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Autor: André Minhorst, Duisburg<\/p>\n
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Es gibt einige Datenbanken, deren Daten nicht direkt in der Datenbank, sondern über den Export von unterschiedlichen anderen Tabellenformaten generiert wird. Sehr beliebt ist hier Microsoft Excel. Der Import des Inhalts einer Excel-Tabelle ist durch die Verwandtschaft von Access und Excel auch leicht mittels Assistenten zu realisieren. Doch wenn es um den immer wiederkehrenden Import einer größeren Anzahl von Tabellen geht, kann das Ganze schnell eintönig werden. Daher lernen Sie im vorliegenden Beitrag, wie Sie den Import bestimmter Tabellen via VBA automatisieren können.<\/b><\/p>\n
Der Import von Excel-Tabellen kann grundsätzlich auf zwei unterschiedliche Arten erfolgen:<\/p>\n
Ersten besteht die Möglichkeit, eine Excel-Tabelle in eine neue Access-Tabelle zu transferieren.<\/p>\n
Die zweite Möglichkeit ist der Import der Excel-Tabelle in eine bestehende Access-Tabelle. In dem Fall gibt es wiederum zwei Alternativen:<\/p>\n
Entweder man kopiert den kompletten Inhalt der Tabelle in die bestehende Tabelle nachdem man alle bestehenden Datensätze gelöscht hat, oder man kopiert nur die neuen Datensätze in die Tabelle. Dazu muss man lediglich einen eindeutigen Index festlegen, der auch Bestandteil der Excel-Tabelle ist. Im vorliegenden Beitrag lernen Sie die unterschiedlichen Möglichkeiten kennen.<\/p>\n
Weitere Informationen zur Zusammenarbeit zwischen Access und Excel können Sie dem Beitrag Access und Excel in der Gruppe 4.14 des Praxishandbuches Access 97 entnehmen. <\/p>\n
Mittelpunkt des Imports einer Excel-Tabelle ist die Methode TransferSpreadsheet des DoCmd-Befehls. Mit dieser Methode können Sie eine Excel-Tabelle oder einen Bereich einer Excel-Tabelle in eine vorgegebene Access-Tabelle importieren. Die Syntax der Methode lautet folgendermaßen:<\/p>\n
DoCmd.TransferSpreadsheet [Transfertyp], [Spreadsheettyp], Tabellenname, Dateiname, [BesitztFeldnamen], [Bereich]<\/pre>\nFür den Parameter Transfertyp können Sie die Konstanten acImport, acExport oder acLink angeben. Im vorliegenden Fall verwenden Sie die Konstante acImport, die auch gleichzeitig der Standardwert ist. Sie können den Parameter also weglassen.<\/p>\n
Mit dem Parameter Spreadsheettyp legen Sie die Art der Tabelle fest. Es gibt einige Konstanten für den Parameter, interessant sind aber nur die Konstanten acSpreadsheetTypeExcel8 für Excel 97 bzw. acSpreadsheetTypeExcel9 für Excel 2000. Da die beiden Formate aber identisch sind, haben beide den Wert 8. Dieser Wert entspricht dem Standardwert und daher können Sie ihn auch weglassen.<\/p>\n
Die Angabe des Parameters Tabellenname der Access-Tabelle hingegen ist nicht optional: Geben Sie hier unbedingt den Namen der Tabelle Ihrer Access-Datenbank an, in die Sie den Inhalt der Excel-Tabelle importieren möchten. Setzen Sie den Namen in Anführungszeichen.<\/p>\n
Dem Parameter Dateiname weisen Sie den Namen der gewünschten Excel-Tabelle zu. Geben Sie den vollständigen Pfad inklusive Dateinamen an und setzen Sie die Information ebenfalls in Anführungszeichen.<\/p>\n
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Mit dem Parameter Besitzt Feldnamen teilen Sie der Methode mit, ob die erste Zeile der Excel-Tabelle die Feldnamen enthält. Wenn Sie den Wert True(-1) angeben, ignoriert Access die erste Zeile der Tabelle beim Einlesen. Wenn die Tabelle keine Feldnamen enthält (was in der Praxis nicht sehr häufig vorkommen) setzen Sie für den Parameter den Wert False(0) ein.<\/p>\n
Schließlich teilen Sie der Methode mit, welchen Bereich der Excel-Datei sie importieren soll. Wenn Sie keinen Bereich angeben, importiert Access das komplette erste Tabellenblatt der Excel-Datei.<\/p>\n
Andere Möglichkeiten sind z. B. die Angabe des Namens des gewünschten Tabellenblatts so-wie – falls erforderlich – die Bezeichnung eines festgelegten Bereiches des angegebenen Tabellenblatts oder die Beschreibung des Bereichs.<\/p>\n
Die genaue Syntax der erfor-derlichen Angaben erfahren Sie weiter unten.<\/p>\n
Um den Import der Excel-Tabellen möglichst komfortabel zu gestalten, erstellen Sie nun ein passendes Formular. Mit seiner Hilfe können Sie anschließend die Excel-Dateien mit den zu importierenden Daten auswählen und den Import starten.<\/p>\n
Steuerelemente des Formulars<\/b><\/p>\n
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Das Formular enthält ein Textfeld sowie drei Schaltflächen (siehe Bild 1). Das Textfeld dient zur Eingabe des Namens der Excel-Datei. Die Schaltfläche, die sich unmittelbar neben dem Textfeld befindet, dient zum Aufrufen eines Dialoges zur Auswahl der Datei.<\/p>\n
Die Schaltfläche mit der Beschriftung Tabellen importieren startet den Import-Vorgang. Die Schaltfläche mit der Beschriftung Schließen dient zum Beenden des Imports.<\/p>\n
Auswahl der Excel-Datei<\/b><\/p>\n
Die Auswahl der Excel-Datei erfolgt über den von Windows zur Verfügung gestellten Datei öffnen-Dialog. Ein Mausklick auf die Schaltfläche mit den drei Punkten […] aktiviert den Dialog.<\/p>\n
Private Sub btnImportieren_Click()\r\n If txtDateiname = \"\" Or IsNull(txtDateiname) Then\r\n MsgBox \"Wählen Sie bitte zunächst die gewünschte Excel-Datei aus.\"\r\n Exit Sub\r\n End If\r\n If Not FileExists(Nz(Me!txtDateiname)) Then\r\n MsgBox \"Die Datei wurde nicht gefunden.\", vbExclamation\r\n Me!txtDatei.SetFocus\r\n Exit Sub\r\n End If\r\n If vbNo = MsgBox(\"Der Import wird nun gestartet.\" & vbCrLf & vbCrLf _ & \"Möchten Sie fortfahren\", vbYesNo + vbExclamation) Then\r\n Exit Sub\r\n End If\r\n ''Importvorgang starten\r\nEnd Sub<\/pre>\nDer benötigte Code soll hier nicht weiter beschrieben werden. Sie finden ihn allerdings in den Modulen der Beispieldatenbank.<\/p>\n
Hinweis<\/h3>\n
Weitere Informationen zur Programmierung des Aufrufs eines Dialoges zur Auswahl der Dateien finden Sie im Beitrag Dateidialoge mit Access öffnen in der Gruppe 5.5 im Praxishandbuch Access 97. <\/p>\n
Alternativ kann der Anwender auch den kompletten Namen der Datei inklusive Pfadangabe von Hand eingeben.<\/p>\n
Beenden des Import-Dialogs<\/b><\/p>\n
Mit der Schaltfläche Schließen kann der Anwender den Dialog beenden. Um die Funktionalität der Schaltfläche zu gewährleisten, hinterlegen Sie für die Ereigniseigenschaft Beim Klicken die folgende Prozedur:<\/p>\n
Private Sub btnSchliessen_Click()\r\n DoCmd.Close acForm, Me.Name\r\nEnd Sub<\/pre>\nStarten des Import-Vorganges<\/b><\/p>\n
Hinter der Schaltfläche mit der Beschriftung Importieren befindet sich eine Prozedur, die den Import-Vorgang startet (Quellcode 1).<\/p>\n
Die Prozedur überprüft zunächst, ob der Benutzer überhaupt eine Datei angegeben bzw. ausgewählt hat.<\/p>\n
Anschließend kontrolliert die Prozedur das Vorhandensein der angegebenen Datei. Die dazu verwendete Prozedur können Sie der Beispieldatenbank entnehmen. <\/p>\n
Schließlich startet ein Aufruf die Funktion zum Importieren der gewünschten Tabelle(n). Sie lernen in den folgenden Kapiteln unterschiedliche Vorgehensweisen kennen, die für verschiedene Einsätze verwendbar sind.<\/p>\n
Zuvor jedoch lernen Sie ein wichtiges Feature von Excel kennen: die Möglichkeit, bestimmte Bereiche zu markieren und mit einem Namen zu versehen.<\/p>\n
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Excel bietet dem Anwender die Möglichkeit, unterschiedliche Bereiche festzulegen und sie zu benennen. Eine der bekanntesten Anwendungen der Benennung von Bereichen ist der so genannte Druckbereich. Der Anwender möchte meist nicht den ganzen Inhalt eines Tabellenblattes ausdrucken, da umfangreiche Kalkulationen meist noch Berechnungsfelder außerhalb der eigentlichen Informationen besitzen. Daher kann er festlegen, welchen Bereich des Tabellenblattes Excel ausdrucken soll.<\/p>\n
Das geschieht, indem der Anwender den gewünschten Bereich markiert und anschließend den Menübefehl Datei ( Druckbereich ( Druckbereich festlegen ausführt (siehe Bild 2).<\/p>\n
Der Bereich erhält nun den Namen Druckbereich. Sie können einem beliebigen Bereich auch einen selbst ausgewählten Namen zuweisen. Dazu markieren Sie den gewünschten Bereich, klicken anschließend in das Feld, das normalerweise den Zellnamen anzeigt, und geben den Namen des Bereichs ein (siehe Bild 3).<\/p>\n
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Es fehlt noch die einfachste Form der Benennung eines Bereiches: Sie findet im Register der einzelnen Tabellenblätter statt. Hier können Sie jedem einzelnen Tabellenblatt einen aussagekräftigeren Namen als beispielsweise Tabelle1 geben (siehe Bild 4). Der Bereichsname bezieht sich dann jeweils auf das ganze Tabellenblatt.<\/p>\n
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Bild 5: Auswahl eines Druckbereichs in Excel<\/span><\/b><\/p>\n
Schließlich können Sie sämtliche Bereiche der aktuellen Excel-Datei anzeigen lassen. Dazu klicken Sie einfach auf das Kombinationsfeld zur Eingabe der Bereichsnamen (siehe Bild 5). Sie können einen Bereich anzeigen, indem Sie auf seinen Namen klicken.<\/p>\n
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Die folgende VBA-Prozedur ist dafür ausgelegt, den Druckbereich einer Tabelle aus einer Excel-Datei einzulesen. Schon das Einlesen einer Tabelle erspart dem Anwender eine Menge Zeit, da er die entsprechenden Informationen nicht jedes Mal neu mit dem Assistenten eingeben muss. <\/p>\n
Nach der Auswahl der gewünschten Excel-Datei soll ein Mausklick auf die Schaltfläche Importieren den Import der festgelegten Tabelle initiieren.<\/p>\n
Vorbereiten einer geeigneten Excel-Datei<\/b><\/p>\n
Damit Sie das folgende Beispiel genau nachvollziehen können, erstellen Sie am besten eine neue Excel-Datei und exportieren aus der Nordwind-Datenbank die beiden Tabellen Kunden und Personal in die neue Excel-Datenbank.<\/p>\n
Alternativ können Sie auch die auf der Heft-CD befindliche Excel-Datei Nordwind.xls verwenden.<\/p>\n
Hier können Sie nun wahllos einige Bereiche festlegen. Definieren Sie aber auf jeden Fall einige Zeilen der Tabelle Kunden als Druckbereich, da der Druckbereich im folgenden Beispiel Verwendung findet. Achten Sie darauf, dass Sie nicht über das Ziel hinausschießen und leere Zeilen oder Spalten markieren.<\/p>\n
Das könnte unter Umständen Probleme mit sich bringen – beispielsweise wenn leere Felder in die Felder einer Tabelle importiert werden, für die eine Eingabe erforderlich ist oder wenn die Markierung Felder enthält, die gar nicht in der Zieltabelle vorhanden sind.<\/p>\n
Quellcode 2 enthält die Funktion ImportTabelle, die zum Import einer Tabelle dient. Die genauen Informationen zum Import werden mit den folgenden drei Parametern übergeben:<\/p>\n
Tabellenname: Gibt den Namen der Zieltabelle in Access an.<\/li>\n Dateiname: Gibt den Dateinamen der Excel-Datei an.<\/li>\n Bereich: Gibt die genaue Bezeichnung des zu importierenden Bereichs an.<\/li>\n Auswahl des Tabellennamens<\/h3>\n
Der Tabellenname kann entweder der Name einer bestehenden Tabelle sein oder ein Tabellenname, der noch nicht vergeben ist.<\/p>\n
Im Falle einer bestehenden Tabelle versucht die Funktion, die Datensätze der Excel-Tabelle an die Tabelle anzuhängen. Beim Versuch, Datensätze mit bereits bestehendem Index anzuhängen, er-scheint eine entsprechende Meldung (siehe Bild 6).<\/p>\n
Falls es noch keine Tabelle mit dem angegebenen Namen gibt, erstellt die TransferSpreadsheet-Methode eine neue Tabelle.<\/p>\n
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Hinweis<\/h3>\n
Beim Erstellen einer neuen Tabelle beachtet die TransferSpreadsheet-Methode keinerlei Formate und legt sämtliche Textfelder an. Außerdem kann sie der Excel-Tabelle natürlich keine Informationen bezüglich Primärindizes oder ähnlichem entnehmen. <\/p>\n
Auswahl des Dateinamens<\/h3>\n
Die Auswahl des Dateinamens erfolgt, wie oben beschrieben, über den Datei öffnen-Dialog oder per Hand.<\/p>\n
Auswahl des zu importierenden Bereiches<\/h3>\n
Für die Bezeichnung des zu importierenden Bereiches gibt es vier unterschiedliche Möglichkeiten.<\/p>\n
Die erste Möglichkeit ist das Weglassen des Bereiches. In dem Fall arbeitet die TransferSpreadsheet-Methode mit der ersten verfügbaren Tabelle.<\/p>\n
Die zweite Möglichkeit ist die Angabe eines Tabellennamens wie z. B. Kunden. Dabei handelt es sich um die in dem Tabellenregister von Excel am unteren Rand der Tabellen angegebenen Bezeichnung.<\/p>\n
Die dritte Möglichkeit ist die Angabe des Druckbereiches. Dazu müssen Sie einen Ausdruck in folgender Form zusammensetzen:<\/p>\n
<Tabellenname>!Print_Area<\/pre>\nDummerweise verlangt Excel je nach Version mal nach der Bezeichnung Print_Area und mal nach der Bezeichnung Druckbereich.<\/p>\n
Daher beinhaltet die Fehlerbehandlungsroutine der Funktion eine If-Abfrage, die eine der Bezeichnungen durch die jeweils andere ersetzt, falls dadurch ein Fehler verursacht wird und die Funktion mit der neuen Bezeichnung aufruft.<\/p>\n
Die vierte Möglichkeit ist die Angabe eines der anderen benannten Bereiche in der Excel-Datei. Hier ist es nicht notwendig, den Tabellennamen voranzustellen.<\/p>\n
Eine weitere Methode ist die genaue Angabe der Spalten- und Zeilenbezeichnung des gewünschten Bereiches. Da der Anwender zur Ermittlung der benötigten Informationen aber ohnehin die Excel-Tabelle öffnen muss, kann er auch direkt den gewünschten Bereich benennen und mit der gewählten Bezeichnung operieren.<\/p>\n
Ablauf der Funktion<\/h3>\n
Die Funktion verwendet die übergebenen Parameter in der TransferSpreadsheet-Methode. Die anderen Parameter der Methode sind konstant und im Aufruf der Methode festgelegt.<\/p>\n
Als Rückgabewert liefert die Funktion entweder den Wert -1 im Fall eines erfolgreichen Imports oder die entsprechende Fehlernummer im Fall eines Fehlers.<\/p>\n
Einsatz der Funktion ImportTabelle<\/b><\/p>\n
Es fehlt nun noch die Verbindung zwischen der Schaltfläche zur Ausführung des Importvorgangs und der Funktion ImportTabelle.<\/p>\n
Public Function ImportTabelle(Tabellenname As String, Dateiname As String, _ Bereich As String) As Long\r\n On Error GoTo ImportTabelle_Err\r\n DoCmd.SetWarnings False\r\n ImportTabelle = 0\r\n DoCmd.TransferSpreadsheet acImport, acSpreadsheetTypeExcel8, Tabellenname, _ Dateiname, True, Bereich\r\n ImportTabelle = -1\r\n DoCmd.SetWarnings True\r\n Exit Function\r\nImportTabelle_Err:\r\n If Right(Bereich, 12) = \"Druckbereich\" And Sprachfehler = False Then\r\n Bereich = Mid(Bereich, 1, Len(Bereich) - 12) & \"Print_Area\"\r\n Sprachfehler = True\r\n ImportTabelle = ImportTabelle(Tabellenname, Dateiname, Bereich)\r\n Exit Function\r\n ElseIf Right(Bereich, 10) = \"Print_Area\" And Sprachfehler = False Then\r\n Bereich = Mid(Bereich, 1, Len(Bereich) - 10) & \"Druckbereich\"\r\n Sprachfehler = True\r\n ImportTabelle = ImportTabelle(Tabellenname, Dateiname, Bereich)\r\n Exit Function\r\n End If\r\n ImportTabelle = Err.Number\r\nIf ImportTabelle(\"Kunden\", Me.txtDateiname, \"Kunden\") = -1 Then\r\n MsgBox \"Import ohne Fehler abgeschlossen.\"\r\nElse\r\n MsgBox \"Beim Import traten Fehler auf.\"<\/pre>\nDie einfachste Variante besteht darin, lediglich eine fest vorgegebene Tabelle in eine bestimmte Tabelle zu importieren – in diesem Fall importiert die Prozedur die Tabelle Kunden aus Excel in die gleichnamige Access-Tabelle.<\/p>\n
Dazu fügen Sie in die Prozedur aus Quellcode 2 für die Zeile <\/p>\n
''Import starten<\/pre>\ndie Zeilen aus Quellcode 3 ein.<\/p>\n
Flexibles Einlesen mehrerer Tabellen<\/b><\/p>\n
Wenn Sie nicht immer die gleiche(n) Tabelle(n) einlesen möchten, sondern beispielsweise mal die Kundentabelle und mal die Personaltabelle aktualisieren möchten, können Sie das Formular frmImport noch ein wenig erweitern.<\/p>\n
Ziel der folgenden Schritte ist es, in einem Unterformular die Namen aller Tabellenblätter und benannten Bereiche der per Kombinationsfeld ausgewählten Excel-Datei anzuzeigen.<\/p>\n
Tabelle zum Festlegen der Import-Parameter<\/h3>\n
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Dazu soll eine geeignete Prozedur nach der Auswahl der Excel-Datei zunächst alle Bereiche in eine entsprechende Tabelle eintragen. Die Tabelle enthält neben dem Primärindexfeld BereichNr noch vier weitere Felder:<\/p>\n
BereichBezeichnung: Enthält die Bezeichnung des jeweiligen Bereiches.<\/li>\n ExcelDatei: Name und Pfad der ausgewählten Excel-Datei<\/li>\n Importieren: Ja\/Nein-Feld zum Festlegen, ob der Bereich importiert werden soll oder nicht<\/li>\n Zieltabelle: Name der Zieltabelle in der Datenbank<\/li>\n Die Entwurfsansicht der Tabelle sieht etwa wie in Bild 7 aus. Wie in der Abbildung andeutungsweise zu erkennen ist, versteckt sich hinter dem Feld Zieltabelle ein Nachschlagefeld. Sinnvollerweise soll das Feld immer die aktuellen Tabellen der Datenbank anzeigen. Daher ermittelt das Nachschlagefeld mit der folgenden SQL-Abfrage die aktuellen Tabellen aus der Systemtabelle MSysObjects:<\/li>\n SELECT Name FROM MSysObjects WHERE Name Not Like \"msys*\" And Type=1;<\/pre>\nUnterformular zur Anzeige der Import-Parameter<\/h3>\n
Zur Anzeige der Daten der soeben erstellten Tabelle im Import-Formular verwenden Sie ein Unterformular namens frmBereiche.<\/p>\n
Als Datenherkunft des Formulars wählen Sie die Tabelle tblBereiche aus.<\/p>\n
Ziehen Sie die Felder BereichBezeichnung, Importieren und Zieltabelle in den Detailbereich der Entwurfsansicht des Formulars.<\/p>\n
Anschließend passen Sie noch einige Eigenschaften des Formulars an. Setzen Sie die Eigenschaft Standardansicht auf den Wert Datenblatt.<\/p>\n
Anschließend müssen Sie das Unterformular nur noch in das Hauptformular frmImport ziehen. Dazu öffnen Sie das Hauptformular in der Entwurfsansicht so, dass Sie das Unterformular aus dem Datenbankfenster in das Hauptformular ziehen können. Richten Sie es anschließend so wie in Bild 8 aus.<\/p>\n
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Prozedur zur Aktualisierung der Import-Parameter<\/h3>\n
Wenn der Anwender die gewünschte Excel-Datei im Formular frmImport ausgewählt hat, soll die Liste der benannten Bereiche und Tabellen der ausgewählten Excel-Datei aktualisiert werden.<\/p>\n
Die dazu verwendete Prozedur geht folgendermaßen vor:<\/p>\n
Starten von Excel und öffnen der ausgewählten Excel-Datei<\/li>\n Eintragen aller Tabellen der Excel-Datei in die Tabelle tblBereiche<\/li>\n Eintragen aller benannten Bereiche der Excel-Datei inklusive der Druckbereiche<\/li>\n Bei den genannten Schritten ist eines noch nicht berücksichtigt: Es kann durchaus einmal vorkommen, dass zwischen zwei Aktualisierungen einer der benannten Bereiche oder eine Tabelle der Excel-Datei gelöscht wird.<\/li>\n In dem Fall muss die Anwendung den entsprechenden Eintrag auch aus der Tabelle tblBereiche löschen.<\/li>\n Daher geht den eben genannten drei Schritten ein Schritt voraus: Ein neues Feld in der Tabelle tblBereiche namens Vorhanden wird gleich Falsch gesetzt. Während des Durchlaufens der drei bekannten Schritte setzt die Prozedur den Wert für das Feld Vorhanden auf den Wert Wahr. Nach dem Durchlaufen der Schritte müsste also der Wert des Feldes Vorhanden aller noch vorhandenen Tabellen und Bereiche den Wert Wahr haben. Dementsprechend kann die Prozedur getrost alle anderen mit der aktuellen Excel-Datei in Verbindung stehenden Tabellen und Bereiche aus der Tabelle löschen.<\/li>\n Starten des Import-Vorgangs<\/h3>\n
Den Import-Vorgang steuert im vorliegenden Fall eine eigene Prozedur namens Importieren. <\/p>\n
Nach dem Betätigen der Schaltfläche btnImport per Mausklick ruft die Ereignisprozedur der Schaltfläche die Prozedur Importieren auf, wenn Sie in Quellcode 2 die Zeile <\/p>\n
''Import starten<\/pre>\ndurch die Zeile<\/p>\n
Importieren Me.txtDateiname<\/pre>\nersetzen. Als einzigen Parameter übergibt die Prozedur den Dateinamen der Excel-Datei.<\/p>\n
Die Prozedur Importieren selbst finden Sie in Quellcode 5.<\/p>\n
Die Prozedur übernimmt einige Aufgaben. Zunächst erstellt sie eine Verbindung zwischen der Prozedur und der aktuellen Datenbank sowie eine Datensatzgruppe mit dem Inhalt der Tabelle tblBereiche.<\/p>\n
Private Sub Importieren(Dateiname As String)\r\n Dim con As Connection\r\n Dim rst As New Recordset\r\n Dim Kriterium As String\r\n Set con = CurrentProject.Connection\r\n rst.Open \"tblBereiche\", con, adOpenDynamic, adLockOptimistic\r\n Kriterium = \"ExcelDatei = ''\" & Dateiname & \"'' AND Importieren = TRUE\"\r\n rst.Filter = Kriterium\r\n Do While Not rst.EOF\r\n If IsNull(rst!Zieltabelle) Or rst!Zieltabelle = \"\" Then\r\n MsgBox \"Geben Sie bitte eine Zieltabelle für die Tabelle \" _ & rst!BereichBezeichnung & \" an.\"\r\n Exit Sub\r\n End If\r\n rst.MoveNext\r\n Loop\r\n rst.MoveFirst\r\n Do While Not rst.EOF\r\n If rst!AlteDatenLoeschen = True Then\r\n If ErsetzenTabelle(rst!Zieltabelle, Dateiname, rst!BereichBezeichnung) = _ -1 Then\r\n MsgBox \"Ersetzen der Tabelle \" & rst!Zieltabelle _ & \" ohne Fehler abgeschlossen.\"\r\n Else\r\n MsgBox \"Beim Ersetzen der Tabelle \" & rst!Zieltabelle _ & \" traten Fehler auf.\"\r\n End If\r\n Else\r\n If ImportTabelle(rst!Zieltabelle, Dateiname, rst!BereichBezeichnung) = _ -1 Then\r\n MsgBox \"Import der Tabelle \" & rst!Zieltabelle _ & \" ohne Fehler abgeschlossen.\"\r\n Else\r\n MsgBox \"Beim Import der Tabelle \" & rst!Zieltabelle _ & \" traten Fehler auf.\"\r\n End If\r\n End If\r\n rst.MoveNext\r\n Loop\r\nEnd Sub<\/pre>\nQuellcode 4<\/p>\n
Zu guter Letzt durchläuft sie erneut alle Datensätze, die zu der aktuell ausgewählten Excel-Datei gehören und die zum Import ausgewählt wurden. Dabei ruft die Prozedur jeweils die Funktion ImportTabelle auf, die ja bereits weiter oben beschrieben wurde (Quellcode 2, weiter vorne).<\/p>\n
Anschließend überprüft sie, ob in der Tabelle für alle zu importierenden Tabellen und Bereiche eine Zieltabelle in der Datenbank angegeben ist und fordert den Anwender gegebenenfalls auf, eine Zieltabelle hinzuzufügen. Ein Import ohne die Angabe einer Zieltabelle ist aus verständlichen Gründen nicht möglich.<\/p>\n
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Bild 9: Das fertige Formular zum Importieren von Excel-Tabellen<\/span><\/b><\/p>\n
Auf diese Weise können Sie mit dem Formular frmImport bequem die zu importierenden Tabellen und die genauen Importparameter festlegen und später bequem auf die gespeicherten Informationen zurückgreifen. Bild 9 zeigt das fertige Formular mit einigen ausgewählten Bereichen.<\/p>\n
überschreiben von Tabellen<\/b><\/p>\n
Hier sehen Sie auch eine Spalte namens überschreiben. Dahinter steckt eine Funktion, die hier nicht näher beschrieben werden soll. Sie dient dazu, den Inhalt der ausgewählten Excel-Tabelle über den Inhalt der Access-Tabelle zu schreiben.<\/p>\n
Beim überschreiben werden zunächst die zu importierenden Daten in eine temporäre Tabelle kopiert. Wenn der Import-Vorgang funktioniert hat, löscht Access den Inhalt der Zieltabelle und kopiert den Inhalt der temporären Tabelle in die Zieltabelle. Anschließend löscht Access die temporäre Tabelle. <\/p>\n
Das funktioniert allerdings nur, wenn keine andere Tabelle mit Datensätzen der zu überschreibenden Tabelle verknüpft ist – oder wenn Sie für eine solche Verknüpfung die Löschweitergabe aktiviert haben. Für alle anderen Fälle funktioniert der Import nicht. Die Anwendung importiert die Daten nur, wenn die Zieltabelle keinerlei Verknüpfungen aufweist.<\/p>\n
Für genauere Informationen sehen Sie sich bitte den Quellcode der Funktion ErsetzenTabelle im Modul modExcel an.<\/p>\n
Aktualisieren vorhandener Tabellen<\/b><\/p>\n
Eine weitaus kompliziertere Angelegenheit als das bloße Anfügen von Datensätzen oder das Neuanlegen einer importierten Tabelle ist die Aktualisierung einer Access-Tabelle anhand der Daten aus einer Excel-Tabelle.<\/p>\n
Das ist z. B. dann erforderlich, wenn aus der Excel-Tabelle einige Datensätze entfernt oder wenn die Daten bestehender Datensätze verändert wurden.<\/p>\n
Die grobe Lösung ist das Löschen der Datensätze der bestehenden Access-Tabelle und der Import der kompletten Excel-Tabelle. Dabei können allerdings einige Fehler auftauchen. Beispielsweise ist es möglich, dass andere Tabellen über Verknüpfungsfelder auf die zu aktualisierende Tabelle zugreifen.<\/p>\n
In dem Fall – die Festlegung referentieller Integrität vorausgesetzt – können verknüpfte Datensätze nicht einfach gelöscht werden, es sei denn, sie haben für referentielle Integrität mit Löschweitergabe aktualisiert.<\/p>\n
Stattdessen legt man eine Prozedur an, die zunächst die Daten der Excel-Tabelle in eine temporäre Tabelle importiert. Anschließend kann man die Inhalte der Tabelle sowie der einzelnen Datensätze miteinander vergleichen und entsprechende änderungen vornehmen.<\/p>\n
Mit der hier vorgestellten Lösung können Sie unverknüpfte Tabellen problemlos importieren. Vor allem die Möglichkeit, mehrere Tabellen in einem Schritt zu importieren und nicht jedes Mal die gewünschten Tabellen neu auszuwählen sowie die Zieltabellen bestimmen zu müssen, bietet eine Menge Zeitersparnis – zumindest, wenn man regelmäßig Daten aus Excel-Dateien importiert.<\/p>\n
Mit ein wenig Programmierkenntnissen können Sie den Import so gestalten, dass die Anwendung automatisch erkennt, ob der zu importierende Datensatz geändert wurde oder nicht und ob er dementsprechend überhaupt in der Zieltabelle geändert werden muss. Sie können die vorliegende Lösung also beliebig erweitern. <\/p>\n
Downloads zu diesem Beitrag<\/h3>\n
Enthaltene Beispieldateien:<\/p>\n
AccessUndExcel00.mdb<\/p>\n