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André Minhorst, Duisburg<\/b><\/p>\n
„Dateien in einer Datenbank speichern – wer macht den so was Schon mit ein paar kleinen Bildchen bläht man sich doch die Datenbank schon maßlos auf!“ – so ähnlich ist die Meinung der meisten Access-Anwender zum Thema dieses Beitrags. Dass es auch ohne Aufblähen geht und dass auch das Speichern anderer Dateien als Bilddateien in der Datenbank sinnvoll sein kann, erfahren Sie nachfolgend – und natürlich lernen Sie auch Funktionen kennen, die Ihnen dabei eine Menge Arbeit abnehmen.<\/b><\/p>\n
Wenn man nicht gerade zu den Leuten gehört, die gerade einen aktuellen Anwendungsfall zum Speichern von Dateien in einer Access-Datenbank haben, fragen Sie sich vielleicht, welche Gründe es überhaupt für das Speichern von Dateien in einer Tabelle gibt.<\/p>\n
Dafür gibt es genügend Anwendungsbeispiele; die bekanntesten davon beschäftigen sich vermutlich mit der Verwaltung von Bildern. In den gängigen Foren fragen Besucher ständig nach Möglichkeiten, um Bilder in Access zu speichern – und das möglichst ohne dass die Datenbank schneller als gewünscht eine Größe von zwei Gigabyte erreicht.<\/p>\n
Aber es gibt noch andere gute Gründe für das Speichern von Dateien in einer Datenbank. Wenn Sie beispielsweise eine Datenbank weitergeben, ohne direkt eine aufwändige Installationsroutine mitzuliefern, können Sie eventuell zusätzlich benötigte Anwendungen beim Start der Datenbankanwendung ins Datenbankverzeichnis kopieren und dort verwenden.<\/p>\n
Und wenn der Autor hier einmal aus dem Nähkästchen plaudern darf: Er verwendet die weiter unten vorstellten Funktionen, um alle im Online-Archiv enthaltenen .pdf- und Beispieldateien in einer Datenbank zu verwalten und diese bei Bedarf inklusive entsprechender Verzeichnisstrukturen (Jahrgang\/Ausgabe\/Beitrag …) auf der Festplatte zu speichern und entsprechend weiterzubearbeiten. <\/p>\n
Ebenso leicht ist etwa die Verwendung eines kommandozeilengesteuerten Zip-Tools, um beliebige Dateien ins Filesystem zu kopieren, zu komprimieren und die Originaldateien anschließend wieder zu löschen.<\/p>\n
Um die Vorgehensweise in den folgenden Kapiteln nachvollziehen zu können, benötigen Sie eine Access-Datenbank mit einer Tabelle zum Speichern von Daten. Den Entwurf dieser Tabelle können Sie Bild 1 entnehmen.<\/p>\n
![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{49208127-FA0A-4969-A9D0-A0B60F0D177D}\/pic001.png\")
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Bild 1: Entwurf der Tabelle zum Speichern von Dateien<\/span><\/b><\/p>\n Quellcode 1<\/b><\/p>\n Die Prozedur zum Speichern einer Datei in einem Feld einer Tabelle finden Sie in Quellcode 1. Der Code sieht relativ umfangreich aus, aber die Prozedur gleicht dies durch hohe Flexibilität aus. <\/p>\n Schauen Sie sich zunächst die Eingabeparameter an:<\/p>\n Um nun beispielsweise eine Datei namens c:\\test.pdf im Feld Datei der Beispieltabelle zu speichern, legen Sie zunächst einen neuen Datensatz in dieser Tabelle an (siehe Bild 2). Das Vorhandensein eines Datensatzes mit einem OLE-Feld ist Voraussetzung für den Einsatz dieser Prozedur.<\/p>\n Rufen Sie die Funktion im Testfenster nun folgendermaßen auf:<\/p>\n <\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 2: Ein Datensatz vor dem Import einer Datei<\/span><\/b><\/p>\n Dieser Aufruf speichert die Datei c:\\test.pdf in der Tabelle tblDatei im Feld Datei des Datensatzes mit dem Wert 1 im Primärschlüsselfeld DateiID. <\/p>\n Nun können Sie mit dem .pdf-Dokument im OLE-Feld nicht allzu viel anfangen. Dass es aber dort angekommen ist, zeigt das erneute öffnen der Tabelle (siehe Bild 3).<\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 3: Das OLE-Feld ist nicht mehr leer.<\/span><\/b><\/p>\n Eine zweite Variante für den Aufruf verwendet den Inhalt des Feldes Dateiname als Pfad für die zu importierende Datei:<\/p>\n Durch die Angabe des Wertes „Speicherort“ für den Parameter strFeldSpeicherort importiert die Funktion die in diesem Feld angegebene Datei – falls Sie die Datei aus dem vorherigen Beispiel nicht gelöscht haben, wird diese einfach überschrieben.<\/p>\n Diese beiden Varianten können beide mit der Möglichkeit, den aktuellen Datenbankpfad einzubauen, kombiniert werden.<\/p>\n Wenn Sie den Dateinamen im Funktionsaufruf übergeben möchten, verwenden Sie den reinen Dateinamen ohne Pfadangabe und übergeben für den Parameter bolImDatenbankpfad den Wert True. Das Gleiche gilt, wenn Sie den in der Tabelle gespeicherten Dateinamen verwenden möchten – geben Sie einfach den puren Dateinamen an und verwenden Sie die obige Option.<\/p>\n Die Prozedur besteht zu einem Großteil aus If Then-Bedingungen, die einen den Parametern entsprechenden Dateinamen ermitteln. Außerdem wird im ersten Teil der Prozedur ein Recordset mit dem angegebenen Datensatz der Zieltabelle geöffnet. Erst mit der Open-Anweisung wird die Prozedur richtig interessant und führt folgende Aktionen durch:<\/p>\n Erst mit der Möglichkeit, die Dateien wieder ins Filesystem zu speichern, wird die im vorherigen Kapitel vorgestellte Prozedur interessant.<\/p>\n Die entsprechende Funktion heißt OLEFeldInDatei und ist in Quellcode 2 zu finden. Die Eingabeparameter stimmen weitgehend mit denen der Funktion DateiInOLEFeld überein, wenn auch für die umgekehrte Richtung.<\/p>\n Voraussetzung für den Export des Inhalts eines OLE-Feldes in eine Datei ist eine Tabelle mit einem OLE-Feld, das mindestens einen Datensatz mit einem gefüllten OLE-Feld enthält.<\/p>\n Die folgenden Beispiele verdeutlichen die Anwendung dieser Funktion. Mit dem ersten Aufruf speichern Sie die soeben importierte Datei im gleichen Verzeichnis, aber unter einem anderen Dateinamen:<\/p>\n Nun stellen Sie die Funktion beider Prozeduren gleichzeitig auf die Probe: Wenn sich das .pdf-Dokument öffnen lässt und mit dem ursprünglichen Dokument übereinstimmt, sind die Funktionen einsatzbereit. Und da der Autor mit diesen beiden Funktionen schon einige Dateien in einer Datenbank gespeichert und auch wieder dort hervorgeholt hat, sollte das nun auch bei Ihnen funktionieren.<\/p>\n Im zweiten Beispiel soll die .pdf-Datei unter dem Namen ExportTest.pdf im aktuellen Datenbankverzeichnis gespeichert werden:<\/p>\n Auch dieser Aufruf tut seinen Dienst einwandfrei. Werfen Sie nun einen Blick auf den Quellcode: Wie bei der vorherigen Funktion ermittelt auch hier der erste Teil der Prozedur den zu verwendenden Dateinamen aus den übergebenen Parametern und öffnet den Datensatz, in dem die zu exportierende Datei enthalten ist.<\/p>\n Der Rest ist eine genaue Umkehrung der Funktion DateiInOLEFeld: Die Prozedur ermittelt die Dateigröße, schreibt den Inhalt des Feldes in die entsprechend dimensionierte Buffer-Variable und bugsiert deren Inhalt in eine zuvor angelegte Datei.<\/p>\n Die erste Beispielanwendung für diese beiden Funktionen ist die Verwaltung von Bildern, ohne die Datenbank aufzublähen. Das passiert nämlich, wenn Bilder mit Access-Hausmitteln in ein OLE-Feld importiert werden. Access speichert die Bilder dann im Windows-eigenen Format, was entsprechend mehr Speicher frisst.<\/p>\n Quellcode 2<\/b><\/p>\n Mit der hier vorgestellten Methode speichern Sie die Bilder in Originaldateigröße, können diese aber nicht direkt in einem OLE-Steuerelement anzeigen lassen. <\/p>\n Quellcode 3<\/b><\/p>\n Dazu sind dann der vorherige Export und das Einstellen der Herkunftsdatei im OLE-Steuerelement erforderlich.<\/p>\n Beachten Sie, dass in nachfolgend beschriebenem Formular ein Bildsteuerelement zum Einsatz kommt. Wenn Sie versuchen, damit andere Dateitypen wie zum Beispiel .pdf-Dateien anzuzeigen, lösen Sie einen Fehler aus. Statten Sie die Tabelle tblDateien daher zu Beispielzwecken mit ein oder zwei Bilddateien aus und passen Sie auch die Dateinamen in der Tabelle entsprechend an. <\/p>\n Zum Nachvollziehen des Beispiels benötigen Sie ein entsprechendes Formular mit einem ungebundenen Bildsteuerelement. <\/p>\n Gehen Sie folgendermaßen vor:<\/p>\n Die Prozedur prüft, ob es sich bei dem aktuellen Datensatz um einen neuen Datensatz handelt – in diesem Fall würde der Datensatz noch keine Bilddatei enthalten und ohne entsprechende Behandlung einen Fehler beim Anzeigen auslösen. Statt dessen wird einfach die Eigenschaft Picture des Bild-Steuerelements geleert, womit die Anzeige eines Bildes entfällt. <\/p>\n Wenn es sich um einen bestehenden Datensatz handelt, ermittelt die Prozedur den Dateinamen ohne Pfadangabe aus der Tabelle. <\/p>\n Dazu verwendet sie die Funktion DateinameOhnePfad aus Quellcode 4. Dann verwendet die Prozedur die Funktion OLEFeldInDatei, um den Inhalt des Feldes Datei des aktuellen Datensatzes im Datenbankverzeichnis zu speichern.<\/p>\n Quellcode 4<\/b><\/p>\n Die gespeicherte Datei nimmt die Prozedur direkt anschließend wieder auf und weist sie der Eigenschaft Picture des Bild-Steuerelements zu. Das führt zur Anzeige der Bilddatei wie in Bild 4.<\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 4: Anzeige eines auf der Festplatte gespeicherten Bildes<\/span><\/b><\/p>\n Mit den beiden Funktionen OLEFeldInDatei und DateiInOLEFeld können Sie Dateien beliebig zwischen Festplatte und Access-Tabellen hin- und herschieben.<\/p>\n Dazu müssen Sie lediglich die in der Beispieldatenbank enthaltenen Funktionen in die gewünschte Datenbank importieren und eine Tabelle mit einem OLE-Feld bereitstellen.<\/p>\n Das Speichern von Dateien in einer Access-Tabelle dürfte vor allem in Zusammenhang mit Bilddateien Anwendung finden. <\/p>\n Es gibt aber auch noch andere Möglichkeiten, zum Beispiel bei der Weitergabe von Datenbankanwendungen.<\/p>\n Wenn die Datenbankanwendung beispielsweise externe Tools benötigt, die keine Installation brauchen und über die Kommandozeile beispielsweise im Datenbankverzeichnis aufgerufen werden, können Sie diese in einer Tabelle speichern und – falls nicht ohnehin schon vorhanden – bei Bedarf temporär im Filesystem ablegen und von Access aus aufrufen.<\/p>\n Und wie bereits erwähnt – auch die massenweise Bearbeitung von Dateien mit externen Tools oder das Speichern von Dateien in flexibel zu erstellenden Verzeichnisstrukturen ist mit den vorgestellten Funktionen einfach zu realisieren.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":" „Dateien in einer Datenbank speichern – wer macht den so was Schon mit ein paar kleinen Bildchen bläht man sich doch die Datenbank schon maßlos auf!“ – so ähnlich ist die Meinung der meisten Access-Anwender zum Thema dieses Beitrags. 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Eingabeparameter der Prozedur<\/h2>\n
Beispielaufrufe der Prozedur<\/h2>\n
![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{49208127-FA0A-4969-A9D0-A0B60F0D177D}\/pic002.png\")
<\/p>\nDateiInOLEFeld \"tblDateien\", \"DateiID\", \"Datei\", 1, ,\"c:\\test.pdf\",False<\/pre>\n
![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{49208127-FA0A-4969-A9D0-A0B60F0D177D}\/pic003.png\")
<\/p>\nDateiInOLEFeld \"tblDateien\", \"DateiID\", \"Datei\", 1, \"Speicherort\", , False<\/pre>\n
Aufbau der Prozedur<\/h2>\n
OLEFeldInDAtei \"tblDateien\", \"DateiID\", \"Datei\", 1, ,\"c:\\ExportTest.pdf\"<\/pre>\n
OLEFeldInDAtei \"tblDateien\", \"DateiID\", \"Datei\", 1, ,\"c:\\ExportTest.pdf\",True<\/pre>\n
Public Function OLEFeldInDatei(strTabelle As String, strPrimaerschluessel As String, _ strQuellfeld As String, lngID As Long, Optional strFeldSpeicherort As String, _ Optional strSpeicherort As String, Optional bolImDatenbankpfad As Boolean) As Long\r\n Dim cnn As ADODB.Connection\r\n Dim rst As New ADODB.Recordset\r\n Dim strSpeicherortTemp As String\r\n Dim strSpeicherortName As String\r\n On Error GoTo OLEFeldInDatei_Err\r\n Set cnn = CurrentProject.Connection\r\n If Not strFeldSpeicherort = \"\" Then\r\n strSpeicherortTemp = \", \" & strFeldSpeicherort\r\n Else\r\n strSpeicherortTemp = \"\"\r\n End If\r\n rst.Open \"SELECT \" & strQuellfeld & strSpeicherortTemp & \" FROM \" & strTabelle _ & \" WHERE \" & strPrimaerschluessel & \" = \" & lngID, cnn, adOpenDynamic, _ adLockOptimistic\r\n Dim lngExportdateiID As Long\r\n Dim Buffer() As Byte\r\n Dim lngDateigroesse As Long\r\n lngExportdateiID = FreeFile\r\n If Not strFeldSpeicherort = \"\" Then\r\n strSpeicherortName = rst(strFeldSpeicherort)\r\n Else\r\n strSpeicherortName = strSpeicherort\r\n End If\r\n If bolImDatenbankpfad = True Then\r\n strSpeicherortName = Datenbankpfad & strSpeicherortName\r\n End If\r\n lngDateigroesse = Nz(LenB(rst(strQuellfeld)), 0)\r\n If lngDateigroesse > 0 Then\r\n ReDim Buffer(lngDateigroesse)\r\n Open strSpeicherortName For Binary Access Write As lngExportdateiID\r\n Buffer = rst(strQuellfeld).GetChunk(lngDateigroesse)\r\n Put lngExportdateiID, , Buffer\r\n Close lngExportdateiID\r\n End If\r\n OLEFeldInDatei = True\r\nOLEFeldInDatei_Exit:\r\n rst.Close\r\n Set rst = Nothing\r\n Set cnn = Nothing\r\n Exit Function\r\nOLEFeldInDatei_Err:\r\n OLEFeldInDatei = Err.Number\r\n Resume OLEFeldInDatei_Exit\r\nEnd Function<\/pre>\n
Private Sub Form_Current()\r\n Dim strDateiname As String\r\n Dim strDatenbankpfad As String\r\n If Not Me.NewRecord Then\r\n strDateiname = DLookup(\"Dateiname\", \"tblDateien\", \"DateiID = \" & Me.DateiID)\r\n strDateiname = DateinameOhnePfad(strDateiname)\r\n strDatenbankpfad = Datenbankpfad\r\n OLEFeldInDatei \"tblDateien\", \"DateiID\", \"Datei\", Me.DateiID, , strDateiname, _ True\r\n If Dir(strDatenbankpfad & strDateiname) = \"\" Then\r\n Me.objPicture.Picture = \"\"\r\n Else\r\n Me.objPicture.Picture = strDatenbankpfad & strDateiname\r\n End If\r\n Else\r\n Me.objPicture.Picture = \"\"\r\n End If\r\nEnd Sub<\/pre>\n
Hinweis<\/h3>\n
Public Function DateinameOhnePfad(strDateiname As String)\r\n Dim strDateinameTmp As String\r\n Dim intPos As Integer\r\n strDateinameTmp = strDateiname\r\n intPos = InStr(1, strDateinameTmp, \"\\\")\r\n Do While Not intPos = 0\r\n strDateinameTmp = Mid(strDateinameTmp, intPos + 1)\r\n intPos = InStr(1, strDateinameTmp, \"\\\")\r\n Loop\r\n DateinameOhnePfad = strDateinameTmp\r\nEnd Function<\/pre>\n
![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{49208127-FA0A-4969-A9D0-A0B60F0D177D}\/pic004.png\")
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