{"id":55000114,"date":"2003-08-01T00:00:00","date_gmt":"2020-05-06T15:17:28","guid":{"rendered":"http:\/\/access-im-unternehmen.aix-dev.de\/aiu\/?p=114"},"modified":"-0001-11-30T00:00:00","modified_gmt":"-0001-11-30T00:00:00","slug":"Formatvorlagen_fuer_Formulare_und_Berichte","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/access-im-unternehmen.de\/Formatvorlagen_fuer_Formulare_und_Berichte\/","title":{"rendered":"Formatvorlagen f&uuml;r Formulare und Berichte"},"content":{"rendered":"<p><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" src=\"http:\/\/vg02.met.vgwort.de\/na\/7706bb622e504e889ba181bc7c95c985\" width=\"1\" height=\"1\" alt=\"\"><\/p>\n<p><b>Andr&eacute; Minhorst, Duisburg<\/b><\/p>\n<p><b>Wenn Sie mit Access arbeiten, ist Ihnen Word sicher nicht fremd. Mit Word erstellen Sie schnell und einfach Dokumente mit einem einheitlichen Aussehen. Das geht am einfachsten mit Hilfe von Formatvorlagen, mit denen Sie einem Absatz per Mausklick eine Reihe vordefinierter Formateigenschaften zuweisen k&ouml;nnen. Access bietet eine &auml;hnliche Funktion zum schnellen Formatieren von Steuerelementen in Formularen und Berichten.<\/b><\/p>\n<p>Formulare und Berichte sind die Schnittstellen zwischen der Datenbankanwendung und dem Benutzer. Neben der Funktionalit&auml;t ist ein ergonomisches und optisch ansprechendes &auml;u&szlig;eres dieser Objekte Voraussetzung f&uuml;r eine harmonische Beziehung zwischen Benutzer und Anwendung.<\/p>\n<h3>Hinweis<\/h3>\n<p>&#8222;Ergonomisches &auml;u&szlig;eres&#8220; bezieht sich im vorliegenden Beitrag auf die Lesefreundlichkeit und &uuml;bersicht der Elemente des Formulars oder Berichts und nicht auf eine f&uuml;r den Arbeitsablauf sinnvolle Anordnung der Steuerelemente. <\/p>\n<p>Das Aussehen der Steuerelemente und deren Anordnung zueinander erfolgt m&ouml;glichst in der letzten Entwicklungsphase. Eine Anpassung der Steuerelemente zu einem fr&uuml;heren Zeitpunkt f&uuml;hrt oft zu Mehraufwand, falls Sie nachtr&auml;glich Steuerelemente hinzuf&uuml;gen oder entfernen und dadurch das Layout teilweise oder komplett &uuml;berarbeiten m&uuml;ssen.<\/p>\n<h3>Ziel einer Formatvorlage<\/h3>\n<p>Eine Word-Formatvorlage soll nicht nur innerhalb eines Dokuments f&uuml;r ein einheitliches Aussehen sorgen, sondern auch das Aussehen verschiedener Dokumente homogenisieren.<\/p>\n<p>In einer Datenbankanwendung gilt das Gleiche. Gleiche Steuerelemente wie Bezeichnungsfelder, Textfelder etc. sollen in allen Formularen bzw. der Anwendung das gleiche Format haben.<\/p>\n<p>Einige Eigenschaften wie die Hintergrundfarbe von Formularbereichen sind innerhalb eines Formulars immer gleich, da nur einmal vorhanden. Es sollten aber in allen Formularen gleiche Hintergrundfarben f&uuml;r gleiche Bereiche verwendet werden.<\/p>\n<p>Unterschiedliche Berichte k&ouml;nnen in Abh&auml;ngigkeit vom Zweck ein unterschiedliches Format erfordern, aber innerhalb eines einzelnen Berichtes sollte Konsistenz bez&uuml;glich Eigenschaften wie z. B. der Schriftart herrschen.<\/p>\n<p>Die Formatvorlagen f&uuml;r Formulare und Berichte unter Access sind nicht so komfortabel wie Formatvorlagen in Word. Es stehen nur wenige Funktionen zur Verf&uuml;gung:<\/p>\n<li>Schriftart, Rahmen oder Farbe von Standard-Formatvorlagen oder benutzerdefinierten Formatvorlagen anwenden<\/li>\n<p><IMG height=\"366\" src=\"..\/fileadmin\/_temp_\/{32361B08-654F-4A09-BCF5-E7108CC405C6}\/pic001.png\" width=\"500\" border=\"0\"><\/p>\n<p><b><\/b><\/p>\n<p><b><span style=\"color:darkgrey\">Bild 1:  Ein per Autoformat angepasstes Formular<\/span><\/b><\/p>\n<li>Formate des aktuellen Formulars oder Berichts in eine neue oder bestehende Formatvorlage &uuml;bernehmen<\/li>\n<p>Die einzelnen Eigenschaften k&ouml;nnen nicht manuell festgelegt werden. Zum Anpassen eines Autoformats verwenden Sie Referenzformulare bzw. -berichte, deren Eigenschaften Sie &auml;ndern und anschlie&szlig;end in das Autoformat &uuml;bertragen.<\/p>\n<h2>Autoformat auf die Schnelle<\/h2>\n<p>Sie k&ouml;nnen die Steuerelemente und Bereiche von Formularen und Berichten mit zwei Mausklicks in einen einheitlichen Zustand &uuml;berf&uuml;hren.<\/p>\n<p><b><span style=\"color:darkgrey\">Bild 2:  Die Schaltfl&auml;che Autoformat<\/span><\/b><\/p>\n<p><IMG height=\"272\" src=\"..\/fileadmin\/_temp_\/{32361B08-654F-4A09-BCF5-E7108CC405C6}\/pic002.png\" width=\"488\" border=\"0\"><\/p>\n<p><b><\/b><\/p>\n<p><b><span style=\"color:darkgrey\">Bild 3:  Der Autoformat-Dialog von Access<\/span><\/b><\/p>\n<h3>Hinweis<\/h3>\n<p>Die nachfolgend beschriebenen Beispiele k&ouml;nnen Sie anhand der Nordwind-Datenbank nachvollziehen. <\/p>\n<p><!--30percent--><\/p>\n<p>&ouml;ffnen Sie das Formular Artikel der Nordwind-Datenbank in der Entwurfsansicht. Klicken Sie auf die Schaltfl&auml;che Autoformat der Format-Symbolleiste oder w&auml;hlen Sie aus der Men&uuml;leiste den Eintrag Format\/Autoformat aus (siehe Bild 2).<\/p>\n<p>Im linken Bereich des Dialogs Autoformat finden Sie alle vorhandenen Formatvorlagen (siehe Bild 3). Markieren Sie den gew&uuml;nschten Eintrag und klicken Sie auf die Schaltfl&auml;che OK, um die Formatvorlage anzuwenden.<\/p>\n<p>Der Assistent passt die Steuerelemente und Bereiche des Formulars entsprechend der Vorschau an (siehe Bild 1).<\/p>\n<p>Die eingebauten Autoformate werden kaum f&uuml;r Ihre Bed&uuml;rfnisse ausreichen, sodass Sie sich ein eigenes zusammenstellen oder eines der vorhandenen anpassen werden.<\/p>\n<p>Mit dem Autoformat-Assistenten k&ouml;nnen Sie neue Autoformate anlegen und bestehende Autoformate anpassen und l&ouml;schen.<\/p>\n<h2>Autoformat anlegen<\/h2>\n<p>Um eine neue Formatvorlage zu definieren, erstellen Sie im Detailbereich eines neuen Formulars je ein Exemplar der zu formatierenden Steuerelemente mit den gew&uuml;nschten Formateigenschaften.<\/p>\n<h3>Praxis-Tipp<\/h3>\n<p>Das Autoformat &uuml;bernimmt nur die Formateigenschaften f&uuml;r vorhandene Steuerelemente. Wenn Sie bestimmte Steuerelemente wie z. B. das Bild-Steuerelement nie verwenden, m&uuml;ssen Sie es nicht in die Autoformat-Funktion einbeziehen. <\/p>\n<p><IMG height=\"235\" src=\"..\/fileadmin\/_temp_\/{32361B08-654F-4A09-BCF5-E7108CC405C6}\/pic003.png\" width=\"468\" border=\"0\"><\/p>\n<p><b><\/b><\/p>\n<p><b><span style=\"color:darkgrey\">Bild 4:  Ausw&auml;hlen der Anpassungsoptionen<\/span><\/b><\/p>\n<p>Kopieren Sie alle Steuerelemente in die anderen Formular- bzw. Berichtsbereiche. Wenn die Steuerelemente in den anderen Bereichen ein anderes Format haben sollen, passen Sie es entsprechend an.<\/p>\n<p>Legen Sie auch die Hintergrundfarbe der einzelnen Bereiche des Formulars fest. Anschlie&szlig;end erstellen Sie mit dem Autoformat-Assistenten das neue Autoformat:<\/p>\n<li>&ouml;ffnen Sie das Formular oder den Bericht mit den Referenzsteuerelementen.<\/li>\n<li>Starten Sie den Autoformat-Assistenten.<\/li>\n<li>Bet&auml;tigen Sie die Anpassen&#8230;-Schaltfl&auml;che per Mausklick.<\/li>\n<li>W&auml;hlen Sie im Dialog Autoformat anpassen (siehe Bild 4) die erste Option aus und best&auml;tigen Sie die Eingabe mit OK.<\/li>\n<li>Geben Sie eine Bezeichnung f&uuml;r die Formatvorlage ein (siehe Bild 5). (<\/li>\n<p><IMG height=\"106\" src=\"..\/fileadmin\/_temp_\/{32361B08-654F-4A09-BCF5-E7108CC405C6}\/pic004.png\" width=\"390\" border=\"0\"><\/p>\n<p><b><\/b><\/p>\n<p><b><span style=\"color:darkgrey\">Bild 5:  Eingeben eines neuen Stilnamens<\/span><\/b><\/p>\n<p>F&uuml;r das Anlegen und Anpassen von Autoformaten gilt:<\/p>\n<li>Die Formateigenschaften werden nur f&uuml;r vorhandene Steuerelemente &uuml;bernommen.<\/li>\n<li>Wenn mehrere Steuerelemente gleichen Typs vorhanden sind, entscheidet die Aktivierreihenfolge, welches Steuerelement die Formateigenschaften f&uuml;r diesen Typ liefert.<\/li>\n<h2>Autoformat anpassen<\/h2>\n<p>Wenn Sie die zweite Option des Dialogs Autoformat anpassen ausw&auml;hlen, werden die Eigenschaften eines bestehenden Autoformats mit den Formaten des aktuellen Formulars bzw. Berichts &uuml;berschrieben.<\/p>\n<p>Die Formateigenschaften des Autoformats werden nur f&uuml;r die im aktuellen Objekt enthaltenen Steuerelemente &uuml;berschrieben. Wenn das aktuelle Objekt z. B. nur ein Textfeld enth&auml;lt, bleiben die Formateigenschaften der &uuml;brigen Steuerelementtypen des Autoformats unber&uuml;hrt.<\/p>\n<h2>Autoformat l&ouml;schen<\/h2>\n<p>Wenn Sie im Dialog Autoformat anpassen die dritte Option ausw&auml;hlen und die Auswahl mit OK best&auml;tigen, entfernt der Assistent das Autoformat ohne Anzeige einer L&ouml;schbest&auml;tigung.<\/p>\n<p>Ein Autoformat kann auf verschiedene Arten verloren gehen.<\/p>\n<p>Entweder Sie l&ouml;schen es, wie weiter oben beschrieben, oder Sie verlieren die Informationen durch Neuinstallation des Rechners bzw. &uuml;bertragen der Datenbank auf einen anderen Rechner.<\/p>\n<p>Zur Vorbeugung sollten Sie das Formular bzw. den Bericht, mit dem Sie das Autoformat angelegt haben, in einer separaten Datenbank sichern.<\/p>\n<p>So k&ouml;nnen Sie das Autoformat jederzeit wieder herstellen. Sie m&uuml;ssen nur die Datenbank mit den Referenzobjekten &ouml;ffnen und die Autoformate mit dem Autoformat-Assistenten wieder aktivieren.<\/p>\n<p>Im Optimalfall erfolgt die Anwendung eines Autoformats wie bereits beschrieben mit zwei Mausklicks.<\/p>\n<p>Das setzt voraus, dass alle gleichartigen Steuerelemente auch die gleichen Formateigenschaften erhalten sollen &#8211; was nicht immer unbedingt zutrifft.<\/p>\n<h2>Autoformat einzelnerSteuerelemente<\/h2>\n<p>Das ist besonders bei Beschriftungsfeldern nicht immer der Fall. Beschriftungsfelder k&ouml;nnen f&uuml;r die Anzeige von &uuml;berschriften, allein stehende Texte und Bezeichnungsfelder verwendet werden.<\/p>\n<p>Falls Sie f&uuml;r einen Steuerelementtypen wie in obigem Fall mehrere Formate ben&ouml;tigen, m&uuml;ssen Sie f&uuml;r jeden Untertyp ein eigenes Autoformat anlegen.<\/p>\n<p>Gruppieren Sie die gleichartigen Steuerelemente und f&uuml;hren Sie die entsprechende Autoformatierung durch.<\/p>\n<h2>Autoformat einzelner Bereiche<\/h2>\n<p>Neben einzelnen Steuerelementen k&ouml;nnen Sie auch komplette Bereiche markieren und per Autoformat formatieren.<\/p>\n<p>Beachten Sie, dass Sie beim Definieren eines Autoformats die Formateigenschaften f&uuml;r die Steuerelemente in allen erforderlichen Bereichen (Detailbereich, Formularkopf, Formularfu&szlig;, Seitenkopf, Seitenfu&szlig; etc.) sowie deren Eigenschaften selbst festlegen.<\/p>\n<h2>Unber&uuml;cksichtigte Steuerelemente<\/h2>\n<p>Wenn Sie ein Autoformat auf ein Formular mit Steuerelementarten anwenden, f&uuml;r die das Autoformat keine Formatierungen enth&auml;lt, erscheint ein Dialog &auml;hnlich Bild 6).<\/p>\n<p>Der Dialog enth&auml;lt zwei Optionen:<\/p>\n<li>Formateigenschaften eines der in dem Autoformat definierten Steuerelements ausw&auml;hlen<\/li>\n<li>keine Formatierung anwenden<\/li>\n<p><IMG height=\"166\" src=\"..\/fileadmin\/_temp_\/{32361B08-654F-4A09-BCF5-E7108CC405C6}\/pic005.png\" width=\"390\" border=\"0\"><\/p>\n<p><b><\/b><\/p>\n<p><b><span style=\"color:darkgrey\">Bild 6:  Fehlende Stile erg&auml;nzen<\/span><\/b><\/p>\n<h3>Hinweis<\/h3>\n<p>Wenn ein Objekt Steuerelemente in einem Bereich enth&auml;lt, f&uuml;r den das Autoformat gar keine Formatierungen bereitstellt, erscheint ein Meldungsfenster mit dem Hinweis, die entsprechenden Steuerelemente von Hand zu formatieren und das Autoformat anschlie&szlig;end zu aktualisieren. <\/p>\n<h2>Anlegen neuer Steuerelemente<\/h2>\n<p>Wenn Sie die Formateigenschaften der Steuerelemente eines Formulars oder Berichts einmal per Autoformat eingestellt haben, werden alle neu angelegten Steuerelemente ebenfalls mit diesen Formateigenschaften angelegt.<\/p>\n<p>Wenn sich die Formateigenschaften der Steuerelemente auf den Formularen oder Berichten Ihrer Anwendungen von den Standardeigenschaften unterscheiden, kann die Autoformat-Funktion einige Arbeitsschritte sparen helfen.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Wenn Sie mit Access arbeiten, ist Ihnen Word sicher nicht fremd. 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