{"id":55000070,"date":"2002-08-01T00:00:00","date_gmt":"2021-02-10T20:13:05","guid":{"rendered":"http:\/\/access-im-unternehmen.aix-dev.de\/aiu\/?p=70"},"modified":"-0001-11-30T00:00:00","modified_gmt":"-0001-11-30T00:00:00","slug":"Doppelte_Datensaetze_aufspueren_und_loeschen","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/access-im-unternehmen.de\/Doppelte_Datensaetze_aufspueren_und_loeschen\/","title":{"rendered":"Doppelte Datensätze aufspüren und löschen"},"content":{"rendered":"

\"\"<\/p>\n

Autor: Klaus Giesen, Wuppertal<\/p>\n

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Doppelte Datensätze können Plage und Fluch einer jeden Access-Datenbank sein. Abgesehen vom Speicherplatzbedarf und der damit verbundenen Performance-Beeinträchtigung treten noch andere und möglicherweise schwerwiegendere Probleme auf. Dazu zählen beispielsweise überflüssige Sendungen bei Mailingaktionen oder schlicht und einfach der schlechte Eindruck, der entsteht, wenn Kunden mehrfach die gleiche Post erhalten. Deshalb sollten in solchen Datenbankanwendungen passende Möglichkeiten vorhanden sein, diese doppelten Datensätze bequem aufzuspüren und zu entfernen.<\/b><\/p>\n

Die Beispieldatenbank, die auf der beiliegenden CD-ROM für Access 97 Doppelt97.mdb und Access 2000 Doppelt2000.mdb (Rubrik Musterlösungen) vorhanden ist, ist eine einfache Kontaktverwaltung. Die Tabelle tblKontakte enthält ca. 140 Datensätze mit etlichen Duplikaten. <\/p>\n

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Bild 1: Das Dialogfenster Neue Abfrage<\/span><\/b><\/p>\n

Access verfügt über einen eingebauten Assistenten zur Suche von doppelten Datensätzen. Im Folgenden finden Sie zunächst die Beschreibung der Anwendung des Assistenten und anschließend die theoretischen Grundlagen.<\/p>\n

Der Abfrage-Assistent zurDuplikatsuche<\/b><\/p>\n

Die Suche nach Duplikaten in der Tabelle tblKontakte der Beispieldatenbank erfolgt bei diesem Beispiel über die Felder Nachname und Vorname.<\/p>\n

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Bild 2: Auswahl der Tabelle<\/span><\/b><\/p>\n

  • Klicken Sie im Datenbankfenster unter Abfragen auf die Schaltfläche Neu.<\/li>\n
  • Wählen Sie im Dialogfenster Neue Abfrage den Abfrage-Assistenten zur Duplikatsuche aus (siehe Bild 1).<\/li>\n
  • Im nächsten Schritt des Assistenten legen Sie die Tabelle oder Abfrage fest, in der nach Duplikaten gesucht werden soll (siehe Bild 2). Durch die Verwendung einer Abfrage können Sie auch in verknüpften Tabellen nach Duplikaten suchen.<\/li>\n
  • Wählen Sie im nächsten Schritt die Suchfelder aus: Bei unserem Beispiel sind das die Felder Nachname und Vorname (siehe Bild 3).<\/li>\n
  • Legen Sie anschließend noch fest, welche weiteren Felder im Abfrageergebnis ausgegeben werden sollen.<\/li>\n

    <\/p>\n

    <\/b><\/p>\n

    Bild 3: Festlegen der Suchfelder<\/span><\/b><\/p>\n

    <\/p>\n

    <\/b><\/p>\n

    Bild 4: Resultat der Duplikatsuche<\/span><\/b><\/p>\n

  • Speichern Sie die Suche unter einem passenden Namen, damit sie als Abfrage im Datenbankfenster für weitere Duplikatsuchen zur Verfügung steht.<\/li>\n

    Die Datenblattansicht der Abfrage zeigt anschließend diejenigen Datensätze an, die in den beiden festgelegten Suchfeldern Nachname und Vorname über identische Einträge oder Werte verfügen (siehe Bild 4).<\/p>\n

    Damit ist der erste Teil der Aufgabe bereits gelöst: Die doppelten Datensätze in der Tabelle sind gefunden.<\/p>\n

    <\/p>\n

    <\/b><\/p>\n

    Bild 5: Abfrage zur Duplikatsuche in der Entwurfsansicht<\/span><\/b><\/p>\n

    Vor den überlegungen zum Löschen dieser Datensätze folgen nun zunächst einige Bemerkungen zur Funktionsweise des Assistenten zur Duplikatsuche.<\/p>\n

    Funktionsweise des Assistenten zur Duplikatsuche<\/b><\/p>\n

    Die Funktionsweise des Assistenten zu Duplikatsuche wird auf den ersten Blick in der Entwurfsansicht der Abfrage deutlich (siehe Bild 5).<\/p>\n

    Der Anfang des SQL-Statements im Abfragekriterium<\/p>\n

    In (SELECT [Nachname]...<\/pre>\n
    für das Feld Nachname weist auf die Verwendung einer Unterabfrage hin.<\/p>\n
    Unterabfragen bestehen aus einer SQL SELECT-Anweisung innerhalb einer anderen Auswahl- oder Aktionsabfrage. <\/p>\n
    Eine solche SQL-Anweisung kann entweder zur Definition eines neuen Feldes in der Zeile Feld oder zur Festlegung von Kriterien in der Zeile Kriterien des Abfrage-Entwurfsbereichs eingegeben werden.<\/p>\n
    Die Unterabfrage des Assistenten zur Duplikatsuche ermittelt schließlich, welche Datensätze in den ausgewählten Suchfeldern mehr als einmal vorkommen.<\/p>\n
    <\/p>\n
    <\/p>\n
    <\/b><\/p>\n
    Bild 6:  Einstellung der Index-Eigenschaften<\/span><\/b><\/p>\n
    In (SELECT [Nachname] FROM [tblKontakte_01] As Tmp GROUP BY [Nachname],[Vorname] HAVING Count(*)>1  And [Vorname] = [tblKontakte_01].[Vorname])<\/pre>\n
    Quellcode 1<\/b><\/p>\n
    Hinweis<\/h3>\n
    Ein mit einer Unterabfrage definiertes Feld kann nicht zum Gruppieren von Datensätzen verwendet werden. <\/p>\n
    Das vollständige SQL-Statement der Unterabfrage ist in Quellcode 1 abgedruckt.<\/p>\n
    Das Ergebnis der Abfrage zeigt an, dass doppelte Datensätze in der Tabelle vorhanden sind. Das ist die Ausgangslage für das weitere Vorgehen: das Löschen der Duplikate.<\/p>\n
    Zur Lösung dieses Problems gibt es wie so häufig bei Access verschiedene Möglichkeiten: eine elegante und eine weniger elegante Lösung. Wir beginnen mit der letzteren.<\/p>\n
    Duplikate löschen per neuer Tabelle und Anfügeabfrage<\/b><\/p>\n
    Diese Lösung erfordert eine Menge Handarbeit. Deswegen wird sie hier auch nur der Vollständigkeit halber kurz erwähnt.<\/p>\n
  • Legen Sie zunächst eine Kopie der betreffenden Tabelle an.<\/li>\n
  • Kopieren Sie dabei von der Ausgangstabelle lediglich die Struktur der Tabelle ohne Daten.<\/li>\n
  • Definieren Sie in dieser leeren Tabelle einen eindeutigen Index.<\/li>\n
    Die Auswahl des Feldes bzw. der Felder für diesen eindeutigen Index hängt von dem Feld bzw. den Feldern ab, in denen Sie die Duplikate suchen wollen.<\/p>\n
    Falls es sich beispielsweise um die Felder Nachname und Vorname handeln sollte, versehen Sie diese beiden Felder mit einem Index und stellen Sie die Feld-Eigenschaft Indiziert auf den Wert Ja (Ohne Duplikate) ein (siehe Bild 6).<\/p>\n
    Fügen Sie dann mit Hilfe einer Anfügeabfrage die Datensätze aus der Originaltabelle an die Tabellenkopie an.<\/p>\n
    Auf Grund des eindeutig definierten Indexes der neuen Tabelle werden die doppelten Datensätze aus der Originaltabelle jeweils nur einmal übernommen und das Problem ist damit gelöst.<\/p>\n
    Diese Methode hat allerdings folgende Nachteile:<\/p>\n
  • Falls die Originaltabelle zu einer Tabellenbeziehung gehört, wird bzw. werden diese nicht übernommen und müssen anschließend neu festgelegt werden.<\/li>\n
  • Der größte Nachteil dieser Methode ist – wie schon erwähnt -, dass einfach zu viel Handarbeit notwendig ist.<\/li>\n
    Duplikate löschen per Löschabfrage<\/b><\/p>\n
    Ausgangspunkt des zweiten Lösungsansatzes ist das Ergebnis der Abfrage zur Suche der doppelten Datensätze.<\/p>\n
    <\/p>\n
    <\/b><\/p>\n
    Bild 7:  Entwurfsansicht der Löschabfrage<\/span><\/b><\/p>\n
    IN (SELECT Min(tblKontakte_01.KontakteID) AS MinvonKontakteID FROM tblKontakte_01 GROUP BY tblKontakte_01.Nachname, tblKontakte_01.Vorname HAVING (((Count(tblKontakte_01.Nachname))>1) AND ((Count(tblKontakte_01.Vorname))>1)))<\/pre>\n
    Quellcode 2<\/b><\/p>\n
    Es geht doch schließlich lediglich darum, dass von den übereinstimmenden Datensätzen nur noch jeweils ein einziger in der Ausgangstabelle übrig bleiben soll.<\/p>\n
    Der prinzipielle Lösungsweg sieht wie folgt aus:<\/p>\n
  • Erstellung einer zweiten Unterabfrage in dieser Abfrage.<\/li>\n
  • Umwandlung der kompletten Auswahlabfrage in eine Löschabfrage.<\/li>\n
    Die Unterabfrage<\/h3>\n
    Die zusätzliche Unterabfrage erfordert eine weitere IN SELECT-Anweisung, diesmal als Kriterium für das Feld KontakteID.<\/p>\n
    Die Umwandlung der Auswahlabfrage in eine Löschabfrage kann im Abfragenentwurf über das Menü Abfrage erfolgen (siehe Bild 7). <\/p>\n
    Das vollständige SQL-Statement der zweiten Unterabfrage ist in Quellcode 2 abgedruckt. Die Unterabfrage ermittelt den kleinsten Wert für das Feld KontakteID der jeweils in den Feldern Nachname und Vorname übereinstimmenden Datensätze.<\/p>\n
    Praxis-Tipp<\/h3>\n
    Wegen der Verwendung der Originaltabelle muss die Unterabfrage einen so genannten Alias benutzen (MinvonKontakteID). <\/p>\n
    Die Datenblattansicht der Löschabfrage zeigt dann auch tatsächlich die Hälfte der bei diesem Beispiel vorhandenen Duplikate an (siehe Bild 8).<\/p>\n
    <\/p>\n
    <\/b><\/p>\n
    Bild 8:  Die Datenblattansicht der Löschabfrage<\/span><\/b><\/p>\n
    Zum Löschen der Duplikate braucht die Löschabfrage nur noch ausgeführt zu werden.<\/p>\n
    Sortierung des Abfrageergebnisses<\/h3>\n
    Eine Sortierung des Abfrageergebnisses der Löschabfrage ist weder im Abfrageentwurf, noch in der Datenblattansicht der Löschabfrage möglich.<\/p>\n
    Falls dies erforderlich sein sollt, beispielsweise zum Vergleich des Ergebnisses, hilft die Umwandlung der Löschabfrage in eine ganz normale Auswahlabfrage.<\/p>\n
    Sie brauchen dazu lediglich im Abfrageentwurf aus dem Menü Abfrage den Befehl Auswahlabfrage auszuwählen und die gewünschte Sortierung im Abfrageentwurfsbereich einzustellen.<\/p>\n
    Anschließend steht Ihnen das nach Ihren Wünschen sortierte Abfrageergebnis zu Vergleichszwecken zur Verfügung (siehe Bild 9).<\/p>\n
    <\/p>\n
    <\/b><\/p>\n
    Bild 9:  Sortierung der Duplikate<\/span><\/b><\/p>\n
    Ausführen der Löschabfrage<\/h3>\n
    Beim öffnen der Löschabfrage wird dann – nach der obligatorischen Sicherheitsabfrage – die Hälfte der doppelten Datensätze aus der Tabelle gelöscht.<\/p>\n
    In der Praxis haben sich bei der Arbeit mit Adressbeständen verschiedene typische Fehlerquellen bei der Erfassung herausgestellt, die dann leicht zu doppelten Datensätzen führen können.<\/p>\n
    Vom Standpunkt der Suche nach diesen doppelten Datensätzen aus ergeben sich dann logischerweise entsprechende Tipps und Tricks bei den Suchstrategien bzw. bei der Festlegung von Filterbedingungen für die Suche.<\/p>\n
    Für eine solche Suche bzw. Filterung können Sie gut einen der eingebauten Filter in Access verwenden, beispielsweise den Spezialfilter.<\/p>\n
    Dieser wird in der Datenblattansicht der Tabelle mit dem Menübefehl Datensätze (  Filter (  Spezialfilter\/-sortierung aufgerufen.<\/p>\n
    Reihenfolge beim Filtern<\/b><\/p>\n
    Wenden Sie beim Filtern bzw. Suchen von Datensätzen in Adress-Datenbanken folgende Reihenfolge an:<\/p>\n
  • Filtern zuerst nach den Postleitzahlen, da diese in der Regel nicht falsch sind.<\/li>\n
  • Danach sind die Telefonnummern an der Reihe, die ebenfalls selten Fehler aufweisen.<\/li>\n
    Falls danach noch Duplikate übrig bleiben, vergleichen Sie den Namen und die Straßen.<\/p>\n
    Generelles Ersetzen<\/b><\/p>\n
    Ersetzen Sie grundsätzlich im Datenbestand:<\/p>\n
  • ß durch ss<\/li>\n
  • ü durch ue und sinngemäß alle weiteren Umlaute<\/li>\n
  • str. durch Strasse<\/li>\n
  • Fr., H. durch Frau bzw. Herr und alle weiteren üblichen Abkürzungen<\/li>\n
    Generelles Abschneiden<\/b><\/p>\n
    Schneiden Sie in Suchstrings in folgenden Fällen grundsätzlich ab:<\/p>\n
  • bei Namen Herr und Frau<\/li>\n
  • bei Straßen die Hausnummer<\/li>\n
    Behandlung von Sonder- undLeerzeichen<\/b><\/p>\n
    Bei Orten, Straßen und sonstigen Texten gilt: Entfernen Sie zuerst alle Sonderzeichen und Leerzeichen und vergleichen Sie erst anschließend die übrig gebliebenen Zeichenfolgen miteinander.<\/p>\n
    Behandlung von Telefonnummern<\/b><\/p>\n
    Beim Vergleich von Telefonnummern (ohne Vorwahl) die letzten zwei bis drei Ziffern nicht berücksichtigen.<\/p>\n
    Der Grund dafür sind eventuell vorhandene Durchwahlnummern.<\/p>\n
    Bei Beachtung dieser Tipps sollte das Aufspüren doppelter Adressen problemlos funktionieren.<\/p>\n
    Downloads zu diesem Beitrag<\/h3>\n
    Enthaltene Beispieldateien:<\/p>\n
    Doppelt00.mdb<\/p>\n
    Doppelt97.mdb<\/p>\n
    Download<\/a><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"
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