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André Minhorst, Duisburg<\/b><\/p>\n
Mit dem zunehmenden Einzug von PCs in die unterschiedlichen Bereiche der Geschäftswelt sterben die guten alten Karteikästen und die dazugehörenden Karteikarten langsam aus. Doch längst nicht in allen Bereichen gibt es digitale Pendants zu den Karteikästen: Viele der früher auf Karteikarten vorhandenen Informationen wie zum Beispiel Leitsätze von Gerichtsurteilen liegen zwar mittlerweile in digitaler Form auf regelmäßig aktualisierten CDs vor, doch wie es bei fertigen CDs üblich ist, können dem jeweiligen Datenbestand keine eigenen Daten hinzugefügt werden. Daher lernen Sie im vorliegenden Beitrag eine Musterlösung zur Verwaltung von Karteikarten am Beispiel von Gerichtsurteilen kennen.<\/b><\/p>\n
Karteikarten zeichnen sich besonders durch die Eigenschaft aus, dass sie kompakt und überschaubar sind. Das steht im krassen Gegensatz zu den meisten aktuellen Computeranwendungen.<\/p>\n
Wenn eine Anwendung zur Verwaltung der Inhalte von Karteikarten in digitaler Form aber leicht zu handhaben ist und den Benutzer, der bisher mit einem herkömmlichen Karteikasten gearbeitet hat, nicht mit übermäßig vielen Funktionen überhäuft, kann sie sehr viele Vorteile bringen.<\/p>\n
Jeder Karteikasten platzt irgendwann einmal aus den Nähten, was zwar auch einer Festplatte passieren kann, aber sicher nicht durch das Füllen mit den Inhalten von Karteikarten.<\/p>\n
Neben der Platzersparnis ist die Möglichkeit der gezielten Suche einer der Hauptvorteile gegenüber Karteikarten. Konnten Karteikarten vielleicht nach Kategorien eingeteilt und innerhalb der Kategorien noch nach Kriterien wie dem Alphabet oder dem Datum sortiert werden, ist eine Suche in einem Datenbanksystem nur durch die Art der bereits verfügbaren Informationen beschränkt.<\/p>\n
Ein wesentlicher Vorteil ist die vereinfachte Eingabe von Daten. Bereits eingegebene Daten wie Autoren, Schlagworte, Normen und so weiter können bei der erneuten Eingabe automatisch begrenzt werden.<\/p>\n
Wenn Daten ergänzt werden müssen, können Informationen dorthin geschrieben werden, wo sie hingehören, und nicht an den unteren Rand der Karteikarte – wohin dann durch ein Sternchen von der entsprechenden Textstelle aus verwiesen wird.<\/p>\n
Die nachfolgend beschriebene Musterlösung soll am Beispiel einer Leitsatzkartei beschreiben, wie Karteikarten mit einer Access-Datenbankanwendung verwaltet werden können. Die Anwendung soll auch für Benutzer geeignet sein, die nicht regelmäßig mit Datenbankanwendungen arbeiten. Daher wird die Benutzeroberfläche, mit einigen Ausnahmen, bewusst einfach gehalten.<\/p>\n
An Stellen, die üblicherweise ein wenig Datenbank-Know-how verlangen, werden entsprechende Hilfen zur Verfügung gestellt.<\/p>\n
Das Datenmodell enthält die Haupttabelle sowie vier Tabellen mit Lookupdaten, die über je eine Verknüpfungstabelle mit der Haupttabelle verbunden werden (siehe Bild 1).<\/p>\n
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Bild 1: Datenmodell der Leitsatzverwaltung<\/span><\/b><\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 2: Das Hauptformular der Leitsatzkartei<\/span><\/b><\/p>\n Die digitale Verwaltung von Karteikarten wird hier anhand der Verwaltung von Leitsätzen beschrieben. Leitsätze sind kurze Zusammenfassungen von Gerichtsurteilen. Ein Eintrag in eine Leitsatzkartei enthält eine feste Menge von Informationen:<\/p>\n Den Leitsatz selbst, den Autor (in der Regel das für das Urteil verantwortliche Gericht), Schlagwörter, Urteilsdatum, Aktenzeichen, die Fundstellen, an denen der Volltext des Urteils einzusehen ist, sowie die Normen, auf die sich das Urteil beruft.<\/p>\n Das Hauptfenster der Anwendung enthält bereits alle wesentlichen Elemente zur Verwaltung der Karteikarten (siehe Bild 2).<\/p>\n Der obere Teil des Hauptformulars enthält die Suchfunktion. Sie ist so aufgebaut, dass der Google-gewohnte Anwender hier die gewünschten Suchbegriffe auf einfache Art und Weise eingeben kann.<\/p>\n Das bedeutet, dass für alle Suchkriterien entsprechende Ausdrücke eingegeben werden können. Wenn der Benutzer einfach mehrere Begriffe hintereinander eingibt, werden diese mit Oder verknüpft. Ein vorangestelltes Plus-Zeichen (+) bewirkt eine Und-Verknüpfung.<\/p>\n Alle Suchkriterien, die ohne Angabe eines bestimmten Feldes, das durchsucht werden soll, eingegeben werden, werden für die Suche in den beiden wichtigsten Feldern der Datenbankanwendung, den Leitsätzen selbst und den separat einzugebenden Schlagwörtern verwendet.<\/p>\n Die untere Zeile des Suchen-Bereichs ist für Benutzer vorgesehen, die sich noch nicht mit der Syntax der Suchkriterien angefreundet haben oder unsicher in deren Anwendung sind. Hier können alle wichtigen Elemente eines Suchkriteriums ausgewählt werden: die Art der Verknüpfung, das Kriterium selbst, der Vergleichsoperator und der Vergleichswert.<\/p>\n Wenn alle vier Eigenschaften des Suchkriteriums festgelegt wurden, kann der resultierende Ausdruck durch einen Mausklick auf die Schaltfläche mit dem Plus-Symbol in den Suchausdruck in der oberen Zeile übernommen werden.<\/p>\n <\/p>\n Die hier verwendete Suchfunktion ist zu aufwändig, um im Rahmen des vorliegenden Beitrags beschrieben zu werden. Statt dessen finden Sie eine ausführliche Beschreibung der hier verwendeten Techniken im Beitrag Universelle Suchleiste in dieser Ausgabe von Access im Unternehmen. <\/p>\n Im linken Bereich des unteren Teils des Hauptformulars befindet sich ein Listenfeld, das direkt zwei Aufgaben erfüllt: Es dient einerseits der Anzeige aller vorhandenen Leitsätze und andererseits der Anzeige des Suchergebnisses, wenn im oberen Teil eine Suche durchgeführt wurde.<\/p>\n Darunter befinden sich zwei Schaltflächen zum Anlegen eines neuen Leitsatzes und zum Anzeigen der Liste aller aktuell im Listenfeld angezeigten Leitsätze in Berichtsform.<\/p>\n Der rechte Bereich des unteren Teils des Hauptformulars enthält schließlich die Detailansicht des aktuell im Listenfeld ausgewählten Leitsatzes.<\/p>\n Da Leitsätze in der Regel einmal eingegeben und anschließend bis auf Weiteres nur zum Betrachten beziehungsweise Ausdrucken zur Verfügung stehen sollen, ist die Funktion zum Bearbeiten der Leitsätze in ein separates Formular ausgegliedert, das auch gleichzeitig dem Anlegen neuer Leitsätze dient.<\/p>\n Dazu befinden sich unter der Detailansicht zwei Schaltflächen zum Aufrufen des Formulars zum Bearbeiten des Leitsatzes und zum Anzeigen der Detailansicht in Berichtsform.<\/p>\n Das Formular zum Anlegen neuer Leitsätze kann über die Schaltfläche mit der Beschriftung Neuer Leitsatz links unten im Formular geöffnet werden.<\/p>\n Das Formular enthält Steuerelemente zum Anlegen der meisten Eigenschaften eines Leitsatzes. Dazu gehören der Text des eigentlichen Leitsatzes, das Aktenzeichen sowie das Datum, an dem das entsprechende Urteil gefällt wurde.<\/p>\n Außerdem gibt es noch ein Feld namens Bemerkungen, in das der Benutzer beliebige Kommentare eintragen kann.<\/p>\n Die anderen vier Eigenschaften eines Leitsatzes, Schlagwörter, Fundstellen, Gericht\/Autor und Normen, können nicht direkt bearbeitet beziehungsweise eingegeben werden.<\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 3: Anlegen eines neuen Leitsatzes<\/span><\/b><\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 4: Komfortable Eingabe des Datums<\/span><\/b><\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 5: Anlegen von verknüpften Eigenschaften<\/span><\/b><\/p>\n Der Grund liegt im Aussehen des Datenmodells, in dem diese vier Eigenschaften jeweils in einer eigenen Tabelle gespeichert und dem Leitsatz über eine m:n-Verknüpfung zugeordnet werden können.<\/p>\n Das Datum kann komfortabel über ein separates Formular eingegeben werden, das über die rechts neben dem Datumsfeld befindliche Schaltfläche geöffnet werden kann(siehe Bild 4).<\/p>\n Daher können diese Eigenschaften nur über weitere Formulare angepasst werden. Um das Formular für eine der weiteren Eigenschaften zu öffnen, klicken Sie einfach auf eine der neben den entsprechenden Feldern befindlichen Schaltflächen.<\/p>\n Daraufhin öffnet sich das Formular aus Bild 5 für eine der vier benötigten Informationen. Hier kann der Benutzer Einträge löschen, hinzufügen oder neu anlegen.<\/p>\n über die Schaltfläche Anzeigen unterhalb der Datensatzdetails können Sie den Bericht zur Anzeige der Detailansicht aufrufen (siehe Bild 6). Der Bericht zeigt die Daten nach dem Vorbild einer Leitsatzkarteikarte auf Papier an.<\/p>\n Die Schaltfläche Bearbeiten dient der Anzeige des Formulars zum Bearbeiten eines Leitsatzes. Das Formular ist mit dem Formular zum Anlegen eines neuen Leitsatzes identisch. Es werden lediglich direkt die Daten des ausgewählten Leitsatzes angezeigt.<\/p>\n Manchmal ist eine übersicht des Suchergebnisses hilfreich – beispielsweise, wenn direkt die entsprechenden Urteile zu den Leitsätzen gesucht werden sollen. Diese übersicht kann durch die Schaltfläche übersicht Leitsätze unterhalb der Liste mit dem Suchergebnis angezeigt werden. Sie enthält jeweils die in dem Listenfeld angezeigten Datensätze.<\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 6: Detailansicht eines Leitsatzes<\/span><\/b><\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 7: übersicht des Suchergebnisses<\/span><\/b><\/p>\n Die Daten der verknüpften Tabellen könnenebenfalls separaten Formularen bearbeitet werden. Der Aufruf dieser Formulare zur Bearbeitung der Stammdaten erfolgt über entsprechende Einträge in der Menüleiste (siehe Bild 8).<\/p>\n Diese Funktion bietet einige Besonderheiten. Hier sollen die Daten aus den Tabellen verwaltet werden, die per m:n-Verknüpfung mit der Haupttabelle tblLeitsaetze verknüpft sind. Dabei gibt es immer Folgendes zu beachten:<\/p>\n Die hier verwendete Technik wird diesen drei Problemen gerecht. Im oberen Bereich des Formulars stehen drei Möglichkeiten zum Filtern der angezeigten Lookupdaten zur Verfügung. Sie können entweder alle Datensätze, nur die aktuell verknüpften oder die aktuell nicht verknüpften anzeigen. Letztere Option ist sehr hilfreich, wenn Sie nicht oder nicht mehr verwendete Einträge entfernen möchten. Des Weiteren erscheint eine entsprechende Meldung, wenn Sie einen Datensatz entfernen möchten, der noch über die m:n-Beziehung mit der Tabelle tblLeitsaetze verknüpft ist. Bleibt noch der letzte Punkt: Gerade dieses Praxisbeispiel bietet viele Gelegenheiten, um mehrere Ausdrücke mit der gleichen Bedeutung zu verwenden. Ein Beispiel sind Abkürzungen wie LG Duisburg und das gleichbedeutende Landgericht Duisburg. Wenn mehrere Personen Daten eingeben, kann es schnell passieren, dass die erste die ausgeschriebene Variante und die zweite die abgekürzte Variante benutzt.<\/p>\n Da sich dies nur mit viel Aufwand verhindern lässt, enthält dieses Formular eine Möglichkeit, solche Inkonsistenzen nachträglich zu vereinheitlichen. Wählen Sie einfach den zu entfernenden Eintrag aus dem Listenfeld aus, markieren Sie den gleichbedeutenden Eintrag im Kombinationsfeld unter überführen in… und klicken Sie auf die nun aktivierte Schaltfläche überführen.<\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 8: Verwalten der Stammdaten<\/span><\/b><\/p>\n üblicherweise finden Sie zu jeder Musterlösung eine mehr oder weniger detaillierte Beschreibung der verwendeten Techniken zur Erstellung der einzelnen Datenbankobjekte und zur Bereitstellung der Funktionalität.<\/p>\n Die vorliegende Datenbank enthält mehrere Techniken, die jeweils in einem eigenen Beitrag in der vorliegenden Ausgabe von Access im Unternehmen besprochen werden. So finden Sie zum Beispiel im Beitrag Flexible Suchkriterien eine Erläuterung der für die Suchfunktion dieser Anwendung verwendeten Techniken. Der Beitrag Lookuptabellen in der Praxis beschreibt, was Lookupdaten eigentlich sind und wie diese am besten verwaltet werden können.<\/p>\n Die Leitsatzverwaltung ist ein Beispiel für die Verwaltung von Daten, deren Herkunft sehr einfach ist – nämlich eine Karteikarte. Der Datenbestand ist quasi statisch – es kommen lediglich neue Daten hinzu. Das Löschen von Daten kommt vermutlich nur vor, wenn sie fehlerhaft sind. Im Praxiseinsatz kann diese Datenbankanwendung all jenen das Leben erleichtern, die in irgendeiner Form mit Urteilen und den Leitsätzen, die diese zusammenfassen, zu tun haben. Der Kreis ist nicht nur auf Juristen beschränkt, auch wer vielleicht einmal ein Vertragswerk für die Erstellung von Software oder ähnlichem erstellen möchte, kann diesbezügliche Urteile leicht mit der hier vorgestellten Musterlösung verwalten. Die Anwendung lässt sich allerdings auch an jegliche andere Problematik anpassen, bei der es um die einfache Speicherung von Daten geht.<\/p>\n Erweiterungsmöglichkeiten sind ebenfalls vorhanden. Speziell in dem hier vorgestellten Zusammenhang gibt es natürlich verschiedene Anbieter von Leitsatzkarteien auf CD-ROM mit größeren Mengen von Daten. Diese bieten in der Regel nicht die Möglichkeit, eigene Daten hinzuzufügen und damit beispielsweise in die Suche einzubeziehen. In dem Fall könnte man den Spieß umdrehen und, soweit möglich, den Inhalt anderer Werke in seine eigene Datenbank importieren. Natürlich müssen die rechtlichen Grundlagen für eine derartige Weiterverwertung der Daten gegeben sein.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":" Mit dem zunehmenden Einzug von PCs in die unterschiedlichen Bereiche der Geschäftswelt sterben die guten alten Karteikästen und die dazugehörenden Karteikarten langsam aus. 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<\/p>\nSuchfunktion<\/h2>\n
Hinweis<\/h3>\n
Liste der vorhandenen Leitsätze<\/h2>\n
Detailansicht von Leitsätzen<\/h2>\n
Anlegen neuer Leitsätze<\/h2>\n
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<\/p>\nKomfortable Datumseingabe<\/h3>\n
Bearbeiten verknüpfter Eigenschaften<\/h3>\n
Anzeige der Leitsätze per Bericht<\/h2>\n
Bearbeiten von Leitsätzen<\/h2>\n
Anzeige des Suchergebnisses in Berichtsform<\/h2>\n
Bearbeiten von Detaildaten<\/h2>\n
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