{"id":55000302,"date":"2005-10-01T00:00:00","date_gmt":"2020-05-06T15:18:07","guid":{"rendered":"http:\/\/access-im-unternehmen.aix-dev.de\/aiu\/?p=302"},"modified":"-0001-11-30T00:00:00","modified_gmt":"-0001-11-30T00:00:00","slug":"Inhaltsverzeichnisse_fuer_AccessBerichte","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/access-im-unternehmen.de\/Inhaltsverzeichnisse_fuer_AccessBerichte\/","title":{"rendered":"Inhaltsverzeichnisse f&uuml;r Access-Berichte"},"content":{"rendered":"<p><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" src=\"http:\/\/vg03.met.vgwort.de\/na\/f529c5fb4ee34474947a3ae5b4181277\" width=\"1\" height=\"1\" alt=\"\"><\/p>\n<h3>Zusammenfassung<\/h3>\n<p>Erg&auml;nzen Sie umfangreiche Berichte durch ein Inhaltsverzeichnis.<\/p>\n<h3>Techniken<\/h3>\n<p>Berichte<\/p>\n<h3>Voraussetzungen<\/h3>\n<p>Access 2000 oder h&ouml;her<\/p>\n<h3>Beispieldateien<\/h3>\n<p><a href=''fileadmin\/files\/34_38_acc0505kh05.zip''>InVerz.mdb<\/a><\/p>\n<h3><\/h3>\n<p><b>Karl Donaubauer, Wien<\/b><\/p>\n<p><b>Dem an sich leistungsf&auml;higen Reportgenerator von Access fehlt eine eingebaute Funktionalit&auml;t f&uuml;r Inhaltsverzeichnisse. Durch die Vielfalt der Einstellungen f&uuml;r Gruppierungen, Zusammenhalten und Seitenumbr&uuml;che k&ouml;nnen die Formatierungsvorg&auml;nge in Berichten sehr komplex werden. Eine selbst programmierte L&ouml;sung zum Erzeugen von Inhaltsverzeichnissen muss darauf R&uuml;cksicht nehmen.<\/b><\/p>\n<p>Die Tabelle tblOrte (siehe Bild 1) enth&auml;lt rund 270 Datens&auml;tze mit den Feldern Land, Bundesland und Ort. Die Datenstruktur ist abgeflacht, um die Beispiele in Hinblick auf die Daten einfach zu halten. Im normalisierten Fall m&uuml;ssten das nat&uuml;rlich mehrere Tabellen mit 1:n-Beziehungen sein. Zudem enth&auml;lt die Tabelle ein Ja\/Nein-Feld namens Drucken, das eine einfache Filterm&ouml;glichkeit f&uuml;r Tests mit den Inhaltsverzeichnissen bietet.<\/p>\n<p>Die zweite Tabelle tblInhaltsverzeichnis dient dazu, die Information zum Erstellen der Inhaltsverzeichnisse aufzunehmen. Die Tabelle hat eine sehr einfache Struktur (siehe Bild 2). Sie besitzt nur zwei relevante Felder zur Aufnahme der Texteintr&auml;ge und Seitenzahlen f&uuml;r das Inhaltsverzeichnis.<\/p>\n<p><b><\/b><\/p>\n<p><b><span style=\"color:darkgrey\">Bild 1:  Die Testdaten in der Tabelle tblOrte<\/span><\/b><\/p>\n<p><IMG height=\"336\" src=\"..\/fileadmin\/_temp_\/{A93D7040-1732-475C-8D21-F40D7652276A}\/pic001.png\" width=\"403\" border=\"0\"><\/p>\n<p><b><span style=\"color:darkgrey\">Bild 2:  Tabelle f&uuml;r die Daten der Inhaltsverzeichnisse<\/span><\/b><\/p>\n<p>Die einzige Abfrage qryOrte dient als Datenquelle aller Berichts-Beispiele, um die Daten der Tabelle tblOrte &uuml;ber das bereits erw&auml;hnte Ja\/Nein-Feld filtern zu k&ouml;nnen.<\/p>\n<p>Das einzige Formular frmBerichtOeffnen (siehe Bild 3) enth&auml;lt ein Listenfeld mit den Berichtsnamen und eine Schaltfl&auml;che zum &ouml;ffnen. Der entsprechende Code wird sp&auml;ter erl&auml;utert.<\/p>\n<p><IMG height=\"105\" src=\"..\/fileadmin\/_temp_\/{A93D7040-1732-475C-8D21-F40D7652276A}\/pic002.png\" width=\"394\" border=\"0\"><\/p>\n<p><b><\/b><\/p>\n<p><b><span style=\"color:darkgrey\">Bild 3:  Formular zum Aufrufen der Berichte<\/span><\/b><\/p>\n<p>Es gibt mehrere Beispiel-Berichte und ein Standardmodul basInhaltsVerzeichnis, das fast den gesamten Code zur Erzeugung der Inhaltsverzeichnisse enth&auml;lt.<\/p>\n<p>&ouml;ffnen Sie das Formular frmBerichtOeffnen, w&auml;hlen Sie im Listenfeld den ersten Bericht rptOrteLaender1 und &ouml;ffnen Sie ihn entweder per Doppelklick auf den Listeneintrag oder durch Klick auf die Schaltfl&auml;che.<\/p>\n<p><IMG height=\"233\" src=\"..\/fileadmin\/_temp_\/{A93D7040-1732-475C-8D21-F40D7652276A}\/pic003.png\" width=\"268\" border=\"0\"><\/p>\n<p><b><span style=\"color:darkgrey\">Bild 4:  Inhaltsverzeichnis im Berichtskopf<\/span><\/b><\/p>\n<p>Bild 4 zeigt die erste Seite des Berichtes mit einem einfachen Inhaltsverzeichnis auf Basis der L&auml;nder. Bild 5 zeigt eine typische Seite f&uuml;r die Beispiel-Berichte mit Gruppierungen und Gruppenk&ouml;pfen f&uuml;r die L&auml;nder und Bundesl&auml;nder, wie f&uuml;r solche 1:n-Strukturen &uuml;blich.<\/p>\n<p><IMG height=\"715\" src=\"..\/fileadmin\/_temp_\/{A93D7040-1732-475C-8D21-F40D7652276A}\/pic004.png\" width=\"490\" border=\"0\"><\/p>\n<p><b><span style=\"color:darkgrey\">Bild 5:  Bericht mit Gruppierung nach L&auml;ndern<\/span><\/b><\/p>\n<p>Wenn Sie in die Entwurfsansicht des Berichtes wechseln, sehen Sie, dass der Unterbericht rptInhaltsverzeichnis das Inhaltsverzeichnis liefert. Er bezieht seine Daten aus der schon erw&auml;hnten Hilfstabelle tblInhaltsverzeichnis, die dynamisch per Code geleert und gef&uuml;llt wird.<\/p>\n<p>Wie funktioniert nun die Sache im Detail Die ersten Schritte erfolgen im Code hinter der Schaltfl&auml;che des Formulars (s. Quellcode 1).<\/p>\n<p>Die erste wichtige Codezeile ist jene mit dem DELETE. Sie l&ouml;scht zun&auml;chst alle alten Eintr&auml;ge in der Tabelle tblInhaltsverzeichnis. <\/p>\n<p>Dann wird die globale Boolean-Variable blnTOC auf True gesetzt.<\/p>\n<p><b>Quellcode 1: Vorbereitungen zum Erstellen des Inhaltsverzeichnisses<\/b><\/p>\n<pre>Private Sub btnStartReport_Click()\r\n    On Error GoTo myError\r\n    If IsNull(Me!lstBerichte) Then Exit Sub\r\n    Dim strReport As String\r\n    strReport = Me!lstBerichte\r\n    CurrentDb.Execute \"DELETE FROM tblInhaltsverzeichnis\"\r\n    blnTOC = True\r\n    DoCmd.OpenReport strReport, acViewPreview, , , acHidden\r\n    DoCmd.Close acReport, strReport\r\n    blnTOC = False\r\n    DoCmd.OpenReport strReport, acViewPreview\r\nmyExit:\r\n    Exit Sub\r\nmyError:\r\n    MsgBox \"Ausnahme Nr. \" & Err.Number & \" \" _        & Err.Description, vbCritical\r\n    Resume myExit\r\nEnd Sub<\/pre>\n<p><b>Quellcode 2: Ereignisprozeduren der Berichtsbereiche mit Aufrufen weiterer Prozeduren<\/b><\/p>\n<pre>Private Sub Gruppenkopf0_Format(Cancel As Integer, _    FormatCount As Integer)\r\n    TOCFormat FormatCount\r\nEnd Sub\r\nPrivate Sub Gruppenkopf0_Retreat()\r\n    TOCRetreat\r\nEnd Sub\r\nPrivate Sub Report_Open(Cancel As Integer)\r\n    TOCOpen Me.Name, \"Land\"\r\nEnd Sub<\/pre>\n<p><!--30percent--><\/p>\n<p><b>Quellcode 3: Deklarationsteil des Standardmoduls basInhaltsverzeichnis und die &ouml;ffentliche Prozedur TOCOpen<\/b><\/p>\n<pre>Option Compare Database\r\nOption Explicit\r\nDim db As DAO.Database\r\nDim rs As DAO.Recordset\r\nDim myReport As Report\r\nDim ctlInfo As Control\r\nPublic blnTOC As Boolean\r\nPublic Sub TOCOpen(strReportName As String, _    strInfoControlName As String)\r\n    If blnTOC = False Then Exit Sub\r\n    Set myReport = Reports(strReportName)\r\n    Set ctlInfo = myReport(strInfoControlName)\r\n    Set db = CurrentDb\r\n    Set rs = db.OpenRecordset(\"tblInhaltsverzeichnis\", _        dbOpenDynaset)\r\nEnd Sub<\/pre>\n<p>Sie ist im einzigen Standardmodul der Datenbank deklariert und signalisiert, dass ein neues Inhaltsverzeichnis anzulegen ist.<\/p>\n<p>Danach wird der ausgew&auml;hlte Bericht in der Vorschau unsichtbar ge&ouml;ffnet und gleich wieder geschlossen. Dieser erste nicht sichtbare &ouml;ffnungsvorgang dient dazu, die Daten f&uuml;r das Inhaltsverzeichnis zu ermitteln und in die Tabelle tblInhaltsverzeichnis einzutragen.<\/p>\n<p>Die globale Variable wird auf False gesetzt, um zu signalisieren, dass beim zweiten OpenReport kein Inhaltsverzeichnis mehr erstellt werden soll.<\/p>\n<p>Abschlie&szlig;end wird der fertige Bericht samt seinem neuen Inhaltsverzeichnis sichtbar ge&ouml;ffnet.<\/p>\n<p>Der Hauptteil der Arbeit findet im Bericht beziehungsweise im einzigen Standardmodul der Datenbank statt.<\/p>\n<p>Quellcode 2 zeigt die wenigen Zeilen Code im Bericht rptOrteLaender1.<\/p>\n<p>Es werden im Bericht insgesamt drei &ouml;ffentliche Prozeduren aufgerufen: beim &ouml;ffnen-Ereignis des Berichtes die Prozedur TOCOpen, der als erstes Argument der Berichtsname &uuml;bergeben wird. Das zweite Argument ist der Name des Steuerelements, das den gew&uuml;nschten Text f&uuml;r das Inhaltsverzeichnis enth&auml;lt. In diesem Fall ist dies das Textfeld Land, denn der Eintrag im Inhaltsverzeichnis soll das erste Auftreten eines Landes und die zugeh&ouml;rige Seitenzahl beinhalten. Wenn Sie mit der rechten Maustaste in den Prozedurnamen TOCOpen klicken und im Kontextmen&uuml; Definition w&auml;hlen, landen Sie in der aufgerufenen Prozedur, die sich im Standardmodul basInhaltsverzeichnis befindet (s. Quellcode 3).<\/p>\n<p><IMG height=\"715\" src=\"..\/fileadmin\/_temp_\/{A93D7040-1732-475C-8D21-F40D7652276A}\/pic005.png\" width=\"490\" border=\"0\"><\/p>\n<p><b><\/b><\/p>\n<p><b><span style=\"color:darkgrey\">Bild 6:  Gruppenkopf mit Ereignis-Eigenschaften<\/span><\/b><\/p>\n<p><b>Quellcode 4: Anlegen von Eintr&auml;gen f&uuml;r das Inhaltsverzeichnis<\/b><\/p>\n<pre>Public Sub TOCFormat(intFormatCount As Integer)\r\n    If blnTOC = False Then Exit Sub\r\n    If intFormatCount &gt; 1 Then TOCRetreat\r\n    rs.FindFirst \"GruppenBez = \" & Chr$(34) & ctlInfo.Value _        & Chr$(34) & \" AND GruppenStart &lt;= \" & myReport.Page\r\n    If rs.NoMatch Then\r\n        rs.AddNew\r\n        rs!GruppenBez = ctlInfo.Value\r\n        rs!GruppenStart = myReport.Page\r\n        rs.Update\r\n    End If\r\nEnd Sub<\/pre>\n<p>Im Deklarationsabschnitt des Moduls werden vier Objektvariablen und die bereits erw&auml;hnte globale Variable blnTOC deklariert. In der Sub TOCOpen wird zun&auml;chst anhand dieser Variable gepr&uuml;ft, ob ein Inhaltsverzeichnis erstellt werden soll. Falls nicht, wird die Sub gleich wieder verlassen, denn es gibt nichts zu tun. Andernfalls werden der aktuelle Berichtsname und der Name des f&uuml;r das Inhaltsverzeichnis relevanten Steuerelementes an modulweite Variablen &uuml;bergeben sowie ein Recordset auf die Tabelle tblInhaltsverzeichnis ge&ouml;ffnet.<\/p>\n<p>Kehren Sie nun zur&uuml;ck zum Bericht (siehe Bild 6).<\/p>\n<p>Das Textfeld Land befindet sich im Berichtsbereich Gruppenkopf0. Dieser Bereich ist also f&uuml;r den Eintrag im Inhaltsverzeichnis entscheidend. Deshalb wird bei seinem Format-Ereignis die Prozedur TOCFormat und als Argument der Parameter FormatCount &uuml;bergeben. Er ist in allen Format-Ereignissen von Berichten und Formularen vorhanden und zeigt an, wie oft ein bestimmter Bereich formatiert wurde. Access muss einen Bereich zum Beispiel mehrfach formatieren, wenn er aufgrund eines sp&auml;ter folgenden Bereiches, etwa eines Seitenfu&szlig;es, nicht mehr auf die aktuelle Seite passt, sondern erst auf die Folgeseite. Quellcode 4 zeigt die beim Formatieren aufgerufene Prozedur TOCFormat.<\/p>\n<p>Wenn ein Inhaltsverzeichnis erstellt werden soll, dann wird zun&auml;chst gepr&uuml;ft, ob der Bereich zum ersten Mal formatiert wird. Ansonsten wird die Prozedur TOCRetreat aufgerufen, die in K&uuml;rze erl&auml;utert wird. Dann wird das zuvor ge&ouml;ffnete Recordset, das hei&szlig;t die Tabelle tblInhaltsverzeichnis, danach durchsucht, ob bereits ein Eintrag f&uuml;r dieses Land mit einer niedrigeren oder gleichen Seitenzahl besteht. Die Datens&auml;tze eines Landes k&ouml;nnen sich &uuml;ber mehrere Seiten erstrecken, im Inhaltsverzeichnis interessiert aber nur das vorderste Auftreten des Landes. Ist noch kein Datensatz f&uuml;r das aktuelle Land vorhanden, so wird einer erzeugt. Das Tabellenfeld GruppenBez wird mit dem aktuellen Land belegt, das Feld GruppenStart mit der aktuellen Berichtsseite.<\/p>\n<p>Die letzte Prozedur im Modul basInhaltsVerzeichnis ist f&uuml;r Korrekturen zust&auml;ndig (s. Quellcode 5). Der Code l&ouml;scht in der Tabelle tblInhaltsverzeichnis eventuell vorhandenene Datens&auml;tze mit dem aktuellen Land und einer niedrigeren oder gleichen Seitenzahl.<\/p>\n<p>Das kann in zwei F&auml;llen passieren: Der erste Fall mit der Mehrfachformatierung wurde bereits erw&auml;hnt. Die Prozedur wird daher in der Prozedur TOCFormat aufgerufen, falls FormatCount f&uuml;r den aktuellen Bereich gr&ouml;&szlig;er als 1 ist.<\/p>\n<p>Es kann bei komplexen Berichten einige Male hintereinander passieren, dass Fehlversuche korrigiert werden m&uuml;ssen. Erst wenn das Formatieren gelingt, darf der Datensatz in der Tabelle tblInhaltsverzeichnis stehen bleiben.<\/p>\n<p><b>Quellcode 5: Prozedur zum Zur&uuml;cknehmen von Inhaltsverzeichniseintr&auml;gen<\/b><\/p>\n<pre>Public Sub TOCRetreat()\r\n    If blnTOC = False Then Exit Sub\r\n    db.Execute \"DELETE FROM tblInhaltsverzeichnis \" _       \"WHERE GruppenBez = \" _       & Chr$(34) & ctlInfo.Value & Chr$(34) _       & \" AND GruppenStart &lt;= \" & myReport.Page\r\nEnd Sub<\/pre>\n<p>FormatCount funktioniert leider nicht in allen F&auml;llen. So kommt es oft vor, dass es nicht erh&ouml;ht wird, wenn ein Berichtsbereich platzm&auml;&szlig;ig an sich auf eine bestimmte Seite passt, aber durch eine Zusammenhalten-Einstellung mit einem anderen Bereich erst auf der n&auml;chstfolgenden Seite gedruckt werden darf.<\/p>\n<p>Solche Zusammenhalten-Einstellungen, die man im Gruppieren\/Sortieren-Dialog vornimmt, k&ouml;nnen &uuml;ber mehrere Bereiche verschachtelt sein. <\/p>\n<p>Klappt ein Formatierungsversuch aus diesem Grunde nicht, so wird das Ereignis Bei R&uuml;cknahme (OnRetreat) des Bereiches ausgel&ouml;st, in dem deshalb ebenfalls die Prozedur TOCRetreat zum L&ouml;schen von Fehleintr&auml;gen aufgerufen wird.<\/p>\n<p>Die weiteren Berichte der Beispiel-Datenbank enthalten andere Varianten in Hinblick auf Zusammenhalten-Einstellungen und die Eigenschaften Neue Seite und zeigen, wie sich dadurch die Seitenzahlen und die Eintr&auml;ge im Inhaltsverzeichnis &auml;ndern.<\/p>\n<p>Eine Besonderheit ist der Bericht rptOrteLaenderVerzeichnisExtern. Ein Unterbericht stellt eine relativ einfache L&ouml;sung dar, solange das Inhaltsverzeichnis nicht l&auml;nger als eine Seite ist.<\/p>\n<p>Wenn Sie jedoch mehrseitige Inhaltsverzeichnisse zu erwarten haben, ist es eventuell einfacher, das Inhaltsverzeichnis als eigenen Bericht zu drucken. Das wird mit diesem Beispielbericht skizziert.<\/p>\n<p>Er wird wie bisher beschrieben gedruckt und es wird die Tabelle tblInhaltsverzeichnis bef&uuml;llt. Sie brauchen also nur zus&auml;tzlich den Bericht rptInhaltsverzeichnis separat auszudrucken, um ein Inhaltsverzeichnis zu erhalten.<\/p>\n<p>M&ouml;chten Sie Inhaltsverzeichnisse in Ihren eigenen Datenbanken erzeugen, dann sind folgende Schritte notwendig:<\/p>\n<li>Importieren Sie die Tabelle tblInhaltsverzeichnis, das Modul basInhaltsverzeichnis sowie das Formular frmBerichtOeffnen und den Bericht rptInhaltsverzeichnis und passen Sie das Formular und den Bericht gegebenenfalls Ihrem Design an.<\/li>\n<li>F&uuml;gen Sie rptInhaltsverzeichnis als Unterbericht in den Berichtskopf Ihres Berichtes ein. <\/li>\n<li>Rufen Sie, wie in den Beispielen gezeigt, die drei Prozeduren beim &ouml;ffnen des Berichtes sowie beim Formatieren und bei R&uuml;cknahme des entscheidenden Bereiches auf und &uuml;bergeben Sie als Parameter den Namen des f&uuml;r das Inhaltsverzeichnis relevanten Steuerelementes. (<\/li>\n<p>Das war&#8220;s schon. Kleinere Anpassungen sollten mit dem hier erworbenen Wissen &uuml;ber die Formatierungs-T&uuml;cken von Access kein Problem mehr darstellen.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Dem an sich leistungsf&auml;higen Reportgenerator von Access fehlt eine eingebaute Funktionalit&auml;t f&uuml;r Inhaltsverzeichnisse. Durch die Vielfalt der Einstellungen f&uuml;r Gruppierungen, Zusammenhalten und Seitenumbr&uuml;che k&ouml;nnen die Formatierungsvorg&auml;nge in Berichten sehr komplex werden. 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