<\/p>\n
André Minhorst, Duisburg<\/b><\/p>\n
Die Organisation der eigenen Aufgaben ist nicht immer leicht – vor allem, wenn man sich nicht nur mit einer, sondern mit mehreren Aufgaben gleichzeitig beschäftigt. Noch schwieriger wird es, wenn die Aufgaben ganzer Projektteams koordiniert werden wollen – nur Genies beherrschen das unter Umständen entstehende Chaos. Daher sollten Sie sich schnellstens an die Entwicklung einer Aufgabenverwaltung begeben, um über Ihre und die Aufgaben Ihrer Mitarbeiter nicht den überblick zu verlieren – vor allem aber, um die richtigen Prioritäten zu setzen. Damit Sie dabei alles im Griff haben, finden Sie im vorliegenden Beitrag die passende Musterlösung.<\/b><\/p>\n
Für die Verwaltung von Aufgaben gibt es unterschiedliche Ansätze. Vielen Menschen ist der gute alte Notizzettel noch immer die beste Hilfe, um im Tagesgeschäft nicht den überblick zu verlieren. Andere schwören auf Anwendungen wie Microsoft Outlook und dessen Aufgabenverwaltung.<\/p>\n
Während Notizzettel für den „Solisten“ in Ordnung sein mögen, sind sie der Teamarbeit sicher nicht zuträglich. Die Verwendung der Aufgabenverwaltung von Outlook ist da schon eher geeignet (siehe Bild 1). Sie bietet die wesentlichen Merkmale wie das Setzen von Priorität, Status, Fälligkeit und einige andere Eigenschaften sowie die Zuordnung von Aufgaben zu unterschiedlichen Mitarbeitern.<\/p>\n
![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{1029F692-36F0-481D-9177-EF6CC12DF7A2}\/pic001.png\")
<\/p>\n
<\/b><\/p>\n
Bild 1: Aufgabenverwaltung mit Outlook<\/span><\/b><\/p>\n Allerdings gibt es keine vernünftige Möglichkeit, den Fortschritt der Aufgaben zu dokumentieren, und auch die Verbindung mit Daten anderer Systeme wie z. B. einer Projektverwaltung ist nicht vorgesehen.<\/p>\n Daher spricht alles für die Erstellung einer eigenen Aufgabenverwaltung, die Sie an die individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens anpassen können: z. B. die Zuordnung von Aufgaben zu bestimmten Projekten, statistische Auswertungen der aktuellen Aufgaben usw.<\/p>\n Die folgenden Abschnitte erläutern die Aufgaben, die die Aufgabenverwaltung erfüllen soll.<\/p>\n Verwaltung vonBenutzern<\/b><\/p>\n Die Aufgabenverwaltung ist für den Mehrbenutzerbetrieb konzipiert. Jeder Benutzer, der neue Aufgaben anlegen, Aktionen eingeben oder einfach nur Informationen abfragen möchte, muss sich zu Beginn mit Benutzernamen und Kennwort beim System anmelden.<\/p>\n Die Anmeldung bei der Datenbank dient in der vorliegenden Version der Musterlösung lediglich dem Komfort und sorgt dafür, dass der Name des aktuellen Benutzers in Eingabeformularen automatisch voreingestellt ist. Eine konsequente Weiterentwicklung wäre zum Beispiel, Benutzern per Anwendung des Sicherheitssytems von Access aus Datenschutzgründen den direkten Zugriff auf Tabellen sperren. <\/p>\n Die Musterlösung enthält eine kleine Abstufung der Benutzerrechte, welche die Benutzer in Administratoren und normale Benutzer unterteilt. Administratoren sollen sich die Daten aller Benutzer ansehen dürfen, während normale Benutzer nur Daten einsehen können, die ihre eigenen Aufgaben betreffen.<\/p>\n Verwaltung von Projekten<\/b><\/p>\n Viele Aufgabenverwaltungen berücksichtigen nicht die Aufteilung der Aufgaben auf unterschiedliche Projekte. Die Musterlösung soll aber vor allem die übersicht über die zu einem bestimmten Projekt gehörenden Aufgaben erlauben.<\/p>\n Daher verfügt die Datenbank über eine Tabelle mit rudimentären Projektdaten, die Sie allerdings gerne durch eine Verknüpfung mit der Projekte-Tabelle einer bestehenden Projektverwaltung ersetzen können.<\/p>\n Verwaltung von Aufgaben<\/b><\/p>\n Die Hauptaufgabe der Datenbank ist natürlich die Verwaltung von Aufgaben. Zu den Aufgaben sollen nicht nur einmalig Daten eingegeben werden können.<\/p>\n Viele Aufgaben erfordern mehrere Schritte, erhalten während ihrer Erledigung einen anderen Ausführenden oder ihre Priorität ändert sich. Außerdem soll es möglich sein, den Status einer Aufgabe während der Bearbeitung zu ändern – z. B. von Offen auf Fertig usw. Um die einzelnen Schritte nachvollziehen zu können, soll die Datenbank jede änderung einzeln festhalten.<\/p>\n Durchführung von Aufgabendokumentieren<\/b><\/p>\n Eine der wichtigsten Anforderungen an die Aufgabenverwaltung ist die Dokumentation der Durchführung von Aufgaben. Die jeweiligen Schritte sollen als einzelne Aktionen beschrieben und gespeichert werden.<\/p>\n Dabei braucht es sich nicht nur um Aktionen zu handeln, die direkt mit der Erledigung der Aufgabe zu tun haben. Aufgaben können nur sinnvoll verwaltet und priorisiert werden, wenn dies umfassend und dynamisch erfolgt.<\/p>\n Das bedeutet, dass Eigenschaften von Aufgaben angepasst werden müssen – z. B. durch ändern der Priorität oder Auswechseln des verantwortlichen Mitarbeiters.<\/p>\n Selbstverständlich sind auch Statusänderungen zu dokumentieren. Für jede Tätigkeit und jede Anpassung der Aufgabe soll optimalerweise eine Aktion definiert und gespeichert werden. <\/p>\n Anzeige von Aufgaben<\/b><\/p>\n Die Musterlösung soll Aufgaben nach unterschiedlichen Kriterien anzeigen – z. B. nach Projekten, Mitarbeitern, Priorität, Status usw. sortiert oder gefiltert.<\/p>\n Auf diese Weise kann ein Mitarbeiter schnell überblick über seine aktuellen Aufgaben und die Projekte gewinnen, und der Projektleiter kann sich ein Bild machen, ob alle Aufgaben wunschgemäß abgearbeitet werden.<\/p>\n Das Datenmodell der Aufgabenverwaltung umfasst sechs Tabellen. Abb. 2 vermittelt einen überblick über die Tabellen und deren Beziehungen zueinander.<\/p>\n Das Beziehungsfenster aus Bild 2 enthält aus Gründen der übersichtlichkeit nicht alle Tabellen. Die Tabelle tblProjekte ist dort nicht zu finden – sie ist aber auch lediglich mit der Tabelle tblAufgaben verknüpft. Dabei verweist das Fremdschlüsselfeld ProjektID auf den Primärschlüssel der Tabelle tblProjekte.<\/p>\n Die Tabelle tblAufgaben<\/b><\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 2: Das Datenmodell der Aufgabenverwaltung<\/span><\/b><\/p>\n Die Tabelle tblAufgaben speichert die Informationen, die beim Anlegen einer Aufgabe eingegeben werden:<\/p>\n Die Tabelle speichert noch einige weitere Werte, die den aktuellen Zustand der Aufgabe wiedergeben – z. B. Status, Priorität, ausführender Benutzer usw. Der Grund dafür ist, dass in späteren Zusammenfassungen der Informationen zu einer Aufgabe nicht nur der Status oder die Priorität beim Anlegen der Aufgabe ausgegeben werden soll, sondern auch der aktuell vorhandene Zustand.<\/p>\n Bei den Aktionen kann es sich nämlich nicht nur um Tätigkeiten handeln, die direkt mit der Ausführung der Aufgabe in Verbindung stehen, sondern auch um änderung von Eigenschaften der Aufgabe – also der Priorität, des Status oder des beauftragten Mitarbeiters. Die Felder zur Speicherung der entsprechenden Informationen heißen AktuellerStatus, AktuellePrioritaet und AktuellZugeordnetZu.<\/p>\n Die Tabelle tblAktionen<\/b><\/p>\n Da bei jeder Aufgabe Priorität und Status wechseln und jede Aufgabe mehrere Schritte bis zur Erledigung durchlaufen kann, werden die entsprechenden Informationen der einzelnen Schritte nicht in der Tabelle tblAufgaben, sondern in einer separaten Tabelle gespeichert.<\/p>\n Ein Eintrag erfolgt immer, wenn die Aufgabe bearbeitet wurde oder wenn eine Eigenschaft geändert wurde – also beispielsweise die Priorität einer Aufgabe erhöht oder herabgesetzt wurde.<\/p>\n Die Tabelle tblAktionen enthält die folgenden Felder:<\/p>\n Die Tabelle tblBenutzer<\/b><\/p>\n Diese Tabelle enthält alle für die vorliegende Datenbankanwendung benötigten Benutzerinformationen.<\/p>\n Falls Sie eine bereits vorhandene Mitarbeitertabelle aus einer anderen Datenbank verwenden möchten, haben Sie zwei Möglichkeiten: Entweder Sie fügen der bereits bestehenden Mitarbeitertabelle alle Felder hinzu, die Sie im Rahmen der vorliegenden Musterlösung verwenden möchten (soweit diese noch nicht vorhanden sind) oder Sie fügen der Tabelle tblBenutzer ein Fremdschlüsselfeld mit einem Verweis auf die bereits bestehende Mitarbeitertabelle hinzu.<\/p>\n Die Tabelle tblBenutzer besteht aus den folgenden Feldern:<\/p>\n Weitere Tabellen<\/b><\/p>\n Die weiteren Tabellen tblPrioritaeten, tblStatus und tblProjekte bestehen im Wesentlichen aus einem Primärschlüsselfeld und der Bezeichnung des jeweiligen Elements.<\/p>\n Lediglich die Tabelle tblProjekte hat noch ein Fremdschlüsselfeld namens Projektleiter, mit dem ein Benutzer aus der Tabelle tblBenutzer ausgewählt werden kann.<\/p>\n Beziehungen<\/b><\/p>\n Die Beziehungen wurden im Wesentlichen bereits im Rahmen der Beschreibung der Tabellen abgehandelt. Es gibt jedoch eine Besonderheit:<\/p>\n Es kommt oft vor, dass von mehreren Tabellen auf die Datensätze einer Tabelle verwiesen wird – aber der Fall, dass eine Tabelle gleich mehrfach auf das Primärschlüsselfeld einer weiteren Tabelle verweist, ist in der Regel nicht so häufig.<\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 3: Sicherheitsabfrage vor dem Erstellen einer zweiten Beziehung zwischen zwei Tabellen<\/span><\/b><\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 4: Anmeldung an die Aufgabenverwaltung<\/span><\/b><\/p>\n Dies ist sowohl in der Tabelle tblAufgaben als auch tblAktionen der Fall. Access bzw. das Beziehungsfenster reagiert auch etwas unerwartet, wenn Sie direkt zwei oder mehr Beziehungen zwischen zwei Tabellen erstellen möchten: Zunächst erscheint eine Abfrage, ob Sie eine neue Beziehung erstellen oder die vorhandene Beziehung bearbeiten möchten (siehe Bild 3).<\/p>\n Wenn Sie richtigerweise mit Nein antworten, erstellt Access die Beziehung ordnungsgemäß, legt aber eine merkwürdige Darstellungsweise an den Tag: Statt einfach zwei Beziehungspfeile zwischen den betroffenen Feldern der beiden Tabellen anzuzeigen, zeigt es die Tabelle, deren Primärschlüsselfeld an der Beziehung beteiligt ist, zweimal an (siehe Bild 2).<\/p>\n Die Anwendung der Aufgabenverwaltung erfordert zunächst einmal die Anmeldung des Benutzers bei der Datenbank, damit er seine eigenen Aufgaben ansehen kann und der Komfort bei der Eingabe von Informationen in die Tabellen der Datenbank erhöht wird.<\/p>\n Anschließend erscheint eine übersicht über alle Aufgaben, die der jeweilige Mitarbeiter einsehen können soll.<\/p>\n Die übersicht ist gleichzeitig die Schaltzentrale der Aufgabenverwaltung. Von hier kann der Anwender alle gewünschten Operationen ausführen:<\/p>\n Die Musterlösung stellt keine Möglichkeit zur Eingabe und Bearbeitung von Benutzern und Projekten zur Verfügung, da diese Daten in der Regel in anderen Anwendungen bereits vorhanden sind.<\/p>\n <\/p>\n Das Anmeldeformular<\/b><\/p>\n Die Arbeit mit der Aufgabenverwaltung beginnt mit der Anmeldung bei der Anwendung. Die Anmeldung übernimmt das Formular frmAnmeldung (siehe Bild 4). Das Anmeldeformular soll nicht nur beim Starten der Anwendung angezeigt werden, sondern auch beim Aufruf eines der Formulare der Datenbank aus dem Datenbankfenster heraus.<\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 5: Entwurfsansicht des Formulars frmAnmeldung<\/span><\/b><\/p>\n Quellcode 1<\/b><\/p>\n Das Formular besitzt zwei Textfelder zur Eingabe von Benutzername und Kennwort (siehe Bild 5). Beide Textfelder sind ungebunden. Die Eigenschaft Eingabeformat des Textfeldes txtKennwort hat den Wert Kennwort. Dadurch werden die eingegebenen Buchstaben durch Sternchen (*) ersetzt.<\/p>\n Ein weiteres Textfeld namens txtMeldung dient der Ausgabe von Meldungen, z. B. wenn der Anwender eine falsche Kombination aus Benutzernamen und Kennwort eingegeben hat.<\/p>\n Das Formular hat drei Schaltflächen namens cmdOk, cmdBeenden und cmdKennwortVergessen.<\/p>\n Die erste Schaltfläche löst die Prozedur aus Quellcode 1 aus. Die Prozedur öffnet eine Datensatzgruppe mit allen Datensätzen der Tabelle tblBenutzer, deren Benutzername mit dem Inhalt des Textfeldes txtBenutzername übereinstimmt.<\/p>\n Quellcode 2<\/b><\/p>\n Wenn die Datensatzgruppe keine Datensätze enthält, erscheint im Textfeld txtMeldung in roter Schrift eine Meldung, die den Benutzer auf den nicht vorhandenen Benutzernamen hinweist.<\/p>\n Falls der Benutzer in der Datensatzgruppe vorhanden ist, überprüft die Prozedur das Kennwort. Wenn ein falsches Kennwort eingegeben wurde, erscheint eine entsprechende Meldung. Ist die Kombination aus Benutzernamen und Kennwort richtig, speichert die Prozedur den Wert des Feldes BenutzerID in der gleichnamigen globalen Variablen. Anschließend öffnet sie das Formular frmUebersicht.<\/p>\n Damit alle Formulare auf die BenutzerID des aktuellen Benutzers zugreifen können, speichern Sie diese in einer globalen Variablen gleichen Namens. Legen Sie dazu ein neues Modul an und tragen Sie die folgende Zeile ein:<\/p>\n Speichern Sie das Modul anschließend unter dem Namen mdlGlobal.<\/p>\n Die Schaltfläche cmdBeenden dient dem Beenden der Anwendung nach vorherigem Bestätigen durch den Benutzer.<\/p>\n Die Schaltfläche mit der Beschriftung Kennwort vergessen ist für Anwender gedacht, die ihr Kennwort vergessen haben. Die Schaltfläche löst die Prozedur aus Quellcode 2 aus.<\/p>\n Die Prozedur öffnet eine Datensatzgruppe mit der E-Mail-Adresse und dem Kennwort des Benutzers mit dem im Textfeld txtBenutzername angegebenen Wert.<\/p>\n ähnlich wie in Quellcode 1 überprüft auch diese Prozedur, ob der Benutzername vorhanden ist und ob es eine E-Mail-Adresse gibt. Falls die benötigten Informationen vorhanden sind, ruft sie die Funktion MailSenden auf, die eine Mail mit dem Kennwort an den Benutzer mit der gefundenen E-Mail-Adresse schickt.<\/p>\n Quellcode 3<\/b><\/p>\n Wenn beim Versenden der E-Mail ein Fehler auftritt, gibt die Funktion MailSenden einen Wert ungleich 0 zurück. Ist dies der Fall, erscheint eine entsprechende Meldung im Textfeld txtMeldung.<\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 6: Formular zur übersicht über alle Aufgaben<\/span><\/b><\/p>\n Die Funktion sendet eine Mail an die im übergabeparameter Adresse angegebene E-Mail-Adresse. Die Parameter Betreff und Inhalt enthalten die Zeichenketten, die den Eigenschaften Subject und Body der E-Mail zugewiesen werden (s. Quellcode 3).<\/p>\n Die Funktion wird noch von anderen Formularen benötigt. Sie können sie daher am besten im Modul mdlGlobal speichern, in dem sich schon die Deklaration der Variablen BenutzerID befindet. <\/p>\n Die Funktion verwendet Microsoft Outlook zum Versenden der E-Mail. Wenn Sie ein anderes Mailprogramm benutzen, müssen Sie die Funktion entsprechend anpassen oder gegebenenfalls auf einen alternativen Weg finden.<\/p>\n Falls beim Versenden der E-Mail irgendein Fehler auftritt, ist der Rückgabewert der Funktion ungleich 0.<\/p>\n Je nach den Einstellungen von Microsoft Outlook kann die Funktion die E-Mail nicht automatisch direkt versenden. Manche Sicherheitsoptionen erfordern zusätzlich eine Bestätigung des Anwenders. <\/p>\n Das Formular zum Anlegen neuer Aufgaben<\/b><\/p>\n Bevor Sie sich dem übersichtsformular zuwenden, erstellen Sie zunächst das Formular zur Eingabe von Aufgaben.<\/p>\n Das übersichtsformular<\/b><\/p>\n Das Formular frmUebersicht beinhaltet im Wesentlichen ein Listenfeld, das alle für den aktuellen Benutzer sichtbaren Aufgaben enthält.<\/p>\n Die Steuerung erfolgt über das Listenfeld selbst sowie zwei weitere Schaltflächen, mit denen der Benutzer eine neue Aufgabe anlegen und eine Liste der angezeigten Aufgaben ausdrucken kann.<\/p>\n Alle anderen Steuerelemente dienen der Sortierung bzw. der Filterung der angezeigten Aufgaben.<\/p>\n Quellcode 4<\/b><\/p>\n Dabei gibt es zwei unterschiedliche Steuerelemente: Mit Hilfe der kleinen Schaltflächen mit den beiden Pfeilen können Sie die Sortierreihenfolge für eines oder mehrere Felder festlegen.<\/p>\n Die Schaltflächen wechseln bei jedem Klick die Sortierreihenfolge von neutral über aufsteigend zu absteigend. Ein weiterer Klick stellt die Sortierreihenfolge wieder auf neutral ein.<\/p>\n Die Text- und Kombinationsfelder dienen der Filterung bestimmter Werte eines Feldes. Dabei können Sie mit den Kombinationsfeldern jeweils einen einzelnen Wert bestimmen, nach dem gefiltert werden soll.<\/p>\n Das Textfeld kann für beliebige Filterkriterien verwendet werden. Die Kriterien können auch Platzhalter wie ein Fragezeichen () oder ein Sternchen (*) enthalten.<\/p>\n Eine genaue Beschreibung der Filter- und Sortierfunktionen würde den Rahmen des vorliegenden Beitrags sprengen. Sie finden die Beschreibung der Techniken in einem separaten Beitrag namens Sortieren und Filtern von Listenfeldern in der vorliegenden Ausgabe von Access im Unternehmen. <\/p>\n Das Ausdrucken der Liste erfolgt über die Schaltfläche cmdAufgabenlisteDrucken. Die Schaltfläche löst die Prozedur aus Quellcode 4 aus.<\/p>\n Die Prozedur sorgt nicht nur für den Ausdruck des Berichtes, sondern fragt den Benutzer nach dem gewünschten Drucker. Dazu öffnet die Prozedur zunächst den Bericht in der Entwurfsansicht mit einem Vergrößerungsfaktor von 50 Prozent und aktiviert anschließend den Drucken-Dialog von Access.<\/p>\n Falls der Druck bereits in Gang gesetzt ist und anschließend ein Fehler auftritt – beispielsweise wenn der Drucker nicht eingeschaltet ist oder der Druck aus anderen Gründen abgebrochen wird – fängt eine dafür ausgelegte Fehlerbehandlung den Fehler ab und gibt eine Meldung aus, dass der Druck nicht erfolgreich war.<\/p>\n Quellcode 5<\/b><\/p>\n Quellcode 6<\/b><\/p>\n Das Formular frmAufgabeDetailansicht dient der Anzeige genauerer Informationen zu einer Aufgabe. Es wird durch einen Doppelklick auf den gewünschten Eintrag des Listenfeldes angezeigt.<\/p>\n Zur Realisierung dieser Funktion hinterlegen Sie für die Ereigniseigenschaft Beim Doppelklicken des Listenfeldes lstAufgaben die Prozedur aus Quellcode 5.<\/p>\n Wie bereits eingangs erwähnt, sollen nur Administratoren der Anwendung Einblick in alle Aufgaben erhalten. Normale Benutzer sollen nur zur Einsicht der ihnen zugeordneten Aufgaben berechtigt sein.<\/p>\n Daher müssen Sie beim öffnen des Formulars überprüfen, ob es sich bei dem Benutzer um einen Administrator oder einen normalen Benutzer handelt, und entsprechende Maßnahmen treffen.<\/p>\n Dazu legen Sie für die Ereigniseigenschaft Beim Laden des Formulars die Prozedur aus Quellcode 6 an.<\/p>\n Die Prozedur überprüft zunächst, ob überhaupt ein Benutzer angemeldet ist, und öffnet den Anmeldedialog, wenn noch keine Anmeldung erfolgt ist.<\/p>\n Anschließend liest sie den Wert des Feldes IstAdministrator für den aktuellen Benutzer aus der Tabelle tblBenutzer aus.<\/p>\n Falls der Benutzer über Administratorberechtigungen verfügt, wird das Formular uneingeschränkt angezeigt.<\/p>\n Falls nicht, werden automatisch nur diejenigen Einträge dargestellt, die den aktuellen Benutzer betreffen, und das entsprechende Filtersteuerelement zur Auswahl des Benutzers deaktiviert.<\/p>\n Das Formular zur Eingabe neuer Aufgaben<\/b><\/p>\n Die Eingabe einer neuen Aufgabe erfolgt mit Hilfe des Formulars frmNeueAufgabe (siehe Bild 7). Die Funktionalität des Formulars ist im Prinzip einfach. Die einzige Besonderheit ist die Möglichkeit, direkt per Kombinationsfeld neue Projekte einzugeben, und das Speichern weiterer Daten, die der Benutzer nicht beeinflussen kann.<\/p>\n Das Speichern der eingegebenen Informationen erfolgt durch einen Mausklick auf die Schaltfläche Speichern. Sie löst die Ereignisprozedur aus Quellcode 7 aus.<\/p>\n Quellcode 7<\/b><\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 7: Eingabe einer neuen Aufgabe<\/span><\/b><\/p>\n Die Prozedur validiert zunächst die Benutzereingaben. Anschließend versendet sie eine E-Mail an den Benutzer, der als Verantwortlicher für diese Aufgabe festgelegt wurde. Dazu verwendet die Prozedur die bereits weiter oben beschriebene Funktion MailVersenden.<\/p>\n Zu guter Letzt legt sie noch einige Werte der Datenherkunft – also der Tabelle tblAktionen – fest. Dabei handelt es sich um die Anlagedaten sowie die Daten, die den aktuellen Zustand der Aufgabe beschreiben: den aktuellen Benutzer, den Status und die Priorität.<\/p>\n Formular zur detaillierten Ansicht von Aufgaben<\/b><\/p>\n Die Detailansicht von Aufgaben umfasst einerseits die Eigenschaften der Aufgabe als auch die Anzeige der Aktionen, die im Rahmen dieser Aufgabe durchgeführt wurden (siehe Bild 8).<\/p>\n Das Formular enthält im oberen Teil lediglich einige Textfelder zur Anzeige der Eigenschaften der Aufgabe aus der Tabelle tblAufgaben.<\/p>\n Im unteren Teil befindet sich ein Unterformularsteuerelement mit einer übersicht der Aktionen, die im Rahmen der angezeigten Aufgabe durchgeführt wurden. Dabei wird die zuletzt erfolgte Aktion ganz oben angezeigt.<\/p>\n Untypischerweise dient die Detailansicht keinesfalls zur änderung irgendwelcher Daten. Eine Aufgabe sowie die durchgeführten Aktionen werden nicht geändert oder gelöscht, um eine lückenlose Dokumentation zu erreichen. <\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 8: Detailinformationen zu einer Aufgabe<\/span><\/b><\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 9: Das Formular frmNeueAktion<\/span><\/b><\/p>\n Neben den beschriebenen Informationen bietet das Formular frmAufgabeDetailansicht lediglich drei Funktionen: den Aufruf des Formulars zum Anlegen einer neuen Aktion, die Anzeige eines Berichts mit allen Daten der Aufgabe sowie das Schließen des Formulars.<\/p>\n Die Funktionalität zum Anzeigen des Formulars zum Anlegen neuer Aktionen öffnet lediglich das Formular frmNeueAktion im Dialogmodus – das bedeutet, dass während der Anzeige dieses Formulars keine anderen Tätigkeiten an der Datenbank ausgeführt werden können – und aktualisiert anschließend das Unterformular mit der neuen Aktion.<\/p>\n Ebenso einfach funktioniert die Schaltfläche zum Anzeigen des Berichtes.<\/p>\n Das Formular zum Hinzufügenneuer Aktionen<\/b><\/p>\n Neue Aktionen legen Sie mit dem Formular frmNeueAktion an (siehe Bild 9). Trotz seines unscheinbaren Aussehens birgt es einige Besonderheiten.<\/p>\n Eine neue Aktion beinhaltet auf jeden Fall einen Text, mit dem die Aktion beschrieben wird. Außerdem soll es möglich sein, bei jeder neuen Aktion die Eigenschaften Status, Priorität und verantwortlicher Mitarbeiter anzupassen.<\/p>\n Da das Formular normalerweise einen völlig leeren Datensatz anzeigt, sollten diese Eigenschaften mit den aktuellen Werten vorbelegt werden.<\/p>\n Dazu löst das Ereignis Beim Laden des Formulars die Prozedur aus Quellcode 8 aus. Die Prozedur liest die aktuellen Werte aus dem aufrufenden Formular frmAufgabeDetailansicht auf und speichert sie in den entsprechenden Feldern ab.<\/p>\n Das Speichern des Datensatzes bringt einige Besonderheiten mit sich (s. Quellcode 9). Nach der Validierung der Benutzereingaben legt die Prozedur, die durch die Ereigniseigenschaft Beim Klicken der Speichern-Schaltfläche ausgelöst wird, zunächst den Zeitpunkt und den aktuellen Benutzer in der Datenherkunft des Formulars ab.<\/p>\n Quellcode 8<\/b><\/p>\n Quellcode 9<\/b><\/p>\n Anschließend liest es die ID der Aufgabe, zu der die Aktion gehört, aus dem aufrufenden Formular ein. In den nächsten drei If-Then-Blöcken überprüft die Prozedur, ob einer der drei Werte – aktueller Status, aktuelle Priorität oder aktueller zugeordneter Mitarbeiter – sich geändert hat, und trägt gegebenenfalls den geänderten Wert in das entsprechende Feld der Tabelle tblAufgaben ein. Darüber hinaus versendet die Prozedur eine E-Mail, wenn sich der zuständige Mitarbeiter für die Aufgabe geändert hat – und zwar an diesen Mitarbeiter.<\/p>\n Zum Versenden der E-Mail verwendet die Prozedur die bereits weiter oben beschriebene Funktion MailVersenden. Anschließend speichert die Prozedur den Datensatz und schließt das Formular.<\/p>\n Die Aufgabenverwaltung beinhaltet zwei Berichte. Der erste wird über das Formular frmUebersicht aufgerufen und zeigt eine Liste der aktuell im Formular angezeigten Aufgaben an.<\/p>\n Der zweite Bericht wird vom Formular frmAufgabeDetailansicht aus aufgerufen und zeigt die aktuell angezeigte Aufgabe mit allen Informationen über diese Aufgabe und die dazugehörenden Aktionen.<\/p>\n Der Bericht repAufgabenliste<\/b><\/p>\n Der Bericht stellt lediglich die Eigenschaften der Aufgaben dar, die sich derzeit im Listenfeld des Formulars frmUebersicht befinden (siehe Bild 10). Da er keine besonders aufwändigen Funktionen besitzt, soll er hier nicht weiter beschrieben werden <\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 10: übersicht der Aufgaben<\/span><\/b><\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 11: übersicht über eine Aufgabe<\/span><\/b><\/p>\n Der BerichtrepAufgabeDetailansicht<\/b><\/p>\n Der Bericht zeigt alle Informationen zu der ausgewählten Aufgabe im grauen Bereich des Berichtes an (siehe Bild 11).<\/p>\n Darunter befinden sich die Informationen über die einzelnen Aktionen, die im Rahmen der angegebenen Aufgabe ausgeführt wurden. Dazu gehört auch die Anzeige der benötigten Zeit. Diese Zeit wird am Ende der Liste addiert und mit der für die Aufgabe geplanten Stundenzahl verglichen.<\/p>\n Jede Access-Anwendung ist prinzipiell mehrbenutzerfähig. Bei Anwendungen mit vielen Datensätzen und Zugriffen ist es angebracht, eine SQL Server- oder MSDE-Datenbank mit einem entsprechenden Frontend zu erstellen. Das erhöht einerseits die Performance, andererseits können Sie mit diesen Anwendungen leicht verhindern, dass Fehler durch zufällig gleichzeitig auf den gleichen Datensatz zugreifende Benutzer auftreten.<\/p>\n Wenn Sie die vorliegende Anwendung nicht gerade in einem Unternehmen mit mehreren tausend Mitarbeitern einsetzen, brauchen Sie sich hierüber keine Sorgen zu machen. Eine einfache Access-Datenbank reicht völlig aus.<\/p>\n Sie sollten die Datenbank jedoch in Frontend und Backend unterteilen. Das bedeutet, dass Sie aus einer Datenbank zwei machen – eine mit der gesamten Anwendungslogik und eine mit den Tabellen, in denen sich die Daten befinden.<\/p>\n Anschließend können Sie das Backend der Datenbank auf einem über das Netzwerk erreichbaren Rechner ablegen – beispielsweise einem Server-Rechner – und die gewünschten Arbeitsplätze mit je einer Kopie der Frontend-Datenbank ausrüsten.<\/p>\n Auf diese Weise arbeiten alle Benutzer mit den gleichen Daten, haben aber die Anwendungslogik bereits auf dem eigenen Rechner – das Netzwerk wird so nicht unnötig belastet.<\/p>\n Außerdem können Sie so leicht änderungen an der Benutzeroberfläche vornehmen und dem Benutzer durch einfaches Austauschen der Benutzerfrontends ohne Datenverluste die neue Version präsentieren.<\/p>\n Die Beschreibung der Aufteilung einer Datenbank in Frontend und Backend würde den Rahmen des vorliegenden Beitrags sprengen. Daher finden Sie die Vorgehensweise Beitrag Aufteilen von Access-Datenbanken in der vorliegenden Ausgabe von Access im Unternehmen. <\/p>\n Die Anwendung beinhaltet die wichtigsten Eigenschaften für die Verwaltung von Aufgaben. Neben den eigentlichen Aufgaben kann der Anwender jede Aufgabe in beliebig vielen Schritten dokumentieren und bei jedem Schritt Priorität, Status und verantwortlichen Mitarbeiter eingeben.<\/p>\n Die Aufgabenverwaltung kann in den unterschiedlichsten Bereichen zu einem mächtigen Werkzeug werden – egal, ob Sie damit beliebige Aufgaben verwalten oder ob Sie besondere Bereiche damit abdecken.<\/p>\n Die Anwendung kann nämlich problemlos auch für spezielle Anwendungen eingesetzt werden, z. B. um bei der Softwareentwicklung Fehler und deren Behebung zu verwalten.<\/p>\n Erfolgreich ist eine solche Anwendung allerdings nur, wenn sie von allen Beteiligten akzeptiert und auch benutzt wird.<\/p>\n Wenn Sie die Anwendung eine Weile ausprobieren, wird mit der Zeit je nach Einsatzbereich noch der eine oder andere Wunsch nach Anpassung oder Ergänzung dieser Anwendung auftauchen.<\/p>\n Wenn sich dabei Ideen herauskristallisieren, die nicht nur für Ihr Unternehmen, sondern auch für andere interessant sein könnten, scheuen Sie sich nicht, uns Ihre Vorschläge mitzuteilen. Bitte verwenden Sie dazu die folgende E-Mail-Adresse:<\/p>\n andre@minhorst.com<\/p>\n Die eingehenden Vorschläge werden in eine mögliche Fortsetzung des vorliegenden Beitrags einfließen – vielleicht resultiert aus Ihren Ideen aber auch der eine oder andere eigenständige Beitrag.<\/p>\n Enthaltene Beispieldateien:<\/p>\n Aufgabenverwaltung.mdb<\/p>\nHinweis<\/h3>\n
![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{1029F692-36F0-481D-9177-EF6CC12DF7A2}\/pic002.png\")
<\/p>\n![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{1029F692-36F0-481D-9177-EF6CC12DF7A2}\/pic003.png\")
<\/p>\n![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{1029F692-36F0-481D-9177-EF6CC12DF7A2}\/pic004.png\")
<\/p>\n![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{1029F692-36F0-481D-9177-EF6CC12DF7A2}\/pic005.png\")
<\/p>\nSteuerelemente des Anmeldeformulars<\/h3>\n
Private Sub cmdOk_Click()\r\n Dim db As Database\r\n Dim rstBenutzer As Recordset\r\n Set db = CurrentDb\r\n Set rstBenutzer = db.OpenRecordset(\"SELECT * FROM tblBenutzer \" _ & \"WHERE Benutzername = ''\" & Me.txtBenutzername & \"''\", dbOpenDynaset)\r\n If rstBenutzer.EOF Then\r\n Me.txtMeldung = \"Leider ist kein Benutzer mit dem angegebenen \" _\r\n & \"Namen vorhanden.\"\r\n Me.txtBenutzername.SetFocus\r\n Else\r\n If rstBenutzer!Kennwort = Me.txtKennwort Then\r\n Me.txtMeldung = \"\"\r\n DoCmd.Close acForm, Me.Name\r\n DoCmd.OpenForm \"frmUebersicht\"\r\n BenutzerID = rstBenutzer!BenutzerID\r\n Else\r\n Me.txtMeldung = \"Leider haben Sie ein falsches Kennwort eingegeben.\"\r\n Me.txtKennwort.SetFocus\r\n End If\r\n End If\r\nEnd Sub<\/pre>\n
Benutzereingaben bestätigen<\/h3>\n
Private Sub cmdKennwortVergessen_Click()\r\n Dim db As Database\r\n Dim rstBenutzer As Recordset\r\n Set db = CurrentDb\r\n Set rstBenutzer = db.OpenRecordset(\"SELECT EMail, Kennwort FROM tblBenutzer \" _ & \"WHERE Benutzername = ''\" & Me.txtBenutzername & \"''\")\r\n If rstBenutzer.EOF Then\r\n Me.txtMeldung = \"Der angegebene Benutzername konnte nicht gefunden werden.\"\r\n ElseIf IsNull(rstBenutzer!EMail) Then\r\n Me.txtMeldung = \"Der angegebene Benutzer hat keine E-Mailadresse.\"\r\n Else\r\n If MailSenden(rstBenutzer!EMail, \"Ihr Kennwort\", \"Ihr Kennwort lautet: \" _ & vbCrLf & rstBenutzer!Kennwort) = 0 Then\r\n Me.txtMeldung = \"Sie erhalten in wenigen Augenblicken Ihr Kennwort \" _ & \"per E-Mail.\"\r\n Else\r\n Me.txtMeldung = \"Der E-Mail-Versand hat nicht funktioniert.\"\r\n End If\r\n End If\r\nEnd Sub<\/pre>\n
BenutzerID in globaler Variablen speichern<\/h3>\n
Public BenutzerID As Integer<\/pre>\n
Anwendung beenden<\/h3>\n
Kennwort vergessen<\/h3>\n
Public Function MailSenden(Adresse As String, _ Betreff As String, Inhalt As String) As Long\r\n Dim olNewMail As Object\r\n Dim olNewItem\r\n On Error GoTo MailSenden_Err\r\n Set olNewMail = CreateObject(\"Outlook.Application\")\r\n Set olNewItem = olNewMail.CreateItem(0)\r\n olNewItem.Recipients.Add Adresse\r\n olNewItem.Subject = Betreff\r\n olNewItem.Body = Inhalt\r\n olNewItem.Send\r\n Set olNewMail = Nothing\r\n Set olNewItem = Nothing\r\nMailSenden_Err:\r\n MailSenden = Err.Number\r\nEnd Function<\/pre>\n
![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{1029F692-36F0-481D-9177-EF6CC12DF7A2}\/pic006.png\")
<\/p>\nDie Funktion MailSenden<\/h3>\n
Hinweis<\/h3>\n
Hinweis<\/h3>\n
Private Sub cmdAufgabenlisteDrucken_Click()\r\n On Error GoTo cmdAufgabenlisteDrucken_Click_Err\r\n DoCmd.OpenReport \"repListeAufgaben\", acViewPreview\r\n RunCommand acCmdZoom50\r\n DoEvents\r\n RunCommand acCmdPrint\r\n Exit Sub\r\ncmdAufgabenlisteDrucken_Click_Err:\r\n If Err.Number = 2212 Then\r\n MsgBox \"Der Druckauftrag wurde abgebrochen.\", _ vbOKOnly + vbExclamation\r\n End If\r\nEnd Sub<\/pre>\n
Hinweis<\/h3>\n
Ausdrucken der Liste<\/h3>\n
Private Sub lstAufgaben_DblClick(Cancel As Integer)\r\n DoCmd.OpenForm \"frmAufgabeDetailansicht\", _ Windowmode:=acDialog, _ WhereCondition:=\"AufgabeID = \" & Me.lstAufgaben\r\n Me.lstAufgaben.Requery\r\nEnd Sub<\/pre>\n
Private Sub Form_Load()\r\n If IsNull(BenutzerID) Or BenutzerID = 0 Then\r\n DoCmd.OpenForm \"frmAnmeldung\", _ Windowmode:=acDialog\r\n End If\r\n If DLookup(\"IstAdministrator\", \"tblBenutzer\", _ \"BenutzerID = \" & BenutzerID) = False Then\r\n Me.cboFilterBearbeiter = BenutzerID\r\n Me.cboFilterBearbeiter.Enabled = False\r\n Me.cmdBearbeiterNeutral.Enabled = False\r\n FilterUndSortierung\r\n End If\r\nEnd Sub<\/pre>\n
Anzeigen der Detailinformationen einerAufgabe<\/h3>\n
Benutzerabhängige Listeneinträge<\/h3>\n
Private Sub cmdSpeichern_Click()\r\n ''Validierung der eingegebenen Werte\r\n If Not MailSenden(DLookup(\"EMail\", \"tblBenutzer\", \"BenutzerID = \" _ & Me.ZugeordnetZu), \"Information zu einer Aufgabe\", _ & \"Ihnen wurde eine neue Aufgabe zugewiesen oder eine Aufgabe hat sich \" _ & \"geändert. Weitere Informationen finden Sie in der Aufgabenverwaltung.\") _\r\n = 0 Then\r\n MsgBox \"Der Ausführende der Aufgabe konnte leider nicht benachrichtigt \" _ & \"werden.\", vbOKOnly + vbExclamation\r\n End If Me.AngelegtAm = Date\r\n Me.AngelegtDurch = BenutzerID\r\n Me.AktuellePrioritaetID = Me.PrioritaetID\r\n Me.AktuellerStatusID = Me.StatusID\r\n Me.AktuellZugeordnetZu = Me.ZugeordnetZu\r\n DoCmd.RunCommand acCmdSaveRecord\r\n DoCmd.Close acForm, Me.Name\r\nEnd Sub<\/pre>\n
![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{1029F692-36F0-481D-9177-EF6CC12DF7A2}\/pic007.png\")
<\/p>\nHinweis<\/h3>\n
![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{1029F692-36F0-481D-9177-EF6CC12DF7A2}\/pic008.png\")
<\/p>\n![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{1029F692-36F0-481D-9177-EF6CC12DF7A2}\/pic009.png\")
<\/p>\nSpeichern der neuen Aktion<\/h3>\n
Private Sub Form_Current()\r\n Me.cboPrioritaetID = _Forms!frmAufgabeDetailansicht!AktuellePrioritaetID\r\n Me.cboStatusID = Forms!frmAufgabeDetailansicht!AktuellerStatusID\r\n Me.cboZugeordnetZu = Forms!frmAufgabeDetailansicht!AktuellZugeordnetZuID\r\nEnd Sub<\/pre>\n
Private Sub cmdSpeichern_Click()\r\n '' Validierung der Eingabe\r\n Me.AngelegtAm = Date\r\n Me.AngelegtVon = BenutzerID\r\n Me.AufgabeID = Forms!frmAufgabeDetailansicht!AufgabeID\r\n DoCmd.SetWarnings False\r\n If Not Me.ZugeordnetZu = DLookup(\"AktuellZugeordnetZu\", \"tblAufgaben\", _ \"AufgabeID = \" & Me.AufgabeID) Then\r\n DoCmd.RunSQL \"UPDATE tblAufgaben SET AktuellZugeordnetZu = \" _ & Me.ZugeordnetZu & \" WHERE AufgabeID = \" & Me.AufgabeID\r\n If Not MailSenden(DLookup(\"EMail\", \"tblBenutzer\", \"BenutzerID = \" _ & Me.cboZugeordnetZu), \"Information zu einer Aufgabe\", _ & \"Ihnen wurde eine neue Aufgabe zugewiesen oder eine Aufgabe hat sich \" _ & \" geändert. Weitere Informationen finden Sie in der \" _ & \"Aufgabenverwaltung.\") = 0 Then\r\n MsgBox \"Der Ausführende der Aufgabe konnte leider nicht benachrichtigt \" _ & \"werden.\", vbOKOnly + vbExclamation\r\n End If\r\n End If\r\n If Not Me.PrioritaetID = DLookup(\"AktuellePrioritaetID\", \"tblAufgaben\", _ \"AufgabeID = \" & Me.AufgabeID) Then\r\n DoCmd.RunSQL \"UPDATE tblAufgaben SET AktuellePrioritaetID = \" _ & Me.PrioritaetID & \" WHERE AufgabeID = \" & Me.AufgabeID\r\n End If\r\n If Not Me.StatusID = DLookup(\"AktuellerStatusID\", \"tblAufgaben\", \"AufgabeID = \" _ & Me.AufgabeID) Then\r\n DoCmd.RunSQL \"UPDATE tblAufgaben SET AktuellerStatusID = \" & Me.StatusID _ & \" WHERE AufgabeID = \" & Me.AufgabeID\r\n End If\r\n DoCmd.SetWarnings True\r\n DoCmd.RunCommand acCmdSaveRecord\r\n DoCmd.Close acForm, Me.Name\r\nEnd Sub<\/pre>\n
![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{1029F692-36F0-481D-9177-EF6CC12DF7A2}\/pic010.png\")
<\/p>\n![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{1029F692-36F0-481D-9177-EF6CC12DF7A2}\/pic011.png\")
<\/p>\nHinweis<\/h3>\n
Downloads zu diesem Beitrag<\/h3>\n