{"id":55000311,"date":"2005-12-01T00:00:00","date_gmt":"2020-05-06T15:18:10","guid":{"rendered":"http:\/\/access-im-unternehmen.aix-dev.de\/aiu\/?p=311"},"modified":"-0001-11-30T00:00:00","modified_gmt":"-0001-11-30T00:00:00","slug":"PivotTabellen_mit_Access","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/access-im-unternehmen.de\/PivotTabellen_mit_Access\/","title":{"rendered":"Pivot-Tabellen mit Access"},"content":{"rendered":"

\"\"<\/p>\n

Zusammenfassung<\/h3>\n

Setzen Sie Pivot-Tabellen ein, um den Benutzern die Möglichkeit zur individuellen Auswertung der Daten zu geben.<\/p>\n

Techniken<\/h3>\n

Abfragen, Pivot-Tables<\/p>\n

Voraussetzungen<\/h3>\n

Access 2002 oder höher<\/p>\n

Beispieldateien<\/h3>\n

Pivot02.mdb<\/a><\/p>\n

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André Minhorst<\/b><\/p>\n

Die Datenanalyse ist eigentlich eine Domäne von Microsoft Excel. Mit Pivot-Tabellen und Pivot-Charts lassen sich allerdings auch unter Access seit der Version 2002 interessante Ergebnisse erzielen. Wer bisher mit Kreuztabellen auf Kriegsfuß stand oder keine Lust zum Einbinden von Excel-Objekten oder zum Anwenden des Diagramm-Assistenten von Access hatte, sollte sich einmal die Pivot-Tables und Pivot-Charts ansehen. Der vorliegende Beitrag erleichtert den Einstieg bei der Verwendung von Pivot-Tabellen.<\/b><\/p>\n

Pivot-Ansichten sind Access-Entwicklern höchsten von Ausflügen in die Excel-Welt oder anderen Anwendungen bekannt. Mit der Version 2002 hat Microsoft zwei Pivot-Ansichten auch in Access eingeführt: PivotTable und PivotChart.<\/p>\n

Wozu dienen diese Ansichten Die erste Ansicht namens PivotTable stellt aggregierte Daten in einer datenblattähnlichen Ansicht dar. Diese Ansicht ähnelt der von Kreuztabellenabfragen. Die PivotCharts gehen noch einen Schritt weiter, da sie die in PivotTables angezeigten Daten als Linien-, Balken- oder Flächendiagramm grafisch aufbereiten.<\/p>\n

Die beiden Ansichten können die entsprechenden Excel- beziehungsweise Graph-Funktionen ersetzen und bieten somit die Möglichkeit, ohne externe Steuerelemente auszukommen.<\/p>\n

Sie stehen für Tabellen, Abfragen und Formulare zur Verfügung. Bei Formularen stehen sogar zwei neue Autoformular-Funktionen zum Erstellen von Formularen in dieser Ansicht bereit (siehe Bild 1).<\/p>\n

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Bild 1: Erstellen eines neuen Formulars als PivotTable <\/span><\/b><\/p>\n

Im vorliegenden Beitrag lernen Sie die Grundlagen für den Umgang mit Pivot-Tabellen kennen.<\/p>\n

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Bild 2: Datenherkunft für die Pivot-Ansichten<\/span><\/b><\/p>\n

Pivot-Tabellen – nicht nur für den Entwickler<\/h3>\n

Bevor Sie sich ins Getümmel stürzen, muss eine Besonderheit der Pivot-Ansichten erwähnt werden: Der Benutzer einer Datenbankanwendung sieht die Daten normalerweise in Formularen und Berichten. Dort kann er aber in der Regel nicht viel an der Darstellung der Daten ändern.<\/p>\n

Pivot-Tabellen liefern dem Benutzer eine Menge Möglichkeiten, die Anzeige der Daten zu beeinflussen – richten Sie sich darauf ein, dass der Benutzer beinahe alles mit der Pivot-Tabelle anstellen kann, was Sie in den folgenden Beispielen durchführen.<\/p>\n

Das bedeutet natürlich auch: Hier müssen Sie eine aussagekräftige Dokumentation mitliefern. Die nachfolgenden Ausführungen bieten eine ausreichende Grundlage dafür.<\/p>\n

über die Pivot-Ansichten ließe sich einiges an Theorie schreiben, aber zum Kennenlernen eignet sich ein Beispiel immer noch am besten. Das liefert in diesem Fall die Beispiellösung aus Ausgabe 5\/2005: der Projektzeitmanager.<\/p>\n

Diese Datenbank dient dem Verwalten von Tätigkeiten von Mitarbeitern in Zusammenhang mit den Projekten eines Unternehmens. Neben Tätigkeitsarten, Mitarbeitern, Projekten und Kunden sind natürlich auch die Stundensätze interessant und damit die Kosten, die in Zusammenhang mit den einzelnen Projekten in Rechnung gestellt werden müssten – oder zumindest verursacht wurden.<\/p>\n

Vorbereitung: Die passende Abfrage<\/h2>\n

Voraussetzung für die Anzeige von Daten in einer der Pivot-Ansichten ist eine Tabelle oder Abfrage, die entsprechende Daten liefert. Die Datenherkunft sollte Felder für folgende Funktionen enthalten:<\/p>\n

  • Feld für Spaltenüberschriften (beispielsweise Zeiträume)<\/li>\n
  • Feld für Zeilenüberschriften (beispielsweise Projekte)<\/li>\n
  • Feld, das den zu aggregierenden Wert enthält (beispielsweise Umsätze)<\/li>\n
  • Felder, nach denen die Informationen gefiltert werden sollen (beispielsweise Kunden)<\/li>\n

    Das Beispiel liefert genügend Material, das in einer Pivot-Ansicht dargestellt werden kann. Sie müssen lediglich die gewünschten Felder, die in der Beispieldatenbank auf mehrere Tabellen verteilt sind, in einer Abfrage zusammenführen. Diese sieht im vorliegenden Fall etwas kompliziert aus (siehe Bild 2). Das Ergebnis enthält allerdings lediglich vier Felder, die in der Pivot-Ansicht weiter verarbeitet werden. Bild 3 zeigt das Ergebnis dieser Abfrage.<\/p>\n

    Aller Anfang ist schwer …<\/h2>\n

    Mit dieser Datenherkunft im Gepäck können Sie sich bereits an die erste PivotTable wagen.<\/p>\n

    Dazu erstellen Sie einfach ein neues Formular und stellen dessen Eigenschaft Datenherkunft auf die soeben erstellte und unter dem Namen qryPivot gespeicherte Abfrage ein.<\/p>\n

    Anschließend ziehen Sie alle Einträge der Feldliste in den Detailbereich der Entwurfsansicht des Formulars (siehe Bild 4). Wenn Sie nun den Menüeintrag Ansicht\/PivotTable-Ansicht oder den entsprechenden Eintrag des Kontextmenüs aufrufen, erscheint die nackte PivotTable-Ansicht statt der Entwurfsansicht des Formulars (siehe Bild 5). <\/p>\n

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    Bild 3: Diese Daten dienen als Grundlage für die folgenden Beispiele.<\/span><\/b><\/p>\n

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    Bild 4: Vorbereiten des Formulars für die Pivot-Ansicht<\/span><\/b><\/p>\n

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    Bild 5: Leere PivotTable-Ansicht<\/span><\/b><\/p>\n

    Weiter oben haben Sie bereits erfahren, welche vier Felder Sie mindestens für eine Pivot-Ansicht vorsehen sollten – hier sehen Sie, wozu Sie diese benötigen.<\/p>\n

    In manchen Fällen wird die zum Hinzufügen der Felder zu den einzelnen Bereichen benötigte Feldliste nicht angezeigt. Diese können Sie über den Kontextmenü-Eintrag Feldliste aktivieren (siehe Bild 6). Anschließend können Sie direkt loslegen: Ziehen Sie das Feld Kunde in den Bereich Filterfelder…, das Feld Projektbezeichnung in den Bereich Zeilenfelder…, das Feld Startzeit in den Bereich Spaltenfelder… und das Feld Startzeit: (Monatsauflösung) in den noch verbleibenden mittleren Bereich.<\/p>\n

    Wenn Sie einmal ein falsches Feld in einen Bereich gezogen haben, können Sie dieses einfach wieder entfernen, indem Sie es aus der Pivot-Tabelle in einen freien Bereich im Access-Fenster ziehen.<\/p>\n

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    Bild 6: Feldliste der PivotTable-Ansicht<\/span><\/b><\/p>\n

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    Bild 7: Das Ergebnis nach dem Zusammenklicken der Pivot-Tabelle scheint zunächst recht spartanisch.<\/span><\/b><\/p>\n

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    Bild 8: Ein- und Ausblenden von Detailinformationen<\/span><\/b><\/p>\n

    Da sich die Beispieldaten alle auf das Jahr 2005 beziehen, sieht das Ergebnis etwas langweilig aus (siehe Bild 7). Deshalb folgen nun einige Erläuterungen, wie Sie aus dem Frosch einen Prinzen machen.<\/p>\n

    Nach Kunden filtern<\/h3>\n

    Der Kundenfilter links oben ist inaktiv, das heißt, die Pivot-Tabelle zeigt derzeit die Umsätze für alle Kunden an.<\/p>\n

    Detaildaten betrachten<\/h3>\n

    Die lange Liste von Posten je Projekt entspricht den einzelnen Projektzeiten, die von den einzelnen Mitarbeitern eingegeben wurden. Es sind jedoch nur einige Posten sichtbar. Daher erscheint beim Anklicken einer der Umsatzzahlen eine vertikale Bildlaufleiste.<\/p>\n

    Detaildaten ein- oder ausblenden<\/h3>\n

    Die Anzeige aller einzelnen Umsätze je Projekt und Jahr ist vielleicht etwas zu viel des Guten. Die Details können Sie jedoch leicht ausblenden.<\/p>\n

    Möchten Sie dies für den Umsatz eines einzigen Projektes in einer einzigen Spalte tun (etwa für das Jahr 2005), öffnen Sie das Kontextmenü eines der betroffenen Detaileinträge und wählen dort den Eintrag Details ausblenden aus (siehe Bild 8).<\/p>\n

    Meistens möchte man aber vielleicht die Details für eine ganze Spalte oder eine ganze Zeile ausblenden. Dafür sind die kleinen Plus- und Minuszeichen da: Mit einem Klick blenden Sie damit komplette Zeilen oder Spalten aus. Wenn Sie mehrere Zeilen oder mehrere Spalten ein- oder ausblenden möchten, markieren Sie die betroffenen Zeilen- beziehungsweise Spaltenköpfe bei gedrückter Umschalt- oder Strg-Taste – hier gelten die gleichen Gesetze wie beim Auswählen von Dateien im Windows-Explorer.<\/p>\n

    Feinere zeitliche Skalierung<\/h3>\n

    Den Jahresumsatz zu vergleichen, ist sicher interessant – aber nicht, wenn die Daten sich lediglich auf ein Jahr beziehen. Dann wäre eine etwas feinere Einteilung doch ganz nett. Kein Problem: Einfach auf das Plus-Zeichen vor der Jahreszahl 2005 klicken, schon offenbaren sich die Zahlen je Quartal (siehe Bild 9).<\/p>\n

    Das gleiche Spiel können Sie noch für Monate, Tage oder weniger sinnvolle kleinere Zeitpunkte fortführen – klicken Sie einfach auf das Plus-Zeichen des betroffenen Intervalls, um detailliertere Informationen zu erhalten.<\/p>\n

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    Bild 9: Nach wenigen Mausklicks präsentieren sich die Umsatzzahlen in einer aussagekräftigeren Form.<\/span><\/b><\/p>\n

    Nach Kunden filtern<\/h3>\n

    Die Filteroption in der linken oberen Ecke bietet die Möglichkeit, den Umsatz anzuzeigen, den Sie mit bestimmten Kunden gemacht haben.<\/p>\n

    Dabei lassen sich nicht nur die Daten für einzelne, sondern auch für individuell zusammengestellte Gruppen von Kunden anzeigen (siehe Bild 10).<\/p>\n

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    Bild 10: Auswertung der Umsätze nach Kunden<\/span><\/b><\/p>\n

    Zeilen- und Spaltenreihenfolge anpassen<\/h3>\n

    Die Ansicht der Zeilen und Spalten lässt sich beliebig anpassen. Wenn Sie etwa Ihr Lieblingsprojekt ganz oben in der Liste anzeigen möchten, klicken Sie einfach in das Feld mit dem Namen des Projekts und ziehen das Feld an die gewünschte Stelle.<\/p>\n

    Pivot-Tabellen müssen oft eine große Menge Daten analysieren. Um die Wartezeit bis zur Anzeige der Daten zu minimieren, sollten die Datenherkunft nicht mehr Daten enthalten, als in der Pivot-Tabelle angezeigt werden sollen.<\/p>\n

    Wenn Sie wie im vorliegenden Beispiel Umsätze für ein Jahr, für die einzelnen Quartale und vielleicht noch für Monate, Wochen und Tage anzeigen möchten, liefert die dort verwendete Datenherkunft definitiv zu viele Informationen.<\/p>\n

    Immerhin werden dort sogar Stunden, Minuten und Sekunden des Startzeitpunktes der umsatzrelevanten Tätigkeit festgehalten.<\/p>\n

    Passen Sie also beispielsweise die als Datenherkunft dienende Abfrage so an, dass die Daten direkt nach kompletten Tagen gruppiert und die Umsätze summiert werden.<\/p>\n

    Bild 11 zeigt, wie Sie die Abfrage qryPivot anpassen müssen, um der Pivot-Tabelle eine leichter zu verarbeitende Vorlage zu liefern.<\/p>\n

    Das Resultat dieser kleinen Umschichtung der Aufgabe, die Summe der aus vielen kleinen Tätigkeitszeiträumen erwirtschafteten Umsätze zu bilden, ist eine wesentlich schnellere Anzeige der resultierenden Pivot-Tabelle.<\/p>\n

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    Bild 11: Optimierte Datenherkunft für die Pivot-Tabelle<\/span><\/b><\/p>\n

    Der Trick ist, dass die Jet-Engine so viel Arbeit wie möglich selbst übernimmt und die Pivot-Tabelle möglichst nur noch die Daten anzeigen muss.<\/p>\n

    Zum Vergleich: Die Abfrage qryPivot der Beispieldatenbank liefert über 25.000 Datensätze, die Abfrage qryPivotGrob nur knapp 2.000.<\/p>\n

    Das Design von Pivot-Tabellen lässt sich in vielerlei Hinsicht anpassen.<\/p>\n

    Optische Anpassung <\/h2>\n

    Das dazu benötigte Eigenschaftsfenster können Sie über den Kontextmenü-Eintrag Eigenschaften des jeweils markierten Elements der Pivot-Tabelle aktivieren.<\/p>\n

    Es enthält je nach Bereich drei oder vier Registerseiten. Die in Bild 12 gezeigte Registerseite bietet die Möglichkeit, den anzupassenden Bereich auszuwählen – so kann man die ganze Pivot-Tabelle stylen, ohne den betroffenen Bereich selbst neu auszuwählen.<\/p>\n

    Sie können jeweils nur die Eigenschaften kompletter Bereiche anpassen, eine Möglichkeit etwa zum individuellen Einfärben von Feldern wie bei der bedingten Formatierung in Formularen und Berichten gibt es hier nicht.<\/p>\n

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    Bild 12: Einstellen optischer Eigenschaften der verschiedenen Bereiche der Pivot-Tabelle<\/span><\/b><\/p>\n

    Filtern und Gruppieren<\/h2>\n

    Wenn Sie die bisherigen Screenshots der Pivot-Tabellen betrachten, fällt Ihnen möglicherweise auf, dass die angezeigten Daten keine spezielle Sortierung enthalten.<\/p>\n

    Im vorliegenden Fall wäre es beispielsweise interessant, die Projekte nach dem Umsatz zu sortieren oder Informationen weiter zu gruppieren.<\/p>\n

    Beides lässt sich auf der Registerseite Sortieren und Gruppieren des Eigenschaftsfensters erledigen. Sortierungen und Gruppierungen beziehen sich jeweils auf die angezeigten Zeilen.<\/p>\n

    <\/p>\n

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    Bild 13: Sortierung der Projekte nach deren Umsatz<\/span><\/b><\/p>\n

    Zum Sortieren der Daten – etwa nach dem Umsatz der einzelnen Projekte – legen Sie fest, in welcher Reihenfolge die Daten angezeigt werden sollen, ob und wie viele Zeilen die Ansicht enthalten soll und auf welchem Feld die Sortierung basiert. Dabei wählt Access die zur Verfügung stehenden Felder aus. Abb. 13 enthält eine Pivot-Tabelle mit den zehn umsatzstärksten Projekten.<\/p>\n

    Gruppieren lassen sich die Zeilen dieses Beispiels nur nach Präfixzeichen, was bedeutet, dass die ersten n Buchstaben der Projektbezeichnungen ermittelt werden und nach diesen gruppiert wird.<\/p>\n

    Das macht im vorliegenden Beispiel sicher keinen Sinn – man könnte damit etwa alle Projekte, deren Bezeichnung auf Projekt 1…, Projekt 2… und so weiter lautet, zu Gruppen zusammenfassen.<\/p>\n

    Anpassen der Beschriftungen<\/h2>\n

    Möglicherweise liefert die Datenherkunft der Pivot-Tabelle Feldnamen, die Sie in der Pivot-Ansicht noch anpassen möchten. Dies erledigen Sie auf der Registerseite Beschriftungen des Eigenschaftsfensters. Wählen Sie das anzupassende Feld aus und geben Sie in das Feld Beschriftung den gewünschten Text ein.<\/p>\n

    Manchmal bewirkt dies nichts – in diesem Fall müssen Sie den Wert der Eigenschaft Beschriftung auswählen: wie in Bild 14 auf Feldset einstellen.<\/p>\n

    Verhalten anpassen<\/h2>\n

    Die letzte Registerseite namens Verhalten bietet unter anderem die Möglichkeit, die Plus\/Minus-Schaltflächen zum Ein- und Ausblenden von Detailspalten auszublenden oder die so genannten Dropbereiche nicht anzuzeigen. Das kann im vorliegenden Beispiel interessant sein, wenn Sie das Filterfeld zur Auswahl der Kunden nicht benötigen. In diesem Fall entfernen Sie es einfach, indem Sie es in einen leeren Bereich ziehen. Den nun leeren Dropbereich blenden Sie durch Deaktivieren der Option Dropbereiche aus.<\/p>\n

    <\/p>\n

    <\/b><\/p>\n

    Bild 14: Beschriftungen festlegen<\/span><\/b><\/p>\n

    Pivot-Tabellen liefern die Möglichkeit, Daten im Kreuztabellen-Format auszuwerten, ohne die Excel-Pivot-Funktion zu beanspruchen.<\/p>\n

    Nun fehlt noch die grafische Anzeige als Pivot-Chart – darüber erfahren Sie in einer der nächsten Ausgaben mehr. Darüber hinaus gibt es für beide Ansichten die eine oder andere Möglichkeit, per VBA einzugreifen – auch dies wird ein zukünftiges Thema sein.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

    Die Datenanalyse ist eigentlich eine Domäne von Microsoft Excel. Mit Pivot-Tabellen und Pivot-Charts lassen sich allerdings auch unter Access seit der Version 2002 interessante Ergebnisse erzielen. Wer bisher mit Kreuztabellen auf Kriegsfuß stand oder keine Lust zum Einbinden von Excel-Objekten oder zum Anwenden des Diagramm-Assistenten von Access hatte, sollte sich einmal die Pivot-Tables und Pivot-Charts ansehen. 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Mit Pivot-Tabellen und Pivot-Charts lassen sich allerdings auch unter Access seit der Version 2002 interessante Ergebnisse erzielen. Wer bisher mit Kreuztabellen auf Kriegsfuß stand oder keine Lust zum Einbinden von Excel-Objekten oder zum Anwenden des Diagramm-Assistenten von Access hatte, sollte sich einmal die Pivot-Tables und Pivot-Charts ansehen. 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