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André Minhorst, Duisburg<\/b><\/p>\n
Die Verwaltung von Adressen ist eigentlich eine triviale Angelegenheit. Entweder man arbeitet mit Outlook und speichert dort seine Adressen oder man gibt sich gar nicht erst mit dem Computer ab und verwendet das gute alte Adressbüchlein. Das stürzt wenigstens nie ab und verliert niemals Daten – schon gar nicht auf unerklärliche Weise. Leider taugt das Adressbüchlein genauso wenig als Datenherkunft für einen Serienbrief mit Word wie Outlook zur Verwaltung von Firmenkontakten mit mehreren Ansprechpartnern. Für fortgeschrittene Anforderungen muss also doch wieder eine Datenbankanwendung herhalten, wie der vorliegende Beitrag zeigt.<\/b><\/p>\n
Adressverwaltungen gibt es wie Sand am Meer. Auch im Grundwerk zu diesem Magazin, dem Praxishandbuch Access, finden Sie eine. Es gibt aber immer Anforderungen, die Anwendungen mit Standardfunktionen nicht erfüllen können, sodass man sich selbst an die Entwicklung einer Anwendung mit den gewünschten Funktionen machen muss.<\/p>\n
Aus dem Manko von Outlook, keine relational verknüpften Daten wie Unternehmen und Ansprechpartner verwalten zu können, resultieren zwei Anforderungen:<\/p>\n
Die Musterlösung erfüllt die Anforderungen und stellt einige weitere Funktionen zur Verfügung. Da eine Beschreibung der Erstellung der kompletten Datenbankanwendung den Rahmen des vorliegenden Beitrags sprengen würde, erfahren Sie hier, welche Funktionen die Anwendung bietet und wie einige nicht triviale Bestandteile funktionieren bzw. programmiert werden. <\/p>\n
Die Verwaltung von Adressen ist solange einfach, wie eine Adresse einem Firmennamen und\/oder einer Person besteht. Projekte mit anderen Unternehmen können allerdings leicht den Kontakt zu mehr als einem Ansprechpartner in einer Firma erfordern – und spätestens dann müssen die Unternehmen einzeln verwaltet und den Personen zugeordnet werden können.<\/p>\n
Die vorliegende Musterlösung nähert sich dieser Problematik von zwei Seiten: Unternehmen und Personen werden in zwei separaten Tabellen gespeichert, die eine einfache Zuordnung dieser beiden Entitäten ermöglichen. Dazu enthält die Tabelle der Personen ein Feld, mit dem das entsprechende Unternehmen der Person zugeordnet werden kann.<\/p>\n
Dadurch können sowohl die einzelnen Unternehmen mit den jeweiligen Mitarbeitern als auch die einzelnen Personen mit dem zugeordneten Unternehmen angezeigt werden. Eine komfortable Suchfunktion liefert also beides zurück: sowohl Unternehmen als auch Personen.<\/p>\n
![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{01EF7B0D-F5F5-4190-B786-D16CD556FCB9}\/pic001.png\")
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Bild 1: Startbildschirm der Adressverwaltung<\/span><\/b><\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 2: Auswahl eines Kontakte-Ordners<\/span><\/b><\/p>\n Outlook bietet zwar die Möglichkeit, die private, geschäftliche und noch eine weitere Adresse für jeden Kontakt einzugeben. Alle Daten werden allerdings in einer Tabelle gespeichert, was für Befürworter des relationalen Datenmodells schlichtweg nicht nachvollziehbar ist.<\/p>\n Wenn Sie in Outlook mehrere Kontakte eingeben, die dem gleichen Unternehmen angehören, müssen Sie die Adressdaten des Unternehmens für jeden Mitarbeiter neu eingeben.<\/p>\n Die vorliegende Musterlösung bietet dennoch die Möglichkeit, die Kontaktdaten aus Outlook zu importieren und die Daten dabei dem relationalen Datenmodell der Musterlösung anzupassen.<\/p>\n Der Import von Outlook wird mit Outlook ab der Version 2000 unterstützt. <\/p>\n Die im vorliegenden Beitrag vorgestellte Musterlösung dient der Verwaltung von Kontakten zu Unternehmen und deren Mitarbeitern sowie zu Einzelpersonen.<\/p>\n Sie bietet den Vorteil, dass gleichzeitig nach Unternehmen und Personen gesucht werden kann.<\/p>\n Die Benutzeroberfläche stellt sich nach dem Start der Anwendung nicht gerade besonders aufregend dar: Neben dem Startbildschirm finden Sie lediglich eine neue Menüleiste vor (siehe Bild 1). über diese Menüleiste können Sie alle Funktionen der Anwendung aufrufen oder Formulare öffnen, die die entsprechenden Funktionen bereitstellen.<\/p>\n Den Import starten Sie über den entsprechenden Eintrag des Menüs Datei. Im nun erscheinenden Dialog Kontakte von Outlook importieren gibt es drei Schritte.<\/p>\n Im ersten Schritt klicken Sie auf die Schaltfläche Auswählen, um den Dialog zur Auswahl des gewünschten Kontakte-Ordners aus Outlook zu öffnen (siehe Bild 2).<\/p>\n Nachdem Sie den Ordner ausgewählt haben, beenden Sie den Dialog mit einem Mausklick auf die Schaltfläche OK.<\/p>\n Diese Vorgehensweise eröffnet Ihnen die Möglichkeit, nacheinander mehrere Ordner einzulesen. Möglicherweise haben Sie ja Ihre Kontakte in mehreren Unterordnern untergebracht oder Sie möchten die Kontakte von verschiedenen .pst-Dateien in der Datenbank zusammenfas-sen. <\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 3: Festlegen von Import-Funktionen<\/span><\/b><\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 4: Aktiver Importvorgang<\/span><\/b><\/p>\n Im zweiten Schritt wählen Sie eine der drei vorhandenen Optionen für die Verarbeitung von Duplikaten aus (siehe Bild 3). Die hier genannten Möglichkeiten beziehen sich auf reine Namens-Duplikate – d. h. dass Vor- und Nachname des zu importierenden Datensatzes mit mindestens einem vorhandenen Datensatz übereinstimmen.<\/p>\n Nach der Auswahl initiieren Sie mit einem Mausklick auf die Schaltfläche Importieren den Importvorgang, dessen Verlauf grafisch und schriftlich verfolgt werden kann (siehe Bild 4).<\/p>\n Sobald einer der zu importierenden Kontakte eine E-Mail-Adresse beinhaltet, meldet sich Outlook und macht den Benutzer darauf aufmerksam, dass ein Programm auf die gespeicherten E-Mail-Adressen zugreift. Durch diese Sicherheitsmaßnahme kann die Aktivität von Viren unterbunden werden, die sich der E-Mail-Adressen von Outlook bedienen, um sich weiter zu verbreiten. Sie sollten sich daher mit dieser Meldung abfinden und keinesfalls die entsprechende Option in Outlook abschalten. <\/p>\n Die Adressverwaltung enthält Möglichkeiten zur Verwaltung aller vorkommenden Stammdaten. Dazu gehören neben den Adressen der Einzelpersonen und der Unternehmen auch die meist per Kombinationsfeld auswählbaren Informationen wie Branchen, Anreden, Positionen und Kategorien.<\/p>\n Die Formulare zur Bearbeitung der Stammdaten öffnen Sie über die entsprechenden Einträge des Menüs Stammdaten (siehe Bild 5).<\/p>\n Die Eingabe, die Bearbeitung und das Löschen von Personen erfolgt im Formular frmAdressen. Sie öffnen es über den Menüeintrag Stammdaten ( Personen.<\/p>\n Hier können Sie die Daten einer Person eintragen sowie das Unternehmen auswählen, bei dem die Person beschäftigt ist. Außerdem finden Sie hier Gelegenheit, geschäftsspezifische Daten wie Abteilung, Position sowie die Telefonnummern und E-Mail-Adressen einzugeben (siehe Bild 6).<\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 5: öffnen eines Formulars zur Bearbeitung von Stammdaten<\/span><\/b><\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 6: Verwaltung der Stammdaten einer Person<\/span><\/b><\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 7: Stammdaten eines Unternehmens<\/span><\/b><\/p>\n Falls Sie das Unternehmen der aktuell zu bearbeitenden Person noch nicht in den Stammdaten angelegt haben, können Sie das vor der Auswahl des Unternehmens der Person erledigen. Dazu verwenden Sie den Eintrag Stammdaten\/Unternehmen der Menüleiste. <\/p>\n Neben den üblichen Schaltflächen zum Hinzufügen, Löschen, Speichern und Abbrechen finden Sie hier auch eine Schaltfläche mit der Bezeichnung Datenblatt. Hinter dieser Schaltfläche befindet sich noch keine Funktion. Wenn Sie möchten, können Sie ein Ihren Wünschen entsprechendes Datenblatt in Form eines Berichtes erstellen und es über diese Schaltfläche anzeigen lassen. <\/p>\n Das Formular zur Anzeige der Stammdaten eines Unternehmens enthält neben Daten wie der Adresse und den Telefonnummern auch eine Liste der Mitarbeiter. In dieser Liste tauchen alle Mitarbeiter auf, deren Eigenschaft UnternehmenID dem hier angezeigten Unternehmen entspricht (siehe Bild 7).<\/p>\n Wenn Sie einen Mitarbeiter angelegt haben, aber ihm noch nicht das gewünschte Unternehmen zuordnen konnten, da Sie dieses noch nicht angelegt hatten, können Sie die Zuordnung zwischen Unternehmen und Mitarbeiter auch von dieser Stelle aus nachholen: Klicken Sie einfach auf die Schaltfläche Mitarbeiter hinzufügen und wählen Sie den gewünschten Mitarbeiter aus (siehe Bild 8). <\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 8: Auswahl eines Mitarbeiters per Filterkriterium<\/span><\/b><\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 9: Suchen von Adressen per Formular<\/span><\/b><\/p>\n Die Detailsuche bietet die Möglichkeit, gleichzeitig nach Unternehmens- und Personennamen zu suchen. Dazu dient das Formular aus Bild 9, das Sie mit dem Menüeintrag Detailsuche öffnen.<\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 10: Ausgabe von Adressdaten<\/span><\/b><\/p>\n Zur Einschränkung der angezeigten Datensätze stehen drei Möglichkeiten zur Verfügung: die Eingabe des Namens bzw. der Bezeichnung des zu suchenden Eintrags, des Ortes sowie der Objektart. Hiermit schränken Sie das Suchergebnis auf die Adressen privater und geschäftlicher Personen sowie auf die Unternehmen oder eine Kombination der drei genannten Möglichkeiten ein.<\/p>\n Natürlich können Sie die Suchfunktion noch erweitern – beispielsweise auf die Eingabe der PLZ, der Straße etc. Dazu müssen Sie lediglich die Eingabemaske sowie die Prozedur zur Zusammensetzung der Datensatzherkunft des Listenfeldes anpassen, wie weiter unten genauer erläutert wird. <\/p>\n Von diesem Formular aus können Sie auch eine Liste anzeigen lassen, die alle Datensätze des Suchergebnisses beinhaltet. Klicken Sie dazu einfach auf die Schaltfläche Liste anzeigen. Wie in den Office-Anwendungen von Microsoft üblich, stellt auch die hier vorgestellte Musterlösung eine Drucken-Schaltfläche in der Menüleiste sowie in der Symbolleiste zur Verfügung. Sie können den Bericht jederzeit ausdrucken, wenn dieser gerade den Fokus hat (siehe Bild 10).<\/p>\n <\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 11: Kombinationsfeld zur Auswahl der letzten zehn Einträge<\/span><\/b><\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 12: Datenmodell der Adressverwaltung<\/span><\/b><\/p>\n Mit dem Kombinationsfeld in der Menüleiste können Sie die letzten zehn angezeigten Adressen auswählen und in dem jeweiligen Formular anzeigen lassen (siehe Bild 11).<\/p>\n Der Inhalt des Kombinationsfeldes wird mit jedem in einem der beiden Formulare zur Anzeige der Personen und Unternehmen angezeigten Datensatz aktualisiert. Dabei wird der zuletzt angezeigte Datensatz gelöscht und der aktuelle hinzugefügt. Zusätzlich wird immer der aktuelle Datensatz im Kombinationsfeld angezeigt.<\/p>\n Das Datenmodell der Musterlösung besteht aus den zwei Tabellen tblPersonen und tblUnternehmen sowie einigen weiteren Tabellen wie beispielsweise tblAnreden oder tblKategorien. Letztere dienen lediglich der Speicherung von Werten, die in den beiden Haupttabellen zur Auswahl stehen sollen.<\/p>\n Bild 12 zeigt das Aussehen des Datenmodells der Adressverwaltung.<\/p>\n Die geschäftlichen Kontaktdaten wie Telefon, Telefax usw. werden in der Tabelle tblAdressen und nicht in der Tabelle tblUnternehmen gespeichert. So können mehrere Ansprechpartner mit den jeweiligen Kontaktdaten zu einem Unternehmen gespeichert werden. Die Tabelle tblUnternehmen stellt ihrerseits Felder für die Speicherung der zentralen Kontaktdaten des Unternehmens zur Verfügung.<\/p>\n Wie Sie dem Datenmodell entnehmen können, ist für keine der Beziehungen referentielle Integrität festgelegt. Im zweiten Teil des Beitrags in der folgenden Ausgabe von Access im Unternehmen erfahren Sie, warum das so ist und wie die notwendigen Vorkehrungen getroffen werden, um trotzdem zu verhindern, dass z. B. Datensätze gelöscht werden, die noch mit anderen Tabellen verknüpft sind.<\/p>\n Das Formular frmAdressenliste dient der Anzeige von Unternehmen und Mitarbeitern nach bestimmten Filterkriterien und dem Aufrufen der Detailansicht der entsprechenden Datensätze.<\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 13: Die Adressenliste in der Entwurfsansicht<\/span><\/b><\/p>\n Das Besondere an diesem Formular ist, dass in dem Listenfeld mit den Adressen und Unternehmen zwei unterschiedliche Kategorien von Daten angezeigt werden. Zusätzlich können Personen, die in der Datenbank mit einem Unternehmen verknüpft sind, zweimal in der Ergebnisliste angezeigt werden – einmal mit den privaten und einmal mit den geschäftlichen Kontaktdaten.<\/p>\n Wenn Sie unterschiedliche Objektarten wie z. B. Personen und Unternehmen zusammenführen und wie eine Objektart behandeln möchten, müssen Sie deren Eigenschaften einander angleichen – sofern das überhaupt möglich ist. Im vorliegenden Fall funktioniert das recht gut:<\/p>\n Beide haben eine Bezeichnung, die beim Unternehmen dem Namen des Unternehmens entspricht und sich bei einer Person aus dem Vor- und dem Nachnamen zusammensetzt. Die anderen Informationen, die in der Liste angezeigt werden sollen, sind für die unterschiedlichen Objektarten ohnehin gleich: Personen haben genau wie Unternehmen in der Regel eine Telefonnummer, eine Faxnummer und eine E-Mail-Adresse.<\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 14: Entwurf der Abfrage zur Anpassung der persönlichen Adressdaten einer Person<\/span><\/b><\/p>\n Die Zusammenführung der Daten erfolgt in zwei Schritten: Zunächst erstellen Sie drei unterschiedliche Abfragen, die jeweils die Daten einer Gruppe zusammenfassen und sie in eine einheitliche Form bringen. Das bedeutet, dass jede der drei Abfragen die gleichen Feldnamen und die gleiche Anzahl Felder anzeigen soll. Um die drei Abfragen anschließend zusammenführen zu können, sollten die Feldnamen gleicher Felder möglichst übereinstimmen.<\/p>\n Bild 14 zeigt den Entwurf der Abfrage für die persönlichen Kontakdaten einer Person. Hier sind die beiden Felder Nachname und Vorname zum Feld Bezeichnung zusammengefasst worden. Zusätzlich zu den eigentlichen Feldern der Abfrage finden Sie noch zwei weitere:<\/p>\n Das Feld Typ enthält eine für den jeweiligen Typen stellvertretende Nummer und das Feld TypBezeichnung eine Bezeichnung, die später im Listenfeld den Typ der Adresse kennzeichnet.<\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 15: Die Abfrage qryPersonGeschaeftlich<\/span><\/b><\/p>\n Quellcode 1<\/b><\/p>\n Die Abfrage qryPersonGeschaeftlich ist genauso wie die Abfrage qryPersonPrivat aufgebaut (siehe Bild 15). Dort sind allerdings die geschäftlichen Informationen TelefonGeschaeftlich, TelefaxGeschaeftlich und EMailGeschaeftlich als Telefon, Telefax und EMail festgelegt. Außerdem hat das Feld Typ den Wert 2 und das Feld TypBezeichnung den Wert Person, geschäftlich.<\/p>\n Die dritte Abfrage fasst die Unternehmen in entsprechender Weise zusammen. Das Feld Unternehmen wird unter dem Feldnamen Bezeichnung geführt und die Felder Typ und TypBezeichnung haben die Werte 3 bzw. Unternehmen.<\/p>\n Die drei Abfragen werden nun durch eine UNION-Abfrage zusammengeführt (s. Quell-code 1). <\/p>\n Das Formular besteht aus dem Listenfeld, den zwei Filtertextfeldern und drei Kontrollkästchen zum Filtern der Adressarten (siehe Bild 14).<\/p>\n Die Datensatzherkunft des Listenfeldes lstAdressen enthält die ID, die Bezeichnung, die Telefon- und E-Mail-Daten sowie die Art des Kontaktes der soeben beschriebenen Abfrage qryAdressen:<\/p>\n Je nach den gewählten Filterkriterien wird die Datensatzherkunft aktualisiert. Dafür sorgt die Prozedur aus Quellcode 2. Die Prozedur wird durch das Ereignis Beim Klicken der Schaltfläche cmdSucheStarten ausgelöst. Sie überprüft die drei Kontrollkästchen ctlPersonenGeschaeftlich, ctlPersonenPrivat und ctlUnternehmen und stellt eine entsprechende WHERE-Klausel zusammen.<\/p>\n Quellcode 2<\/b><\/p>\n Auch die beiden Textfelder txtName und txtOrt werden in die WHERE-Klausel einbezogen. Sie werden als Kriterien für Vergleiche mit den Feldern Bezeichnung und Ort der Abfrage qryAdressen verwendet.<\/p>\n Die zwei Zeichenketten strSQL und strWhere werden zusammengefasst und um eine Klausel zur Sortierung der Datensätze nach der Bezeichnung ergänzt.<\/p>\n Von den Kontrollkästchen zum Deaktivieren der einzelnen Adressgruppen soll immer mindestens eines aktiviert sein, da sonst eine leere Ergebnismenge im Listenfeld angezeigt wird. Daher wird bei jeder Betätigung eines der Kontrollkästchen eine Prozedur zu deren Kontrolle aufgerufen (s. Quellcode 3). Der Aufruf der Prozedur erfolgt jeweils für die Ereigniseigenschaft Vor Aktualisierung der drei Kontrollkästchen.<\/p>\n Eines der interessantesten Themen in dieser Musterlösung ist der Import der Kontakte von Outlook. Der Import ist eigentlich keine Kunst, da Outlook eine Funktion zum Export der Kontakte in eine Access-Tabelle anbietet. Wenn Sie aber aus den Outlook-Kontakten auch noch Informationen über die jeweiligen Unternehmen der Personen extrahieren und in ein relationales Datenmodell integrieren möchten, wird es wieder interessanter.<\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 16: Entwurfsansicht des Import-Formulars<\/span><\/b><\/p>\n Quellcode 3<\/b><\/p>\n Das Formular frmImport enthält alle Funktionen, die für den Import von Outlook-Kontakten benötigt werden (siehe Bild 16). <\/p>\n Im oberen Bereich befindet sich eine Schaltfläche, mit der ein Outlook-eigener Dialog zur Auswahl des gewünschten Kontakte-Ordners geöffnet werden kann.<\/p>\n Im mittleren Bereich befinden sich einige Steuerelemente zum Festlegen von Importparametern. Dort werden der Modus für den Umgang mit doppelten Datensätzen sowie die Herkunftsfelder für die unterschiedlichen E-Mail-Felder festgelegt.<\/p>\n Der untere Bereich enthält einen Fortschrittsbalken und ein Textfeld, die beide der Anzeige des aktuellen Status des Imports dienen.<\/p>\n Wie bei der Integration externer Applikationen üblich, ist auch hier das Setzen eines Verweises auf die auf dem Zielrechner verwendete Version von Outlook notwendig.<\/p>\n Eine Anleitung zum Setzen von Verweisen finden Sie im Beitrag Verweise auf Bibliotheken setzen in der Ausgabe 2\/2002 von Access im Unternehmen. <\/p>\n Die Schaltfläche cmdKontaktordnerAuswaehlen löst die Prozedur aus Quellcode 4 aus. Anhand dieser Prozedur können Sie sich ein wenig mit einem Teil des Objektmodells von Outlook vertraut machen.<\/p>\n An der Spitze steht wie bei Office-Produkten üblich das Application-Objekt. Direkt darunter finden Sie das Namespace-Objekt mit den verschiedenen Ordnern und weiteren Objekten. Die Objekte von Outlook wie Kontakte, Termine usw. befinden sich im MAPI-Namespace, den Sie über die Methode GetNamespace des Application-Objekts referenzieren können.<\/p>\n Quellcode 4<\/b><\/p>\n Mit der Methode PickFolder des MAPI-Namespace können Sie einen Dialog zur Auswahl eines Ordners von Outlook anzeigen (siehe Bild 17).<\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 17: Auswahl eines Outlook-Ordners<\/span><\/b><\/p>\n Nachdem der Benutzer mit Hilfe des Dialogs Ordner auswählen den gewünschten Ordner ausgewählt hat, muss die Prozedur überprüfen, ob es sich bei dem Ordner um einen Kontakte-Ordner handelt. Falls nein, wird der Dialog geschlossen und eine entsprechende Meldung angezeigt. Anderenfalls werden die Steuerelemente von Schritt 2 aktiviert und der Name des Ordners in ein sichtbares und die EntryID in ein unsichtbares Textfeld geschrieben.<\/p>\n Die EntryID ist ein eindeutiges Merkmal des ausgewählten Ordners, das Sie später für den Zugriff auf diesen Ordner verwenden werden.<\/p>\n Die Musterlösung beinhaltet exemplarisch zwei Parameter, die den Import maßgeblich beeinflussen. Der erste dient der Festlegung der Vorgehensweise für das Auftreten bereits vorhandener Einträge, der zweite legt fest, aus welchen Feldern die Daten für die verschiedenen E-Mail-Adressen bezogen werden.<\/p>\n Die Existenz doppelter Kontakte wird in der vorliegenden Import-Routine lediglich anhand eventueller Gemeinsamkeiten bezüglich des Vor- und des Nachnamens überprüft.<\/p>\n Wenn Sie den Import nicht nur einmal durchführen möchten, um alle Outlookdaten in Ihre neue Adressdatenbank zu importieren, sondern die Bestände vermutlich öfter synchronisieren werden, sollten Sie von der EntryID Gebrauch machen. Sie ist nicht nur ein eindeutiges Merkmal der Ordner von Outlook, sondern auch für alle Elemente wie Kontakte, Termine etc. Sie können diese ID zusätzlich in die Tabelle tblAdressen schreiben, um für Synchronisationszwecke schnell korrespondierende Datensätze zu finden. <\/p>\n Quellcode 5 (Teil 1)<\/b><\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 18: Synchronisation von Adressdatensätzen<\/span><\/b><\/p>\n Die Musterlösung bietet drei Möglichkeiten an:<\/p>\n Den Ablauf des Import-Vorgangs können Sie Quellcode 5 entnehmen. Die Prozedur beginnt mit der Deklaration und Festlegung der für den Zugriff auf den Kontakte-Ordner benötigten Objekte. Ebenso werden ein Database- sowie ein Recordset-Objekt zum Speichern der Kontakte in der Datenbank deklariert. Für die Auslegung des Fortschrittsbalkens wird außerdem die Anzahl der Kontakte in dem ausgewählten Ordner ermittelt.<\/p>\n Der Hauptteil der Prozedur besteht aus einer Schleife, die alle in dem Ordner enthaltenen Objekte durchläuft. Innerhalb der Schleife werden nur Objekte des Typs olContact berücksichtigt. Das ist wichtig, da es in Kontakte-Ordnern auch andere Objekte gibt, wie z. B. Verteilerlisten. Mit der Funktion IstDuplikatVorhandenImport wird überprüft, ob bereits ein Datensatz mit identischem Namen vorhanden ist. Falls nicht, wird einfach ein neuer Datensatz angelegt und die Funktion EintraegeUebernehmen aufgerufen, die die entsprechenden Felder des Outlook-Kontaktes in den Datensatz schreibt. Falls ja, wird überprüft, welchen Importmodus der Anwender ausgewählt hat. Für jeden der drei Fälle wird die geeignete Aktion durchgeführt.<\/p>\n Quellcode 5 (Fortsetzung)<\/b><\/p>\n Die Funktion aus Quellcode 6 liest die einzelnen Eigenschaften der Kontakt-Objekte ein und schreibt sie in den aktuellen Datensatz. Dabei gibt es einige Besonderheiten:<\/p>\n Quellcode 6<\/b><\/p>\n Der Fortschrittsbalken ist mehr ein Gimmick. Er besteht lediglich aus einem grünen Rechteck-Steuerelement, das mit jedem Durchlauf um einen der Anzahl der einzulesenden Datensätze entsprechenden Bruchteil vergrößert wird.<\/p>\n Die vorliegende Musterlösung enthält wesentlich mehr Funktionen, als in diesem Beitrag im Detail beschrieben werden können.<\/p>\n Daher wurden für diesen Beitrag einige Themen herausgehoben, die nicht in jeder Musterlösung vorkommen, wie z. B. die Darstellung von Daten unterschiedlicher Art in Listenfeldern oder der Import von Kontaktdaten aus Outlook.<\/p>\n Um die vielen anderen Features wie z. B. die Erstellung und Steuerung der Menüleiste nachvollziehen zu können, sollten Sie sich einfach ein wenig in den in den Modulen der Datenbank enthaltenen Quellcode vertiefen – oder Sie warten das Erscheinen der nächsten Ausgabe von Access im Unternehmen ab.<\/p>\n Dort werden unter anderem der Einsatz der Menüleiste sowie die Erstellung der Formulare und Berichte beschrieben. <\/p>\n Mit der vorliegenden Beschreibung des Imports von Daten aus Outlook wird es Ihnen hoffentlich leicht fallen, eine ähnliche Funktion für den umgekehrten Weg zu implementieren.<\/p>\n Weitere mögliche Erweiterungen sind sicher die Berichte zur Anzeige der Stammdaten.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":" Die Verwaltung von Adressen ist eigentlich eine triviale Angelegenheit. Entweder man arbeitet mit Outlook und speichert dort seine Adressen oder man gibt sich gar nicht erst mit dem Computer ab und verwendet das gute alte Adressbüchlein. 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<\/p>\nImport aus Outlook<\/h2>\n
Hinweis<\/h3>\n
Import von Outlook-Kontakten<\/h2>\n
Praxis-Tipp<\/h3>\n
![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{01EF7B0D-F5F5-4190-B786-D16CD556FCB9}\/pic003.png\")
<\/p>\n![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{01EF7B0D-F5F5-4190-B786-D16CD556FCB9}\/pic004.png\")
<\/p>\nHinweis<\/h3>\n
Bearbeiten von Stammdaten<\/h2>\n
Stammdaten von Personen<\/h3>\n
![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{01EF7B0D-F5F5-4190-B786-D16CD556FCB9}\/pic005.png\")
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<\/p>\n![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{01EF7B0D-F5F5-4190-B786-D16CD556FCB9}\/pic007.png\")
<\/p>\nPraxis-Tipp<\/h3>\n
Hinweis<\/h3>\n
Stammdaten von Unternehmen<\/h3>\n
Praxis-Tipp<\/h3>\n
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<\/p>\nDetailsuche<\/h2>\n
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<\/p>\nHinweis<\/h3>\n
![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{01EF7B0D-F5F5-4190-B786-D16CD556FCB9}\/pic011.png\")
<\/p>\n![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{01EF7B0D-F5F5-4190-B786-D16CD556FCB9}\/pic012.png\")
<\/p>\nAdressen-Top-Ten<\/h2>\n
Besonderheiten<\/h3>\n
![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{01EF7B0D-F5F5-4190-B786-D16CD556FCB9}\/pic013.png\")
<\/p>\nVerschiedene Objektezusammenführen<\/h2>\n
![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{01EF7B0D-F5F5-4190-B786-D16CD556FCB9}\/pic014.png\")
<\/p>\nFeldnamen der Abfragenanpassen<\/h3>\n
![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{01EF7B0D-F5F5-4190-B786-D16CD556FCB9}\/pic015.png\")
<\/p>\nSELECT AdressID, Bezeichnung, Strasse, PLZ, Ort, Typ, Typbezeichnung, Telefon, \r\nTelefax, Mobil, EMail, '''' FROM qryPersonenGeschaeftlich\r\nUNION\r\nSELECT AdressID, Bezeichnung, Strasse, PLZ, Ort, Typ, Typbezeichnung, Telefon, \r\nTelefax, Mobil, EMail, Internetadresse FROM qryPersonenPrivat\r\nUNION \r\nSELECT AdressID, Bezeichnung, Strasse, PLZ, Ort, Typ, Typbezeichnung, Telefon, \r\nTelefax, Mobil, EMail, Internetadresse FROM qryUnternehmen;<\/pre>\n
Abfragen zusammenführen<\/h3>\n
Formular zur Anzeige derAdressliste<\/h2>\n
SELECT AdressID, Bezeichnung, Telefon, Telefax, EMail, Typbezeichnung, Typ FROM qryAdressen ORDER BY Bezeichnung<\/pre>\n
Private Sub cmdSucheStarten_Click()\r\n Dim strSQL As String\r\n Dim strWhere As String\r\n strSQL = \"SELECT AdressID, Bezeichnung, Telefon, \" _ & \"Telefax, EMail, Typbezeichnung, Typ FROM \" _ & \"qryAdressen\"\r\n If Me.ctlPersonenGeschaeftlich = 1 Then\r\n strWhere = strWhere & \"Typ = 2\"\r\n End If\r\n If Me.ctlPersonenPrivat = 1 Then\r\n If Len(strWhere) > 0 Then\r\n strWhere = strWhere & \" OR \"\r\n End If\r\n strWhere = strWhere & \"Typ = 1\"\r\n End If\r\n If Me.ctlUnternehmen = 1 Then\r\n If Len(strWhere) > 0 Then\r\n strWhere = strWhere & \" OR \"\r\n End If\r\n strWhere = strWhere & \"Typ = 3\"\r\n End If\r\n If Not Len(strWhere) = 0 Then\r\n strWhere = \" WHERE (\" & strWhere & \")\"\r\n End If\r\n If Len(Me.txtName) > 0 Then\r\n If Len(strWhere) = 0 Then\r\n strWhere = \" WHERE\"\r\n Else\r\n strWhere = strWhere & \" AND\"\r\n End If\r\n strWhere = strWhere & \" Bezeichnung LIKE ''*\" _ & Me.txtName & \"*''\"\r\n End If\r\n If Len(Me.txtOrt) > 0 Then\r\n If Len(strWhere) = 0 Then\r\n strWhere = \" WHERE\"\r\n Else\r\n strWhere = strWhere & \" AND\"\r\n End If\r\n strWhere = strWhere & \" Ort LIKE ''*\" _ & Me.txtOrt & \"*''\"\r\n End If\r\n strSQL = strSQL & strWhere\r\n strSQL = strSQL & \" ORDER BY Bezeichnung\"\r\n Me.lstAdressen.RowSource = strSQL\r\nEnd Sub<\/pre>\n
Kontrollieren derKontrollkästchen<\/h3>\n
![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{01EF7B0D-F5F5-4190-B786-D16CD556FCB9}\/pic016.png\")
<\/p>\nPrivate Sub PruefeKontrollkaestchen()\r\n If Me.ctlPersonenGeschaeftlich = False And _ Me.ctlPersonenPrivat = False _ And Me.ctlUnternehmen = False Then\r\n MsgBox \"Sie müssen mindestens eine Objektart \" _ & \" auswählen.\", vbOKOnly, _ \"Fehlende Objektart\"\r\n Cancel = True\r\n End If\r\nEnd Sub<\/pre>\n
Das Import-Formular<\/h2>\n
Voraussetzung: Verweis auf die Outlook-Objektbibliothek<\/h2>\n
Hinweis<\/h3>\n
Auswählen des Kontakte-Ordners<\/h2>\n
Private Sub cmdKontaktordnerAuswaehlen_Click()\r\n Dim olApplication As Outlook.Application\r\n Dim olNamespace As Outlook.NameSpace\r\n Dim olFolder As Outlook.MAPIFolder\r\n Dim olItems As Outlook.Items\r\n Dim olItem As Object\r\n Set olApplication = Outlook.Application\r\n Set olNamespace = olApplication.GetNamespace(\"MAPI\")\r\n Set olFolder = olNamespace.PickFolder\r\n If olFolder.DefaultItemType <> olContactItem Then\r\n MsgBox \"Dies ist kein Kontakte-Ordner. Die \" _ & \"Aktion wird abgebrochen.\", vbOKCancel _ + vbExclamation, \"Falscher Ordner\"\r\n Me.ogrImport.Enabled = False\r\n Me.cmdImportieren.Enabled = False\r\n Else\r\n Me.txtKontakteordner = olFolder.Name\r\n Me.txtEntryID = olFolder.EntryID\r\n Me.ogrImport.Enabled = True\r\n Me.cmdImportieren.Enabled = True\r\n End If\r\nEnd Sub<\/pre>\n
![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{01EF7B0D-F5F5-4190-B786-D16CD556FCB9}\/pic017.png\")
<\/p>\nFestlegen derImport-Parameter<\/h2>\n
Doppelte Kontakte – was nun<\/h3>\n
Hinweis<\/h3>\n
Private Sub cmdImportieren_Click()\r\n Dim olApplication As Outlook.Application\r\n Dim olNamespace As Outlook.NameSpace\r\n Dim olFolder As Outlook.MAPIFolder\r\n Dim olItems As Outlook.Items\r\n Dim olItem As Object\r\n Set olApplication = Outlook.Application\r\n Set olNamespace = olApplication.GetNamespace(\"MAPI\")\r\n Set olFolder = olNamespace.GetFolderFromID(Me.txtEntryID)\r\n Dim db As Database\r\n Dim rst As Recordset\r\n Dim AnzahlKontakte As Integer\r\n Dim i As Integer\r\n Dim AktuelleAdresse As Variant\r\n Me.txtStatus.Enabled = True\r\n Me.ogrImportieren.Enabled = True\r\n Set olItems = olFolder.Items\r\n Set db = CurrentDb\r\n Set rst = db.OpenRecordset(\"tblAdressen\", dbOpenDynaset)\r\n AnzahlKontakte = olItems.Count\r\n i = 0<\/pre>\n
![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{01EF7B0D-F5F5-4190-B786-D16CD556FCB9}\/pic018.png\")
<\/p>\n For Each olItem In olItems\r\n i = i + 1\r\n If olItem.Class = olContact Then\r\n AktuelleAdresse = IstDuplikatVorhandenImport(olItem.FirstName, _ olItem.LastName)\r\n If AktuelleAdresse = False Then\r\n rst.AddNew\r\n EintraegeUebernehmen rst, olItem\r\n rst.Update\r\n Else\r\n Select Case Me.ogrImport\r\n Case 1\r\n rst.FindFirst \"AdressID = \" & AktuelleAdresse\r\n rst.Edit\r\n EintraegeUebernehmen rst, olItem\r\n Debug.Print \"Hauptprozedur: \" & rst!EMail\r\n rst.Update\r\n Case 3\r\n DoCmd.OpenForm \"frmSynchronisation\", Windowmode:=acDialog, _ WhereCondition:=\"AdressID = \" & AktuelleAdresse\r\n If IstFormularGeoeffnet(\"frmSynchronisation\") Then\r\n If Not Forms!frmSynchronisation!ogrSynchronisation = 1 _ Then\r\n rst.FindFirst \"AdressID = \" & AktuelleAdresse\r\n rst.Edit\r\n EintraegeUebernehmen rst, olItem\r\n rst.Update\r\n End If\r\n DoCmd.Close acForm, \"frmSynchronisation\"\r\n End If\r\n End Select\r\n End If\r\n End If\r\n DoEvents\r\n Me.recFortschrittsbalken.Width = Me.recLaenge.Width \/ AnzahlKontakte * i\r\n Me.txtStatus = i & \" von \" & AnzahlKontakte & \" eingelesen.\"\r\n Next olItem\r\n Me.cmdBeenden.Enabled = True\r\nEnd Sub<\/pre>\n
Die Funktion EintraegeUebernehmen<\/h3>\n
Public Function EintraegeUebernehmen(rst As Recordset, _ olItem As Object)\r\n rst!EntryID = olItem.EntryID\r\n rst!AnredeID = AnredeErmitteln(olItem.Title)\r\n rst!Vorname = olItem.FirstName\r\n rst!Nachname = olItem.LastName\r\n rst!Strasse = olItem.HomeAddressStreet\r\n rst!PLZ = olItem.HomeAddressPostalCode\r\n rst!Ort = olItem.HomeAddressCity\r\n rst!Telefon = olItem.HomeTelephoneNumber\r\n rst!Telefax = olItem.HomeFaxNumber\r\n rst!Mobil = olItem.MobileTelephoneNumber\r\n rst!EMail = EMailErmitteln(\"cboEMail\", olItem)\r\n rst!Internetadresse = olItem.WebPage\r\n If Not olItem.Birthday = \"1\/1\/4501\" Then\r\n rst!Geburtsdatum = olItem.Birthday\r\n End If\r\n rst!UnternehmenID = _ CInt(UnternehmenErmitteln(olItem))\r\n rst!Abteilung = olItem.Department\r\n rst!PositionID = PositionErmitteln(olItem.JobTitle)\r\n rst!TelefonGeschaeftlich = _ olItem.BusinessTelephoneNumber\r\n rst!TelefaxGeschaeftlich = olItem.BusinessFaxNumber\r\n rst!EMailGeschaeftlich = _ EMailErmitteln(\"cboEMailGeschaeftlich\", olItem)\r\nEnd Function<\/pre>\n
Der Fortschrittsbalken<\/h3>\n