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Klaus Giesen Wuppertal<\/b><\/p>\n
Jeder Mensch muss regelmäßig Flüssigkeit zu sich nehmen. Ist das nicht gewährleistet, nehmen sein Wohlbefinden und damit auch seine Arbeitsleistung deutlich ab. Je nach Größe eines Unternehmens stehen den Mitarbeitern unterschiedliche Getränkequellen zur Verfügung. In vielen Fällen handelt es sich dabei um eine selbst organisierte Getränkeausgabe, bei der Getränke von Mitarbeitern eingekauft und an Kollegen verkauft werden. Die Frage, wer nun wie viele Getränke welcher Sorte getrunken und damit auch zu bezahlen hat, ist rein organisatorischer Natur – und sicher ein Fall für eine Access-Musterlösung, wie der vorliegende Beitrag zeigen wird.<\/b><\/p>\n
Die im Rahmen des vorliegenden Beitrags vorgestellte Musterlösung dient der Verwaltung von beliebig vielen Getränkesorten.<\/p>\n
Die Hauptproblematik liegt darin, den Bestand auf knapp werdende Getränke zu überwachen, um rechtzeitig aufzufüllen.<\/p>\n
Die meisten Getränke können eins zu eins weitergegeben werden – z. B. in Flaschen- oder Dosenform. Hier ist die überwachung kein Problem.<\/p>\n
Andere Getränke wie z. B. Kaffee oder Tee müssen erst zubereitet und in Portionen ausgegeben werden. Zusätzlich variiert die Anzahl der Portionen je Packungseinheit, was die Kalkulation erschwert – z. B. durch eine sich ändernde Menge Kaffeepulver je Tasse.<\/p>\n
Alle ausgegebenen Getränke werden unter Angabe von Empfänger, Anzahl und Preis in der Datenbank gespeichert. Das geschieht in einem übersichtlichen Formular inklusive Berechnung des aktuell offenen Betrages.<\/p>\n
Die Rechnungsstellung kann zu jeder Zeit für beliebige Mitarbeiter erfolgen.<\/p>\n
In Rechnung gestellte Getränke werden entsprechend markiert und nicht mehr angezeigt.<\/p>\n
Da eine solche Getränkeausgabe in der Regel in überschaubarem Rahmen unter Kollegen erfolgt, wird von der sofortigen Bezahlung offener Rechnungen ausgegangen.<\/p>\n
Dementsprechend beinhaltet die Anwendung keine Funktionalität zur Verbuchung von Zahlungseingängen usw.<\/p>\n
Um der Problematik des variierenden Kaffeeverbrauchs gerecht zu werden, benötigt die Anwendung bei den entsprechenden Getränkesorten die Angabe eines Umrechnungsfaktors.<\/p>\n
Dieser Faktor gibt an, wie viele Einheiten man je Bestandseinheit des Ausgangsprodukts erhält.<\/p>\n
Da Kaffee in unterschiedlichen Packungsgrößen erhältlich ist, setzt die Anwendung eine denkbar kleine Bestandseinheit an: ein Gramm. Als Umrechnungsfaktor verwendet die Anwendung z. B. den Wert 0,1, was bedeutet: aus einem Gramm Kaffeepulver wird 1\/10 Tasse Kaffee – also werden 10g je Tasse benötigt.<\/p>\n
![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{59BF86D0-D18D-48B6-A610-B52E125B710B}\/pic001.png\")
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Bild 1: Die Tabelle tblPersonal in der Entwurfsansicht<\/span><\/b><\/p>\n Getränke wie Cola, Fanta, Mineralwasser usw. haben fest definierte Bestandseinheiten, die genau einer ausgegebenen Einheit entsprechen: eine Flasche, eine Dose usw. <\/p>\n Damit ist die Problematik der Bestandsüberwachung geklärt. Mit festen Umrechnungsfaktoren zwischen gekauften Einheiten und ausgegebenen Portionen kann aufgrund der als verkauft gebuchten Getränke relativ zuverlässig auf notwendige Bestandsergänzungen aufmerksam gemacht werden. Dazu ist lediglich noch die Angabe von Grenzwerten für die einzelnen Getränke nötig. <\/p>\n Damit ist die regelmäßige Versorgung der Mitarbeiter mit Getränken gesichert. Wie wichtig das ist, erfahren Sie spätestens, wenn Sie einen Programmierer einen Tag auf Kaffeeentzug setzen …<\/p>\n Als Grundlage für Berechnungen benötigt die Datenbank bestimmte Voreinstellungen, die zudem flexibel sein sollen. Dabei geht es um folgende Angaben:<\/p>\n Sie finden die Beispieldatenbanken zu dieser Musterlösung auf der Heft-CD für Access 97 (Getränke97.mdb) und Access 2000 (Getränke2000.mdb). <\/p>\n Das Datenmodell der Musterlösung besteht aus den vier Tabellen tblPersonal, tblGetraenkeVerbrauch, tblGetraenkeTyp und tblBestandsErgaenzung. In den folgenden Abschnitten lernen Sie die Tabellen kennen und erhalten Erläuterungen und Hinweise zu wichtigen Besonderheiten.<\/p>\n Die Tabelle tblPersonal enthält die Stammdaten der Mitarbeiter mit Kontaktinformationen (siehe Bild 1).<\/p>\n Die Tabelle tblGetraenkeVerbrauch (siehe Bild 2) dient zur Erfassung der ausgegebenen Getränke und einiger Zusatzinformationen wie Empfänger, Anzahl und Datum.<\/p>\n Die Felder TypID und PersonalID dienen als Verknüpfungsfelder zu den Tabellen tblGetraenketyp und tblPersonal.<\/p>\n Zur Vereinfachung der späteren Eingabe der entsprechenden Informationen werden beide Felder als Kombinationsfelder ausgeführt.<\/p>\n Nehmen Sie die folgenden Einstellungen im Register Nachschlagen in den Feldeigenschaften des jeweiligen Feldes vor: Als Datensatzherkunft für das Feld TypID dient die Tabelle tblGetraenketyp. Stellen Sie außerdem die Eigenschaften Spaltenanzahl und Spaltenbreite auf die Werte 2 und 0cm;4cm ein, damit nur die zweite Spalte angezeigt wird.<\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 2: Die Tabelle tblGetraenkeVerbrauch in der Entwurfsansicht<\/span><\/b><\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 3: Die Tabelle tblGetraenkeTyp in der Entwurfsansicht<\/span><\/b><\/p>\n Als Datenherkunft für das Feld PersonalID dient die Abfrage qryFullname:<\/p>\n Die Eigenschaften Spaltenanzahl und Spaltenbreite erhalten die Werte 2 und 0cm;8cm.<\/p>\n Durch diese änderungen stehen die beiden Felder bei der Verwendung in Formularen ohne weitere Maßnahmen direkt als Kombinationsfelder zur Verfügung.<\/p>\n Neben diesen beiden Verknüpfungsfeldern sind noch Felder für das Datum der Ausgabe und die Menge der ausgegebenen Einheiten vorhanden.<\/p>\n Das Feld Einheiten ermöglicht sowohl die Verbuchung von Getränken als auch die Berechnung der vom Käufer zu zahlenden Summe. Es besitzt den Standardwert 1, da immer mindestens ein Getränk ausgegeben wird.<\/p>\n Das Feld Datum ist zur bequemen Eingabe mit der Funktion Datum() als Standardwert versehen. Diese Funktion trägt für jeden Datensatz das aktuelle Datum in das Feld Datum ein.<\/p>\n Wichtig für die Funktionalität der Musterlösung ist noch das boolesche Feld Bezahlt, für das der Standardwert Nein eingestellt ist.<\/p>\n Mit Hilfe des Feldes Bezahlt kann sichergestellt werden, dass verbrauchte Getränke nur einmal bezahlt werden.<\/p>\n Beim Ausdruck der Rechnung wird dieses Feld für abgerechnete Getränke auf den Wert True bzw. Ja gesetzt.<\/p>\n Die beiden Felder Einzelpreis und Umrechnungsfaktor haben eine besondere Bedeutung: <\/p>\n Feldname<\/b><\/p>\n<\/td>\n Beschreibung<\/b><\/p>\n<\/td>\n<\/tr>\n TypPreis<\/p>\n<\/td>\n Der Verkaufspreis pro ausgegebener Einheit in Euro.<\/p>\n<\/td>\n<\/tr>\n TypMindestbestand<\/p>\n<\/td>\n Zahlenwert, der die Mindestvorratsmenge für einen Getränketyp festlegt.<\/p>\n<\/td>\n<\/tr>\n TypUmrechnungsfaktor<\/p>\n<\/td>\n Ermöglicht die Ermittlung von Einheiten (Portionen) bei Halbfertigartikeln wie beispielsweise Kaffee. Limonade dagegen ist ein Fertigartikel und deshalb ist hier der Umrechnungsfaktor gleich 1.<\/p>\n<\/td>\n<\/tr>\n<\/table>\n Tab. 1: Felder der Tabelle tblGetraenkeTyp mit Erläuterungen<\/b><\/p>\n Da sich während der Verwendung einer solchen Musterlösung durchaus Veränderungen bezüglich des Preises oder der Menge von ausgegebenen Portionen je Bestandseinheit ergeben können, müssen diese mit den ausgegebenen Getränken gespeichert werden. Anderenfalls können z. B. folgende Probleme auftreten:<\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 4: Die Tabelle tblBestandsErgänzung in der Entwurfsansicht<\/span><\/b><\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 5: Das Dialogfenster Beziehungen<\/span><\/b><\/p>\n Die Tabelle tblGetraenkeTyp (siehe Bild 3) enthält die Stammdaten zu den einzelnen Getränketypen wie Kaffee, Limonade, Wasser usw.<\/p>\n In Tab. 1 finden Sie eine nähere Beschreibung zu den wichtigsten Feldern der Tabelle tblGetraenkeTyp.<\/p>\n Die Tabelle tblBestandsergaenzung speichert die zugekauften Getränke (siehe Bild 4). Sie ist also quasi die Warenannahme und stellt somit das Gegenstück zur Tabelle tblGetraenkeverbrauch dar.<\/p>\n Nach der Erstellung der Tabellen legen Sie deren Beziehungen zueinander im Dialogfenster Beziehungen fest. Die Musterlösung enthält zwei 1:n-Beziehungen, bei denen sich die Tabelle tblGetraenkeVerbrauch jeweils auf der n-Seite der Beziehung befindet (siehe Bild 5).<\/p>\n Legen Sie für beide Beziehungen referentielle Integrität fest. Aktivieren Sie auf keinen Fall die Löschweitergabe für eine der beiden Beziehungen. Anderenfalls führt das Löschen z. B. eines Datensatzes der Tabelle tblPersonal zum Entfernen der entsprechenden Datensätze der Tabelle tblGetraenkeVerbrauch – was zu einer Verfälschung der Bestandsermittlung führen würde.<\/p>\n Die Getränkeverwaltung enthält insgesamt sechs Formulare, die Sie in den folgenden Abschnitten näher kennen lernen werden.<\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 6: Das Formular frmHauptmenue<\/span><\/b><\/p>\n Das Formular frmHauptmenue ist die Schaltzentrale der Anwendung. Sie hat fünf Schaltflächen, von denen vier dem Aufrufen der weiteren Formulare dienen und eines dem Beenden der Anwendung (siehe Bild 6).<\/p>\n Damit das Hauptformular nur über die entsprechende Schaltfläche zu schließen ist, stellen Sie einige Eigenschaften gemäß Tab. 2 ein.<\/p>\n <\/p>\n Die Einstellung der Eigenschaften Bildlaufleisten, Datensatzmarkierer, Navigationsschaltflächen und Trennlinien werden – wie bei allen Formularen mit statischem Inhalt – natürlich auf Nein gesetzt. <\/p>\n Eigenschaft<\/b><\/p>\n<\/td>\n Einstellung<\/b><\/p>\n<\/td>\n<\/tr>\n Rahmenart<\/p>\n<\/td>\n Dialog<\/p>\n<\/td>\n<\/tr>\n Mit Systemfeldmenü<\/p>\n<\/td>\n Nein<\/p>\n<\/td>\n<\/tr>\n MinMax Schaltflächen<\/p>\n<\/td>\n Nein<\/p>\n<\/td>\n<\/tr>\n Schließen Schaltfläche<\/p>\n<\/td>\n Nein<\/p>\n<\/td>\n<\/tr>\n<\/table>\n Tab. 2: Eigenschaftseinstellungen für das Formular frmHauptmenue<\/b><\/p>\n Trotz fehlender Schließen-Schaltfläche können Sie das Formular frmHauptmenue jederzeit mit der Tastenkombination Strg + F4 schließen. <\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 7: Das Formular frmPersonal<\/span><\/b><\/p>\n Das Formular frmPersonal (siehe Bild 7) enthält die Informationen zu den Mitarbeitern und ein Unterformular zur Anzeige der an den jeweiligen Mitarbeiter ausgegebenen und noch nicht abgerechneten Getränke. Es enthält außerdem ein Feld zur Anzeige des Gesamtpreises der im Unterformular angezeigten ausgegebenen Getränke.<\/p>\n Der folgende Ausdruck verweist auf das entsprechende Feld des Unterformulars:<\/p>\n Quellcode 3<\/b><\/p>\n Im Formularfuß befinden sich zwei Schaltflächen. Die Schaltfläche btnClose schließt das Formular frmPersonal und macht das Formular frmHauptmenue wieder sichtbar. Die dafür verantwortliche Ereignisprozedur finden Sie in Quellcode 1. <\/p>\n Das Schließen des Formulars löst die Prozedur aus Quellcode 2 aus, die wiederum das Formular frmHauptmenue wieder sichtbar macht.<\/p>\n Das Ausdrucken einer Rechnung soll nur möglich sein, wenn das Unterformular frmGetraenkeverbrauch_Sub nicht leer ist. Daher soll die Schaltfläche zum Starten des Druckvorgangs deaktiviert sein, wenn die Anzahl der Datensätze des Unterformulars 0 ist. <\/p>\n Die überprüfung der Datensatzanzahl muss immer durchgeführt werden, wenn im Hauptformular ein anderer Mitarbeiter ausgewählt wird oder wenn im Unterformular eine Aktion durchgeführt wird, die zur änderung des Status der Schaltfläche führen soll – also wenn die Anzahl der Datensätze 0 wird oder sich von 0 auf einen anderen Wert ändert.<\/p>\n Die Prozedur, die beim Eintreten des Ereignisses Beim Anzeigen des Unterformulars ausgelöst wird, deckt beide Fälle ab.<\/p>\n Quellcode 1<\/b><\/p>\n Quellcode 2<\/b><\/p>\n Sie tritt sowohl bei einem Wechsel des Datensatzes im Hauptformular als auch bei allen änderungen der Datensatzanzahl im Unterformular in Aktion (s. Quellcode 3).<\/p>\n Die einzige Anweisung der Prozedur verwendet die IIf-Funktion, um abhängig von der Datensatzanzahl die Eigenschaft Aktiviert der Schaltfläche einzustellen.<\/p>\n Der erste Teil der Funktion ermittelt die Anzahl der Datensätze und prüft, ob diese größer als 0 ist. Ist der Ausdruck im ersten Teil wahr, gibt die Funktion den Ausdruck des zweiten Teils zurück, ansonsten den des dritten Teils.<\/p>\n Die Schaltfläche btnDruck löst die Prozedur aus Quellcode 4 aus. Die Prozedur hat zwei Funktionen, die nach einer vorherigen Abfrage, ob die Rechnung auch tatsächlich gedruckt werden soll, ausgeführt werden. Diese Abfrage enthält auch den Hinweis, dass alle vorhandenen Datensätze nach Rechnungserstellung gelöscht werden.<\/p>\n Die erste Funktion ist der Ausdruck der Rechnung. Sie bewirkt das öffnen des Berichtes repGetraenkeRechnung in der Vorschauansicht. <\/p>\n Die zweite Funktion resultiert aus der Annahme, dass gedruckte Rechnungen auch bezahlt werden und die berechneten Getränke nicht mehr angezeigt werden müssen.<\/p>\n Daher erfolgt im zweiten Schritt für alle ausgedruckten Datensätze die änderung des Wertes des Feldes Bezahlt der Tabelle tblGetraenkeVerbrauch auf den Wert True.<\/p>\n Die Anweisung<\/p>\n sorgt dafür, dass Datensatzänderungen ohne Bestätigung durch den Benutzer erfolgen können. Der vorherige Zustand wird durch die folgende Anweisung wiederhergestellt:<\/p>\n Quellcode 4<\/b><\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 8: Das Unterformular frmGetraenkeVerbrauch_Sub<\/span><\/b><\/p>\n Nach der änderung erfolgt noch die Aktualisierung des Unterformulars durch die Requery-Methode des Unterformulars. <\/p>\n Die Aktualisierung des Unterformulars erfolgt natürlich auch, wenn Sie einfach die Requery-Methode des Hauptformulars ausführen. Dann wird allerdings auch der Inhalt des Hauptformulars aktualisiert – mit der Folge, dass im Hauptformular der erste Datensatz der Datenherkunft angezeigt wird. Und das ist in den meisten Fällen nicht erwünscht. <\/p>\n Die Eingabe der ausgegebenen Getränke erfolgt im Unterformular frmGetraenkeVerbrauch_Sub (siehe Bild 8).<\/p>\n Die Abfrage qryfrmGetraenkeverbrauch dient als Datenherkunft für das Unterformular. Sie basiert auf den Tabellen tblGetraenkeVerbrauch und tblGetraenkeTyp.<\/p>\n Bemerkenswert sind vor allem die beiden Felder Bezahlt und Gesamtpreis. Das Feld Bezahlt dient zur Ermittlung der Datensätze, für die noch keine Rechnungsstellung erfolgt ist. Da bei der Rechnungsstellung alle in Rechnung gestellten Datensätze für dieses Feld den Wert True zugewiesen bekommen, verwendet die Abfrage das Kriterium False zur Ermittlung aller übrigen Datensätze.<\/p>\n Das Feld Gesamtpreis enthält das Produkt aus dem Einheitspreis und der Anzahl der ausgegebenen Getränke. Der folgende Ausdruck führt die Berechnung durch:<\/p>\n Den kompletten Aufbau der Abfrage können Sie der Abb. 9 entnehmen.<\/p>\n Quellcode 5<\/b><\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 9: Die Abfrage qryfrmGetraenkeAusgabe_Sub in der Entwurfsansicht<\/span><\/b><\/p>\n Die Auswahl des Getränks erfolgt über das Kombinationsfeld TypID. Alle anderen Felder werden vorbelegt, um die Eingabe so komfortabel wie möglich zu gestalten. Im Feld Datum erscheint als Vorgabewert das aktuelle Systemdatum, das aber beliebig geändert werden kann.<\/p>\n Das Feld Einzelpreis zeigt den Wert des Feldes Einzelpreis aus der Tabelle tblGetraenkeVerbrauch an. Beim Anlegen des neuen Datensatzes füllt die Prozedur aus Quellcode 5 das Feld mit dem aktuellen Preis für das ausgewählte Getränk. Der Preis wird aus der Tabelle tblGetraenkeTyp ermittelt. <\/p>\n Das Feld Einheiten dient zur Eingabe der gewünschten Anzahl Getränke. Es hat den Standardwert 1 und muss daher nur bearbeitet werden, wenn mehr als ein Getränk ausgegeben wird.<\/p>\n Das Feld Gesamtpreis zeigt das in der Datenherkunft ermittelte Produkt aus Preis und Anzahl an.<\/p>\n Die Inhalte der Felder Preis und Gesamtpreis sollen durch den Benutzer nicht verändert werden. Daher sind die Eigenschaften Aktiviert und Gesperrt auf die Werte Nein bzw. Ja eingestellt. <\/p>\n Das Anlegen neuer und das Bearbeiten vorhandener Getränke erfolgt im Formular frmGetraenkeTyp (siehe Bild 10).<\/p>\n Die Tabelle tblGetraenkeTyp dient als Datenherkunft des Formulars. Zu den angezeigten Informationen zählen neben dem Namen des Getränks der Preis, der Mindestbestand und der Umrechnungsfaktor.<\/p>\n Mit diesem Wert legen Sie fest, ab welchem Wert Sie von der Anwendung zur Bestandergänzung aufgefordert werden.<\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 10: Das Formular frmGetraenkeTyp<\/span><\/b><\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 11: Stammdaten für Flaschen<\/span><\/b><\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 12: Das Formular frmBestandsergaenzung<\/span><\/b><\/p>\n Als Einheit für die Angabe des Mindestbestands verwenden Sie die im Feld Einheit & Kurzname angegebene Einheit. Bei Kaffee und ähnlichen Getränken ist das die Einheit Gramm (g), für andere Getränke z. B. Flaschen oder Dosen (siehe Bild 11).<\/p>\n Auf diese Weise können Sie für alle Getränke beliebige Eckdaten festlegen, die anschließend als Parameter für die entsprechenden Berechnungen dienen.<\/p>\n Der Umrechnungsfaktor gibt die Anzahl der Portionen je Bestandseinheit an. Bei Einheiten wie Flaschen oder Dosen ist der Umrechnungsfaktor 1, da die Ausgabeeinheit der Bestandseinheit entspricht. Bei Kaffee ist die Bestandseinheit ein Gramm. Unter der Voraussetzung, dass für eine Tasse zehn Gramm Kaffeepulver benötigt werden, ergibt das einen Umrechnungsfaktor von 0,1. Das bedeutet, dass die Bestandmenge in Gramm multipliziert mit dem Faktor 0,1 die Anzahl der zur Verfügung stehenden Tassen Kaffee ergibt.<\/p>\n Da zu jeder Getränkeausgabe der aktuelle Umrechnungsfaktor gespeichert wird, können Sie diesen Faktor – genau wie die Getränkepreise – ohne Probleme während der Verwendung der Datenbank ändern. Bei der nächsten Getränkeausgabe verwendet die Anwendung dann einfach den neuen Umrechnungsfaktor. <\/p>\n Im Formular frmBestandsergaenzung erfassen Sie neue Getränkebestände (siehe Bild 12). Als Datenherkunft für dieses Formular dient die Abfrage qryfrmBestandsergaenzung. <\/p>\n Das Formular frmBestand informiert Sie in einem Meldungsfenster, ob Ihre Vorräte ergänzt werden müssen oder nicht (siehe Bild 14).<\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 13: Das Formular frmBestand<\/span><\/b><\/p>\n Für alle Felder in diesem Formular sind die Werte für die Eigenschaften Aktiviert auf Nein und Gesperrt auf Ja eingestellt. <\/p>\n Das Formular berechnet für jede Getränkeart den aktuellen Bestand aus den Bestandsergänzungen und Getränkeausgaben und vergleicht diesen Wert mit dem angegebenen Mindestbestand. Wenn der aktuelle Bestand unter dem Mindestbestand liegt, erscheint eine entsprechende Meldung.<\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 14: Die Abfrage qryfrmBestand in der Datenblattansicht<\/span><\/b><\/p>\n Datenherkunft des Formulars ist die Abfrage qryfrmBestand (siehe Bild 14). Diese Abfrage nimmt alle notwendigen Berechnungen vor und ist auch für den Text im Feld Meldung des Formulars verantwortlich.<\/p>\n Einzelheiten zu dieser Abfrage finden Sie weiter unten. <\/p>\n Das Formular frmBestand ist als Endlosformular ausgelegt. Das mag auf den ersten Blick verwundern, hat aber einen guten Grund: Dadurch ist es möglich, die Informationen zu allen vorhandenen Getränken im Formular anzuzeigen.<\/p>\n Das Formular frmBestand soll bei jedem Start der Datenbank geöffnet werden. Dazu stellen Sie im Feld Formular anzeigen: des Dialogs Start, den Sie über den Eintrag Extras ( Start der Menüleiste anzeigen können, den Namen dieses Formulars ein.<\/p>\n Ein Klick auf die Schaltfläche Schließen im Formular frmBestand führt die in Quellcode 2 abgedruckte Ereignisprozedur aus: Das Formular frmBestand wird geschlossen und das Formular frmHauptmenue geöffnet. Die weitere Formularsteuerung ist relativ simpel, weil lediglich vom frmHauptmenue zu einem anderen Formular und wieder zurück gewechselt wird.<\/p>\n Beim öffnen eines der Formulare – beispielsweise frmPersonal – soll das frmHauptmenue nicht etwa geschlossen, sondern lediglich unsichtbar geschaltet werden. Dies ist aus Gründen der Performance sinnvoller.<\/p>\n Quellcode 2<\/b><\/p>\n Quellcode 3<\/b><\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 15: Entwurfsansicht der Abfrage qrySummeGetraenkeverbrauch<\/span><\/b><\/p>\n Quellcode 4<\/b><\/p>\n Umgekehrt muss das Hauptmenü nach dem Schließen des aufgerufenen Formulars wieder sichtbar sein. Diese Funktionalität erreichen Sie mit Hilfe der Visible-Eigenschaft.<\/p>\n Die Ereignisprozedur, die beim Klicken auf eine der Schaltflächen aufgerufen wird, öffnet das betreffende Formular und schaltet das Formular frmHauptmenue unsichtbar. Diese Ereignisprozedur ist in Quellcode 3 abgedruckt.<\/p>\n Beim Schließen eines der Formulare wird das Formular frmHauptmenue wieder sichtbar geschaltet (s. Quellcode 4).<\/p>\n Bei der Arbeit mit Access führen bekanntlich oftmals verschiedene Wege zum Ziel, so beispielsweise auch bei der Durchführung von Berechnungen.<\/p>\n Außer in VBA-Prozeduren können diese nämlich auch in entsprechend gestalteten Abfragen durchgeführt werden. Die beiden Abfragen zur Ermittlung des gesamten Verbrauchs sowie der gesamten Bestandsergänzung dienen dabei als Grundlage für die Berechnung des aktuellen Bestands und seinem Vergleich mit dem Sollbestand.<\/p>\n Die Ermittlung der gesamten Bestandsergänzung erfolgt über die Abfrage aus Bild 16. Die Abfrage addiert die Packungsmengen aller nach dem Getränketyp gruppierten Bestandsergänzungen.<\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 16: Die Abfrage qrySummeBestandsergänzung in der Entwurfsansicht<\/span><\/b><\/p>\n Die zweite Abfrage ist ein wenig aufwändiger (siehe Bild 15). Um die verbrauchten von den hinzugekauften Getränken subtrahieren zu können, müssen die verbrauchten Getränke wieder in die Grundeinheiten zurückberechnet werden – im Fall von Kaffee also z. B. in die Einheit Gramm.<\/p>\n Speziell für diese Aufgabe wurde in der Tabelle tblGetraenkeVerbrauch jeweils der aktuelle Umrechnungsfaktor gespeichert.<\/p>\n Die Abfrage gruppiert die Datensätze nach Getränketyp und Umrechnungsfaktor und multipliziert die Summe der gruppierten Verbrauchszahlen mit dem jeweiligen Umrechnungsfaktor.<\/p>\n Die Abfrage qryfrmBestand, deren Entwurfsansicht aus Platzgründen leider hier nicht abgebildet werden kann, nutzt nun die in diesen Abfragen berechneten Daten. Sie bezieht die eine Abfrage durch die Verwendung der Funktion DSum und die andere Abfrage direkt in die Datenherkunft ein.<\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 17: Die Abfrage qryrepGetraenkeRechnung in der Entwurfsansicht<\/span><\/b><\/p>\n Die Abfrage gibt für jeden Getränketyp einen Datensatz aus. In den Datensätzen erfolgt zunächst die Berechnung der Differenz aus verkauften und eingekauften Getränkeeinheiten.<\/p>\n Anschließend ermittelt die Abfrage, ob der Bestand größer oder kleiner als der Mindestbestand des jeweiligen Getränks ist, und füllt ein Feld namens Meldung mit einem entsprechenden Text:<\/p>\n An dieser Stelle können auch die Meldungstexte leicht geändert werden. <\/p>\n Der Bericht repGetraenkeRechnung dient zum Ausdruck einer detaillierten Rechnung, die die einzelnen Getränkepositionen addiert und anschließend die Gesamtsumme ausgibt.<\/p>\n In dieser Musterlösung sind alle Gruppierungen und Berechnungen in die dem Bericht zugrunde liegende Abfrage verlagert worden.<\/p>\n Grundlage der Abfrage qryrepGetraenkeRechnung sind die beiden Tabellen tblGetraenkeVerbrauch und tblGetraenkeTyp (siehe Bild 17).<\/p>\n Die Abfrage selektiert zunächst einmal alle nicht bezahlten Getränke einer Person und gruppiert diese nach dem Getränketyp.<\/p>\n Außerdem finden in dieser Abfrage noch zwei Berechnungen statt.<\/p>\n Erstens wird für jeden Getränketyp im Feld Anzahl mit Hilfe der Summenfunktion die Summe der verbrauchten Einheiten berechnet.<\/p>\n Zweitens berechnet das Feld Rechnungsbetrag durch den Ausdruck<\/p>\n den zu zahlenden Rechnungsbetrag für die einzelnen Getränketypen.<\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 18: Der Bericht repGetraenkeRechnung in der Entwurfsansicht<\/span><\/b><\/p>\n Der Bericht repGetraenkeRechnung basiert auf der soeben vorgestellten Abfrage.<\/p>\n Das berechnete Feld Gesamtbetrag im Berichtsfuß summiert mit dem folgenden Ausdruck die Gesamtsumme der Rechnung auf:<\/p>\n Zusätzlich enthält der Bericht noch das aktuelle Systemdatum und eine Seitenzählung im Format Seite n von m im Seitenfuß.<\/p>\n Die vorliegende Musterlösung ermöglicht eine einfache und komfortable Erfassung von Getränkeausgaben und deren Rechnungslegung.<\/p>\n Darüber hinaus überwacht sie den Verbrauch an Vorräten und informiert den Anwender bei der Unterschreitung eines flexibel einstellbaren Schwellenwerts durch eine entsprechende Meldung.<\/p>\n Mit der Möglichkeit, zu jedem Zeitpunkt die Preise für Getränke und die Umrechnungsfaktoren ändern zu können, wartet die Musterlösung mit einem großen Maß an Flexibilität auf.<\/p>\n Damit bildet sie die Grundlage für zahlreiche Erweiterungsmöglichkeiten, wie die folgende Auflistung zeigt:<\/p>\n Jeder Mensch muss regelmäßig Flüssigkeit zu sich nehmen. Ist das nicht gewährleistet, nehmen sein Wohlbefinden und damit auch seine Arbeitsleistung deutlich ab. Je nach Größe eines Unternehmens stehen den Mitarbeitern unterschiedliche Getränkequellen zur Verfügung. In vielen Fällen handelt es sich dabei um eine selbst organisierte Getränkeausgabe, bei der Getränke von Mitarbeitern eingekauft und an Kollegen verkauft werden. Die Frage, wer nun wie viele Getränke welcher Sorte getrunken und damit auch zu bezahlen hat, ist rein organisatorischer Natur – und sicher ein Fall für eine Access-Musterlösung, wie der vorliegende Beitrag zeigen wird.<\/p>\n","protected":false},"author":1,"featured_media":0,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"om_disable_all_campaigns":false,"_monsterinsights_skip_tracking":false,"_monsterinsights_sitenote_active":false,"_monsterinsights_sitenote_note":"","_monsterinsights_sitenote_category":0,"_uf_show_specific_survey":0,"_uf_disable_surveys":false,"footnotes":""},"categories":[66022003,662003,44000027],"tags":[],"class_list":["post-55000106","post","type-post","status-publish","format-standard","hentry","category-66022003","category-662003","category-Loesungen"],"yoast_head":"\nAndere Getränke<\/h3>\n
Bestandsüberwachung<\/h2>\n
Voreinstellungen<\/h2>\n
Hinweis<\/h3>\n
Die Tabelle tblPersonal<\/h3>\n
Die TabelletblGetraenkeVerbrauch<\/h3>\n
![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{59BF86D0-D18D-48B6-A610-B52E125B710B}\/pic002.png\")
<\/p>\n![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{59BF86D0-D18D-48B6-A610-B52E125B710B}\/pic003.png\")
<\/p>\nSELECT tblPersonal.PersonalID, [Nachname] & \", \" & [Vorname] AS Fullname FROM tblPersonal;<\/pre>\n
\n
\n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n Die Tabelle tblGetraenkeTyp<\/h3>\n
![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{59BF86D0-D18D-48B6-A610-B52E125B710B}\/pic004.png\")
<\/p>\n![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{59BF86D0-D18D-48B6-A610-B52E125B710B}\/pic005.png\")
<\/p>\nDie TabelletblBestandsergaenzung<\/h3>\n
Die Beziehungen zwischen denTabellen<\/h2>\n
![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{59BF86D0-D18D-48B6-A610-B52E125B710B}\/pic006.png\")
<\/p>\nDas Hauptmenü<\/h2>\n
Wichtige Formulareigenschaften<\/h3>\n
Hinweis<\/h3>\n
\n
\n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n Praxis-Tipp<\/h3>\n
Das Formular frmPersonal<\/h2>\n
![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{59BF86D0-D18D-48B6-A610-B52E125B710B}\/pic007.png\")
<\/p>\n=frmGetraenkeverbrauch_Sub.Formular!Gesamtsumme\r\nPrivate Sub Form_Current()\r\n Forms!frmPersonal!btnDruck.Enabled = _ IIf(Me.RecordsetClone.RecordCount > 0, _ True, False)\r\nEnd Sub<\/pre>\n
Die Schaltfläche btnDruck: Aktiv oder nicht<\/h3>\n
Private Sub btnClose_Click()\r\n On Error Resume Next\r\n DoCmd.Close acForm, Me.Name\r\nEnd Sub<\/pre>\n
Private Sub Form_Close()\r\n Forms!frmHauptmenue.Visible = True\r\nEnd Sub<\/pre>\n
Start des Ausdrucks einer Rechnung<\/h3>\n
DoCmd.SetWarnings = False<\/pre>\n
DoCmd.SetWarnings = True\r\nPrivate Sub btnDruck_Click()\r\n Dim strSQL As String\r\n Forms!frmPersonal!btnClose.SetFocus\r\n If MsgBox(\"Möchten Sie die Rechnung für den ausgewählten Mitarbeiter drucken\" _\r\n & vbCrLf & \"Alle Datensätze werden nach Rechnungserstellung gelöscht!\", _\r\n vbQuestion + vbOKCancel, \"Getränkerechnung\") = vbOK Then\r\n DoCmd.OpenReport \"repGetraenkeRechnung\", acViewPreview, , \"PersonalID = \" _ & Me.PersonalID\r\n DoCmd.SetWarnings False\r\n strSQL = \"UPDATE tblGetraenkeVerbrauch SET tblGetraenkeVerbrauch.Bezahlt \" _ & \"= True WHERE tblGetraenkeVerbrauch.Bezahlt=False \" & _\r\n \"AND tblGetraenkeVerbrauch.PersonalID =\" & Me.PersonalID\r\n DoCmd.RunSQL strSQL\r\n Me![frmGetraenkeverbrauch_Sub].Requery\r\n DoCmd.SetWarnings True\r\n End If\r\nEnd Sub<\/pre>\n
![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{59BF86D0-D18D-48B6-A610-B52E125B710B}\/pic008.png\")
<\/p>\nPraxis-Tipp<\/h3>\n
Das UnterformularfrmGetraenkeverbrauch_Sub<\/h2>\n
Datenherkunft des Unterformulars<\/h3>\n
Gesamtpreis:ZCurrency([tblGetraenketyp.TypPreis]*[tblGetraenkeVerbrauch.Einheiten])<\/pre>\n
Aufbau des Formulars<\/h3>\n
Private Sub TypID_AfterUpdate()\r\n Me!Einzelpreis = DLookup(\"TypPreis\", \"tblGetraenkeTyp\", \"TypID = \" & Me!TypID)\r\nEnd Sub<\/pre>\n
![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{59BF86D0-D18D-48B6-A610-B52E125B710B}\/pic009.png\")
<\/p>\nDas Formular frmGetraenkeTyp<\/h2>\n
Mindestbestand<\/h3>\n
![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{59BF86D0-D18D-48B6-A610-B52E125B710B}\/pic010.png\")
<\/p>\n![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{59BF86D0-D18D-48B6-A610-B52E125B710B}\/pic011.png\")
<\/p>\n![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{59BF86D0-D18D-48B6-A610-B52E125B710B}\/pic012.png\")
<\/p>\nUmrechnungsfaktor<\/h3>\n
Hinweis<\/h3>\n
Das FormularfrmBestandsergaenzung<\/h2>\n
Das Formular frmBestand<\/h2>\n
![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{59BF86D0-D18D-48B6-A610-B52E125B710B}\/pic013.png\")
<\/p>\nPraxis-Tipp<\/h3>\n
![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{59BF86D0-D18D-48B6-A610-B52E125B710B}\/pic014.png\")
<\/p>\nDie Datenherkunft<\/h3>\n
Hinweis<\/h3>\n
Weitere wichtige Formulareigenschaften<\/h3>\n
Die Formularsteuerung derAnwendung<\/h2>\n
Private Sub btnClose_Click()\r\n On Error Resume Next\r\n DoCmd.Close acForm, Me.Name\r\n DoCmd.OpenForm \"frmHauptmenue\"\r\nEnd Sub<\/pre>\n
Private Sub btnPersonal_Click()\r\n DoCmd.OpenForm \"frmPersonal\"\r\n Me.Visible = False\r\nEnd Sub<\/pre>\n
![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{59BF86D0-D18D-48B6-A610-B52E125B710B}\/pic015.png\")
<\/p>\nPrivate Sub Form_Close()\r\n Forms!frmHauptmenue.Visible = True\r\nEnd Sub<\/pre>\n
Die AbfrageqrySummeBestandsErgaenzung<\/h2>\n
![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{59BF86D0-D18D-48B6-A610-B52E125B710B}\/pic016.png\")
<\/p>\nDie AbfrageqrySummeGetraenkeVerbrauch<\/h2>\n
Die Abfrage qryfrmBestand<\/h2>\n
![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{59BF86D0-D18D-48B6-A610-B52E125B710B}\/pic017.png\")
<\/p>\nMeldung:Wenn([Mengen-Bestand(abs)]>[TypMindestbestand];\"Bestand ist ok!\";\"Bestand zu gering! Bitte ergänzen!\")<\/pre>\n
Hinweis<\/h3>\n
Die Abfrage qryrepGetraenkeRechnung<\/h2>\n
Rechnungsbetrag: Summe([tblGetraenkeVerbrauch.Einheiten]*[tblGetraenketyp.TypPreis])<\/pre>\n
![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{59BF86D0-D18D-48B6-A610-B52E125B710B}\/pic018.png\")
<\/p>\nDer Bericht repGetraenkeRechnung<\/h2>\n
=Summe([Rechnungsbetrag])<\/pre>\n