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André Minhorst, Duisburg<\/b><\/p>\n
Die Verwaltung von Artikeln ist eines der Haupteinsatzgebiete von Datenbankanwendungen. Gerade in Zeiten von Online-Shops mit Datenbankanbindung und stetig zunehmenden Handels auf Auktionsplattformen wie eBay erleben Datenbankanwendungen zur Verwaltung von Artikeln eine Renaissance. Da will Access im Unternehmen nicht außen vor stehen und startet mit der Artikelverwaltung des vorliegenden Beitrags eine neue Reihe mit Musterlösungen, der unter anderem Datenbanken für Bestellverwaltung, Faktura und Mahnwesen folgen werden.<\/b><\/p>\n
Wer mit der Zeit geht, der wirft nichts mehr weg, sondern er verkauft, was er nicht mehr braucht. Vielleicht macht er das Ganze auch gewerbsmäßig oder bestreitet mit dem An- und Verkauf diverser Produkte ganz oder teilweise seinen Lebensunterhalt Irgendwann wird es dann Zeit, sich einmal mit dem Einsatz einer Artikelverwaltung anzufreunden – erst recht, wenn diese wie die in diesem Beitrag besprochene auch noch eine Inventurfunktion und in folgenden Ausgaben noch Erweiterungen wie eine Bestellverwaltung, eine Fakturierung und ein Mahnwesen mit sich bringt.<\/p>\n
In den folgenden Kapiteln erfahren Sie, wie Sie Artikel und damit in Zusammenhang stehende Informationen in einer Datenbank speichern und verwalten können. Dazu gehört neben den Artikeln selbst noch Informationen über Wareneingänge und -ausgänge, Umbuchungen und Inventuren. Teilweise werden für diese Anwendung bereits Tabellen verwendet, die erst in den in folgenden Beiträgen zu diesem Themenkomplex behandelt werden – dazu gehört die Verwaltung von Bestellungen und Kunden.<\/p>\n
Die Formulare zur Eingabe der entsprechenden Daten sind dementsprechend rudimentär und werden zukünftig ausgebaut.<\/p>\n
Wenn Sie bereits einen Online-Shop führen oder in dieses Geschäft einsteigen möchten, ist Access als Datenbackend auf dem Internetserver sicher nicht die erste Wahl – hier kommen besser geeignete Systeme wie MySQL zum Zuge. Das folgende Know-how können Sie hier dennoch einsetzen – denn auch die Daten in einer MySQL-Datenbank auf dem Server wollen erst einmal verwaltet werden. Und das lässt sich mit einem Access-Frontend sicher besser bewerkstelligen als mit einer Web-Benutzungsoberfläche – und die Erstellung des Access-Frontends ist in den meisten Fällen wesentlich weniger aufwändig und damit auch kostengünstiger.<\/p>\n
Das Datenmodell können Sie auch für eine MySQL-Datenbank verwenden; die Formulare und Berichte lassen sich ebenfalls mit einer MySQL-Datenbank kombinieren. Wie das sogar über das Internet funktioniert, erfahren Sie im Beitrag MySQL und Access in Ausgabe 6\/2004.<\/p>\n
Das Kernstück der Artikelverwaltung ist das Formular zur Ansicht der Artikeldetails. Hier finden sich sowohl die Stammdaten des Artikels wie Bezeichnung, Beschreibung, Hersteller, Lieferanten, Einheit, Mehrwertsteuersatz, Verkaufspreis, Kategorie und der Meldebestand. Auch eine Abbildung lässt sich zu jedem Artikel speichern. Die Anzeige dieser Informationen erfolgt auf der ersten Registerseite des Formulars aus Bild 1. <\/p>\n
Zusätzlich können Sie zu jedem Artikel den Wareneingang und -ausgang, die Umbuchungen sowie Informationen zu den Inventuren anzeigen lassen. Diese Informationen zeigt das Formular auf der zweiten Registerseite an (siehe Bild 2).<\/p>\n
![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{046DF1EB-F1EF-498C-99F7-6B160E25CFDF}\/pic001.png\")
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Bild 1: Verwaltung der Stammdaten eines Artikels<\/span><\/b><\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 2: Anzeige von Wareneingängen und -ausgängen<\/span><\/b><\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 3: Bearbeiten von Wareneingängen<\/span><\/b><\/p>\n In dieser Version der Artikelverwaltung lassen sich Wareneingänge, -ausgänge und Umbuchungen mit entsprechenden Formularen eingeben.<\/p>\n Die Bearbeitung der Wareneingänge erfolgt nach dem Betätigen einer der Schaltflächen Bearbeiten oder Neuer Wareneingang in dem Formular aus Bild 3.<\/p>\n Warenausgänge sind in der Regel mit einer Bestellung verknüpft. Das ist auch in diesem Fall so: Warenausgänge, die nicht mit einer Bestellung zusammenhängen, müssen als Umbuchung gespeichert werden.<\/p>\n Bestellungen legen Sie durch Betätigen der Schaltfläche Zu den Bestellungen und anschließendes Eingeben der Bestellung im Formular aus Bild 4 an.<\/p>\n Die mit diesem Formular verbundene Eingabe von Liefer- und Rechnungsadressen wird in einem separaten Beitrag zum Thema „Bestellverwaltung“ in einer der kommenden Ausgaben behandelt; die aktuelle Version dieses und der damit verknüpften Formulare wird unter Umständen noch die eine oder andere änderung über sich ergehen lassen müssen.<\/p>\n Die dritte Art der Bestandsänderung sind Umbuchungen. Auch hier ist das Artikelformular Ausgangspunkt zum Aufruf eines weiteren Formulars zum Bearbeiten der Bestandsänderungen (siehe Bild 5).<\/p>\n Das letzte Listenfeld auf der zweiten Registerseite des Artikelformulars enthält die Informationen über Inventuren. Die dort angezeigten Daten beziehen sich jeweils auf den aktuell im Formular angezeigten Artikel.<\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 4: Eingabe einer Bestellung<\/span><\/b><\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 5: Bearbeiten einer Umbuchung<\/span><\/b><\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 6: Eintragen von Inventurdaten per Formular<\/span><\/b><\/p>\n Per Mausklick auf die Schaltfläche „Inventur starten“ öffnen Sie das Formular aus Bild 6.<\/p>\n Das Formular zeigt das Datum der letzten Inventur und den Bestand zu diesem Zeitpunkt an. Für die aktuelle Inventur wird das Datum voreingestellt sowie der Bestand laut Datenbank angezeigt. Der Benutzer muss gegebenenfalls noch das Inventurdatum anpassen und den tatsächlichen Bestand dieses Artikels eintragen.<\/p>\n Das Feld Differenz zeigt den Unterschied zwischen tatsächlicher und berechneter Anzahl an. Nach Betätigen der Schaltfläche „Inventur speichern“ trägt eine Routine die Differenz in Form eines neuen Umbuchungs-Datensatzes in die entsprechende Tabelle ein.<\/p>\n Der nachfolgend besprochene Teil des Datenmodells der Artikelverwaltung enthält elf Tabellen. Die beiliegende Version der Beispieldatenbank bietet noch einige Tabellen mehr, die aber mit der Bestellverwaltung zusammenhängen, die in einer der folgenden Ausgaben erläutert wird. Eine übersicht über das Datenmodell finden Sie in Bild 7.<\/p>\n Artikel<\/b><\/p>\n Die Tabelle tblArtikel enthält die Detailinformationen zu den einzelnen Artikeln. Die Tabelle beinhaltet drei Fremdschlüsselfelder für die Auswahl eines Herstellers aus der Tabelle tblHersteller, eine Einheit wie beispielsweise Kilogramm oder Flaschen aus der Tabelle tblEinheiten und eine Kategorie aus der Tabelle tblKategorien.<\/p>\n Außerdem speichert die Tabelle die Artikelnummer, die der jeweilige Hersteller für den Artikel vorhält, die Bezeichnung und eine kurze Beschreibung des Artikels, den Mehrwertsteuersatz und den Meldebestand.<\/p>\n Das ist der Lagerbestand, bei dessen Erreichen neue Ware geordert werden muss.<\/p>\n Und natürlich darf auch ein OLE-Feld zum Speichern einer Abbildung nicht fehlen; zusätzlich ist auch noch ein Feld für den Dateinamen der Abbildung vorgesehen.<\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 7: Das Datenmodell der Artikelverwaltung<\/span><\/b><\/p>\n Kategorien<\/b><\/p>\n Die für jeden Artikel auszuwählende Kategorie stammt aus der Tabelle tblKategorien. Diese enthält lediglich die Felder KategorieID als Primärschlüsselfeld, die Bezeichnung der Kategorie und ein Fremdschlüsselfeld mit Bezug auf den Primärschlüssel derselben Tabelle. Dieser kann nützlich sein, wenn Sie mit mehreren Kategorieebenen arbeiten möchten. In der hier beschriebenen Fassung der Artikelverwaltung ist das allerdings nicht der Fall.<\/p>\n Lieferanten und Hersteller<\/b><\/p>\n Die Lieferanten und Hersteller teilen sich die Tabelle tblFirmen. Das ist einerseits sinnvoll, weil Hersteller und Lieferant eines Artikels ja durchaus identisch sein können. Davon abgesehen unterscheiden sich Lieferanten und Hersteller aber dadurch, dass es für jeden Artikel nur einen Hersteller, aber mehrere Lieferanten geben kann.<\/p>\n Deshalb wird der Hersteller des Artikels auch einfach über ein Fremdschlüsselfeld der Artikeltabelle ausgewählt, während die Festlegung des oder der Lieferanten über eine Verknüpfungstabelle erfolgt, die eine m:n-Beziehung zwischen den Tabellen tblArtikel und tblFirmen aufbaut.<\/p>\n Einheiten<\/b><\/p>\n Die Tabelle tblEinheiten dient als Lookuptabelle für das Fremdschlüsselfeld EinheitID der Artikeltabelle. Die Tabelle enthält neben dem Primärschlüsselfeld lediglich das Feld mit der Bezeichnung der Einheit.<\/p>\n Lagerbestand<\/b><\/p>\n Der Lagerbestand eines Artikels ist nur zu einem Zeitpunkt als Wert gespeichert – nämlich wenn soeben eine Inventur durchgeführt und noch keine änderung des Bestands des zu untersuchenden Artikels stattgefunden hat. In allen anderen Fällen ermittelt die Anwendung den Lagerbestand aus dem Bestand zum Zeitpunkt der letzten Inventur und allen seitdem erfolgten Bestandsänderungen.<\/p>\n Bestandsänderungen<\/b><\/p>\n Die Tabelle tblBestandsaenderungen speichert alle Bestandsänderungen, egal ob es sich um einen Wareneingang oder einen Warenausgang handelt. Die Tabelle enthält das Primärschlüsselfeld BestandsaenderungID, die ArtikelID des betroffenen Artikels, die gebuchte Menge und das Buchungsdatum der Bestandsänderung. Für die Durchführung von Inventuren ist es außerdem wichtig, bereits in einer früheren Inventur berücksichtigte Bestandsänderungen zu kennzeichnen, damit diese nicht erneut in die Berechnung des aktuellen Bestands einbezogen werden. Schließlich enthält das Feld Vorzeichen Informationen, ob es sich um einen Wareneingang oder -ausgang handelt. Das Feld beinhaltet entweder den Wert 1 oder -1 und wird bei der Inventur multiplikativ in die Berechnung des Bestandes miteinbezogen. In Bild 8 finden Sie den Aufbau der Tabelle und die Datentypen der einzelnen Felder.<\/p>\n <\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 8: Felder und Felddatentypen der Tabelle tblBestandsaenderungen<\/span><\/b><\/p>\n Detaildaten der Bestandsänderungen<\/b><\/p>\n Die Tabelle tblBestandsaenderungen ist über 1:1-Beziehungen mit den drei Tabellen tblWareneingang, tblWarenausgang und tblUmbuchungen verknüpft. Jede dieser Tabellen enthält Erweiterungsdaten zu Datensätzen der Tabelle tblBestandsaenderungen.<\/p>\n Im Beitrag 1:1-Beziehungen in der vorliegenden Ausgabe von Access im Unternehmen finden Sie weitere Informationen zum Aufbau dieser Beziehungen; der hier vorliegende Fall wird dort außerdem beispielhaft beschrieben. <\/p>\n Inventuren<\/b><\/p>\n Eine Inventur ist eine überprüfung des Lagerbestandes zu einem bestimmten Zeitpunkt. Dieser Lagerbestand ist der Ausgangspunkt für die Ermittlung des aktuellen Lagerbestandes zwischen zwei Inventuren.<\/p>\n Die Tabelle tblInventur speichert die Daten für jeden einzelnen bei der Inventur berücksichtigen Artikel. Dadurch können auch Teilinventuren durchgeführt werden. Die Tabelle enthält die Felder aus Bild 9.<\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 9: Die Tabelle tblInventuren in der Entwurfsansicht<\/span><\/b><\/p>\n Da die Tabellen noch keine Daten enthalten, erstellen Sie die Formulare in der Reihenfolge, in der Sie anschließend direkt die jeweiligen Daten eingeben können.<\/p>\n Formular zum Bearbeiten von Firmen<\/b><\/p>\n Die Tabelle tblFirmen enthält Informationen zu den Unternehmen der Lieferanten oder Hersteller eines Produkts. <\/p>\n In den folgenden Schritten erstellen Sie das Formular aus Bild 10 zum Bearbeiten von Firmen:<\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 10: Formular zum Bearbeiten von Firmendaten<\/span><\/b><\/p>\n Quellcode 1<\/b><\/p>\n Die Prozedur prüft, ob beim Aufruf des Formulars ein öffnungsparameter übergeben wurde. Falls ja, geht das Formular davon aus, dass die enthaltenen Daten beziehungsweise der angezeigte Datensatz noch von der aufrufenden Prozedur verarbeitet werden und diese nachher das Formular schließt.<\/p>\n Damit das Formular nur über die Schaltfläche cmdOK und nicht über die eingebauten Schließen-Funktionen geschlossen werden kann, blenden Sie entweder das Systemfeldmenü aus oder deaktivieren die Schließen-Schaltfläche. Dazu weisen Sie wahlweise der Eigenschaft Mit Systemfeldmenü oder Schließen Schaltfläche den Wert Nein zu.<\/p>\n Da das Formular nur jeweils einen Datensatz anzeigen und keine Möglichkeit der Navigation in den Datensätzen bieten soll, stellen Sie die Eigenschaften Bildlaufleisten, Datensatzmarkierer, Navigationsschaltflächen und Trennlinien auf den Wert Nein ein. Dies gilt auch für die meisten der nachfolgend vorgestellten Formulare. <\/p>\n Formular zum Verwalten von Artikeln<\/b><\/p>\n Die Verwaltung der Artikel zeigt Daten aus mehreren Tabellen an:<\/p>\n Zusätzlich kommen noch die Abbildungen zu den einzelnen Artikeln hinzu.<\/p>\n Aufgrund der großen Datenmenge scheint eine Anzeige aller Daten auf einen Blick wenig übersichtlich, außerdem lassen sich diese auch leicht in zwei Kategorien einteilen:<\/p>\n Um die übersichtlichkeit zu wahren, bringen Sie die zwei Kategorien von Informationen auf zwei Seiten eines Registersteuerelements unter. Fügen Sie ein solches in den Detailbereich des Formulars ein und nennen Sie die beiden Seiten Stammdaten und Ein-\/Ausgang und Inventur. Platzieren Sie das Register allerdings nicht zu weit oben, denn die wichtigsten Daten des jeweiligen Artikels sollen immer sichtbar sein und nicht auf einer der Registerseiten platziert werden.<\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 11: Artikeldetails mit Registersteuerelement in der Detailansicht<\/span><\/b><\/p>\n Die Tabelle tblArtikel dient als Datenherkunft des Artikelformulars. Als „wichtige“ Daten fügen Sie die Felder ArtikelID, HerstellerArtikelID und Bezeichnung im Kopf des Detailbereichs oberhalb des Registersteuerelements ein. Die übrigen Felder finden auf der ersten Seite des (hoffentlich) ausreichend dimensionierten Registersteuerelements Platz (siehe Bild 11).<\/p>\n Ordnen Sie die Steuerelemente so an, dass Sie auf der ersten Registerseite noch ein weiteres Steuerelement unterbringen können, das Sie bisher noch nicht erstellt haben: das Unterformular zur Anzeige der Lieferanten.<\/p>\n Die Lieferanten ermitteln Sie zwar wie die Hersteller des Artikels aus der Tabelle tblFirmen, allerdings kann erstens jeder Artikel mehrere Lieferanten haben und zweitens gibt es mit dem Einkaufspreis zu jeder Kombination aus Artikel und Firma noch einen zusätzlichen Wert. Daher ist für die Festlegung der als Lieferanten dienenden Firmen eine zusätzliche Verknüpfungstabelle notwendig – und die daraus resultierende m:n-Beziehung lässt sich am besten per Unterformular oder Listenfeld anzeigen.<\/p>\n Und da der Benutzer der Anwendung vermutlich gerne mal eben eine Firma zur Liste der Lieferanten hinzufügt oder eine Firma entfernt oder den Einkaufspreis des jeweiligen Artikels anpasst, erhält das Unterformular den Vorzug – denn hier lassen sich Daten direkt und ohne öffnen eines weiteren Formulars ändern.<\/p>\n Das Unterformular soll zwei Informationen anzeigen und dazu die Datenblattansicht verwenden. Bei den Informationen handelt es sich um den Namen der Firma sowie den Verkaufspreis, zu dem diese Firma die jeweiligen Artikel anbietet. Erstellen Sie das Formular wie folgt:<\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 12: Datenherkunft des Unterformulars zum Bearbeiten der Lieferanten<\/span><\/b><\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 13: Entwurfsansicht des Unterformulars<\/span><\/b><\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 14: Das Unterformular mit den Lieferantendaten im Artikel-Formular<\/span><\/b><\/p>\n Wenn Sie das Formular nun in der Formularansicht öffnen, zeigt es noch keine Daten an. Das Testen des Formulars macht in diesem Zustand auch wenig Sinn, da es ja Daten in Zusammenhang mit einem Artikel speichern soll – das Feld Artikel aber wird erst in Zusammenhang mit dem Hauptformular bestückt.<\/p>\n Daher fügen Sie das Unterformular nun an einer freien Stelle auf der ersten Registerseite ein:<\/p>\n Wenn Sie im Anschluss das Hauptformular öffnen, können Sie im Unterformular eine der vorhandenen Firmen als Lieferant festlegen und den Preis für den aktuell angezeigten Artikel eingeben (siehe Bild 14).<\/p>\n Voraussetzung für die Auswahl einer der Firmen ist allerdings, dass der Benutzer schon welche eingegeben hat. Falls nicht, sollten Sie ihm nicht zumuten, das Formular frmFirmen aus dem Datenbankfenster heraus zu öffnen und dann die Firmen einzugeben.<\/p>\n Damit der Benutzer es so einfach wie möglich hat, soll er neue Firmen einfach in das Kombinationsfeld zur Auswahl des Lieferanten eingeben und anschließend die restlichen Daten im sich dann öffnenden Formular frmFirmen eingeben können.<\/p>\n Die nachfolgend vorgestellte Technik findet übrigens auch im Kombinationsfeld zur Auswahl des Herstellers Anwendung. <\/p>\n Fangen Sie mit dem Wichtigsten an: Legen Sie einen Statusleistentext und einen SteuerelementTip-Text an, der den Benutzer beim Verwenden des Kombinationsfeldes über die Möglichkeit zum direkten Anlegen neuer Daten informiert.<\/p>\n Quellcode 2<\/b><\/p>\n Dazu fügen Sie den beiden entsprechenden Eigenschaften etwa folgenden Text hinzu: „Zum Anlegen neuer Lieferanten geben Sie einfach den Firmennamen in das Kombinationsfeld ein und ergänzen die Daten im folgenden Formular.“<\/p>\n Der SteuerelementTip-Text erscheint beispielsweise nach kurzem Verharren des Mauszeigers über dem Steuerelement (siehe Bild 15), während der Statusleistentext am unteren Rand des Access-Fensters angezeigt wird, sobald das Steuerelement den Fokus erhält.<\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 15: SteuerelementTip-Text zur Information des Benutzers<\/span><\/b><\/p>\n Um den Inhalt der Eigenschaft SteuerelementTip-Text zu umbrechen, verwenden Sie an den entsprechenden Stellen die Tastenkombination Strg + Umschalttaste. Wenn Sie den Text auch noch im überblick bearbeiten möchten, zeigen Sie diesen per Umschalt + F2 im Zoom-Fenster an. <\/p>\n Nun müssen Sie nur noch die versprochene Funktion nachrüsten. Dazu legen Sie für die Ereigniseigenschaft Bei Nicht in Liste des Kombinationsfeldes die Prozedur aus Quellcode 2 an. Access löst diese Prozedur aus, wenn der Benutzer einen noch nicht vorhandenen Firmennamen in das Kombinationsfeld eingibt. Mit dem Parameter NewData wird dabei der neue Wert übergeben. Die Prozedur fragt zunächst per Meldungsfenster ab, ob sie einen neuen Firmendatensatz anlegen soll, und öffnet gegebenenfalls das Formular frmFirmen zur Ergänzung der übrigen Firmen-Informationen. Dabei wird durch den Wert acFormAdd für den Parameter DataMode automatisch ein neuer Datensatz angezeigt; außerdem sorgt der Wert acDialog für den Parameter WindowMode dafür, dass das Formular als modaler Dialog geöffnet wird. Der wichtigste Parameter aber heißt OpenArgs: Er enthält den neuen Firmennamen, der im Formular frmFirmen direkt angelegt werden soll.<\/p>\n Mit dem öffnen des Formulars macht die Prozedur FirmaID_NotInList erstmal Pause; das modale Anzeigen des Formulars frmFirmen sorgt dafür, dass keine anderen Aktionen innerhalb der Access-Anwendung durchgeführt werden können, solange das Formular nicht geschlossen oder unsichtbar gemacht wird.<\/p>\n Dafür passiert im neu geöffneten Formular umso mehr: Die Ereignisprozedur Form_Current prüft, ob ein öffnungsargument übergeben wurde, und fügt dessen Inhalt gegebenenfalls in das gebundene Textfeld Firma ein (s. Quellcode 3).<\/p>\n Quellcode 3<\/b><\/p>\n Nach der Eingabe der übrigen Firmendaten kann der Benutzer das Formular mit der OK-Schaltfläche schließen.<\/p>\n Die dafür benötigte Prozedur haben Sie bereits weiter oben kennen gelernt (s. Quellcode 1 weiter oben). Nachdem diese Routine das Formular ausgeblendet hat, führt die Prozedur Firma_NotInList ihre Arbeit fort. Sie aktualisiert die Datensatzherkunft des Kombinationsfeldes, damit der neue Firmendatensatz verfügbar ist, und wählt diesen als Wert aus. Dann schließt es das noch offene, aber nicht mehr sichtbare Formular frmFirmen und sorgt mit dem Wert acDataErrContinue für den Parameter Response dafür, dass die üblicherweise an dieser Stelle von Access angezeigte Meldung ausfällt.<\/p>\n Die Vorgehensweise zur Anzeige der Artikelabbildungen kann aus Platzgründen leider nicht in aller Ausführlichkeit und mit Quellcodes abgedruckt werden. Da hierbei die im Beitrag Dateien in Tabellen speichern vorgestellten Funktionen zur Anwendung kommen, lernen Sie trotzdem den grundsätzlichen Ablauf kennen:<\/p>\n Mit Betätigen der Schaltfläche zum Hinzufügen einer Abbildung öffnen Sie einen Dialog zur Auswahl der gewünschten Abbildung. Der so ermittelte Abbildungspfad wird im Feld AbbildungPfad des aktuellen Datensatzes der Tabelle tblArtikel gespeichert.<\/p>\n Da die nachfolgend verwendeten Funktionen für den Zugriff auf Daten aus einer Tabelle statt direkt aus dem Formular ausgelegt sind, wird der aktuelle Datensatz des Formulars zunächst gespeichert.<\/p>\n Dann speichert die Funktion DateiInOLEFeld die Abbildungsdatei im OLE-Feld AbbildungOLE des aktuellen Datensatzes. Direkt im nächsten Schritt holt die Funktion OLEFeldInDatei sie dort wieder heraus und speichert sie im aktuellen Datenbankverzeichnis. Dort kann das Bild-Steuerelement des Formulars leicht auf die Datei zugreifen und die enthaltene Abbildung anzeigen.<\/p>\n Alternativ zu der hier gewählten Vorgehensweise können Sie auch die Abbildung einfach weglassen, diese im Windows-internen Format in der Tabelle speichern (bläht die Datenbank schnell auf) oder die Dateien im Filesystem bereitstellen und nur den Pfad in der Datenbank speichern – dabei kann es allerdings passieren, dass Dateien abhanden kommen. <\/p>\n Die zweite Seite des Registersteuerelements enthält drei Listenfelder zur Anzeige der Wareneingänge, der Warenausgänge und der Umbuchungen und eines für die bereits durchgeführten Inventuren.<\/p>\n Die Informationen zum Wareneingang, Warenausgang und zu den Umbuchungen beschränken sich auf das Datum und die Anzahl der betroffenen Artikel – das sind auch genau die Daten, die für die Inventur benötigt werden. Die übrigen Daten wie der Lieferant und der Einkaufspreis bei den Wareneingängen oder der Kunde und der Verkaufspreis bei den Warenausgängen sind hier nicht interessant, sondern werden in separaten Formularen angezeigt.<\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 16: Datensatzherkunft eines Listenfeldes mit Bestandsänderungen<\/span><\/b><\/p>\n Die Datensatzherkunft dieser drei Listenfelder sieht prinzipiell immer wie die für das Listenfeld lstWareneingaenge (siehe Bild 16). Wichtig ist dabei, dass Sie einen Parameter als Kriterium für das Feld ArtikelID einsetzen, der die aktuelle ArtikelID aus dem Formular ermittelt. So lässt sich die Datensatzherkunft der Listenfelder leicht mit der Requery-Methode aktualisieren.<\/p>\n Wareneingänge bearbeiten<\/b><\/p>\n Die Wareneingänge für ein bestimmtes Produkt können bearbeitet, gelöscht und neu angelegt werden. Die drei Schaltflächen unterhalb des entsprechenden Listenfeldes lösen die jeweils benötigte Funktion aus. Die Bearbeitung der Wareneingänge erfolgt in einem einfachen Formular. Nach Neuanlagen oder änderungen wird der Inhalt des Listenfeldes aktualisiert.<\/p>\n Warenausgänge bearbeiten<\/b><\/p>\n Die Anzeige der Warenausgänge erfolgt analog zum Wareneingang. Da es sich bei den Warenausgängen immer um Lieferungen nach einer Bestellung handelt, findet deren Bearbeitung auch ausschließlich in einem separaten Bestellformular statt. Dieses Bestellformular ist zwar bereits in der Beispieldatenbank enthalten, wird aber erst in einer der folgenden Ausgaben von Access im Unternehmen behandelt – dort geht es dann um die Verwaltung der Bestellungen.<\/p>\n Umbuchungen bearbeiten<\/b><\/p>\n Die Bearbeitung der Umbuchungsdaten erfolgt genau wie beim Wareneingang. Es gibt nur eine Ausnahme: Wenn nach einer Inventur Umbuchungen zur Wiederherstellung der Konsistenz zwischen Datenbank und echtem Bestand erforderlich sind, werden diese automatisch angelegt.<\/p>\n Inventuren<\/b><\/p>\n Das letzte Listenfeld zeigt die Inventurdaten an. Die Funktionalität ist bereits in der Beispieldatenbank vorhanden; eine detaillierte Beschreibung finden Sie in der nächsten Ausgabe.<\/p>\n Im ersten Teil dieser Beitragsreihe haben Sie bereits einige Funktionen der Artikelverwaltung kennengelernt und erfahren, wie das Datenmodell aufgebaut ist und wie das Hauptformular frmArtikel funktioniert.<\/p>\n Der zweite Teil beschäftigt sich hauptsächlich mit der bei einer Inventur durchzuführenden Berechnung sowie mit der Ausgabe verschiedener Berichte wie Datenblättern der einzelnen Artikel, übersichten der Bestandsveränderungen und der Inventurergebnisse. <\/p>\n Außerdem kommt noch eine Funktion hinzu, die den Benutzer bei Erreichen des Meldebestandes benachrichtigt.<\/p>\n Schließlich gibt es noch einige Regeln, die in Zusammenhang mit der Erstellung von Inventuren berücksichtigt werden müssen:<\/p>\n Enthaltene Beispieldateien:<\/p>\n Artikelverwaltung00.mdb<\/p>\n![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{046DF1EB-F1EF-498C-99F7-6B160E25CFDF}\/pic002.png\")
<\/p>\n![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{046DF1EB-F1EF-498C-99F7-6B160E25CFDF}\/pic003.png\")
<\/p>\n![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{046DF1EB-F1EF-498C-99F7-6B160E25CFDF}\/pic004.png\")
<\/p>\n![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{046DF1EB-F1EF-498C-99F7-6B160E25CFDF}\/pic005.png\")
<\/p>\n![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{046DF1EB-F1EF-498C-99F7-6B160E25CFDF}\/pic006.png\")
<\/p>\n![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{046DF1EB-F1EF-498C-99F7-6B160E25CFDF}\/pic007.png\")
<\/p>\n![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{046DF1EB-F1EF-498C-99F7-6B160E25CFDF}\/pic008.png\")
<\/p>\nHinweis<\/h3>\n
![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{046DF1EB-F1EF-498C-99F7-6B160E25CFDF}\/pic009.png\")
<\/p>\n![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{046DF1EB-F1EF-498C-99F7-6B160E25CFDF}\/pic010.png\")
<\/p>\nPrivate Sub cmdOK_Click()\r\n If IsNull(Me.OpenArgs) Then\r\n DoCmd.Close acForm, Me.Name\r\n Else\r\n DoCmd.RunCommand acCmdSaveRecord\r\n Me.Visible = False\r\n End If\r\nEnd Sub<\/pre>\n
Hinweis<\/h3>\n
Mehr übersicht per Registersteuerelement<\/h3>\n
![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{046DF1EB-F1EF-498C-99F7-6B160E25CFDF}\/pic011.png\")
<\/p>\nDatenherkunft des Artikelformulars<\/h3>\n
Unterformular mit Lieferantendaten<\/h3>\n
![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{046DF1EB-F1EF-498C-99F7-6B160E25CFDF}\/pic012.png\")
<\/p>\n![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{046DF1EB-F1EF-498C-99F7-6B160E25CFDF}\/pic013.png\")
<\/p>\n![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{046DF1EB-F1EF-498C-99F7-6B160E25CFDF}\/pic014.png\")
<\/p>\nLieferanten per Kombinationsfeld eingeben<\/h3>\n
Hinweis<\/h3>\n
Private Sub FirmaID_NotInList(NewData As String, Response As Integer)\r\n If MsgBox(\"Diese Firma ist noch nicht vorhanden. \" _ & \"Möchten Sie einen neuen Datensatz anlegen\", vbYesNo) = vbYes Then\r\n DoCmd.OpenForm \"frmFirmen\", DataMode:=acFormAdd, WindowMode:=acDialog, _ OpenArgs:=NewData\r\n With Me!FirmaID\r\n .Undo\r\n .Requery\r\n .Value = DLookup(\"FirmaID\", \"tblFirmen\", \"Firma = ''\" _ & Forms!frmFirmen!Firma & \"''\")\r\n End With\r\n DoCmd.Close acForm, \"frmFirmen\"\r\n Else\r\n Me.FirmaID.Undo\r\n End If\r\n Response = acDataErrContinue\r\nEnd Sub<\/pre>\n
![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{046DF1EB-F1EF-498C-99F7-6B160E25CFDF}\/pic015.png\")
<\/p>\nPraxis-Tipp<\/h3>\n
Private Sub Form_Current()\r\n Dim strFirma As String\r\n strFirma = Nz(Me.OpenArgs, \"\")\r\n Me!Firma = strFirma\r\nEnd Sub<\/pre>\n
Anzeigen der Abbildung<\/h3>\n
Hinweis<\/h3>\n
![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{046DF1EB-F1EF-498C-99F7-6B160E25CFDF}\/pic016.png\")
<\/p>\nDownloads zu diesem Beitrag<\/h3>\n