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André Minhorst, Duisburg<\/b><\/p>\n
Das Erstellen von Briefen ist eigentlich das Spezialgebiet von Textverarbeitungen wie Microsoft Word. Es gibt allerdings genügend Gründe, einmal über den Tellerrand zu schauen und dabei einen Blick auf Access zu werfen. Access bildet in Form der Bereitstellung von Adresstabellen die Grundlage für die Erstellung vieler Serienbriefe. Es enthält ein Objekt namens Bericht, das prinzipiell für die Erstellung von Briefen geeignet ist. Und außerdem bietet es die Möglichkeit, die in einem Brief enthaltenen Informationen und die Adressaten zu speichern und damit leichter zu verwalten – das sind mindestens drei Gründe, um die Brieftauglichkeit von Access im Rahmen einer Musterlösung genau zu untersuchen.<\/b><\/p>\nHinweis<\/h3>\n
Auf der beiliegenden Heft-CD finden Sie die Beispieldatenbanken zu der vorliegenden Musterlösung unter den Dateinamen Adress97.mdb (Access 97) und Adress00.mdb (Access 2000 und Access XP). <\/p>\n
Wenn in Zusammenhang mit der Erstellung von Briefen von Microsoft Access die Rede ist, dann soll in der Regel ein in Word erstelltes Serienbriefdokument mit den in Access gespeicherten Adressen verknüpft werden. Das ist sicher die gängigste Methode, um beispielsweise Serienbriefe zu erstellen. Für Leute mit wenig Office-Kenntnissen ist dies aber dennoch meist eine zu große Hürde, sodass die Erstellung von Serienbriefen oft in eine Copy&Paste-Orgie ausartet.<\/p>\n
Wenn Sie also verhindern möchten, dass einer Ihrer Mitarbeiter oder vielleicht auch Freunde und Bekannte an solchen oder ähnlichen Problemen scheitern, sollten Sie sich den vorliegenden Beitrag sowie die dazugehörende Musterlösung einmal genauer ansehen. Damit lassen sich nicht nur Serienbrief-, sondern auch noch ganz andere Probleme lösen. Im ersten, vorliegenden Teil dieser Beitragsreihe erfahren Sie, wie Sie einfache Briefe mit geringstmöglichem Aufwand in Access erstellen können. Dazu gehört, dass Sie einmalig eine Vorlage erstellen, die festlegt, an welche Stelle die Anschrift kommt, wie der Briefkopf aussehen soll, wie sich das Layout der ersten und der Folgeseiten unterscheiden und an welcher Stelle sich der eigentliche Inhalt des Briefes befindet. Im zweiten Teil in Ausgabe 1\/2004 von Access im Unternehmen fügen Sie der Anwendung weitere Funktionen hinzu. Welche das sind, erfahren Sie in Kapitel 6 des vorliegenden Beitrags.<\/p>\n
Das Datenmodell für die im ersten Teil der Briefverwaltung vorgestellten Funktionen ist gegenüber dem kompletten Datenmodell stark vereinfacht. Es enthält lediglich eine Tabelle zum Speichern der Daten je eines Briefes sowie eine Tabelle zum Speichern von Absenderinformationen.<\/p>\n
Im Rahmen des ersten Teils dieser Beitragsreihe soll zunächst die grundlegende Funktionalität der Briefverwaltung erläutert werden. Später kommen Funktionen wie die Verwendung von Adressen aus externen Adressdatenbanken und so weiter hinzu. Daher enthält die vorliegende Fassung der Musterlösung zum Beispiel keine eigene Tabelle zur Verwaltung der Empfängeradressen. <\/p>\n
Bild 1 zeigt das Datenmodell der Musterlösung. Die Tabelle tblBriefe enthält alle Daten, die für das Ausdrucken eines Briefes erforderlich sind. Da die Daten der Briefe gespeichert, aber eventuelle änderungen an den Daten der Adressaten nach dem Erstellen von Briefen in dieser Tabelle nicht berücksichtigt werden sollen, werden auch alle Adressdaten des Empfängers in der Tabelle gespeichert. Das bezieht sich auf die Daten Firma, Anrede, Vorname, Nachname, Straße, PLZ, Ort und Land. Das Feld Betreff enthält die Betreffzeile des Briefes. Das wichtigste Feld ist das Feld Inhalt. Es enthält den in Form eines RTF-Dokumentes gespeicherten Text des Briefes.<\/p>\n
Die verknüpfte Tabelle tblRTFAbsaetze ist eine Tabelle zum temporären Speichern von Daten. <\/p>\n
![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{9DE9E0E5-CF07-468F-8E9F-5812644A48A7}\/pic001.png\")
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Bild 1: Datenmodell der Musterlösung<\/span><\/b><\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 2: Formular zur Verwaltung von Briefen<\/span><\/b><\/p>\n Die Tabelle hat folgende Funktion: Der Inhalt des Memofeldes zum Speichern des Textes im RTF-Format kann unter Umständen so groß werden, dass er nicht mehr auf eine Briefseite passt und umbrochen werden muss.<\/p>\n Das RTF-Steuerelement, das der Anzeige des Textes dient, kann die Position des Umbruchs nicht steuern und bricht möglicherweise so um, dass eine Zeile genau im Umbruch liegt und auf der ersten Seite nur die obere Hälfte der Zeile enthält. Daher wird der Inhalt in die einzelnen Absätze aufgeteilt und in mehreren Datensätzen gespeichert. Dadurch kann ein Umbruch nur zwischen zwei Absätzen erfolgen.<\/p>\n Ausführliche Informationen zu diesem Thema erhalten Sie im Beitrag Formatierte Texte in Berichten in der vorliegenden Ausgabe von Access im Unternehmen. <\/p>\n Die Datenbank enthält neben dem Startformular zwei weitere Formulare. Die beiden Formulare dienen der Verwaltung von Briefen und der Anzeige eines einzelnen Briefes zum Bearbeiten.<\/p>\n Neben den Formularen enthält die Datenbank gleich drei verschiedene Menüleisten. Aus Gründen der übersichtlichkeit wurde versucht, die Formulare nicht unnötig mit Schaltflächen zu überfrachten. In einigen Fällen ist das besonders sinnvoll, zum Beispiel, wenn eine Funktion von mehreren Formularen aus aufgerufen werden kann. Wenn Sie die Funktion in einer Menü- oder Symbolleiste unterbringen, können sich die Anwender vermutlich leichter an sie gewöhnen, als wenn die Funktion in verschiedenen Formularen in Form einer Schaltfläche untergebracht ist, die sich dazu noch immer an anderen Stellen befindet.<\/p>\n Die einzelnen Menüleisten werden in Zusammenhang mit den jeweiligen Formularen und Funktionen vorgestellt.<\/p>\n <\/p>\n Quellcode 1<\/b><\/p>\n Das Formular frmBriefe gibt eine übersicht über alle vorhandenen Briefe und enthält eine Möglichkeit, nach verschiedenen Kriterien zu filtern (siehe Bild 2).<\/p>\n Das Formular kann über den Menüeintrag Briefe\/Briefauswahl geöffnet werden. Nach dem öffnen dieses Formulars erscheint die damit verknüpfte Symbolleiste (siehe Bild 3).<\/p>\n Dort können Sie folgende Funktionen aufrufen:<\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 3: Die Funktionen der Briefübersicht sind über die Symbolleiste zu erreichen.<\/span><\/b><\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 4: Formular zum Bearbeiten eines Briefes<\/span><\/b><\/p>\n Im oberen Bereich des Formulars frmBrief befinden sich einige Textfelder und Schaltflächen zum Filtern der in der übersicht angezeigten Datensätze. Die Schaltfläche cmdSuche wertet die angegebenen Kriterien aus und stellt eine entsprechende SQL-Abfrage zusammen, die anschließend die Datenherkunft des Formulars ersetzt (s. Quellcode 1).<\/p>\n Dabei ist eine Besonderheit zu beachten: Das Durchsuchen des Briefinhalts, der sich in dem Memofeld Inhalt befindet, erfordert die vorherige Umwandlung des Suchbegriffes.<\/p>\n In dem Memofeld wird der Text inklusive der für die Formatierungen erforderlichen Steuerzeichen gespeichert. RTF kann zwar Umlaute darstellen, aber es verwendet Steuerzeichen dafür – zum Beispiel \\“d6 für ö oder \\“df für ß.<\/p>\n Das Formular frmBrief zeigt je einen Brief zur Bearbeitung an (siehe Bild 4). Das Formular enthält Eingabefelder für alle benötigten Daten.<\/p>\n Der Clou des Formulars ist das Feld zur Eingabe des Briefinhalts. Es handelt sich dabei um das RTF2-Steuerelement, das sowohl zur Eingabe von formatierten Texten in Formularen als auch zu deren Ausgabe in Berichten dient.<\/p>\n Es bietet die Möglichkeit, Texte in beliebigen Schriftarten, Schriftgrößen und -formatierungen anzuzeigen.<\/p>\n Dadurch, dass der Text wegen des Problems mit den Seitenumbrüchen in einzelne Absätze umgewandelt werden muss, können leider nicht alle von dem Steuerelement zur Verfügung gestellten Formatierungen verwendet werden, sondern nur die in der Symbolleiste angebotenen.<\/p>\n Die Symbolleiste, die immer angezeigt wird, wenn das RTF2-Steuerelement im Formular frmBrief den Fokus hat, ist in Bild 5 dargestellt.<\/p>\n Neben den Funktionen zum Formatieren des Textes finden Sie dort noch Schaltflächen zum Ausrichten des Textes mit den herkömmlichen Methoden, zum Kopieren, Ausschneiden und Einfügen von Inhalten der Zwischenablage sowie eine Schaltfläche zum Rückgängigmachen der letzten Aktion.<\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 5: Die Symbolleiste zum Formatieren und Editieren des Briefinhalts<\/span><\/b><\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 6: Ausgabe eines Briefes per Bericht<\/span><\/b><\/p>\n Wenn der Brief fertig gestellt ist, soll er natürlich auch gedruckt werden. Dazu ist zunächst seine Anzeige in einem Bericht erforderlich. Dieser Bericht könnte beispielsweise wie in Bild 6 aussehen. Die Abbildung zeigt die erste Seite des Berichts. Der Bericht ist ebenso wie das Formular frmBrief mit dem RTF2-Steuerelement ausgestattet. Bei der Verwendung des Steuerelements sind einige Tricks anzuwenden – vor allem unter Access 97. Details zu der Verwendung des RTF2-Steuerelements finden Sie im Beitrag Formatierte Texte in Berichten der vorliegenden Ausgabe von Access im Unternehmen.<\/p>\n Neben dem Steuerelement zur Anzeige des Inhalts des Briefes werden ausschließlich Text- und Bezeichnungsfelder verwendet.<\/p>\n Bild 7 zeigt die Entwurfsansicht des Berichts. Die Felder im rechten oberen Bereich sind in der Vorschauansicht nicht zu sehen, da deren Eigenschaft Sichtbar den Wert Nein hat.<\/p>\n Die Felder werden lediglich als Grundlage für die Anzeige der Empfängeradresse benötigt. Diese befindet sich im Textfeld txtAnschrift. Der Steuerelementinhalt des Textfeldes wird in der Prozedur zusammengesetzt, die durch die Ereigniseigenschaft Beim Formatieren des Berichtskopfes ausgelöst wird (s. Quellcode 2).<\/p>\n Außerdem besitzt der Bericht zwei Prozeduren, die beim Aktivieren beziehungsweise Deaktivieren des Berichts ausgelöst werden und den Menüeintrag zum Drucken des Berichts an- und ausschalten.<\/p>\n Quellcode 2<\/b><\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 7: Entwurfsansicht des Berichts rptBrief<\/span><\/b><\/p>\n Wenn Sie den Bericht an Ihre Bedürfnisse anpassen möchten, können Sie dies leicht erledigen. ändern Sie die beiden Beschriftungsfelder für die Absenderdaten und die Fußzeile, fügen Sie einen individuellen Briefkopf hinzu oder ähnliches. Beachten Sie aber, dass auch nur geringe änderungen an dem Detailbereich die Funktion des Berichts beeinträchtigen könnten. <\/p>\n Die Musterlösung enthält drei Menü- beziehungsweise Symbolleisten. Die Hauptmenüleiste enthält Einträge für das Drucken sowie für die Anzeige der beiden Formulare.<\/p>\n Die Erste der beiden Symbolleisten wird nur angezeigt, wenn das RTF2-Steuerelement den Fokus hat. Sie enthält Schaltflächen zum Aufrufen der Funktionen zum Durchführen der unterschiedlichen Formatierungen.<\/p>\n Die Zweite ist immer sichtbar, wenn eines der beiden Formulare geöffnet ist. Die Symbolleiste interagiert mit den beiden Formularen. Ist das Formular frmBriefe geöffnet, sind alle Schaltflächen der Symbolleiste aktiviert (mit Ausnahme des Falls, dass noch kein Brief vorhanden ist – dann kann natürlich auch keiner angezeigt oder ausgedruckt werden). Beim Anzeigen eines einzelnen Briefes im Formular frmBrief werden die rechten vier Schaltflächen ausgeblendet. Nur die Schaltfläche zur Anzeige der Vorschau bleibt aktiviert.<\/p>\n Diese Interaktion wird durch eine Sammlung von Menü-Funktionen möglich, die sich im Modul mdlMenueleisten befindet. Dort finden Sie auch beispielsweise die Funktion BriefeSymbolleisteErstellen, die dem Erstellen dieser Symbolleiste dient (s. Quellcode 3). Hier werden die einzelnen Elemente der Symbolleiste und deren Eigenschaften wie Symbol, aufzurufende Funktion und so weiter festgelegt.<\/p>\n Quellcode 3<\/b><\/p>\n Quellcode 4<\/b><\/p>\n Die hier verwendeten Funktionen sind alle im gleichen Modul vorhanden. Ein gutes Beispiel für die Interaktion zwischen Symbolleiste und Formular ist die Funktion BriefVorschau (s. Quellcode 4). Die Funktion überprüft zunächst, ob das Formular frmBrief das aktuell geöffnete Formular ist. Falls ja, wird der hier angezeigte Brief in der Berichtsvorschau angezeigt. Falls nein, überprüft die Funktion das Formular frmBriefe und öffnet den dort ausgewählten Brief.<\/p>\n Ob die Schaltfläche beziehungsweise die Symbolleiste überhaupt angezeigt wird, hängt indes davon ab, ob eines dieser beiden Formulare geöffnet ist.<\/p>\n Mit der vorliegenden Fassung der Briefverwaltung haben Sie den Grundstein für eine professionelle Anwendung gelegt. Sie können damit bereits Briefe neu erstellen, bestehende Briefe bearbeiten, eine Briefsuche nach bestimmten Kriterien durchführen und die Briefe komfortabel ausdrucken.<\/p>\n In Ausgabe 1\/2004 von Access im Unternehmen geht es weiter. Dort werden der Briefverwaltung die organisatorischen Funktionen hinzugefügt: Dazu gehört die Verwendung bestehender Adressen aus der Adressverwaltung, das Erstellen von Serienbriefen und die Verwendung unterschiedlicher Vorlagen.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":" Das Erstellen von Briefen ist eigentlich das Spezialgebiet von Textverarbeitungen wie Microsoft Word. Es gibt allerdings genügend Gründe, einmal über den Tellerrand zu schauen und dabei einen Blick auf Access zu werfen. Access bildet in Form der Bereitstellung von Adresstabellen die Grundlage für die Erstellung vieler Serienbriefe. Es enthält ein Objekt namens Bericht, das prinzipiell für die Erstellung von Briefen geeignet ist. Und außerdem bietet es die Möglichkeit, die in einem Brief enthaltenen Informationen und die Adressaten zu speichern und damit leichter zu verwalten – das sind mindestens drei Gründe, um die Brieftauglichkeit von Access im Rahmen einer Musterlösung genau zu untersu-chen.<\/p>\n","protected":false},"author":1,"featured_media":0,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"om_disable_all_campaigns":false,"_monsterinsights_skip_tracking":false,"_monsterinsights_sitenote_active":false,"_monsterinsights_sitenote_note":"","_monsterinsights_sitenote_category":0,"_uf_show_specific_survey":0,"_uf_disable_surveys":false,"footnotes":""},"categories":[662003,66062003,44000027],"tags":[],"class_list":["post-55000130","post","type-post","status-publish","format-standard","hentry","category-662003","category-66062003","category-Loesungen"],"yoast_head":"\n![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{9DE9E0E5-CF07-468F-8E9F-5812644A48A7}\/pic002.png\")
<\/p>\nHinweis<\/h3>\n
Funktionalität in Menüleisten<\/h3>\n
Verwalten der Briefe<\/h2>\n
Private Sub cmdSuche_Click()\r\n Dim strSQL As String\r\n Dim strSucheInhalt As String\r\n strSucheInhalt = Nz(Me.txtInhalt, \"\")\r\n strSQL = \"SELECT * FROM tblBriefe WHERE \"\r\n If IsNull(Me.txtDatumVon) Then\r\n strSQL = strSQL & \" Datum >= \" & ISODatum(\"1.1.1900\")\r\n Else\r\n strSQL = strSQL & \" Datum >= \" & ISODatum(Me.txtDatumVon)\r\n End If\r\n If IsNull(Me.txtDatumBis) Then\r\n strSQL = strSQL & \" AND Datum <= \" & ISODatum(Date)\r\n Else\r\n strSQL = strSQL & \" AND Datum <= \" & ISODatum(Me.txtDatumBis)\r\n End If\r\n If Not IsNull(Me.txtInhalt) Then\r\n strSQL = strSQL & \" AND (Betreff LIKE \"\"*\" & strSucheInhalt & \"*\"\"\"\r\n strSucheInhalt = ZeichenErsetzen(strSucheInhalt, \"ä\", \"\\''e4\")\r\n strSucheInhalt = ZeichenErsetzen(strSucheInhalt, \"ö\", \"\\''f6\")\r\n ''...weitere Ersetzungen\r\n strSQL = strSQL & \" OR Inhalt LIKE \"\"*\" & strSucheInhalt & \"*\"\")\"\r\n End If\r\n If Not IsNull(Me.txtEmpfaenger) Then\r\n strSQL = strSQL & \" AND\"\r\n strSQL = strSQL & \" (Vorname LIKE \"\"*\" & Me.txtEmpfaenger & \"*\"\"\"\r\n ''...weitere Kriterien\r\n strSQL = strSQL & \" OR Land LIKE \"\"*\" & Me.txtEmpfaenger & \"*\"\")\"\r\n End If\r\n Me.RecordSource = strSQL\r\n Me.Requery\r\nEnd Sub<\/pre>\n
![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{9DE9E0E5-CF07-468F-8E9F-5812644A48A7}\/pic003.png\")
<\/p>\n![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{9DE9E0E5-CF07-468F-8E9F-5812644A48A7}\/pic004.png\")
<\/p>\nFiltern von Briefen<\/h3>\n
Bearbeiten von Briefen<\/h2>\n
![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{9DE9E0E5-CF07-468F-8E9F-5812644A48A7}\/pic005.png\")
<\/p>\n![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{9DE9E0E5-CF07-468F-8E9F-5812644A48A7}\/pic006.png\")
<\/p>\nZusammensetzen der Adresse<\/h2>\n
Private Sub Berichtskopf_Format(Cancel As Integer, FormatCount As Integer)\r\n Dim strAnschrift As String\r\n If Not Me.Firma = \"\" Then\r\n strAnschrift = strAnschrift & Me!Firma & vbCrLf\r\n End If\r\n If Not (IsNull(Me.Anrede) And IsNull(Me.Nachname)) Then\r\n If Not IsNull(Me.Anrede) Then\r\n strAnschrift = strAnschrift & Me.Anrede & \" \"\r\n End If\r\n strAnschrift = strAnschrift & Me.Vorname & IIf(IsNull(Me.Vorname), \"\", \" \") & Me.Nachname & vbCrLf\r\n End If\r\n If Not IsNull(Me.Strasse) Then\r\n strAnschrift = strAnschrift & Me.Strasse & vbCrLf\r\n End If\r\n strAnschrift = strAnschrift & Me.PLZ & \" \" & Me.Ort & vbCrLf\r\n Me.txtAnschrift = strAnschrift\r\nEnd Sub<\/pre>\n
![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{9DE9E0E5-CF07-468F-8E9F-5812644A48A7}\/pic007.png\")
<\/p>\nHinweis<\/h3>\n
Public Sub BriefeSymbolleisteErstellen()\r\n Dim cbr As Object\r\n MenueleisteLoeschen \"SymbolleisteBriefe\"\r\n SymbolleistenErstellen \"SymbolleisteBriefe\", msoBarTop\r\n Set cbr = CommandBars(\"SymbolleisteBriefe\")\r\n cbr.Visible = True\r\n SymbolleisteneintragErstellen cbr, \"&Vorschau anzeigen\", \"BriefVorschau\", _ \"=BriefVorschau()\", False, msoButtonIcon, 109\r\n SymbolleisteneintragErstellen cbr, \"Brief &anzeigen\", \"BriefAnzeigen\", _ \"=BriefAnzeigen()\", True, msoButtonIcon, 324\r\n ''...Erstellung weiterer Einträge\r\nEnd Sub<\/pre>\n
Public Function BriefVorschau()\r\n Dim intBriefID As Integer\r\n If Application.CurrentObjectName = \"frmBrief\" Then\r\n DoCmd.RunCommand acCmdSaveRecord\r\n intBriefID = Forms!frmBrief!BriefID\r\n ElseIf Application.CurrentObjectName = \"frmBriefe\" Then\r\n intBriefID = Forms!frmBriefe.BriefID\r\n End If\r\n RichtextAufteilen intBriefID\r\n DoCmd.OpenReport \"rptBrief\", View:=acViewPreview, _ WhereCondition:=\"BriefID = \" & intBriefID\r\nEnd Function<\/pre>\n