Datenbankanwendungen sollten in der Regel eine Benutzeroberfl\u00e4che beinhalten, die dem Anwender ein intuitives und einfaches Arbeiten erm\u00f6glicht. Wenn die Datenbankanwendung nun auch noch mit relativ wenigen Funktionen auskommt, dann k\u00f6nnen Sie diese auch ohne gr\u00f6\u00dfere Anleitung an die Anwender verteilen. Sobald aber mit Intuition nichts mehr zu erreichen ist, weil entweder die Komplexit\u00e4t der Anwendung zu gro\u00df wird oder die Funktionen einfach erkl\u00e4rungsbed\u00fcrftig sind, sollten Sie dem Anwender zur Seite stehen und ihm den Umgang mit Ihrer Anwendung durch eine Access Onlinehilfe erleichtern.<\/b><\/p>\n
F\u00fcr die Unterst\u00fctzung des Anwenders beim Umgang mit Ihrer Applikation gibt es eine Reihe von M\u00f6glichkeiten. In den folgenden Abschnitten lernen Sie vier unterschiedliche Wege kennen, von denen zwei sp\u00e4ter genauer beschrieben werden, zum Beispiel die Access Onlinehilfe.<\/p>\n
Einfache Erkl\u00e4rungen, die zum Beispiel f\u00fcr die Zusammenarbeit mit einem Assistenten erforderlich sind, k\u00f6nnen leicht in Form eines Bezeichnungsfeldes an Ort und Stelle untergebracht werden.<\/p>\n
Umfangreiche Formulare mit vielen erkl\u00e4rungsbed\u00fcrftigen Eingabefeldern k\u00f6nnen sicher nicht zu jedem der Eingabefelder erg\u00e4nzende Texte enthalten. Falls die Erkl\u00e4rungen kurz sind – also die L\u00e4nge einiger S\u00e4tze nicht \u00fcberschreiten – und keine Abbildungen ben\u00f6tigt werden, k\u00f6nnen Sie die Eigenschaft SteuerelementTip-Text der Eingabeformulare verwenden.<\/p>\n
Obwohl das papierfreie B\u00fcro hier und dort propagiert wird, ist ein Handbuch f\u00fcr eine umfangreiche Dokumentation immer noch weit verbreitet. Formate wie PDF bieten dem Anwender die M\u00f6glichkeit, zwischen der Bildschirmvariante und dem bedruckten Papier zu w\u00e4hlen.<\/p>\n
Das Medium Papier hat allerdings gro\u00dfe Nachteile, wenn es um das schnelle Nachschlagen einer bestimmten Funktion oder \u00e4hnliches geht. Bevor man in Handb\u00fcchern mit schlecht gepflegtem Index und Inhaltsverzeichnis f\u00fcndig wird, hat man in der Regel schon auf Umwegen die L\u00f6sung f\u00fcr das Problem herausgefunden.<\/p>\n
Die PDF-Variante bietet immerhin die M\u00f6glichkeit, \u00fcber Inhaltsverzeichnis, Index und teilweise sogar Querverweise schnell zu den gew\u00fcnschten Stellen zu springen. Auch hier gibt es allerdings keine Garantie f\u00fcr einen sorgf\u00e4ltig ausgearbeiteten Index.<\/p>\n
Wenn Sie nur kurze Bemerkungen oder Anleitungen zur Erl\u00e4uterung einer Funktion oder eines Steuerelements ben\u00f6tigen, k\u00f6nnen Sie die Eigenschaft SteuerelementTip-Text der unterschiedlichen Steuerelemente verwenden.<\/p>\n
Hier k\u00f6nnen Sie den Text zur Erl\u00e4uterung eingeben. Der eingegebene Text wird angezeigt, sobald sich der Mauszeiger \u00fcber dem entsprechenden Steuerelement befindet.<\/p>\n
Die Eigenschaft finden Sie, wenn Sie ein Formular in der Entwurfsansicht \u00f6ffnen, das gew\u00fcnschte Steuerelement aktivieren und im Eigenschaftsfenster das Registerblatt Andere aktivieren (siehe Bild 1).<\/p>\n
![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{98BC6C7A-CB5D-4D0C-8314-4A7824436051}\/pic001.png\")
<\/p>\n<\/p>\n
Bild 1: Festlegen der Eigenschaft SteuerelementTip-Text<\/span><\/b><\/p>\n Bild 2: SteuerelementTip-Text in Aktion<\/span><\/b><\/p>\n Bild 2 zeigt, wie der SteuerelementTip-Text in der Praxis aussieht. Ein SteuerelementTip-Text kann bis zu 255 Zeichen lang werden. Da die Darstellung einer solchen Zeichenkette in einer einzigen Zeile optisch nicht besonders ansprechend ist, k\u00f6nnen Sie hier auch Zeilenumbr\u00fcche unterbringen.<\/p>\n Komfortabel geht das, wenn Sie mit der rechten Maustaste das Kontextmen\u00fc des Textfeldes f\u00fcr die Eigenschaft SteuerelementTip-Text akti-vieren und dort den Eintrag Zoom ausw\u00e4hlen.<\/p>\n Es erscheint ein Fenster, in dem Sie den gew\u00fcnschten Text bequem eintippen k\u00f6nnen. Zeilenumbr\u00fcche geben Sie mit der Tastenkombination Strg + Eingabetaste ein.<\/p>\n Die M\u00f6glichkeiten zum Einbinden der Onlinehilfe h\u00e4ngen stark von der verwendeten Access-Version ab. Die hier verwendete Anwendung zur Erstellung der Onlinehilfe ist die aktuellste Software, die von Microsoft f\u00fcr diesen Zweck zur Verf\u00fcgung gestellt wird.<\/p>\n Access 97 unterst\u00fctzt Sie daher nur m\u00e4\u00dfig, w\u00e4hrend Sie mit Access 2000 und Access 2002 wesentlich mehr Freude daran haben werden.<\/p>\n Unter Access 97 ist die einfachste M\u00f6glichkeit die Einbindung per Schaltfl\u00e4che. Damit k\u00f6nnen Sie allerdings nur die erstellte Onlinehilfe ohne Angabe einer bestimmten Seite \u00f6ffnen.<\/p>\n Access 97 ist f\u00fcr die Verwendung von Hilfe-Dateien ausgelegt, die mit dem Vorg\u00e4nger des HTML Help Workshop erstellt wurden. Zwar kann Access 97 auf Hilfe-Dateien zugreifen, die mit dem HTML Help Workshop erstellt wurden, allerdings ist der Aufwand vergleichsweise hoch und kann an dieser Stelle leider nicht beschrieben werden.<\/p>\n Um die Onlinehilfe per Schaltfl\u00e4che aufzurufen, gehen Sie folgenderma\u00dfen vor:<\/p>\n Die Prozedur verwendet die Shell-Funktion zur Ausf\u00fchrung eines Kommandozeilenbefehls – in diesem Fall den Aufruf der Anwendung hh.exe.<\/p>\n Mit dieser Anwendung zeigen Sie die nachfolgend angegebene Hilfe-Datei an. Der Aufbau des Dateinamens geht davon aus, dass sich die Hilfe-Datei im gleichen Verzeichnis wie die Anwendung befindet. Falls Sie einen anderen Pfad w\u00e4hlen, m\u00fcssen Sie den folgenden Ausdruck durch den gew\u00e4hlten Pfad ersetzen:<\/p>\n Der letzte Parameter des Shell-Aufrufs gibt an, dass die Hilfe-Datei in einem maximierten Fenster angezeigt werden soll.<\/p>\n Neuere Access-Versionen sind f\u00fcr die Anwendung von Hilfe-Dateien ausgelegt, die mit dem HTML Help Workshop erstellt wurden.<\/p>\n Die Kombination beider Anwendungen bietet die M\u00f6glichkeit, die Onlinehilfe \u00fcber die Taste F1 oder \u00fcber die Direkthilfe der Anwendung aufzurufen. Dabei k\u00f6nnen Sie definieren, welche Seite die Onlinehilfe beim \u00d6ffnen der Hilfe-Datei anzeigen soll.<\/p>\n Die Funktion dient haupts\u00e4chlich dazu, Hilfe bei der Arbeit mit den Formularen einer Access-Anwendung anzubieten.<\/p>\n Dabei k\u00f6nnen Sie f\u00fcr jedes Formular eine eigene Hilfe-Datei festlegen. In der Regel werden Sie allerdings eine einzige Hilfe-Datei f\u00fcr die komplette Datenbankanwendung verwenden.<\/p>\n Au\u00dferdem k\u00f6nnen Sie sowohl f\u00fcr das Formular selbst als auch f\u00fcr jedes Steuerelement, das den Fokus erhalten kann, ein Hilfethema festlegen. Bild 3 zeigt das Eigenschaftsfenster mit den entsprechenden Eigenschaften.<\/p>\n Bild 3: Eigenschaften zur Festlegung der Hilfe-Datei<\/span><\/b><\/p>\n Das Eigenschaftsfenster der einzelnen Steuerelemente des Formulars enth\u00e4lt lediglich das Feld Hilfekontext-ID. Sie k\u00f6nnen f\u00fcr die Steuerelemente keine andere Hilfe-Datei festlegen als f\u00fcr das Formular selbst, aber auf eine andere ID verweisen.<\/p>\n Sie m\u00fcssen noch einige Anpassungen in der Hilfe-Datei vornehmen, damit auch die gew\u00fcnschten Seiten angezeigt werden. Wenn Sie das vernachl\u00e4ssigen, \u00f6ffnen Sie mit der Taste F1 oder der Direkthilfe lediglich die Standardseite der Onlinehilfe.<\/p>\n Bild 4: Einf\u00fcgen einer Map-Datei<\/span><\/b><\/p>\n Zun\u00e4chst ben\u00f6tigen Sie zwei Textdateien, die Sie mit jedem herk\u00f6mmlichen Texteditor anlegen k\u00f6nnen. Die erste Textdatei nennen Sie map.h. Legen Sie f\u00fcr jeden gew\u00fcnschten Kontext je eine Zeile nach dem folgenden Schema an:<\/p>\n Statt Konstante1, Konstante2 usw. k\u00f6nnen Sie aus Gr\u00fcnden der \u00fcbersicht beispielsweise die Namen der HTML-Dateien ohne Dateiendung verwenden. 1000, 2000 usw. sind die Werte f\u00fcr die Eigenschaft Hilfekontext-ID.<\/p>\n Mit dieser Datei stellen Sie also eine Verbindung zwischen den Kontext-IDs und bestimmten Konstanten her. Mit der n\u00e4chsten Datei namens alias.h ordnen Sie jeder Konstanten eine HTML-Datei zu:<\/p>\n Anschlie\u00dfend teilen Sie der Onlinehilfe noch die Existenz dieser beiden Dateien mit. Gehen Sie dazu folgenderma\u00dfen vor:<\/p>\n Nachdem Sie die ben\u00f6tigten Dateien erstellt und eingebunden haben, m\u00fcssen Sie die Onlinehilfe nur erneut kompilieren. Damit sind Ihre Arbeiten an der Onlinehilfe erledigt.<\/p>\n Wenn Sie nun noch die Eigenschaften Hilfedatei und Hilfekontext-ID auf die gew\u00fcnschte Datei und die entsprechenden in den beiden Dateien map.h und alias.h angegebenen KontextIDs eingestellt haben, steht der Onlinehilfe nichts mehr im Weg.<\/p>\n Wenn Sie das Formular in der Formularansicht \u00f6ffnen und die Taste F1 bet\u00e4tigen, erscheint die Onlinehilfe mit dem gew\u00fcnschten Thema. Das Gleiche passiert, wenn der Fokus auf einem Steuerelement liegt, dem Sie eine Hilfekontext-ID zugeordnet haben. In dem Fall zeigt die Onlinehilfe die entsprechende Hilfe-Seite an.<\/p>\n Sicher kennen Sie die Fragezeichen-Symbole, die in der Titelleiste mancher Anwendung oder Fenster angezeigt werden. Ein Mausklick auf dieses Symbol verwandelt den Mauszeiger in einen Zeiger mit Fragezeichen.<\/p>\n Bild 5: Die Direkthilfe in Aktion<\/span><\/b><\/p>\n Bild 6: Die Onlinehilfe im unerwarteten Gewand<\/span><\/b><\/p>\n Damit k\u00f6nnen Sie auf Steuerelemente oder Bereiche klicken, f\u00fcr die Sie den Hilfetext lesen m\u00f6chten.<\/p>\n Um dieses Symbol zu aktivieren, gehen Sie folgenderma\u00dfen vor:<\/b><\/p>\n Anschlie\u00dfend finden Sie die gew\u00fcnschte Schaltfl\u00e4che vor. Wenn Sie diese bet\u00e4tigen und dann auf den gew\u00fcnschten Bereich oder das Steuerelement klicken (s. Abb. 5 ), erscheint die entsprechende Hilfe.<\/p>\n Da Sie mit der Access-Variante der Onlinehilfe auf m\u00fchsam erstellte Funktionen wie den Index und die Lesezeichenverwaltung verzichten m\u00fcssen, finden Sie in den folgenden Abs\u00e4tzen eine Zusammenfassung des entsprechenden Beitrags in der Knowledge Base von Microsoft (Artikelnummer Q271390).<\/p>\n Diese Variante \u00f6ffnet die Hilfe im gew\u00fcnschten Layout bei Bet\u00e4tigen der Taste F1.<\/p>\n F\u00fcgen Sie die Deklarationen und Funktionen aus Quellcode 1 in ein neues Modul ein:<\/p>\n Der Vorgang zur Anzeige der Onlinehilfe beginnt mit dem Aufruf der Funktion HelpEntry. Die Funktion erstellt zun\u00e4chst einen Verweis auf das Formular, von dem die Hilfe aufgerufen wurde. Abh\u00e4ngig davon, ob dem Formular eine Hilfedatei zugeordnet ist oder nicht, verwendet die Funktion im weiteren Verlauf entweder die f\u00fcr die Eigenschaft Hilfedatei angegebene Datei oder die zuvor mit der Variablen FormHelpFile festgelegte Datei. Geben Sie also f\u00fcr den Platzhalter <Hilfedatei> den Namen der Hilfedatei an, die Access anzeigen soll, falls f\u00fcr das aufrufende Objekt keine Hilfedatei angegeben ist.<\/p>\n Abh\u00e4ngig davon, ob f\u00fcr das aktuelle Steuerelement eine Hilfekontext-ID festgelegt ist, ruft die Funktion die n\u00e4chste Funktion Show_Help mit den entsprechenden Parametern f\u00fcr die Hilfedatei und die Hilfekontext-ID auf.<\/p>\n Quellcode 1 (erster Teil)<\/b><\/p>\n Die Funktion Show_Help wertet die Parameter aus und verwendet die API-Funktion HTMLHelp zum Aufrufen der gew\u00fcnschten Hilfe-Datei.<\/p>\n Anschlie\u00dfend legen Sie ein Makro namens Autokeys an. Mit diesem Makro k\u00f6nnen Sie benutzerdefinierte Tastenkombinationen zur Ausf\u00fchrung bestimmter Aktionen festlegen. Im vorliegenden Fall soll das Bet\u00e4tigen der Taste F1 \u00fcberschrieben werden. Statt der \u00fcblicherweise angezeigten Access-Hilfe soll nun Ihre eigene Onlinehilfe angezeigt werden. Dazu muss beim Verwenden der Taste F1 die Funktion Help_Entry gestartet werden. Legen Sie das Makro folgenderma\u00dfen an:<\/p>\n Quellcode 1 (Fortsetzung)<\/b><\/p>\n Nun erscheint bei einem Klick auf die Taste F1 die gew\u00fcnschte Onlinehilfe mit dem entsprechenden Hilfethema.<\/p>\n Leider bietet auch diese L\u00f6sung nicht die M\u00f6glichkeit, das eigene Hilfefenster mit der Schaltfl\u00e4che zur Anzeige der Direkthilfe. Lassen Sie diese am besten von vornherein weg und weisen Sie den Anwender darauf hin, dass er die kontextabh\u00e4ngige Hilfe am einfachsten durch Bet\u00e4tigen der Taste F1 erh\u00e4lt.<\/p>\n Microsoft Access bietet die M\u00f6glichkeit der Hilfestellung f\u00fcr unterschiedliche Anspr\u00fcche.<\/p>\n F\u00fcr die Erl\u00e4uterung der Funktion einzelner Steuerelemente verwenden Sie am besten einfach den zu Beginn des Beitrags vorgestellten Steuer-elementTip-Text, der beim \u00fcberfahren des Steuerelements mit der Maus angezeigt wird.<\/p>\n F\u00fcr komplexere Erl\u00e4uterungen, die sich auf die Funktionalit\u00e4t ganzer Formulare oder Steuerelementgruppen beziehen, erstellen Sie einfach eine HTML-Seite mit erl\u00e4uterndem Text. Zus\u00e4tzlich k\u00f6nnen Sie hier Abbildungen unterbringen, denn ein Bild sagt mehr als tausend Worte. Die Sammlung von HTML-Seiten zur Erl\u00e4uterung der kompletten Anwendung stellen Sie dann mit dem HTML Help Workshop zu einer professionellen Onlinehilfe mit Inhaltsverzeichnis, Index und Volltextsuche zusammen.<\/p><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":" Datenbankanwendungen sollten in der Regel eine Benutzeroberfläche beinhalten, die dem Anwender ein intuitives und einfaches Arbeiten ermöglicht. Wenn die Datenbankanwendung nun auch noch mit relativ wenigen Funktionen auskommt, dann können Sie diese auch ohne größere Anleitung an die Anwender verteilen. 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<\/p>\n<\/p>\nOnlinehilfe mit Access 97<\/h2>\n
Hinweis<\/h3>\n
\n
Private Sub cmdHilfe_Click()\n Call Shell(\"hh.exe \" _ & Left(CurrentDb.Name, _ Len(CurrentDb.Name) - _ Len(Dir(CurrentDb.Name))) _ & \"Fahrtenbuch.chm\", _ vbMaximizedFocus)\nEnd Sub<\/pre>\n
Left(CurrentDb.Name, _ Len(CurrentDb.Name) - _ Len(Dir(CurrentDb.Name))<\/pre>\n
Onlinehilfe mit neuerenAccess-Versionen<\/h2>\n
Access Onlinehilfe in Formularen<\/h3>\n
![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{98BC6C7A-CB5D-4D0C-8314-4A7824436051}\/pic003.png\")
<\/p>\n<\/p>\nVorbereiten der Hilfe-Datei<\/h3>\n
![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{98BC6C7A-CB5D-4D0C-8314-4A7824436051}\/pic004.png\")
<\/p>\n<\/p>\n#define Konstante1 1000\n#define Konstante2 2000<\/pre>\n
Konstante1=hilfedatei1.htm;\nKonstante2=hilfedatei2.htm;<\/pre>\n
\n
Verwenden der Direkthilfe<\/h3>\n
![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{98BC6C7A-CB5D-4D0C-8314-4A7824436051}\/pic005.png\")
<\/p>\n<\/p>\n![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{98BC6C7A-CB5D-4D0C-8314-4A7824436051}\/pic006.png\")
<\/p>\n<\/p>\n\n
Option Compare Database\nOption Explicit\nDeclare Function HtmlHelp Lib \"hhctrl.ocx\" Alias \"HtmlHelpA\" (ByVal hwndCaller As _ Long, ByVal pszFile As String, ByVal uCommand As Long, ByVal dwData As Long) _ As Long\nConst HH_DISPLAY_TOPIC = &H0\nConst HH_SET_WIN_TYPE = &H4\nConst HH_GET_WIN_TYPE = &H5\nConst HH_GET_WIN_HANDLE = &H6\nConst HH_DISPLAY_TEXT_POPUP = &HE\nConst HH_HELP_CONTEXT = &HF\nConst HH_TP_HELP_CONTEXTMENU = &H10\nConst HH_TP_HELP_WM_HELP = &H11\nPublic Sub Show_Help(HelpFileName As String, MycontextID As Long)\n Dim hwndHelp As Long\n Select Case MycontextID\n Case Is = 0\n hwndHelp = HtmlHelp(Application.hWndAccessApp, HelpFileName, _\n HH_DISPLAY_TOPIC, MycontextID)\n Case Else\n hwndHelp = HtmlHelp(Application.hWndAccessApp, HelpFileName, _\n HH_HELP_CONTEXT, MycontextID)\n End Select\nEnd Sub<\/pre>\n
\n
Public Function HelpEntry()\n Dim FormHelpId As Long\n Dim FormHelpFile As String\n Dim curForm As Form\n Set curForm = Screen.ActiveForm\n FormHelpFile = \"<Hilfedatei>\"\n FormHelpId = <Standardkontext>\n If curForm.HelpFile <> \"\" Then\n FormHelpFile = curForm.HelpFile\n End If\n If Not IsNull(curForm.ActiveControl.Properties(\"HelpcontextId\")) Then\n If curForm.ActiveControl.Properties(\"HelpcontextId\") > 0 Then\n FormHelpId = curForm.ActiveControl.Properties(\"HelpcontextId\")\n End If\n End If\n Show_Help FormHelpFile, FormHelpId\nEnd Function<\/pre>\n
\n