<\/p>\n
André Minhorst, Duisburg<\/b><\/p>\n
In Ausgabe 4\/2003 von Access im Unternehmen haben Sie die Adressverwaltung mit Outlook-Schnittstelle kennen gelernt. Im vorliegenden Beitrag erfahren Sie, wie Sie der Adressverwaltung neben dem Import von Outlook-Adressen einen entsprechenden Export hinzufügen, wie die einzelnen Elemente der Menüleiste genau funktionieren und wie die Berichte zur Ausgabe von Adressenlisten und Stammblättern zu den einzelnen Einträgen der Adressdatenbank aussehen.<\/b><\/p>\nHinweis<\/h3>\n
Auf der beiliegenden Heft-CD finden Sie die Beispieldatenbanken zu der vorliegenden Musterlösung unter den Dateinamen Adress97.mdb (Access 97) und Adress00.mdb (Access 2000 und Access XP). <\/p>\n
Nachdem Sie im ersten Teil dieser Beitragsreihe erfahren haben, wie der Import von Outlook-Kontakten in eine Access-Datenbank funktioniert, lernen Sie nun den umgekehrten Weg kennen.<\/p>\n
Die nachfolgend beschriebenen und auch in den Musterlösungen enthaltenen Prozeduren und Funktionen ändern durch den Export von Adressdaten nach Outlook gegebenenfalls bereits vorhandene Daten. Sichern Sie deshalb unbedingt die Datei Outlook.pst, bevor Sie die Beispieldatenbanken ausprobieren. Um sicherzugehen, testen Sie die Funktionalität nicht auf Produktivsystemen. <\/p>\n
Die Aufgabe beim Import bestand im Wesentlichen darin, eventuell vorhandene Unternehmensdaten herauszufiltern, in die relational verknüpfte Tabelle tblUnternehmen zu schreiben und im Feld UnternehmenID der Tabelle tblAdressen einen entsprechenden Wert für die Verknüpfung zum Unternehmensdatensatz anzulegen.<\/p>\n
Beim Transport der Adressdaten in die andere Richtung gibt es zwei Besonderheiten: Erstens werden die mühselig aufgesplitteten Unternehmensdaten wieder direkt in die einzelnen Kontaktdatensätze geschrieben.<\/p>\n
Die zweite Besonderheit ist, dass es in Outlook durchaus mehrere Ordner zur Speicherung von Kontakten geben kann. Dementsprechend ist vorher festzulegen, in welchem Ordner die zu exportierenden Kontakte gespeichert werden sollen.<\/p>\n
Ein ähnliches Problem wie beim Import in die Datenbank ergibt sich auch beim Export, nämlich die überprüfung eventuell vorhandener Daten.<\/p>\n
Da Outlook mit der EntryID einen eindeutigen Schlüssel für jegliche Objekte enthält, wird dieser beim Import in die Datenbank in der Tabelle tblAdressen gespeichert.<\/p>\n
Beim Exportieren von Daten aus der Datenbank nach Outlook sollen zwei überprüfungen vorgenommen werden: Erstens nach der EntryID und zweitens nach der Kombination aus Vor- und Nachname des Kontakts. Wie auch beim Import sollen für den Fall des Vorhandenseins des Kontaktes drei Möglichkeiten vorgesehen werden:<\/p>\n
![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{88517268-1BF9-4916-81A5-D55895AC8F96}\/pic001.png\")
<\/p>\n
<\/b><\/p>\n
Bild 1: Formular für den Export von Adressdaten nach Outlook<\/span><\/b><\/p>\n Eine weitere offene Frage ist, ob nur der Zielordner von Outlook nach Duplikaten durchsucht werden soll oder alle Ordner. Der letztere Fall zieht die Frage nach sich, ob bei einem Duplikat eines Kontaktes in einem anderen Ordner als dem Zielordner dieser gelöscht und der neue Kontakt im Zielordner angelegt werden oder ob der neue Kontakt den bestehenden Kontakt im ursprünglichen Ordner ersetzen soll.<\/p>\n Da vermutlich der Großteil der Outlookanwender ohnehin nur einen Kontaktordner verwendet, soll diesen Fragen im vorliegenden Fall aus dem Weg gegangen werden, indem nur der Zielordner untersucht wird.<\/p>\n Das Formular aus Bild 1 enthält die notwendigen Steuerelemente, um die Einstellungen für den Export vorzunehmen und den Export einzuleiten.<\/p>\n Im oberen Bereich kann der Benutzer den Ordner festlegen, in dem die zu exportierenden Kontakte gespeichert werden sollen. Der zweite Bereich dient der Auswahl der zu exportierenden Adressen. Das Listenfeld ist für eine Mehrfachauswahl ausgelegt.<\/p>\n Im dritten Bereich finden Sie die bereits vom Import bekannten drei Möglichkeiten, wie die Anwendung im Falle bereits vorhandener Kontakte reagieren soll. Mit einem Mausklick auf die Schaltfläche Exportieren wird der Export gestartet. Sofern dies nicht zu schnell geht, können Sie das Voranschreiten des Exports auf dem Fortschrittsbalken ablesen.<\/p>\n Die Auswahl des Zielordners sowie der zu exportierenden Kontakte beinhaltet keine Besonderheiten und soll daher an diese Stelle nicht weiter beschrieben werden.<\/p>\n Quellcode 1 (Teil 1)<\/b><\/p>\n Auch die Anzeige des Fortschrittbalkens ist bereits aus dem ersten Teil dieser Beitragsreihe bekannt.<\/p>\n Interessant ist die Funktion, die durch das Betätigen der Schaltfläche Exportieren aufgerufen wird (s. Quellcode 1).<\/p>\n Die Funktion deklariert zunächst die benötigten Variablen und überprüft anschließend, ob der Anwender überhaupt mindestens einen Eintrag aus dem Listenfeld markiert hat. Falls nicht, gibt die Prozedur eine entsprechende Fehlermeldung aus.<\/p>\n Quellcode 1 (Fortsetzung)<\/b><\/p>\n Anderenfalls versucht die Funktion zunächst, auf eine bestehende Instanz von Outlook zu verweisen. Ist keine vorhanden, wird über die eigens für diesen Fall angelegte Fehlerbehandlung eine neue Instanz erzeugt.<\/p>\n Die Variablen olNamespace und olFolder erhalten Verweise auf den Namespace MAPI beziehungsweise den im Formular ausgewählten Kontaktordner.<\/p>\n Mit einer For Each-Schleife durchläuft die Funktion alle im Listenfeld markierten Einträge. Innerhalb der Schleife gibt es zwei Möglichkeiten: Entweder der Kontakteintrag hat bereits eine EntryID oder nicht. Falls nicht, durchsucht die Funktion den gewählten Kontaktordner in der Funktion KontaktVorhandenName nach einem Kontakt mit dem im Listenfeld angezeigten Vor- und Nachnamen.<\/p>\n Ist eine EntryID für den Kontakt vorhanden, sucht die Funktion mit Hilfe der Funktion KontaktVorhandenEntryID nach dieser. Sollte dieser Kontakt nicht zuvor aus dieser Outlook.pst-Datei importiert worden sein, und die Funktion KontaktVorhandenEntryID findet keinen entsprechenden Kontakt, wird vorsichtshalber noch die Funktion KontaktVorhandenName verwendet, um nach eventuell vorhandenen Kontakten mit gleichem Vor- und Nachnamen zu suchen.<\/p>\n Quellcode 2<\/b><\/p>\n Quellcode 3<\/b><\/p>\n Der weitere Verlauf ist in beiden Teilen des If Then-Konstrukts gleich: Die Prozedur wertet die eingegebene Option bezüglich der Vorgehensweise bei vorhandenem Kontakt aus und verwendet die Funktion AdressenExportieren mit unterschiedlichen Parametern, um den Kontakt nach Outlook zu exportieren.<\/p>\n Wenn der zu exportierende Kontakt keinen Eintrag für das Feld EntryID hat, durchsucht die Funktion aus Quellcode 2 den Zielordner nach einem Kontakt mit dem gleichen Vor- und Nachnamen. Dabei werden als Parameter der Vor- und der Nachname sowie der Zielordner übergeben.<\/p>\n Die Suche erfolgt über die Methode Find der Items-Auflistung des Zielordners. Die Syntax des Kriteriums entspricht der bei Access-Filtern verwendeten Syntax. Falls ein entsprechender Eintrag gefunden wird, gibt die Funktion dessen EntryID zurück.<\/p>\n <\/p>\n Wenn das Feld EntryID des zu exportierenden Kontaktes einen Wert enthält, ruft die Prozedur cmdExportieren_Click zunächst die Funktion KontaktVorhandenEntryID auf. Die Funktion erwartet als Parameter die EntryID, das Namespace-Objekt und den Zielordner. Sie verwendet die Methode GetItemFromID des Namespace-Objektes, um einen Verweis auf den gewünschten Kontakt herzustellen. Die Funktion durchsucht allerdings den gesamten Namespace und nicht nur den Zielordner (s. Quellcode 3).<\/p>\n Daher überprüfen Sie noch, ob das Parent-Element des Kontaktes – in dem Fall der Ordner, in dem es sich befindet – mit dem übergebenen Zielordner identisch ist.<\/p>\n Quellcode 4<\/b><\/p>\n Falls ja, wird die EntryID als Bestätigung an die aufrufende Prozedur zurückgegeben. Falls nein, erfolgt die Rückgabe einer leeren Zeichenkette.<\/p>\n Die Funktion AdresseExportieren dient zum Exportieren eines einzelnen Eintrags der Tabelle tblAdressen in den ausgewählten Kontaktordner von Outlook (s. Quellcode 4).<\/p>\n Sie wird von der Funktion AdressenExportieren aufgerufen (beachten Sie den feinen Unterschied der Benennung der Funktionen) und erwartet zwischen zwei und vier Parameter. Die beiden Parameter AdressID und olOrdner sind Pflicht. Sie geben an, welcher Adressdatensatz in welchen Outlookordner exportiert werden soll.<\/p>\n Der Parameter EntryID wird nur übergeben, wenn der Datensatz eine EntryID enthält, die auch in Outlook bereits vorhanden ist. Damit die Funktion AdresseExportieren schnell auf diesen Eintrag zugreifen kann, wird das bereits gefüllte Namespace-Objekt olNamespace mit übergeben. über dessen Funktion GetItemFromID und die EntryID kann die Funktion schnell auf den zu überschreibenden Kontakt zugreifen.<\/p>\n Nach dem Deklarationsteil überprüft die Funktion zunächst, ob der Parameter EntryID übergeben wurde. Falls ja, wird der entsprechende Eintrag des Outlookordners der Variablen olElement zugewiesen, falls nein, wird ein neuer Eintrag erzeugt.<\/p>\n Zur Prüfung des Vorhandenseins des optional zu übergebenden Parameters wird die Funktion IsMissing verwendet.<\/p>\n Anschließend öffnet die Funktion die Datensatzgruppe rstAdressen und weist ihr den Datensatz aus der Tabelle tblAdressen mit der übergebenen AdressID zu.<\/p>\n Die nachfolgenden Anweisungen tragen alle Informationen des Adressdatensatzes in das Kontaktelement ein. Das Kontaktelement wird gespeichert, damit dem Element eine EntryID zugewiesen wird, falls noch keine vorhanden ist.<\/p>\n Das ist vor allem für den nachfolgenden Schritt wichtig, in dem die EntryID des Adressdatensatzes der Datenbank der aktuellen EntryID des Kontaktes in Outlook angepasst wird.<\/p>\n Auf diese Weise stellt die Funktion eine lose Verknüpfung zwischen dem Adressdatensatz der Tabelle und dem Kontaktelement in Outlook her.<\/p>\n Die Anwendung enthält drei Berichte zur Ausgabe von Adressenlisten, Personen- und Unternehmendatenblättern.<\/p>\n Der erste Bericht dient der Ausgabe einer Adressenliste. Wenn der Bericht über den Menüeintrag Berichte\/Adressenliste geöffnet wird, zeigt er die komplette Adressenliste an. Um nur die gewünschten Einträge der Adressenlisten anzuzeigen, kann das Formular frmAdressenliste verwendet werden. Dort können Sie zunächst nach den gewünschten Kriterien filtern und anschließend den Bericht mit der Schaltfläche Liste anzeigen öffnen.<\/p>\n Eine Ausnahme liegt vor, wenn der Bericht über den Menüeintrag geöffnet wird, das Formular aber ebenfalls offen ist. In dem Fall werden trotzdem die in dem Formular festgelegten Kriterien verwendet.<\/p>\n Der Bericht überprüft beim öffnen, ob das Formular frmAdressenliste geöffnet ist. Das geschieht mit der Prozedur aus Quellcode 5, die durch das Ereignis Beim öffnen des Berichtes ausgelöst wird. Wenn das Formular geöffnet wird, verwendet der Bericht nicht die voreingestellte Datenherkunft, sondern die Datenherkunft des Formulars frmAdressenliste.<\/p>\n Der Bericht besteht aus drei Bereichen, dem Seitenkopf- und Fuß sowie dem Detailbereich.<\/p>\n Quellcode 5<\/b><\/p>\n Der Seitenkopf enthält die Hauptüberschrift sowie die überschriften der einzelnen Spalten des tabellarischen Berichts.<\/p>\n Der Seitenfuß enthält zwei Steuerelemente zur Anzeige von Datum und Seitenzahl. Das Textfeld txtDatum enthält den folgenden Ausdruck als Steuerelementinhalt:<\/p>\n Die Seitenzahl wird im Textfeld txtSeiten angezeigt:<\/p>\n Im Detailbereich befinden sich die für eine Adressenliste notwendigen Daten wie Name, Adressdaten sowie Telefonnummern, E-Mailadresse und Internetadresse (siehe Bild 2).<\/p>\n Quellcode 6<\/b><\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 2: Entwurfsansicht des Berichts rptAdressenliste<\/span><\/b><\/p>\n Die Frage, wo in dem Bericht sich denn eventuell vorhandene geschäftliche Daten befinden, erledigt sich durch einen Blick auf die Datenherkunft.<\/p>\n Diese enthält eine Union-Abfrage, die drei Abfragen zusammenführt. Da Union-Abfragen leider nicht in der herkömmlichen Entwurfsansicht von Abfragen angezeigt werden können, finden Sie den entsprechenden SQL-Ausdruck in Quellcode 6.<\/p>\n Der Bericht zeigt die privaten und geschäftlichen Daten einer Person dann in zwei Zeilen an (siehe Bild 3). Zur Unterscheidung enthält jede Zeile in der Spalte Art entweder den Wert Unternehmen, Person, privat oder Person, geschäftlich.<\/p>\n Der Bericht repDatenblattPerson enthält Informationen über eine Person.<\/p>\n Dazu gehören die üblichen Daten inklusive der geschäftlichen Daten.<\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 3: Zwei Zeilen für private und geschäftliche Daten<\/span><\/b><\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 4: Entwurfsansicht des Berichts rptDatenblattPerson<\/span><\/b><\/p>\n Bild 4 zeigt den Entwurf des Berichts rptDatenblattPerson mit den drei Bereichen Persönliche Daten, Berufliche Daten und Bemerkungen. Dort ist außerdem zu erkennen, wie der Name der Person in einem Feld angezeigt wird.<\/p>\n Da Adressdaten in der Regel niemals vollständig sind, weil entweder die PLZ oder andere Daten fehlen, werden im Bericht entsprechende Vorsichtsmaßnahmen getroffen, die fehlende Daten davon abhalten, das Layout zu zerstören.<\/p>\n Die Felder, die zusammengesetzte Informationen wie zum Beispiel PLZ und Ort der privaten oder geschäftlichen Adresse enthalten, erhalten daher folgenden Ausdruck:<\/p>\n Für die geschäftlichen Daten müssen Sie die Bezeichnung tblAdressen durch tblUnternehmen ersetzen. <\/p>\n Die Datenherkunft des Berichts enthält annähernd alle Tabellen der Datenbank, da auch alle verknüpften Daten wie Geschlecht, Unternehmensbezeichnung, Kontaktkategorie und so weiter angezeigt werden.<\/p>\n Wichtig ist, dass für die Abfrage alle Beziehungen in so genannte Right Joins umgewandelt werden. Wie Bild 5 zeigt, enthalten solche Abfragen alle Datensätze der „linken“ Tabelle und nur die Informationen aus den „rechten“ Tabellen, wenn diese vorhanden sind.<\/p>\n Wenn Sie dies nicht einstellen, sondern mit normalen Joins arbeiten, werden nur die Datensätze angezeigt, für die es in allen Tabellen entsprechende Datensätze gibt.<\/p>\n Da Outlook aber keinen Wert auf Vollständigkeit der Adressdaten legt und beim Import nicht automatisch alle nicht vorhandenen Informationen mit Standardwerten belegt werden können, fehlen hier und da einige Informationen.<\/p>\n Quellcode 7<\/b><\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 5: ändern der Verknüpfungseigenschaften in der Datenherkunft<\/span><\/b><\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 6: Entwurfsansicht des Berichtes rptDatenblattUnternehmen<\/span><\/b><\/p>\n Die Anzeige erfolgt entweder über den Menüeintrag Berichte\/Datenblätter Personen oder über die Schaltfläche Datenblatt des Formulars frmPersonen.<\/p>\n Der Aufruf im Menü öffnet den Bericht ohne Filter, sodass alle Personendatensätze angezeigt werden. Die Schaltfläche cmdDatenblatt hingegen übergibt noch eine Bedingung, wie Quellcode 7 zeigt.<\/p>\n Der Bericht zur Ausgabe der Stammdaten von Unternehmen zeigt das jeweilige Unternehmen inklusive der in der Datenbank vorhandenen Mitarbeiter dieses Unternehmens an.<\/p>\n Dazu muss im Feld UnternehmenID der Tabelle tblAdressen das entsprechende Unternehmen ausgewählt sein. <\/p>\n Bild 6 zeigt die Entwurfsansicht des Berichtes. Der Bericht wird auf zwei unterschiedliche Arten aufgerufen:<\/p>\n Beim Aufruf über die Menüleiste soll der Bericht im Gegensatz zu dem Aufruf über das Formular frmUnternehmen alle Unternehmen anzeigen.<\/p>\n Quellcode 8<\/b><\/p>\n Da also mitunter mehrere Unternehmen samt Mitarbeitern anzuzeigen sind, muss eine Gruppierung über die Unternehmen festgelegt werden, deren Fußbereich nach jedem Datensatz der Gruppierung einen Seitenumbruch bewirkt (siehe Bild 6).<\/p>\n Die Adressverwaltung enthält eine professionelle Benutzerführung über eine benutzerdefinierte Menüleiste.<\/p>\n Eine solche Menüleiste hat den Vorteil, dass alle wichtigen Funktionen beziehungsweise Dialoge immer zur Verfügung stehen und damit schnell aufgerufen werden können.<\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 7: Menüleiste der Adressverwaltung<\/span><\/b><\/p>\n Die Menüleiste wird beim Aufrufen der Datenbank erstellt und beim Schließen automatisch wieder gelöscht. So wird der Normalzustand wieder hergestellt. Anderenfalls würden diesbezüglich beim Aufruf anderer Datenbanken nicht erwartete Menükonfigurationen auftreten (zum Beispiel fehlendes Hauptmenü und so weiter).<\/p>\n Die Erklärung der wesentlichen Funktionalität der hier verwendeten benutzerdefinierten Menüleisten finden Sie im Beitrag Dynamische Menüs mit VBA in Ausgabe 4\/2003 von Access im Unternehmen. Die dort beschriebenen Funktionen, mit denen Sie in wenigen Zeilen ein komplettes benutzerdefiniertes Menü zusammenstellen können, sind in der jeweils aktuellen Version auf www.access-im-unternehmen.de zu finden. <\/p>\n Quellcode 9<\/b><\/p>\n Mit den bekannten Funktionen zum Erstellen benutzerdefinierter Menüleisten per VBA können Sie leicht eine Menüleiste zusammenstellen. Für die Menüleiste der Adressverwaltung (siehe Bild 7) verwenden Sie beispielsweise die Prozedur aus Quellcode 8.<\/p>\n Die Aufrufe der Funktionen zum Erstellen der einzelnen Elemente der Menüleiste können Sie natürlich beliebig anlegen, wenn Sie keine Untermenüeinträge anlegen, solange noch kein passender Hauptmenüeintrag vorhanden ist.<\/p>\n So wird im Beispiel der Parameter verOutlook übergeben, der die Version der aktuell installierten Outlook-Anwendung übergibt.<\/p>\n Wenn diese älter als Outlook 2000 ist, können beispielsweise der Im- und Export nicht durchgeführt werden, wodurch auch die entsprechenden Einträge im Menü keinen Sinn machen. Diese werden dann gegebenenfalls deaktiviert.<\/p>\n Die meisten Funktionsaufrufe enthalten einen Parameter, der wiederum wie ein Funktionsaufruf aussieht. Dabei handelt es sich tatsächlich um Funktionsaufrufe, und zwar um jene, die beim Betätigen der entsprechenden Menübefehle ausgelöst werden sollen.<\/p>\n Am besten fügen Sie diese Funktionen dem gleichen Modul hinzu, in dem sich auch die Funktion MenueErstellen befindet.<\/p>\n Die Funktion MenueErstellen wird beim öffnen des Formulars frmIntro gestartet, das wiederum in den Start-Eigenschaften der Datenbank als aufzurufendes Formular angegeben ist.<\/p>\n Das Formular frmIntro enthält eine Prozedur, die durch das Ereignis Beim Entladen ausgelöst wird. Die Prozedur zeigt die beiden üblicherwei-se vorhandenen Menüleisten Menu Bar und Database wieder an (s. Quellcode 9).<\/p>\n Quellcode 10<\/b><\/p>\n Quellcode 11<\/b><\/p>\n Damit die Menüleisten auch beim Beenden der Datenbankanwendung wieder hergestellt werden, schalten Sie einfach das Formular, das die Prozedur zum Wiederherstellen des alten Zustandes enthält, auf unsichtbar.<\/p>\n Mit dem Schließen der Anwendung wird dann auch automatisch dieses Formular geschlossen und damit auch der Standardzustand bezüglich der Menüleisten wiederhergestellt.<\/p>\n Die Drucken-Schaltfläche soll nur angezeigt werden, wenn ein Bericht aktiv ist. Aus dieser Forderung lässt sich leicht ableiten, dass hier die beiden Ereigniseigenschaften Bei Aktivieren und Bei Deaktivieren zum Einsatz kommen. <\/p>\n Dementsprechend legen Sie für jeden Bericht, der eventuell ausgedruckt werden soll, die beiden Ereignisprozeduren aus Quellcode 10 und 11 an. Die Ereignisprozeduren aktivieren und deaktivieren jeweils den Eintrag im Menü Datei als auch die einzige Schaltfläche der Symbolleiste.<\/p>\n Mit der nun vorliegenden Version der Adressverwaltung können Sie Adressen von Personen und Unternehmen pflegen, Kontakte zwischen der Adressverwaltung und Outlook hin- und herschieben und Berichte mit Adressen und Stammdaten drucken.<\/p>\n Die Adressverwaltung kann als Grundlage für viele weitere Anwendungen dienen, die ebenfalls Adressen verwenden. Es muss nicht für jede Anwendung eine eigene Adressverwaltung erstellt werden, wenn sich eine bestehende Lösung vielfach verwenden lässt.<\/p>\n Ein gutes Beispiel hierfür ist die ebenfalls in dieser Ausgabe vorgestellte Musterlösung Briefe erstellen und verwalten.<\/p>\n Die vorliegende Musterlösung wird in Zukunft weiterentwickelt und steht – wenn auch nicht jede änderung in einem Beitrag beschrieben werden kann – für alle Abonnenten unter www.access-im-unternehmen.de zum Download bereit.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":" Im ersten Teil dieses Beitrags in Access im Unternehmen haben Sie die Adressverwaltung mit Outlook-Schnittstelle kennen gelernt. 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Funktion desFormulars<\/h2>\n
Private Function AdressenExportieren()\r\n Dim appOutlook As Object\r\n Dim olNamespace As Object\r\n Dim olOrdner As Object\r\n Dim Eintrag As Variant\r\n Dim ExportEntryID As String\r\n Dim i As Integer\r\n Dim AdressID As Integer\r\n Dim Breitenintervall As Single\r\n On Error GoTo AdressenExportieren_Err\r\n If Me.lstAdressen.ItemsSelected.Count = 0 Then\r\n MsgBox \"Sie haben keine Kontakte ausgewählt.\", vbOKOnly + vbExclamation, _\r\n \"Fehlende Eingabe\"\r\n Exit Function\r\n End If\r\n Set appOutlook = GetObject(, \"Outlook.Application\")\r\n On Error GoTo 0\r\n Set olNamespace = appOutlook.GetNamespace(\"MAPI\")\r\n Set olOrdner = olNamespace.GetFolderFromID(Me.txtEntryID)\r\n i = 0\r\n Breitenintervall = Me!recLaenge.Width \/ Me!lstAdressen.ItemsSelected.Count\r\n For Each Eintrag In Me!lstAdressen.ItemsSelected\r\n AdressID = Me!lstAdressen.Column(6)\r\n i = i + 1\r\n Me!recFortschrittsbalken.Width = i * Breitenintervall\r\n If Me!lstAdressen.ItemData(Eintrag) = \"\" Then\r\n ExportEntryID = KontaktVorhandenName(Me!lstAdressen.Column(1), _\r\n Me!lstAdressen.Column(2), olOrdner)\r\n If Not ExportEntryID = \"\" Then\r\n If Me!ogrExport = 1 Then\r\n AdresseExportieren AdressID, olOrdner, ExportEntryID, olNamespace\r\n Else\r\n If Me.ogrExport = 3 Then\r\n If Synchronisieren(AdressID, ExportEntryID) = True Then\r\n AdresseExportieren AdressID, olOrdner, ExportEntryID, _\r\n olNamespace\r\n End If\r\n End If\r\n End If\r\n Else\r\n AdresseExportieren AdressID, olOrdner\r\n End If\r\n Else\r\n ExportEntryID = KontaktVorhandenEntryID(Me!lstAdressen.Column(0), _\r\n olNamespace, olOrdner)\r\n If ExportEntryID = \"\" Then\r\n ExportEntryID = KontaktVorhandenName(Me!lstAdressen.Column(1), _\r\n Me!lstAdressen.Column(2), olOrdner)<\/pre>\n
End If\r\n If Not ExportEntryID = \"\" Then\r\n If Me!ogrExport = 1 Then\r\n AdresseExportieren AdressID, olOrdner\r\n Else\r\n If Me.ogrExport = 3 Then\r\n If Synchronisieren(AdressID, ExportEntryID) = True Then\r\n AdresseExportieren AdressID, olOrdner\r\n End If\r\n End If\r\n End If\r\n Else\r\n AdresseExportieren AdressID, olOrdner\r\n End If\r\n End If\r\n Next Eintrag\r\n Me!cmdBeenden.Enabled = True\r\n Exit Function\r\nAdressenExportieren_Err:\r\n If Err.Number = 429 Then\r\n Set appOutlook = CreateObject(\"Outlook.Application\")\r\n Resume Next\r\n End If\r\nEnd Function<\/pre>\n
Private Function KontaktVorhandenName(Nachname As String, Vorname As String, _\r\n olOrdner As Object) As String\r\n Dim olElement As Object\r\n Set olElement = olOrdner.Items.Find(\"[FirstName] = ''\" & Vorname _\r\n & \"'' AND [LastName] = ''\" & Nachname & \"''\")\r\n If Not olElement Is Nothing Then\r\n KontaktVorhandenName = olElement.EntryID\r\n End If\r\nEnd Function<\/pre>\n
Private Function KontaktVorhandenEntryID(EntryID As String, olNamespace As Object, _\r\n olOrdner As Object) As String\r\n Dim olElement As Object\r\n Set olElement = olNamespace.GetItemFromID(EntryID)\r\n If olElement.Parent = olOrdner Then\r\n If Not olElement Is Nothing Then\r\n KontaktVorhandenEntryID = olElement.EntryID\r\n End If\r\n Else\r\n KontaktVorhandenEntryID = \"\"\r\n End If\r\nEnd Function<\/pre>\n
Suchen von Kontakten nach Namen<\/h3>\n
Suchen von Kontakten nach EntryID<\/h3>\n
Private Function AdresseExportieren(AdressID As Integer, olOrdner As Object, _\r\n Optional EntryID As String, Optional olNamespace As Object)\r\n Dim olElement As Outlook.ContactItem\r\n Dim db As Database\r\n Dim rstAdressen As Recordset\r\n If IsMissing(EntryID) Or EntryID = \"\" Then\r\n Set olElement = olOrdner.Items.Add(olContactItem)\r\n Else\r\n Set olElement = olNamespace.GetItemFromID(EntryID)\r\n End If\r\n Set db = CurrentDb\r\n Set rstAdressen = db.OpenRecordset(\"SELECT * FROM tblAdressen WHERE AdressID = \" _\r\n & AdressID, dbOpenDynaset)\r\n olElement.Title = Nz(DLookup(\"Anrede\", \"tblAnreden\", \"AnredeID = \" _\r\n & rstAdressen!AnredeID), \"\")\r\n olElement.FirstName = Nz(rstAdressen!Vorname, \"\")\r\n olElement.LastName = Nz(rstAdressen!Nachname, \"\")\r\n olElement.HomeAddressStreet = Nz(rstAdressen!Strasse, \"\")\r\n olElement.HomeAddressPostalCode = Nz(rstAdressen!PLZ, \"\")\r\n olElement.HomeAddressCity = Nz(rstAdressen!Ort, \"\")\r\n olElement.HomeTelephoneNumber = Nz(rstAdressen!Telefon, \"\")\r\n olElement.HomeFaxNumber = Nz(rstAdressen!Telefax, \"\")\r\n olElement.MobileTelephoneNumber = Nz(rstAdressen!Mobil, \"\")\r\n olElement.Email1Address = Nz(rstAdressen!EMail, \"\")\r\n olElement.WebPage = Nz(rstAdressen!Internetadresse, \"\")\r\n olElement.Gender = Nz(rstAdressen!GeschlechtID, 0)\r\n olElement.Categories = Nz(DLookup(\"Kategorie\", \"tblKategorien\", \"KategorieID = \" _\r\n & Nz(rstAdressen!KategorieID, 0)), \"\")\r\n olElement.Birthday = Nz(rstAdressen!Geburtsdatum, 0)\r\n olElement.CompanyName = Nz(DLookup(\"Unternehmen\", \"tblUnternehmen\", _\r\n \"UnternehmenID = \" & Nz(rstAdressen!UnternehmenID, 0)), \"\")\r\n olElement.Department = Nz(rstAdressen!Abteilung, \"\")\r\n olElement.JobTitle = Nz(DLookup(\"Position\", \"tblPositionen\", \"PositionID = \" _\r\n & Nz(rstAdressen!PositionID, 0)), \"\")\r\n olElement.BusinessTelephoneNumber = Nz(rstAdressen!TelefonGeschaeftlich, \"\")\r\n olElement.BusinessFaxNumber = Nz(rstAdressen!TelefaxGeschaeftlich, \"\")\r\n olElement.Email2Address = Nz(rstAdressen!EMailGeschaeftlich, \"\")\r\n olElement.Save\r\n rstAdressen.Edit\r\n rstAdressen!EntryID = olElement.EntryID\r\n rstAdressen.Update\r\nEnd Function<\/pre>\n
Exportieren der Kontaktdaten<\/h3>\n
Bericht zur Ausgabe vonAdressenlisten<\/h2>\n
Alle oder nicht alle<\/h3>\n
Aufbau des Berichts<\/h2>\n
Private Sub Report_Open(Cancel As Integer)\r\n If IstFormularGeoeffnet(\"frmAdressenliste\") Then\r\n Me.RecordSource = _\r\n Forms!frmAdressenliste!lstAdressen.RowSource\r\n End If\r\nEnd Sub<\/pre>\n
=Datum()<\/pre>\n
=\"Seite \" & [Seite] & \"\/\" & [Seiten]<\/pre>\n
Privat und geschäftlich<\/h3>\n
SELECT AdressID, Bezeichnung, Strasse, PLZ, Ort, Typ, Typbezeichnung, Telefon, \r\n Telefax, Mobil, EMail, '''' AS Internetadresse FROM qryPersonenGeschaeftlich\r\nUNION\r\nSELECT AdressID, Bezeichnung, Strasse, PLZ, Ort, Typ, Typbezeichnung, Telefon, \r\n Telefax, Mobil, EMail, Internetadresse FROM qryPersonenPrivat\r\nUNION\r\nSELECT AdressID, Bezeichnung, Strasse, PLZ, Ort, Typ, Typbezeichnung, Telefon,\r\n Telefax, Mobil, EMail, Internetadresse FROM qryUnternehmen;<\/pre>\n
![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{88517268-1BF9-4916-81A5-D55895AC8F96}\/pic002.png\")
<\/p>\nBericht zur Ausgabe vonPersonendaten<\/h2>\n
![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{88517268-1BF9-4916-81A5-D55895AC8F96}\/pic003.png\")
<\/p>\n![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{88517268-1BF9-4916-81A5-D55895AC8F96}\/pic004.png\")
<\/p>\nAnzeige von PLZ und Ort<\/h2>\n
=[tblAdressen.PLZ] & Wenn(Länge([tblAdressen.PLZ])>0;\" \";\"\") & [tblAdressen.Ort]<\/pre>\n
Datenherkunft des Berichts<\/h3>\n
Private Sub cmdDatenblatt_Click()\r\n DoCmd.OpenReport \"repDatenblattPerson\", _ View:=acViewPreview, _\r\n WhereCondition:=\"AdressID = \" & Me.AdressID\r\nEnd Sub<\/pre>\n
![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{88517268-1BF9-4916-81A5-D55895AC8F96}\/pic005.png\")
<\/p>\n![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{88517268-1BF9-4916-81A5-D55895AC8F96}\/pic006.png\")
<\/p>\nAnzeige des Berichtes repDatenblattPerson<\/h3>\n
Bericht zur Ausgabe von Unternehmensdaten<\/h2>\n
Public Sub MenueErstellen(verOutlook As Integer)\r\n Dim cbr As Object\r\n MenueleisteLoeschen \"Adressverwaltung\"\r\n MenueleisteErstellen \"Adressverwaltung\", msoBarTop, True\r\n Set cbr = CommandBars(\"Adressverwaltung\")\r\n cbr.Visible = True\r\n UntermenueErstellen cbr, \"&Datei\", \"Datei\", False\r\n UntermenueeintragErstellen cbr.Controls(\"&Datei\"), msoButtonIconAndCaption, _\r\n \"D&rucken\", \"Drucken\", \"=Drucken()\", False, 4\r\n If verOutlook > 8 Then\r\n UntermenueeintragErstellen cbr.Controls(\"&Datei\"), msoButtonCaption, _\r\n \"&Import von Outlook\", \"ImportVonOutlook\", \"=ImportOutlook()\", True, 4\r\n UntermenueeintragErstellen cbr.Controls(\"&Datei\"), msoButtonCaption, _\r\n \"&Export nach Outlook\", \"ExportNachOutlook\", \"=ExportOutlook()\", False, 4\r\n End If\r\n UntermenueeintragErstellen cbr.Controls(\"&Datei\"), msoButtonCaption, \"&Beenden\", _\r\n \"Beenden\", \"=Beenden()\", True, 4\r\n UntermenueErstellen cbr, \"&Stammdaten\", \"Stammdaten\", False\r\n UntermenueeintragErstellen cbr.Controls(\"&Stammdaten\"), msoButtonIconAndCaption, _\r\n \"&Personen\", \"Personen\", \"=StammdatenPersonen()\", False, 2131\r\n ''weitere Untermenüpunkte\r\n UntermenueErstellen cbr, \"&Berichte\", \"Berichte\", False\r\n UntermenueeintragErstellen cbr.Controls(\"&Berichte\"), msoButtonIconAndCaption, _\r\n \"&Adressenliste\", \"Adressenliste\", \"=BerichteAdressenliste()\", False\r\n ''weitere Untermenüpunkte\r\n MenueeintragErstellen cbr, \"&Detailsuche\", \"Detailsuche\", \"=Detailsuche()\", False\r\n KombinationsfeldErstellen cbr, \"SELECT ''<Person oder Unternehmen auswählen>'' \" _\r\n & \"AS Kombinationsfeldeintrag FROM qryAdressen UNION SELECT Bezeichnung AS \" _\r\n & \"Kombinationsfeldeintrag FROM qryAdressenTopTen\", \"&TopTen\", \"TopTen\", _\r\n 300, \"=TopTenAuswahl()\", msoComboNormal\r\n MenueeintragErstellen cbr, \"&\", \"Hilfe\", \"=Hilfe()\", True\r\n MenuepunktDeaktivieren cbr.Controls(\"&Datei\").Controls(\"D&rucken\")\r\nEnd Sub<\/pre>\n
![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{88517268-1BF9-4916-81A5-D55895AC8F96}\/pic007.png\")
<\/p>\nHinweis<\/h3>\n
Private Sub Form_Unload(Cancel As _ Integer)\r\n DoCmd.ShowToolbar \"Menu Bar\"\r\n DoCmd.ShowToolbar \"Database\"\r\n DoCmd.SetWarnings True\r\nEnd Sub<\/pre>\n
Erstellen des Menüs<\/h2>\n
Wiederherstellen des alten Zustandes<\/h3>\n
Private Sub Report_Activate()\r\n MenuepunktAktivieren Application.CommandBars _ (\"Adressverwaltung\").Controls(\"&Datei\").Controls(\"D&rucken\")\r\n MenuepunktAktivieren Application.CommandBars _ (\"SymboleAdressverwaltung\").Controls(\"D&rucken\")\r\nEnd Sub<\/pre>\n
Private Sub Report_Deactivate()\r\n MenuepunktDeaktivieren Application.CommandBars _ (\"Adressverwaltung\").Controls(\"&Datei\").Controls(\"D&rucken\")\r\n MenuepunktDeaktivieren Application.CommandBars _\r\n (\"SymboleAdressverwaltung\").Controls(\"D&rucken\")\r\nEnd Sub<\/pre>\n
Der Trick: Formular verstecken<\/h2>\n
An- und Ausschalten der Drucken-Schaltfläche<\/h2>\n