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André Minhorst, Duisburg<\/b><\/p>\n
Wenn Sie Ihren Anwendern wahren Luxus gönnen möchten, spendieren Sie ihnen doch einfach mal die einfache Möglichkeit, einen Bericht nach eigenen Wünschen zu gruppieren, ohne sich gleich in Access einarbeiten zu müssen. Das brauchen Sie nicht, da Sie lieber zahllose unterschiedliche Berichte mit allen denkbaren Gruppierungs- und Sortierungskombinationen programmieren Und was passiert, wenn sich das Corporate Design Ihres Kunden einmal ändert Im vorliegenden Beitrag lernen Sie, wie Sie mit ein wenig VBA das Maximum aus einem einzigen Bericht herausholen können.<\/b><\/p>\n
Der vorliegende Beitrag verwendet die in einem weiteren Beitrag dieser Ausgabe beschriebene Musterlösung Einnahmen-überschussrechnung mit Access als Beispieldatenbank. Dabei wird besonderes Augenmerk auf das Formular frmAuswertung und den Bericht rptAuswertungVBA gerichtet.<\/p>\n
Sie finden die Beispieldatenbank in Versionen für Access 97 (Eü97.mdb), Access 2000 und höher (Eü2000.mdb) auf der beiliegenden Heft-CD. <\/p>\n
Bevor Sie per VBA auf Berichtsbereiche oder darin enthaltene Steuerelemente zugreifen können, müssen Sie diese zunächst einmal mit Namen kennen. Dazu verwenden Sie die Prozedur aus Quellcode 1.<\/p>\n
Die Prozedur gibt alle Section-Elemente des Berichtes mit dem angegebenen Namen aus. Die Ausgabe sieht beispielsweise wie in Bild 1 aus.<\/p>\n
Mit der Kenntnis der Namen der einzelnen Bereiche eines Berichts können Sie beispielsweise einen Bereich ein- oder ausblenden. Wenn Sie dies zur Laufzeit tun möchten, benötigen Sie optimalerweise ein Formular, das alle Berichtsbereiche anzeigt und Steuerelemente zum Einstellen der gewünschten Eigenschaften bereitstellt.<\/p>\n
Eine weitere interessante Information ist die Gruppierungsebene. Diese und weitere Informationen erhalten Sie mit der Prozedur aus Quellcode 2. Achten Sie bei ihrer Verwendung darauf, dass der gewünschte Bericht auch geöffnet ist.<\/p>\n
![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{89C4BBF7-0920-4BB0-9E4C-930FF64B4081}\/pic001.png\")
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Bild 1: Ausgabe der Bereiche eines Berichts<\/span><\/b><\/p>\n Obwohl das Einrichten von Gruppierungen über den herkömmlichen Weg nicht besonders kompliziert ist, erfordert es doch ein gewisses Maß an Know-how. Das können Sie von den Endanwendern Ihrer Datenbank natürlich nicht erwarten, sofern diese nicht über Access-Kenntnisse verfügen. Um die Anwender dennoch zufrieden zu stellen, haben Sie zwei Möglichkeiten:<\/p>\n Quellcode 1<\/b><\/p>\n Quellcode 2<\/b><\/p>\n Da die erste Variante eher konventionell ist, lernen Sie hier die zweite Methode kennen. Dazu erstellen Sie zunächst ein Formular, mit dem Sie den Zeitraum sowie die Gruppierungen auswählen können.<\/p>\n Das Formular hat zwei Funktionen. Es dient der Auswahl eines Zeitraums für die auszugebenden Geschäftsvorfälle sowie der Festlegung von Gruppierungsoptionen. <\/p>\n Das Formular soll wie in Bild 2 aussehen. Der obere Bereich dient zum Festlegen des anzuzeigenden Zeitraums. Im unteren Bereich kann festgelegt werden, nach welchen Kriterien überhaupt gruppiert werden soll und in welcher Reihenfolge. Für das Gruppierungskriterium kann außerdem das Gruppierungsintervall festgelegt werden.<\/p>\n Die beiden Schaltflächen mit den Pfeilen dienen dem Vertauschen der Reihenfolge der Gruppierungskriterien. Man hätte auch einfach ein Textfeld zum Eintragen von Zahlen zur Angabe der Reihenfolge verwenden können, aber das Auge isst schließlich auch mit.<\/p>\n Wenn Sie mehr als zwei unterschiedliche Gruppierungen verwenden möchten, wird die Programmierung natürlich etwas aufwändiger.<\/p>\n Für weitere Informationen sehen Sie sich den Entwurf des Formulars und die darin verwendeten Prozeduren an.<\/p>\n Die Einstellung des gewünschten Zeitraums im Bericht erfolgt über die Zuweisung einer entsprechenden WhereCondition beim Aufruf des Formulars.<\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 2: Berichtsoptionen einstellen per Formular<\/span><\/b><\/p>\n Wesentlich interessanter ist die Einstellung der Gruppierungen anhand der im Formular festgelegten Informationen.<\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 3: Der Bericht rptAuswertung_Rohfassung in der Entwurfsansicht<\/span><\/b><\/p>\n Der vorliegende Bericht rptAuswertungVBA soll zwischen null und zwei Gruppierungsebenen aufweisen, die mit dem im vorherigen Kapitel beschriebenen Formular festgelegt werden.<\/p>\n Es gibt zwei Möglichkeiten, einen Bericht dynamisch zu gruppieren:<\/p>\n Die erste Möglichkeit ist sehr viel programmieraufwändiger als die zweite. Jedes Steuerelement muss zentimetergenau eingesetzt werden und der Zeitaufwand für die Anpassung des Berichtes zur Laufzeit ist im Vergleich zur zweiten Lösung sehr hoch. Der wichtigste Punkt aber ist, dass der Bericht definitiv in der Entwurfsansicht geöffnet werden muss. Das ist aber beispielsweise in einer .mde-Datenbank nicht möglich. Daher wird nachfolgend die zweite Variante beschrieben.<\/p>\n <\/p>\n Hinzufügen von Gruppierungen<\/b><\/p>\n Der erste Schritt besteht darin, die gewünschte Menge Gruppierungsebenen anzulegen und diese mit den entsprechenden leeren Steuerelementen zu versehen. Gleichzeitig können Sie die Gruppenköpfe und Gruppenfüße farblich oder auf andere Weise optisch hervorheben.<\/p>\n Wenn Sie die nachfolgenden Schritte nachvollziehen möchten, verwenden Sie den Bericht rptAuswertung_Rohfassung aus der Musterlösung.<\/p>\n Der Bericht zeigt die einzelnen Geschäftsvorfälle mit den Netto- und Bruttoumsätzen und einigen weiteren Zahlen an (siehe Bild 3). Im Berichtsfuß werden die Beträge addiert.<\/p>\n Nun fügen Sie dem Bericht drei Sortierungen beziehungsweise Gruppierungen hinzu. Wie diese angeordnet sind, zeigt Abb. 4.<\/p>\n Tab. 1 zeigt, welche der Einträge im Dialog Sortieren und Gruppieren einen Gruppenkopf und einen Gruppenfuß enthalten müssen. Die Einträge befinden sich in der gleichen Reihenfolge wie in Bild 4.<\/p>\n Der linke Teil des Berichts mit den Gruppierungen sieht nun wie in Bild 5 aus.<\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 4: Manuell angelegte Gruppierungen<\/span><\/b><\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 5: Frisch gruppiert ist halb gewonnen …<\/span><\/b><\/p>\n Möglicherweise fragen Sie sich, warum nun doch Gruppierungen nach festen Werten angelegt werden. Der Grund ist, dass Sie ja nach irgendetwas gruppieren müssen, damit Sie die Gruppierungen nachher per Code anpassen können. Theoretisch könnten Sie auch in allen Ebenen nach dem Datum oder anderen Feldern der Datenherkunft gruppieren. <\/p>\n Feld\/Ausdruck<\/b><\/p>\n<\/td>\n Gruppenkopf<\/b><\/p>\n<\/td>\n Gruppenfuß<\/b><\/p>\n<\/td>\n<\/tr>\n GeschaeftsvorfallartID<\/p>\n<\/td>\n ja<\/p>\n<\/td>\n ja<\/p>\n<\/td>\n<\/tr>\n Datum<\/p>\n<\/td>\n ja<\/p>\n<\/td>\n ja<\/p>\n<\/td>\n<\/tr>\n Datum<\/p>\n<\/td>\n nein<\/p>\n<\/td>\n nein<\/p>\n<\/td>\n<\/tr>\n<\/table>\n Tab. 1: Gruppierungseigenschaften<\/b><\/p>\n Nun fügen Sie den neu erzeugten Gruppenköpfen und Gruppenfüßen Dummy-Steuerelemente hinzu, die anschließend entsprechend den Einstellungen im Formular frmAuswertung gefüllt werden. Dazu legen Sie in jedem Bereich ein entsprechend großes, leeres Textfeld an und benennen es entsprechend dem Gruppierungslevel.<\/p>\n Den Gruppierungslevel ermitteln Sie mit der Prozedur aus Quellcode 2, die Sie zu Beginn des Beitrags kennen gelernt haben. Das Ergebnis für den Bericht rptAuswertung_Rohfassung im derzeitigen Zustand sieht wie in Bild 6 aus.<\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 6: Gruppeninformationen<\/span><\/b><\/p>\n Entsprechend den Gruppenlevels sollten Sie die Beschriftung wie in Bild 7 festlegen. Kopieren Sie außerdem die Summenfelder aus dem Berichtsfuß in die neu hinzugefügten Gruppenfüße.<\/p>\n Wenn Sie die Summenfelder später in einer Gruppierung nicht benötigen, können Sie diese immer noch unsichtbar machen.<\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 7: Beschriftung der Textfelder der Gruppenköpfe und Gruppenfüße<\/span><\/b><\/p>\n Wenn Sie nun in die Vorschauansicht wechseln, werden Sie vermutlich erschrecken. Der Bericht sieht etwas unordentlich aus, da vor allem noch die Trennlinien zwischen Gruppierungsköpfen und Gruppierungsfüßen sowie dem Detailbereich fehlen. Fügen Sie diese Trennlinien nach Ihren eigenen Vorstellungen hinzu. <\/p>\n Der letzte Schritt besteht darin, den Bericht mit VBA-Prozeduren zum Auslesen und Umsetzen der im Formular angegebenen Gruppierungseinstellungen auszurüsten.<\/p>\n Aktivieren und Deaktivieren der Gruppenköpfe und Gruppenfüße<\/b><\/p>\n Die Anzeige der Gruppenköpfe und Gruppenfüße erfolgt in der Prozedur, die durch das Ereignis Beim öffnen des Berichts ausgelöst wird (s. Quellcode 3). Die Prozedur überprüft zunächst, ob das Formular frmAuswertung geöffnet ist. Falls nicht, erscheint eine entsprechende Meldung und der Bericht wird wieder geschlossen.<\/p>\n Die weiteren Anweisungen ermitteln zunächst, welche der Gruppierungen im Formular aktiviert sind.<\/p>\n Wenn beide aktiviert sind, wird über die Eigenschaft Top der entsprechenden Steuerelemente die Reihenfolge ermittelt.<\/p>\n Je nach den getroffenen Einstellungen werden drei unterschiedliche Prozeduren aufgerufen. Die drei Prozeduren dienen dem Aktivieren der beiden Gruppierungen und dem Deaktivieren einer Gruppierung.<\/p>\n Beim Aufruf der Prozeduren wird entsprechend den Einstellungen ein Parameter verwendet, der entweder den Wert 0 oder 1 hat.<\/p>\n Der Parameter gibt an, für welche der beiden Gruppierungen die entsprechende Prozedur durchgeführt wird.<\/p>\n Die Prozedur GruppeDeaktivieren dient zum Deaktivieren der mit dem Parameter Gruppierungsebene übergebenen Gruppierungsebene (s. Quellcode 4).<\/p>\n Quellcode 3<\/b><\/p>\n Ist der Wert 0, werden der Gruppenkopf und der Gruppenfuß der äußeren Gruppierung unsichtbar gemacht, im Falle des Wertes 1 die entsprechenden Bereiche der inneren Gruppierung. Die hier verwendeten Namen für die Bereiche wie zum Beispiel Gruppenkopf0 sind nicht einheitlich. Sie sollten daher in der Entwurfsansicht des Berichts auf den entsprechenden Bereich klicken und den im Eigenschaftsfenster erscheinenden Namen verwenden.<\/p>\n Die Prozedur aus Quellcode 5 dient der Aktivierung der Gruppierung nach dem Datum beziehungsweise dem entsprechenden Intervall. Je nach der übergebenen Gruppierungsebene wird die innere oder äußere Gruppierung auf den Wert Datum für die Eigenschaft ControlSource eingestellt. Außerdem wird mit dem Parameter intGruppierungNach das Intervall übergeben, nach dem gruppiert werden soll – also Monat, Quartal oder Jahr.<\/p>\n Die Eigenschaft KeepTogether sorgt mit dem Wert 1 dafür, dass Gruppen auf einer Seite zusammengehalten werden.<\/p>\n Quellcode 4<\/b><\/p>\n Quellcode 5<\/b><\/p>\n Quellcode 6<\/b><\/p>\n Quellcode 7<\/b><\/p>\n Die Prozedur GruppierungEingangAusgang stellt die mit dem Parameter Gruppierungsebene übergebene Gruppierungsebene auf den Wert GeschaeftsvorfallartID für den Wert ControlSource ein (s. Quellcode 6).<\/p>\n Festlegen der Beschriftungen<\/b><\/p>\n Das Füllen der in den einzelnen Bereichen als Dummy angelegten Textfelder kann erst in der Ereignisprozedur Beim Formatieren des jeweiligen Kopfbereichs erfolgen. Dabei wird jeweils eine Prozedur wie in Quellcode 7 angelegt.<\/p>\n Für den zweiten Kopfbereich müssen Sie natürlich noch den Gruppenlevel und die übergebenen Parameter anpassen.<\/p>\n Quellcode 8<\/b><\/p>\n Die Prozedur überprüft, welchen Wert die Eigenschaft ControlSource der jeweiligen Gruppierungsebene hat. Abhängig davon ruft es entweder die Prozedur KopfUndFussDatum oder KopfUndFussEingangAusgang auf (s. Quellcode 8).<\/p>\n Diese beiden Prozeduren schreiben die gewünschten Werte in die Textfelder in den Gruppierungsköpfen und Gruppierungfüßen. Stellvertretend soll hier die Prozedur zum Eintragen der Informationen über die Geschäftsvorfallart vorgestellt werden. Die andere Variante ist etwas komplizierter, da sie noch das Gruppierungsintervall für die Datumsgruppierung auswerten muss. <\/p>\n Die Prozedur KopfUndFussEingangAusgang erwartet als Parameter die Gruppierungsebene, also 0 oder 1. <\/p>\n Mit einer DLookup-Funktion wird die Bezeichnung der Geschäftsvorfallart der aktuellen Gruppierung ermittelt und in das angegebene Textfeld eingetragen.<\/p>\n Das Gleiche geschieht auch im Fußbereich. Hier wird lediglich noch der Zusatz „Summe“ hinzugefügt.<\/p>\n Testen der Gruppierungen<\/b><\/p>\n Sie können nun die unterschiedlichen, im Formular frmAuswertung einstellbaren Gruppierungen ausprobieren.<\/p>\n Die hier vorgestellten Techniken sind relativ fortgeschritten und für Einsteiger sicher nicht besonders gut nachvollziehbar. Wenn Sie Ihre Ansprüche jedoch so weit entwickelt haben, dass Sie den Benutzern Ihrer Anwendungen das Aneignen von Spezialkenntnissen ersparen wollen, indem Sie ihnen die Möglichkeit benutzerdefinierter Gruppierungen in Berichten bieten, ohne zahllose neue Berichte programmieren zu müssen, können Sie von diesem Beitrag mit Sicherheit profitieren.<\/p>\n Wenn Sie dennoch den Eindruck haben, es sei sinnvoller, dem Benutzer für jede gewünschte Gruppierungskombination einen eigenen Bericht zu erstellen, dann führen Sie sich nur einmal den Aufwand vor Augen, den änderungswünsche des Kunden zum Beispiel am Layout des Berichts nach sich ziehen würden.<\/p>\n Eine mögliche weitere Aufgabe ist die Umsetzung ähnlicher Anwendungen für mehr als zwei Gruppierungen. Hier könnten noch wesentlich trickreichere Ansätze verwendet werden. So könnten Sie die zur Verfügung stehenden Gruppierungsmöglichkeiten für einen Bericht in einer speziellen Tabelle speichern und die Gruppierungen je nach Bericht dynamisch zur Auswahl stellen.<\/p>\n Enthaltene Beispieldateien:<\/p>\n GruppierungPerVBA.accdb<\/p>\n GruppierungPerVBA.mdb<\/p>\nPublic Function BerichtsbereicheAusgeben(Bericht As _ String)\r\n On Error Resume Next\r\n Dim i As Integer\r\n i = 0\r\n Do While Err.Number = 0\r\n Debug.Print i, Reports(Bericht).Section(i).Name\r\n i = i + 1\r\n Loop\r\nEnd Function<\/pre>\n
Public Sub GruppierungsinformationenAusgeben _ (Berichtsname As String)\r\n On Error Resume Next\r\n Dim i As Integer\r\n Dim rpt As Report\r\n Set rpt = Reports(Berichtsname)\r\n i = 0\r\n Do While Not Err.Number > 0\r\n Debug.Print i, _ rpt.GroupLevel(i).ControlSource, _ rpt.GroupLevel(i).GroupFooter, _ rpt.GroupLevel(i).GroupHeader\r\n i = i + 1\r\n Loop\r\nEnd Sub<\/pre>\n
Auswertung des Formulars<\/h3>\n
![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{89C4BBF7-0920-4BB0-9E4C-930FF64B4081}\/pic002.png\")
<\/p>\n![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{89C4BBF7-0920-4BB0-9E4C-930FF64B4081}\/pic003.png\")
<\/p>\n![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{89C4BBF7-0920-4BB0-9E4C-930FF64B4081}\/pic004.png\")
<\/p>\n![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{89C4BBF7-0920-4BB0-9E4C-930FF64B4081}\/pic005.png\")
<\/p>\nHinweis<\/h3>\n
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\n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n Hinzufügen von Dummy-Steuerelementen<\/h3>\n
![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{89C4BBF7-0920-4BB0-9E4C-930FF64B4081}\/pic006.png\")
<\/p>\n![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{89C4BBF7-0920-4BB0-9E4C-930FF64B4081}\/pic007.png\")
<\/p>\nHinweis<\/h3>\n
Private Sub Report_Open(Cancel As Integer)\r\n If IstFormularGeoeffnet(\"frmAuswertungen\") Then\r\n With Forms!frmAuswertungen\r\n If .ctlZeitraum = True Then\r\n If .ctlEingangAusgang = True Then\r\n If .ctlZeitraum.Top > .ctlEingangAusgang.Top Then\r\n GruppierungZeitraum 1, .cboZeitraeume\r\n GruppierungEingangAusgang 0\r\n Else\r\n GruppierungEingangAusgang 1\r\n GruppierungZeitraum 0, .cboZeitraeume\r\n End If\r\n Else\r\n GruppierungZeitraum 0, .cboZeitraeume\r\n GruppeDeaktivieren 1\r\n End If\r\n Else\r\n If .ctlEingangAusgang = True Then\r\n GruppierungEingangAusgang 0\r\n GruppeDeaktivieren 1\r\n Else\r\n GruppeDeaktivieren 0\r\n GruppeDeaktivieren 1\r\n End If\r\n End If\r\n Else\r\n MsgBox \"Bitte öffnen Sie den Dialog ''Auswertungen'', bevor Sie \" _ & \"den Bericht anzeigen.\", vbOKOnly + vbExclamation, _ \"Formular nicht geöffnet\"\r\n Cancel = True\r\n End If\r\nEnd Sub<\/pre>\n
Private Sub GruppeDeaktivieren (Gruppierungsebene As Integer)\r\n If Gruppierungsebene = 0 Then\r\n Me.Gruppenkopf0.Visible = False\r\n Me.Gruppenfuß1.Visible = False\r\n ElseIf Gruppierungsebene = 1 Then\r\n Me.Gruppenkopf2.Visible = False\r\n Me.Gruppenfuß3.Visible = False\r\n End If\r\n Me.GroupLevel(Gruppierungsebene).ControlSource = \"Datum\"\r\nEnd Sub<\/pre>\n
Private Sub GruppierungZeitraum(intGruppierungsebene As Integer, _ intGruppierungNach As Integer)\r\n With Me.GroupLevel(intGruppierungsebene)\r\n .ControlSource = \"Datum\"\r\n .GroupOn = intGruppierungNach\r\n .KeepTogether = 1\r\n End With\r\nEnd Sub<\/pre>\n
Private Sub GruppierungEingangAusgang(Gruppierungsebene As Integer)\r\n With Me.GroupLevel(Gruppierungsebene)\r\n .ControlSource = \"GeschaeftsvorfallartID\"\r\n .KeepTogether = 1\r\n End With\r\nEnd Sub<\/pre>\n
Private Sub Gruppenkopf0_Format(Cancel As Integer, FormatCount As Integer)\r\n If Me.GroupLevel(0).ControlSource = \"Datum\" Then\r\n KopfUndFussDatum 0\r\n Else\r\n KopfUndFussEingangAusgang 0\r\n End If\r\nEnd Sub<\/pre>\n
Private Sub KopfUndFussEingangAusgang(Gruppierungsebene As Integer)\r\n Dim strGruppierung As String\r\n strGruppierung = DLookup(\"Geschaeftsvorfallart\", _ tblGeschaeftsvorfallarten\", \"GeschaeftsvorfallartID = \" _ & GeschaeftsvorfallartID)\r\n Me(\"txtKopf\" & Gruppierungsebene).Value = strGruppierung\r\n Me(\"txtFuss\" & Gruppierungsebene).Value = \"Summe \" & strGruppierung\r\nEnd Sub<\/pre>\n
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