\n| \n Feldname<\/b><\/p>\n<\/td>\n | \n Felddatentyp<\/b><\/p>\n<\/td>\n<\/tr>\n MitarbeiterID<\/p>\n Zahl (Feldgröße Replikations-ID)<\/p>\n Mitarbeitername<\/p>\n Text (Feldgröße 100)<\/p>\n Anmeldename<\/p>\n Text (Feldgröße 255)<\/p>\n<\/table>\n Tab. 1: Die Tabelle tblMitarbeiter<\/b><\/p>\n Feldname<\/p>\n Felddatentyp<\/p>\n ZeiteintragsID<\/p>\n Zahl (Feldgröße Replikations-ID)<\/p>\n ZeiteintragsartID<\/p>\n Zahl (Feldgröße Replikations-ID)<\/p>\n MitarbeiterID<\/p>\n Text (Feldgröße Replikations-ID)<\/p>\n Start<\/p>\n Datum\/Uhrzeit<\/p>\n Ende<\/p>\n Datum\/Uhrzeit<\/p>\n Bemerkung<\/p>\n Text (Feldgröße 255)<\/p>\n<\/table>\n Tab. 2: Die Tabelle tblZeiteinträge<\/b><\/p>\n Feldname<\/p>\n Felddatentyp<\/p>\n ZeiteintragsartID<\/p>\n Zahl (Feldgröße Replikations-ID)<\/p>\n Zeiteintragsart<\/p>\n Text (Feldgröße 100)<\/p>\n \n\n| <\/td>\n | <\/td>\n<\/tr>\n<\/table>\n Tab. 3: Die Tabelle tblZeiteintragsarten<\/b><\/p>\n Um die Einträge klassifizieren zu können, ist die Zeiteintragstabelle mit der Tabelle tblZeit-eintragsarten verknüpft. Hier sind beispielsweise Einträge wie Arbeit vor Ort beim Kunden, Wochenendarbeit oder Urlaub enthalten. Dies ermöglicht Ihnen das manuelle Eintragen von Zeitblöcken, die nicht über die automatische Zeiterfassung erfasst werden können.<\/p>\n ![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{9357F090-B91E-496A-A10D-69562269A36E}\/pic001.png\") <\/p>\n
<\/b><\/p>\n Als Primär- und Fremdschlüssel kommen in allen Tabellen GUIDs zum Einsatz, die unter Access auch als Replikations-IDs bezeichnet werden.<\/p>\n Hinweis<\/h3>\nEine genaue Beschreibung über den Sinn und Zweck von GUIDs finden Sie in dem Beitrag Die Geheimnisse der GUID, den Sie ebenfalls in dieser Ergänzungslieferung finden. <\/p>\n Die Erfassung von Zeiteinträgen sollte für den Benutzer möglichst einfach sein. Ideal ist ein Formular mit einer Start- und einer Stop-Schaltfläche, die die Zeiterfassung jeweils startet oder beendet. Zur Anlage des Formulars gehen Sie wie folgt vor:<\/p>\n Legen Sie eine neue Datenbank mit dem Namen Zeiterfassung.mdb an.<\/li>\nErfassen Sie die oben angegebenen Tabellen und verknüpfen Sie diese gemäß Bild 1. Aktivieren Sie auch die referentielle Integrität.<\/li>\nErstellen Sie ein neues Formular und platzieren Sie hier zwei neue Schaltflächen mit den Namen btnStart und btnStopp.<\/li>\nBeschriften Sie die Schaltflächen entsprechend mit Start und Stopp.<\/li>\nStellen Sie die in Tab. 4 angegebenen Eigenschaften des Formulars wie aufgeführt ein.<\/li>\nSpeichern Sie das Formular unter dem Namen frmZeiterfassung.<\/li>\n\n\n| \n Eigenschaft<\/b><\/p>\n<\/td>\n | \n Wert<\/b><\/p>\n<\/td>\n<\/tr>\n Bildlaufleisten<\/p>\n Nein<\/p>\n Datensatzmarkierer<\/p>\n Nein<\/p>\n Navigationsschaltflächen<\/p>\n Nein<\/p>\n Rahmenart<\/p>\n Dialog<\/p>\n Beschriftung<\/p>\n Zeiterfassung<\/p>\n<\/table>\n Tab. 4: Eigenschaften des Formulars frmZeiterfassung<\/b><\/p>\nSpeichern von Einträgen<\/h3>\n Um die Aufnahme von Zeiteinträgen möglichst wenig anfällig für Abstürze des Rechners zu machen, setzt die Zeiterfassung folgende Vorgehensweise zur Erfassung der Einträge ein: Zu Beginn der Arbeit wird in der Tabelle tblZeiteinträge ein neuer Datensatz angelegt, bei dem zunächst nur das Start-Feld gefüllt ist. Das Ende-Feld behält also den Wert Null. Erst wenn die Arbeit beendet ist, wird die Ende-Zeit eingetragen. Sollte der PC des Benutzers also zwischenzeitlich neu gestartet werden, ist die Zeiterfassung hiervon nicht betroffen.<\/p>\n Den Start der Zeiterfassung erledigt eine VBA-Ereignisprozedur, die mit der Schaltfläche btnStart verknüpft ist. Legen Sie diese Prozedur wie folgt an:<\/p>\n Private Sub btnStart_Click()\r\n Dim rstData As New Recordset\r\n With rstData\r\n .ActiveConnection = CurrentProject.Connection\r\n .CursorType = adOpenDynamic\r\n .CursorLocation = adUseClient\r\n .LockType = adLockOptimistic\r\n .Source = \"tblZeiteinträge\"\r\n .MaxRecords = 1\r\n .Open\r\n .AddNew\r\n !ZeiteintragID = CreateGUID()\r\n !MitarbeiterID = GetMitarbeiterID()\r\n ''GUID zur Zeiteintragsart ''Arbeit im Büro''\r\n !ZeiteintragsartID = _\r\n \"{18903C6D-C737-4824-9688-346E07A12CBB}\"\r\n !Start = Now\r\n .Update\r\n End With<\/pre>\nWählen Sie über das Kontextmenü der Schaltfläche btnStart den Befehl Ereignis aus.<\/li>\nKlicken Sie im nachfolgenden Fenster doppelt auf den Eintrag Code-Generator.<\/li>\nGeben Sie den nachfolgenden Programmcode aus Quellcode 1 ein.<\/li>\nDie Prozedur öffnet zunächst ein neues ADO-Recordset auf Basis der Tabelle tblZeiteinträge. Da nur Datensätze hinzugefügt werden sollen, wird die Anzahl der zu ladenden Datensätze auf 1 begrenzt (MaxRecords-Eigenschaft). <\/p>\n Dies erhöht die Performance beim Einsatz der Software im Netzwerk. Alternativ können Sie die Datensatzanzahl auch durch die SQL-Anweisung<\/p>\n SELECT * FROM tblZeiteinträgeWHERE False<\/pre>\nbegrenzen. Diese Abfrage liefert keine Datensätze zurück, eignet sich also ideal zum Hinzufügen von Datensätzen.<\/p>\n Nach dem öffnen des Recordsets wird mit Hilfe der AddNew-Methode ein neuer Datensatz angelegt. Direkt danach wird der Primärschlüsselwert vergeben. Da es sich bei dem Feld ZeiteintragID um eine GUID handelt, wird zunächst mit Hilfe der Funktion CreateGUID eine neue GUID erzeugt. Diese Funktion finden Sie im Modul modGUID der Beispieldatenbank.<\/p>\n Im nächsten Schritt muss die ID des momentan angemeldeten Mitarbeiters ermittelt werden. Diese Aufgabe erledigt die Prozedur GetMitarbeiterID. Diese Prozedur ist in dem Modul modTools untergebracht. Den Aufbau der Prozedur können Sie Quellcode 2 entnehmen.<\/p>\n Die Prozedur prüft, ob der momentan angemeldete Benutzer in der Tabelle tblMitarbeiter vorhanden ist. Sollte dies nicht der Fall sein, fügt sie den Benutzer automatisch hinzu. Als Ergebnis liefert die Funktion die GUID des angemeldeten Benutzers zurück.<\/p>\n Public Function GetMitarbeiterID() As String\r\n Dim rstData As New Recordset\r\n Dim MitarbeiterID As String\r\n Dim SQL As String\r\n SQL = \"SELECT * FROm tblMitarbeiter\"\r\n SQL = SQL & \" WHERE Anmeldename = ''\"\r\n SQL = SQL & GetLogonUserName() & \"''\"\r\n With rstData\r\n .ActiveConnection = CurrentProject.Connection\r\n .LockType = adLockOptimistic\r\n .CursorLocation = adUseClient\r\n .CursorType = adOpenDynamic\r\n .Source = SQL\r\n .Open\r\n If .RecordCount = 0 Then\r\n MitarbeiterID = CreateGUID()\r\n .AddNew\r\n !MitarbeiterID = MitarbeiterID\r\n !AnmeldeName = GetLogonUserName()\r\n !Mitarbeitername = !AnmeldeName\r\n .Update\r\n Else\r\n MitarbeiterID = !MitarbeiterID\r\n End If\r\n End With\r\n GetMitarbeiterID = MitarbeiterID<\/pre>\n![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{9357F090-B91E-496A-A10D-69562269A36E}\/pic002.png\") <\/p>\n
Quellcode 2<\/b><\/p>\n ![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{9357F090-B91E-496A-A10D-69562269A36E}\/pic003.png\") <\/p>\n
<\/b><\/p>\nAnmeldenamen aus dem Betriebssystem ermitteln<\/h3>\n Wie bereits zu Beginn dieses Beitrags erwähnt, liest die Software den Namen des angemeldeten Benutzers aus dem Betriebssystem aus. Sie bewerkstelligt dies mit Hilfe der Funktion GetLogonUserName, die wiederum eine API-Funk-tion namens WNetGetUser verwendet.<\/p>\n Den Aufbau der Funktion finden Sie im Modul modTools der Beispieldatenbank zu diesem Beitrag.<\/p>\n Eine Alternative zum Einsatz der API-Funktion besteht in der Funktion Environ, die fest in Access eingebaut ist. Diese Funktion liefert den Wert von Umgebungsvariablen zurück, die unter Ihrem Betriebssystem deklariert sind. Der Ausdruck<\/p>\n Environ(\"USERNAME\")<\/pre>\nliefert beispielsweise ebenfalls den Namen des momentan angemeldeten Benutzers zurück. Eine Einschränkung hierbei ist jedoch, dass die Systemvariable Username nicht unter allen Windows-Betriebssystemen unterstützt wird.<\/p>\n Sicherheit verschaffen Sie sich, indem Sie die DOS-Eingabeaufforderung öffnen, hier den Befehl SET eingeben und mit der Return-Taste bestätigen. Sie erhalten dadurch eine Auflistung aller Variablen sowie deren aktuelle Werte (siehe Bild 2).<\/p>\n Unter Windows NT bzw. Windows 2000 finden Sie neben dem Benutzernamen noch weitere interessante Informationen wie beispielsweise den Domänennamen, den Pfad des Programmverzeichnisses oder das Temp-Verzeichnis. <\/p>\n ![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{9357F090-B91E-496A-A10D-69562269A36E}\/pic004.png\") <\/p>\n
<\/b><\/p>\n ![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{9357F090-B91E-496A-A10D-69562269A36E}\/pic005.png\") <\/p>\n
<\/b><\/p>\nBenutzername ohne Anmeldung<\/h3>\n Sofern sowohl die API-Funktion als auch die Environ-Funktion auf Ihrem PC fehlschlagen, bleibt Ihnen zur Identifikation des Benutzers nur die Erstellung eines Anmeldedialoges, in dem der Benutzer seinen Namen und ggf. ein Kennwort eingibt.<\/p>\n Nachdem Sie für den neuen Zeiteintrag den Benutzernamen in Erfahrung gebracht haben, fehlt schließlich noch die Angabe der Startzeit<\/p>\n !Start = Now<\/pre>\nsowie der Zeiteintragsart. Letztere ist in der Ereignisprozedur der Start-Schaltfläche fest im Programmcode hinterlegt:<\/p>\n !ZeiteintragsartID = \"{18903C6D-C737-4824-9688-346E07A12CBB}\"<\/pre>\nDamit dies funktioniert, muss die Tabelle tblZeiteintragsarten einen entsprechenden Datensatz enthalten (siehe Bild 3). Hierzu gehen Sie wie folgt vor:<\/p>\n öffnen Sie die Tabelle tblZeiteintragsarten aus dem Datenbankfenster heraus.<\/li>\nLegen Sie einen neuen Datensatz an.<\/li>\nGeben Sie als Zeiteintragsart-ID die GUID inklusive geschweifter Klammern ein: {18903C6D-C737-4824-9688-346E07A12CBB}<\/li>\nGeben Sie unter Zeiteintragsart den Text Arbeit im Büro ein.<\/li>\nHinweis<\/h3>\n<\/p>\n Die Erfassung weiterer Zeiteintragsarten ge-staltet sich schwierig, da für neue Datensätze immer auch eine neue GUID eingetippt werden muss. Zur Lösung dieses Problems generieren Sie auf Basis der Tabelle tblZeit-eintragsarten ein Standardformular und tragen für die Standardwert-Eigenschaft des Zeiteintragsart-Steuerelements den Ausdruck =CreateGUID() ein.<\/p>\n Hinweis<\/h3>\nEin entsprechendes Formular finden Sie in der Beispieldatenbank unter dem Namen frmZeiteintragsarten (siehe Bild 4) <\/p>\n Function LäuftZeiterfassung() As Boolean\r\n Dim SQL As String\r\n Dim rstData As New Recordset\r\n SQL = \"SELECT Count(*) As Anzahl FROM tblZeiteinträge WHERE MitarbeiterID=''\" \r\n SQL = SQL & GetMitarbeiterID() & \"'' AND Ende IS NULL\"\r\n With rstData\r\n .ActiveConnection = CurrentProject.Connection\r\n .LockType = adLockReadOnly\r\n .CursorLocation = adUseClient\r\n .CursorType = adOpenStatic\r\n .Source = SQL\r\n .Open\r\n If !Anzahl = 0 Then\r\n LäuftZeiterfassung = False\r\n Else\r\n LäuftZeiterfassung = True\r\n End If\r\n End With\r\nEnd Function\r\nPrivate Sub btnStart_Click()\r\n Dim rstData As New Recordset\r\n If ZeiterfassungLäuft() = True Then\r\n MsgBox \"Die Zeiterfassung läuft bereits!\", vbInformation\r\n Exit Sub\r\n End If\r\n. . . <\/pre>\nPrüfung des aktuellen Status<\/h3>\nEine wichtige Funktion beim Start der Zeiterfassung fehlt noch: Sofern die Zeiterfassung bereits läuft, darf durch einen erneuten Klick auf die Start-Schaltfläche kein neuer Datensatz angelegt werden. Hierzu muss geprüft werden, ob zum aktuellen Benutzer ein Datensatz existiert, dessen Ende-Feld noch den Wert Null hat. Sollte dies der Fall sein, muss eine entsprechende Warnung erscheinen.<\/p>\n Da eine entsprechende Funktion später noch ein weiteres Mal benötigt wird, bietet sich eine Auslagerung als Function-Prozedur an (s. Quellcode 3).<\/p>\n Die Prozedur zählt die Anzahl der Zeiteinträge mit offener Ende-Angabe des aktuellen Benutzers. Falls diese gleich 0 ist, läuft die Zeiterfassung nicht und die Funktion liefert False als Ergebnis.<\/p>\n Diese Funktion kann nun in die Ereignisprozedur der Start-Schaltfläche integriert werden (s. Quellcode 4).<\/p>\n Nachdem Sie nun die Prozeduren zum Start der Zeiterfassung fertig gestellt haben, folgt die Ereignisprozedur der Stopp-Schaltfläche. Sie finden ihren Aufbau in Quellcode 5.<\/p>\n Diese Ereignisprozedur setzt das Ende-Feld aller noch offenen Zeiteinträge zu dem angemeldeten Benutzer auf die aktuelle Uhrzeit.<\/p>\n Eine wichtige Information für den Benutzer ist eine Anzeige des aktuellen Status seiner Zeiterfassung. Hierüber kann er erkennen, ob die Zeiterfassung momentan läuft oder gestoppt ist.<\/p>\n Private Sub btnStopp_Click()\r\n Dim SQL As String\r\n If ZeiterfassungLäuft() = False Then\r\n MsgBox \"Die Zeiterfassung läuft momentan nicht!\", vbInformation\r\n Exit Sub\r\n End If\r\n SQL = \"UPDATE tblZeiteinträge SET Ende=Now() WHERE MitarbeiterID=''\"\r\n SQL = SQL & GetMitarbeiterID & \"'' AND Ende IS NULL\"\r\n CurrentProject.Connection.Execute SQL<\/pre>\n![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{9357F090-B91E-496A-A10D-69562269A36E}\/pic006.png\") <\/p>\n
<\/b><\/p>\n Zur Anzeige des Status platzieren Sie auf dem Formular ein Bezeichnungsfeld namens lblStatus (siehe Bild 5).<\/p>\n Private Sub StatusAktualisieren()\r\n If LäuftZeiterfassung() = True Then\r\n With Me.lblStatus\r\n .Caption = \"Zeiterfassung läuft\"\r\n .BackColor = QBColor(12)\r\n End With\r\n Else\r\n With Me.lblStatus\r\n .Caption = \"Zeiterfassung läuft nicht\"\r\n .BackColor = QBColor(10)\r\n End With\r\n End If\r\nSELECT TOP 10 tblZeiteinträge.ZeiteintragID,\r\ntblZeiteinträge.MitarbeiterID,\r\ntblZeiteintragsarten.Zeiteintragsart,\r\ntblZeiteinträge.Start, tblZeiteinträge.Ende,\r\ntblZeiteinträge.Bemerkung\r\nFROM tblZeiteintragsarten\r\nINNER JOIN tblZeiteinträge \r\nON tblZeiteintragsarten.ZeiteintragsartID =\r\ntblZeiteinträge.ZeiteintragsartID<\/pre>\n![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{9357F090-B91E-496A-A10D-69562269A36E}\/pic007.png\") <\/p>\n
<\/b><\/p>\n Die Anzeige des Status erledigt die Prozedur aus Quellcode 6, die Sie im Formularmodul anlegen.<\/p>\n Die Prozedur setzt den entsprechenden Text in das Bezeichnungsfeld und ändert anschließend die Hintergrundfarbe in grün bzw. rot (siehe Bild 6). Damit der Farbwechsel funktioniert, setzen Sie die Eigenschaft Hintergrundart des Bezeichnungsfeldes auf Normal.<\/p>\n Der Aufruf der Prozedur erfolgt an drei Stellen:<\/p>\n Am Ende der Ereignisprozedur der Schaltfläche btnStart<\/li>\nAm Ende der Ereignisprozedur der Schaltfläche btnStopp<\/li>\nBeim öffnen des Formulars innerhalb des Load-Ereignisses (BeimLaden-Ereigniseigenschaft), wie das folgende Beispiel zeigt:<\/li>\nPrivate Sub Form_Load()\r\n StatusAktualisieren\r\nEnd Sub<\/pre>\nDamit die eingetragenen Zeiteinträge nachvollziehbar sind, bietet sich die Anzeige einer Liste an, welche die letzten zehn Zeitblöcke anzeigt.<\/p>\n Private Sub ZeiteintragslisteAktualisieren()\r\n Me.frmZeiterfassung_Zeiteinträge.Form.Filter = \"MitarbeiterID=''\" _ \r\n & GetMitarbeiterID() & \"''\"\r\n Me.frmZeiterfassung_Zeiteinträge.Form.FilterOn = True<\/pre>\nHierzu gehen Sie wie folgt vor:<\/p>\n Legen Sie ein neues Formular mit dem Namen frmZeiterfassung_Zeiteinträge an.<\/li>\nStellen Sie die Standardansicht-Eigenschaft des Formulars auf Datenblatt ein.<\/li>\nGeben Sie als Datenherkunft die SQL-Anweisung aus Quellcode 7 ein.<\/li>\nDiese Abfrage ermittelt die letzten zehn Zeiteinträge und sortiert diese absteigend nach dem Start-Feld.<\/li>\nöffnen Sie die Feldliste mit dem Befehl Ansicht\/Feldliste und ziehen Sie alle Felder bis auf ZeiteintragsartID in das Formular.<\/li>\nEntfernen Sie die Doppelpunkte der einzelnen Bezeichnungsfelder.<\/li>\nDanach schließen Sie das Formular und fügen es als Unterformular in das Formular frmZeit-erfassung ein.<\/p>\n Dies erledigen Sie beispielsweise, indem Sie das Formular frmZeiterfassung_Zeiteinträge per Drag&Drop aus dem Datenbankfenster in die Entwurfsansicht des Formulars frmZeiterfassung ziehen.<\/p>\n Achten Sie darauf, dass das hierdurch angelegte Unterformular-Steuerelement ebenfalls den Namen frmZeiterfassung_Zeiteinträge trägt.<\/p>\n Filtern der Zeiteinträge<\/h3>\nUm sicherzustellen, dass in der Liste nur die Zeiteinträge zum aktuellen Mitarbeiter aufgelistet werden, muss diese gefiltert werden. Dies erledigt die Prozedur aus Quellcode 8, die Sie im Modul des Formulars frmZeiterfassung an-legen. Die Prozedur filtert die Zeiteinträge des Unterformulars nach dem aktuellen Benutzer.<\/p>\n Der Aufruf der Prozedur sollte innerhalb der drei Ereignisprozeduren btnStart_Click, btnStopp_Click und Form_Load direkt nach dem Aufruf der Prozedur StatusAktualisieren erfolgen. Das folgende Beispiel zeigt dies exemplarisch für das Load-Ereignis des Formulars:<\/p>\n Private Sub Form_Load()\r\n StatusAktualisieren\r\n ZeiteintragslisteAktualisieren\r\nEnd Sub<\/pre>\nBeim Einsatz der Zeiterfassung im Netzwerk mit mehreren Mitarbeitern ist die Anzeige des Status der übrigen Mitarbeiter eine hilfreiche Information. So kann beispielsweise jeder Mitarbeiter erkennen, ob andere Mitarbeiter momentan im Hause sind, was insbesondere bei der Vermittlung von Telefongesprächen sinnvoll ist.<\/p>\n Zur Anlage einer entsprechenden Liste gehen Sie wie folgt vor:<\/p>\n Legen Sie auf Basis der Tabelle tblZeit-einträge eine neue Abfrage an (siehe Bild 7).<\/li>\nübernehmen Sie alle Felder in den Ergebnisbereich.<\/li>\nDefinieren Sie für das Feld Ende das Kriterium Ist Null. Hierdurch werden nur die offenen Zeiteinträge abgefragt.<\/li>\nSpeichern Sie die Abfrage unter dem Namen qryOffeneZeiteinträge.<\/li>\n![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{9357F090-B91E-496A-A10D-69562269A36E}\/pic008.png\") <\/p>\n
<\/b><\/p>\n ![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{9357F090-B91E-496A-A10D-69562269A36E}\/pic009.png\") <\/p>\n
Bild 7: Offene Zeiteinträge werden mit Hilfe einer Abfrage ermittelt. <\/span><\/b><\/p>\n![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{9357F090-B91E-496A-A10D-69562269A36E}\/pic010.png\") <\/p>\n
<\/b><\/p>\nIm nächsten Schritt legen Sie eine weitere Abfrage an:<\/li>\nLegen Sie eine neue Abfrage an und fügen Sie dieser die Tabelle tblMitarbeiter und die eben angelegte Abfrage qryOffeneZeit-einträge hinzu (siehe Bild 8).<\/li>\nMarkieren Sie die bereits von Access angelegte Verknüpfungslinie zwischen den beiden Feldlisten und wählen Sie aus dem Kontextmenü den Befehl Verknüpfungseigenschaften aus.<\/li>\nWählen Sie die Option 2 aus und bestätigen Sie mit OK.<\/li>\nFügen Sie dem Entwurfsbereich die Felder MitarbeiterID und Mitarbeitername hinzu.<\/li>\nGeben Sie in der Zeile Feld der dritten Spalte den folgenden Ausdruck ein:<\/li>\nIstAnwesend: Wenn(IstNull([ZeiteintragID]);Falsch;Wahr)<\/pre>\n Speichern Sie die Abfrage unter dem Namen qryMitarbeiterstatus.<\/li>\n![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{9357F090-B91E-496A-A10D-69562269A36E}\/pic011.png\") <\/p>\n
<\/b><\/p>\n Zur Erklärung: Durch die Verknüpfungseigenschaft werden generell alle Mitarbeiter abgefragt. Sollte ein offener Zeiteintrag existieren – der Mitarbeiter also anwesend sein – ist auch eine ZeiteintragID vorhanden. Andernfalls ist dieses Feld Null. Der Wenn-Ausdruck prüft dies ab und liefert True oder False zurück.<\/p>\n Die neu erstellte Abfrage setzen Sie nun in einem neuen Unterformular ein:<\/p>\n Legen Sie ein leeres Formular an, dem Sie den Namen frmZeiteinträge_Mitarbeiterstatus geben.<\/li>\nStellen Sie die Standardansicht-Eigenschaft des Formulars auf Datenblatt ein.<\/li>\nStellen Sie die folgenden Eigenschaften auf Nein ein: Bearbeitungen zulassen, Löschen zulassen, Anfügen zulassen.<\/li>\nGeben Sie als Datenherkunft die Abfrage qryMitarbeiterstatus an.<\/li>\nöffnen Sie die Feldliste mit dem Befehl Ansicht\/Feldliste und ziehen Sie die Felder Mitarbeiter und Bemerkung in das Formular.<\/li>\nMarkieren Sie in der Toolbox das Kontrollkästchen-Steuerelement und ziehen Sie das Feld IstAnwesend in das Formular.<\/li>\nEntfernen Sie die Doppelpunkte der einzelnen Bezeichnungsfelder.<\/li>\nAnschließend fügen Sie dieses Formular wieder als Unterformular in das Formular frmZeiterfassung ein. Hierbei bietet sich der Einsatz eines Register-Steuerelements an, um das Formular übersichtlich zu gestalten (siehe Bild 9).<\/p>\n Automatische Aktualisierung desMitarbeiterstatus<\/h3>\nDamit die Statusanzeige der Mitarbeiter aktuell ist, sollte diese mit Hilfe eines Timers regelmäßig aktualisiert werden. Zusätzlich sollte die Aktualisierung beim Start und beim Stopp der eigenen Zeiterfassung erfolgen.<\/p>\n Private Sub MitarbeiterstatusAktualisieren()\r\n Me.frmZeiterfassung_Mitarbeiterstatus.Requery\r\nEnd Sub\r\nPrivate Sub btnStopp_Click()\r\n Dim SQL As String\r\n If LäuftZeiterfassung() = False Then\r\n MsgBox \"Die Zeiterfassung läuft momentan nicht!\", vbInformation\r\n Exit Sub\r\n End If\r\n* If IsNull(Me.cmbAbwesenheitsgrund) Then\r\n* MsgBox \"Bitte geben Sie einen Abwesenheitsgrund an!\", vbInformation\r\n* Exit Sub\r\n* End If\r\n SQL = \"UPDATE tblZeiteinträge SET Ende=Now(),\"\r\n* SQL = SQL & \" Bemerkung=''\" & Me.cmbAbwesenheitsgrund & \"'' WHERE MitarbeiterID=''\"\r\n SQL = SQL & GetMitarbeiterID & \"'' AND Ende IS NULL\"\r\n CurrentProject.Connection.Execute SQL\r\n Me.cmbAbwesenheitsgrund = Null\r\n StatusAktualisieren\r\n ZeiteintragslisteAktualisieren\r\n MitarbeiterstatusAktualisieren\r\nEnd Sub<\/pre>\nHierzu legen Sie im Modul des Formulars frmZeiterfassung die Prozedur aus Quellcode 8 an.<\/p>\n Der Aufruf der Prozedur erfolgt wieder innerhalb der folgenden drei Ereignisprozeduren btnStart_Click, btnStopp_Click und Form_Load.<\/p>\n Um den regelmäßigen Start über einen Timer zu realisieren, generieren Sie für das Ereignis Bei Zeitgeber des Formulars frmZeiterfassung eine neue Ereignisprozedur, von der aus Sie ebenfalls die Prozedur MitarbeiterstatusAktualisieren aufrufen:<\/p>\n Private Sub Form_Timer()\r\n MitarbeiterstatusAktualisieren\r\nEnd Sub<\/pre>\nDas Aktualisierungsintervall stellen Sie über die Zeitgeberintervall-Eigenschaft des Formulars ein. Ein Wert von 10.000 bewirkt beispielsweise eine Aktualisierung im Zehn-Sekunden-Inter-vall.<\/p>\n Durch die Anzeige des Mitarbeiterstatus können Sie erkennen, ob ein bestimmter Mitarbeiter momentan am Platz ist oder nicht. Sie wissen jedoch nicht, ob er nur kurz in der Mittagspause ist oder bereits Feierabend gemacht hat. Für solche Abwesenheitsgründe ist das Feld Bemerkung der Tabelle tblZeiteinträge vorgesehen. Zur Erfassung des Abwesenheitsgrunds erweitern Sie das Formular frmZeit-einträge wie folgt:<\/p>\n Public Function AbwesenheitsgrundErmitteln(MitarbeiterID As Variant) As String\r\n Dim SQL As String\r\n Dim rstData As New Recordset\r\n If Len(Nz(MitarbeiterID)) = 0 Then\r\n Exit Function\r\n End If\r\n SQL = \"SELECT TOP 1 Bemerkung FROM tblZeiteinträge WHERE MitarbeiterID=''\" \r\n SQL = SQL & GetMitarbeiterID() & \"'' ORDER BY Start DESC\"\r\n With rstData\r\n .ActiveConnection = CurrentProject.Connection\r\n .LockType = adLockReadOnly\r\n .CursorLocation = adUseClient\r\n .CursorType = adOpenStatic\r\n .Source = SQL\r\n .Open\r\n If .RecordCount <> 0 Then\r\n AbwesenheitsgrundErmitteln = Nz(!Bemerkung, \"\")\r\n End If\r\n End With\r\nEnd Function<\/pre>\n öffnen Sie das Formular frmZeitein-träge in der Entwurfsansicht.<\/li>\nLegen Sie ein neues Kombinationsfeld mit dem Namen cmbAbwesenheitsgrund an und ändern Sie die Beschriftung entsprechend.<\/li>\nWählen Sie unter der Eigenschaft Herkunftstyp den Eintrag Werteliste aus.<\/li>\nGeben Sie unter Datensatzherkunft häufig benötigte Abwesenheitsgründe durch Semikolons getrennt ein:<\/li>\nMittagspause;Urlaub;Einkaufen<\/li>\nändern Sie die Ereignisprozedur der Schaltfläche Stopp wie in Quellcode 9 ab. Die neuen Zeilen sind durch ein vorangestelltes Sternchen (*) markiert. <\/li>\nBevor der Benutzer die Zeiterfassung nun stoppen kann, muss er einen Abwesenheitsgrund eingeben oder aus der Kombinationsfeldliste auswählen.<\/p>\n Abwesenheitsgrund ermitteln<\/h3>\nUm nun den Grund der Abwesenheit aller Mitarbeiter zu ermitteln und in der Statusliste anzuzeigen, muss der letzte Zeiteintrag pro Mitarbeiter ermittelt werden. Diese Aufgabe erledigt die Funktion aus Quellcode 10, die Sie in das Modul modTools einfügen.<\/p>\n Diese Funktion ermittelt mit Hilfe einer Abfrage den letzten Zeiteintrag zu einem Mitarbeiter und liefert den Inhalt des Bemerkungsfeldes dieses Datensatzes zurück.<\/p>\n Zum Einsatz dieser Prozedur gehen Sie wie folgt vor:<\/p>\n öffnen Sie die Abfrage qryMitarbeiterstatus in der Entwurfsansicht.<\/li>\nFügen Sie der Abfrage ein neu berechnetes Feld hinzu:<\/li>\nAbwesenheitsgrund: AbwesenheitsgrundErmitteln(tblMitarbeiter.MitarbeiterID)<\/li>\nSpeichern Sie die Abfrage.<\/li>\nöffnen Sie das Formular frmZeiterfassung_Mitarbeiterstatus in der Entwurfsansicht.<\/li>\nAktivieren Sie die Feldliste.<\/li>\nFügen Sie das neue Feld Abwesenheitsgrund hinzu.<\/li>\nSpeichern und schließen Sie das Formular.<\/li>\n![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{9357F090-B91E-496A-A10D-69562269A36E}\/pic012.png\") <\/p>\n
<\/b><\/p>\n Der Abwesenheitsgrund wird nun zu jedem Mitarbeiter angezeigt, falls dieser abwesend ist.<\/p>\n Zur Kontrolle der Mitarbeiter bietet sich eine Auswertung der Wochenstunden an. Idealerweise erfolgt die Anzeige der Auswertung ebenfalls im Formular frmZeiterfassung, sodass jeder Mitarbeiter seine eigene Arbeitsleistung prüfen kann.<\/p>\n Die Daten der Auswertung werden mit Hilfe einer Abfrage ermittelt, die Sie wie folgt erzeugen:<\/p>\n Legen Sie eine neue Abfrage an.<\/li>\nFügen Sie der Abfrage die Tabelle tblZeiteinträge hinzu.<\/li>\nFügen Sie das Feld MitarbeiterID dem Entwurfsbereich hinzu.<\/li>\nGeben Sie in die Zeile Feld der zweiten Spalte den folgenden Ausdruck ein:<\/li>\nKW: ZString(Jahr([Start])) & \"-\" & Format([Start];\"ww\")<\/pre>\n Dieser Ausdruck ermittelt aus dem Start-Feld die Kalenderwoche und verknüpft diese mit der Jahresangabe zu einer Zeichenkette der Form YYYY-KW.<\/li>\nGeben Sie in die Zeile Feld der zweiten Spalte den folgenden Ausdruck ein:<\/li>\nWochenarbeitszeit: DatDiff(\"n\";[Start];[Ende])\/60<\/pre>\nHierdurch ermittelt Access die Anzahl der Stunden, die ein Zeiteintrag gedauert hat (siehe Bild 10).<\/p>\n Private Sub ZeiteintragslisteAktualisieren()\r\n Me.frmZeiterfassung_Zeiteinträge.Form.Filter = \"MitarbeiterID=''\" _ & GetMitarbeiterID() & \"''\"\r\n Me.frmZeiterfassung_Zeiteinträge.Form.FilterOn = True\r\n Me.frmZeiterfassung_Wochenarbeitszeiten.Form.Filter = \"MitarbeiterID=''\" _ & GetMitarbeiterID() & \"''\"\r\n Me.frmZeiterfassung_Wochenarbeitszeiten.Form.FilterOn = True\r\nEnd Sub<\/pre>\nHinweis<\/h3>\nUm eine möglichst exakte Berechnung zu erhalten, wird die Differenz in Minuten berechnet und dann durch 60 geteilt. Dies ergibt eine genügend exakte Angabe in Stunden. <\/p>\n Wählen Sie den Menüpunkt Ansicht\/Funktionen aus.<\/li>\nWählen Sie für die ersten beiden Spalten die Funktion Gruppierung und für die dritte Spalte die Funktion Summe aus. Dies bewirkt die Summierung aller Zeiteinträge pro Woche und Mitarbeiter.<\/li>\nSpeichern Sie die Abfrage unter dem Namen qryWochenarbeitszeiten.<\/li>\nAnzeige der Wochenarbeitszeit imZeiterfassungsformular<\/h3>\n![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{9357F090-B91E-496A-A10D-69562269A36E}\/pic013.png\") <\/p>\n
<\/b><\/p>\n Die Integration dieser Abfrage funktioniert auf ähnliche Weise, wie dies beim Unterformular frmZeiterfassung_Zeiteinträge der Fall ist.<\/p>\n Legen Sie ein neues Formular auf Basis der neu erstellten Abfrage an. <\/li>\nFormatieren Sie das Formular als Datenblatt und fügen Sie die Felder KW und Wochenarbeitszeit hinzu.<\/li>\nSpeichern Sie das Formular unter dem Namen frmZeiterfassung_Wochenarbeitszeiten.<\/li>\nErgänzen Sie das Register im Formular frmZeiterfassung um eine neue Seite.<\/li>\nPlatzieren Sie das neue Formular als Unterformular auf diese Registerseite. Achten Sie darauf, dass das Unterformular-Steuerelement den Namen frmZeiterfassung_Wochenarbeitszeiten trägt (siehe Bild 11).<\/li>\nErgänzen Sie die Prozedur ZeiteintragslisteAktualisieren wie in Quellcode 10.<\/li>\n![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{9357F090-B91E-496A-A10D-69562269A36E}\/pic014.png\") <\/p>\n
<\/b><\/p>\n Bild 12: Zur grafischen Auswertung müssen die Achsen korrekt ausgewählt werden.<\/span><\/b><\/p>\n![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{9357F090-B91E-496A-A10D-69562269A36E}\/pic015.png\") <\/p>\n
<\/b><\/p>\n Zum Vergleich der einzelnen Mitarbeiter bietet ein Liniendiagramm die beste übersicht. Basis für ein solches Diagramm ist zunächst einmal eine Abfrage, welche die Daten in der benötigten Form aufbereitet:<\/p>\n Legen Sie eine neue Abfrage an, der Sie die Tabelle tblMitarbeiter sowie die Abfrage qryWochenarbeitszeiten hinzufügen. Access sollte die beiden Feldlisten über das Feld MitarbeiterID hierbei automatisch verknüpfen.<\/li>\nFügen Sie dem Ergebnisbereich die Felder Mitarbeitername, KW und Wochenarbeitszeit hinzu.<\/li>\nSpeichern Sie die Abfrage unter dem Namen qryDia-gramm.<\/li>\nAuf der Basis dieser Abfrage erzeugen Sie anschließend das Diagramm mit Hilfe des Diagrammassistenten:<\/p>\n Wechseln Sie im Datenbankfenster zum Register Formulare und klicken Sie auf Neu.<\/li>\nWählen Sie im Dialogfenster Neues Formular den Diagramm-Assistenten sowie die Abfrage qryDiagramm aus. Bestätigen Sie mit OK.<\/li>\nFügen Sie alle Felder der Abfrage hinzu und bestätigen Sie mit Weiter.<\/li>\nWählen Sie das Liniendia-gramm als Diagrammform aus.<\/li>\nOrdnen Sie das Feld KW auf der horizontalen und das Feld Mitarbeiter auf der vertikalen Achse an (siehe Bild 12). Bestätigen Sie mit Weiter.<\/li>\nTragen Sie den Diagrammnamen frmWochenarbeitszeitenDiagramm ein und starten Sie den Assistenten über die Schaltfläche Fertig stellen.<\/li>\nöffnen Sie das neu generierte Formular in der Entwurfsansicht und passen Sie das Layout an (siehe Bild 13).<\/li>\nDer Verwendung der Zeiterfassung steht nun nichts mehr im Wege. Sie können die Datenbankdatei nun so im Netzwerk installieren, dass alle Mitarbeiter darauf zugreifen können. Auch eventuelle Erweitungen sind leicht zu realisieren: Sie können z. B. ein zusätzliches Kombinationsfeld zur Auswahl des aktuell bearbeiteten Projektes anlegen, um die Analyse der Arbeitszeiten weiter zu verfeinern.<\/li>\nDownloads zu diesem Beitrag<\/h3>\nEnthaltene Beispieldateien:<\/p>\n Zeiterfassung00.mdb<\/p>\n Download<\/a><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"Die Erfassung von Arbeitszeiten einzelner Mitarbeiter eines Unternehmens spielt zur Kontrolle und zur Motivation eines Teams eine wichtige Rolle. Oft werden Arbeitszeiten über ein entsprechendes Gerät mit Hilfe von Codekarten erfasst. Soche Zeiterfassungsgeräte sind üblicherweise im Eingangsbereich untergebracht, sodass jeder Mitarbeiter beim Betreten oder Verlassen des Gebäudes seine Zeiterfassung starten beziehungsweise beenden kann. 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