<\/p>\n
Access stellt Ihnen unterschiedliche Werkzeuge zur Verfügung, um die Eingaben des Anwenders zu kontrollieren und ggf. zu korrigieren. Die Kontrollmöglichkeiten sollten Sie intensiv einsetzen, wenn Sie einen sauberen Datenbestand in Ihrer Datenbank sicherstellen möchten.<\/p>\n
Die einfachste Möglichkeit, die Eingaben zu überwachen, sind Gültigkeitsregeln für einzelne Datenfelder. Allerdings werden die Regeln bei jedem Feld separat hinterlegt und können nicht zentral an einer Stelle überprüft werden. Sie können ferner keine komplexen Regeln definieren, die sich zum Beispiel an den Eingaben des Benutzers orientieren.<\/p>\n
Einfacher geht das Ganze mit Ereignisprozeduren auf Formularebene, in denen Sie die Regeln und Aktionen festlegen. Weitere Einsatzmöglichkeiten für die Ereignisprozeduren sind Gültigkeitsüberprüfungen, <\/p>\n
Für den Einsatz der Ereignisse müssen Sie aber wissen, welche Sie wann am besten verwenden. Wichtig ist hierbei die Reihenfolge, in der Access die Ereignisse auslöst. Für die Erfassung und Speicherung eines Datensatzes gilt die folgende Ereigniskette:<\/p>\n
Das Ereignis Vor Eingabe wird von Access ausgelöst, wenn Sie das erste Zeichen in einem neuen Datensatz eingeben. Der Datensatz ist dann noch nicht gespeichert.<\/p>\n
Das Ereignis Vor Aktualisierung tritt ein, wenn Sie einen Datensatz verlassen oder speichern, aber bevor der Datensatz tatsächlich in der Datenbank aktualisiert wird. änderungen können jetzt noch rückgängig gemacht werden. Doch das Ereignis wird nur ausgelöst, wenn Sie mindestens in einem Datenfeld eine änderung durchgeführt haben.<\/p>\n
![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{4C3F35FF-30C3-4C12-91C6-522867409374}\/pic001.png\")
<\/p>\n
<\/b><\/p>\n
Bild 1: Eingabeprüfung auf Formularebene<\/span><\/b><\/p>\n Quellcode 1<\/b><\/p>\n Quellcode 2<\/b><\/p>\n Das Ereignis Nach Aktualisierung wird von Access ausgelöst, nachdem die geänderten Daten im Datensatz aktualisiert wurden, während das Ereignis Nach Eingabe nur nach Anlage eines neuen Datensatzes von Access ausgelöst wird.<\/p>\n Die Ereignisse Vor Eingabe und Vor Aktualisierung können Sie per Programmcode abbrechen und damit verhindern, dass die ausgeführten änderungen akzeptiert werden.<\/p>\n Hierzu verwenden Sie den Parameter Cancel der Ereignisprozeduren. Setzen Sie den Parameter auf True, wenn Sie den Einfüge- bzw. Aktualisierungsvorgang abbrechen möchten. Ein Beispiel finden Sie in Quellcode 1. Zunächst wird der Inhalt des Feldes Anzahl geprüft. Erfüllt der Wert nicht die definierte Bedingung, gibt die Prozedur eine Meldung aus und bricht den Vorgang ab. Der Benutzer muss also eine Zahl kleiner als oder gleich 10 eingeben, sonst kann der Datensatz nicht gespeichert werden.<\/p>\n Ein praktisches Beispiel für die Anwendung der beschriebenen Ereignisse erhalten Sie in der Musterlösung Schulungsverwaltung dieser Ausgabe.<\/p>\n Dort trägt der Anwender im Formular frmAbschluesseEingeben die Abschlussnote und das Datum des Abschlusses für die Teilnehmer einer Schulung ein (siehe Bild 1).<\/p>\n Quellcode 3<\/b><\/p>\n Das Ereignis Vor Aktualisierung (s. Quellcode 2) wird hier verwendet, um zu prüfen, ob der Benutzer das Datum eingegeben hat und ob die Note – falls erforderlich – kleiner oder gleich der Mindestnote ist.<\/p>\n Fehlt das Datum oder wird die Mindestnote nicht erreicht, gibt die Prozedur eine entsprechende Fehlermeldung aus und bricht den Speichervorgang ab.<\/p>\n Sind vom Anwender alle Eingaben den Regeln entsprechend ausgeführt worden, wird das Ereignis Nach Aktualisierung ausgelöst. Hier können nun weitere Aktionen folgen, die sich auf die Feldwerte des aktualisierten Datensatzes beziehen.<\/p>\n Im Beispiel wird in diesem Ereignis geprüft, ob der Kurs als bestanden eingegeben wurde (AbschlussID > 1) und der Anwender das passende Zertifikat direkt drucken möchte (s. Quellcode 3). <\/p>\n Mit diesem Ereignis lässt sich der Prozess Zertifikat drucken automatisieren, ohne dass der Anwender noch auf eine weitere Schaltfläche klicken muss.<\/p>\n In großen Anwendungen mit vielen Formularen ist es fast unumgänglich, dass einige Unterformulare in mehreren unterschiedlichen Hauptformularen verwendet werden.<\/p>\n Das ist auch dann der Fall, wenn es sich um ein Unterformular handelt, das die Zwischentabelle einer n:m-Beziehung in Listenform darstellt. Solche Unterformulare werden meist in zwei Hauptformularen – aber mit unterschiedlichen Anzeigefeldern – benötigt.<\/p>\n In diesem Tipp erfahren Sie, wie Sie es vermeiden, zweimal dasselbe Formular mit ggf. nur geringen Abweichungen anzulegen und statt dessen nur ein Formular zu verwenden.<\/p>\n <\/p>\n Als Beispiel wird wieder die Musterlösung Schulungsverwaltung herangezogen. Das Formular frmTeilnahmenachweiseSubform zeigt in Datenblattansicht die Kursteilnehmer und die Anwesenheit der Teilnehmer an.<\/p>\n Das Unterformular wird in zwei Hauptformularen verwendet. Zum einen kommt es in den Stammdaten der Kurse vor. Dort dient es nur der Information und ist schreibgeschützt.<\/p>\n Zum anderen erscheint das Unterformular bei der Erfassung der Anwesenheit, wo das Formular auf keinen Fall schreibgeschützt sein darf.<\/p>\n Der einfachste, aber nicht eleganteste Weg wäre nun, wie oben beschrieben, einfach zwei Versionen des Formulars anzulegen und die entsprechenden Eigenschaften direkt in die jeweiligen Formulare zu setzen.<\/p>\n Die Formulare könnten frmTeilnahmenachweiseSubformAnzeige und frmTeilnahmenachweiseSubformEingabe heißen. <\/p>\n Wenn Sie das Formular allerdings noch in einem weiteren Hauptformular benötigen, müssten Sie eine dritte Version des Formulars speichern.<\/p>\n Quellcode 4<\/b><\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 2: Ein Formular, zwei Ansichten<\/span><\/b><\/p>\n Statt dessen manipulieren Sie das Unterformular je nachdem, von welchem Hauptformular aus es aufgerufen wird. Um den Namen des Hauptformulars herauszufinden, verwenden Sie die Parent-Eigenschaft des Formulars:<\/p>\n Den Namen müssen Sie jetzt nur noch beim öffnen des Unterformulars abprüfen und entsprechend reagieren (s. Quellcode 4).<\/p>\n Im Beispiel wird je nach Hauptformular die Bearbeitung über die Eigenschaft AllowEdits gesperrt oder zugelassen. Außerdem wird das Feld WarAnwesend aktiviert bzw. deaktiviert.<\/p>\n Wenn Sie das Unterformular in weiteren Formularen verwenden möchten, können Sie einfach in der Prozedur den Namen des Formulars ergänzen und die Eigenschaften entsprechend setzen oder andere Aktionen ausführen.<\/p>\n Formulare in der Einzelansicht sind besonders zur Datenerfassung geeignet. Um eine übersicht über die Daten zu erhalten oder schnell einen Datensatz zu finden, eignen sich Listen am besten.<\/p>\n In der Regel reicht der Platz auf einem Formular nicht aus, um beide Ansichten sinnvoll nebeneinander darzustellen. Besonders die Listen geraten in solchen Formularen fast immer zu flach oder zu schmal. Im ersten Fall sieht der Anwender nur wenige Datensätze, im zweiten Fall meist nur die erste Spalte, wodurch gleichermaßen der Vorteil einer Auswahlliste ad absurdum geführt wird.<\/p>\n Ideal wäre es, die gesamte Formularbreite- und höhe sowohl für die Auswahlliste als auch für die Einzelansicht zu nutzen. Das erreichen Sie, indem Sie die beiden Elemente wechselweise einblenden. In Abbildung 2 sehen Sie ein Formular, das die zwei Ansichten nutzt. <\/p>\n Das Formular finden Sie in der Musterlösung Schulungsverwaltung dieser Ausgabe. Es handelt sich um das Formular frmKursgruppen. Im Formular werden zu einer Kursgruppe die zugeordneten Kurse angezeigt. Die Erfassung der Kurse erfolgt in einem Unterformular, die Auswahl in einem Listenfeld. <\/p>\n Zur Programmierung der Funktionalität benötigen Sie die folgenden Objekte im Formular:<\/p>\n Die Entwicklung des Umschaltvorgangs bedarf einiger Vorüberlegungen, um keine Funktionen zu vergessen.<\/p>\n Nachfolgend sind die benötigten Funktionen aufgeführt:<\/p>\n Beginnen wir mit der Initialisierung des Formulars. Hier legen Sie fest, welche Ansicht beim öffnen des Formulars erscheinen soll:<\/p>\n Die Prozedur legt im ersten Schritt den Wert und die Beschriftung der Umschaltfläche tblAnsicht fest. Zur Vereinfachung ist der Beschriftungstext in Konstanten auf Formularebene gespeichert.<\/p>\n Für den gedrückten Zustand der Umschaltfläche wird die Konstante<\/p>\n und für den nicht gedrückten Zustand die Konstante<\/p>\n verwendet. Das ändern der Umschaltflächen- Beschriftung kann dadurch an einer Stelle im Formular erfolgen.<\/p>\n Zum Schluss blendet die Prozedur das Listenfeld ein und das Unterformular aus.<\/p>\n Zur Aktualisierung der Ansicht programmieren Sie die Prozedur AnsichtAktualisieren (s. Quellcode 5). Die Prozedur ändert die Sichtbar-Eigenschaft des Listenfeldes und des Unterformulars in Abhängigkeit vom Zustand der Umschaltfläche. Außerdem passt sie entsprechend die Beschriftung an und setzt den Focus auf das sichtbare Objekt.<\/p>\n Zusätzlich benötigen Sie eine Prozedur, um die Daten im Listenfeld mit der aktuell im Hauptformular angezeigten Kursgruppe zu synchronisieren. Beim Unterformular ist das nicht erforderlich, da es über die Eigenschaften Verknüpfen von und Verknüpfen nach an das Hauptformular gebunden ist und automatisch synchronisiert wird.<\/p>\n Quellcode 5<\/b><\/p>\n Quellcode 6<\/b><\/p>\n Quellcode 7<\/b><\/p>\n Die Prozedur ListenfeldAktualisieren (s. Quellcode 6) übernimmt die Abgleichaufgabe. Die Prozedur setzt die Datensatzherkunft des Listenfeldes auf Basis der aktuell im Hauptformular angezeigten Kursgruppe zusammen, weist sie dem Listenfeld zu und aktualisiert es über die Requery-Methode.<\/p>\n Die oben beschriebenen Prozeduren AnsichtAktualisieren und ListenfeldAktualisieren rufen Sie im Ereignis Beim Klicken der Umschaltfläche tglAnsicht auf (s. Quellcode 7).<\/p>\n Vor dem Aufruf der Prozeduren müssen Sie noch das Listenfeld und das Unterformular synchronisieren. Dazu ermitteln Sie in der Ereignisprozedur den im Listenfeld markierten Eintrag und navigieren anschließend im Unterformular auf den gleichen Datensatz. So gewährleisten Sie, dass Sie beim Wechsel in die Formularansicht den zuvor gewählten Datensatz auch anzeigen.<\/p>\n Quellcode 8<\/b><\/p>\n Eine ähnliche Funktion wie der Ansichtwechsel mittels Umschaltfläche soll ein Doppelklick auf einen Eintrag im Listenfeld bewirken.<\/p>\n Die Prozedur ist nahezu gleich aufgebaut und setzt lediglich vor dem Ansichtwechsel den Wert der Umschaltfläche auf True, um den korrekten Status herzustellen. Außerdem entfällt der Aufruf ListenfeldAktualisieren.<\/p>\n Der Umschaltvorgang ist jetzt vollständig entwickelt. Es fehlen nur noch die Möglichkeiten, einen Datensatz neu anzulegen und zu löschen.<\/p>\n Die Neuanlage erfolgt über die Schaltfläche btnNeuerKurs. Die Schaltfläche löst die folgende Ereignisprozedur aus:<\/p>\n Die Prozedur wechselt über die folgende Anweisung in die Formularansicht, setzt den Fokus auf das Unterformular und navigiert zum neuen Datensatz:<\/p>\n Das Löschen eines Datensatzes erfolgt über die Schaltfläche btnKursLöschen.<\/p>\n Die Ereignisprozedur (s. Quellcode 9) ermittelt zunächst je nach Ansicht die aktuelle KursID des zu löschenden Datensatzes aus dem Listenfeld oder dem Unterformular. Falls eine gültige KursID gefunden wird, führt die Prozedur die entsprechende DELETE-Anweisung aus. Zum Schluss wird die Datensatzherkunft der Steuerelemente aktualisiert und in der Liste der erste Eintrag markiert.<\/p>\n Access bietet bei Befehlsschaltflächen – anders als bei Symbol- oder Menüleisten – leider nicht von sich aus die Möglichkeit, sie gleichzeitig mit einem Text und einer Grafik zu belegen.<\/p>\n Dabei ist die Kombination aus Text und Symbol nicht nur schöner, sondern für den Anwender auch wesentlich einprägsamer und schneller zu erfassen.<\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 3: Standardschaltflächen von Access<\/span><\/b><\/p>\n Für den Inhalt einer Befehlsschaltfläche verwendet Access die Eigenschaften Beschriftung oder Bild. Abbildung 3 stellt die beiden Varianten – im vorliegenden Fall zur Anlage eines neuen Kunden – im Formular dar.<\/p>\n Die triviale, aber einzige Möglichkeit, beide Varianten zu kombinieren, besteht darin, eine entsprechende Grafik für die Schaltfläche zu entwerfen. Sie können ein beliebiges Grafikprogramm (z. B. Microsoft Paintbrush) dafür verwenden.<\/p>\n Gehen Sie in den folgenden Schritten vor:<\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 4: Grafische Anordnung von Symbol und Text<\/span><\/b><\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 5: Die fertige Schaltfläche<\/span><\/b><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":" Diese Zusammenstellung von Tipps und Tricks enthält folgende Themen:Private Sub Form_BeforeUpdate(Cancel As Integer)\r\n If Me!Anzahl > 10 Then\r\n MsgBox \"Die Anzahl ist zu groß\"\r\n Cancel = True\r\n End If\r\nEnd Sub<\/pre>\n
Private Sub Form_BeforeUpdate(Cancel As Integer)\r\n Dim DoCancel As Boolean\r\n DoCancel = False\r\n If Me!AbschlussID.Column(2) = True Then\r\n If IsNull(ZertifikatErhaltenAm) Then\r\n MsgBox \"Bitte geben Sie ein Datum ein.\", vbExclamation, \"Datum eingeben...\"\r\n DoCancel = True\r\n End If\r\n If Nz(Me!Note, 0) = 0 Or Me!Note > Me!MindestNote Then\r\n MsgBox \"Bitte geben Sie eine Note ein die\" _ & \" kleiner\/gleich der Mindestnote \" _ & \" ist.\", \"Note eingeben...\"\r\n DoCancel = True\r\n Me!Note.SetFocus\r\n End If\r\n End If\r\n ... \r\n ''weitere Prüfungen\r\n ...\r\n Cancel = DoCancel\r\nEnd Sub<\/pre>\n
Ereignisse abbrechen<\/h3>\n
Praxisbeispiel<\/h3>\n
Private Sub Form_AfterUpdate()\r\n If Nz(Me!AbschlussID, 0) > 1 Then\r\n If MsgBox(\"Möchten Sie das Zertifikat jetzt drucken\", _\r\n vbQuestion + vbYesNo, \"Zertifikat drucken\") = vbYes Then\r\n Zertifikatdrucken Me!KursteilnehmerID\r\n End If\r\n End If\r\nEnd Sub<\/pre>\n
Beispielformular<\/h3>\n
Eines für alle<\/h3>\n
Private Sub Form_Open(Cancel As Integer)\r\n If Me.Parent.Form.Name = \"frmTeilnahmenachweise\" _ Then\r\n Me!WarAnwesend.Enabled = False\r\n Me!WarAnwesend.Locked = True\r\n Me.AllowEdits = False\r\n ElseIf Me.Parent.Form.Name = _ \"frmTeilnahmenachweisEingeben\" Then\r\n Me!WarAnwesend.Enabled = True\r\n Me!WarAnwesend.Locked = False\r\n Me.AllowEdits = True\r\n End If\r\nEnd Sub<\/pre>\n
![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{4C3F35FF-30C3-4C12-91C6-522867409374}\/pic002.png\")
<\/p>\nHinweis<\/h3>\n
Notwendige Elemente<\/h3>\n
Notwendige Funktionen<\/h3>\n
Formular initialisieren<\/h3>\n
Private Sub Form_Open(Cancel As Integer)\r\n Me!tglAnsicht = False\r\n Me!tglAnsicht.Caption = _ tglCaptionFalse\r\n Me!lstKurse.Visible = True\r\n Me!subKurse.Visible = False\r\nEnd Sub<\/pre>\n
Ansicht wechseln<\/h3>\n
Sub AnsichtAktualisieren()\r\n ''Zwischen Einzel- und Listenansicht wecheln\r\n Me!lstKurse.Visible = Not Me!tglAnsicht\r\n Me!subKurse.Visible = Me!tglAnsicht\r\n ''Beschriftung der Umschaltfläche ändern\r\n If Me!tglAnsicht = False Then\r\n Me!tglAnsicht.Caption = tglCaptionFalse\r\n Me!lstKurse.SetFocus\r\n Else\r\n Me!tglAnsicht.Caption = tglCaptionTrue\r\n Me!subKurse.SetFocus\r\n End If\r\nEnd Sub<\/pre>\n
Sub ListenfeldAktualisieren()\r\n ''Aktualisiert das Listenfeld für die Kurse mit der aktuellen Kursgruppe\r\n Dim SQL As String\r\n SQL = \"SELECT tblKurse.KursID, tblKurse.Kursname, tblKurse.Kuerzel \r\n & \" FROM tblKurse WHERE KursgruppeID=\" & Me!KursgruppeID\r\n lstKurse.RowSource = SQL\r\n lstKurse.Requery\r\nEnd Sub<\/pre>\n
Sub tglAnsicht_Click()\r\n ''ändert die Ansicht\r\n Dim rstKurse As Recordset\r\n ''Im Formular zum Datensatz navigieren, der im Listenfeld markiert ist\r\n If Nz(Me!lstKurse, 0) <> 0 Then\r\n Set rstKurse = Me!subKurse.Form.RecordsetClone\r\n rstKurse.FindFirst \"KursID=\" & Nz(Me!lstKurse, 0)\r\n Me!subKurse.Form.Bookmark = rstKurse.Bookmark\r\n End If\r\n ListenfeldAktualisieren\r\n AnsichtAktualisieren\r\nEnd Sub<\/pre>\n
Private Sub btnKursLöschen_Click()\r\n ''Löscht den aktuellen Kurs\r\n Dim KursID As Long\r\n Dim db As Database\r\n Set db = CurrentDb()\r\n ''Je nach Ansicht wird die aktuelle KursID ermittelt\r\n If tglAnsicht = True Then\r\n KursID = Nz(Me!subKurse.Form!KursID, 0)\r\n Else\r\n KursID = Nz(Me!lstKurse, 0)\r\n End If\r\n ''Falls markiert, werden der Kurs gelöscht, Formular und Listenfeld aktualisiert\r\n ''und der erste Eintrag im Listenfeld markiert\r\n If KursID <> 0 Then\r\n db.Execute \"DELETE * FROM tblKurse WHERE KursID=\" & KursID\r\n Me!subKurse.Form.Requery\r\n Me!lstKurse.Requery\r\n Me!lstKurse = Me!lstKurse.ItemData(0)\r\n End If\r\nEnd Sub<\/pre>\n
Selektion über das Listenfeld<\/h3>\n
Neuen Datensatz anlegen<\/h3>\n
Datensatz löschen<\/h3>\n
![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{4C3F35FF-30C3-4C12-91C6-522867409374}\/pic003.png\")
<\/p>\nBild und Text kombinieren<\/h3>\n
![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{4C3F35FF-30C3-4C12-91C6-522867409374}\/pic004.png\")
<\/p>\n![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{4C3F35FF-30C3-4C12-91C6-522867409374}\/pic005.png\")
<\/p>\n
\n– Datensätze kontrolliert speichern
\n– Zwei auf einen Streich
\n– Ansicht wechsle dich
\n– Die Qual der Wahl<\/p>\n","protected":false},"author":1,"featured_media":0,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"om_disable_all_campaigns":false,"_monsterinsights_skip_tracking":false,"_monsterinsights_sitenote_active":false,"_monsterinsights_sitenote_note":"","_monsterinsights_sitenote_category":0,"_uf_show_specific_survey":0,"_uf_disable_surveys":false,"footnotes":""},"categories":[662003,66032003,44000023,44000004],"tags":[],"class_list":["post-55000112","post","type-post","status-publish","format-standard","hentry","category-662003","category-66032003","category-Mit_Formularen_arbeiten","category-Tipps_und_Tricks"],"yoast_head":"\n