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Christoph Spielmann, Düsseldorf<\/b><\/p>\n
Dass Besprechungen unter den Mitgliedern eines Teams sinnvoll sind, steht außer Frage. Obwohl hier in der Regel wertvolle Ressourcen gebunden werden und die eigentlichen Aufgaben liegen bleiben, sind Sie zur Erreichung des Projektziels unverzichtbar. Dies gilt allerdings nur für sorgfältig geplante Besprechungen, bei denen die Zeit für die einzelnen Besprechungspunkte im Vorhinein definiert wird. Die hier vorgestellte Musterlösung hilft Ihnen bei der Planung und der Protokollierung einer Besprechung.<\/b><\/p>\n
Die hier vorgestellte Datenbank besteht aus insgesamt sechs Tabellen, in denen die einzelnen Informationen zu den Besprechungen gespeichert werden (siehe Bild 1).<\/p>\n
![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{03503997-A474-4F4A-A584-85B76F2CB44B}\/pic001.png\")
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Bild 1: Die Datenstruktur der Musterlösung<\/span><\/b><\/p>\n Die zentrale Tabelle trägt den Namen tblBesprechungen. In dieser Tabelle wird neben dem Besprechungstitel auch das Datum der Besprechung hinterlegt. Der Primärschlüssel ist also numerisches AutoWert-Feld ausgelegt. Er trägt den Namen BesprechungID. Abb. 2 gibt Ihnen einen überblick über den Aufbau der Tabelle.<\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 2: Der Aufbau der Tabelle tblBesprechungen in der Entwurfsansicht<\/span><\/b><\/p>\n Die Tabelle tblBesprechungen steht mit der Tabelle tblTagesordnungspunkte in einer 1-zu-n-Beziehung. In der Tabelle tblTagesordnungspunkte werden die einzelnen Besprechungspunkte hinterlegt. Dazu gehören eine Beschreibung des Punkts, der geplante Zeitraum für diesen Punkte sowie eine Bemerkung.<\/p>\n Außerdem ist ein Feld namens Protokoll vorhanden. Hier wird vom Schriftführer während oder nach Abschluss der Besprechung eine Zusammenfassung des Ergebnisses eingetragen. Die Beziehung zu der Tabelle tblBesprechungen wird über das Fremdschlüsselfeld BesprechungID hergestellt. Den kompletten Aufbau der Tabelle entnehmen Sie Bild 3.<\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 3: Der Aufbau der Tabelle tblTagesordnungspunkte in der Entwurfsansicht<\/span><\/b><\/p>\n Die dritte Tabelle namens tblBesprechungsunterlagen steht ebenfalls in einer 1-zu-n-Beziehung zur Tabelle tblBesprechungen. In dieser Tabelle werden die zur Besprechung erforderlichen Unterlagen aufgeführt, die von den Teilnehmern mitzubringen sind. Den Aufbau entnehmen Sie Bild 4.<\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 4: Der Aufbau der Tabelle tblBesprechungsunterlagen in der Entwurfsansicht<\/span><\/b><\/p>\n Die noch verbleibenden drei Tabellen haben die Aufgabe, die Teilnehmer an einer Besprechung zu verwalten. Die Personen werden hierbei in der Tabelle tblMitarbeiter gespeichert (siehe Bild 5).<\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 5: Der Aufbau der Tabelle tblMitarbeiter in der Entwurfsansicht<\/span><\/b><\/p>\n Da jeder Mitarbeiter an mehreren Besprechungen teilnehmen und eine Besprechung mehrere Teilnehmer haben kann, besteht zwischen den Tabellen tblBesprechungen und tblMitarbeiter eine n:m-Beziehung. Diese wird über die Zwischentabelle tblBesprechungsteilnehmer realisiert.<\/p>\n Die Tabelle besteht aus einem Primärschlüssel namens BesprechungsteilnehmerID sowie drei Fremdschlüsseln (siehe Bild 6). Die ersten beiden Fremdschlüssel stellen eine Beziehung zu den Tabellen tblBesprechungen und tblMitarbeiter her. Diese beiden Felder sind für die Herstellung der n:m-Beziehung bereits ausreichend.<\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 6: Der Aufbau der Tabelle tblBesprechungsteilnehmer in der Entwurfsansicht<\/span><\/b><\/p>\n Das dritte Fremdschlüsselfeld BesprechungsteilnehmerfunktionID stellt eine Beziehung zu der noch nicht vorgestellten Tabelle tblBesprechungsteilnehmerfunktionen her (siehe Bild 7).<\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 7: Der Aufbau der Tabelle tblBesprechungsteilnehmerfunktionen in der Entwurfsansicht<\/span><\/b><\/p>\n In dieser Tabelle sind die einzelnen Funktionen hinterlegt, die ein Teilnehmer einer Besprechung haben kann. Dazu gehören beispielsweise die Einträge Besprechungsleiter, Protokollführer, Erforderlicher Teilnehmer und Optionaler Teilnehmer (siehe Bild 8).<\/p>\n Darüber hinaus enthält die Tabelle noch ein Feld namens Reihenfolge. Hier wird die Reihenfolge festgelegt, in der die Teilnehmer in dem später noch vorgestellten Bericht rptTagesordnung ausgegeben werden. So kann beispielsweise definiert werden, dass der Besprechungsleiter immer an oberster Position und die optionalen Teilnehmer immer als Letztes aufgelistet werden.<\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 8: Die Datensätze der Tabelle tblBesprechungsteilnehmerfunktionen.<\/span><\/b><\/p>\n Damit bei Bedarf noch Funktionen zwischen bereits vorhandenen Funktionen eingeordnet werden können, ist die Reihenfolge in Zehnerschritten eingetragen. So können Sie beispielsweise noch nachträglich einen stellvertretenden Protokollführer hinzufügen und hier als Reihenfolge die Zahl 25 eintragen.<\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 9: Das Formular frmBesprechungen<\/span><\/b><\/p>\n Um die Erfassung einer Besprechung möglichst komfortabel zu gestalten, werden alle Daten über ein einzelnes Formular erfasst. Dieses trägt den Namen frmBesprechungen (siehe Bild 9).<\/p>\n Im oberen Bereich stellt das Formular Felder zur Eingabe des Besprechungstitels sowie des Datums zur Verfügung. <\/p>\n Darunter sind drei Unterformulare angeordnet, die die Erfassung der Teilnehmer, der Unterlagen sowie der Tagesordnungspunkte ermöglichen. Zur Anlage des Formulars gehen Sie wie folgt vor:<\/p>\n Das Formular sollte nun den in Bild 9 gezeigten Aufbau haben.<\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 10: Der Kopfbereich des Formulars frmBesprechungen in der Entwurfsansicht.<\/span><\/b><\/p>\n Zur Anlage des ersten Unterformulars gehen Sie wie folgt vor:<\/p>\n <\/p>\n Wie bereits eingangs erwähnt, soll die Erfassung aller Daten über ein Hauptformular möglich sein. über das soeben angelegte Unterformular werden bis jetzt jedoch nur Besprechungsteilnehmer zugeordnet, nicht jedoch neue Mitarbeiter angelegt.<\/p>\n Quellcode 1<\/b><\/p>\n Quellcode 2<\/b><\/p>\n Quellcode 3<\/b><\/p>\n Um dies zu ermöglichen, wird nun noch das Kombinationsfeld MitarbeiterID so erweitert, daß alle nicht in der Tabelle tblMitarbeiter enthaltenen Personen automatisch hinzugefügt werden. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:<\/p>\n Diese Prozedur zeigt zunächst ein Meldungsfenster an, über das der Benutzer die Anlage eines neuen Benutzers bestätigen muss.<\/p>\n Dies soll sicherstellen, dass nicht ein versehentlich falsch geschriebener Mitarbeiter doppelt hinzugefügt wird.<\/p>\n Sollte der Benutzer mit Ja bestätigen, wird der neue Personenname der Tabelle tblMitarbeiter mittels SQL-Aktionsabfrage hinzugefügt.<\/p>\n Nach Anlage der Ereignisprozedur speichern und schließen Sie das Formular. öffnen Sie anschließend das Hauptformular frmBesprechungen und ziehen Sie das neu angelegte Unterformular per Drag & Drop in den Detailbereich des Hauptformulars. Hierdurch wird automatisch eine Beziehung über das Feld BesprechungID hergestellt, so dass immer die passenden Teilnehmer zu einer Besprechung erfasst beziehungsweise aufgelistet werden (siehe Bild 11)<\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 11: Das Hauptformular nach dem Einfügen des ersten Unterformulars.<\/span><\/b><\/p>\n Die Erstellung des Formulars zur Erfassung der Besprechungsunterlagen funktioniert auf ähnliche Weise:<\/p>\n Um die Tagesordnungspunkte möglichst übersichtlich darzustellen, kommt bei dem entsprechenden Unterformular kein Datenblatt, sondern ein Endlosformular zum Einsatz. Gehen Sie wie folgt vor:<\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 12: Das Unterformular frmBesprechungen_Tagesordnungspunkte in der Entwurfsansicht.<\/span><\/b><\/p>\n Um die Erfassung des Protokolltextes zu vereinfachen, platzieren Sie im Fußbereich noch eine Schaltfläche namens btnZoom.<\/p>\n Danach legen Sie eine Ereignisprozedur für das Klick-Ereignis an:<\/p>\n Hierdurch wird das in Access eingebaute Zoom-Fenster geöffnet. Danach speichern Sie das Formular und fügen es per Drag & Drop in die Entwurfsansicht des Hauptformulars frmBesprechungen ein.<\/p>\n Quellcode 4<\/b><\/p>\n Der Ausdruck der Tagesordnung erfolgt über einen Bericht, der einen dem Formular frmBesprechungen ähnlichen Aufbau hat. Der Bericht besteht aus einem Hauptbericht, in dem drei Unterberichte zur Ausgabe der Teilnehmer, der Tagesordnungspunkte sowie der Unterlagen angeordnet sind (siehe Bild 13).<\/p>\n Zur Anlage des Hauptberichts gehen Sie wie folgt vor:<\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 13: Der Bericht rptTagesordnung in der Entwurfsansicht.<\/span><\/b><\/p>\n Zur Anlage der beiden Unterberichte rptTagesordnung_Besprechungsunterlagen und rptTagesordnung_Tagesordnungspunkte gehen Sie auf die bereits beschriebene Art und Weise vor, indem Sie die entsprechende Tabelle im Datenbankfenster markieren und anschließend den Berichtsassistenten einsetzen.<\/p>\n Speichern Sie die neuen Unterberichte unter den Namen rptTagesordnung_Besprechungsunterlagen und rptTagesordnung_Tagesordnungspunkte.<\/p>\n öffnen Sie anschließend den Bericht rptTagesordnung_Besprechungsunterlagen in der Entwurfsansicht und fahren folgendermaßen fort:<\/p>\n Quellcode 5<\/b><\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 14: Der Unterbericht rptTagesordnung_Tagesordnungspunkte in der Entwurfsansicht<\/span><\/b><\/p>\n An dem Unterbericht rptTagesordnung_Tagesordnungspunkte nehmen Sie die folgenden änderungen vor:<\/p>\n Die Funktion ZeitspanneZuText finden Sie in dem Modul modTools der Beispieldatenbank (s. Quellcode 5). Hiermit wird eine Zeitspanne in einen lesbaren Ausdruck wie z.B. 2 Stunden, 15 Minuten umgewandelt. <\/p>\n Quellcode 6<\/b><\/p>\n Zunächst ermittelt die Funktion die Anzahl der Minuten zwischen den beiden angegebenen Datumswerten.<\/p>\n Hieraus wird anschließend die Anzahl der Tage und Stunden ermittelt und das Ergebnis als Text formatiert.<\/p>\n Der Unterbericht rptTagesordnung_Besprechungsteilnehmer benötigt zur Anzeige der Daten eine spezielle SQL-Abfrage, so dass sich eine Anlegen über den Assistenten nicht anbietet. Gehen Sie daher wie folgt vor:<\/p>\n Zum Abschluss fügen Sie alle neu erstellten Unterberichte in den Hauptbericht unterhalb der bereits erstellten überschriften ein. Bild 15 zeigt den fertigen Bericht in der Vorschau.<\/p>\n Zum öffnen des Berichts bietet sich eine Schaltfläche im Hauptformular frmBesprechungen an:<\/p>\n Diese Ereignisprozedur öffnet den Bericht mit einem Filter, so dass dieser immer nur die Daten der momentan angezeigten Besprechung enthält.<\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 15: Der fertige Bericht rptTagesordnung<\/span><\/b><\/p>\n Quellcode 8<\/b><\/p>\n Quellcode 9<\/b><\/p>\n Ein weiterer Bericht der Musterlösung ermöglicht den Ausdruck des Protokolls zu einer Besprechung. Zur Anlage empfiehlt sich wieder der Beginn mit einem leeren Bericht:<\/p>\n Zum öffnen des Berichts platzieren Sie eine weitere Schaltfläche im Hauptformular frmBesprechungen:<\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 16: Der Bericht rptBesprechungsprotokoll in der Entwurfansicht.<\/span><\/b><\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 17: Das fertige Besprechungsprotokoll in der Vorschau.<\/span><\/b><\/p>\n Quellcode 10<\/b><\/p>\n Die fertig gestellte Datenbank ist nun zum Einsatz bereit. öffnen Sie das Hauptformular und legen Sie eine neue Besprechung an, in dem Sie in der Navigationsleiste auf die rechte Schaltfläche klicken. Anschließend tragen Sie die Teilnehmer, die Unterlagen sowie die Tagesordnungspunkte ein.<\/p>\n Die Anwendung lässt sich problemlos an eine externe Mitarbeiterverwaltung anschließen, indem Sie einfach eine Verknüpfung zu der entsprechenden Mitarbeitertabelle herstellen und eine entsprechende Abfrage verwenden.<\/p>\n Wie das im Detail funktioniert, erfahren Sie im Beitrag Verknüpfen von Datenbankanwendungen in der vorliegenden Ausgabe von Access im Unternehmen. Das dortige Beispiel beschreibt die Einbindung der Daten einer Mitarbeiterverwaltung in die Besprechungsverwaltung.<\/p>\n Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei der Planung Ihrer zukünftigen Besprechungen!<\/p>\n Dass Besprechungen unter den Mitgliedern eines Teams sinnvoll sind, steht außer Frage. Obwohl hier in der Regel wertvolle Ressourcen gebunden werden und die eigentlichen Aufgaben liegen bleiben, sind Sie zur Erreichung des Projektziels unverzichtbar. Dies gilt allerdings nur für sorgfältig geplante Besprechungen, bei denen die Zeit für die einzelnen Besprechungspunkte im Vorhinein definiert wird. Die hier vorgestellte Musterlösung hilft Ihnen bei der Planung und der Protokollierung einer Besprechung.<\/p>\n","protected":false},"author":1,"featured_media":0,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"om_disable_all_campaigns":false,"_monsterinsights_skip_tracking":false,"_monsterinsights_sitenote_active":false,"_monsterinsights_sitenote_note":"","_monsterinsights_sitenote_category":0,"_uf_show_specific_survey":0,"_uf_disable_surveys":false,"footnotes":""},"categories":[66022004,662004,44000027],"tags":[],"class_list":["post-55000212","post","type-post","status-publish","format-standard","hentry","category-66022004","category-662004","category-Loesungen"],"yoast_head":"\n![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{03503997-A474-4F4A-A584-85B76F2CB44B}\/pic002.png\")
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<\/p>\nAutomatische Anlage neuerMitarbeiter<\/h2>\n
SELECT tblMitarbeiter.Mitarbeitername, tblMitarbeiter.MitarbeiterID FROM tblMitarbeiter ORDER BY tblMitarbeiter.Mitarbeitername; <\/pre>\n
SELECT tblBesprechungsteilnehmerfunktionen.Besprechungsteilnehmerfunktion, tblBesprechungsteilnehmerfunktionen.BesprechungsteilnehmerfunktionID FROM tblBesprechungsteilnehmerfunktionen ORDER BY tblBesprechungsteilnehmerfunktionen.Besprechungsteilnehmerfunktion; <\/pre>\n
Private Sub MitarbeiterID_NotInList(NewData As String, Response As Integer)\r\n If MsgBox(\"Möchten Sie den Mitarbeiter hinzufügen\", vbYesNo + vbQuestion, _ \"Neuer Mitarbeiter\") = vbYes Then\r\n Dim SQL As String\r\n SQL = \"INSERT INTO tblMitarbeiter (Mitarbeitername) VALUES (''\" _ & NewData & \"'')\"\r\n CurrentDb.Execute SQL\r\n Response = acDataErrAdded\r\n Else\r\n Response = acDataErrContinue\r\n End If\r\nEnd Sub<\/pre>\n![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{03503997-A474-4F4A-A584-85B76F2CB44B}\/pic011.png\")
<\/p>\n![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{03503997-A474-4F4A-A584-85B76F2CB44B}\/pic012.png\")
<\/p>\nPrivate Sub btnZoom_Click()\r\n Me.Protokoll.SetFocus\r\n SendKeys \"+{F2}\"\r\nEnd Sub<\/pre>\n![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{03503997-A474-4F4A-A584-85B76F2CB44B}\/pic013.png\")
<\/p>\nAnlage der Unterberichte<\/h2>\n
Public Function ZeitspanneZuText(Von As Variant, Bis As Variant) As String\r\n If IsNull(Von) Or IsNull(Bis) Then Exit Function\r\n Dim Tage As Integer\r\n Dim Stunden As Integer\r\n Dim Minuten As Integer\r\n Dim Result As String\r\n Minuten = DateDiff(\"n\", Von, Bis)\r\n Stunden = Minuten \\ 60\r\n Tage = Stunden \\ 24\r\n If Stunden > 0 Then Minuten = Minuten - (Stunden * 60)\r\n If Tage > 0 Then Stunden = Stunden - (Tage * 24)\r\n If Tage <> 0 Then Result = Result + CStr(Tage) + _ IIf(Tage = 1, \" Tag, \", \" Tage, \")\r\n If Stunden <> 0 Then Result = Result + CStr(Stunden) + _ IIf(Stunden = 1, \" Stunde, \", \" Stunden, \")\r\n If Minuten <> 0 Then Result = Result + CStr(Minuten) + _ IIf(Minuten = 1, \" Minute, \", \" Minuten, \")\r\n If Len(Result) > 0 Then\r\n Result = Left(Result, Len(Result) - 2)\r\n End If\r\n ZeitspanneZuText = Result\r\nEnd Function<\/pre>\n
![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{03503997-A474-4F4A-A584-85B76F2CB44B}\/pic014.png\")
<\/p>\nSELECT tblMitarbeiter.Mitarbeitername, \r\ntblBesprechungsteilnehmerfunktionen.Besprechungsteilnehmerfunktion, \r\ntblBesprechungsteilnehmer.BesprechungIDFROM tblMitarbeiter RIGHT JOIN (tblBesprechungsteilnehmerfunktionen RIGHT JOIN tblBesprechungsteilnehmer \r\nON tblBesprechungsteilnehmerfunktionen.BesprechungsteilnehmerfunktionID \r\n= tblBesprechungsteilnehmer.BesprechungsteilnehmerfunktionID) \r\nON tblMitarbeiter.MitarbeiterID = tblBesprechungsteilnehmer.MitarbeiterIDORDER BY tblBesprechungsteilnehmerfunktionen.Reihenfolge, \r\ntblMitarbeiter.Mitarbeitername;<\/pre>\n
Der Unterbericht rptTagesordnung_Besprechungsteilnehmer<\/h2>\n
Abschließende Arbeiten<\/h2>\n
![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{03503997-A474-4F4A-A584-85B76F2CB44B}\/pic015.png\")
<\/p>\nPrivate Sub btnTagesordnungDrucken_Click()\r\n DoCmd.OpenReport \"rptTagesordnung\", acViewPreview, _ \"\", \"BesprechungID=\" & Me.BesprechungID\r\nEnd Sub<\/pre>\n
SELECT tblBesprechungen.*, tblTagesordnungspunkte.Tagesordnungspunkt, tblTagesordnungspunkte.Protokoll, tblTagesordnungspunkte.TagesordnungspunktVon, tblTagesordnungspunkte.Protokoll\r\nFROM tblBesprechungen LEFT JOIN tblTagesordnungspunkte ON tblBesprechungen.BesprechungID = tblTagesordnungspunkte.BesprechungID\r\nWHERE ((Not (tblTagesordnungspunkte.Protokoll) Is Null))\r\nORDER BY tblTagesordnungspunkte.TagesordnungspunktVon;<\/pre>\n
![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{03503997-A474-4F4A-A584-85B76F2CB44B}\/pic016.png\")
<\/p>\n![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{03503997-A474-4F4A-A584-85B76F2CB44B}\/pic017.png\")
<\/p>\nPrivate Sub btnProtokollDrucken_Click()\r\n DoCmd.OpenReport \"rptBesprechungsprotokoll\", _ acViewPreview, \"\", \"BesprechungID=\" _ & Me.BesprechungID\r\nEnd Sub<\/pre>\n
löölkölk<\/pre>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"