Quellcode 1: Ermitteln des aktuellen Mitarbeiters<\/b><\/p>\nPublic Function AktuellerMitarbeiter() As Long\n Dim strWindowsAnmeldename As String\n Dim db As DAO.Database\n Dim rstMitarbeiter As DAO.Recordset\n Dim lngMitarbeiterID As Long\n Set db = CurrentDb\n strWindowsAnmeldename = CurrentWinUser\n Set rstMitarbeiter = db.OpenRecordset( _ \"SELECT MitarbeiterID FROM tblMitarbeiter \" _ & \"WHERE WindowsAnmeldename = ''\" _ & strWindowsAnmeldename & \"''\", dbOpenDynaset)\n If Not rstMitarbeiter.EOF Then\n lngMitarbeiterID = rstMitarbeiter!MitarbeiterID\n Else\n lngMitarbeiterID = 0\n End If\n AktuellerMitarbeiter = lngMitarbeiterID\n rstMitarbeiter.Close\n Set rstMitarbeiter = Nothing\nEnd Function<\/pre>\nQuellcode 2: Initialisieren des Formulars<\/b><\/p>\nPrivate lngProjektID As Long\nPrivate Sub Form_Open(Cancel As Integer)\n Dim strIcon As String\n lngProjektID = AktuellesProjekt(Me!MitarbeiterID)\n If Not lngProjektID = 0 Then\n Me.Recordset.FindFirst \"ProjektID = \" & lngProjektID\n strIcon = Datenbankpfad & \"green.ico\"\n Else\n strIcon = Datenbankpfad & \"red.ico\"\n End If\n SetFormIcon Me.hWnd, strIcon\n SetTrayIcon Me.hWnd, strIcon\n RestoreForm Me.hWnd\nEnd Sub<\/pre>\nErmitteln des aktuellen Mitarbeiters<\/h3>\n
Der aktuelle Mitarbeiter wird mit der Funktion AktuellerMitarbeiter ermittelt (s. Quellcode 1). Die Routine verwendet die Funktion CurrentWinUser, die den Aufruf einer API-Funktion kapselt und den Namen des aktuellen Windows-Benutzers ermittelt.<\/p>\n
Anschließend durchsucht die Funktion die Tabelle tblMitarbeiter nach einem Mitarbeiter mit einem passenden Windows-Anmeldenamen und gibt im Erfolgsfall dessen MitarbeiterID zurück. Anderenfalls hat die Funktion den Wert 0.<\/p>\n
Nachdem mit Hilfe dieser Funktion die Datenherkunft des Formulars ermittelt ist, ruft das Formular die Beim öffnen-Ereignisprozedur auf (s. Quellcode 2).<\/p>\n
Diese Routine ermittelt zunächst mit der Funktion AktuellesProjekt das aktuelle Projekt eines Mitarbeiters (s. Quellcode 3) und speichert seine ProjektID in der modulweit deklarierten Variablen lngProjektID. Ist eines vorhanden, hat also die ProjektID einen Wert ungleich 0, setzt sie den Datensatzzeiger mit der FindFirst-Methode des Recordsets auf den entsprechenden Datensatz. Zusätzlich legt die Routine in diesem Fall das Icon green.ico als Symbol für das Systray fest, anderenfalls kommt das Icon red.ico zum Zuge.<\/p>\n
Quellcode 3: Funktion zum Ermitteln des aktuellen Projekts eines Mitarbeiters<\/b><\/p>\nPrivate Function AktuellesProjekt(lngMitarbeiterID As Long) As Long\n AktuellesProjekt = Nz(DLookup(\"ProjektID\", \"tblProjekteMitarbeiter\", \"MitarbeiterID = \" _ & lngMitarbeiterID & \" AND Aktuell = True\"), 0)\nEnd Function<\/pre>\nDie beiden folgenden Aufrufe sorgen dafür, dass das ermittelte Symbol im Systray angezeigt und das Formular aktiviert wird. Das Access-Fenster wird dabei ausgeblendet.<\/p>\n
Inbetriebnahme des Formulars<\/h3>\n
Um den aktuellen Stand zu begutachten, legen Sie ein paar Datensätze für die Tabellen tblMitarbeiter, tblProjekte und tblProjekteMitarbeiter an. Dabei sollten Sie für das Feld WindowsAnmeldename der Tabelle tblMitarbeiter Ihren aktuellen Windows-Anmeldenamen eintragen – anderenfalls kann die Funktion AktuellerMitarbeiter Sie nicht identifizieren.<\/p>\n
Zum Anlegen der Daten können Sie auch die beiden Formulare frmProjekte und frmMitarbeiter verwenden. Legen Sie dabei zunächst einige Projekte an und erst dann einen oder mehrere Mitarbeiter, da Sie den Mitarbeitern so direkt die entsprechenden Projekte zuweisen können.<\/p>\n
Die beiden Formulare enthalten keine großen technischen Feinheiten, sodass hier von einer detaillierten Beschreibung abgesehen wird.<\/p>\n
Aktuelles Projekt hervorheben<\/h3>\n
Eine wichtige Funktion des Formulars ist das Hervorheben des aktuell bearbeiteten Projekts. Die einfachste Möglichkeit ist die Verwendung der bedingten Formatierung.<\/p>\n
öffnen Sie den Dialog Bedingte Formatierung über das Kontextmenü des Textfeldes Projektbezeichnung und nehmen Sie die Einstellungen aus Abb. 11 vor.<\/p>\n
![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{8459D935-77A4-42E2-BE2D-36766B09EDDE}\/pic011.png\")
<\/p>\n
<\/b><\/p>\n
Abb. 11: Bedingte Formatierung für das aktuell bearbeitete Projekt<\/b><\/p>\nWechseln des aktuellen Projekts<\/h2>\n
Mit einem Mausklick auf eines der anderen angezeigten Projekte soll dieses zum aktuellen Projekt gemacht werden. Dabei sind folgende Aufgaben zu erledigen:<\/p>\n
Setzen des Feldwerts Aktuell des bisher aktivierten Projekts auf False<\/li>\nSetzen des Feldwerts Aktuell des neu ausgewählten Projekts auf True<\/li>\nEintragen der für das vorherige Projekt ausgeführten Tätigkeiten in die Tabelle tblProjekteMitarbeiter<\/li>\nDiese Aufgaben werden durch die Prozedur durchgeführt, die durch das Ereignis Beim Klicken des Textfeldes Projektbezeichnung angestoßen wird (s. Quellcode 4).<\/p>\n
Quellcode 4: Neues aktuelles Projekt festlegen<\/b><\/p>\nPrivate Sub Projektbezeichnung_Click()\n Dim db As DAO.Database\n Dim strIcon As String\n If Not lngProjektID = Me.ProjektID Then\n Set db = CurrentDb\n ''Wenn aktuelles Projekt...\n If Not lngProjektID = 0 Then\n ''Daten zu vorherigem Projekt in externem Formular eingeben\n DoCmd.OpenForm \"frmProjektzeitAnlegen\", WindowMode:=acDialog, _ WhereCondition:=\"MitarbeiterID = \" & Me!MitarbeiterID & \" AND ProjektID = \" _ & lngProjektID & \" AND Endzeit IS NULL\"\n If CurrentProject.AllForms(\"frmProjektzeitAnlegen\").IsLoaded Then\n db.Execute \"UPDATE tblProjekteMitarbeiter SET Aktuell = False \" _ & \"WHERE MitarbeiterID = \" & Me!MitarbeiterID\n DoCmd.Close acForm, \"frmProjektzeitAnlegen\"\n Else\n Exit Sub\n End If\n End If\n ''Neues aktuelles Projekt\n lngProjektID = Me.ProjektID\n ''Anlegen eines Projektzeit-Eintrags für das neue Projekt\n db.Execute \"INSERT INTO tblProjektzeiten(ProjektID, MitarbeiterID, Startzeit) VALUES(\" _ & lngProjektID & \",\" & Me!MitarbeiterID & \",''\" & Now & \"'')\", dbFailOnError\n ''Aktuelles Projekt als ''aktuell'' kennzeichnen\n db.Execute \"UPDATE tblProjekteMitarbeiter SET Aktuell = True WHERE MitarbeiterID = \" _ & Me!MitarbeiterID & \" AND ProjektID = \" & lngProjektID\n ''Formular aktualisieren und grünes Icon anzeigen\n Me.Requery\n strIcon = \"green.ico\"\n SetTrayIcon Me.hWnd, Datenbankpfad & strIcon\n Set db = Nothing\n End If\nEnd Sub<\/pre>\nDie Routine prüft zunächst, ob der Wert der Variablen lngProjektID mit dem angeklickten Projekt übereinstimmt (lngProjektID wurde beim öffnen des Formulars festgelegt). Ist das der Fall, hat der Benutzer auf das aktuelle Projekt geklickt – in dem Fall ist nichts zu veranlassen.<\/p>\n
In allen anderen Fällen hat der Benutzer ein anderes Projekt als das aktuelle Projekt ausgewählt. Hier gibt es zwei Möglichkeiten: Entweder er hat vorher ein Projekt bearbeitet oder auch nicht. Im ersteren Fall muss diese Tätigkeit abgeschlossen werden, indem der Benutzer in ein weiteres Formular eine Tätigkeitsbeschreibung sowie die Tätigkeitsart eingibt – mehr zu diesem Formular in Kapitel 5. Im gleichen Zuge werden alle Projekte des Benutzers in der Tabelle tblProjekteMitarbeiter als „nicht aktuell“ markiert.<\/p>\n
Anschließend legt die Routine einen neuen Eintrag in der Tabelle tblTaetigkeiten mit der gewählten ProjektID, der MitarbeiterID des Benutzers und der aktuellen Zeit als Startzeit an. Außerdem wird das gewählte Projekt in der Tabelle tblProjekteMitarbeiter als das aktuelle Projekt des Mitarbeiters markiert.<\/p>\n
Nach dem Aktualisieren des Formulars wird schließlich noch das grüne Symbol im Systray angezeigt – das signalisiert: „Der Benutzer ist fleißig“.<\/p>\n
Abschließen einer Tätigkeit ohne neue Tätigkeit<\/h2>\n
Quellcode 5: Beenden einer Tätigkeit ohne neue Tätigkeit<\/b><\/p>\nPrivate Sub txtOhneTaetigkeit_Click()\n If Not lngProjektID = 0 Then\n DoCmd.OpenForm \"frmProjektzeitAnlegen\", WindowMode:=acDialog, _ WhereCondition:=\"MitarbeiterID = \" & Me!MitarbeiterID & \" AND ProjektID = \" _ & lngProjektID & \" AND Endzeit IS NULL\"\n If CurrentProject.AllForms(\"frmProjektzeitAnlegen\").IsLoaded Then\n CurrentDb.Execute \"UPDATE tblProjekteMitarbeiter SET Aktuell = False WHERE \" _ & \"MitarbeiterID = \" & Me!MitarbeiterID\n lngProjektID = 0\n Me.Requery\n DoCmd.Close acForm, \"frmProjektzeitAnlegen\"\n SetTrayIcon Me.hWnd, Datenbankpfad & \"red.ico\"\n End If\n End If\nEnd Sub<\/pre>\nQuellcode 6: Aufrufen des Formulars zum Verwalten der Projekte eines Mitarbeiters<\/b><\/p>\nPrivate Sub cmdProjekteVerwalten_Click()\n DoCmd.OpenForm \"frmProjekteVerwalten\", WindowMode:=acDialog, OpenArgs:=Me!MitarbeiterID\n Me.Requery\nEnd Sub<\/pre>\nWenn der Benutzer Pause oder Feierabend macht, muss er dies natürlich auch der Projektzeitverwaltung mitteilen. Dazu dient das Textfeld txtOhneTaetigkeit, das beim Anklicken die Routine aus Quellcode 5 auslöst. Die Routine prüft, ob der Mitarbeiter gerade ein Projekt bearbeitet, und zeigt in diesem Fall wiederum das Formular zum Abschließen der aktuellen Tätigkeit an. Außerdem stellt es die Eigenschaft lngProjektID auf den Wert 0 ein, um anzuzeigen, dass der Benutzer derzeit kein Projekt bearbeitet.<\/p>\n
Im gleichen Zuge wird die Anzeige im Formular aktualisiert und das rote Icon im Systray eingeblendet. Auf diese Weise kann der Benutzer schnell erkennen, dass er in den Augen des Projektzeitmanagers gerade Däumchen dreht.<\/p>\n
Verwalten von Projekten<\/h2>\n
Mit der Schaltfläche cmdProjekteVerwalten öffnen Sie das Formular frmProjekteVerwalten und aktualisieren nach dem Schließen dieses Formulars die Anzeige der Projekte im aufrufenden Formular (s. Quellcode 6).<\/p>\n
Schließen des Formulars<\/h2>\n
Das Ereignis Beim Schließen des Formulars löst eine Prozedur aus, die zwei Aufgaben erledigt. Erstens schließt sie die komplette Anwendung, denn diese manifestiert sich ja praktisch in dem Formular frmProjektzeiteingabe. Wenn das Formular geschlossen wird, soll also auch die Anwendung beendet werden. Anderenfalls hätten Sie eine geöffnete Access-Anwendung ohne Benutzeroberfläche, die sich nur noch über den Taskmanager beenden lässt. Mit Beenden der Anwendung soll natürlich auch das Symbol aus dem Systray verschwinden, was ebenfalls in dieser Ereignisprozedur geschieht.<\/p>\n
Sonstige Funktionen<\/h2>\n
Das Formular enthält noch eine Schaltfläche namens cmdMinimieren, die für das Ausblenden des Formulars sorgt. Dieses löst die Routine aus Quellcode 7 aus, die relativ trivial aussieht.<\/p>\n
Quellcode 7: Minimieren des Formulars<\/b><\/p>\nPrivate Sub cmdAusblenden_Click()\n DoCmd.Minimize\nEnd Sub<\/pre>\nIndirekt sorgt das Minimieren jedoch für weitere Aktionen: Dabei wird nämlich gleichzeitig das Ereignis Bei Größenänderung ausgelöst, das seinerseits eine mit der Verwendung des Systrays in Zusammenhang stehende Routine aufruft. Dort wird schließlich geprüft, ob die Größenänderung von einer Minimierung des Formulars herrührt. Ist das der Fall, wird das Formular nicht einfach nur minimiert, sondern in der Form unsichtbar gemacht, dass kein entsprechender Eintrag mehr in der Taskleiste angezeigt wird, sondern nur das Symbol im Systray erhalten bleibt.<\/p>\n
Rund ums Systray<\/h3>\n
Zwei weitere Formularereignisse sorgen für die Bereitstellung der mit dem Systray in Zusammenhang stehenden Funktionen. Dabei handelt es sich um die Ereigniseigenschaft Bei Mausbewegung des Detailbereichs und des Formularkopfes. Die hier angelegten Aufrufe der Funktion TrayIconAction sorgen dafür, dass Mausaktionen auf dem Symbol der Anwendung im Systray zur Ausführung der passenden Routinen führen.<\/p>\n
So führt ein Doppelklick auf das Symbol zur Anzeige des Hauptformulars des Projektzeitmanagers. Die rechte Maustaste zeigt wie gewohnt das Kontextmenü des Systray-Symbols an, das neben der Möglichkeit zum Aktivieren des Hauptformulars auch noch zur Anzeige des Access-Fensters und zum Schließen der Anwendung dienen kann. Für weitere Informationen studieren Sie einfach das Klassenmodul des Formulars frmProjektzeiteingabe und das Modul mdlSystray. Letzteres enthält alle vom Formular aus aufgerufenen Routinen.<\/p>\n
Das Formular frmProjektzeitAnlegen (s. Abb. 12) ist an die Tabelle tblProjektzeiten gebunden.<\/p>\n
Es enthält lediglich drei kleine Ereignisprozeduren, die das Feld Endzeit beim öffnen des Formulars auf die aktuelle Zeit einstellen, beim Klick auf die Schaltfläche cmdAbbrechen die änderungen verwerfen und das Formular schließen und das Formular beim Klick auf die Schaltfläche cmdOK unsichtbar machen.<\/p>\n
![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{8459D935-77A4-42E2-BE2D-36766B09EDDE}\/pic012.png\")
<\/p>\n
<\/b><\/p>\n
Abb. 12: Formular zur Eingabe von Tätigkeiten in der Entwurfsansicht<\/b><\/p>\n
Das Formular frmProjekteVerwalten ist wie in Abb. 13 aufgebaut. Es bezieht seine Daten aus der Tabelle tblMitarbeiter, die beim öffnen über die DoCmd.OpenForm-Methode nach dem aktuellen Mitarbeiter gefiltert wird.<\/p>\n
![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{8459D935-77A4-42E2-BE2D-36766B09EDDE}\/pic013.png\")
<\/p>\n
<\/b><\/p>\n
Abb. 13: Aufbau des Formulars frmProjekteVerwalten<\/b><\/p>\n
Beim öffnen des Formulars wird die Ereignisprozedur aus Quellcode 8 ausgelöst, die für das Initialisieren der Reihenfolge der Projekte des aktuellen Mitarbeiters sorgt und die Anzeige im Listenfeld lstProjekte aktualisiert.<\/p>\n
Dieses Listenfeld verwendet die Abfrage aus Abb. 14 als Datensatzherkunft. Es ist fast wie die Datenherkunft des Hauptformulars der Anwendung aufgebaut, filtert die Daten aber nicht nach aktiven Projekten – schließlich soll das Listenfeld alle Projekte des Mitarbeiters anzeigen und diesem selbst die Möglichkeit geben, die für die Anzeige im Hauptformular vorgesehenen Projekte und ihre Reihenfolge festzulegen.<\/p>\n
![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{8459D935-77A4-42E2-BE2D-36766B09EDDE}\/pic014.png\")
<\/p>\n
<\/b><\/p>\n
Abb. 14: Datensatzherkunft des Listenfeldes lstProjekte<\/b><\/p>\n
Quellcode 8: Beim öffnen des Formulars frmProjekteVerwalten wird zunächst die Reihenfolge der Projekte initialisiert.<\/b><\/p>\nPrivate Sub Form_Open(Cancel As Integer)\n InitializeOrder \"tblProjekteMitarbeiter\", \"ReihenfolgeID\", _ \"MitarbeiterID = \" & Me!MitarbeiterID\n Me!lstProjekte.Requery\nEnd Sub<\/pre>\nQuellcode 9: Aktivieren und deaktivieren von Projekten per Doppelklick<\/b><\/p>\nPrivate Sub lstProjekte_DblClick(Cancel As Integer)\n If IsNull(Me!lstProjekte) Then\n MsgBox \"Bitte wählen Sie zunächst ein Projekt aus.\"\n Exit Sub\n End If\n If Me!lstProjekte.Column(5) = False Then\n CurrentDb.Execute \"UPDATE tblProjekteMitarbeiter SET Aktiviert = IIF(Aktiviert = True, \" _ & \" False, True) WHERE ProjekteMitarbeiterID = \" & Me!lstProjekte\n Me!lstProjekte.Requery\n Else\n MsgBox \"Sie können dieses Projekt nicht deaktivieren, da Sie gerade eine Tätigkeit \" _ & \"für dieses Projekt durchführen.\"\n End If\nEnd Sub<\/pre>\nDas Listenfeld enthält eine Prozedur, die beim Doppelklick auf einen Eintrag ausgelöst wird und dessen Feld Aktiviert ändert – sodass ein aktiviertes Projekt deaktiviert und ein deaktiviertes Projekt aktiviert wird.<\/p>\n
Die Schaltflächen rechts neben dem Listenfeld lösen Routinen aus, die im Wesentlichen mit den im Beitrag Listenfelder individuell sortieren (Shortlink 285) vorgestellten Techniken übereinstimmen.<\/p>\n
Im ersten Teil dieser Beitragsreihe haben Sie ein Frontend kennen gelernt, mit dem sich Tätigkeiten mühelos erfassen lassen. Außerdem befindet sich in der Musterlösung eine Menge Know-how zur Erstellung von Access-Anwendungen, die ohne das Access-Fenster auskommen oder sich bei Bedarf in Form eines Symbols ins Systray verziehen und dort auf ihren Einsatz warten, anstatt den geringen Platz in der Taskleiste zu verwenden.<\/p>\n
Im nächsten Teil erfahren Sie, was Sie mit den aufgezeichneten Daten anfangen können. Dabei lernen Sie einige Möglichkeiten zur Auswertung der Daten kennen.<\/p>\n
Dort nehmen Sie auch die Trennung von Frontend und Backend der Datenbank vor.<\/p>\n
Downloads zu diesem Beitrag<\/h2>\n
Enthaltene Beispieldateien:<\/p>\n
Projektzeitverwaltung00.mdb<\/p>\n
Download<\/a><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"Haben Sie sich nicht auch schon immer einmal gewünscht, auf ganz einfache Art zu dokumentieren, womit Sie am Arbeitsplatz so Ihre Zeit verbringen? Wie haben Sie das angestellt – mit hand-schriftlichen Einträgen in einen Kalender oder ein in Büchlein, mit einer Excel-Tabelle oder vielleicht auch direkt in Outlook? Keine Sorge: Auch der Autor dieser Zeilen hat schon einige Varianten durchexerziert, ohne die gesammelten Daten anschließend auch nur einmal auszuwerten. Warum das so ist und wie Sie es sich einfacher machen, erfahren Sie in diesem Beitrag.<\/p>\n","protected":false},"author":1,"featured_media":0,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"om_disable_all_campaigns":false,"_monsterinsights_skip_tracking":false,"_monsterinsights_sitenote_active":false,"_monsterinsights_sitenote_note":"","_monsterinsights_sitenote_category":0,"_uf_show_specific_survey":0,"_uf_disable_surveys":false,"footnotes":""},"categories":[662005,66052005,44000027],"tags":[],"class_list":["post-55000304","post","type-post","status-publish","format-standard","hentry","category-662005","category-66052005","category-Loesungen"],"yoast_head":"\n
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