{"id":55000228,"date":"2004-08-01T00:00:00","date_gmt":"2020-05-06T15:17:48","guid":{"rendered":"http:\/\/access-im-unternehmen.aix-dev.de\/aiu\/?p=228"},"modified":"-0001-11-30T00:00:00","modified_gmt":"-0001-11-30T00:00:00","slug":"Aufgabenplanung_fuer_das_Backoffice","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/access-im-unternehmen.de\/Aufgabenplanung_fuer_das_Backoffice\/","title":{"rendered":"Aufgabenplanung für das Backoffice"},"content":{"rendered":"

\"\"<\/p>\n

Christoph Spielmann, Düsseldorf<\/b><\/p>\n

Der klassische Aufgabenbereich des Sekretariats hat sich vom Tippen von Dokumenten und der Terminverwaltung auf eine Vielzahl anderer Tätigkeiten verlagert. Ursache hierfür ist insbesondere der Einsatz von PCs. Da viele Arbeiten zügig am PC erledigt werden können, werden im Sekretariat Kapazitäten frei. Dadurch teilen sich oftmals mehrere Mitarbeiter eine Team-Assistentin oder einen Team-Assistenten als „BackOffice“. Die hier vorgestellte Datenbank ermöglicht Ihnen die effiziente Planung der Back-Office-Aufgaben.<\/b><\/p>\n

Die vorgestellte Musterlösung basiert auf insgesamt drei Tabellen, von denen die Tabelle tblMitarbeiter aus dem Beitrag Kooperation von Datenbanken aus Ausgabe 3\/2004 stammt. Für den hier vorgestellten Zweck sind die beiden Felder Nachname und Vorname wichtig. Zusätzlich ist die Tabelle um die beiden Felder IstBackOffice und Login erweitert worden.<\/p>\n

Das Feld IstBackOffice gibt an, ob ein Mitarbeiter zum BackOffice-Team gehört, also diesem Mitarbeiter Aufgaben zugewiesen werden können.<\/p>\n

Das Feld Login enthält den Anmeldenamen des aktuellen Benutzers. Da es sich bei den Daten dieser Datenbank nicht um vertrauliche Angaben handelt, wird auf ein Passwort verzichtet.<\/p>\n

In der Tabelle tblAufgaben werden die für das BackOffice geplanten Aufgaben gespeichert. Die Tabelle hat den in Tab. 1 beschriebenen Aufbau.<\/p>\n

Zusätzlich enthält die Datenbank noch die bereits erwähnte Tabelle tblPrioritäten (Aufbau s. Tab. 2).<\/p>\n

Standardmäßig ist die Tabelle mit drei Datensätzen passend zu den Prioritäten „Hoch“, „Mittel“ und „Gering“ gefüllt, wie Sie Bild 2 entnehmen können.<\/p>\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n
\n

Feldname<\/b><\/p>\n<\/td>\n

\n

Beschreibung<\/b><\/p>\n<\/td>\n<\/tr>\n

\n

AufgabeID<\/p>\n<\/td>\n

\n

Primärschlüssel (AutoWert)<\/p>\n<\/td>\n<\/tr>\n

\n

PrioritätID<\/p>\n<\/td>\n

\n

Fremdschlüssel mit einer Beziehung zur Tabelle tblPrioritäten<\/p>\n<\/td>\n<\/tr>\n

\n

VonMitarbeiterID<\/p>\n<\/td>\n

\n

Von wem wurde die Aufgabe geplant<\/p>\n<\/td>\n<\/tr>\n

\n

FürMitarbeiterID<\/p>\n<\/td>\n

\n

Für wen ist die Aufgabe bestimmt<\/p>\n<\/td>\n<\/tr>\n

\n

AnlageAm<\/p>\n<\/td>\n

\n

Anlagedatum<\/p>\n<\/td>\n<\/tr>\n

\n

FälligAm<\/p>\n<\/td>\n

\n

Datum, an dem die Aufgabe spätestens erledigt sein soll<\/p>\n<\/td>\n<\/tr>\n

\n

ErledigtAm<\/p>\n<\/td>\n

\n

Tag, an dem die Aufgabe tatsächlich erledigt wurde<\/p>\n<\/td>\n<\/tr>\n

\n

GeplanteAusführungAm<\/p>\n<\/td>\n

\n

Geplantes Datum der Ausführung der Aufgabe<\/p>\n<\/td>\n<\/tr>\n

\n

GeplanterAufwandInMinuten<\/p>\n<\/td>\n

\n

Zu erwartender Aufwand zur Erledigung der Aufgabe (Zahlenfeld)<\/p>\n<\/td>\n<\/tr>\n

\n

Aufgabentitel<\/p>\n<\/td>\n

\n

Bezeichnung der Aufgabe (Textfeld)<\/p>\n<\/td>\n<\/tr>\n

\n

Zusatzinformationen<\/p>\n<\/td>\n

\n

Weitere Informationen zur näheren Beschreibung der Aufgabe (Memo-Feld)<\/p>\n<\/td>\n<\/tr>\n<\/table>\n

Tab. 1: Felder der Tabelle tblAufgaben<\/b><\/p>\n\n\n\n\n\n
\n

Feldname<\/b><\/p>\n<\/td>\n

\n

Beschreibung<\/b><\/p>\n<\/td>\n<\/tr>\n

\n

PrioritätID<\/p>\n<\/td>\n

\n

Primärschlüssel<\/p>\n<\/td>\n<\/tr>\n

\n

Priorität<\/p>\n<\/td>\n

\n

Priorität (Textfeld)<\/p>\n<\/td>\n<\/tr>\n

\n

SortierPosition<\/p>\n<\/td>\n

\n

Bestimmt die spätere Reihenfolge der Anzeige in einem Kombinationsfeld<\/p>\n<\/td>\n<\/tr>\n<\/table>\n

Tab. 2: Aufbau der Tabelle tblPrioritäten<\/b><\/p>\n

<\/p>\n

<\/b><\/p>\n

Bild 1: Die Tabelle tblPrioritäten<\/span><\/b><\/p>\n

Die vollständige Datenstruktur entnehmen Sie Bild 1. Beachten Sie, dass die Tabelle tblMitarbeiter aufgrund der zweifachen Beziehung zur Tabelle tblAufgaben doppelt in dem Diagramm aufgeführt, aber nur einmal in der Datenbank vorhanden ist.<\/p>\n

<\/p>\n

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Bild 2: Die vollständige Datenstruktur<\/span><\/b><\/p>\n

Um den Einsatz der Datenbank möglichst komfortabel zu gestalten, greift das Anmeldeverfahren auf den Benutzernamen zu, den Sie bei der Anmeldung unter Windows verwendet haben. Das Auslesen dieses Namens erledigt die Prozedur GetLogin (s. Quellcode 1).<\/p>\n

Die Prozedur greift mittels Environ-Funktion auf die Systemvariable USERNAME zu. Hier ist der Name des momentan angemeldeten Benutzers hinterlegt.<\/p>\n

Sollte hier kein Name zu finden sein (zum Beispiel, weil das Anmeldeverfahren nicht aktiviert ist), zeigt die Funktion ein Eingabedialogfenster an. Die Eingabe wird anschließend in der globalen Variablen m_Login zwischengespeichert, sodass beim erneuten Aufruf der Funktion keine wiederholte Eingabe des Anmeldenamens erforderlich ist.<\/p>\n

Nach der Ermittlung des Anmeldenamens wird mit Hilfe der Funktion GetMitarbeiterIDForLogin geprüft, ob der Login-Name auch in der Tabelle tblMitarbeiter existiert. Sollte dies nicht der Fall sein, erfolgt ein Sprung zur erneuten Eingabe des Anmeldenamens.<\/p>\n

Die Ermittlung der MitarbeiterID wird von der bereits erwähnten Funktion GetMitarbeiterIDForLogin erledigt (s. Quellcode 2).<\/p>\n

Sie bewerkstelligt dies durch Einsatz der DLookup-Funktion. Sollte kein passender Mitarbeiter gefunden werden, wandelt die Nz-Funktion das Ergebnis in den Wert 0 um und liefert diesen als Funktionsergebnis zurück. Als Parameter erwartet die Funktion den Login-Namen des gewünschten Benutzers.<\/p>\n

Public Function GetLogin() As String\r\n    Dim Login As String\r\n    Login = Environ(\"USERNAME\")\r\n    If Len(Login) = 0 Then\r\n        If Len(m_Login) = 0 Then\r\nEnterLogin:\r\n            m_Login = InputBox(\"Bitte geben Sie Ihr Login ein!\")\r\n            Login = m_Login\r\n        Else\r\n            Login = m_Login\r\n        End If\r\n    Else\r\n        Login = Login\r\n    End If\r\n    If GetMitarbeiterIDForLogin(Login) = 0 Then\r\n        GoTo EnterLogin:\r\n    Else\r\n        GetLogin = Login\r\n    End If\r\nEnd Function<\/pre>\n
Quellcode 1<\/b><\/p>\n
Public Function GetMitarbeiterIDForLogin(Login As String) As Long\r\n    GetMitarbeiterIDForLogin = Nz(DLookup(\"MitarbeiterID\", \"tblMitarbeiter\", _        \"Login=''\" + Login + \"''\"), 0)\r\nEnd Function<\/pre>\n
Quellcode 2<\/b><\/p>\n
Public Function GetCurrentMitarbeiterID() As Long\r\n    GetCurrentMitarbeiterID = GetMitarbeiterIDForLogin(GetLogin)\r\nEnd Function\r\nPublic Function IsCurrentMitarbeiterBackOffice() As Boolean\r\n    Dim MitarbeiterID As Long\r\n    MitarbeiterID = GetCurrentMitarbeiterID\r\n    IsCurrentMitarbeiterBackOffice = DLookup(\"IstBackOffice\", \"tblMitarbeiter\", _        \"MitarbeiterID=\" + CStr(MitarbeiterID))\r\nEnd Function<\/pre>\n
Quellcode 3<\/b><\/p>\n
Zwei weitere Hilfsfunktionen ermitteln die Nummer des aktuellen Benutzers und die Information, ob der momentan angemeldete Benutzer ein BackOffice-Mitarbeiter ist (s. Quellcode 3).<\/p>\n
Sie finden die Funktionen im Modul modMitarbeiter der Beispieldatenbank zu diesem Artikel.<\/p>\n
Das Erfassen einer neuen Aufgabe wird über das Formular frmNeueAufgabe erledigt (siehe Bild 3).<\/p>\n
<\/p>\n
<\/b><\/p>\n
Bild 3:  Das Formular zur Erfassung einer neuen Aufgabe<\/span><\/b><\/p>\n
Private Sub btnAbbrechen_Click()\r\n    Me.Undo\r\n    DoCmd.Close acForm, Me.Name\r\nEnd Sub\r\nPrivate Sub btnOK_Click()\r\n    If CheckValues Then\r\n        DoCmd.Close acForm, Me.Name\r\n    End If\r\nEnd Sub<\/pre>\n
<\/p>\n
Quellcode 4<\/b><\/p>\n
Das Formular enthält alle zum Erfassen neuer Aufgaben relevanten Felder. Das Kombinationsfeld FürMitarbeiterID zeigt eine Liste mit allen Mitarbeitern an, bei denen das Feld IstBackOffice den Wert True enthält. Die Datensatzherkunft-Eigenschaft des Kombinationsfeldes enthält zu diesem Zweck die folgende SQL-Anweisung:<\/p>\n
SELECT Trim([Vorname]+“ “+[Nachname])<\/p>\n
AS Name, MitarbeiterID FROM<\/p>\n
tblMitarbeiter WHERE IstBackOffice=True<\/p>\n
ORDER BY Trim([Vorname]+“ “+[Nachname]);<\/p>\n
Wichtig ist noch, dass der Vorname und der Nachname in dieser Abfrage zu einem Text zusammengefügt werden, sodass letztendlich nur zwei Spalten, nämlich der volle Name und die MitarbeiterID von der Abfrage zurückgegeben werden. Das Sortieren erfolgt schließlich nach dem Vornamen und dem Nachnamen. Das Kombinationsfeld PrioritätID wird mit der folgenden SQL-Anweisung gefüllt:<\/p>\n
SELECT tblPrioritäten.Priorität, tblPrioritäten.PrioritätID FROM tblPrioritäten ORDER BY tblPrioritäten.SortierPosition;<\/pre>\n
 Bei beiden Kombinationsfeldern ist die Spaltenanzahl-Eigenschaft auf 2 und die Eigenschaft  Gebundene Spalte-Eigenschaft ebenfalls auf 2 eingestellt. Die Spaltenbreiten sind mit 5cm;0cm definiert.<\/p>\n
Das Formular selbst ist an die Tabelle tblAufgaben geknüpft. Die Eigenschafts-Einstellungen aus Tab. 3 sind wichtig, damit unter anderem in dem Formular ausschließlich neue Datensätze erfasst werden können. Die beiden Schaltflächen des Formulars sind mit den Ereignisprozeduren aus Quellcode 4 verknüpft.<\/p>\n
In der btnAbbrechen_Click-Ereignisprozedur wird zunächst die Methode Me.Undo aufgerufen, damit eventuell eingegebene Daten nicht gespeichert werden. Danach kann das Formular geschlossen werden.<\/p>\n
In der Ereignisprozedur btnOK_Click wird die Undo-Methode nicht aufgerufen. Dies führt dazu, dass die eingegebenen Daten beim Schließen des Formulars auf jeden Fall gespeichert werden. Die CheckValues-Funktion prüft jedoch vorher noch, ob die Daten korrekt erfasst wurden (s. Quellcode 5). Die einzelnen Blöcke der Prozedur prüfen das Vorhandensein der erforderlichen Daten sowie die Plausibilität der Angaben. Ist alles in Ordnung, gibt die Funktion True als Ergebnis zurück.<\/p>\n
Private Function CheckValues() As Boolean\r\n    If IsNull(Me!Aufgabentitel) Then\r\n        MsgBox \"Bitte geben Sie einen Aufgabentitel ein!\", vbCritical\r\n        CheckValues = False\r\n        Exit Function\r\n    End If\r\n    If IsNull(Me!PrioritätID) Then\r\n        MsgBox \"Bitte geben Sie eine Priorität an!\", vbCritical\r\n        CheckValues = False\r\n        Exit Function\r\n    End If\r\n    ''...weitere Validierungen\r\n    If Me!GeplanteAusführungAm < Now Then\r\n        MsgBox \"Das geplante Ausführungsdatum muss in der Zukunft liegen!\", vbCritical\r\n        CheckValues = False\r\n        Exit Function\r\n    End If\r\n    CheckValues = True\r\nEnd Function<\/pre>\n
Quellcode 5<\/b><\/p>\n
Sollte die Prüfung erfolgreich verlaufen, kann der Datensatz gespeichert werden. Vorher wird jedoch noch das Anlagedatum und die ID des aktuellen Mitarbeiters in die entsprechenden Felder AnlageAm und VonMitarbeiterID eingetragen. Dies erledigt eine Ereignisprozedur, die mit dem Vor Aktualisierung-Ereignis des Formulars verknüpft ist (s. Quellcode 6).<\/p>\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n
\n
Eigenschaft<\/b><\/p>\n<\/td>\n
\n
Einstellung<\/b><\/p>\n<\/td>\n<\/tr>\n
\n
Bearbeitungen zulassen<\/p>\n<\/td>\n
\n
Ja<\/p>\n<\/td>\n<\/tr>\n
\n
Löschen zulassen<\/p>\n<\/td>\n
\n
Nein<\/p>\n<\/td>\n<\/tr>\n
\n
Anfügen zulassen<\/p>\n<\/td>\n
\n
Ja<\/p>\n<\/td>\n<\/tr>\n
\n
Daten eingeben<\/p>\n<\/td>\n
\n
Ja<\/p>\n<\/td>\n<\/tr>\n
\n
Bildlaufleisten<\/p>\n<\/td>\n
\n
Nein<\/p>\n<\/td>\n<\/tr>\n
\n
Datensatzmarkierer<\/p>\n<\/td>\n
\n
Nein<\/p>\n<\/td>\n<\/tr>\n
\n
Navigationsschaltflächen<\/p>\n<\/td>\n
\n
Nein<\/p>\n<\/td>\n<\/tr>\n
\n
Größe anpassen<\/p>\n<\/td>\n
\n
Ja<\/p>\n<\/td>\n<\/tr>\n
\n
Automatisch zentrieren<\/p>\n<\/td>\n
\n
Ja<\/p>\n<\/td>\n<\/tr>\n
\n
PopUp<\/p>\n<\/td>\n
\n
Ja<\/p>\n<\/td>\n<\/tr>\n
\n
Gebunden<\/p>\n<\/td>\n
\n
Ja<\/p>\n<\/td>\n<\/tr>\n
\n
Rahmenart<\/p>\n<\/td>\n
\n
Dialog<\/p>\n<\/td>\n<\/tr>\n
\n
Mit Systemmenüfeld<\/p>\n<\/td>\n
\n
Nein<\/p>\n<\/td>\n<\/tr>\n<\/table>\n
Tab. 3: Eigenschaften des Formulars frmNeueAufgabe<\/b><\/p>\n
Private Sub Form_BeforeUpdate(Cancel _    As Integer)\r\n    Me!AnlageAm = Now\r\n    Me!VonMitarbeiterID = _        GetCurrentMitarbeiterID\r\nEnd Sub<\/pre>\n
Quellcode 6<\/b><\/p>\n
Damit sich der Benutzer bei der Planung der Aufgabe einen Eindruck von der Auslastung des Back-Office-Mitarbeiters machen kann, kann er mit der Schaltfläche btnTagesplan einen Plan der für den gewünschten Tag vorgesehenen Aufgaben anzeigen lassen.<\/p>\n
Zu diesem Zweck öffnet ein Klick auf die Schaltfläche das Formular frmTagesplan als Dialogfenster (s. Quellcode 7). Damit der Tagesplan korrekt den Mitarbeiter und Tag anzeigt, werden die benötigten Filterkriterien in die globale Variable TagesplanArgs geschrieben. <\/p>\n
Später können Sie von dort wieder ausgelesen werden. Die Variable ist im Modul modArgs wie im Quellcode 8 definiert.<\/p>\n
<\/p>\n
<\/b><\/p>\n
Bild 4:  Der Tagesplan<\/span><\/b><\/p>\n
<\/p>\n
<\/b><\/p>\n
Bild 5:  Der Tagesplan in der Entwurfsansicht<\/span><\/b><\/p>\n
Private Sub btnTagesplan_Click()\r\n    If CheckValues Then\r\n        TagesplanArgs.FürMitarbeiterID = _        Me!FürMitarbeiterID\r\n        TagesplanArgs.Datum = Me!GeplanteAusführungAm\r\n        DoCmd.OpenForm \"frmTagesplan\", acNormal, , , _            acFormReadOnly, acDialog\r\n    End If\r\nEnd Sub<\/pre>\n
Quellcode 7<\/b><\/p>\n
Public Type TagesplanArgsType\r\n    FürMitarbeiterID As Long\r\n    Datum As Date\r\nEnd Type\r\nPublic TagesplanArgs As TagesplanArgsType<\/pre>\n
Quellcode 8<\/b><\/p>\n
Das Formular frmTagesplan zeigt alle Aufgaben des Back-Office-Mitarbeiters für den Tag an, an dem auch die neu anzulegende Aufgabe geplant ist (siehe Bild 4).<\/p>\n
Der Tagesplan ist als normales Endlosformular realisiert (siehe Bild 5). Im Kopf wird zudem das aktuelle Datum und im Fuß die Summe der geplanten Minuten aufgeführt. Mit dieser Information kann der Benutzer entscheiden, ob die neue Aufgabe noch in den gewünschten Tag passt.<\/p>\n
Die Daten des Formulars werden mit Hilfe der folgenden Prozedur aus Quellcode 9 gefiltert.<\/p>\n
Zunächst wird mit den Daten der globalen Variablen TagesplanArgs eine SQL-Abfrage zusammengestellt und in die RecordSource-Eigenschaft des Formulars eingetragen. Mit Refresh werden die Daten aus der Datenbank abgerufen.<\/p>\n
Anschließend wird noch das Datum in das Feld lblDatum des Kopfbereichs und die Stundensumme für den Tag in das Feld txtSummeAufwand des Fußbereichs eingetragen.<\/p>\n
Die Summenberechnung erfolgt hierbei mit Hilfe der DSum-Funktion.<\/p>\n
Damit der Benutzer das Formular auf komfortable Weise schließen kann, ist im Fußbereich eine Schließen-Schaltfläche untergebracht, die mit der Ereignisprozedur aus Quellcode 10 verknüpft ist.<\/p>\n
Private Sub Form_Load()\r\n    Dim SQL As String\r\n    Dim Bedingung As String\r\n    Bedingung = \"FürMitarbeiterID = \" + CStr(TagesplanArgs.FürMitarbeiterID) _        + \" And GeplanteAusführungAm = \" + SQLDatum(TagesplanArgs.Datum)\r\n    SQL = \"SELECT tblAufgaben.AufgabeID, tblAufgaben.Aufgabentitel, \" _        & \"tblPrioritäten.Priorität, Trim([Vorname]+'' ''+[Nachname]) AS Name, \" _        & \"GeplanterAufwandInMinuten \"\r\n    SQL = SQL + \" FROM tblMitarbeiter RIGHT JOIN (tblAufgaben LEFT JOIN \" _        & \"tblPrioritäten ON tblAufgaben.PrioritätID = tblPrioritäten.PrioritätID) \" _        & \"ON tblMitarbeiter.MitarbeiterID = tblAufgaben.VonMitarbeiterID \"\r\n    SQL = SQL + \" WHERE \" + Bedingung\r\n    Me.RecordSource = SQL\r\n    Me.Requery\r\n    Me.lblDatum.Caption = Format(TagesplanArgs.Datum, \"dd.mm.yyyy\")\r\n    Me.txtSummeAufwand.Value = CStr(Nz(DSum(\"GeplanterAufwandInMinuten\", _        \"tblAufgaben\", Bedingung), 0))\r\nEnd Sub<\/pre>\n
Quellcode 9<\/b><\/p>\n
Private Sub btnSchließen_Click()\r\n    DoCmd.Close acForm, Me.Name\r\nEnd Sub<\/pre>\n
Quellcode 10<\/b><\/p>\n
<\/p>\n
<\/b><\/p>\n
Bild 6:  Die ToDo-Liste<\/span><\/b><\/p>\n
Die ToDo-Liste ist das Hauptformular für alle Back-Office-Mitarbeiter. Hier werden alle für den Tag geplanten Aufgaben aufgelistet (siehe Bild 6). Das Formular frmToDoListe hat prinzipiell den gleichen Aufbau wie der vorher vorgestellte Tagesplan, bietet jedoch einige Zusatzfunktionen. So kann im Kopf das Datum mit Hilfe zweier Schaltflächen verändert werden, um zum Beispiel auch die für den folgenden Tag geplanten Aufgaben zu betrachten.<\/p>\n
Jede Zeile enthält zudem eine Erledigt-Schalfläche, mit der die aktuelle Aufgabe auf „Erledigt“ gesetzt werden kann.<\/p>\n
Das Load-Ereignis des Formulars ist mit der Ereignisprozedur aus Quellcode 11 verknüpft.<\/p>\n
Private Sub Form_Load()\r\n    m_Datum = Now\r\n    RefreshData\r\nEnd Sub<\/pre>\n
Quellcode 11<\/b><\/p>\n
Private Sub RefreshData()\r\n    Dim SQL As String\r\n    Dim Bedingung As String\r\n    Bedingung = \"FürMitarbeiterID = \" + CStr(GetCurrentMitarbeiterID) + _        \" AND GeplanteAusführungAm = \" + SQLDatum(m_Datum) + \" AND ErledigtAm IS NULL\"\r\n    SQL = \"SELECT tblAufgaben.AufgabeID, tblAufgaben.Aufgabentitel, \" _\r\n        & \"tblAufgaben.FälligAm, tblAufgaben.ErledigtAm, \" _\r\n        & \"tblAufgaben.Zusatzinformationen, tblPrioritäten.Priorität, \" _\r\n        & \"Trim([Vorname]+'' ''+[Nachname]) AS Name, GeplanterAufwandInMinuten \"\r\n    SQL = SQL + \" FROM tblMitarbeiter RIGHT JOIN (tblAufgaben LEFT JOIN \" _\r\n        & \"tblPrioritäten ON tblAufgaben.PrioritätID = tblPrioritäten.PrioritätID) \" _\r\n        & \"ON tblMitarbeiter.MitarbeiterID = tblAufgaben.VonMitarbeiterID \"\r\n    SQL = SQL + \" WHERE \" + Bedingung\r\n    Me.RecordSource = SQL\r\n    Me.Requery\r\n    Me.lblDatum.Caption = Format(m_Datum, \"dd.mm.yyyy\")\r\nEnd Sub<\/pre>\n
Quellcode 12<\/b><\/p>\n
Die Prozedur setzt zunächst die auf Klassenebene deklarierte Variable m_Datum auf das heutige Datum.<\/p>\n
Private m_Datum As Date<\/pre>\n
Die Anzeige der Daten erledigt anschließend die Prozedur RefreshData (s. Quellcode 12).<\/p>\n
Zunächst wird wieder eine SQL-Anweisung zusammengestellt und diese in die RecordSource-Eigenschaft des Formulars eingetragen.<\/p>\n
Wichtig ist, dass das Ergebnis nur noch nicht erledigte Aufgaben enthält, was über eine entsprechende WHERE-Klausel realisiert ist. Außerdem wird das aktuelle Datum in den Kopf des Formulars eingetragen. <\/p>\n
Der Wechsel des Datums erledigen die beiden Schaltflächen btnVorherigerTag beziehungsweise btnNächsterTag (s. Quellcode 13).<\/p>\n
Private Sub btnVorherigerTag_Click()\r\n    m_Datum = m_Datum - 1\r\n    RefreshData\r\nEnd Sub\r\nPrivate Sub btnNächsterTag_Click()\r\n    m_Datum = m_Datum + 1\r\n    RefreshData\r\nEnd Sub<\/pre>\n
Quellcode 13<\/b><\/p>\n
Das Datum wird um jeweils einen Tag verringert oder erhöht. Anschließend werden die Daten aktualisiert.<\/p>\n
Das Erledigt-Setzen einer Aufgabe bewerkstelligt die folgende Ereignisprozedur, die mit der Schaltfläche btnErledigt verknüpft ist (s. Quellcode 14).<\/p>\n
Es wird zunächst eine Aktualisierungsabfrage erstellt und diese dann mittels Execute-Methode ausgeführt.<\/p>\n
Die hierbei zum Einsatz kommende Funktion SQLDatum zur SQL-gerechten Aufbereitung des Datums finden Sie im Modul modTools der Beispieldatenbank.<\/p>\n
Private Sub btnErledigt_Click()\r\n    Dim SQL As String\r\n    SQL = \"UPDATE tblAufgaben SET ErledigtAm=\" _        + SQLDatum(Now) + \" WHERE AufgabeID=\" _        + CStr(Me!AufgabeID)\r\n    CurrentProject.Connection.Execute SQL\r\n    RefreshData\r\nEnd Sub<\/pre>\n
Quellcode 14<\/b><\/p>\n
Public Function Main()\r\n    If IsCurrentMitarbeiterBackOffice Then\r\n        DoCmd.OpenForm \"frmToDoListe\"\r\n    Else\r\n        DoCmd.OpenForm \"frmNeueAufgabe\"\r\n    End If\r\nEnd Function<\/pre>\n
Quellcode 15<\/b><\/p>\n
<\/p>\n
<\/b><\/p>\n
Bild 7:  Das Autoexec-Makro<\/span><\/b><\/p>\n
Abschließend wird die Liste wieder aktualisiert, damit die erledigte Aufgabe nicht mehr aufgeführt wird.<\/p>\n
Je nachdem, ob ein Back-Office-Benutzer die Datenbank öffnet oder nicht, soll die Anwendung entweder die ToDo-Liste oder das Formular zur Planung einer neuen Aufgabe angezeigen. Dies erledigt die VBA-Funktion aus Quellcode 15.<\/p>\n
Aufgerufen wird diese Funktion von einem Autoexec-Makro, das die Funktion AusführenCode enthält. Als Funktionsname ist der Ausdruck Main() eingetragen (siehe Bild 7).<\/p>\n
Die Datenbank ist damit fertig und einsatzbereit. Natürlich macht die Nutzung erst im Netzwerk mit mehreren Benutzern richtig Sinn. Zum Einsatz im Netzwerk kopieren Sie die MDB-Datei einfach in ein freigegebenes Verzeichnis eines PC und öffnen die Datei von den anderen PCs aus. Vergessen Sie aber vorher nicht, die Mitarbeiter in die Tabelle tblMitarbeiter einzupflegen, sodass die Anmeldung gelingt. Der Planung von Aufgaben steht damit nichts mehr im Wege.<\/p>\n
Für eine bessere Performance teilen Sie die Datenbankanwendung in Front- und Backend auf und installieren je ein Frontend auf die Benutzerarbeitsplätze und das Backend auf dem Server.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"
Der klassische Aufgabenbereich des Sekretariats hat sich vom Tippen von Dokumenten und der Terminverwaltung auf eine Vielzahl anderer Tätigkeiten verlagert.  Ursache hierfür ist insbesondere der Einsatz von PCs. Indem viele Arbeiten direkt am PC erledigt werden können, werden im Sekretariat Kapazitäten frei. Dadurch teilen sich oftmals mehrere Mitarbeiter eine Team-Assistentin oder einen Team-Assistenten als „BackOffice“. 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