<\/p>\n
André Minhorst, Duisburg<\/b><\/p>\n
Berichte sind das letzte Glied in der Kette von Prozessen, die sich von der Eingabe von Daten über die Verarbeitung bis hin zur mundgerechten Aufbereitung für die Ausgabe auf dem Drucker erstreckt. Damit die Daten auch den erwünschten Nährwert haben, müssen Sie sinnvoll sortiert und\/oder gruppiert werden. Im vorliegenden Beitrag erfahren Sie, wie Sie einem Bericht Sortierungen und Gruppierungen hinzufügen. Als Beispiel dient dabei die Ausgabe einer Einnahme-überschussrechnung.<\/b><\/p>\n
Berichte sortieren und Berichte gruppieren sind zwei wichtige Funktionen für die Darstellung und Auswertung von Daten. Während Sortierungen sich auf die Reihenfolge von Daten auswirken, können Sie mit Gruppierungen bestimmte Daten zusammenfassen, um beispielsweise Berechnungen von Summen oder Mittelwerten durchzuführen.<\/p>\n
Sie können die Daten eines Berichts nach bis zu zehn Kriterien sortieren. Dabei werden eventuell in der zugrunde liegenden Tabelle oder Abfrage festgelegte Sortierungen übergangen.<\/p>\n
Gruppierungen sorgen sowohl für eine optische als auch für eine funktionelle Zusammenfassung von Daten. Gruppierte Daten werden innerhalb des Berichtes zusammenhängend dargestellt und können als Grundlage für die unterschiedlichsten Berechnungen dienen. Es können maximal zehn Gruppierungsebenen verwendet werden.<\/p>\n
Als Beispieldatenbank dient die Musterlösung zum Beitrag Einnahme-überschussrechnung mit Access in der vorliegenden Ausgabe von Access im Unternehmen. Sie finden die Datenbank auf der beiliegenden Heft-CD für Access 97 (Einnahme-überschussrechnung97.mdb) und Access 2000 (Einnahme-überschussrechnung2000.mdb).<\/p>\n
Die Datenbank enthält eine Tabelle namens tblGeschaeftsvorfaelle, die ausreichend Möglichkeiten für den Einsatz von Sortierungen und Gruppierungen bietet. Sie können die Datensätze dieser Tabelle nach den folgenden Kriterien sortieren und gruppieren:<\/p>\n
Als Datenherkunft des Berichts dient die Abfrage qryRepAuswertung. Die Abfrage ist wie in Bild 1 aufgebaut.<\/p>\n
Neben den dort abgebildeten Feldern enthält sie noch einige weitere Felder, deren Feldnamen und Feldinhalte, die teilweise aus Funktionen bestehen, in Tab. 1 aufgeführt sind.<\/p>\n
![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{6CBC1635-9CFF-4ADE-B199-B84D392DF8BB}\/pic001.png\")
<\/p>\n
<\/b><\/p>\n
Bild 1: Datenherkunft des Berichts<\/span><\/b><\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 2: Die Abfrage qryRepAuswertung in der Datenblattansicht<\/span><\/b><\/p>\n Die durch die Abfrage aufbereiteten Daten sehen beispielsweise wie in Bild 2 aus.<\/p>\n Verwenden Sie im Abfrageentwurf das Eigenschaftsfenster der Abfrage, um für die Eigenschaft Beschriftung Werte einzugeben, die besser lesbar und möglichst kürzer sind als die verwendeten – zum Beispiel Rech.-Nr. statt Rechnungsnummer. Die hier verwendeten Bezeichnungen werden auch in Formularen und Berichten, denen die Abfrage als Datenherkunft dient, als Standardwert für die Beschriftungsfelder verwendet. <\/p>\n Das Anlegen des eigentlichen Berichtes erfolgt in den nachfolgend beschriebenen Schritten:<\/p>\n Feldname<\/b><\/p>\n<\/td>\n Feldinhalt<\/b><\/p>\n<\/td>\n<\/tr>\n UmsatzEingangNetto<\/p>\n<\/td>\n ZCurrency(Wenn([GeschaeftsvorfallartID]=1;[Umsatz];0))<\/p>\n<\/td>\n<\/tr>\n UmsatzAusgangNetto<\/p>\n<\/td>\n ZCurrency(Wenn([GeschaeftsvorfallartID]=2;[Umsatz];0))<\/p>\n<\/td>\n<\/tr>\n Umsatzsteuer<\/p>\n<\/td>\n ZCurrency(Wenn([GeschaeftsvorfallartID]=1;[Umsatz]*[Mehrwertsteuersatz];0))<\/p>\n<\/td>\n<\/tr>\n Vorsteuer<\/p>\n<\/td>\n ZCurrency(Wenn([GeschaeftsvorfallartID]=2;[Umsatz]*[Mehrwertsteuersatz];0))<\/p>\n<\/td>\n<\/tr>\n UmsatzEingangBrutto<\/p>\n<\/td>\n ZCurrency(Wenn([GeschaeftsvorfallartID]=1;[Umsatz]*(1+[Mehrwertsteuersatz]);0))<\/p>\n<\/td>\n<\/tr>\n UmsatzAusgangBrutto<\/p>\n<\/td>\n ZCurrency(Wenn([GeschaeftsvorfallartID]=2;[Umsatz]*(1+[Mehrwertsteuersatz]);0))<\/p>\n<\/td>\n<\/tr>\n GeschaeftsvorfallartID<\/p>\n<\/td>\n GeschaeftsvorfallartID<\/p>\n<\/td>\n<\/tr>\n<\/table>\n Tab. 1: Felder der Abfrage qryRepAuswertung<\/b><\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 3: Die Rohfassung des Berichts in der Entwurfsansicht …<\/span><\/b><\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 4: … und in der Vorschau<\/span><\/b><\/p>\n Der Bericht sollte nun etwa wie in Bild 3 aussehen. Die Vorschauansicht zeigt nun alle vorhandenen Geschäftsvorfälle in der in der Abfrage definierten Reihenfolge an (siehe Bild 4). Neben den Feldern im Detailbereich enthält der Bericht im Berichtsfuß sechs Felder zur Anzeige der Summe der Beträge. Diese enthalten jeweils den folgenden Ausdruck, wobei <Feldname> für die Felder EingangNetto, EingangBrutto und so weiter steht:<\/p>\n Der Bericht zeigt für jeden Geschäftsvorfall jeweils Nettoeingang, Nettoausgang, Bruttoeingang, Bruttoausgang, Vorsteuer und Umsatzsteuer an. Abhängig davon, ob es sich bei dem Geschäftsvorfall um einen Eingang oder einen Ausgang handelt, enthalten immer nur drei der sechs Felder Werte ungleich EUR 0,00. Zur besseren Lesbarkeit sollen Felder mit dem Wert EUR 0,00 keinen Inhalt anzeigen.<\/p>\n <\/p>\n Dazu sind je Feld drei änderungen notwendig:<\/p>\n Die erste änderung ist notwendig, weil durch die zweite änderung sonst ein Bezug auf das Feld selbst hergestellt würde. Durch die Wenn-Funktion wird das in der als Datenherkunft festgelegten Tabelle bzw. Abfrage gültige Format aufgehoben. Daher legen Sie es für das Berichtsfeld erneut fest.<\/p>\n In den folgenden beiden Kapiteln werden unterschiedliche Möglichkeiten zum Sortieren und Gruppieren von Berichten vorgestellt. Wenn Sie den Beispielbericht entsprechend der obigen Anleitung erstellt haben, möchten Sie wahrscheinlich auch die nachfolgend vorgestellten Vorgehensweisen praktisch nachvollziehen. Da beide Methoden an dem jetzigen Stand ansetzen, sollten Sie nun eine Kopie des Berichts für das Ausprobieren der zweiten Methode anlegen. <\/p>\n In den folgenden Abschnitten erhalten Sie detaillierte Informationen über das Hinzufügen von Sortierungen und Gruppierungen. In dem dazu verwendeten Beispiel sollen die einzelnen Geschäftsvorfälle einer Einnahme-überschussrechnung zunächst nur nach dem Datum sortiert werden. Im nächsten Schritt führen Sie eine Gruppierung nach Eingangs- und Ausgangsrechnungen durch. Innerhalb dieser Gruppierung soll eine weitere Gruppierung nach dem Monat bzw. dem Quartal sortiert werden.<\/p>\n Access bietet einen speziellen Dialog zum Bearbeiten der aktuellen Sortierung und Gruppierung eines Berichtes an. Sie können diesen Dialog aktivieren, während der gewünschte Bericht in der Entwurfsansicht angezeigt wird. Zur Anzeige des Dialogs verwenden Sie entweder den Menüeintrag Ansicht\/Sortieren und Gruppieren oder das entsprechende Symbol aus der Symbolleiste.<\/p>\n Diesen Dialog lernen Sie nun anhand der Festlegung einer Sortierung kennen. Beim ersten Anzeigen ist der Dialog noch jungfräulich und enthält keinerlei Sortierungen oder Gruppierungen.<\/p>\n Wenn Sie nun in das oberste Feld der Spalte klicken, erscheint eine Liste aller Felder der Datenherkunft des Berichtes. Wählen Sie hier den Eintrag Datum aus. Als Sortierreihenfolge können Sie Aufsteigend beibehalten. Auch die nun unter Gruppeneigenschaften erscheinenden Felder sollen zunächst nicht geändert werden.<\/p>\n Wenn Sie den Bericht nun in der Vorschauansicht öffnen, erscheinen die vorhandenen Datensätze in chronologischer Reihenfolge und alle Beträge mit dem Wert 0,00 EUR werden nicht mehr angezeigt.<\/p>\n Im nächsten Schritt legen Sie zunächst die Gruppierung nach Ein- und Ausgangsrechnungen fest. Dazu öffnen Sie erneut den Dialog Sortieren und Gruppieren.<\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 5: Anlegen einer neuen Gruppierung<\/span><\/b><\/p>\n Dort wählen Sie in der zweiten Zeile unter Feld\/Ausdruck den Eintrag GeschaeftsvorfallartID aus.<\/p>\n Ganz entscheidend für das Aussehen eines Berichtes ist die Reihenfolge der Sortierungen und Gruppierungen. Diese legen Sie im Dialog Sortieren und Gruppieren fest. Einträge, die weiter oben stehen, werden zuerst berücksichtigt. <\/p>\n Wenn Sie die Einstellungen aus Bild 5 übernehmen, sortiert der Bericht die Daten zunächst nach dem Datum und erst dann nach dem Feld GeschaeftsvorfallartID.<\/p>\n Das bedeutet, dass die Daten für jedes einzelne Datum nach Eingang und Ausgang sortiert werden. Das ist aber nicht das Ziel: Eigentlich sind die Daten zuerst nach Eingang und Ausgang und erst dann nach dem Datum zu sortieren.<\/p>\n Das erreichen Sie ganz einfach, indem Sie den zweiten Eintrag im Dialog Sortieren und Gruppieren markieren und anschließend mit der Maus nach oben ziehen.<\/p>\n Bisher werden die Daten nur nach den im Dialog Sortieren und Gruppieren gemachten Angaben sortiert. Eine Gruppierung erfolgt erst, wenn Sie eine der beiden Eigenschaften Gruppenkopf oder Gruppenfuß auf den Wert Ja setzen. Im Dialog werden Gruppierungen von Sortierungen durch das Symbol links von den Feldnamen unterschieden (siehe Bild 6).<\/p>\n Damit die verschiedenen Datensätze nicht nur sortiert und gruppiert werden, sondern auch eine optische Hervorhebung der unterschiedlichen Gruppen erfolgt, verwenden Sie Gruppenköpfe und Gruppenfüße, wie der folgende Abschnitt zeigt.<\/p>\n Zur getrennten Anzeige von Eingängen und Ausgängen gibt es prinzipiell zwei Möglichkeiten, von denen die eine auf der anderen aufbaut. Grundsätzlich sollten Sie Gruppenköpfe und Gruppenfüße verwenden, um dort Informationen wie zum Beispiel überschriften oder auf die Gruppe bezogene Berechnungen unterzubringen.<\/p>\n Wenn Sie die Trennung noch deutlicher vornehmen möchten, beginnen Sie für jede Gruppe eine neue Seite.<\/p>\n Im vorliegenden Beispiel sollen die Eingänge und Ausgänge getrennt voneinander angezeigt werden. Der Gruppenkopf soll eine überschrift mit der Bezeichnung Eingang beziehungsweise Ausgang enthalten. Der Gruppenfuß soll die Summe für die jeweilige Gruppe anzeigen.<\/p>\n Dazu müssen Sie zunächst Gruppenkopf und Gruppenfuß einblenden. Dies erfolgt wiederum im Dialog Sortieren und Gruppieren. Hier aktivieren Sie die gewünschte Gruppierung und stellen die beiden Eigenschaften Gruppenkopf und Gruppenfuß jeweils auf den Wert Ja ein (siehe Bild 6).<\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 6: Aktivierung von Gruppenkopf und Gruppenfuß<\/span><\/b><\/p>\n In der Entwurfsansicht des Berichts erscheinen nun zwei neue Bereiche direkt oberhalb und unterhalb des Detailbereichs.<\/p>\n Im oberen Bereich soll lediglich eine überschrift für die Eingänge angelegt werden. Da die Abfrage qryRepAuswertung nur das Feld GeschaeftsvorfallartID, aber keine Informationen über die Geschäftsvorfallart selbst enthält, stellen Sie diesen Zusammenhang über eine DLookup-Funktion her. Legen Sie zunächst ein Textfeld im GeschaeftsvorfallartID-Kopfbereich an und entfernen Sie dessen Beschriftungsfeld.<\/p>\n Geben Sie dann als Steuerelementinhalt des Textfeldes den folgenden Ausdruck an:<\/p>\n Diese Funktion ermittelt aus der Tabelle tblGeschaeftsvorfallarten diejenige Art, die zu der GeschaeftsvorfallartID der aktuellen Gruppierung gehört.<\/p>\n Im Fußbereich der Gruppe soll die Gruppensumme angezeigt werden. Dazu kopieren Sie einfach die Summenfelder aus dem Berichtsfuß in den gewünschten Bereich und platzieren am linken Rand ein weiteres Textfeld, das zum Beispiel den Text Summe Eingang anzeigen soll (siehe Bild 7).<\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 7: Inhalt von Kopf- und Fußbereich der Gruppe GeschaeftsvorfallID<\/span><\/b><\/p>\n Der fertige Bericht sieht wie in Bild 8 aus. Eine ähnliche Gruppierung können Sie für die Unterteilung der einzelnen Steuersätze vornehmen.<\/p>\n Dort ist aber eher die Summe der Ein- und Ausgaben zu den jeweiligen Prozentsätzen interessant, die Sie der übersichtlichkeit halber besser am Ende des Berichts bzw. der einzelnen Gruppen unterbringen.<\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 8: Der gruppierte Bericht in der Vorschauansicht<\/span><\/b><\/p>\n Unter Umständen erscheinen auf dem Bericht genau so viele Datensätze, dass soeben noch die überschrift der Folgegruppierung auf der aktuellen Seite des Berichts erscheint.<\/p>\n Da das nicht besonders geschickt aussieht, soll diese überschrift besser auf die nächste Seite rutschen. Um das zu erreichen, stellen Sie einfach die Eigenschaft Zusammenhalten für die entsprechende Gruppierung auf einen der beiden Werte Ganze Gruppe oder Mit erstem Detaildatensatz ein.<\/p>\n Bei der ersten Einstellung versucht Access, die Datensätze einer Gruppe mit Kopf und Fuß auf einer Seite zu platzieren. Das funktioniert natürlich nicht, wenn die Gruppierung dafür zu viele Datensätze enthält.<\/p>\n Die Einstellung Mit erstem Detaildatensatz stellt sicher, dass die überschrift der Gruppierung nicht allein am unteren Rand einer Seite steht.<\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 9: Gruppierung nach Quartalen<\/span><\/b><\/p>\n Gerade für das vorliegende Beispiel ist eine Gruppierung nach bestimmten Zeitintervallen wie Monaten, Quartalen und Jahren sinnvoll.<\/p>\n Access ist auf diesen Fall eingerichtet und stellt einige voreingestellte Datumsintervalle bereit. Deren Anwendung wird nun anhand des vorherigen Beispiels beschrieben. Dabei sollen die bereits nach Eingängen und Ausgängen gruppierten Datensätze nach Quartalen sortiert werden.<\/p>\n Da die Datensätze innerhalb der Gruppierung zu Quartalen nach wie vor nach dem Datum sortiert sein sollen, benötigen Sie neben der bereits vorhandenen Sortierung nach dem Datum, die ja prinzipiell auch eine Gruppierung ist, eine weitere Gruppierung nach Quartalen.<\/p>\n Da diese Gruppierung innerhalb der Geschäftsvorfallarten erfolgt, aber nicht die Reihenfolge der Daten der einzelnen Datensätze beeinflussen soll, wird die Gruppierung zwischen den beiden anderen platziert. Stellen Sie außerdem die Gruppeneigenschaften wie in Bild 9 ein.<\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 10: Einfügen einer Gruppierung nach Quartalen<\/span><\/b><\/p>\n Neben den Quartalen können Sie auch nach Jahren, Monaten, Wochen, Stunden, Minuten und Sekunden gruppieren.<\/p>\n In Bild 10 finden Sie die Entwurfsansicht mit der neuen Gruppierung sowie den anzulegenden Feldern. Zusätzlich kopieren Sie wiederum die Felder zur Berechnung der Summen in den Bereichsfuß der neuen Gruppierung.<\/p>\n Das Sortieren und Gruppieren ist eine der wichtigsten Eigenschaften von Berichten. Mit ihnen können Sie die Daten in einem Bericht aus beliebigen Blickwinkeln betrachten.<\/p>\n Leider erfordert das Anlegen von Sortierungen und Gruppierungen zumindest Grundkenntnisse im Umgang mit Berichten und damit auch mit Access.<\/p>\n Leider bringen Endbenutzer diese Fähigkeit selten mit. Daher liegt es in der Hand des Entwicklers, im Vorfeld der Erstellung einer Datenbankanwendung herauszufinden, welche Bedürfnisse der Benutzer im Hinblick auf die Ausgabe von Daten hat.<\/p>\n Alternativ besteht die Möglichkeit, Berichten per VBA eine gewisse Flexibilität mit auf den Weg zu geben. Mit VBA können Sie nicht nur beim öffnen des Berichtes Einstellungen vornehmen, die eine andere Ausgabe als im ursprünglichen Entwurf vorgesehen bewirken.<\/p>\n Sie können auch während der Anzeige des Berichts änderungen an seinem Layout vornehmen.<\/p>\n Mehr über dieses Thema erfahren Sie in dem Beitrag Berichte zur Laufzeit anpassen in der vorliegenden Ausgabe von Access im Unternehmen.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":" Berichte sind das letzte Glied in der Kette von Prozessen, die sich von der Eingabe von Daten über die Verarbeitung bis hin zur mundgerechten Aufbereitung für die Ausgabe auf dem Drucker erstreckt. Damit die Daten auch den erwünschten Nährwert haben, müssen Sie sinnvoll sortiert und\/oder grup-piert werden. Im vorliegenden Beitrag erfahren Sie, wie Sie einem Bericht Sortierungen und Gruppie-rungen hinzufügen. Als Beispiel dient dabei die Ausgabe einer Einnahme-Überschussrechnung.<\/p>\n","protected":false},"author":1,"featured_media":0,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"om_disable_all_campaigns":false,"_monsterinsights_skip_tracking":false,"_monsterinsights_sitenote_active":false,"_monsterinsights_sitenote_note":"","_monsterinsights_sitenote_category":0,"_uf_show_specific_survey":0,"_uf_disable_surveys":false,"footnotes":""},"categories":[662003,66052003,44000024,44000036],"tags":[],"class_list":["post-55000125","post","type-post","status-publish","format-standard","hentry","category-662003","category-66052003","category-Berichte_und_Reporting","category-Daten_suchen_sortieren_gruppieren"],"yoast_head":"\n![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{6CBC1635-9CFF-4ADE-B199-B84D392DF8BB}\/pic002.png\")
<\/p>\nPraxis-Tipp<\/h3>\n
Anlegen des Berichtes<\/h2>\n
\n
\n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n \n ![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{6CBC1635-9CFF-4ADE-B199-B84D392DF8BB}\/pic003.png\")
<\/p>\n![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{6CBC1635-9CFF-4ADE-B199-B84D392DF8BB}\/pic004.png\")
<\/p>\nAusdruck =Summe([<Feldname>])<\/pre>\n
Feintuning<\/h2>\n
Hinweis<\/h3>\n
Festlegen eines Sortierkriteriums<\/h2>\n
Festlegen von Gruppierungen<\/h2>\n
![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{6CBC1635-9CFF-4ADE-B199-B84D392DF8BB}\/pic005.png\")
<\/p>\nPraxis-Tipp<\/h3>\n
Aktivieren der Gruppierung<\/h3>\n
Trennen von Eingang und Ausgang<\/h3>\n
Optisches Trennen von Gruppen<\/h2>\n
Anzeige von Gruppenkopf und Gruppenfuß<\/h3>\n
![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{6CBC1635-9CFF-4ADE-B199-B84D392DF8BB}\/pic006.png\")
<\/p>\n=DomWert(\"Geschaeftsvorfallart\";\"tblGeschaeftsvorfallarten\";\"GeschaeftsvorfallartID = \" & [GeschaeftsvorfallartID])<\/pre>\n
![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{6CBC1635-9CFF-4ADE-B199-B84D392DF8BB}\/pic007.png\")
<\/p>\nGruppierungenzusammenhalten<\/h2>\n
![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{6CBC1635-9CFF-4ADE-B199-B84D392DF8BB}\/pic008.png\")
<\/p>\n![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{6CBC1635-9CFF-4ADE-B199-B84D392DF8BB}\/pic009.png\")
<\/p>\nGruppieren nach Monaten,Quartalen und Jahren<\/h2>\n
![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{6CBC1635-9CFF-4ADE-B199-B84D392DF8BB}\/pic010.png\")
<\/p>\n