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Manfred Hoffbauer, Düsseldorf<\/b><\/p>\n
Das Thema Serienbriefe ist fast genauso unerschöpflich wie das Thema Adressen. Von der Geburtstagseinladung bis zur Rechnung – genauso vielfältig wie die Anforderungen sind auch die Lösungsansätze, den Serienbrief zu Papier zu bringen. Durch den kombinierten Einsatz von Access und Word machen Sie aus der Not eine Tugend. Das Bindeglied zwischen den beiden Experten ist eine allgemein gültige Schnittstelle namens Automation, die im folgenden Beitrag vorgestellt wird.<\/b><\/p>\n
Das wesentliche Merkmal eines Serienbriefs besteht darin, dass Sie ihn – wie der Name schon sagt – in Serie ausdrucken. Sie benötigen also einen Brieftext und eine Datenquelle mit den Empfängern des Schreibens. Als Datenquelle kommt die in früheren Ausgaben von Access im Unternehmen vorgestellte Adressverwaltung zum Einsatz.<\/p>\n
Eine Beschreibung der Integration der im vorliegenden Beitrag vorgestellten Funktionen finden Sie ebenfalls in dieser Ausgabe von Access im Unternehmen im Beitrag Adressverwaltung plus Serienbrief. <\/p>\n
Nun aber zurück zum eigentlichen Serienbrief. Am besten beginnen Sie mit einem ganz normalen Anschreiben. Fügen Sie Ihren Absender, einen exemplarischen Empfänger, den Brieftext und Ihre Unterschrift ein.<\/p>\n
Im weiteren Verlauf dieses Beitrags verwenden Sie zunächst die Oberfläche von Microsoft Word, um den Serienbrief an eine Datenquelle zu binden.<\/p>\n
Im zweiten Teil des Beitrags erstellen Sie ein Programm, das die Bindung automatisch für Sie durchführt. Das Programm führt per Automation praktisch die gleichen Aktionen als VBA-Code aus, die Sie vorher über Menüs initiiert haben. Das vorher erstellte Seriendruck-Dokument können Sie im zweiten Schritt als Vorlage verwenden.<\/p>\n
Mit dem Befehl Extras\/Seriendruck starten Sie den Seriendruck-Manager von Microsoft Word. Das Programm öffnet den in Bild 1 gezeigten Dialog, mit dem Sie das Seriendruck-Dokument in drei Schritten erstellen können. Zu Beginn wählen Sie das Seriendruck-Dokument aus. Gehen Sie wie folgt vor:<\/p>\n
Falls Sie nicht über ein Dokument verfügen, das Sie als Seriendruck-Dokument verwenden wollen, dann sollten Sie auf die Schaltfläche Neues Hauptdokument klicken.<\/p>\n
Word erstellt dann unter Verwendung der Vorlage Normal.Dot ein neues, leeres Dokument. Dieses Dokument können Sie dann an eine Seriendruck-Datenquelle binden.<\/p>\n
![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{78BCE59D-2CE3-49F2-A3B2-8576FDC3351C}\/pic001.png\")
<\/p>\n
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Bild 1: Mit dem Seriendruck-Manager verbinden Sie Ihr Dokument mit einer Seriendruck-Datenquelle.<\/span><\/b><\/p>\n Um das Seriendruck-Dokument mit einer Datenquelle zu verknüpfen, klicken Sie im Dialog Seriendruck-Manager auf die Schaltfläche Daten importieren. Word öffnet daraufhin einen Dateiauswahl-Dialog.<\/p>\n Gehen Sie wie folgt vor:<\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 2: Wenn diese Fehlermeldung angezeigt wird, sollten Sie die Datenbank zuerst in Access schließen.<\/span><\/b><\/p>\n Die genannten Schritte binden das Seriendruck-Dokument an die Datenquelle. Es handelt sich hierbei um eine Abfrage aus der Datenbank Adress00.mdb. Word kann die Datenbank nur benutzen, wenn sie nicht gesperrt ist. Andernfalls erscheint bei dem Versuch des Zugriffs auf die Datenbank die in Bild 2 gezeigte Fehlermeldung. Im Fehlerfall sollten Sie die Datenbank zuerst in Access schließen und erst danach die Arbeit mit Word fortsetzen.<\/p>\n Die Arbeit mit dem Seriendruck-Manager ist fürs Erste abgeschlossen und Sie können ihn durch einen Klick auf die gleichnamige Schaltfläche schließen. Word hat zwischenzeitlich die Symbolleiste Seriendruck eingeblendet. Sie enthält unter anderem die Schaltfläche Seriendruckfeld einfügen. Mit einem Klick darauf öffnen Sie eine Liste der Datenfelder der Access-Abfrage. Fügen Sie beispielsweise die Felder Anrede, VorUndNachname, Strasse, PLZUndOrt und Land in Ihr Seriendruck-Dokument ein. Wenn Sie die Felder wie in Bild 3 anordnen, dann verfügen Sie bereits über ein Anschriftenfeld, das für private Postempfänger geeignet ist.<\/p>\n Word kennt zwei Modi zur Anzeige von Seriendruckfeldern. Bei ausgeschalteter Seriendruck-Vorschau zeigt es die Feldnamen in spitzen Klammern an. Wenn Sie die Seriendruck-Vorschau durch einen Klick auf das gleichnamige Symbol (es ist mit ABC beschriftet) einschalten, dann ersetzt Word die Felder durch die Daten des aktuellen Datensatzes. Mit den Navigationsschaltflächen können Sie innerhalb der Datenquelle blättern. <\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 3: Word zeigt eine Auswahlliste der Datenfelder aus der verknüpften Access-Abfrage an.<\/span><\/b><\/p>\n Zum vollständigen Serienbrief fehlt eigentlich nur noch das Feld Briefanrede. Es soll die persönliche Anrede wie beispielsweise Sehr geehrte Frau Brinkmann, liefern. Der Inhalt des Feldes stammt ebenfalls aus der Abfrage und Sie können es mit der Schaltfläche Seriendruckfeld einfügen in Ihre Briefvorlage einfügen.<\/p>\n Mit dem Befehl Datei\/Drucken können Sie den Serienbrief ausdrucken. Vorher empfiehlt sich der Aufruf der Seitenansicht. In dieser Ansicht können Sie durch alle Seiten blättern und überprüfen, ob die Verbindung von Serienbrief und Daten Ihren Erwartungen entspricht. Auch wenn Sie sich mit der Datenquelle und dem Serienbrief noch so viel Mühe gegeben haben, so kann doch eine besondere Konstellation von Daten auftreten, die Sie nicht berücksichtigt haben. Vielleicht besteht ein bestimmter Empfänger darauf, dass die Abteilung in Großbuchstaben gedruckt wird, oder was auch immer. Solche speziellen Ausnahmen fügen Sie am besten manuell in das Dokument ein. Gehen Sie wie folgt vor:<\/p>\n Zum Abschluss der Bearbeitung des Seriendruck-Dokuments sollten Sie es unter dem Namen MeinSerienbrief.doc speichern. Wenn Sie das Dokument zu einem späteren Zeitpunkt erneut öffnen, stellt Word eine Verbindung zur Datenquelle her und aktualisiert die Daten. Sie können das Dokument dann mit den neuen, aktuellen Daten ausdrucken.<\/p>\n Microsoft hat viel Aufwand in eine möglichst gute Integration von Access und Word investiert. Es handelt sich schließlich um ein wichtiges Argument, mit dem sich Microsoft Office gegenüber vergleichbaren Software-Paketen anderer Hersteller profilieren kann. Die folgenden Abschnitte beschreiben verschiedene Möglichkeiten, mit denen Sie den Seriendruck von Access aus initiieren können.<\/p>\n Um den Seriendruck mit Microsoft Access zu starten, sollten Sie die Beispieldatenbank Adress00SB.mdb mit gedrückter Umschalttaste öffnen. Dies ist wichtig, damit Sie unter Access über die vollständigen Menüs verfügen. Markieren Sie die Abfrage qrySerienbriefeQuelle. Mit dem Befehl Extras\/Office-Verknüpfungen\/Seriendruck mit MS Word starten Sie den Microsoft Word Seriendruck-Assistenten von Microsoft Access.<\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 4: Der Seriendruck-Assistent von Access<\/span><\/b><\/p>\n Der Seriendruck-Assistent kann die im Datenbankfenster markierte Datenquelle an ein vorher gespeichertes oder an ein neues Dokument binden. Wenn Sie wie in Bild 4 die erste Option aus dem Dialog anklicken, dann können Sie im folgenden Datei öffnen-Dialog das vorher gespeicherte Dokument MeinSerienbrief.doc auswählen.<\/p>\n Access startet Word, öffnet das Dokument und bindet es an die Datenquelle. Als Ergebnis erhalten Sie einen Serienbrief. Die weitere Bearbeitung ist die gleiche wie bei einem mit Word erstellten Serienbrief.<\/p>\n <\/p>\n Den Serienbrief-Assistenten können Sie auch per VBA starten. Sie benötigen lediglich einen Button mit zwei Anweisungen. Mit DoCmd.OpenQuery qrySerienbriefeQuelle öffnen Sie das Datenblatt der Abfrage und mit DoCmd.RunCommand acCmdWordMailMerge starten Sie den Seriendruck-Assistenten. Sie finden dieses Beispiel im Formular frmSeriendruckStart der Datenbank AdressSB00.mdb. <\/p>\n Für das gelegentliche Erstellen einzelner Serienbriefe sind die Möglichkeiten der Benutzeroberfläche von Access und Word vollkommen ausreichend. Etwas schwieriger wird die Sache, wenn Ihre Anwendung die vollständige Kontrolle über die Abläufe behalten soll. In diesem Fall müssen Sie programmieren.<\/p>\n Innerhalb der Adressverwaltung dient das Formular frmSeriendruck als Einstiegspunkt für den Seriendruck. Dieses Formular bietet verschiedene Möglichkeiten zur Selektion von Adressen.<\/p>\n Im Beitrag Adressverwaltung plus Serienbrief finden Sie eine ausführliche Beschreibung, wie Sie die im vorliegenden Beitrag vorgestellten Methoden in die Adressverwaltung aus Access im Unternehmen 4\/2003, 6\/2003 und 3\/2004 integrieren können. <\/p>\n Ausschlaggebend für den Seriendruck ist die Abfrage qrySerienbriefeQuelle. Sie enthält die Datensätze und Datenfelder für den Seriendruck. Die Aufgabenstellung besteht nun darin, bei einem Klick auf den Button cmdSerienbriefErstellen die Datenquelle an einen Serienbrief zu binden und diesen in Word zu öffnen.<\/p>\n Wie beim Seriendruck-Assistenten soll der Anwender die Möglichkeit haben, ein bestehendes Dokument für den Seriendruck auszuwählen oder ein neues Dokument zu erstellen.<\/p>\n Als Voraussetzung für den Seriendruck benötigen Sie ein Verzeichnis für die zu verwendenden Vorlagen und eines für die Seriendruck-Dateien. Die beiden Informationen sollen in dem einen Datensatz der Tabelle tblPfade gespeichert werden. Für den einfachen Zugriff auf die Optionen ist das Formular frmSeriendruck an folgende Datenquelle gebunden:<\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 5: Aus diesem Formular wird der Seriendruck gestartet.<\/span><\/b><\/p>\n In Bild 5 sehen Sie, dass die Formulareigenschaften Löschen zulassen und Anfügen zulassen auf Nein eingestellt wurden.<\/p>\n Mit den beiden Textfeldern PfadVorlagen und PfadDokumente hat der Anwender nun zwar eine einfache Möglichkeit, die beiden Pfade einzugeben, kann aber gleichzeitig nicht ohne Weiteres Datensätze hinzufügen oder löschen. Das Formular verfügt zwar nicht über einen Dateiauswahldialog, um die Pfade einfach zu selektieren. Sie können sie aber per Zwischenablage aus der Adresszeile des Windows Explorers kopieren.<\/p>\n Der Start des Seriendrucks erfolgt durch einen Klick auf den Button cmdSerienbriefErstellen. Die Ereigniseigenschaft Beim Klicken des Buttons ist mit der Prozedur aus Quellcode 1 verknüpft. <\/p>\n Quellcode 1<\/b><\/p>\n Das Programm zeigt zunächst eine Meldung an und fragt den Anwender, ob er ein bestehendes Dokument als Vorlage verwenden möchte. Falls dies nicht zutrifft, verwendet das Programm die Vorlage Seriendruckvorlage.dot aus dem Vorlagen-Ordner. <\/p>\n Der Start des Seriendrucks erfolgt durch den Aufruf der Prozedur WordSeriendruck. Der Prozedur werden als Parameter die vom Anwender gewählte Option, der Vorlagen-Pfad und der Dokumenten-Pfad übergeben. <\/p>\n Die übergabe der vom Anwender gewählten Option erfolgt durch einen Parameter vom Typ Seriendruckoptionen. Hierbei handelt es sich um eine globale Enumeration, die wie folgt definiert ist:<\/p>\n Quellcode 2 (Start)<\/b><\/p>\n Die Pfade müssen jeweils vollständig ohne abschließenden Backslash angegeben werden. Ein Beispiel für einen gültigen Pfad lautet C:\\Vorlagen.<\/p>\n Das Erstellen des Serienbriefs kommt der Fernsteuerung von Word gleich. Mit der als Automation bezeichneten Technologie veranlassen Sie Word, ein bestimmtes Dokument zu öffnen und es an eine Datenquelle zu binden.<\/p>\n Für die Automation benötigen Sie zwei von Word zur Verfügung gestellte Objekte in Access.<\/p>\n Die Definition erfolgt direkt zu Anfang der Prozedur WordSeriendruck (s. Quellcode 2).<\/p>\n Quellcode 2 (Fortsetzung)<\/b><\/p>\n Um auf die beiden Objekte zugreifen zu können, müssen Sie Ihrer Anwendung einen Verweis auf Word hinzufügen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:<\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 6: Mit diesem Verweis erhalten Sie Zugriff auf das Word-Objekt.<\/span><\/b><\/p>\n Das Word-Objekt stellt Eigenschaften, Methoden und weitere Objekte (beispielsweise das Document-Objekt) zur Verfügung, mit denen Sie praktisch über alle Funktionen der Textverarbeitung verfügen. <\/p>\n Als Vorgriff auf den weiteren Text sei an dieser Stelle nur verraten, dass Sie mit oWord.SaveAs (WordDateiPath) das aktuell in Word geöffnete Dokument speichern können.<\/p>\n Bevor es richtig losgeht mit der Automation, muss die Prozedur zuerst die übergabeparameter prüfen. Hier kommt wiederholt die Dir-Funktion zum Einsatz. <\/p>\n Sie ermittelt eine als Parameter angegebene Maskierung (zum Beispiel „C:\\MeineD*.*“), eine Liste der zutreffenden Namen und gibt diese als Zeichenkette zurück. Durch die übergabe eines Verzeichnisses ohne Maskierung und durch die Kombination mit der Len-Funktion wird das Vorhandensein des Vorlagen- und des Dokumentenpfades geprüft.<\/p>\n Falls einer der angegebenen Parameter ungültig ist, wird eine Fehlermeldung angezeigt. Außerdem beendet die Exit Sub-Anweisung die Prozedur. In diesem Fall sollten Sie die Pfadangaben in tblPfade korrigieren oder die benötigten Verzeichnisse auf Ihrer Festplatte anlegen.<\/p>\n Falls die Datenquelle keine Datensätze enthält, soll der Ablauf ebenfalls unterbrochen werden. Aus diesem Grund wird die Abfrage qrySerienbriefeQuelle mit dem RecordSet rstData geöffnet.<\/p>\n Falls das Recordset keine Datensätze enthält, zeigt das Programm eine Meldung an und beendet die Prozedur.<\/p>\n Das Programm soll so gestaltet sein, dass sich ein heute erstellter Serienbrief auch morgen noch abrufen lassen soll. Da sich die der Abfrage zugrunde liegenden Daten in der Zwischenzeit aber mit hoher Wahrscheinlichkeit ändern, exportiert das Programm die Daten in eine CSV-Datei.<\/p>\n Diese Datei wird im Dokumenten-Pfad unter dem Namen SteuerdateiJJMMTTHHMMSS.txt angelegt, erhält also einen Dateinamen mit Datum und Uhrzeit.<\/p>\n Die Prozedur speichert den gebildeten Dateinamen für die spätere Verwendung in der Variablen strZieldatei. Der Export erfolgt durch einen Aufruf der DoCmd.TransferText-Methode.<\/p>\n Die vom Anwender gewählte Option wird durch ein Select Case-Konstrukt ausgewertet. Falls er die Standardvorlage verwenden möchte, schreibt das Programm den Vorlagenpfad plus Seriendruckvorlage.dot in die Variable PathDokumentVorlage.<\/p>\n Quellcode 3<\/b><\/p>\n Falls der Anwender eine Vorlage auswählen möchte, kann er dazu den Datei öffnen-Dialog verwenden. Hinter dem Aufruf der GetOpenFile()-Funktion verbirgt sich nichts anderes als eine API-Funktion.<\/p>\n Nähere Details zur Verwendung von API-Funktionen würden den Rahmen dieses Beitrags sprengen und werden deshalb hier nicht näher beschrieben.<\/p>\n Die nächsten fünf Programmzeilen haben es in sich. Die Funktion IstWordGestartet() prüft, ob es bereits ein Word.Application-Objekt gibt. Genau genommen ermittelt es per GetObject()-Funktion einen Verweis auf ein ActiveX-Objekt der Klasse Word.Application.<\/p>\n Falls ein solcher Verweis gefunden werden kann, liefert die Funktion True zurück, ansonsten False. Sie finden die Funktion in Quellcode 3.<\/p>\n Der Aufruf von IstWordGestartet() ist erforderlich, damit für den Seriendruck stets nur eine Instanz von Word im Speicher gehalten wird.<\/p>\n Denn je nachdem, welchen Rückgabewert die Funktion liefert, kann im weiteren Verlauf der Prozedur WordSeriendruck der Variablen oWordApp per GetObject() ein Verweis auf die bestehende Word-Instanz oder per CreateObject() der Verweis eine neue Word-Instanz zugewiesen werden.<\/p>\n Nach diesen Zeilen enthält das oWordApp-Objekt in jedem Fall einen gültigen Verweis auf ein Word-Objekt.<\/p>\n Dieser Word.Application-Instanz wird mit der Add-Methode ein neues Dokument hinzugefügt.<\/p>\n Mit der Variablen PathDokumentVorlage veranlassen Sie Word, bei der Anlage des Dokumentes entweder die Standardvorlage Seriendruckvorlage.dot oder die vom Anwender ausgewählte Dokumentvorlage zu verwenden.<\/p>\n Wenn Sie das Programm später ablaufen lassen, dann können Sie zu diesem Zeitpunkt womöglich noch nichts auf dem Bildschirm sehen. Aber dennoch wurde Microsoft Word gestartet und ein neues Dokument im Speicher angelegt.<\/p>\n Sie können dies beispielsweise dadurch prüfen, dass Sie an dieser Stelle einen Breakpoint setzen und beim Debugging den Taskmanager von Windows aufrufen. Dieser enthält zu diesem Zeitpunkt den Prozess WINWORD.EXE.<\/p>\n Da das VBA-Programm wie oben versprochen genauso funktionieren soll wie der Ablauf über Menübefehle, muss das Dokument im weiteren Verlauf noch an eine Datenquelle gebunden werden. In der Welt der Automation ist dies ein Einzeiler.<\/p>\n Der Aufruf der OpenDataSource-Methode entspricht dem Symbol Datenquelle öffnen in der Oberfläche von Microsoft Word. Der Unterschied besteht darin, dass Sie hier sämtliche Einstellungen über benannte Parameter angeben. Der Name der Datenquelle wird aus der Variablen strZieldatei bezogen. Sie enthält Laufwerk, Ordner und Dateinamen der zuvor exportierten Textdatei. Die Anweisung DoEvents gibt dem Betriebssystem Gelegenheit, die anstehenden Tasks auszuführen.<\/p>\n Das Programm speichert das neue Seriendruck-Dokument im Dokumenten-Ordner. Der Dateiname setzt sich aus dem Dokumentenpfad, dem Text Seriendruck, dem Datum im Format JJJJMMTT und einer fortlaufenden Nummer zusammen. Die fortlaufende Nummer wird mit der Funktion aus Quellcode 4 ermittelt.<\/p>\n Wenn Sie eines Tages in die Situation kommen, dass Sie mehr als 1.000 Serienbriefe an einem Tag generieren, dann müssen Sie die Funktion anpassen und beispielsweise eine vierstellige fortlaufende Nummer verwenden.<\/p>\n Quellcode 4<\/b><\/p>\n Bis dahin sollte der Algorithmus aber sicherstellen, dass kein Word-Dokument von einem anderen überschrieben wird.<\/p>\n Die Prozedur WordSeriendruck generiert ein neues Word-Dokument, bindet es an eine Datenquelle und speichert es. Auf den Ausdruck der Daten wurde bewusst verzichtet.<\/p>\n Vielmehr endet der relevante Teil der Prozedur mit dem Einblenden des Word-Fensters. Damit hat der Anwender die Möglichkeit, das Seriendruck-Dokument zu begutachten und änderungen durchzuführen. Dazu stehen ihm die Möglichkeiten der Seriendruck-Symbolleiste wie auch alle anderen Funktionen von Microsoft Word zur Verfügung.<\/p>\n Zu der hier vorgestellten Variante sind noch zahlreiche weitere Anwendungen für die Automation denkbar.<\/p>\n Ein großes Problem besteht aber immer wieder darin, dass ein Access-Entwickler sich oft nicht so gut mit den VBA-Befehlen von Word auskennt.<\/p>\n Sie können diese Hürde zumindest in begrenztem Umfang aus dem Weg räumen, indem Sie die Makro-Funktion von Word nutzen. Falls Ihnen ein Befehl partout nicht einfallen will, dann zeichnen Sie einfach ein VBA-Makro auf, führen die gewünschten Funktionen mit der Oberfläche durch und kopieren den VBA-Code in Ihr Access-Modul. Auf diese Weise erhalten Sie schon einen wesentlichen Teil des Programmcodes, der zwar oft noch manuell nachbearbeitet werden muss, aber schon viel Arbeit abnimmt.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":" Das Thema Serienbriefe ist fast genauso unerschöpflich wie das Thema Adressen. Von der Ge-burtstagseinladung bis zur Rechnung – genauso vielfältig wie die Anforderungen sind auch die Lösungsansätze, den Serienbrief zu Papier zu bringen. Durch den kombinierten Einsatz von Access und Word machen Sie aus der Not eine Tugend. 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![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{78BCE59D-2CE3-49F2-A3B2-8576FDC3351C}\/pic002.png\")
<\/p>\nDatenfelder einfügen<\/h2>\n
Hinweis<\/h3>\n
![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{78BCE59D-2CE3-49F2-A3B2-8576FDC3351C}\/pic003.png\")
<\/p>\nSerienbrief drucken<\/h2>\n
Der Microsoft WordSeriendruck-Assistent<\/h2>\n
![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{78BCE59D-2CE3-49F2-A3B2-8576FDC3351C}\/pic004.png\")
<\/p>\nPraxis-Tipp<\/h3>\n
Seriendruck mit VBA<\/h2>\n
Hinweis<\/h3>\n
Vorlage auswählen<\/h2>\n
![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{78BCE59D-2CE3-49F2-A3B2-8576FDC3351C}\/pic005.png\")
<\/p>\nSELECT TOP 1 * FROM tblPfade<\/pre>\n
Seriendruck starten<\/h2>\n
Private Sub cmdSerienbriefErstellen_Click()\r\n Dim strMeldung As String\r\n strMeldung = \"Wollen Sie eine Vorlage für den Seriendruck auswahlen\" & vbCrLf _ & \"Drücken Sie <Nein>, um ein neues Dokument zu erstellen.\"\r\n Select Case MsgBox(strMeldung, vbYesNoCancel, \"Seriendruck\")\r\n Case vbYes\r\n WordDokumentAnzeigen VorlageAuswählen, Me.PfadDokumente, Me.PfadVorlagen\r\n Case vbNo\r\n WordDokumentAnzeigen MitStandardvorlage, Me.PfadDokumente, Me.PfadVorlagen\r\n End Select\r\nEnd Sub<\/pre>\n
Public Enum Seriendruckoptionen\r\n MitStandardvorlage\r\n VorlageAuswählen\r\nEnd Enum\r\nPublic Sub WordSeriendruck(Optionnummer As Seriendruckoptionen, strPfadDokumente _\r\n As String, strPfadVorlagen As String)\r\n Dim oWordApp As Word.Application\r\n Dim oWord As Word.Document\r\n Dim sSQL As String\r\n Dim PathDokumentVorlage As String\r\n Dim WordDateiPath As String\r\n Dim sDateiname As String\r\n Dim rstData As DAO.Recordset\r\n On Error GoTo WordSeriendruck_Error\r\n '' Ordner für Vorlagen\r\n If strPfadVorlagen = \"\" Then\r\n MsgBox \"Das Verzeichnis für Vorlagen wurde nicht eingegeben!\", vbExclamation\r\n Exit Sub\r\n End If\r\n If Len(Dir(strPfadVorlagen, vbDirectory)) = 0 Then\r\n MsgBox \"Der eingegebene Ordner für Vorlagen existiert nicht!\", vbExclamation\r\n Exit Sub\r\n End If\r\n '' Ordner für Dokumente\r\n If Len(Dir(strPfadDokumente, vbDirectory)) = 0 Then\r\n MsgBox \"Der eingegebene Ordner für Dokumente existiert nicht!\", vbExclamation\r\n Exit Sub\r\n End If\r\n If strPfadDokumente = \"\" Then\r\n MsgBox \"Das Verzeichnis für Dokumente wurde nicht eingegeben!\", vbExclamation\r\n Exit Sub\r\n End If<\/pre>\n
Automation mit Word<\/h2>\n
'' Datenquelle öffnen\r\n Set rstData = CurrentDb.OpenRecordset(\"qrySerienbriefeQuelle\")\r\n If rstData.RecordCount = 0 Then\r\n MsgBox \"Es sind keine Serienbriefe zu drucken.\", vbExclamation\r\n Exit Sub\r\n End If\r\n '' Daten in CSV-Datei exportieren\r\n Dim strZieldatei As String\r\n strZieldatei = strPfadDokumente & \"\\Steuerdatei\" & Format(Now, \"yyMMddhhmmss\") _\r\n & \".txt\"\r\n DoCmd.TransferText acExportMerge, , \"qrySerienbriefeQuelle\", strZieldatei\r\n Select Case Optionnummer\r\n Case MitStandardvorlage\r\n PathDokumentVorlage = strPfadVorlagen & \"\\\" & \"Seriendruckvorlage.dot\"\r\n If Not FileExists(PathDokumentVorlage) Then\r\n MsgBox \"Die Vorlagedatei wurde nicht gefunden!\", vbExclamation\r\n Exit Sub\r\n End If\r\n Case VorlageAuswählen\r\n ''Vorlage Auswählen\r\n PathDokumentVorlage = GetOpenFile(\"Vorlage öffnen\", _\r\n \"Dokumentvorlage (*.dot)\", , , strPfadVorlagen)\r\n If Len(PathDokumentVorlage) = 0 Then Exit Sub\r\n End Select\r\n If IstWordGestartet() Then\r\n Set oWordApp = GetObject(, \"Word.Application\") '' Word war schon gestartet\r\n Else\r\n Set oWordApp = CreateObject(\"Word.Application\") '' Word starten\r\n End If\r\n '' Neues Word-Dokument anlegen\r\n Set oWord = oWordApp.Documents.Add(PathDokumentVorlage)\r\n '' Seriendruck-Datenquelle anbinden\r\n oWordApp.ActiveDocument.MailMerge.OpenDataSource Name:=strZieldatei _\r\n , ConfirmConversions:=False, ReadOnly:=False, LinkToSource:=True\r\n DoEvents\r\n sDateiname = strPfadDokumente & \"\\\" & \"Seriendruck\" & Format(Date, \"yyyyMMdd\")\r\n WordDateiPath = WordDateiNameErmitteln(sDateiname)\r\n oWord.SaveAs (WordDateiPath)\r\n oWordApp.Visible = True\r\n oWordApp.WindowState = wdWindowStateNormal\r\n rstData.Close\r\n Set rstData = Nothing\r\n Exit Sub\r\nWordSeriendruck_Error:\r\n WordDateiPath = \"\"\r\n MsgBox Error, vbCritical, \"Fehler beim Erzeugen der Word-Datei.\"\r\nEnd Sub<\/pre>\n
![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{78BCE59D-2CE3-49F2-A3B2-8576FDC3351C}\/pic006.png\")
<\/p>\nParameter prüfen<\/h2>\n
Seriendruckdaten als Text exportieren<\/h2>\n
Dokumentvorlage festlegen<\/h2>\n
Public Function IstWordGestartet() As Boolean\r\n '' Stellt fest, ob Word gerade geladen ist\r\n Dim obj As Object\r\n On Error Resume Next\r\n Set obj = GetObject(, \"Word.Application\")\r\n IstWordGestartet = (Err.Number = 0)\r\n Set obj = Nothing\r\nEnd Function<\/pre>\n
Das Word-Objekt initialisieren<\/h2>\n
Das Word-Dokument an eine Datenquelle binden<\/h2>\n
Public Function WordDateiNameErmitteln(sDateiname As String) As String\r\n Dim sTestname As String\r\n Dim i As Integer\r\n i = 1\r\n Dim lDateiVorhanden As Boolean\r\n lDateiVorhanden = True\r\n '' Ende, wenn bereits 1.000 Dateien an diesen angelegt wurden.\r\n While lDateiVorhanden And i <= 999\r\n sTestname = sDateiname & Format(i, \"000\") & \".doc\"\r\n If Not FileExists(sTestname) Then\r\n lDateiVorhanden = False\r\n sDateiname = sTestname\r\n End If\r\n i = i + 1\r\n Wend\r\n If Not lDateiVorhanden Then\r\n WordDateiNameErmitteln = sDateiname\r\n End If\r\nEnd Function<\/pre>\n
Aufräumarbeiten<\/h2>\n