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André Minhorst, Duisburg<\/b><\/p>\n
Im ersten Teil dieser Beitragsreihe haben Sie das Datenmodell und die wesentlichen Formulare der Artikelverwaltung kennen gelernt. Nun beschäftigen Sie sich mit den Inventuren: Welche Faktoren sind dafür wichtig Wie werden bereits in einer Inventur berücksichtigte Daten bei folgenden Inventuren ausgeschlossen Außerdem erfahren Sie in dieser Folge, wie Sie Berichte für die Ausgabe von Artikel- und Inventurdaten erstellen.<\/b><\/p>\nHinweis<\/h3>\n
Die Musterlösung zu diesem Beitrag heißt Artikelverwaltung00.mdb und funktioniert mit Access 2000 und höher. Sie finden die Datenbank auf der Heft-CD oder im Internet unter http:\/\/www.access-im-unternehmen.de (Shortlink 280). Der erste Teil dieses Beitrags steht an gleicher Stelle unter dem Shortlink 273 bereit. <\/p>\n
Eine Inventur ist die Aufnahme des Bestands aller Vermögenswerte eines Unternehmens, also auch der vorhandenen Artikel. Die in die Artikelverwaltung integrierte Inventurfunktion ermöglicht dies ausschließlich für die Artikel; die Aufnahme aller für eine Inventur notwendigen Informationen würde den Umfang des Beitrags leider sprengen. Diese Inventurfunktion berücksichtigt lediglich die in der Datenbank gespeicherten Artikel. Die Menge der vorhandenen Artikel sowie deren Maßeinheiten sollten regelmäßig zum Bilanzstichtag bekannt sein, um eine ordnungsgemäße Buchhaltung zu ermöglichen. Der Artikelbestand muss allerdings nicht genau an diesem Tag gezählt werden.<\/p>\n
![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{2B76EF29-7E90-4100-9FFA-555D048C5BA7}\/pic001.png\")
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Bild 1: Aufruf der Inventur<\/span><\/b><\/p>\n Es gibt mehrere Varianten von Inventuren, unter anderem die folgenden:<\/p>\n Die Anwendung unterstützt alle genannten Inventurarten. Der einzige Unterschied zwischen den Arten ist der Zeitpunkt, an dem Soll- und Istwert des Bestands eines Artikels ermittelt werden müssen. Mit der Artikelverwaltung können Sie den Zeitpunkt der Zählung für jeden einzelnen Artikel festlegen.<\/p>\n Die Inventurfunktion kann für jeden Artikel einzeln aufgerufen werden. Der Aufruf erfolgt über die Schaltfläche Inventur starten der Detailansicht eines Artikels im Formular frmArtikel (siehe Bild 1).<\/p>\n Die dadurch ausgelöste Ereignisprozedur öffnet das Formular frmInventur für den aktuell im Artikelformular angezeigten Artikel (siehe Bild 2).<\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 2: Eingabe des gezählten Bestands<\/span><\/b><\/p>\n Dieses Formular zeigt folgende Informationen an:<\/p>\n Die mit einem roten Rahmen versehenen Informationen kann der Benutzer selbst ändern. Das Datum wird automatisch mit dem aktuellen Datum vorgelegt, es kann aber nachträglich geändert werden.<\/p>\n Bei der Programmierung des Formulars frmInventur und der enthaltenen Funktionen sind einige Punkte zu beachten, die im nachfolgenden Abschnitt geklärt werden. Anschließend finden Sie eine Beschreibung der Funktion selbst.<\/p>\n Die Inventurfunktion startet mit dem Mausklick auf die Schaltfläche Inventur starten des Artikelformulars. Das Formular frmInventur zur Eingabe der Inventurdaten bezieht seine Daten über diverse Zugriffe auf die in der Datenbank enthaltenen Tabellen.<\/p>\n So durchsucht das Formular die Tabelle tblInventuren, ob es bereits eine Inventur zu dem zu untersuchenden Artikel gibt, und liest gegebenenfalls das Datum der Inventur und den Bestand in die entsprechenden Felder des Formulars ein.<\/p>\n Ist noch kein Inventurdatensatz vorhanden und dementsprechend noch keine Zählung des Artikels erfolgt, verwendet das Formular Standardwerte: als Datum den 1.1.1900 und als Bestand den Wert 0.<\/p>\n Der im Feld Berechneter Bestand angezeigte Wert ist die Anzahl des Artikels, die sich aus dem Stand bei der letzten Inventur und den seitdem erfolgten Zu- und Abgängen berechnet.<\/p>\n Dabei spielt natürlich das Datum der aktuellen Inventur eine wichtige Rolle: Beim öffnen des Formulars zeigt dieses das aktuelle Datum und den Bestand zu diesem Datum an. Wenn der Benutzer das Datum verändert, wird auch der berechnete Bestand angepasst. Neben dem Inventurdatum muss der Benutzer auch die tatsächliche Anzahl des Artikels angeben. Erst dann wird die Differenz berechnet und die Inventurdaten können gespeichert werden.<\/p>\n Quellcode 1<\/b><\/p>\n Quellcode 2<\/b><\/p>\n Die erste Prozedur, die bei der Verwendung des Formulars frmInventuren zum Zuge kommt, ist die Ereignisprozedur, die beim öffnen des Formulars ausgelöst wird. Sie weist der modulweit deklarierten Variablen lngArtikel die per öffnungsargument von der aufrufenden Instanz übergebene Artikelnummer zu.<\/p>\n Die Ermittlung der im Formular angezeigten Werte erfolgt in der Ereignisprozedur, die durch das Ereignis Beim Anzeigen ausgelöst wird (s. Quellcode 1). Die Prozedur ermittelt zunächst anhand des Werts des Feldes ArtikelID die Artikelbezeichnung und trägt diese in das Textfeld txtArtikel ein. Dazu verwendet sie die Prozedur aus Quellcode 2. Diese Prozedur liefert die Artikelbezeichnung für die als Parameter übergebene Artikel-ID. Dabei instanziert sie ein Database-Objekt und ein Recordset-Objekt und ermittelt über eine entsprechende Abfrage eine Datensatzgruppe mit dem gesuchten Artikeldatensatz.<\/p>\n Statt dieser Funktion hätte man auch einen entsprechenden Aufruf der Dlookup-Funktion verwenden können (in einer Zeile):<\/p>\n Das wäre zwar wesentlich platzsparender und damit auch übersichtlicher gewesen, allerdings ist die Performance der Domänenfunktionen relativ schlecht. Ein konkreter Test mit je 1000 Aufrufen jeder Funktion in einer Schleife brachte ein eindeutiges Ergebnis: über mehrere Läufe hinweg war die DAO-Variante circa 50-100% schneller als die Dlookup-Funktion.<\/p>\n Quellcode 3<\/b><\/p>\n In einer weiteren externen Routine ermittelt die Prozedur Form_Current das Datum der letzten Inventur und den Bestand bei der letzten Inventur.<\/p>\n Da die beiden zu ermittelnden Werte aus der gleichen Tabelle stammen und gleichzeitig mit einer Routine ermittelt werden sollen, können nicht beide per Rückgabewert an die aufrufende Prozedur übermittelt werden. <\/p>\n Die betroffene Routine heißt LetzteInventur und hat drei Parameter, von denen einer als Eingangs- und zwei als Ausgangsparameter verwendet werden. Die Ausgangsparameter werden bereits in der aufrufenden Prozedur Form_Current deklariert und als Variable übergeben (in einer Zeile):<\/p>\n Die beiden letzten Parameter dieses Aufrufs werden in der Prozedur LetzteInventur mit den gewünschten Daten gefüllt (s. Quellcode 3).<\/p>\n Um diese Daten zu ermitteln, greift die Prozedur auf zwei Tabellen zu. Zunächst sucht sie in der Tabelle tblInventuren nach der aktuellsten Inventur für diesen Artikel. Die dazu verwendete Abfrage ist nach dem Inventurdatum sortiert und gibt durch die Option TOP 1 nur den ersten Eintrag der Datensatzgruppe zurück. Ist dieser Datensatz vorhanden, liest die Prozedur das Inventurdatum und den Lagerbestand aus der Tabelle aus und schreibt sie in die entsprechenden Rückgabeparameter.<\/p>\n Quellcode 4<\/b><\/p>\n Wenn die Datensatzgruppe leer ist, wurde noch keine Inventur für diesen Artikel durchgeführt. In dem Fall sind weitere Untersuchungen erforderlich, um halbwegs sinnvolle Werte zurückzugeben. Wenn noch keine Inventur stattgefunden hat, wäre der Stand vor der ersten Bestandsänderung der letzte bestätigte Stand – und der ist immer 0. Als Datum stellt die Prozedur in dem Fall das Datum der ersten Bestandsänderung ein. Wenn weder eine Bestandsänderung noch eine Inventur für einen Artikel stattgefunden hat, ist Fantasie gefragt: Als Datum wird dann der 1.1.1900 und als Bestand der Wert 0 zurückgegeben.<\/p>\n Als Datum für die aktuelle Inventur trägt die Prozedur Form_Current das aktuelle Datum ein.<\/p>\n Fehlt noch die berechnete Bestandsänderung seit der letzten Inventur. Für deren Ermittlung ist wiederum eine Funktion zuständig. Diese heißt BestandsaenderungSumme und erwartet die Artikel-ID und das Datum der aktuellen Inventur, das auch in diesem Fall mit der Date-Funktion ermittelt wird (s. Quellcode 4).<\/p>\n Diese Funktion berechnet mit der Sum-Funktion in einer Abfrage über die Datensätze der Tabelle tblBestandsaenderungen die Größe der änderung am Bestand des betroffenen Artikels.<\/p>\n Dabei offenbart sich die Technik, mit der eine Bestandsveränderung als inventarisiert gekennzeichnet wird: Die Tabelle tblBestandsaenderungen enthält ein Feld namens Inventur, das nach der Berücksichtigung in einer Inventur den Wert True erhält.<\/p>\n <\/p>\n Die Abfrage zum Summieren der neuen Bestandsänderungen berücksichtigt dementsprechend nur jene Einträge, bei denen das Feld Inventur den Wert False hat und deren Datum kleiner oder gleich dem Inventurdatum ist. Das Füllen der Felder des Formulars ist somit abgeschlossen, was den automatischen Part angeht. Nun folgen noch die Verarbeitung der Benutzereingaben und das Speichern der Inventurdaten.<\/p>\n Das Datum der aktuellen Inventur wird standardmäßig auf das aktuelle Datum eingestellt. Unter Umständen sollen aber Daten von einer Inventur eingetragen werden, deren Datum in der Vergangenheit liegt. Daher kann der Benutzer das Datum der aktuellen Inventur nachträglich ändern.<\/p>\n Quellcode 5<\/b><\/p>\n Quellcode 6<\/b><\/p>\n Bevor sich die änderung auswirkt, überprüft die Vor Aktualisierung-Ereignisprozedur des Textfeldes txtDatumAktuelleInventur, ob das Datum mindestens einen Tag später als der Tag der letzten Inventur liegt. Die entsprechende Prozedur finden Sie in Quellcode 5.<\/p>\n Wenn das neue Inventurdatum gültig ist, muss der aktuell berechnete Bestand neu ermittelt werden. Die notwendigen Anweisungen befinden sich in der Prozedur, die durch das Ereignis Nach Aktualisierung des Textfeldes txtDatumAktuelleInventur ausgelöst wird (s. Quellcode 6).<\/p>\n Wenn der Benutzer das Datum der aktuellen Inventur sowie den gezählten Lagerbestand in die entsprechenden Textfelder eingegeben hat, können die Inventurdaten gespeichert werden. Diesen Vorgang kann der Benutzer mit der Schaltfläche Inventur speichern starten.<\/p>\n Die dadurch ausgelöste Ereignisprozedur (s. Quellcode 7) prüft zunächst, ob die beiden Felder txtDatumAktuelleInventur und txtBestandAktuelleInventurGezaehlt gültige Werte enthalten, und bricht die Prozedur gegebenenfalls mit einer entsprechenden Fehlermeldung ab.<\/p>\n Anderenfalls steht dem Speichern der neuen Inventur nichts mehr im Wege: Eine weitere If…Then-Abfrage überprüft, ob zwischen dem berechneten und dem gezählten Bestand des betroffenen Artikels eine Differenz besteht.<\/p>\n Falls ja, wird ein entsprechender Umbuchungsdatensatz in den Tabellen tblUmbuchungen und tblBestandsaenderungen angelegt (siehe Bild 3). Von dem Vorgang sind zwei Tabellen betroffen, weil es mehrere Ausprägungen einer Bestandsveränderung gibt – Eingänge, Ausgänge und Umbuchungen. Alle haben spezielle Eigenschaften, die jeweils in unterschiedlichen Tabellen gespeichert und mit der Tabelle tblBestandsaenderungen per 1:1-Beziehung verbunden werden. Weitere Informationen zum Datenmodell und zu dieser Vorgehensweise finden Sie im ersten Teil dieser Beitragsreihe in Ausgabe 2\/2005.<\/p>\n Für das Anlegen eines Datensatzes eignet sich eine Abfrage bestens – die hier verwendete finden Sie in der Entwurfsansicht in Bild 4.<\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 3: Beispiel für einen Umbuchungsdatensatz<\/span><\/b><\/p>\n Anschließend führt die Prozedur noch zwei Aktionsabfragen aus: Die erste fügt den Inventurdatensatz mit der Artikel-ID, dem Inventurdatum und dem Lagerbestand zur Tabelle tblInventuren hinzu.<\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 4: Abfrage zum Hinzufügen von Umbuchungsdatensätzen<\/span><\/b><\/p>\n Die zweite sorgt dafür, dass alle Bestandsänderungen, deren Datum kleiner oder gleich dem aktuellen Inventurdatum ist und die noch nicht per Inventur erfasst wurden, als inventarisiert gekennzeichnet werden.<\/p>\n Damit werden auch solche Bestandsänderungen erfasst, die vor dem Datum der letzten Inventur erfolgt sind – es kann unter Umständen vorkommen, dass eine Bestandsänderung zu spät im System gebucht und nicht mehr von einer zeitnah stattfindenden Inventur berücksichtigt wird.<\/p>\n Es ist nicht einfach, bei Wareneingängen, Warenausgängen und Umbuchungen mit verschiedenen Ursachen den überblick zu behalten – schon gar nicht, wenn der Monitor die Sicht dabei einschränkt.<\/p>\n Daher finden Sie nachfolgend die Beschreibung eines Berichtes, mit dem Sie alle Bestandsänderungen übersichtlich ausgeben können.<\/p>\n Dabei sollen zwei Sortierungen beziehungsweise Gruppierungen möglich sein: Zunächst soll der Bericht die Daten natürlich in der chronologischen Reihenfolge ausgeben können – und zwar gemischt und nicht nach Ein- und Ausgängen oder Umbuchungen sortiert. Die zweite Variante sieht dann eine Gruppierung nach der Art der Bestandsänderung vor.<\/p>\n Die Anzeige der Wareneingänge, Warenausgänge und Umbuchungen in einem Bericht ist nicht trivial, da die Daten aus einer Haupttabelle stammen, deren Datensätze mit je einer weiteren Tabelle per 1:1-Beziehung verknüpft sind.<\/p>\n Um diese Tabellen als Datenherkunft für einen Bericht zu verwenden, ist die Verwendung einer UNION-Abfrage angezeigt (s. Quellcode 8).<\/p>\n Die UNION-Abfrage namens qryBestandsaenderungen fasst die drei Abfragen qryUmbuchungen, qryWareneingang und qryWarenausgang zusammen und fügt ein weiteres Feld namens Bestandsaenderungsart hinzu, das einen der drei Werte Umbuchung, Wareneingang oder Warenausgang annehmen kann.<\/p>\n Quellcode 7<\/b><\/p>\n Quellcode 8<\/b><\/p>\n Damit das Ergebnis der Abfrage nach dem Datum sortiert wird, legen Sie die entsprechende ORDER BY-Klausel nicht für jede Teilabfrage, sondern nur für die letzte Abfrage an. Bild 5 zeigt das Ergebnis der Abfrage mit einigen Beispieldaten an.<\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 5: Ergebnis der UNION-Abfrage aus Quellcode 8<\/span><\/b><\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 6: Erster Entwurf der übersicht der Bestandsänderungen<\/span><\/b><\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 7: Anzeige aller Bestandsänderungen<\/span><\/b><\/p>\n Die Anzeige der Lagerbewegungen scheint auf den ersten Blick einfach, aber wenn man sich ein wenig Gedanken über die Möglichkeiten macht, fallen einem schon eine Menge Varianten ein.<\/p>\n Man könnte beispielsweise<\/p>\n Berichte sind so flexibel, dass man sich fast alle Wünsche damit erfüllen kann. Manche Konstellationen benötigen allerdings unter Umständen etwas mehr Zeit für die Zusammenstellung der Daten und die Anzeige des Resultats. Meist passiert dies, wenn die anzuzeigenden Daten nicht mehr allein durch die Datenbindung, sondern per VBA ermittelt oder erzeugt werden müssen.<\/p>\n Damit der Anfang in diesem Fall nicht schwer wird, beginnen wir mit einer kleinen Aufwärmübung: Die erste Variante des Berichts soll einfach nur alle Lagerbewegungen anzeigen. Als Datenherkunft stellt man dazu einfach die soeben erstellte Abfrage qryBestandsaenderungen ein.<\/p>\n Die Entwurfsansicht aus Bild 6 zeigt, wie die einzelnen Felder der Abfrage im Bericht angezeigt werden sollen.<\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 8: Die um die Artikeltabelle erweiterte Datenherkunft<\/span><\/b><\/p>\n Das Ergebnis ist natürlich nicht das gewünschte Endergebnis. Der Bericht zeigt in dieser Version zwar alle Bestandsänderungen an, aber es ist kein Bezug zum jeweiligen Artikel erkennbar (siehe Bild 7).<\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 9: Gruppieren von Bestandsveränderungen nach dem Artikel<\/span><\/b><\/p>\n Bringen Sie also ein wenig übersicht hinein. Die Datenherkunft in der bisherigen Form beinhaltet leider nicht den Artikelnamen. Um diesen ebenfalls anzeigen zu können, müssen Sie die dem Bericht zugrunde liegende Abfrage ein wenig erweitern.<\/p>\n Dazu erstellen Sie eine neue Abfrage, die auf der Abfrage qryBestandsaenderungen und der Tabelle tblArtikel basiert. Sie benötigen alle Felder der Abfrage qryBestandsaenderungen und nur das Feld Bezeichnung der Tabelle tblArtikel (siehe Bild 8).<\/p>\n Damit die Bestandsänderungen im Bericht nach den Artikeln gruppiert werden, müssen Sie eine entsprechende Einstellung im Dialog Sortieren und Gruppieren vornehmen (siehe Bild 9). Stellen Sie dort außerdem die Reihenfolge für das Datum ein; die Sortierung in der Abfrage qryBestandsaenderungen ist hier nicht mehr gültig.<\/p>\n Der Gruppenkopf soll nicht nur über dem ersten Element der Gruppe stehen, sondern – wenn die Elemente der Gruppe über zwei oder mehr Seiten verteilt sind – auch auf den Folgeseiten angezeigt werden. Um dies zu erreichen, stellen Sie die Eigenschaft Bereich wiederholen des Bereichs Gruppenkopf0 auf den Wert Ja ein.<\/p>\n Nun kann es immer noch passieren, dass der Gruppenkopf am Ende einer Seite platziert wird, aber auf dieser Seite keine entsprechenden Gruppenelemente mehr vorhanden sind. Um das zu verhindern, stellen Sie die Eigenschaft Zusammenhalten in den Gruppierungseigenschaften auf den Wert Mit 1. Detaildatensatz ein.<\/p>\n Quellcode 9<\/b><\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 10: Hinweis auf eine fortgesetzte Liste<\/span><\/b><\/p>\n Wenn eine Gruppierung sich über mehr als eine Seite erstreckt, wäre es schön, wenn der Gruppenkopf der Folgeseiten anzeigen könnte, dass es sich dabei um die Fortsetzung der Gruppierungselemente von der vorherigen Seite handelt.<\/p>\n Hier ist nun endgültig ein wenig VBA notwendig: Beim Ausgeben des Gruppenkopfes soll überprüft werden, ob die vorherige Seite bereits Datensätze dieser Gruppierung angezeigt hat.<\/p>\n Dazu fügen Sie zunächst dem Detailbereich des Berichts das Feld ArtikelID hinzu, machen es aber direkt unsichtbar. Dieses Feld wird in dem folgenden VBA-Code referenziert. Quellcode 9 enthält den kompletten Inhalt des Berichtsmoduls bis zu diesem Zeitpunkt. Die Variable lngArtikelID dient dem Speichern der aktuellen ArtikelID – also dem Wert, nach dem die in dem Bericht angezeigten Bestandsänderungen gruppiert sind.<\/p>\n Die Prozedur Gruppenkopf0_Print wird jeweils durch die Ereigniseigenschaft Beim Drucken des Bereichs aufgerufen. Beim ersten Aufruf hat die Variable lngArtikelID den Wert 0. Da der Vergleichswert in der If…Then-Bedingung die aktuelle ArtikelID enthält, ist die Bedingung beim ersten Durchlauf garantiert nicht erfüllt und es wird eine leere Zeichenfolge in das Textfeld txtFortsetzung geschrieben.<\/p>\n Gleichzeitig erhält die Variable lngArtikelID die ID des aktuellen Artikels. Der nächste Aufruf dieser Prozedur erfolgt entweder, wenn der Gruppenkopf auf der folgenden Seite erneut angezeigt wird oder wenn als Nächstes der Gruppenkopf für den folgenden Artikel angezeigt wird. Im ersten Fall stimmt die aktuelle ArtikelID mit dem in der Variablen lngArtikelID gespeicherten Wert überein und das Feld txtFortsetzung wird mit dem Text (Fortsetzung) gefüllt. Im zweiten Fall bleibt das Textfeld wiederum leer. Das Ergebnis dieser Vorgehensweise sehen Sie in Bild 10.<\/p>\n Richtig informativ wird der Bericht aber erst, wenn auch die Inventuren und die zu dem jeweiligen Zeitpunkt vorhandenen Bestände im Bericht erscheinen. Wie aber bekommt man die Inventuren in den Bericht – die benötigten Daten befinden sich schließlich in einer ganz anderen Tabelle als die übrigen angezeigten Daten<\/p>\n Hier wird es nun ein wenig trickreich. Prinzipiell gibt es zwei Möglichkeiten, die Inventurdaten wie etwa in Bild 11 in den Bericht einzupflechten:<\/p>\n Die erste Lösung erreichen Sie leicht durch Hinzufügen des folgenden Ausdrucks zum SQL-Text der Abfrage qryBestandsaenderungen:<\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 11: Inventurdaten inmitten der Bestandsveränderungen<\/span><\/b><\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 12: Bestandsänderungen und Inventurdaten auf einen Blick<\/span><\/b><\/p>\n Die Datenblattansicht der Abfrage sieht dann wie in Bild 12 aus, die Inventur fügt sich beinahe nahtlos in die anderen Daten ein.<\/p>\n Diese Abfrage lässt sich auch hervorragend als Datenherkunft für einen Bericht verwenden und auch das Hervorheben der Inventurdatensätze macht mit ein wenig VBA-Einsatz keine Schwierigkeiten. Aber wenn Sie beispielsweise zu jeder Bestandsänderung den aktuellen Stand ausgeben möchten, erfordern die Inventurdatensätze jedes Mal eine Sonderbehandlung.<\/p>\n Betrachten Sie die zweite Möglichkeit: Die Abfrage qryBestandsaenderungen soll in einer weiteren Abfrage so mit der Tabelle tblInventuren gekoppelt werden, dass zu jeder Bestandsänderung die Inventur ermittelt werden kann, in der diese Bestandsänderung berücksichtigt wurde.<\/p>\n Bild 13 zeigt, wie das Ergebnis einer solchen Abfrage aussehen sollte. Was bringt es nun, wenn zu jeder Bestandsänderung bekannt ist, mit welcher Inventur diese abgedeckt wird Ganz einfach: Sie können die Daten wie im weiter oben beschriebenen Bericht anzeigen und diese ganz einfach nach den Inventuren gruppieren. Die Integration der Inventurdaten wie Datum und Lagerbestand erfolgt dann auf herkömmliche Weise im Gruppenfuß der Gruppierung.<\/p>\n Das eigentliche Problem ist die Zusammenführung der Bestandsänderungen und der Inventurdaten. Die Abfrage enthält alle Felder der Abfrage qryBestandsaenderungen und der Tabelle tblInventuren, die über das Feld ArtikelID miteinander verknüpft sind. Die Verknüpfung erfolgt mittels LEFT JOIN, was in diesem Fall bedeutet, dass alle Datensätze der Abfrage qryBestandsaenderungen angezeigt werden, egal ob die Tabelle tblInventuren einen verknüpften Datensatz enthält.<\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 13: Bestandsänderungen mit zugehörigen Inventurdaten<\/span><\/b><\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 14: Aufbau der Abfrage zur Verknüpfung von Bestandsänderungen und Inventurdaten<\/span><\/b><\/p>\n Das ist aber noch nicht alles: Die Abfrage würde in dieser Form alle Kombinationen aus Bestandsänderung und den für diesen Artikel vorgenommenen Inventuren ausgeben. Sie soll aber je Bestandsänderung und Artikel nur die nächste durchgeführte Inventur anzeigen.<\/p>\n Sie müssen also ein Kriterium festlegen, das dafür sorgt, dass jede Bestandsänderung mit dem Inventurdatensatz verknüpft wird, der sich auf die gleiche ArtikelID bezieht, dessen Datum größer oder gleich dem Datum der Bestandsänderung ist (untere Grenze) und der gleichzeitig von allen passenden Inventurdatensätzen zuerst stattgefunden hat.<\/p>\n Das alles erledigt die Abfrage aus Bild 14, deren SQL-Code aus Gründen der übersichtlichkeit separat abgedruckt wird.<\/p>\n Die vom Datum der Bestandsänderung aus nächste Inventur wird über eine Unterabfrage ermittelt, die ihrerseits auf die Tabelle tblInventuren der Hauptabfrage zugreift. Die Unterabfrage ermittelt also alle Inventuren, deren Datum hinter dem der Bestandsänderung liegt, sortiert diese nach dem Datum und gibt durch die TOP 1-Klausel das Inventurdatum des ersten der gefundenen Datensätze zurück.<\/p>\n Wichtig ist, dass das Kriterium auch die Bestandsänderungen berücksichtigt, die noch nicht per Inventur erfasst wurden – dazu dient der letzte Abschnitt OR t2.Inventurdatum Is Null:<\/p>\n Um einen Bericht wie in Bild 11 zu erstellen, können Sie auf dem Bericht rptBestandsaenderungen aufbauen.<\/p>\n Erstellen Sie eine Kopie dieses Berichts und speichern Sie diese unter dem Namen rptBestandsaenderungNachInventur.<\/p>\n Passen Sie die Datenherkunft wie in Bild 15 an, indem Sie alle Felder der Abfrage qryBestandsaenderungenMitInventurdaten und das Feld Bezeichnung der Tabelle tblArtikel in das Entwurfsraster ziehen.<\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 15: Einstellen der Datenherkunft des Berichts zur Anzeige von Bestandsänderungen und Inventurdaten<\/span><\/b><\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 16: Bericht mit Bestandsänderungen und Inventuren<\/span><\/b><\/p>\n Nun fehlen nur noch die Anpassungen im Berichts selbst: Stellen Sie zunächst die Sortierungen und Gruppierungen wie in Bild 16 ein und fügen Sie im neuen Fußbereich für die Gruppierung nach der InventurID die entsprechenden Steuerelemente hinzu. Neben den Feldern Inventurdatum und Lagerbestand fügen Sie auch das Feld InventurID hinzu, stellen die Sichtbarkeit allerdings auf Nein ein.<\/p>\n Das Feld InventurID benötigen Sie, um den Gruppenfuß auszublenden, wenn die Gruppierung die Bestandsänderungen eines Artikels umfasst, die noch nicht per Inventur erfasst wurden. Dazu fügen Sie für die Ereigniseigenschaft Beim Formatieren dieses Bereichs die Prozedur aus Quellcode 10 hinzu.<\/p>\n Quellcode 10<\/b><\/p>\n Die Lösung enthält noch einen weiteren Bericht zur Anzeige eines Artikeldatenblatts. Dieser Bericht beinhaltet keine nennenswerten Besonderheiten mit Ausnahme der bereits im Formular frmArtikel verwendeten Technik zum Anzeigen einer in der Datenbank als Binärstrom gespeicherten Datei.<\/p>\n Sie haben in diesem Beitrag erfahren, wie Sie Inventurvorgänge mit einer Access-Datenbankanwendung abbilden können und die Artikelverwaltung aus dem ersten Teil der Beitragsreihe um einige Funktionen erweitern. In Abhängigkeit von der jeweiligen Aufgabenstellung funktioniert das nicht immer ohne Tricks und Kniffe, wie sich beim Gruppieren des Berichts nach den Inventurdaten gezeigt hat.<\/p>\n In den folgenden Ausgaben von Access im Unternehmen werden Sie Anwendungen rund um die Artikelverwaltung hinzufügen – beispielsweise eine Bestellverwaltung oder eine Kundenverwaltung. Dabei wird sicher auch die Artikelverwaltung weiter ausgebaut.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":" Im ersten Teil dieser Beitragsreihe haben Sie das Datenmodell und die wesentlichen Formulare der Artikelverwaltung kennen gelernt. 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![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{2B76EF29-7E90-4100-9FFA-555D048C5BA7}\/pic002.png\")
<\/p>\nWichtige Voraussetzungen<\/h2>\n
Private Sub Form_Current()\r\n Dim datLetzteInventur As Date\r\n Dim lngBestandLetzteInventur As Long\r\n Me!txtArtikel = Artikelbezeichnung(lngArtikelID)\r\n Call LetzteInventur(lngArtikelID, datLetzteInventur, lngBestandLetzteInventur)\r\n Me!txtDatumLetzteInventur = datLetzteInventur\r\n Me!txtBestandLetzteInventur = lngBestandLetzteInventur\r\n Me!txtDatumAktuelleInventur = Date\r\n Me!txtBestandAktuelleInventurBerechnet = lngBestandLetzteInventur + _ BestandsaenderungSumme(lngArtikelID, Date)\r\nEnd Sub<\/pre>\n
Private Function Artikelbezeichnung(lngArtikelID As Long) As String\r\n Dim db As DAO.Database\r\n Dim rstArtikel As DAO.Recordset\r\n Set db = CurrentDb\r\n Set rstArtikel = db.OpenRecordset(\"SELECT Bezeichnung FROM tblArtikel \" _ & \"WHERE ArtikelID = \" & lngArtikelID, dbOpenDynaset)\r\n Artikelbezeichnung = rstArtikel!Bezeichnung\r\n Set db = Nothing\r\nEnd Function<\/pre>\n
Technische Umsetzung<\/h2>\n
Private Sub Form_Open(Cancel As Integer)\r\n lngArtikelID = Me.OpenArgs\r\nEnd Sub<\/pre>\n
Performance statt Dlookup<\/h3>\n
Me!txtArtikel = DLookup(\"Bezeichnung\", \"tblArtikel\", \"ArtikelID = \" & lngArtikelID)<\/pre>\n
Private Sub LetzteInventur(lngArtikelID As Long, datLetzteInventur As Date, _ lngBestandLetzteInventur As Long)\r\n Dim db As DAO.Database\r\n Dim rstInventuren As DAO.Recordset\r\n Dim rstBestandsaenderungen As DAO.Recordset\r\n Set db = CurrentDb\r\n Set rstInventuren = db.OpenRecordset(\"SELECT TOP 1 Inventurdatum, \" _ & \"Lagerbestand FROM tblInventuren WHERE ArtikelID = \" & lngArtikelID _ & \" ORDER BY Inventurdatum DESC\", dbOpenDynaset)\r\n If Not rstInventuren.EOF Then\r\n datLetzteInventur = rstInventuren!Inventurdatum\r\n lngBestandLetzteInventur = rstInventuren!Lagerbestand\r\n Else\r\n Set rstBestandsaenderungen = db.OpenRecordset(\"SELECT Datum \" _ & \"FROM tblBestandsaenderungen WHERE ArtikelID = \" & lngArtikelID _ & \" ORDER BY Datum DESC\", dbOpenDynaset)\r\n If Not rstBestandsaenderungen.EOF Then\r\n datLetzteInventur = rstBestandsaenderungen!Datum\r\n Else\r\n datLetzteInventur = \"1.1.1900\"\r\n End If\r\n lngBestandLetzteInventur = 0\r\n rstBestandsaenderungen.Close\r\n End If\r\n rstInventuren.Close\r\n Set rstInventuren = Nothing\r\n Set rstBestandsaenderungen = Nothing\r\nEnd Sub<\/pre>\n
Daten der letzten Inventur ermitteln<\/h3>\n
Call LetzteInventur(lngArtikelID, datLetzteInventur, lngBestandLetzteInventur)<\/pre>\n
Private Function BestandsaenderungSumme(lngArtikelID As Long, _ datAktuelleInventur As Date) As Long\r\n Dim db As DAO.Database\r\n Dim rstBestandsaenderungSumme As DAO.Recordset\r\n Set db = CurrentDb\r\n Set rstBestandsaenderungSumme = _ db.OpenRecordset(\"SELECT Sum(Anzahl * Vorzeichen) AS LagerbestandGesamt \" _ & \"FROM tblBestandsaenderungen WHERE ArtikelID = \" & lngArtikelID _ & \" AND Inventur = False AND Datum <= \" _ & ISODatum(Me.txtDatumAktuelleInventur), dbOpenDynaset)\r\n BestandsaenderungSumme = Nz(rstBestandsaenderungSumme!LagerbestandGesamt, 0)\r\n rstBestandsaenderungSumme.Close\r\n Set rstBestandsaenderungSumme = Nothing\r\n Set db = Nothing\r\nEnd Function<\/pre>\n
Einstellen des Datums der aktuellen Inventur<\/h3>\n
Bestandsänderung berechnen<\/h3>\n
Datum der aktuellen Inventur ändern<\/h3>\n
Private Sub txtDatumAktuelleInventur_BeforeUpdate(Cancel As Integer)\r\n If CDate(Me.txtDatumAktuelleInventur) <= CDate(Me.txtDatumLetzteInventur) Then\r\n MsgBox \"Das Datum der aktuellen Inventur muss nach dem Datum der \" _ & \"letzten Inventur liegen.\", vbExclamation + vbOKOnly, \"Ungültiges Datum\"\r\n Cancel = True\r\n Me!txtDatumAktuelleInventur = Date\r\n End If\r\nEnd Sub<\/pre>\n
Private Sub txtDatumAktuelleInventur_AfterUpdate()\r\n Dim lngBestandLetzteInventur As Long\r\n Dim datAktuelleInventur As Date\r\n lngBestandLetzteInventur = Me.txtBestandLetzteInventur\r\n datAktuelleInventur = Me.txtDatumAktuelleInventur\r\n Me!txtBestandAktuelleInventurBerechnet = lngBestandLetzteInventur + _ BestandsaenderungSumme(lngArtikelID, datAktuelleInventur)\r\nEnd Sub<\/pre>\n
Angezeigte Werte im Inventurformular an neues Inventurdatum anpassen<\/h3>\n
Inventurdaten speichern<\/h3>\n
![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{2B76EF29-7E90-4100-9FFA-555D048C5BA7}\/pic003.png\")
<\/p>\n![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{2B76EF29-7E90-4100-9FFA-555D048C5BA7}\/pic004.png\")
<\/p>\nErstellen der Datenherkunft des Berichts<\/h2>\n
Private Sub cmdInventurSpeichern_Click()\r\n Dim db As DAO.Database\r\n Set db = CurrentDb\r\n If Not IsDate(Nz(Me.txtDatumAktuelleInventur, \"\")) Then\r\n MsgBox \"Bitte geben Sie ein gültiges Datum für die Inventur ein.\"\r\n Exit Sub\r\n Me.txtDatumAktuelleInventur.SetFocus\r\n End If\r\n If Not IsNumeric(Nz(Me.txtBestandAktuelleInventurGezaehlt, \"\")) Then\r\n MsgBox \"Bitte geben Sie den gezählten Bestand für diesen Artikel ein.\"\r\n Me.txtBestandAktuelleInventurGezaehlt.SetFocus\r\n Exit Sub\r\n End If\r\n If Me.txtDifferenz <> 0 Then\r\n db.Execute \"INSERT INTO qryUmbuchungen(ArtikelID, Anzahl, Datum, \" _ & \"UmbuchungsartID, Bemerkungen) VALUES(\" & lngArtikelID & \", \" _ & Me.txtDifferenz & \", ''\" & Me.txtDatumAktuelleInventur _ & \"'', 1, ''Anpassung des berechneten an den gezählten Bestand'')\"\r\n End If\r\n db.Execute \"INSERT INTO tblInventuren(ArtikelID, Inventurdatum, Lagerbestand) \" _ & \" VALUES(\" & lngArtikelID & \", ''\" & Me.txtDatumAktuelleInventur & \"'', \" _ & Me.txtBestandAktuelleInventurGezaehlt & \")\"\r\n db.Execute \"UPDATE tblBestandsaenderungen SET Inventur = True \" _ & \"WHERE ArtikelID = \" & lngArtikelID & \" AND Datum > \" _ & ISODatum(Me.txtBestandLetzteInventur) & \" AND Datum <= \" _ & ISODatum(Me.txtDatumAktuelleInventur)\r\n Set db = Nothing\r\n DoCmd.Close acForm, Me.Name\r\nEnd Sub<\/pre>\n
SELECT qryUmbuchungen.BestandsaenderungID, qryUmbuchungen.ArtikelID, qryUmbuchungen.AnzahlMitVorzeichen, qryUmbuchungen.Datum, 0 AS Preis, ''Umbuchung'' AS Bestandsaenderungsart \r\nFROM qryUmbuchungen\r\nUNION\r\nSELECT qryWareneingang.BestandsaenderungID, qryWareneingang.ArtikelID, qryWareneingang.AnzahlMitVorzeichen, qryWareneingang.Datum, qryWareneingang.Einkaufspreis AS Preis, ''Wareneingang'' AS Bestandsaenderungsart \r\nFROM qryWareneingang\r\nUNION \r\nSELECT qryWarenausgang.BestandsaenderungID, qryWarenausgang.ArtikelID, qryWarenausgang.AnzahlMitVorzeichen, qryWarenausgang.Datum, qryWarenausgang.Verkaufspreis AS Preis, ''Warenausgang'' AS Bestandsaenderungsart \r\nFROM qryWarenausgang\r\nORDER BY Datum;<\/pre>\n
![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{2B76EF29-7E90-4100-9FFA-555D048C5BA7}\/pic005.png\")
<\/p>\n![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{2B76EF29-7E90-4100-9FFA-555D048C5BA7}\/pic006.png\")
<\/p>\n![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{2B76EF29-7E90-4100-9FFA-555D048C5BA7}\/pic007.png\")
<\/p>\nAnzeigen der Lagerbewegungen im Bericht<\/h2>\n
Aller Anfang ist schwer …<\/h3>\n
![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{2B76EF29-7E90-4100-9FFA-555D048C5BA7}\/pic008.png\")
<\/p>\n![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{2B76EF29-7E90-4100-9FFA-555D048C5BA7}\/pic009.png\")
<\/p>\nGruppenkopf zu Beginn der Gruppe und auf neuer Seite<\/h3>\n
Gruppenkopf am Seitenende verhindern<\/h3>\n
Option Compare Database\r\nOption Explicit\r\nDim lngArtikelID As Long\r\nPrivate Sub Gruppenkopf0_Print(Cancel As Integer, _ PrintCount As Integer)\r\n If lngArtikelID = Me!ArtikelID Then\r\n Me.txtFortsetzung = \"(Fortsetzung)\"\r\n Else\r\n Me.txtFortsetzung = \"\"\r\n End If\r\n lngArtikelID = Me!ArtikelID\r\nEnd Sub<\/pre>\n
![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{2B76EF29-7E90-4100-9FFA-555D048C5BA7}\/pic010.png\")
<\/p>\nFortsetzung oder nicht<\/h3>\n
Inventuren integrieren<\/h2>\n
![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{2B76EF29-7E90-4100-9FFA-555D048C5BA7}\/pic011.png\")
<\/p>\nUNION SELECT<\/pre>\n
![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{2B76EF29-7E90-4100-9FFA-555D048C5BA7}\/pic012.png\")
<\/p>\n ''0'' AS BestandsaenderungID,\r\n tblInventuren.ArtikelID, \r\n 0 AS AnzahlMitVorzeichen, \r\n Inventurdatum & '' 23:59'' AS Datum, \r\n 0 AS Preis,\r\n ''Inventur'' AS Bestandsaenderungsart FROM tblInventuren<\/pre>\n
Realisieren der Abfrage aus Bestandsveränderungen und Inventurdaten<\/h3>\n
![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{2B76EF29-7E90-4100-9FFA-555D048C5BA7}\/pic013.png\")
<\/p>\n![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{2B76EF29-7E90-4100-9FFA-555D048C5BA7}\/pic014.png\")
<\/p>\nSELECT t1.BestandsaenderungID,\r\n t1.ArtikelID, t1.AnzahlMitVorzeichen,\r\n t1.Datum, t1.Bestandsaenderungsart,\r\n t1.Preis, t2.InventurID,\r\n t2.Inventurdatum, t2.Lagerbestand\r\nFROM \r\n qryBestandsaenderungen_Alternativ \r\n AS t1 \r\nLEFT JOIN tblInventuren AS t2 \r\nON \r\n t1.ArtikelID = t2.ArtikelID\r\nWHERE \r\n t2.Inventurdatum=\r\n (SELECT TOP 1 t2.Inventurdatum \r\n FROM tblInventuren AS t2 \r\n WHERE t2.Inventurdatum >= t1.Datum \r\n AND t2.ArtikelID = t1.ArtikelID \r\n ORDER BY t2.Inventurdatum) \r\n OR t2.Inventurdatum Is Null;<\/pre>\n
Inventuren im Bericht<\/h3>\n
![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{2B76EF29-7E90-4100-9FFA-555D048C5BA7}\/pic015.png\")
<\/p>\n![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{2B76EF29-7E90-4100-9FFA-555D048C5BA7}\/pic016.png\")
<\/p>\nPrivate Sub Gruppenfuß0_Format(Cancel _ As Integer, FormatCount As Integer)\r\n If Nz(Me.InventurID, 0) = 0 Then\r\n Me.Gruppenfuß0.Visible = False\r\n Else\r\n Me.Gruppenfuß0.Visible = True\r\n End If\r\nEnd Sub<\/pre>\n
Anzeige von Artikeldaten per Bericht<\/h2>\n