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Autor: Klaus Giesen, Wuppertal<\/p>\n
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Wer suchet, der findet – heißt es so schön. Bezogen auf Access bedeutet dies, dass Sie als Anwender in der Lage sein sollten, rasch und komfortabel die gewünschten Datensätze in einem Formular zu finden. Falls Sie dabei allein auf die eingebauten Suchmöglichkeiten von Access angewiesen sind, schaut es mit Komfort und erweiterten Suchoptionen – wie beispielsweise die Verknüpfungen mehrerer Felder mit Und bzw. Oder – ziemlich trübe aus. Auch wenn Sie lediglich zu einem ganz bestimmten Datensatz – beispielsweise einem bestimmten Nachnamen – springen wollen, ist das ohne eine selbst gebaute Funktionalität nicht ohne Weiteres möglich.<\/b><\/p>\n
In diesem Beitrag werden drei verschiedene Methoden zum Suchen von Datensätzen vorgestellt. Die ersten beiden (per Kombinations- bzw. per Listenfeld) sind zwar einerseits relativ simpel gehalten, andererseits aber gerade deshalb vorzüglich dazu geeignet, schnell den gewünschten Datensatz – beispielsweise über den Nachnamen – auszuwählen.<\/p>\n
![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{524E671C-D6AC-45A6-BE32-F83DF008A073}\/pic001.png\")
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Bild 1: Das Formular frmKontakte 1 zur Suche per Kombinationsfeld<\/span><\/b><\/p>\n Die dritte Methode ist eine Suche per QbF (engl. Query by Form). Damit ist eine felderübergreifende Suche nach beliebigen Kriterien inklusive Und- bzw. Oder-Verknüpfung möglich. Die Beispieldatenbank demonstriert die Suche mittels einer einfachen Kontaktverwaltung. Sie liegt in Versionen für Access 97 (RecordsFind97.mdb) und Access 2000 (RecordsFind2000.mdb) auf der beiliegenden CD vor.<\/p>\n Das folgende Beispiel finden Sie im Formular FrmKontakte 1 der Beispieldatenbank.<\/p>\n Bedienung der Suche<\/b><\/p>\n Zur Suche nach einem Datensatz klappen Sie lediglich das Kombinationsfeld auf und markieren den gewünschten Namen (siehe Bild 1).<\/p>\n Alternativ dazu können Sie auch den ersten Buchstaben des gesuchten Namens eintippen. Dafür ist die Kombinationsfeldeigenschaft Automatisch ergänzen verantwortlich, die in diesem Fall auf Ja eingestellt ist. <\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 2: Das Formular frmKontakte 2 zur Suche per Listenfeld<\/span><\/b><\/p>\n Quellcode 1<\/b><\/p>\n Quellcode 2<\/b><\/p>\n Falls mehrere identische Nachnamen vorhanden sind, klicken Sie auf die Schaltfläche Weitersuchen, um zum gewünschten Namen zu gelangen.<\/p>\n Funktionalität der Suche<\/b><\/p>\n Die Funktionalität der Kombinationsfeldsuche liegt zunächst einmal in der zugrunde liegenden Abfrage qryCboSuchen begründet. Diese ist als Datensatzherkunft des Kombinationsfeldes eingetragen.<\/p>\n In der Abfrage ist die Funktion Gruppierung aktiviert. Diese bewirkt, dass im Kombinationsfeld auch mehrfach vorhandene Namen nur einmal angezeigt werden.<\/p>\n Durch das Ereignis Nach Aktualisierung des Kombinationsfeldes wird die Ereignisprozedur Cbo_Suchen AfterUpdate() ausgeführt (s. Quellcode 1).<\/p>\n Zuerst wird auf das Feld Nachname positioniert. Danach wird mit der Find-Methode der im Kombinationsfeld ausgewählte Nachname gesucht.<\/p>\n ähnlich einfach ist die Ereignisprozedur BtnWeitersuchen_Click() aufgebaut (s. Quellcode 2). Diese wird beim Klick auf die Schaltfläche Weitersuchen ausgeführt.<\/p>\n Falls der Wert des Kombinationsfelds nicht Null ist, wird mit der FindNext-Methode der nächste Datensatz gesucht, der die Kriterien der eben ausgeführten Find-Methode erfüllt.<\/p>\n Die Suche nach Datensätzen per Listenfeld läuft ähnlich wie die Suche mittels Kombinationsfeld ab.<\/p>\n Das passende Beispiel finden Sie in der Beispieldatenbank unter dem Namen FrmKontakte 2.<\/p>\n Bedienung derSuche<\/b><\/p>\n Klicken Sie im Listenfeld Namen suchen einfach auf den gesuchten Namen oder tippen Sie stattdessen den Anfangsbuchstaben ein (siehe Bild 2). In beiden Fällen wird der passende Datensatz auch im Formular angezeigt.<\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 3: Das Eigenschaftsfenster des Listenfelds LstSuchen<\/span><\/b><\/p>\n Funktionalität der Suche<\/b><\/p>\n Das Listenfeld funktioniert wie folgt: Beim Klicken in das Listenfeld wird die Ereignisprozedur LstSuchen_Click() ausgeführt. <\/p>\n Diese springt im Formular FrmKontakte 2 zum Feld KontakteID. Auch hier wird die Methode Find benutzt, die sich zur Suche die KontakteID aus der erste Spalte des Listenfeldes holt.<\/p>\n Durch die Auslösung des Ereignisses Nach Aktualisierung des Listenfelds wird die Ereignisprozedur LstSuchen_Click() aufgerufen und anschließend der Fokus auf das Listenfeld gesetzt.<\/p>\n Wichtig ist hierbei, dass im Eigenschaftsfenster des Listenfelds der Eintrag [Ereignisprozedur] für das Beim Klicken-Ereignis nicht vorhanden sein darf (siehe Bild 3).<\/p>\n Anderenfalls würde immer das Feld KontakteID des Formulars den Fokus besitzen und es wäre nicht möglich, den gesuchten Namen durch Eingabe eines Buchstabens im Listenfeld auszuwählen.<\/p>\n Damit haben Sie nun zwei einfache und schnelle Methoden kennen gelernt, nach Datensätzen zu suchen.<\/p>\n Natürlich dürfen auch die Nachteile dieser Lösung nicht verschwiegen werden:<\/p>\n <\/p>\n Die Realisierung derartiger Suchmöglichkeiten zeigt Ihnen das folgende Beispiel.<\/p>\n Die Bezeichnung Query by Form kann mit „formularbasierter“ oder „formulargestützter“ Suche übersetzt werden. Der Sinn einer solchen Suchmethode ist, den Anwender bei der Bildung komplexer Suchkriterien durch eine einfache Benutzeroberfläche zu unterstützen.<\/p>\n Die Auswahl der Suchfelder und Suchkriterien soll für jedermann intuitiv und ohne größere Vorkenntnisse möglich sein. <\/p>\n Eine weitere Anforderung an ein solches Suchformular ist, dass es flexibel verwendbar sein sollte. In der Praxis ergeben sich daraus zwei Forderungen:<\/p>\n Grundsätzliche Funktionsweise von Query by Form<\/b><\/p>\n Zum besseren Verständnis zunächst die grundsätzliche Funktionsweise dieser QbF-Lösung:<\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 4: Das Formular FrmQbF<\/span><\/b><\/p>\n Das Formular ist ein ungebundenes Formular (siehe Bild 4). Seinem Einsatzzweck entsprechend ist die Eigenschaft Rahmenart auf den Wert Dialog eingestellt.<\/p>\n Im linken Kombinationsfeld Feldname werden die Suchfelder angezeigt, die im Entwurf der Abfrage qryFeldliste nach Bedarf zusammengestellt werden können.<\/p>\n Durch die Auswahl der Felder in der Abfrage haben Sie die Möglichkeit, die Suche auf bestimmte Felder zu beschränken. <\/p>\n Im Kombinationsfeld Vergleichslogik wählen Sie die gewünschte Vergleichslogik für Ihre Suche aus.<\/p>\n Die von Access her bekannten Vergleichsoperatoren sind bei dieser Lösung in unsere normale Sprache „übersetzt“ worden, um den Anwendern die Bedienung zu erleichtern. Anstelle des Zeichens < kann der Anwender beispielsweise die Worte ist kleiner als auswählen.<\/p>\n Im dritten Kombinationsfeld Suchbegriff kann eingeben werden, wonach gesucht werden soll. Bei Bedarf wird ein weiteres Feld Suchbegriff angezeigt, damit auch Sucheingaben wie beispielsweise Zwischen 20 000 und 70 000 möglich sind.<\/p>\n Insgesamt kann das ausgewählte Suchfeld mit vier weiteren Feldern über Und bzw. Oder verknüpft werden. Dies erfolgt durch Anklicken der entsprechenden Option auf der linken Seite des Formulars.<\/p>\n Anschließend wird aus all diesen Eingaben ein SQL-String zusammengesetzt, der als Filter auf das aufrufende Formular gesetzt wird.<\/p>\n Diese gesamte Funktionalität befindet sich im Modul From_FrmQbF der Beispieldatenbanken.<\/p>\n Wichtige Einzelheiten dieser Funktionalität werden in den folgenden Abschnitten näher beschrieben.<\/p>\n Aufruf des Suchformulars<\/b><\/p>\n Das Suchformular wird mit einem Klick auf die Schaltfläche QbF im Formular FrmKontakte 3 geöffnet (siehe Bild 5).<\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 5: Das Formular FrmKontakte 3<\/span><\/b><\/p>\n In der Ereignisprozedur BtnQbF_Click(), die durch diesen Klick aufgerufen wird, wird zunächst die globale Variable CallingForm mit dem Namen des aufrufenden Formulars gefüllt.<\/p>\n Im weiteren Codeablauf wird nur noch mit dieser Variablen gearbeitet. Es wird also beispielsweise anstatt des Ausdrucks<\/p>\n Forms!FrmKontakte.Visible _= False<\/p>\n der folgende Ausdruck benutzt:<\/p>\n Forms(CallingForm).Visible = False <\/p>\n Dadurch kann der Code ohne Anpassung von jedem beliebigen Formular aus aufgerufen werden.<\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 6: Das Eigenschaftsfenster des Kombinationsfeldes<\/span><\/b><\/p>\n Auswahl der Suchfelder<\/b><\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 7: Werteliste für die Auswahl der Vergleichslogik<\/span><\/b><\/p>\n Quellcode 3<\/b><\/p>\n Die Suchfelder werden mit den Kombinationsfeldern Feld0 bis Feld4 des QbF ausgesucht. Die Datensatzherkunft oder RowSource-Eigenschaft ist eine Abfrage, die die gewünschten Suchfelder liefert. Da die Eigenschaft Herkunftstyp des Listenfeldes auf Feldliste eingestellt ist (siehe Bild 6), zeigt dieses nicht die Datensätze, sondern eine Liste der Felder an.<\/p>\n Auch die Festlegung dieser Datenherkunft kann wieder ganz einfach flexibel gehalten werden. Dazu bedarf es lediglich in der Beim Laden-Eigenschaft des Formulars einer SelectCase-Anweisung, die in Abhängigkeit vom aufrufenden Formular die entsprechende RowSource-Eigenschaft für die Suchfelder festlegt (s. Quellcode 3).<\/p>\n Auswahl der Vergleichslogik<\/b><\/p>\n Die Auswahl der Vergleichslogik wird in den Kombinationsfeldern Kriterium0 bis Kriterium4 vorgenommen.<\/p>\n Die Datenherkunft ist hier eine Werteliste, in der gleichzeitig die „übersetzung“ der Vergleichsoperatoren vorgenommen wird (siehe Bild 7).<\/p>\n Das Kombinationsfeld hat drei Spalten, von denen nur die zweite Spalte angezeigt wird. Die gebundene Spalte, deren Wert weiterverarbeitet wird, ist die Spalte 3. Für den Operator = beispielsweise sieht das wie folgt aus:<\/p>\n Bei den Vergleichsoperatoren Zwischen bzw. Nicht zwischen (Between bzw. Not Between) wird nach Aktualisierung des Kombinationsfeldes mit der Methode MoveSize das Formular FrmQbF vergrößert und ein zweites Eingabefeld für den Suchbegriff sichtbar geschaltet (s. Quellcode 4).<\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 8: Das QbF mit zwei Feldern für Suchbegriffe<\/span><\/b><\/p>\n Quellcode 4<\/b><\/p>\n Quellcode 5<\/b><\/p>\n Damit sind wir schon bei den Eingabefeldern UserInput0 bis UserInput4 bzw. AddUserInput0-4 angelangt. Diese ungebundenen Textfelder werden als Eingabefelder für die Suchbegriffe lediglich ausgewertet und verfügen über keinerlei sonstige Funktionalität.<\/p>\n Die Suche wird nach Festlegung bzw. Eingabe aller notwendigen Parameter mit einem Klick auf die Schaltfläche Suchen gestartet. <\/p>\n Der vollständige VBA-Code der Suche kann hier aus Platzgründen nur auszugsweise wiedergegeben werden. Sie finden ihn in der Ereignisprozedur ButtonSearch_Click() im Modul Form_FrmQbF der Beispieldatenbank. <\/p>\n Plausibilitätsprüfung<\/b><\/p>\n Nach der Deklaration aller notwendigen Variablen wird zunächst einmal überprüft, ob der Anwender Suchfelder ausgewählt hat (s. Quellcode 5).<\/p>\n Vorbelegung der SQL-Anweisung<\/b><\/p>\n Anschließend wird ein SQL-Statement mit der Datenquelle des aufrufenden Formulars vorbelegt. An dieser Stelle ist es wiederum möglich, mithilfe einer SelectCase-Anweisung in Abhängigkeit vom aufrufenden Formular in unterschiedlichen Formularen einer Datenbank zu suchen.<\/p>\n Quellcode 6<\/b><\/p>\n Quellcode 7<\/b><\/p>\n Quellcode 8<\/b><\/p>\n Ein Beispiel dafür finden Sie kommentiert am Anfang der Ereignisprozedur ButtonSearch_Click(). <\/p>\n Auswertung der Benutzereingaben<\/b><\/p>\n Auch die Auswertung der Benutzereingaben kann hier nur in Ausschnitten dargestellt werden. <\/p>\n Im Prinzip werden alle Felder des QbF nacheinander durchlaufen und die in ihnen vorhandenen Werte werden in verschiedenen Variablen zwischengespeichert (s. Quellcode 7).<\/p>\n Natürlich darf dabei auch nicht die überprüfung auf eine Und- bzw. Oder-Verknüpfung der Suchfelder fehlen (s. Quellcode 7).<\/p>\n Zusammenstellungder SQL-Anweisung<\/b><\/p>\n Die SQL-Anweisung wird dabei, also noch innerhalb der äußeren Schleife, ständig um die gefundenen Werte ergänzt (s. Quellcode 8).<\/p>\n Abschluss der Suche<\/b><\/p>\n Der Abschluss der Suche ist wieder recht übersichtlich. Das QbF wird geschlossen, das aufrufende Formular wird wieder sichtbar und erhält den Fokus (siehe Bild 8). Durch die Codezeile<\/p>\n wird die aus den Suchbedingungen zusammengestellte SQL-Anweisung als Filter auf das Formular gesetzt. Nach einem Klick auf die Schaltfläche Alle Datensätze wird der Formularfilter wieder entfernt.<\/p>\n <\/b><\/p>\n![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{524E671C-D6AC-45A6-BE32-F83DF008A073}\/pic002.png\")
<\/p>\nPrivate Sub CboSuchen_AfterUpdate()\r\n DoCmd.GoToControl \"Nachname\"\r\n DoCmd.FindRecord CboSuchen, acEntire, False, _ acSearchAll, False, , True\r\nEnd Sub<\/pre>\n
Private Sub BtnWeitersuchen_Click()\r\n DoCmd.GoToControl \"Nachname\"\r\n If Not IsNull(CboSuchen) Then\r\n DoCmd.FindNext\r\n End If\r\nEnd Sub<\/pre>\n
![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{524E671C-D6AC-45A6-BE32-F83DF008A073}\/pic003.png\")
<\/p>\n![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{524E671C-D6AC-45A6-BE32-F83DF008A073}\/pic004.png\")
<\/p>\nHinweis<\/h3>\n
![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{524E671C-D6AC-45A6-BE32-F83DF008A073}\/pic005.png\")
<\/p>\nCallingForm = _ Screen.ActiveForm.Name<\/pre>\n
![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{524E671C-D6AC-45A6-BE32-F83DF008A073}\/pic006.png\")
<\/p>\n![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{524E671C-D6AC-45A6-BE32-F83DF008A073}\/pic007.png\")
<\/p>\nSelect Case CallingForm\r\n Case \"frmXYZ\"\r\n Me!Feld0.RowSource = \"qryFeldlisteXYZ\"\r\n Me!Feld1.RowSource = \"qryFeldlisteXYZ\"\r\n Me!Feld2.RowSource = \"qryFeldlisteXYZ\"\r\n Me!Feld3.RowSource = \"qryFeldlisteXYZ\"\r\n Me!Feld4.RowSource = \"qryFeldlisteXYZ\"\r\n Me.Caption = \" Suche ...\"\r\n Case \"frmABC\"\r\n ....\r\nEnd Select<\/pre>\n
1;\"ist gleich\";\"=\";<\/pre>\n
![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{524E671C-D6AC-45A6-BE32-F83DF008A073}\/pic008.png\")
<\/p>\nCase \"between\", \"not between\"\r\n DoCmd.MoveSize 150, 2000, 11726, 4300\r\n txtUnd0.Visible = True\r\n AddUserInput0.Visible = True\r\n DoCmd.GoToControl \"UserInput0\"<\/pre>\n
If IsNull(Feld0) And IsNull(Feld1) And IsNull(Feld2) _ And IsNull(Feld3) And IsNull(Feld4) Then\r\n void = MsgBox(\"Sie haben keine Felder ausgewählt.\" _ & \"Wollen Sie das Suchformular schließen\", _ 4 + 32, AppName)\r\n If void = 6 Then\r\n DoCmd.Close A_FORM, \"frmQbF\"\r\n Forms(CallingForm).Visible = True\r\n Exit Sub\r\n ElseIf void = 7 Then\r\n DoCmd.GoToControl \"Feld0\"\r\n Exit Sub\r\n End If\r\nEnd If<\/pre>\n
Hinweis<\/h3>\n
For I = 0 To 4\r\n DoCmd.GoToControl \"Feld\" & I\r\n Set FirstControl = Screen.ActiveControl\r\n DoCmd.GoToControl \"Kriterium\" & I\r\n Set SecondControl = Screen.ActiveControl\r\n DoCmd.GoToControl \"UserInput\" & I\r\n Set ThirdControl = Screen.ActiveControl\r\n If SecondControl = \"Between\" Or SecondControl = _ \"NOT Between\" Then\r\n DoCmd.GoToControl \"AddUserInput\" & I\r\n Set FourthControl = Screen.ActiveControl<\/pre>\n
If I > 0 Then\r\n If ExtraControl = 0 Then\r\n SQLState = SQLState & \" AND \"\r\n Else\r\n SQLState = SQLState & \" OR \"\r\n End If\r\nEnd If<\/pre>\n
Select Case SecondControl\r\n Case \"=\", \"<>\", \">\", \">=\", \"<\", \"<=\"\r\n SQLState = SQLState & _ Forms(CallingForm).RecordSource & \".[\" _\r\n & FirstControl & \"]\" & SecondControl & _ Chr(39) & ThirdControl & Chr(39)<\/pre>\n
Hinweis<\/h3>\n
DoCmd.ApplyFilter SQLState<\/pre>\n
![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{524E671C-D6AC-45A6-BE32-F83DF008A073}\/pic009.png\")
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