erweitern. Gekoppelt mit einer entsprechenden Online-Banking-Software könnte man auch die Abbuchung der Mitgliedsbeiträge automatisieren.<\/p>\n Außerdem könnte man die vorhandenen Daten auf vielfältige Weisen statistisch untersuchen – z.B. um die Altersstruktur der Mitglieder zu ermitteln.<\/p>\n Enthaltene Beispieldateien:<\/p>\n Vereinsverwaltung00.mdb<\/p>\n Vereinsverwaltung97.mdb<\/p>\nHinweis<\/h3>\n
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