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Autor: André Minhorst, Duisburg<\/p>\n
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Selbst das beste Praxishandbuch kann nicht alle Fragen zum Thema Access beantworten. Daher finden Sie hier häufige, bei Autoren bzw. in der Redaktion auftretende Fragen, und natürlich auch die dazugehörenden Antworten, die sicher auch für viele weitere Leser interessant sein dürften.<\/b><\/p>\n
Frage: Ich möchte gerne Daten in tabellarischer Form in einem Formular darstellen. Wie kann ich dies erreichen<\/p>\n
Antwort: Zur tabellarischen Anzeige von Daten verwenden Sie – in Formularen wie auch in Berichten – die Ansicht Endlosformular. Sie können diese Ansicht im Eigenschaftsfenster des Formulars mit der Eigenschaft Standardansicht festlegen.<\/p>\n
![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{155FBD26-9AF9-4E0A-B185-4242E91DBD40}\/pic001.png\")
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Bild 1: Hinzufügen der Felder aus der Feldliste<\/span><\/b><\/p>\n Außerdem sollten Sie die Anzeige von Formularkopf und -fuß aktivieren, um Zeilenüberschriften anzeigen zu können.<\/p>\n Dies können Sie über den Menübefehl Ansicht\/Formularfuß\/-kopf erledigen.<\/p>\n Legen Sie dann die Datenherkunft fest – z. B. die Tabelle Kunden der Nordwind-Datenbank.<\/p>\n Ziehen Sie die gewünschten Felder in den Detailbereich – in der Regel werden das nicht alle sein, da die Formularbreite durch die Bildschirmbreite begrenzt wird (siehe Bild 1).<\/p>\n Im nächsten Schritt verschieben Sie die Bezeichnungsfelder der Textfelder in den Formularkopf.<\/p>\n Der Hintergrund ist, dass der Detailbereich für jeden vorhandenen Datensatz wiederholt angezeigt wird, der Inhalt von Formularkopf und -fuß aber lediglich nur einmal. Daher eignet sich dieser Bereich optimal für die Verwendung von Feldüberschriften.<\/p>\n Hier ist leider Handarbeit nötig, wie die folgende Schritt-für-Schritt-Anleitung zeigt:<\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 2: Entwurfsansicht des Formulars<\/span><\/b><\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 3: Formularansicht des Endlosformulars<\/span><\/b><\/p>\n Ordnen Sie nun die Bezeichnungs- und Textfelder tabellarisch an und verringern Sie die Höhe des Detailbereichs (siehe Bild 2).<\/p>\n Wenn Sie nun in die Formularansicht wechseln, erhalten Sie ein Formular mit den Kundendaten in der Endlosansicht (siehe Bild 3).<\/p>\n Frage: Ich zeige meine Daten in tabellarischer Form in einem Endlosformular an. Wie kann ich schnell die Details eines ausgewählten Datensatzes anzeigen<\/p>\n Antwort: Das Problem lässt sich in zwei Schritten lösen. Zunächst benötigen Sie ein Formular zur detaillierten Anzeige der Daten. Anschließend passen Sie das Endlosformular so an, dass Sie schnell per Mausklick an die gewünschten Detaildaten kommen. Dazu erweitern Sie dieses Formular um eine Schaltfläche im Detailbereich, die für jeden Datensatz angezeigt wird.<\/p>\n Das Formular zur Anzeige der Details ist schnell hergestellt. Sie können dies sogar auf die Schnelle mit dem Formularassistenten erledigen.<\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 4: Formular zur Anzeige von Kundendetails<\/span><\/b><\/p>\n Als Beispiel dient wie in der vorherigen Frage die Tabelle Kunden der Nordwind-Datenbank. Wenn Sie den Assistenten gestartet haben, wählen Sie zunächst die Tabelle Kunden aus und verschieben die gewünschten Felder nach rechts in die Liste der ausgewählten Felder.<\/p>\n Wählen Sie im nächsten Schritt die Option Einspaltig aus. Die Einstellungen der nächsten beiden Schritte können Sie beibehalten. Das fertige Formular sieht wie in Bild 4 aus.<\/p>\n <\/p>\n Sie sollten nun noch im Datenbankfenster den Namen des Formulars auf frmKundenDetail abändern.<\/p>\n Damit Sie vom Endlosformular aus Detaildaten anzeigen können, fügen Sie für jede Zeile eine Schaltfläche hinzu:<\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 5: Das Endlosformular mit Schaltfläche in der Entwurfsansicht<\/span><\/b><\/p>\n Nun müssen Sie nur noch eine entsprechende Ereigniseigenschaft anlegen, die das Detailformular aufruft und damit direkt den gewünschten Datensatz anzeigt.<\/p>\n Legen Sie für die Ereigniseigenschaft Beim Klicken der Schaltfläche die Ereignisprozedur aus Quellcode 1 an.<\/p>\n Weitere Informationen zum Anlegen einer Ereignisprozedur finden Sie im Beitrag Anlegen von Ereignisprozeduren im PDF-Format auf der Heft-CD (zu Heft 1\/2002). <\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 6: Das fertige Endlosformular mit Schaltflächen für die Detailansicht<\/span><\/b><\/p>\n Quellcode 1<\/b><\/p>\n Der Vergleichsoperator des Parameters WhereCondition wird im vorliegenden Fall in Hochkommata gesetzt, weil es sich bei dem Feld Kunden-Code um eine Zeichenkette handelt. Im Falle einer Zahl (z. B. einem Autowert) fallen die Hochkommata weg. <\/p>\n Wenn Sie nun auf eine der Schaltflächen des Formulars klicken (siehe Bild 6), öffnet sich das Formular frmKundenDetails und zeigt automatisch die Details zu dem gewünschten Datensatz an.<\/p>\n Frage: Ich habe eine m:n-Beziehung und möchte mit einer geeigneten Abfrage nur diejenigen Datensätze der m-Seite anzeigen lassen, die nicht mit einem Datensatz der n-Seite verknüpft sind. Wie muss die entsprechende Abfrage aussehen<\/p>\n Antwort: Drei passende Tabellen zur Erfassung des Beispiels finden Sie in der Nordwind-Datenbank. Es handelt sich um die Tabellen Personal und Versandfirma sowie die Tabelle Bestellungen als Verknüpfungstabelle (siehe Bild 7).<\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 7: Datenmodell der Beispieldatenbank<\/span><\/b><\/p>\n Im Beispiel sollen nun beispielsweise alle Mitarbeiter angezeigt werden, die noch nie eine bestimmte Versandfirma beauftragt haben.<\/p>\n Um dies zu realisieren, benötigen Sie zwei Abfragen. In der ersten Abfrage ermitteln Sie zunächst einmal alle Mitarbeiter, die bereits Ware über die gewünschte Versandfirma versendet haben. <\/p>\n Diese Abfrage besteht aus den beiden Tabellen Personal und Bestellungen. Den Aufbau der Abfrage können Sie Bild 8 entnehmen.<\/p>\n Die Abfrage enthält einen Parameter namens [Versandfirma]. Die Angabe des Parameters bewirkt, dass beim Anzeigen der Abfrage in der Datenblattansicht ein Dialogfenster zur Eingabe der gewünschten Versandfirma angezeigt wird.<\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 8: Aufbau der Abfrage zum Ermitteln bestimmter Mitarbeiter<\/span><\/b><\/p>\n Wenn Sie hier die entsprechende Nummer aus der Tabelle Versandfirmen eingeben, zeigt die Abfrage alle Mitarbeiter an, die bereits einmal die angegebene Versandfirma beauftragt haben.<\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 9: Abfrage zur Ermittlung aller Mitarbeiter, die eine bestimmte Versandfirma beauftragt haben<\/span><\/b><\/p>\n Nun müssen Sie nur noch eine Abfrage erstellen, die alle Mitarbeiter anzeigt, die nicht von der soeben beschriebenen Abfrage ermittelt werden. Diese wird in zwei Schritten hergeleitet. Erstellen Sie zunächst die Abfrage aus Bild 9.<\/p>\n Die Abfrage enthält die Tabelle Personal und die soeben erstellte Abfrage. <\/p>\n Stellen Sie zwischen den beiden Tabellen eine Beziehung her, indem Sie das Feld PersonalNr von der einen Tabelle in die andere ziehen.<\/p>\n Anschließend müssen Sie die Beziehung noch bearbeiten. Dazu klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Beziehungspfeil und wählen den Eintrag Verknüpfungseigenschaften aus dem nun erscheinenden Kontextmenü aus.<\/p>\n Damit öffnen Sie den gleichnamigen Dialog (siehe Bild 10). Hier können Sie einige Einstellungen vornehmen. Neben der Angabe der betroffenen Tabellen und Felder können Sie hier auch die Verknüpfungsart festlegen.<\/p>\n Hier ist es wichtig, die unterschiedlichen Optionen zu verstehen: Die erste Option ist die Standardeinstellung. Ist sie aktiviert, zeigt das Abfrageergebnis alle Datensätze an, bei denen die Inhalte der Verknüpfungsfelder gleich sind.<\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 10: Verknüpfungseigenschaften<\/span><\/b><\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 11: Die Abfrage qryPersonal in der Endfassung<\/span><\/b><\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 12: Die Abfrage qryPersonal in der Datenblattansicht<\/span><\/b><\/p>\n Die beiden anderen Optionen dienen dazu, alle Datensätze einer der beiden Tabellen anzuzeigen – unabhängig davon, ob es in der jeweils anderen Tabelle verknüpfte Datensätze gibt.<\/p>\n Es werden aber nur Daten aus der verknüpften Tabelle angezeigt, wenn diese Tabelle einen entsprechenden Datensatz enthält. <\/p>\n Mit der in Bild 10 gewählten Option zeigt die Abfrage das Ergebnis aus Bild 12 an.<\/p>\n Da in der Nordwind-Datenbank alle Mitarbeiter bereits mit allen Versandfirmen zusammengearbeitet haben, geben Sie – wie auch in Bild 12 zu sehen – einen fiktiven Mitarbeiter in die Tabelle Personal ein. <\/p>\n Die ersten drei Felder der Datenblattansicht der Abfrage qryPersonal enthalten alle Datensätze der Tabelle Personal, während in dem rechten Feld die Personalnummer aller Mitarbeiter ausgegeben wird, für die es in der Tabelle Bestellungen eine Verknüpfung mit der entsprechenden Versandfirma aus der Tabelle Versandfirmen gibt.<\/p>\n Aus dem Ergebnis dieser Abfrage kommen Sie nun leicht zur gesuchten Lösung: Die Abfrage soll nun lediglich alle Datensätze ausgeben, für die der Wert in der rechten Spalte Null ist. Dazu passen Sie die Abfrage wie in Bild 11 an.<\/p>\n Die Abfrage gibt nun alle Mitarbeiter aus, die noch nicht mit der per Eingabeparameter eingegebenen Versandfirma zusammengearbeitet haben.<\/p>\n Zu guter Letzt noch ein kleiner Tipp, der Ihnen möglicherweise eine ganze Menge Speicherplatz auf der Festplatte beschert.<\/p>\n Die Größe der Datei Outlook.pst kann mit der Zeit sehr groß werden. Daran ändert auch das regelmäßige Löschen von Mails nichts. Der Effekt ist der gleiche wie bei einer Access-Datenbank: Gelöschte Daten werden nicht aus der Datei gelöscht, sondern nur als gelöscht markiert.<\/p>\n Um nicht mehr benötigte Daten endgültig zu löschen, müssen Sie die Datei komprimieren:<\/p>\n In dieser Sammlung von Fragen und Antworten werden die folgenden Themen behandelt:![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{155FBD26-9AF9-4E0A-B185-4242E91DBD40}\/pic002.png\")
<\/p>\n![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{155FBD26-9AF9-4E0A-B185-4242E91DBD40}\/pic003.png\")
<\/p>\nErstellen eines Formulars zur Anzeige derDetails<\/h3>\n
![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{155FBD26-9AF9-4E0A-B185-4242E91DBD40}\/pic004.png\")
<\/p>\nAnpassen des Endlosformulars<\/h3>\n
![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{155FBD26-9AF9-4E0A-B185-4242E91DBD40}\/pic005.png\")
<\/p>\nHinweis<\/h3>\n
![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{155FBD26-9AF9-4E0A-B185-4242E91DBD40}\/pic006.png\")
<\/p>\nPrivate Sub cmdDetails_Click()\r\n DoCmd.OpenForm FormName:=\"frmKundenDetail\", WhereCondition:=\"[Kunden-Code] = ''\" _ & Me![Kunden-Code] & \"''\"\r\nEnd Sub<\/pre>\n
Hinweis<\/h3>\n
![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{155FBD26-9AF9-4E0A-B185-4242E91DBD40}\/pic007.png\")
<\/p>\n![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{155FBD26-9AF9-4E0A-B185-4242E91DBD40}\/pic008.png\")
<\/p>\n![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{155FBD26-9AF9-4E0A-B185-4242E91DBD40}\/pic009.png\")
<\/p>\n![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{155FBD26-9AF9-4E0A-B185-4242E91DBD40}\/pic010.png\")
<\/p>\n![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{155FBD26-9AF9-4E0A-B185-4242E91DBD40}\/pic011.png\")
<\/p>\n![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{155FBD26-9AF9-4E0A-B185-4242E91DBD40}\/pic012.png\")
<\/p>\nHinweis<\/h3>\n
\n– Anzeigen von Daten in der Endlosansicht eines Formulars
\n– Details zu Datensätzen eines Endlosformulars anzeigen
\n– Ausschließend m:n-Beziehung
\n– Outlook-Datei verkleinern<\/p>\n","protected":false},"author":1,"featured_media":0,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"om_disable_all_campaigns":false,"_monsterinsights_skip_tracking":false,"_monsterinsights_sitenote_active":false,"_monsterinsights_sitenote_note":"","_monsterinsights_sitenote_category":0,"_uf_show_specific_survey":0,"_uf_disable_surveys":false,"footnotes":""},"categories":[662002,66042002,44000004],"tags":[],"class_list":["post-55000078","post","type-post","status-publish","format-standard","hentry","category-662002","category-66042002","category-Tipps_und_Tricks"],"yoast_head":"\n