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André Minhorst, Duisburg<\/b><\/p>\n
Verschiedenste Gründe können das Führen eines Fahrtenbuchs erforderlich machen – egal, ob es sich um den Firmenwagen eines Angestellten oder das Privatfahrzeug eines Selbstständigen handelt. In den meisten Fällen steht hinter dieser Verpflichtung die Forderung des Finanzamts nach einem Nachweis der gefahrenen Strecken, falls Sie geschäftliche Fahrtkosten steuerlich absetzen möchten. Dabei gibt es eine ganze Menge Regeln zu beachten, die sowohl die Art der benötigten Informationen als auch deren Präsentation beeinflussen. Im vorliegenden Beitrag erfahren Sie nicht nur, welche Informationen in einem ordentlichen Fahrtenbuch aufzuführen sind, sondern auch, wie Sie sich die Arbeit per Access-Datenbank erleichtern können. <\/b><\/p>\n
In der Regel ist es das Finanzamt, welches das Führen eines Fahrtenbuchs anordnet. Das Fahrtenbuch dient dabei als Nachweis für dienstlich gefahrene Strecken, die steuerlich abgesetzt werdenkönnen.<\/p>\n
Natürlich gibt es bei der Führung eines Fahrtenbuchs einige Regeln zu beachten, die in den nächsten Abschnitten in einer Art Theorie-Teil beschrieben werden.<\/p>\n
Ein Fahrtenbuch muss gemäß R31 Abs. 9 Nr. 2 Satz 3 LStrR 2002 folgende Informationen zu jeder Fahrt enthalten:<\/p>\n
Abgeleitet von den genannten Informationen und um einige weitere Punkte ergänzt, ergeben sich für die vorliegende Anwendung die in Tab. 1 aufgelisteten Daten. Die dort aufgelisteten Abkürzungen unter „Nötig für“ stehen für dienstlich (D), Fahrten zwischen Wohnort und Arbeitsstätte (F) und privat (P).<\/p>\n
| \n Information<\/b><\/p>\n<\/td>\n | \n Nötig für<\/b><\/p>\n<\/td>\n<\/tr>\n Kfz-Kennzeichen<\/p>\n<\/td>\n D\/F\/P<\/p>\n<\/td>\n<\/tr>\n Datum bei Fahrtbeginn (Uhrzeit nicht notwendig)<\/p>\n<\/td>\n D\/F<\/p>\n<\/td>\n<\/tr>\n km-Stand bei Fahrtbeginn<\/p>\n<\/td>\n D\/F\/P<\/p>\n<\/td>\n<\/tr>\n Abfahrtsort<\/p>\n<\/td>\n D\/F<\/p>\n<\/td>\n<\/tr>\n Datum bei Fahrtende<\/p>\n<\/td>\n D\/F<\/p>\n<\/td>\n<\/tr>\n km-Stand bei Fahrtende<\/p>\n<\/td>\n D\/F<\/p>\n<\/td>\n<\/tr>\n Zielort<\/p>\n<\/td>\n D\/F<\/p>\n<\/td>\n<\/tr>\n Gefahrene Strecke<\/p>\n<\/td>\n D\/F\/P<\/p>\n<\/td>\n<\/tr>\n Name des Fahrers<\/p>\n<\/td>\n D\/F\/P<\/p>\n<\/td>\n<\/tr>\n Nutzungsart (D, F oder P)<\/p>\n<\/td>\n D\/F\/P<\/p>\n<\/td>\n<\/tr>\n Fahrtzweck (dienstliche Veranlassung, z. B. Name des Gesprächspartners)<\/p>\n<\/td>\n D<\/p>\n<\/td>\n<\/tr>\n<\/table>\n Tab. 1: Informationen eines Fahrtenbuchs<\/b><\/p>\n Privatfahrten sind ohne Einzelnachweis als Strecke zwischen der jeweils letzten und nachfolgend definierten Fahrt aufzuführen. <\/p>\n Das Fahrtenbuch besitzt eine interessante Eigenschaft: Im Gegensatz zu anderen Anwendungen, bei denen Daten der Anwender vor dem Zugriff Fremder geschützt werden sollen, sind hier die eingegebenen Daten vor dem Anwender selbst zu schützen. Was sich seltsam anhört, hat folgenden Hintergrund: Die Einträge des Fahrtenbuchs dürfen nach dem Anlegen nicht mehr geändert werden.<\/p>\n Unter Access ist das prinzipiell kein Problem: Sie erstellen einfach eine Anwendung, die alle gewünschten Funktionen eines elektronischen Fahrtenbuchs aufweist und sichern sie mit Hilfe des Sicherheitssystems von Access. Das Sichern bezieht sich dabei lediglich auf die Tabellen, die zur Speicherung der relevanten Daten dienen.<\/p>\n Dabei vergeben Sie für die entsprechenden Tabellen die Rechte derart, dass zwar noch das Anlegen neuer Datensätze, nicht aber das Verändern oder Löschen bestehender Datensätze möglich ist. Das Sicherheitssystem bietet alle dafür erforderlichen Funktionen.<\/p>\n Die Sache hat aber einen kleinen Haken: Es gibt immer eine Person, die in der Lage ist, die Daten zu ändern: der Administrator, der die Berechtigungen festgelegt hat und außerdem das Passwort kennt, um die Berechtigungen rückgängig zu machen und anschließend die Fahrtenbucheinträge zu ändern. Wenn also die selbst erstellte Fahrtenbuchanwendung dem Finanzamt gegenüber als „sicher“gelten soll, könnte das im Falle einer Betriebsprüfung möglicherweise schief gehen.<\/p>\n Auf der Heft-CD befindet sich die geschützte Version einer Fahrtenbuchanwendung, die keine nachträgliche änderung der Fahrtenbucheinträge erlaubt. Den Benutzernamen und das Kennwort kennt nur eine Person – und wer das ist, wird nicht verraten … <\/p>\n In den folgenden Abschnitten lernen Sie die Funktionsweise der Anwendung kennen.<\/p>\n Eine gesicherte und jungfräuliche Fahrtenbuchanwendung befindet sich unter dem Dateinamen Fahrtenbuch97.mdb bzw. Fahrtenbuch2000.mdb auf der Heft-CD. Eingegebene Fahrtenbuchdaten können theoretisch nicht mehr verändert oder gelöscht werden. Da der Autor keine Haftung dafür übernehmen kann, dass Ihr Finanzamt und andere Institutionen das Fahrtenbuch anerkennen, so sollten Sie sich dort grünes Licht geben lassen, bevor sie es für amtliche Zwecke verwenden. <\/p>\n Wenn Sie die Fahrtenbuchanwendung zum ersten Mal starten, enthält sie natürlich noch keine Daten.<\/p>\n Dementsprechend fordert die Anwendung Sie zunächst einmal auf, die Daten zumindest eines Fahrzeugs einzugeben.<\/p>\n Die Eingabe der Fahrzeuge erfolgt über einen eigenen Dialog, in den Sie beliebig viele Fahrzeuge mit dem Startkilometerstand und einer Fahrzeugbeschreibung (z. B. Angabe des Fahrzeugtyps) eintragen können (siehe Bild 1).<\/p>\n Für das Feld km-Stand geben Sie den Kilometerstand ein, dem der erste Eintrag in das Fahrtenbuch entsprechen soll.<\/p>\n Der Benutzer kann nachträglich die Daten der Fahrzeuge bearbeiten. Die änderungen wirken sich allerdings nicht auf bereits eingegebene Fahrtenbuchdaten aus, sondern nur auf zukünftige Einträge. <\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 1: Anlegen eines neuen Fahrzeugs<\/span><\/b><\/p>\n Nach der Eingabe eines oder mehrerer Fahrzeuge und dem Schließen des Fensters Fahrzeugdaten erscheint das Hauptfenster der Anwendung (siehe Bild 2).<\/p>\n Von diesem Fenster aus steuern Sie alle weiteren Aktionen. Der erste Schritt besteht in der Eingabe einer Fahrt.<\/p>\n Mit der Schaltfläche Neue Fahrt anlegen öffnen Sie den Dialog zum Anlegen einer neuen Fahrt (siehe Bild 3).<\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 2: Das Hauptfenster der Anwendung<\/span><\/b><\/p>\n Falls Sie bisher noch keine Fahrer eingegeben haben, erscheint nun eine entsprechende Meldung. Nach ihrer Bestätigung öffnet sich das Formular zur Eingabe von Fahrerdaten (s. Abschnitt 2.4). <\/p>\n Der Dialog enthält bereits einige Voreinstellungen: Das Kennzeichen des Fahrzeugs, das aktuell im Hauptfenster der Anwendung ausgewählt ist, das Datum bei Fahrtbeginn und Fahrtende sowie den Kilometerstand bei Fahrtbeginn. Als Datum für Fahrtbeginn und -ende nimmt die Anwendung das aktuelle Datum an, da Fahrten über mehrere Tage unwahrscheinlich und in der Regel am gleichen Tag einzutragen sind.<\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 3: Anlegen einer neuen Fahrt<\/span><\/b><\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 4: Eingabe von Fahrerdaten<\/span><\/b><\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 5: Parameter des Fahrtenbuchs festlegen<\/span><\/b><\/p>\n Als Kilometerstand bei Fahrtbeginn verwendet die Anwendung den Kilometerstand des Fahrzeugs nach dem Ende der vorherigen Fahrt oder – falls es sich um die erste Fahrt handelt – die mit den Fahrzeugdaten eingegebene Kilometerzahl.<\/p>\n Wenn Sie einen Fahrer auswählen möchten, der sich nicht in dem Kombinationsfeld Fahrer befindet, klicken Sie auf die Schaltfläche rechts neben dem Feld. Es erscheint der Dialog zur Eingabe neuer Fahrer.<\/p>\n Die Auswahl der Nutzungsart Privat bewirkt, dass einige Felder des Formulars grau hinterlegt dargestellt werden. Das bedeutet, dass diese Felder keine Pflichtfelder sind.<\/p>\n Nach der Eingabe aller relevanten Daten können Sie die Eingabe mit der Schaltfläche Speichern bestätigen. Das Formular wird geschlossen und die neue Fahrt erscheint im Hauptformular.<\/p>\n Zum Anlegen eines neuen Fahrers ist lediglich die Eingabe von Vor- und Nachname erforderlich. Anschließend beenden Sie die Eingabe mit einem Mausklick auf die Schaltfläche Ok.<\/p>\n Nach dem Schließen des Formulars können Sie im Formular zur Eingabe der Fahrten alle vorhandenen Fahrer per Kombinationsfeld auswählen.<\/p>\n Mit einem Mausklick auf die Schaltfläche Liste drucken öffnen Sie einen Dialog zur Auswahl der Einstellung des auszudruckenden Fahrtenbuchs (siehe Bild 5).<\/p>\n In diesem Dialog können Sie festlegen, ob die Fahrten eines oder aller Fahrzeuge ausgegeben werden sollen, und im Falle der Einzelausgabe das gewünschte Fahrzeug festlegen. Außerdem enthält das Formular zwei Textfelder zur Eingabe von Start- und Enddatum und die Möglichkeit, die auszugebenden Fahrten nach dienstlichem oder privatem Anlass zu filtern.<\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 6: Bericht zur Ausgabe des Fahrtenbuchs<\/span><\/b><\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 7: Eingabe von Tankvorgängen<\/span><\/b><\/p>\n Nach der Eingabe der Parameter erscheint der gewünschte Bericht mit allen relevanten Informationen (siehe Bild 6).<\/p>\n Neben der Auflistung der einzelnen Fahrten enthält der Bericht die Summe der privat, dienstlich und insgesamt gefahrenen Kilometer.<\/p>\n Neben der Registerseite zur Verwaltung der Fahrten beinhaltet das Hauptformular noch zwei weitere Registerseiten. Das erste dient der Eingabe von Tankvorgängen und der Ausgabe von Verbrauchszahlen der Fahrzeuge (siehe Bild 7).<\/p>\n Mit Hilfe dieser Registerseite können Sie sowohl detaillierte Informationen zu einzelnen Tankvorgängen eingeben als auch den Verbrauch zuverlässig berechnen lassen.<\/p>\n Die Berechnung des Verbrauchs erfordert zwei Kennzahlen: die verbrauchte Menge Benzin und die mit der verbrauchten Menge zurückgelegte Strecke. Eine zuverlässige Bestimmung des Benzinverbrauchs ist nur zwischen zwei Vollbetankungen möglich. Daher enthält das Formular auf der Registerseite Verbrauchsdaten neben den üblichen Informationen zu einem Tankvorgang auch noch ein Ja\/Nein-Feld, mit dem Sie angeben können, ob das Fahrzeug beim angegebenen Tankvorgang vollgetankt wurde.<\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 8: Ausgabe von Tankinformationen<\/span><\/b><\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 9: Verwaltung von Ausgaben<\/span><\/b><\/p>\n Mit einem Mausklick auf die Schaltfläche Tankinformationen drucken können Sie eine Liste von Tankvorgängen und Verbrauchszahlen ausgeben (siehe Bild 8).<\/p>\n Das dritte Registerblatt des Registers auf dem Hauptformular dient der Eingabe von Ausgaben und deren Ausdruck (siehe Bild 9).<\/p>\n Hier können Sie solche Ausgaben wie Kosten für Waschanlage, Inspektionen, Reparaturen, Anschaffung von Ersatzteilen und Zubehör etc. eintragen.<\/p>\n Das Datenmodell der Anwendung beinhaltet sieben Tabellen. Untypischerweise sind nicht alle Tabellen miteinander verknüpft. Vor allem die Haupttabelle tblFahrten steht allein auf weiter Flur.<\/p>\n Neben der Tabelle tblFahrten gibt es einige Tabellen, die in einigen Formularen zur Auswahl der Werte für die Felder der Tabelle tblFahrten verwendet werden: Die Tabelle tblNutzungsarten enthält beispielsweise die Einträge privat, dienstlich und von und zur Arbeit.<\/p>\n <\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 10: Datenmodell der Fahrtenbuchanwendung<\/span><\/b><\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 11: Die Abfrage qryTankvorgaenge<\/span><\/b><\/p>\n Außerdem enthält die Tabelle tblFahrten Einträge aus den Tabellen tblFahrzeuge und tblFahrer.<\/p>\n Feste Verknüpfungen bestehen zwischen den Tabellen tblTankvorgaenge und tblTreibstoffarten, um den einzelnen Tankvorgängen die entsprechende Treibstoffart zuordnen zu können.<\/p>\n Die Tabelle tblFahrzeuge ist mit den beiden Tabellen tblTankvorgaenge und tblAusgaben verknüpft.<\/p>\n Der Grund für die fehlenden Verknüpfungen zwischen der Tabelle tblFahrten und anderen Tabellen wie z. B. tblFahrzeug, tblFahrer, tblNutzungsarten etc. liegt darin, dass alle Werte aus den – eigentlich verknüpften – Tabellen direkt in die Tabelle tblFahrten eingetragen werden, anstatt per Fremdschlüsselfeld von dieser Tabelle auf den entsprechenden Eintrag einer mit dieser Tabelle verknüpften Tabelle zu verweisen.<\/p>\n Die Einträge der Tabelle tblFahrten sollen aufgrund der besonderen Anforderungen an ein elektronisches Fahrtenbuch nach dem Anlegen nicht mehr veränderbar sein. Um eventuellen änderungen der Informationen der anderen Tabellen vorzubeugen, werden diese direkt in die Tabelle tblFahrten geschrieben.<\/p>\n Beispiele für solche änderungen könnten z. B. das Wegfallen eines Fahrzeuges oder eines Fahrers aus dem Datenbestand sein.<\/p>\n Tabellen ohne Verknüpfungen zu anderen Tabellen haben weitere Vorteile: Sie können eine solche Tabelle beispielsweise leicht nach Excel exportieren, ohne die Informationen aus den verknüpften Tabellen erst per Abfrage hinzufügen zu müssen. Die Vorgehensweise widerspricht allerdings prinzipiell jeglicher vernünftiger Datenmodellierung – aber Ausnahmen bestätigen die Regel. <\/p>\n Eine der interessanten Anwendungen ist die Berechnung des Benzinverbrauchs. Die Funktionalität steckt komplett in der Abfrage qryTankvorgaenge (siehe Bild 11).<\/p>\n Die Abfrage besteht aus nahezu allen Feldern der drei Tabellen tblTankvorgaenge, tblTreibstoffarten und tblFahrzeuge.<\/p>\n Interessant ist dabei die Berechnung des Verbrauchs. Wie bereits oben erwähnt, kann der Verbrauch zuverlässig nur zwischen zwei Vollbetankungen berechnet werden.<\/p>\n Quellcode 1<\/b><\/p>\n Quellcode 2<\/b><\/p>\n Daher lautet die erste Aufgabe, den Kilometerstand der letzten Vollbetankung zu ermitteln. Das geschieht mit der folgenden Funktion, die das Ergebnis in ein Feld namens kmStandLetzteVollbetankung schreibt (s. Quellcode 1).<\/p>\n Die Funktion ermittelt mit Hilfe der DMax-Funktion den Kilometerstand des Datensatzes der Tabelle tblTankvorgaenge, der folgende Bedingungen erfüllt:<\/p>\n Die Kilometerzahl, für die der Verbrauch ermittelt werden soll, wird über das Feld kmGesamt berechnet. Das Feld subtrahiert den Kilometerstand der letzten Vollbetankung von dem Kilometerstand des aktuellen Datensatzes:<\/p>\n kmGesamt:[kmStand]-[kmStandLetzteVollbetankung]<\/p>\n Die für die Berechnung des durchschnittlichen Verbrauchs relevante Benzinmenge ergibt sich aus der Summe der Benzinmenge des aktuellen Tankvorgangs und allen weiteren Tankvorgängen zwischen der letzten und der aktuellen Vollbetankung (s. Quellcode 2).<\/p>\n Die Berechnung des verbrauchten Benzins erfolgt innerhalb einer Wenn-Funktion. Sie überprüft zunächst, ob das Feld Vollgetankt für den aktuellen Datensatz den Wert Wahr hat – Sie erinnern sich, eine genaue Verbrauchsberechnung funktioniert nur zwischen zwei Vollbetankungen – und prüft, ob es irgendwann vorher schon einmal eine Vollbetankung gab.<\/p>\n Sind beide Bedingungen erfüllt, wird im zweiten Teil der Wenn-Funktion die Summe der seit der letzten Vollbetankung durchgeführten Tankvorgänge berechnet.<\/p>\n Diese Tankvorgänge werden über den Kilometerstand beim Tankvorgang ermittelt: Ist der Kilometerstand größer als beim letzten Volltanken und kleiner oder gleich dem aktuellen Datensatz, wird die getankte Menge in die Summe miteinbezogen.<\/p>\n Nun fehlt noch die Ermittlung des Verbrauchs. Dazu teilen Sie einfach die Anzahl der Liter durch die gefahrenen Kilometer seit dem letzten Volltanken und multiplizieren das Ergebnis mit 100:<\/p>\n Wie die obige Funktion zeigt, packen Sie das Ergebnis noch in eine Wenn-Funktion, um die Berechnung nur für relevante Datensätze durchzuführen, und formatieren das Ergebnis als Dezimalzahl mit zwei Nachkommastellen.<\/p>\n Eine der wichtigsten Aufgaben der Fahrtenbuchanwendung ist zu verhindern, dass Benutzer die eingegebenen Daten nachträglich bearbeiten können.<\/p>\n Dazu verwenden Sie das Sicherheitssystem von Access. Da die generelle Vorgehensweise bereits im Beitrag Skalierbare Sicherheit mit Access in der Ausgabe 4\/2002 von Access im Unternehmen beschrieben wurde, finden Sie hier die erforderlichen Schritte nur in einer Kurzfassung:<\/p>\n Es kann nun kein anderer Benutzer als der neu angelegte Berechtigungen vergeben oder entziehen. Und nun kommt der interessante Teil. Sie ändern nun die Berechtigungen derart, dass übliche Anwender – die standardmäßig unter dem Benutzernamen Administrator angemeldet werden – weder die Datenbank verwalten noch Datensätze der Tabelle tblFahrten bearbeiten oder löschen können.<\/p>\n Wählen Sie dazu den Eintrag Extras ( Zugriffsrechte ( Benutzer und Gruppenberechtigungen… aus. Im nun erscheinenden Dialog Benutzer- und Gruppenberechtigungen wählen Sie den Benutzer Administrator. Entziehen Sie dem Benutzer Administrator sämtliche Berechtigungen für alle Objekte der Datenbank.<\/p>\n Es kann nicht oft genug wiederholt werden: Vergeben Sie Berechtigungen immer auf Gruppenebene. Diese Berechtigungen werden auf die jeweiligen Mitglieder der Gruppe übertragen. Sie brauchen die Berechtigungen so nur auf einer Ebene zu pflegen, können leicht neue Benutzer mit den Rechten bestehender Benutzergruppen versehen und verlieren nicht so schnell den überblick. <\/p>\n Wechseln Sie anschließend von der Benutzer- zur Gruppenansicht und entziehen Sie der Gruppe Benutzer zunächst die Berechtigung zum Verwalten der Datenbank (siehe Bild 12).<\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 12: Entziehen von Berechtigungen zum Verwalten der Datenbank<\/span><\/b><\/p>\n Auf diese Weise verhindern Sie, dass der Benutzer sich selbst die eine oder andere Berechtigung zurückholt, die Sie ihm entzogen haben.<\/p>\n Anschließend legen Sie die gewünschten Berechtigungen auf Tabellenebene fest. Dazu wechseln Sie im Dialog Benutzer- und Gruppenberechtigungen zum Objekttyp Datenbank und legen die Berechtigungen wie in Bild 13 fest.<\/p>\n Wichtig ist der Entzug der Berechtigungen für das Aktualisieren und Löschen von Daten sowie für das ändern des Entwurfes.<\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 13: Rechtevergabe für die Tabelle tblFahrten<\/span><\/b><\/p>\n Wenn Sie das Kennwort für den Benutzer Administrator nun wieder entfernen, können die Benutzer die Anwendung ohne Eingabe eines Kennworts öffnen und damit arbeiten. Sie haben lediglich nicht mehr die Möglichkeit, bereits eingegebene Fahrten zu löschen oder nachträglich zu ändern.<\/p>\n Die Fahrtenbuchanwendung basiert im Wesentlichen auf dem Formular frmFahrtenbuch. Von dort aus können alle anderen Formulare und Berichte aufgerufen werden.<\/p>\n Das Formular besteht aus einem Kombinationsfeld zur Auswahl eines Fahrzeugs und aus einem Register-Steuerelement, mit dem der Anwender zwischen den drei Registerseiten Fahrten, Verbrauchsdaten und Ausgaben wählen kann.<\/p>\n Da die Anwendung relativ umfangreich ist, würde eine detaillierte Beschreibung aller Funktionen und deren Programmierung den Rahmen des vorliegenden Beitrags sprengen. Daher beschränkt sich die Beschreibung der Formulare und deren Erstellung auf die nicht-trivialen Elemente. <\/p>\n Die Auswahl eines Fahrzeuges mit dem Kombinationsfeld bewirkt die Aktualisierung der in dem Register angezeigten Informationen.<\/p>\n Die Aktualisierung des Kombinationsfeldes bewirkt in der aktuellen Version die Aktualisierung aller drei Registerseiten. Wenn Sie die Anwendung „tunen“ wollten, könnten Sie die entsprechende Ereignisprozedur so ändern, dass nur die angezeigte Registerseite aktualisiert wird und die anderen erst bei Bedarf. <\/p>\n Die erste Registerseite beinhaltet die Informationen über die einzelnen Fahrten des ausgewählten Fahrzeugs in einem Listenfeld. Da die Daten der einzelnen Fahrten ohnehin nicht mehr geändert werden dürfen, ist ein Listenfeld die bessere Alternative im Vergleich zu einem Unterformular in der Endlos- oder Datenblattansicht.<\/p>\n Auf der Registerseite befinden sich zwei Schaltflächen – eine zum Anlegen einer neuen Fahrt im Formular frmNeueFahrt und eine zum öffnen des Formulars frmFahrtenbuchBericht. Dieses Formular dient zur Eingabe der gewünschten Parameter für die Ausgabe des Fahrtenbuchs in Papierform.<\/p>\n Die Registerseite Tankvorgänge enthält das Unterformular frmTankvorgaenge. Das Unterformular zeigt alle Tankvorgänge zum ausgewählten Fahrzeug in der Datenblattansicht an.<\/p>\n Hier werden auch die neuen Tankvorgänge eingegeben. Als Datenherkunft des Unterformulars dient die weiter oben beschriebene Abfrage qryTankvorgaenge.<\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 14: Das Formular frmNeueFahrt in derEntwurfsansicht<\/span><\/b><\/p>\n Neben dem Unterformular befindet sich auf der Registerseite eine Schaltfläche zum öffnen des Formulars frmFahrtenbuchBericht, mit dem die Einstellungen zum Ausdrucken von Tankvorgängen vorgenommen werden können.<\/p>\n Das Register Ausgaben enthält ebenfalls ein Unterformular mit den Ausgaben zu dem ausgewählten Fahrzeug. Auch hier findet sich eine Schaltfläche, mit der das Formular frmFahrtenbuchBericht aufgerufen werden kann.<\/p>\n Dieses Formular dient der Eingabe einer neuen Fahrt mit dem gewünschten Fahrzeug (siehe Bild 14). Dabei berücksichtigt es die besonderen Gegebenheiten für die Eingabe von Fahrten unterschiedlicher Nutzungsart.<\/p>\n Das Formular hinterlegt Eingabefelder, die nicht zwingend auszufüllen sind, mit einem grauen Hintergrund.<\/p>\n Dazu verwendet es die folgende Prozedur, die nach der Aktualisierung des Kombinationsfeldes cboNutzungsart ausgelöst wird:<\/p>\n Um die Eingabe zu erleichtern, werden einige Werte direkt in die Steuerelemente des Formulars geschrieben. So werden beispielsweise die Datumsfelder jeweils mit dem aktuellen Datum bestückt und für den Kilometerstand bei Fahrtbeginn wird automatisch der Kilometerstand bei Ende der vorherigen Fahrt eingetragen (s. Quellcode 4).<\/p>\n Quellcode 4<\/b><\/p>\n Die doppelte Speicherung des gleichen Wertes in Form des Kilometerstandes bei Fahrtende und als Kilometerstand zu Beginn der nächsten Fahrt birgt datentechnisch betrachtet natürlich eine Redundanz. Im vorliegenden Fall hat allerdings der Wunsch des Finanzamts Vorrang. <\/p>\n Nach der Eingabe der gewünschten Daten prüft eine etwas umfangreichere Validierungsroutine die Eingabe und speichert die Daten mittels SQL-Anweisung in der Tabelle tblFahrten.<\/p>\n Dabei ist zu beachten, dass Werte aus verknüpften Tabellen nicht – wie sonst üblich – über die Angabe des entsprechenden Schlüsselwertes des entsprechenden Eintrags gespeichert werden, sondern der eigentliche Wert direkt aus der verknüpften Tabelle in die Tabelle tblFahrten geschrieben wird.<\/p>\n Auf diese Weise wird verhindert, dass die Daten des Fahrtenbuchs durch änderung der Werte in den verknüpften Tabellen nachträglich verfälscht werden.<\/p>\n Alle drei Registerseiten des Formulars frmFahrtenbuch rufen das Formular frmFahrtenbuchBericht auf, um die Parameter für den Ausdruck von Informationen festzulegen.<\/p>\n Das Formular dient der Festlegung des Fahrzeuges und des Zeitraums für den Ausdruck der gewünschten Daten. Beim Aufruf von der Registerseite Fahrten aus zeigt es zusätzlich noch eine Optionsgruppe an, mit der der Benutzer zwischen der Ausgabe aller, nur dienstlicher oder nur privater Fahrten wählen kann (siehe Bild 15).<\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 15: Das Formular frmFahrtenbuchBericht in der Detailansicht<\/span><\/b><\/p>\n Die Ereigniseigenschaften, die durch die jeweiligen Schaltflächen der drei Registerseiten ausgelöst werden, übergeben beim Aufruf des Formulars ein öffnungsargument mit der Bezeichnung der aufrufenden Registerseite.<\/p>\n Die Prozedur, die beim öffnen des Formulars ausgelöst wird, wertet den öffnungsparameter aus und setzt eine entsprechende Beschriftung auf die Schaltfläche zum Ausdrucken des gewünschten Dokuments und entscheidet, ob die Optionsgruppe angezeigt werden soll oder nicht (s. Quellcode 5). Außerdem belegt die Prozedur den Wert des Kombinationsfeldes zur Anzeige des Fahrzeuges mit dem aktuell im Formular frmFahrtenbuch ausgewählten Fahrzeug.<\/p>\n Quellcode 5<\/b><\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 16: Der Bericht repFahrtenbuch in der Entwurfsansicht<\/span><\/b><\/p>\n Neben den Berichten für einzelne Fahrzeuge soll die Anwendung auch die Ausgabe von zusammenfassenden Berichten für alle Fahrzeuge ermöglichen. Daher fügen Sie der Datensatzherkunft des Kombinationsfeldes cboFahrzeuge mit der folgenden SQL-Abfrage noch einen Eintrag namens <Alle> hinzu:<\/p>\n Nach der Betätigung der Schaltfläche cmdFahrtenbuchDrucken überprüft eine weitere Ereignisprozedur, welcher Bericht auszugeben ist und welche Fahrzeuge und welcher Zeitraum berücksichtigt werden sollen.<\/p>\n Die Anwendung enthält drei Berichte, die prinzipiell gleich aufgebaut sind. Daher folgt nun stellvertretend für die anderen, etwas weniger komplexen Berichte eine detaillierte Beschreibung des Berichtes zur Auflistung der Fahrten eines bestimmten Zeitraums. Der Bericht ist – wie Bild 16 zeigt – tabellarisch aufgebaut. <\/p>\n Quellcode 6<\/b><\/p>\n Die Datenherkunft des Berichts wird beim öffnen des Berichts dynamisch zusammengestellt, da sie von den im Formular frmFahrtenbuchBericht ausgewählten Parametern abhängig ist und diese zunächst ausgewertet werden müssen.<\/p>\n Die Zusammenstellung der Datenherkunft erfolgt in der Prozedur, die beim Eintreten des Ereignisses Beim öffnen des Berichts ausgelöst wird (s. Quellcode 6).<\/p>\n Die Prozedur überprüft zunächst, ob Start- und Enddatum angegeben sind. Falls nicht, nimmt sie als Startdatum den 1.1.1980 und als Enddatum das aktuelle Datum an.<\/p>\n Mit diesen Informationen stellt die Prozedur bereits die in der String-Variablen strSQL gespeicherte SQL-Anweisung zusammen, die später als Datenherkunft dient.<\/p>\n Quellcode 7<\/b><\/p>\n Anschließend überprüft die Prozedur, ob die Daten für eines oder für alle Fahrzeuge ausgegeben werden sollen und ergänzt die SQL-Anweisung ggf. durch eine WHERE-Klausel, die nur die Datensätze des gewählten Fahrzeugs bzw. der gewählten Fahrzeuge auswählt.<\/p>\n Bereich<\/b><\/p>\n<\/td>\n Inhalt<\/b><\/p>\n<\/td>\n<\/tr>\n Berichtskopf<\/p>\n<\/td>\n überschrift und Inhalt<\/p>\n<\/td>\n<\/tr>\n Seitenkopf<\/p>\n<\/td>\n überschriften für die tabellarischen Daten<\/p>\n<\/td>\n<\/tr>\n Kennzeichen-Kopfbereich<\/p>\n<\/td>\n überschrift je Fahrzeug mit Wiederholung der überschriften für die tabellarischen Daten<\/p>\n<\/td>\n<\/tr>\n Detailbereich<\/p>\n<\/td>\n tabellarische Darstellung der Daten zu den einzelnen Fahrten<\/p>\n<\/td>\n<\/tr>\n Seitenfuß<\/p>\n<\/td>\n Seitenzahl<\/p>\n<\/td>\n<\/tr>\n Berichtsfuß<\/p>\n<\/td>\n Kilometersummen für die unterschiedlichen Nutzungsarten<\/p>\n<\/td>\n<\/tr>\n<\/table>\n Tab. 2: Bereiche des Berichts repFahrtenbuch<\/b><\/p>\n Der letzte Teil der WHERE-Klausel hängt davon ab, ob der Benutzer nur geschäftliche, nur private oder alle Fahrten mit dem Bericht ausgeben möchte.<\/p>\n Im Berichtskopf soll ein Textfeld dem Leser vermitteln, welche Fahrtarten in dem Bericht angezeigt werden. Der Inhalt des Textfeldes wird mit der Prozedur aus Quellcode 7 ermittelt.<\/p>\n Die Prozedur liest die Optionsgruppe ogrFilter des Formulars frmFahrtenbuchBericht aus und setzt einen entsprechenden Text ein.<\/p>\n Der Bericht enthält die in Tab. 2 aufgeführten Bereiche. Die Gruppierung nach den Kennzeichen und damit nach den einzelnen Fahrzeugen stellen Sie im Dialog Sortieren und Gruppieren ein.<\/p>\n Der Detailbereich des Berichtes beinhaltet die Felder der Datenherkunft, die sich auf eine einzelne Fahrt beziehen. Sie bilden die Grundlage für die im Berichtsfuß durchgeführten Summenbildungen.<\/p>\n Es gibt vier Summen: die Summe der Kilometer über alle Fahrten sowie über die drei Nutzungsarten dienstlich, Fahrten von und zur Arbeitsstätte und privat. Die Formeln zur Berechnung sind nahezu identisch, daher nur ein Beispiel für die Ermittlung der Gesamtsumme über die privaten Fahrten:<\/p>\n Die vorliegende Anwendung kann leicht um weitere Funktionen ergänzt werden, z. B. um mächtigere Berichte zur Auswertung der unterschiedlichen Informationen.<\/p>\n Gut denkbar wäre auch eine Ergänzung um die entsprechenden Kilometerpauschalen und eine direkte Berechnung von Fahrtkosten zur Berücksichtigung in der Steuererklärung.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":" Verschiedenste Gründe können das Führen eines Fahrtenbuchs erforderlich machen – egal, ob es sich um den Firmenwagen eines Angestellten oder das Privatfahrzeug eines Selbstständigen handelt. In den meisten Fällen steht hinter dieser Verpflichtung die Forderung des Finanzamts nach einem Nachweis der gefahrenen Strecken, falls Sie geschäftliche Fahrtkosten steuerlich absetzen möchten. Dabei gibt es eine ganze Menge Regeln zu beachten, die sowohl die Art der benötigten Informationen als auch deren Präsentation beeinflussen. 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