{"id":55000352,"date":"2006-06-01T00:00:00","date_gmt":"2020-05-06T15:18:21","guid":{"rendered":"http:\/\/access-im-unternehmen.aix-dev.de\/aiu\/?p=352"},"modified":"-0001-11-30T00:00:00","modified_gmt":"-0001-11-30T00:00:00","slug":"Mehrspaltige_Berichte","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/access-im-unternehmen.de\/Mehrspaltige_Berichte\/","title":{"rendered":"Mehrspaltige Berichte"},"content":{"rendered":"<p><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" src=\"http:\/\/vg08.met.vgwort.de\/na\/64929a66018c46a2a44d8052f1aa650f\" width=\"1\" height=\"1\" alt=\"\"><\/p>\n<h3>Zusammenfassung<\/h3>\n<p>Legen Sie mehrspaltige Berichte an und sparen Sie Papier- und Druckkosten.<\/p>\n<h3>Techniken<\/h3>\n<p>Berichte<\/p>\n<h3>Voraussetzungen<\/h3>\n<p>Access 97 und h&ouml;her<\/p>\n<h3>Beispieldatei<\/h3>\n<p>MehrspaltigeBerichte.mdb<\/p>\n<h3><\/h3>\n<p><b>Andr&eacute; Minhorst, Duisburg<\/b><\/p>\n<p><b>Das papierlose B&uuml;ro ist weit entfernt. Teilweise soll es sogar Leute geben, die sich ihre E-Mails zum Lesen ausdrucken. Als ob Papier kein Geld kostet und der Drucker keine Tinte verbraucht! Damit Sie wenigstens beim Ausdrucken von Access-Berichten ressourcenschonend vorgehen k&ouml;nnen, erfahren Sie im vorliegenden Beitrag, wie Sie den Platz auf einer Druckseite optimal ausnutzen: Sei es f&uuml;r ein Telefonregister, f&uuml;r Adresskarteikarten, Artikellisten oder Etiketten. Um m&ouml;glichst viele Daten &uuml;bersichtlich auf einer Seite unterzubringen, verwenden Sie mehrspaltige Berichte.<\/b><\/p>\n<p>Im Folgenden erstellen Sie ein Telefonregister, in dem Sie alle Kunden alphabetisch sortiert und nach dem Anfangsbuchstaben gruppiert ausgeben.<\/p>\n<p>Telefonregister sind eine n&uuml;tzliche Hilfe. Der Nutzen eines solchen Registers erh&ouml;ht sich noch, wenn Sie die gesuchte Nummer schnell darin finden. Das gilt nicht nur f&uuml;r eine Telefonliste Ihrer Kunden, sondern beispielsweise auch f&uuml;r die Durchwahlnummern innerhalb eines Betriebes. Gerade in gr&ouml;&szlig;eren Firmen dauert die Suche nach einer internen Durchwahlnummer eines Kollegen manchmal l&auml;nger als das eigentliche Telefonat.<\/p>\n<p>F&uuml;r ein einfaches Telefonregister, das m&ouml;glichst viele Personen auf einer Seite darstellt, erstellen Sie zun&auml;chst einen leeren Bericht auf Basis der Tabelle Kunden. Ziehen Sie aus der Feldliste die Datenfelder Firma und Telefon in den Detailbereich des Berichts.<\/p>\n<p>L&ouml;schen Sie die zu den Textfeldern geh&ouml;renden Bezeichnungsfelder und passen Sie das Layout und die Schriftgr&ouml;&szlig;e an. Neben dem Layout der Steuerelemente sollten Sie auch die Gr&ouml;&szlig;e der Berichtsbereiche anpassen. Der Bericht k&ouml;nnte im Entwurf beispielsweise wie in Bild 1 aussehen; Bild 2 zeigt die Vorschauansicht des Berichts.<\/p>\n<p><IMG height=\"294\" src=\"..\/fileadmin\/_temp_\/{BA4EBD23-8112-4CCD-8B1B-C6A455DC9E6E}\/pic001.png\" width=\"500\" border=\"0\"><\/p>\n<p><b><\/b><\/p>\n<p><b><span style=\"color:darkgrey\">Bild 1:  Der Telefonlistenbericht in der Entwurfsansicht &#8230;<\/span><\/b><\/p>\n<p><IMG height=\"380\" src=\"..\/fileadmin\/_temp_\/{BA4EBD23-8112-4CCD-8B1B-C6A455DC9E6E}\/pic002.png\" width=\"500\" border=\"0\"><\/p>\n<p><b><\/b><\/p>\n<p><b><span style=\"color:darkgrey\">Bild 2:  &#8230; und in der Seitenansicht<\/span><\/b><\/p>\n<p>Die zus&auml;tzliche gestrichelte Linie erleichtert die Zuordnung eines Kunden zu einer Telefonnummer. Aus der Seitenansicht ist ersichtlich, dass jede Seite nur halb bedruckt ist und viel wertvoller Platz verschenkt wird. Durch eine geschicktere Aufteilung erhalten Sie also nicht nur einen besseren &uuml;berblick, sondern sparen auch Papier.<\/p>\n<p>Um den Bericht in mehrere Spalten aufzuteilen, &ouml;ffnen Sie den Dialog Seite einrichten &uuml;ber den gleichnamigen Befehl des Men&uuml;s Datei. Aktivieren Sie das Register Spalten. In diesem Register nehmen Sie alle Einstellungen vor, die sich auf die Spalten des Berichts beziehen.<\/p>\n<h3>Hinweis<\/h3>\n<p>Die Einstellungen im Dialog Seite einrichten beziehen sich immer auf den gerade ge&ouml;ffneten und aktiven Bericht und werden mit dem Bericht gespeichert. <\/p>\n<p>&uuml;ber die Spaltenanzahl definieren Sie, wie viele Spalten der Bericht auf einer Seite anzeigt. Den Spaltenabstand, also den Freiraum zwischen zwei Spalten, geben Sie in Zentimetern an.<\/p>\n<p>Als Spaltenbreite verwendet Access standardm&auml;&szlig;ig die Breite des Detailbereichs. Wenn Sie eine andere Breite vorgeben m&ouml;chten, tragen Sie diese einfach in das Eingabefeld Breite ein. Auch diesen Wert geben Sie wieder in Zentimetern an.<\/p>\n<p>Durch die Eingabe einer vom Detailbereich abweichenden Breite wird automatisch das Kontrollk&auml;stchen Wie Detailbereich deaktiviert. Haken Sie das Kontrollk&auml;stchen ab, um die Standardwerte des Detailbereichs wieder herzustellen.<\/p>\n<h3>Praxis-Tipp<\/h3>\n<p>Sie m&uuml;ssen das Kontrollk&auml;stchen Wie Detailbereich deaktivieren, wenn Sie beispielsweise im Berichtskopf die volle Seitenbreite ausnutzen m&ouml;chten und trotzdem den Detailbereich in mehrere Spalten aufteilen wollen. Als Spaltenbreite geben Sie dann einen schmaleren Wert ein. N&auml;heres dazu erfahren Sie im Abschnitt &#8222;Seitenzahlen am rechten Rand anzeigen&#8220;. <\/p>\n<p><!--30percent--><\/p>\n<p>Im unteren Bereich des Dialogs geben Sie mit der Optionsgruppe Spaltenlayout vor, ob der Bericht die Datens&auml;tze zun&auml;chst von oben nach unten (erste Option) oder von links nach rechts (zweite Option) ausgibt (siehe Bild 3).<\/p>\n<p><IMG height=\"361\" src=\"..\/fileadmin\/_temp_\/{BA4EBD23-8112-4CCD-8B1B-C6A455DC9E6E}\/pic003.png\" width=\"363\" border=\"0\"><\/p>\n<p><b><\/b><\/p>\n<p><b><span style=\"color:darkgrey\">Bild 3:  &uuml;ber den Dialog Seite einrichten definieren Sie das Spaltenlayout.<\/span><\/b><\/p>\n<p>Das Telefonregister soll drei Spalten quer auf einer Seite anzeigen. Geben Sie als Spaltenanzahl 3 ein und aktivieren Sie die Option Nach unten, dann quer (siehe Bild 4).<\/p>\n<p><IMG height=\"87\" src=\"..\/fileadmin\/_temp_\/{BA4EBD23-8112-4CCD-8B1B-C6A455DC9E6E}\/pic004.png\" width=\"337\" border=\"0\"><\/p>\n<p><b><\/b><\/p>\n<p><b><span style=\"color:darkgrey\">Bild 4:  Hier bestimmen Sie, in welcher Richtung die Datens&auml;tze zuerst ausgegeben werden.<\/span><\/b><\/p>\n<p>Im Register Seite des Dialogs Seite einrichten markieren Sie die Option Querformat. Im Register R&auml;nder des Dialogs k&ouml;nnen Sie noch die Seitenr&auml;nder so verkleinern, dass die drei Spalten nebeneinander auf das Blatt passen (zum Beispiel: 10 mm).<\/p>\n<p>Nachdem Sie alle Einstellungen vorgenommen haben, speichern Sie den Bericht und wechseln in die Seitenansicht, um sich das Ergebnis anzusehen. Alle Kunden passen jetzt auf eine Seite (siehe Bild 5).<\/p>\n<p><IMG height=\"377\" src=\"..\/fileadmin\/_temp_\/{BA4EBD23-8112-4CCD-8B1B-C6A455DC9E6E}\/pic005.png\" width=\"500\" border=\"0\"><\/p>\n<p><b><\/b><\/p>\n<p><b><span style=\"color:darkgrey\">Bild 5:  Der fertige Bericht in der Seitenansicht<\/span><\/b><\/p>\n<p>Die Telefonliste ist bereits sehr Platz sparend arrangiert. Einen bestimmten Firmennamen w&uuml;rde man jedoch leichter mit einem Buchstabenregister finden.<\/p>\n<p>Dazu f&uuml;gen Sie dem Bericht eine Gruppierungsebene hinzu, die alle Firmen mit dem gleichen Anfangsbuchstaben zusammenfasst. Au&szlig;erdem soll der Anfangsbuchstabe im Gruppenkopf angezeigt werden. Gehen Sie dazu in den folgenden Schritten vor:<\/p>\n<li>Wechseln Sie in die Entwurfsansicht des Berichts.<\/li>\n<li>Rufen Sie den Men&uuml;befehl Ansicht\/Sortieren und gruppieren auf.<\/li>\n<li>Tragen Sie das Feld Firma in die Spalte Feld\/Ausdruck ein (siehe Bild 6).<\/li>\n<p><IMG height=\"313\" src=\"..\/fileadmin\/_temp_\/{BA4EBD23-8112-4CCD-8B1B-C6A455DC9E6E}\/pic006.png\" width=\"500\" border=\"0\"><\/p>\n<p><b><\/b><\/p>\n<p><b><span style=\"color:darkgrey\">Bild 7:  In der Seitenansicht des Berichts steht am Anfang jeder Gruppe der Buchstabe.<\/span><\/b><\/p>\n<p><IMG height=\"390\" src=\"..\/fileadmin\/_temp_\/{BA4EBD23-8112-4CCD-8B1B-C6A455DC9E6E}\/pic007.png\" width=\"500\" border=\"0\"><\/p>\n<p><b><\/b><\/p>\n<p><b><span style=\"color:darkgrey\">Bild 8:  Jetzt steht in jeder neuen Spalte oben zun&auml;chst die Gruppen&uuml;berschrift.<\/span><\/b><\/p>\n<p><IMG height=\"377\" src=\"..\/fileadmin\/_temp_\/{BA4EBD23-8112-4CCD-8B1B-C6A455DC9E6E}\/pic008.png\" width=\"500\" border=\"0\"><\/p>\n<p><b><\/b><\/p>\n<p><b><span style=\"color:darkgrey\">Bild 6:  Im Dialog Sortieren und gruppieren definieren Sie die Eigenschaft der Gruppierung.<\/span><\/b><\/p>\n<li>Stellen Sie die Eigenschaft Gruppenkopf auf Ja.<\/li>\n<li>W&auml;hlen Sie f&uuml;r die Eigenschaft Gruppieren nach den Eintrag Anfangszeichen aus.<\/li>\n<li>Als Intervall geben Sie 1 ein, da nach dem ersten Zeichen des Firmennamens gruppiert werden soll.<\/li>\n<li>F&uuml;gen Sie im Kopfbereich der Gruppierung ein Textfeld ein und l&ouml;schen Sie das zugeh&ouml;rige Bezeichnungsfeld.<\/li>\n<li>Tragen Sie als Steuerelementinhalt den Ausdruck =Links([Firma];1) ein.<\/li>\n<li>Speichern Sie den Bericht. (<\/li>\n<p>Wechseln Sie zur&uuml;ck in die Seitenansicht. Mit dieser Liste finden Sie blitzschnell eine Telefonnummer zu einer bestimmten Firma.<\/p>\n<p>In Bild 7 sehen Sie, dass die zweite Spalte direkt mit einem Namen beginnt.<\/p>\n<p>Wenn jede neue Spalte mit der Gruppen&uuml;berschrift beginnen soll, dann stellen Sie die Gruppenkopfeigenschaft Bereich wiederholen auf Ja. Das Ergebnis sehen Sie in Bild 8.<\/p>\n<p>Im bisherigen Berichtsentwurf stimmt die Breite des Detailbereichs exakt mit der eingestellten Spaltenbreite &uuml;berein.<\/p>\n<p>Dadurch ergibt sich f&uuml;r den gesamten Bericht das in Bild 6 dargestellte Layout.<\/p>\n<p><IMG height=\"375\" src=\"..\/fileadmin\/_temp_\/{BA4EBD23-8112-4CCD-8B1B-C6A455DC9E6E}\/pic009.png\" width=\"500\" border=\"0\"><\/p>\n<p><b><\/b><\/p>\n<p><b><span style=\"color:darkgrey\">Bild 6:  So ist der Bericht aufgebaut, wenn der Detailbereich Spaltenbreite hat.<\/span><\/b><\/p>\n<p><IMG height=\"375\" src=\"..\/fileadmin\/_temp_\/{BA4EBD23-8112-4CCD-8B1B-C6A455DC9E6E}\/pic010.png\" width=\"500\" border=\"0\"><\/p>\n<p><b><\/b><\/p>\n<p><b><span style=\"color:darkgrey\">Bild 7:  Mit diesem Layout nutzen Sie die ganze Seite f&uuml;r Kopf- und Fu&szlig;bereiche.<\/span><\/b><\/p>\n<p><IMG height=\"232\" src=\"..\/fileadmin\/_temp_\/{BA4EBD23-8112-4CCD-8B1B-C6A455DC9E6E}\/pic011.png\" width=\"295\" border=\"0\"><\/p>\n<p><b><\/b><\/p>\n<p><b><span style=\"color:darkgrey\">Bild 8:  Der Dialog Seitenzahlen<\/span><\/b><\/p>\n<p>Alle Berichtsbereiche haben die gleiche Breite in der Seitenansicht, der Detailbereich ist in mehreren Spalten gleicher Breite nebeneinander angeordnet.<\/p>\n<p>Mit diesem Layout kommen Sie jedoch nicht weiter, wenn Sie beispielsweise die Seitenzahlen am rechten Rand des Blattes platzieren m&ouml;chten. Dazu ist das in Bild 7 dargestellte Layout notwendig.<\/p>\n<p>Sie erreichen dieses Layout, indem Sie in der Entwurfsansicht des Berichts den Detailbereich auf Seitenbreite vergr&ouml;&szlig;ern. Damit erhalten die Berichts- und Seitenbereiche ebenfalls die richtige Breite.<\/p>\n<p>Anschlie&szlig;end m&uuml;ssen Sie lediglich im Dialog Seite einrichten im Register Spalten die schmalere Spaltenbreite eingeben und damit die Option Wie Detailbereich deaktivieren.<\/p>\n<p>Access verwendet dann f&uuml;r Berichtskopf\/-fu&szlig; und Seitenkopf\/-fu&szlig; die Breite, die Sie in der Entwurfsansicht des Berichts eingestellt haben, und f&uuml;r den Detailbereich und eingeblendete Gruppenbereiche die im Dialog Seite einrichten gemachten Angaben. Nun k&ouml;nnen Sie problemlos Seitenzahlen oder Datumsangaben beispielsweise im Seitenkopf am rechten Rand des Blattes platzieren.<\/p>\n<p>Besonders einfach f&uuml;gen Sie ein Textfeld f&uuml;r Seitenzahlen &uuml;ber den Men&uuml;punkt Einf&uuml;gen\/Seitenzahlen ein (siehe Bild 8).<\/p>\n<p>In einem Dialog w&auml;hlen Sie das Format, den Bereich und die Ausrichtung auf dem Blatt aus. Ein Klick auf Einf&uuml;gen platziert das Steuerelement dann an der richtigen Stelle.<\/p>\n<p><IMG height=\"315\" src=\"..\/fileadmin\/_temp_\/{BA4EBD23-8112-4CCD-8B1B-C6A455DC9E6E}\/pic012.png\" width=\"362\" border=\"0\"><\/p>\n<p><b><\/b><\/p>\n<p><b><span style=\"color:darkgrey\">Bild 9:  Der Dialog Datum und Uhrzeit<\/span><\/b><\/p>\n<p>Das Gleiche gilt f&uuml;r Datums- oder Zeitangaben. Auch diese k&ouml;nnen Sie &uuml;ber einen Dialog formatiert in den Bericht einf&uuml;gen. W&auml;hlen Sie dazu den Men&uuml;befehl Einf&uuml;gen\/Datum und Uhrzeit, markieren Sie das gew&uuml;nschte Format und klicken Sie auf OK (siehe Bild 14). Das Textfeld erscheint dann im Berichtskopf, Sie k&ouml;nnen es aber an eine beliebige Stelle verschieben.<\/p>\n<p><IMG height=\"371\" src=\"..\/fileadmin\/_temp_\/{BA4EBD23-8112-4CCD-8B1B-C6A455DC9E6E}\/pic013.png\" width=\"500\" border=\"0\"><\/p>\n<p><b><\/b><\/p>\n<p><b><span style=\"color:darkgrey\">Bild 10:  Der Bericht mit Seitenzahlen und richtig eingestellter Spaltenbreite &#8230;<\/span><\/b><\/p>\n<p><IMG height=\"371\" src=\"..\/fileadmin\/_temp_\/{BA4EBD23-8112-4CCD-8B1B-C6A455DC9E6E}\/pic014.png\" width=\"500\" border=\"0\"><\/p>\n<p><b><\/b><\/p>\n<p><b><span style=\"color:darkgrey\">Bild 11:  &#8230; und ohne die Anpassung der Spaltenbreite<\/span><\/b><\/p>\n<p>Nachdem Sie die Seitenzahlen in den Seitenkopf eingef&uuml;gt haben, wechseln Sie in die Seitenansicht. Der Bericht ist richtig formatiert und hat das in Bild 10 dargestellte Layout.<\/p>\n<p>Ohne die &auml;nderung an der Spaltenbreite des Detailbereichs &uuml;ber den Dialog Seite einrichten s&auml;he der Bericht wie in Bild 11 aus.<\/p>\n<p>Auch ohne den Einsatz von VBA lassen sich Daten mit Access-Berichten professionell f&uuml;r die Ausgabe auf Papier vorbereiten. In den n&auml;chsten Ausgaben von Access im Unternehmen stellen wir Ihnen weitere Techniken vor. So erfahren Sie, wie Sie Adresskarteikarten f&uuml;r DIN-A5- und DIN-A6-Organizer anfertigen k&ouml;nnen, die Sie direkt in den Ordner f&uuml;r unterwegs einheften k&ouml;nnen &#8211; sofern Sie Ihre Adressdaten nicht digital verwalten. Einige Aufgaben lassen sich jedoch nur mit ein wenig VBA l&ouml;sen. So zum Beispiel eine Artikelliste, die alle Artikel nach Warengruppen auflistet. Jede Warengruppe soll dabei nur einmal am Anfang &uuml;ber der ersten Spalte einer Gruppe erscheinen und die Artikel sollen in jeder Spalte immer auf der gleichen H&ouml;he beginnen. Wie bereits erw&auml;hnt &#8211; mehr dazu berichten wir in den n&auml;chsten Ausgaben.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Das papierlose B&uuml;ro ist weit entfernt. Teilweise soll es sogar Leute geben, die sich ihre E-Mails zum Lesen ausdrucken. Als ob Papier kein Geld kostet und der Drucker keine Tinte verbraucht! Damit Sie wenigstens beim Ausdrucken von Access-Berichten ressourcenschonend vorgehen k&ouml;nnen, erfahren Sie im vorliegenden Beitrag, wie Sie den Platz auf einer Druckseite optimal ausnutzen: Sei es f&uuml;r ein Tele-fonregister, f&uuml;r Adresskarteikarten, Artikellisten oder Etiketten. 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