<\/p>\n
André Minhorst, Duisburg, und Dr. Holger H. Stutzke, Bremen<\/b><\/p>\n
Viele Anwendungen verlangen eine konsistente Historie aller änderungen im Datenbestand. Access bietet dazu keine perfekten Möglichkeiten, aber mit ein wenig Eigeninitiative seitens des Entwicklers ist die lückenlose Historie dennoch leicht realisierbar. Je nachdem, ob die Historie wirklich lückenlos sein muss oder ob Informationen wie Anlege-, änderungs- und Löschdaten der einzelnen Datensätze ausreichen, gibt es zwei Varianten für die Pflege einer Historie.<\/b><\/p>\n
Bei diversen Anwendungsfällen wird eine konsistente Speicherung aller Daten und Datenänderungen in einer Datenbank erwartet.<\/p>\n
Dabei kann es sich um sicherheits- oder finanztechnisch relevante Anwendungen handeln, bei denen eine lückenlose Historie sogar Pflicht ist, oder man möchte aus anderen Gründen genau wissen, zu welchem Zeitpunkt welcher Datenbestand Gültigkeit hatte. Wieder andere Anwendungen erfordern nur rudimentäre Informationen über die änderung von Daten wie das jeweilige Datum und den durchführenden Benutzer beim Erstellen, letzten ändern oder Löschen eines Datensatzes.<\/p>\n
Beide Methoden erfordern, dass die gewünschten Daten beim Erstellen, ändern oder Löschen von Informationen gespeichert werden, und das natürlich automatisch.<\/p>\n
Access bietet dazu keine speziellen Mittel, sodass die benötigten Aktionen unmittelbar bei der Dateneingabe, also im entsprechenden Formular, vorgenommen werden müssen. Da die Speicherung automatisch erfolgen soll, verwendet man am besten die Ereignisprozeduren, die unmittelbar vor beziehungsweise nach der änderung der Daten ausgelöst werden.<\/p>\n
Client-Server-Systeme wie Microsoft SQL Server, dessen abgespeckte Version MSDE und andere bieten für solche änderungsdaten so genannte Trigger an, die automatisch beim Anlegen, ändern oder Löschen von Datensätzen ausgelöst werden und die Werte der Tabellenfelder vor und nach der änderung bereitstellen.<\/p>\n
Da Access diese Vorzüge nicht bietet, lernen Sie im vorliegenden Beitrag, wie Sie eine formulargesteuerte Funktionalität zur Pflege einer änderungshistorie erstellen.<\/p>\n
Sie können natürlich nur eine änderungshistorie zu Datensätzen führen, die auch vorhanden sind. Sie müssen sich also an dieser Stelle entscheiden, ob mit einem gelöschten Datensatz auch die Historie des Datensatzes gelöscht werden soll. Lautet die Antwort ja, haben Sie sich definitiv für die einfacher zu realisierende Variante entschieden.<\/p>\n
Leider sehen die Anforderungen sicherheits- oder finanztechnisch kritischer Anwendungen den anderen Fall vor. Das bedeutet, dass Sie auch gelöschte Datensätze nicht so einfach entfernen dürfen. Und damit stellt sich erneut eine wichtige Frage: Möchten Sie die gelöschten Daten mit einem entsprechenden Flag versehen und alle Abfragen und Datenherkünfte so anpassen, dass nur als nicht gelöscht gekennzeichnete Datensätze angezeigt werden, oder möchten Sie die Datensätze tatsächlich aus der Ursprungstabelle löschen, im gleichen Schritt aber in einer weiteren Tabelle gleichen Aufbaus archivieren<\/p>\n
Die Auflistung der Techniken und der Vor- und Nachteile der beiden Varianten könnte wahrscheinlich einen eigenen Beitrag füllen. An dieser Stelle wird davon ausgegangen, dass Performance und Speicherplatz Sie nicht daran hindern, gelöschte Daten durch das Setzen eines Flags als solche zu markieren und sie nicht zu löschen oder zu verschieben.<\/p>\n
Wenn änderungen unter Angabe des Ausführenden gespeichert werden sollen, müssen Sie dessen Identität ermitteln. Das können Sie auf unterschiedliche Arten erledigen. Die richtige Auswahl hängt unter anderem davon ab, ob die Datenbank das Sicherheitssystem von Access verwendet. Falls ja, können Sie einfach den Namen des aktuellen Benutzers eintragen. Den Namen können Sie mit folgender Funktion ermitteln:<\/p>\n
=CurrentUser()<\/pre>\nFalls nein, können Sie beispielsweise den Namen des aktuell auf dem Rechner eingeloggten Benutzers verwenden – Beispiele für die Ermittlung dieses Benutzers finden Sie im Modul mdlBenutzerinformationen der Beispieldatenbank.<\/p>\n
Die einfache änderungshistorie dient einfach nur der Protokollierung des Benutzers und des Datums für das Anlegen, die letzte änderung und für das Löschen eines Datensatzes. Sie erfordert folgende Maßnahmen:<\/p>\n
Die Beschreibung der Maßnahmen erfolgt anhand der Tabellen Artikel, Kategorie und Lieferanten sowie des Formulars Artikel, die Sie zum Nachvollziehen der nachfolgenden Schritte am besten aus der Nordwind-Datenbank in eine neue, leere Datenbank importieren. Sie finden die fertigen Beispiele allerdings auch auf der Heft-CD. Die Dateien heißen Historie97.mdb (für Access 97) und Historie00.mdb (für Access 2000 und höher). <\/p>\n
Damit Sie die änderungsdaten in der Tabelle speichern können, müssen Sie den Entwurf entsprechend anpassen. Dazu legen Sie die folgenden Felder neu an:<\/p>\n
Nun passen Sie das Formular so an, dass bei jeder änderung an einem Datensatz eine entsprechende Protokollierung erfolgt.<\/p>\n
Das bedeutet, dass Sie drei unterschiedliche Aktionen berücksichtigen müssen: das Anlegen neuer Datensätze und das ändern und Löschen bestehender Datensätze.<\/p>\n
Private Sub Form_BeforeInsert(Cancel As Integer)\r\n Me!AngelegtAm = Date\r\n Me!AngelegtDurch = CurrentUser\r\nEnd Sub<\/pre>\nQuellcode 1<\/b><\/p>\n
Private Sub Form_BeforeUpdate(Cancel As Integer)\r\n Me!GeaendertAm = Date\r\n Me!GeaendertDurch = CurrentUser\r\nEnd Sub<\/pre>\nQuellcode 2<\/b><\/p>\n
Private Sub Form_BeforeUpdate(Cancel As Integer)\r\n If Me.NewRecord Then\r\n Me!AngelegtAm = Date\r\n Me!AngelegtDurch = CurrentUser\r\n Else\r\n Me!GeaendertAm = Date\r\n Me!GeaendertDurch = CurrentUser\r\n End If\r\nEnd Sub<\/pre>\nQuellcode 3<\/b><\/p>\n
Hinweis<\/h3>\n
Die nachfolgende Beschreibung bezieht sich auf das Formular Artikel der Nordwinddatenbank. <\/p>\n
Anlegen von Datensätzen<\/h2>\n
Das Anlegen eines Datensatzes löst das Ereignis Vor Eingabe aus. Das Speichern dieses neuen Datensatzes löst das Ereignis Nach Eingabe aus. Das erstgenannte Ereignis ist für das Anlegen der änderungsdaten interessant. Legen Sie für diese Ereigniseigenschaft die Prozedur aus Quellcode 1 an.<\/p>\n
Wenn Sie nun einen neuen Datensatz anlegen, weist die Prozedur den beiden Feldern AngelegtAm und AngelegtDurch die Werte der Funktionen Date und CurrentUser zu.<\/p>\n
ändern von Datensätzen<\/h2>\n
Eine Datensatzänderung liegt immer vor, wenn mindestens ein Feld des Datensatzes geändert wurde. Das Ereignis, das beim Speichern eines geänderten Datensatzes ausgelöst wird, heißt Vor Aktualisierung. Unmittelbar nach dem Speichern wird noch das Ereignis Nach Aktualisierung ausgelöst – soweit der Speichervorgang nicht in der Ereignisprozedur für das Ereignis Vor Aktualisierung abgebrochen wird oder ein Fehler auftritt. Mit der Ereignisprozedur aus Quellcode 2 legen Sie die änderungsdaten an.<\/p>\n
<\/p>\n
Die Prozedur belegt die beiden Felder GeaendertAm und GeaendertDurch mit den entsprechenden Werten. Direkt im Anschluss wird die neue Version des Datensatzes gespeichert.<\/p>\n
Anlegen und ändern in einem Schritt<\/h3>\n
Zu beachten ist, dass auch das Neuanlegen eines Datensatzes diese beiden Prozeduren auslöst. Damit würden beim Neuanlegen sowohl die Felder für das Neuanlegen als auch für das ändern eines Datensatzes aktualisiert.<\/p>\n
Wenn die Felder GeaendertAm und GeaendertDurch beim Neuanlegen eines Datensatzes nicht geändert werden sollen, verwenden Sie die Prozedur aus Quellcode 3 für das Ereignis Vor Aktualisierung.<\/p>\n
Die Prozedur überprüft, ob es sich bei dem Datensatz um einen neuen Datensatz handelt, und ändert die entsprechenden Felder.<\/p>\n
Löschen vonDatensätzen<\/h2>\n
Das Löschen eines Datensatzes löst das Ereignis Beim Löschen aus. Da das Löschen eines Datensatzes auch automatisch die Historie mitlöschen würde, sollen lediglich die beiden Felder GeloeschtDurch und GeloeschtAm aktualisiert und der eigentliche Löschvorgang abgebrochen werden.<\/p>\n
Zusätzlich müssen Sie natürlich die Datenherkunft des Formulars so anpassen, dass Datensätze, die einen Wert für eines der Felder GeloeschtAm oder GeloeschtDurch enthalten, nicht mehr angezeigt werden. Daher ändern Sie die Eigenschaft Datenherkunft auf den folgenden Wert:<\/p>\n
Private Sub Form_Delete(Cancel As Integer)\r\n Geloescht = True\r\nEnd Sub\r\nPrivate Sub Form_BeforeDelConfirm(Cancel As Integer, Response As Integer)\r\n Cancel = True\r\nEnd Sub\r\nPrivate Sub Form_AfterDelConfirm(Status As Integer)\r\n Me!GeloeschtAm = Date\r\n Me!GeloeschtDurch = CurrentUser\r\n Me.Requery\r\nEnd Sub<\/pre>\nQuellcode 4<\/b><\/p>\n
Private Sub Form_BeforeUpdate(Cancel As Integer)\r\n If Geloescht = True Then\r\n Geloescht = False\r\n Else\r\n If Me.NewRecord Then\r\n Me!AngelegtAm = Date\r\n Me!AngelegtDurch = CurrentUser\r\n Else\r\n Me!GeaendertAm = Date\r\n Me!GeaendertDurch = CurrentUser\r\n End If\r\n End If\r\nEnd Sub<\/pre>\nQuellcode 5<\/b><\/p>\n
SELECT * FROM Artikel WHERE GeloeschtAm IS NULL<\/pre>\nDer benötigte Vorgang ist ein wenig komplizierter und Sie brauchen dazu drei Funktionen: Beim Löschen, Vor Löschabfrage und Nach Löschabfrage. Der Eigenschaft Beim Löschen können Sie eine Prozedur hinzufügen, die den Löschvorgang unter bestimmten Umständen abbricht und weitere Anweisungen ausführt.<\/p>\n
Das wäre für diesen Zweck eigentlich ausreichend, denn hier könnten Sie die Werte der beiden Felder GeloeschtAm und GeloeschtDurch auf die entsprechenden Werte einstellen.<\/p>\n
Leider können Sie in dieser Prozedur nicht die Requery-Methode des Formulars aufrufen, die unter anderem dem Aktualisieren der Datenherkunft des Formulars dient. Das würde bedeuten, dass zwar die beiden Felder GeloeschtAm und GeloeschtDurch die gewünschten Werte haben, aber dass weder der Datensatz noch die Datenherkunft des Formulars aktualisiert sind – was schlichtweg gleichbedeutend damit ist, dass der Benutzer den Datensatz noch sehen kann.<\/p>\n
<\/p>\n
<\/b><\/p>\n
Bild 1: Entwurfsansicht der Tabelle tblAenderungen<\/span><\/b><\/p>\n
Damit der Datensatz als gelöscht markiert und direkt anschließend die Datenherkunft aktualisiert wird, verwenden Sie die drei Prozeduren aus Quellcode 4 für die drei oben genannten Ereigniseigenschaften.<\/p>\n
Zusätzlich deklarieren Sie im Kopf des Klassenmoduls noch eine Variable:<\/p>\n
Dim Geloescht As Boolean<\/pre>\nIn der Prozedur Form_Delete wird nur die Variable Geloescht auf den Wert True gesetzt. Damit wird der Löschvorgang an dieser Stelle noch nicht abgebrochen, sondern zunächst durchgeführt! Erst in der Prozedur Form_BeforeDelConfirm wird der Parameter Cancel auf den Wert True gesetzt und der Löschvorgang damit rückgängig gemacht.<\/p>\n
Die Prozedur Form_AfterDelConfirm schließlich setzt die beiden Felder GeloeschtAm und GeloeschtDurch auf die entsprechenden Werte und aktualisiert die Datenherkunft. Da diese nur die Datensätze enthält, deren Feld GeloeschtAm Null ist, wird der soeben „gelöschte“ Datensatz nicht mehr angezeigt.<\/p>\n
Durch die Requery-Methode des Formulars wird unter anderem das Ereignis Vor Aktualisierung ausgelöst, das ja, wie oben beschrieben, die beiden Felder GeaendertAm und GeaendertDurch aktualisiert. Beim Löschen eines Datensatzes sollen diese beiden Werte allerdings nicht angepasst werden. Daher ändern Sie die entsprechende Ereignisprozedur wie in Quellcode 5.<\/p>\n
Die Funktion hat nun eine zusätzliche If-Abfrage, die den Wert der Variablen Geloescht überprüft. Hat dieser den Wert True, wird die Anpassung der Felder GeaendertAm und GeaendertDurch nicht durchgeführt. Die Variable Geloescht wird wieder auf den Wert False gesetzt, damit bei einer eventuell folgenden änderung die änderungsinformationen wieder gesetzt werden können.<\/p>\n
Wenn die Ansprüche an die Konsistenz der Historie höher sind und der Zustand der Datenbank zu jedem Zeitpunkt rekonstruierbar sein soll, ist ein wenig mehr Aufwand erforderlich.<\/p>\n
Die änderungshistorie soll sämtliche änderungen speichern – vom Erstellen des Datensatzes über die änderung einzelner Felder bis hin zum Löschen des Datensatzes.<\/p>\n
Alle änderungen werden in einer separaten Tabelle archiviert. Diese Tabelle enthält Felder zum Speichern des Tabellennamens und Feldnamens, in dem die änderung vorgenommen wurde, den Zeitpunkt der änderung sowie den alten und den neuen Wert und den Benutzer, in dessen Kontext die änderungen durchgeführt werden.<\/p>\n
Außerdem speichert die Tabelle die Aktion, die mit der jeweiligen änderung zusammenhängt – also anlegen, ändern oder löschen. Sehr wichtig ist die Angabe des Wertes des Primärschlüsselfeldes des geänderten Datensatzes. Den Entwurf dieser Tabelle finden Sie in Bild 1.<\/p>\n
Private Sub Form_BeforeUpdate(Cancel As Integer)\r\n Dim Primaerschluesselfeld As String\r\n Dim db As DAO.Database\r\n Dim rst As DAO.Recordset\r\n Dim ctl As Control\r\n Dim ctlType As Integer\r\n Dim ctlSource As String\r\n Dim rstSource As String\r\n Dim AlterWert As String\r\n Dim NeuerWert As String\r\n Dim Aktion As String\r\n If Me.NewRecord Then\r\n Aktion = \"Neuanlage\"\r\n Else\r\n Aktion = \"änderung\"\r\n End If\r\n Primaerschluesselfeld = \"Lieferanten-Nr\"\r\n rstSource = Me.RecordSource\r\n Set db = CurrentDb\r\n Set rst = db.OpenRecordset(\"tblAenderungen\", dbOpenDynaset)<\/pre>\nQuellcode 6 (erster Teil)<\/b><\/p>\n
Voraussetzungen<\/h2>\n
Die änderungshistorie erfolgt formulargesteuert, das bedeutet, dass lediglich die in einem Formular vorgenommenen änderungen auch archiviert werden.<\/p>\n
änderungen, die Sie direkt an den Tabellen vornehmen, werden nicht berücksichtigt. Dadurch, dass die änderungen durch Formularereignisse gespeichert werden, sind einige Voraussetzungen zu erfüllen:<\/p>\n
Die Datenherkunft muss eine Tabelle sein, es darf keine Abfrage verwendet werden.<\/li>\n Die Datenherkunft muss einen eindeutigen Primärindex haben, der nicht aus mehr als einem Feld bestehen darf und im Entwurf an erster Stelle stehen muss.<\/li>\n Hinweis<\/h3>\n
Als Beispiel für die Anwendung einer detaillierten Historie dient die Tabelle Lieferanten und das entsprechende Formular Lieferanten. <\/p>\n
Einbau der Funktionalität in das Formular<\/h2>\n
Damit die änderungshistorie beim Anlegen und ändern des Datensatzes gepflegt wird, legen Sie für die Ereigniseigenschaft Vor Aktualisierung die Prozedur aus Quellcode 6 an.<\/p>\n
Die Prozedur überprüft zunächst, ob es sich bei dem geänderten Datensatz um einen neuen oder einen vorhandenen Datensatz handelt, und schreibt in Abhängigkeit davon einen der beiden Werte Neuanlage oder änderung in die Variable Aktion. Der Variablen Primaerschluesselfeld weisen Sie den Namen des Primärschlüsselfeldes der dem Formular zugrunde liegenden Tabelle zu.<\/p>\n
Auf die gleiche Weise erhält die Variable rstSource als Wert den Namen der entsprechenden Tabelle. Nach dem Vorbereiten der Tabelle tblAenderungen für das Eintragen der änderungsdaten durchläuft die Prozedur alle Steuerelemente des Formulars. Dabei überprüft sie, um welchen Steuerelementtyp es sich handelt. Ist es einer der folgenden Typen, könnte es an die Datenherkunft gebundene Daten enthalten und wir näher untersucht:<\/p>\n
For Each ctl In Me.Controls\r\n ctlType = ctl.ControlType\r\n Select Case ctlType\r\n Case acCheckBox, acComboBox, acListBox, acTextBox, acOptionGroup\r\n ctlSource = ctl.ControlSource\r\n If Not IsNull(ctlSource) And Not ctlSource = _ Primaerschluesselfeld Then\r\n AlterWert = Nz(ctl.OldValue)\r\n NeuerWert = Nz(ctl.Value)\r\n If Not (AlterWert = NeuerWert) Then\r\n rst.AddNew\r\n rst!Aktion = Aktion\r\n rst!Tabellenname = rstSource\r\n rst!Feldname = ctlSource\r\n rst!Primaerschluessel = Me(Primaerschluesselfeld)\r\n rst!Datum = Date\r\n rst!Uhrzeit = Time\r\n rst!Benutzer = CurrentUser\r\n rst!AlterWert = AlterWert\r\n rst!NeuerWert = NeuerWert\r\n rst.Update\r\n End If\r\n End If\r\n End Select\r\n Next ctl\r\nEnd Sub<\/pre>\nQuellcode 6 (Fortsetzung)<\/b><\/p>\n
Textfeld (acTextbox)<\/li>\n Kombinationsfeld (acCombobox)<\/li>\n Listenfeld (acListbox)<\/li>\n Kontrollkästchen (acCheckbox)<\/li>\n Optionsgruppe (acOptiongroup)<\/li>\n Wenn das aktuelle Steuerelement einen Steuerelementinhalt hat und nicht an das Primärschlüsselfeld der Tabelle gebunden ist, handelt es sich um ein Steuerelement, dass Daten der zugrundeliegenden Tabelle enthält.<\/p>\n
Daraufhin wird überprüft, ob sich der Inhalt des Steuerelements geändert hat. Der alte und der neue Wert werden dazu vorher in leere Zeichenketten umgewandelt, falls einer der beiden den Wert Null hat.<\/p>\n
Wenn der Inhalt des Feldes geändert wurde, legt die Prozedur in der Tabelle tblAenderungen einen neuen Datensatz mit den ermittelten Daten an.<\/p>\n
Nun fehlt noch das Hinzufügen eines entsprechenden Eintrags, falls ein Datensatz gelöscht wird. Dazu legen Sie einfach die Prozedur aus Quellcode 7 für die Ereigniseigenschaft Beim Löschen an.<\/p>\n
<\/p>\n
<\/b><\/p>\n
Bild 2: Vollständige Historie eines Datensatzes<\/span><\/b><\/p>\n
Private Sub Form_Delete(Cancel As Integer)\r\n Dim db As Database\r\n Set db = CurrentDb\r\n db.Execute \"INSERT INTO tblAenderungen(Tabellenname, Aktion, \" _ & \"Primaerschluessel, \"Datum, Uhrzeit, Benutzer) VALUES(''\" & Me.RecordSource _ & \"'', ''Gelöscht'', ''\" & Me![Lieferanten-Nr] & \"'', ''\" & Date & \"'', ''\" & Time _ & \"'', ''\" & CurrentUser & \"'')\"\r\nEnd Sub<\/pre>\nQuellcode 7<\/b><\/p>\n
Die Prozedur legt per Anfügeabfrage einen neuen Datensatz in der Tabelle tblAenderungen an. Dieser Datensatz verwendet nur wenige Felder, nämlich den Tabellennamen, die Aktion, in diesem Fall Gelöscht, die Nummer des gelöschten Datensatzes sowie Datum, Zeit und Benutzer beim Löschvorgang.<\/p>\n
Bild 2 zeigt die vollständige durch die vorgestellten Prozeduren erstellte Historie eines Datensatzes vom Anlegen über die änderung des Inhalts eines Feldes bis hin zum Löschen des Datensatzes.<\/p>\n
Mit den Informationen in der Tabelle kann der Stand zu jedem Zeitpunkt wieder hergestellt werden. Aus Platzgründen ist leider an dieser Stelle keine vollständige Beschreibung dieses Vorgangs möglich. Mit geeigneten Prozeduren können Sie sowohl den kompletten Bestand zu einem bestimmten Zeitpunkt darstellen oder auch einzelne Datensätze heraussuchen und deren Historie anzeigen.<\/p>\n
Die hier vorgestellten Methoden vermitteln Ihnen einen guten Eindruck von unterschiedlichen Möglichkeiten der Verwaltung einer änderungshistorie von Daten in einer Access-Datenbank. <\/p>\n
Um die Prozeduren datenbankweit und von mehreren Formularen aus einsetzen zu können, sollten Sie die Anweisungen in Funktionen unterbringen, die Sie dann von allen Formularen aus aufrufen können. Als Parameter wären der Formularname, der Name der Datenherkunft sowie der Name des Primärschlüsselfeldes des aktuellen Formulars vorzusehen. Eine andere denkbare Erweiterung ist eine Schnittstelle, über die der Benutzer den Datenbestand zu beliebigen Zeitpunkten einsehen kann, ohne dass die bestehenden Daten berührt werden. Auch die Wiederherstellung der Daten der änderungshistorie ist eine schöne Aufgabe für ambitionierte Access-Entwickler. Dieses Thema wird sicher in einer der nächsten Ausgaben oder im Internet unter www.access-im-unternehmen.de behandelt werden.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"
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