<\/p>\n
Sie erstellen ein zur Artikelverwaltung passendes CRM-Tool, das Sie auch separat verwenden können. Das Tool dient zum Pflegen von Kundenkontakten inklusive Verweisen auf E-Mails und sonstige Dokumente.<\/p>\n
Datenmodellierung, Formulare, Unterformulare, VBA<\/p>\n
Access 2000 oder höher<\/p>\n
Verwandte Beiträge: 273, 281, 294<\/p>\n
André Minhorst, Duisburg<\/b><\/p>\n
Wer seinen Kunden etwas verkaufen möchte, sollte diese gut pflegen. Und damit das gelingt, hält man nicht nur deren Kontaktdaten auf dem aktuellen Stand – auch die persönlichen Kontakte zum Kunden sind wichtig. Die vorliegende Erweiterung der Artikelverwaltung sorgt für beides – damit verwalten Sie je Kunde beliebig viele Liefer- und Rechnungsanschriften und haben die Korrespondenz im Griff.<\/b><\/p>\n
Die hier beschriebene Lösung erweitert die Artikelverwaltung aus Ausgabe 2\/2005 und 3\/2005 um die Möglichkeit, Kunden und Kontakte zu verwalten.<\/p>\n
Das Hauptelement ist das Formular frmKunden, das zur Verwaltung der Kundendaten einschließlich Rechnungs- und Lieferanschriften sowie Kundenkontakten dient. Es enthält folgende Funktionen:<\/p>\n
Abb. 1 und Abb. 2 zeigen das Hauptformular mit den beiden Registerseiten zum Eingeben von Liefer- und Rechnungsadressen sowie Kontaktdaten.<\/p>\n
Die meisten Tabellen des Datenmodells sind bereits in der Artikelverwaltung enthalten, auf der die Kunden- und Kontaktverwaltung aufsetzt. Das Datenmodell ist relativ flexibel ausgelegt, um je Kunde mehrere Liefer- und Rechnungsadressen zu speichern.<\/p>\n
![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{C02867BF-9546-4D67-A7C8-D5B3CC274605}\/pic001.png\")
<\/p>\n
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Bild 1: Hauptformular der Kundenverwaltung mit Liefer- und Rechnungsadressen…<\/span><\/b><\/p>\n Haupttabelle des Datenmodells ist die Tabelle tblKunden, welche Kundennummer, Name und die wichtigsten Kontaktdaten des Kunden enthält.<\/p>\n Die Liefer- und Rechnungsadressen befinden sich zum größten Teil in der Tabelle tblAdressen.<\/p>\n Liefer- und Rechnungsadressen enthalten unterschiedliche Informationen. Deshalb wurden diese Informationen in je eine weitere Tabelle ausgelagert, um die Tabelle tblAdressen nicht mit leeren Feldern zu überladen.<\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 2: … und Verwaltung der Kontakte zu den jeweiligen Kunden.<\/span><\/b><\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 3: Datenmodell des CRM-Tools<\/span><\/b><\/p>\n Die beiden Tabellen mit den speziellen Liefer- beziehungsweise Rechnungsinformationen enthalten beide ein Feld namens Standard. Mit diesem Feld lässt sich festlegen, welche Liefer- beziehungsweise Rechnungsadresse standardmäßig für den Kunden verwendet werden soll.<\/p>\n Neu im Datenmodell sind die beiden Tabellen tblKontakte und tblKontaktarten. Die Tabelle tblKontakte enthält Informationen über Telefonate und Meetings mit dem Kunden sowie Informationen über E-Mails, Briefe und Faxe an den Kunden.<\/p>\n Die Tabelle tblKontaktarten enthält die genannten Kommunikationsmöglichkeiten, die aus der verknüpften Tabelle tblKontakte per Fremdschlüsselfeld ausgewählt werden können.<\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 4: Das komplette Kundenformular in der Detailansicht<\/span><\/b><\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 5: Einfügen der Felder der Tabelle tblKunden<\/span><\/b><\/p>\n Das Kundenformular soll alle in den Tabellen des Datenmodells bereitgestellten Daten verwalten. Das scheint auf den ersten Blick ein wenig viel, aber mit einem zweiseitigen Register und drei Unterformularen wird das Formular schnell Herr der Daten (siehe Bild 4).<\/p>\n Das Hauptformular ist sehr einfach aufgebaut:<\/p>\n Seine Datenherkunft ist die Tabelle tblKunden und die darin enthaltenen Felder bilden auch schon den größten Teil der Steuerelemente des Formulars.<\/p>\n Die Felder ziehen Sie nach dem Festlegen der Datenherkunft einfach aus der Feldliste in das Formular und positionieren diese am oberen Rand (siehe Bild 5).<\/p>\n Anschließend fügen Sie ein Registersteuerelement ein und beschriften die beiden Reiter mit Adressdaten und Kundenkontakte.<\/p>\n Damit der Benutzer schnell zu einem anderen Kunden wechseln kann, ohne erst umständlich ein Suchformular oder ähnliches öffnen zu müssen, stellen Sie ihm ein Kombinationsfeld zur schnellen Auswahl eines Kunden zur Verfügung (siehe Bild 6).<\/p>\n Das Kombinationsfeld hat als Datensatzherkunft die folgende Abfrage:<\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 6: Kombinationsfeld zur Schnellauswahl eines Kunden<\/span><\/b><\/p>\n Damit das Formular nach der Auswahl eines der Einträge aktualisiert wird, legen Sie außerdem für die Ereigniseigenschaft Nach Aktualisierung die Prozedur aus Quellcode 1 an.<\/p>\n Quellcode 1: Anzeigen des im Kombinationsfeld ausgewählten Kunden<\/b><\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 7: Datenherkunft des Unterformulars zur Anzeige der Lieferadressen<\/span><\/b><\/p>\n Nun geht es direkt an das Einbinden der Informationen aus den anderen Tabellen – den Start machen die Adressinformationen aus den drei Tabellen tblAdressen, tblLieferadressen und tblRechnungsadressen.<\/p>\n Als Datenherkunft des ersten Unterformulars, das die Lieferadressen anzeigt, dient die Abfrage qryLieferadressenAdd (siehe Bild 7). Die Abfrage enthält alle Felder der beiden per 1:1-Beziehung verknüpften Tabellen tblAdressen und tblLieferadressen.<\/p>\n Das Unterformular frmLieferadressen enthält die anzuzeigenden Felder wie in Bild 8 zu sehen. Außerdem sind die beiden Felder, über die die 1:1-Beziehung realisiert wird, zu erkennen.<\/p>\n Diese beiden Felder werden in der Formularansicht ausgeblendet, da sie nur der Herstellung der 1:1-Beziehung beim Anlegen neuer Lieferadressen dienen.<\/p>\n <\/p>\n Die Abfrage zur Zusammenführung der verknüpften Tabellen stellt zwar alle Daten beider Tabellen wie gewünscht dar, allerdings wird, wenn man nur die Felder der Tabelle tblAdressen ausfüllt, nicht automatisch ein korrespondierender Datensatz in der Tabelle tblLieferadressen angelegt.<\/p>\n Die Abfrage zeigt allerdings Kombinationen aus Datensätzen der Tabellen tblAdressen und tblLieferanten an, bei denen der Wert des Feldes AdresseID gleich ist.<\/p>\n Um bereits beim Anlegen der Daten sicherzustellen, dass nicht nur der tblAdressen-Teil der 1:1-Beziehung angelegt wird, erstellen Sie eine kleine Ereignisprozedur, die vor Aktualisierung des Formulars ausgeführt wird (s. Quellcode 2).<\/p>\n Die Prozedur füllt lediglich das Feld AdresseID der Tabelle tblLieferadressen mit dem gleichen Wert, den das entsprechende Feld der Tabelle tblAdressen enthält.<\/p>\n Quellcode 2: Anlegen eines Datensatzes in einer per 1:1-Beziehung verknüpften Tabelle<\/b><\/p>\n Quellcode 3: Diese Routine sorgt für das Setzen einer neuen Standardadresse für einen Kunden.<\/b><\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 8: Aufbau des Unterformulars zur Anzeige der Lieferadressen<\/span><\/b><\/p>\n Da jeder Kunde mehrere Liefer- und Rechnungsadressen besitzen kann, ist es sinnvoll, je eine davon als Standardadresse festzulegen. Dazu dient das in den Tabellen tblLieferadressen und tblRechnungsadressen vorhandene Boolean-Feld Aktiv. Um zu verhindern, dass einmal keine Adresse als aktiv gekennzeichnet ist, soll der Benutzer diese Option nicht deaktivieren, sondern nur aktivieren können.<\/p>\n Das bedeutet, dass der Benutzer immer nur eine neue Standardadresse auswählen und dadurch die vorherige Standardadresse verwerfen kann.<\/p>\n Damit das bei einem Klick auf das entsprechende Kontrollkästchen auch passiert, verbergen Sie hinter dem Ereignis BeforeUpdate dieses Feldes die Prozedur aus Quellcode 3. Die Prozedur fragt den Benutzer, ob er die aktuelle Adresse zur Standardadresse machen möchte, und hebt diesen Status für alle anderen Adressen dieses Kunden auf. Falls der Benutzer diese Option deaktivieren möchte, weist die Routine den Benutzer darauf hin, dass dies nicht funktioniert.<\/p>\n Das Unterformular integrieren Sie in das Formular frmKunden, indem Sie dieses in der Entwurfsansicht öffnen, die richtige Registerseite sichtbar machen und das Objekt frmLieferadressen mit der Maus in das Register ziehen.<\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 9: Die Eigenschaften zeigen, dass Haupt- und Unterformular korrekt verknüpft sind.<\/span><\/b><\/p>\n Sie müssen nun nur noch kontrollieren, ob die Eigenschaften Verknüpfen von und Verknüpfen nach beide den Wert KundeID enthalten (siehe Bild 9).<\/p>\n Die Rechnungsadressen werden in der Datenbank ebenfalls durch zwei per 1:1-Beziehung verknüpfte Tabellen realisiert.<\/p>\n Der Aufbau ist prinzipiell der gleiche wie bei den Lieferadressen und auch das Unterformular, dessen VBA-Prozeduren und der Einbau des Unterformulars in das Formular frmKunden sind quasi gleich. Für weitere Details schauen Sie sich einfach das Formular frmRechnungsadressen sowie dessen Datenherkunft qryRechnungsadressenAdd an.<\/p>\n Eine wichtige Funktion der Musterlösung ist die Pflege der Kontakte zu den einzelnen Kunden. Diese Funktion wird im zweiten Registerblatt durch das Unterformular frmKontakte realisiert.<\/p>\n Als Datenherkunft dient die Tabelle tblKontakte. Das Formular zeigt alle in dieser Tabelle enthaltenen Felder mit Ausnahme des Primärschlüsselfeldes KontaktID an (siehe Bild 10).<\/p>\n Das erste Feld dient der Auswahl einer Kontaktart – womit auch direkt die letzte offene Tabelle des Datenmodells aus Bild 3 abgehakt wäre.<\/p>\n Hier steckt direkt ein wenig Funktionalität: Wenn es sich bei einem Kontakt um eine E-Mail handelt, sollen die Felder Datum und Uhrzeit deaktiviert werden.<\/p>\n Die beiden Felder werden beim Verschicken einer E-Mail automatisch mit dem Erstellungszeitpunkt der E-Mail versehen.<\/p>\n Damit die beiden Felder beim Anzeigen eines Kontaktes mit der Kontaktart E-Mail und nach dem Auswählen dieser Kontaktart per Kombinationsfeld deaktiviert und in allen anderen Fällen aktiviert werden, benötigen Sie die Prozedur aus Quellcode 4.<\/p>\n Die Prozedur wird beim Wechseln des Datensatzes und nach dem Auswählen eines Eintrags des Kombinationsfeldes KontaktartID aufgerufen. Dafür sorgen die beiden Ereignisprozeduren aus Quellcode 5.<\/p>\n Die Felder Thema und Notizen beziehen sich auf den jeweiligen Kontakt. Die drei Felder RueckmeldungDurchKunde, RueckmeldungBis und RueckmeldungAm geben an, ob und wann eine Rückmeldung durch den Benutzer selbst oder durch den Kunden geplant ist und wann diese erfolgte.<\/p>\n Quellcode 4: Aktivieren und deaktivieren von Textfeldern<\/b><\/p>\n Quellcode 5: Aufruf der Prozedur FelderEinstellen beim Aktualisieren des Formulars und beim Auswählen eines Eintrags des Kombinationsfeldes KontaktartID<\/b><\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 10: Das Unterformular zur Verwaltung der Kundenkontakte<\/span><\/b><\/p>\n Das Feld MailID ist gesperrt und deaktiviert, damit der Benutzer dessen Wert nicht ändern kann. Hier wird die EntryID einer an den Kunden versendeten E-Mail eingetragen. Die EntryID ist eine von Outlook vergebene, eindeutige Zeichenkette, mit der Sie eine Mail ermitteln und anzeigen können.<\/p>\n Die Schaltfläche Neu öffnet den Dialog aus Bild 11. Der Empfänger und der Betreff werden automatisch in den Dialog eingetragen, sodass nur noch der eigentliche Mailtext eingesetzt und die E-Mail verschickt werden muss.<\/p>\n Dies erfolgt ganz einfach durch einen Klick auf die Senden-Schaltfläche des Dialogs.<\/p>\n Das Textfeld MailID wird nun nicht direkt gefüllt, sondern erst, wenn die E-Mail das erste Mal mit der Schaltfläche Anzeigen geöffnet wird.<\/p>\n Kurz gefasst liegt dies daran, dass Outlook die EntryID einer E-Mail beim Wechsel in einen anderen Ordner ändert. Man könnte beim Absenden höchstens die EntryID der E-Mail im Ordner Postausgang ermitteln, aber nicht die EntryID der E-Mail im Ordner Gesendete Objekte, der ja üblicherweise auch das „Endlager“ für gesendete E-Mails ist. Daher versieht die hinter der Schaltfläche Neu stehende Ereignisprozedur das E-Mail-Objekt in Outlook zunächst mit einer benutzerdefinierten Eigenschaft, die eine eindeutige ID enthält, und ermittelt die EntryID der E-Mail erst später.<\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 11: Dieser Dialog wird von Access aus geöffnet und ermöglicht das Versenden einer E-Mail via Outlook.<\/span><\/b><\/p>\n Die Schaltfläche Anzeigen dient dazu, eine versendete E-Mail erneut anzuzeigen. Access öffnet dazu erneut den E-Mail-Dialog aus Bild 11 und zeigt darin bereits versendete E-Mails an.<\/p>\n Die letzten Steuerelemente des Formulars dienen dem Verweis auf Dokumente, die per Post, Fax oder E-Mail an den Kunden versendet wurden.<\/p>\n Das Textfeld Dokument enthält den Pfad des während des aktuellen Kontakts übermittelten Dokuments. Die Schaltfläche Auswählen öffnet den Dialog aus Bild 12, mit dem der Benutzer die gewünschte Datei per Datei öffnen-Dialog auswählen kann.<\/p>\n Das öffnen erfolgt über die Ereignisprozedur Beim Klicken der Schaltfläche (siehe Quellcode 6).<\/p>\n Die Schaltfläche Anzeigen schließlich öffnet das im Textfeld angezeigte Dokument in der jeweiligen Anwendung.<\/p>\n Dieser Vorgang wird durch die Ereignisprozedur aus Quellcode 7 ausgelöst.<\/p>\n Die Prozedur prüft zunächst, ob die Datei vorhanden ist, und verwendet dann die Funktion OpenDocument, um das Dokument mit der richtigen Anwendung zu öffnen.<\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 12: Dialog zum Auswählen einer Datei<\/span><\/b><\/p>\n Quellcode 6: Aufrufen des Dialogs zur Auswahl von Dateien<\/b><\/p>\n Quellcode 7: Aufrufen der Funktion zum öffnen von Dateien mit der richtigen Anwendung<\/b><\/p>\n Ein Detail für mehr Komfort fehlt dem Formular frmKontakte noch: Es gibt noch keine Möglichkeit, alle Kontakte zu einem Kunden anzuzeigen und einen bestimmten Kontakt auszuwählen.<\/p>\n Dieses realisieren Sie wie in Bild 13. Fügen Sie dem Formular frmKontakte eine Schaltfläche namens cmdKontaktSuchen hinzu und legen Sie die Ereignisprozedur aus Quellcode 8 dafür an.<\/p>\n Quellcode 8: Aufrufen eines Formulars zum Auswählen eines Kontakts und Anzeigen dieses Kontakts<\/b><\/p>\n <\/b><\/p>\n![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{C02867BF-9546-4D67-A7C8-D5B3CC274605}\/pic002.png\")
<\/p>\n![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{C02867BF-9546-4D67-A7C8-D5B3CC274605}\/pic003.png\")
<\/p>\n![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{C02867BF-9546-4D67-A7C8-D5B3CC274605}\/pic004.png\")
<\/p>\n![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{C02867BF-9546-4D67-A7C8-D5B3CC274605}\/pic005.png\")
<\/p>\nSchnelle Kundenauswahl<\/h3>\n
![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{C02867BF-9546-4D67-A7C8-D5B3CC274605}\/pic006.png\")
<\/p>\nSELECT tblKunden.KundeID, [Nachname] & \", \" & [Vorname] AS Kunde FROM tblKundenORDER BY [Nachname] & \", \" & [Vorname];<\/pre>\n
Private Sub cboKunden_AfterUpdate()\r\n Dim db As DAO.Database\r\n Dim rst As DAO.Recordset\r\n Set db = CurrentDb\r\n Set rst = Me.RecordsetClone\r\n rst.FindFirst \"KundeID = \" & Me.cboKunden\r\n If Not rst.NoMatch Then\r\n Me.Bookmark = rst.Bookmark\r\n End If\r\nEnd Sub<\/pre>\n
![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{C02867BF-9546-4D67-A7C8-D5B3CC274605}\/pic007.png\")
<\/p>\nDatenherkunft des Unterformulars<\/h2>\n
Aufbau des Unterformulars frmLieferadressen<\/h2>\n
Private Sub Form_BeforeUpdate(Cancel As Integer)\r\n Me!tblLieferadressen_AdresseID = Me!tblAdressen_AdresseID\r\nEnd Sub<\/pre>\n
Private Sub Standard_BeforeUpdate(Cancel As Integer)\r\n Dim db As DAO.Database\r\n If Me.Standard = True Then\r\n If MsgBox(\"Möchten Sie diese Adresse als Standard-Lieferadresse festlegen\", _ vbYesNo + vbExclamation) = vbYes Then\r\n Set db = CurrentDb\r\n db.Execute \"UPDATE tblLieferadressen AS t1 SET t1.Standard = False \" _ & \"WHERE t1.AdresseID <> \" & Me.tblAdressen_AdresseID _ & \" AND t1.AdresseID IN (SELECT t2.AdresseID FROM tblAdressen AS t2 \" _ & \"WHERE KundeID = \" & Me.KundeID & \")\"\r\n Set db = Nothing\r\n Else\r\n Me.Standard.Undo\r\n Cancel = True\r\n End If\r\n Else\r\n MsgBox \"Sie können eine Adresse als Standardadresse deaktivieren, indem Sie eine \" _ & \"andere Adresse zur Standardadresse machen.\"\r\n Me.Standard.Undo\r\n Cancel = True\r\n End If\r\nEnd Sub<\/pre>\n
![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{C02867BF-9546-4D67-A7C8-D5B3CC274605}\/pic008.png\")
<\/p>\nEinbau des Unterformulars in das Formular frmKunden<\/h2>\n
![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{C02867BF-9546-4D67-A7C8-D5B3CC274605}\/pic009.png\")
<\/p>\nAufbau des Formulars<\/h2>\n
Private Sub FelderEinstellen()\r\n If Me.KontaktartID = 1 Then\r\n Me!Datum.Enabled = False\r\n Me!Datum.Locked = True\r\n Me!Datum.BackColor = \"-2147483633\"\r\n Me!Uhrzeit.Enabled = False\r\n Me!Uhrzeit.Locked = True\r\n Me!Uhrzeit.BackColor = \"-2147483633\"\r\n Else\r\n Me!Datum.Enabled = True\r\n Me!Datum.Locked = False\r\n Me!Datum.BackColor = \"16777215\"\r\n Me!Uhrzeit.Enabled = True\r\n Me!Uhrzeit.Locked = False\r\n Me!Uhrzeit.BackColor = \"16777215\"\r\n End If\r\nEnd Sub<\/pre>\n
Private Sub Form_Current()\r\n FelderEinstellen\r\nEnd Sub\r\nPrivate Sub KontaktartID_AfterUpdate()\r\n FelderEinstellen\r\nEnd Sub<\/pre>\n
![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{C02867BF-9546-4D67-A7C8-D5B3CC274605}\/pic010.png\")
<\/p>\nMail-Kontakte pflegen<\/h2>\n
![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{C02867BF-9546-4D67-A7C8-D5B3CC274605}\/pic011.png\")
<\/p>\nDokumente referenzieren<\/h2>\n
![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{C02867BF-9546-4D67-A7C8-D5B3CC274605}\/pic012.png\")
<\/p>\nPrivate Sub cmdDokumentAuswaehlen_Click()\r\n Dim objFiledialog As FileDialog\r\n Set objFiledialog = New FileDialog\r\n With objFiledialog\r\n .DialogTitle = \"Dokument auswählen\"\r\n .Filter1Suffix = \"*.doc\"\r\n .Filter1Text = \"Word-Dokumente\"\r\n .Filter2Suffix = \"*.*\"\r\n .Filter2Text = \"Alle Dateitypen\"\r\n Me.Dokument = .ShowOpen\r\n End With\r\nEnd Sub<\/pre>\n
Private Sub cmdDokumentAnzeigen_Click()\r\n If Not Dir(Me.Dokument) = \"\" Then\r\n OpenDocument Me.Dokument\r\n End If\r\nEnd Sub<\/pre>\n
Alle Kontakte mit einem Kunden anzeigen<\/h2>\n
Private Sub cmdKontaktSuchen_Click()\r\n Dim lngKontaktID As Long\r\n Dim db As DAO.Database\r\n Dim rst As DAO.Recordset\r\n DoCmd.OpenForm \"frmKontaktSuchen\", WindowMode:=acDialog, OpenArgs:=Me.KundeID\r\n ''zu Kontakt springen\r\n If CurrentProject.AllForms(\"frmKontaktSuchen\").IsLoaded Then\r\n lngKontaktID = Forms!frmKontaktsuchen!lstKontakte\r\n Set db = CurrentDb\r\n Set rst = Me.RecordsetClone\r\n rst.FindFirst \"KontaktID = \" & lngKontaktID\r\n If Not rst.NoMatch Then\r\n Me.Bookmark = rst.Bookmark\r\n End If\r\n End If\r\nEnd Sub<\/pre>\n
![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{C02867BF-9546-4D67-A7C8-D5B3CC274605}\/pic013.png\")
<\/p>\n
![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{C02867BF-9546-4D67-A7C8-D5B3CC274605}\/pic014.png\")
<\/p>\n