<\/p>\n
Karl Donaubauer, Wien<\/b><\/p>\n
Reservierungen für ein Hotel oder Restaurant, Belegungen von Konferenz- oder Schulungsräumen, Auslastung von Maschinen, Urlaubspläne oder Terminkalender. Der Bedarf für die grafische Darstellung von Ressourcen oder Belegungen auf einer Zeitachse ist vielfältig. Access bietet keine eingebauten Zeitpläne, aber mit relativ wenig Aufwand lassen sich durchaus vorzeigbare Ergebnisse erzielen.<\/b><\/p>\n
Es gibt verschiedene Ansätze für die Erstellung von Zeitplänen. In Versionen vor Access 2000 wurden oft ungebundene Formulare und Steuerelemente verwendet. Dabei stößt man schnell an die Grenzen von Access, denn die maximale Anzahl von Steuerelementen in einem Formular oder Bericht liegt bis Access 97 abhängig von den Steuerelementtypen bei 754 Stück. Die Dokumentationen von Microsoft nennen diese Zahl auch noch für neuere Versionen. Das ist falsch. Richtig ist: In Access 2000 kann ein Formular maximal 801 Steuerelemente und in Access 2002 und 2003 895 Steuerelemente enthalten.<\/p>\n
Diese leichte Anhebung entschärft das Problem mit ungebundenen Steuerelementen jedoch nur geringfügig. Zum Glück hat Microsoft mit Access 2000 die Bedingte Formatierung eingeführt, die das Erstellen grafischer Zeitpläne wesentlich erleichtert. Man kann mit ihrer Hilfe nun vier verschiedene Zustände optisch darstellen und dabei ein gebundenes Formular verwenden. Dadurch spielt die Begrenzung bei den Steuerelementen keine Rolle mehr. Unsere Beispielanwendung funktioniert also mit Versionen ab Access 2000 und kann einfach in neuere Versionen konvertiert werden.<\/p>\n
Auf der Begleit-CD finden Sie die Beispiel-Datenbank im Format von Access 2000 mit allen hier behandelten Quellcodes. <\/p>\n
Hier sei gleich auf einen Bug der Bedingten Formatierung in Access 2003 hingewiesen: In der ungepatchten Version führt die Bedingte Formatierung beim öffnen eines Formulars oft zu einem Endlosloop, wobei in der Statusleiste der Text „Berechnung läuft“ angezeigt wird. Dieser Bug wurde von Microsoft stillschweigend mit dem Service Pack 1 für Office 2003 behoben. Bei Access 2003 sollten Sie also mindestens dieses SP1 installiert haben.<\/p>\n
In der Beispieldatenbank geht es um einen Reservierungsplan für ein Hotel, der die Reservierungen monatsweise anzeigt. Wenn Sie sich die Datenbank genau ansehen und als Vorlage verwenden, werden Sie sie sicher Ihren Zeitplan-Zwecken anpassen können, denn das verwendete Schema ist auf viele Anwendungsgebiete übertragbar. Die Feld- und Steuerelementbezeichnungen sind zur leichten Weiterverwendung bewusst abstrakt gehalten. Die Datenbank besteht insgesamt nur aus vier Tabellen und zwei Formularen.<\/p>\n
Startformular ist der Reservierungsplan. Bild 1 zeigt den Plan für April 2006, als die Auslastung des Hotels nicht sehr gut war, was aber nicht am Plan, sondern am schlechten Wetter lag. Am oberen und unteren Rand sehen Sie die Tage des Monats. Samstage und Sonntage sind farblich hervorgehoben. Links und rechts sind alle Zimmer des Hotels aufgelistet. Man könnte leicht nur die belegten Zimmer anzeigen, aber die freien Ressourcen sind bei den meisten Zeitplänen eine wichtige Information.<\/p>\n
![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{4E42A8FC-29AD-4936-8BBC-86666C8AA4CD}\/pic001.png\")
<\/p>\n
<\/b><\/p>\n
Bild 1: Zeitplan<\/span><\/b><\/p>\n Bild 2: Reservierungsformular<\/span><\/b><\/p>\n Die Reservierungseinträge im Plan zeigen als Beschriftung den Namen des Kunden oder Gastes. Durch ihre unterschiedliche Hintergrundfarbe ist zudem auf den ersten Blick der Status der Reservierung erkennbar. ((sonst 2x zeigen))<\/p>\n Garantierte Reservierungen sind zum Beispiel grün, VIPs rot.<\/p>\n Beim Mausklick auf einen Eintrag öffnet sich das Reservierungsformular mit den Detaildaten zu dieser Reservierung (siehe Bild 2).<\/p>\n Wenn Sie hingegen auf ein nicht belegtes Feld des Planes klicken, öffnet sich ebenfalls das Reservierungsformular, wobei das angeklickte Zimmer und das Startdatum automatisch eingetragen werden, damit die Reservierung nur noch zu ergänzen ist. änderungen im Detailformular werden gleich beim Speichern des Datensatzes, also im Ereigniscode Bei Aktualisierung des Formulars, im Reservierungsplan wiedergegeben. Das Detailformular ist ansonsten einfach gehalten und soll nur die „interaktiven“ Möglichkeiten zeigen, die ein grafischer Zeitplan erschließt.<\/p>\n Am oberen Rand des Plan-Formulars können Sie mit zwei Kombinationsfeldern das Jahr und den Monat wählen, wobei der Plan nach jeder Aktualisierung neu aufgebaut wird. Daneben ist noch eine Schaltfläche zum ungefilterten öffnen des Reservierungsformulars hinzugefügt, damit Sie die Testdaten besser einsehen und ändern können.<\/p>\n In der Tabelle tblKunden befinden sich nur ein paar Testdatensätze. ähnlich in der Tabelle tblRaum, in der die Zimmernummern aufgelistet sind. Dort könnten genauso gut die Bezeichnungen für Konferenzräume stehen oder was immer Sie für Ihre Zwecke auf den vertikalen Achsen des Zeitplanes benötigen.<\/p>\n In der Tabelle tblReservierung mit den Reservierungsdetails sind die Kunden und Zimmer als Fremdschlüssel enthalten, das Start- und Enddatum sowie der Status der Reservierung. Diese drei schlichten Tabellen enthalten also die eigentlichen Anwendungsdaten.<\/p>\n Spannender ist die vierte Tabelle tblPlan, denn sie ist die Datenherkunft für den Zeitplan. Es handelt sich um eine reine Arbeitstabelle, deren Daten bei jedem Neuaufbau des Zeitplans gelöscht und durch die aktuellen ersetzt werden. Bild 3 zeigt die Liste der Tabellen und die wichtigsten Felder von tblPlan.<\/p>\n <\/b><\/p>\n Abb. 3 Entwurfsansicht von tblPlan<\/b><\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 4: Datenblattansicht von tblPlan<\/span><\/b><\/p>\n Bild 4 zeigt Beispieldaten in tblPlan. Das erste Feld RowCaption1 wird mit den Zimmernummern befüllt.<\/p>\n RowCaption2 könnte nach dem gleichen Muster eine weitere Zeilenbeschriftung aufnehmen, wird hier aber nicht verwendet. <\/p>\n <\/p>\n In den Feldern, die nur Item + Nummer heißen, also Item1, Item2 und so weiter, landet der Status der Reservierung.<\/p>\n Er bestimmt im Zeitplan-Formular unter Verwendung der Bedingten Formatierung das Aussehen der Einträge. Die Felder ItemTxt1, ItemTxt2 und so weiter enthalten die Beschriftung der Planeinträge, hier also die Kunden- oder Gästenamen.<\/p>\n Quellcode 1: Diese Routine füllt den Zeitplan.<\/b><\/p>\n Die Felder ItemVal1, ItemVal2 und so weiter enthalten die eindeutige Id der Reservierung. Damit ist es im Zeitplan möglich, bei Klick auf ein Textfeld das Reservierungsformular mit der gewählten Reservierung zu öffnen.<\/p>\n Zwecks übersichtlichkeit wurde praktisch der komplette Code der Anwendung im Modul des Formulars frmPlan belassen.<\/p>\n Wenn Sie mehrere Zeitpläne nach diesem Muster aufbauen möchten, ist es eventuell effizienter, Teile des Codes in ein Standardmodul auszulagern. frmPlan hat als Datenherkunft die Tabelle tblPlan, die zuerst per Code gefüllt werden muss.<\/p>\n Zur Darstellung der Reservierungen gibt es im Detailbereich, das heißt für jedes Hotelzimmer, pro Monatstag ein ungebundenes Textfeld.<\/p>\n Diese Textfelder sind benannt nach dem Muster „txtItem“ + Monatstag, also txtItem1 bis txtItem31 (siehe Bild 5).<\/p>\n In der Ereignisprozedur Beim öffnen des Formulares wird die Sub procFill aufgerufen. Das passiert bei jedem Neuaufbau des Plans, etwa beim ändern des Jahres oder Monats oder Nach Aktualisierung des Reservierungsformulars.<\/p>\n Quellcode 1 zeigt diese zentrale Prozedur der Anwendung. In der Beispieldatenbank ist der Code natürlich um Kommentare und Fehlerbehandlungen ergänzt.<\/p>\n In dieser Prozedur wird zuerst per SQL und Execute die Tabelle tblPlan geleert und dann mit den Zimmernummern aus tblRaum gefüllt. Der folgende SQL-String kombiniert die zum weiteren Befüllen des Zeitplans benötigten Felder der Tabellen tblReservierung und tblKunden. Im WHERE-Abschnitt geht es darum, mit den Daten aus den Kombinationsfeldern für Jahr und Monat die zeitlich zutreffenden Reservierungen aus der tblReservierung zu filtern.<\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 5: Entwurfsansicht von frmPlan<\/span><\/b><\/p>\n Der erste Filterausdruck lautet folgendermaßen:<\/p>\n Die Funktion DateSerial erzeugt ein Datum aus den Parametern für Jahr, Monat und Tag. In diesem Fall wird mit Monatswert +1 und Tag 0 das Datum des letzten Monatstages eruiert. <\/p>\n Die Funktion CLng übergibt das Datum als Long-Zahl an den SQL-String. Das ist eine kürzere Alternative zu der sonst notwendigen Formatierung im amerikanischen oder ISO-Datumsformat.<\/p>\n Im Filterausdruck wird also verlangt, dass das Startdatum der Reservierung kleiner oder gleich dem letzten Tag des anzuzeigenden Monats ist.<\/p>\n Der zweite Filterausdruck lautet:<\/p>\n Das Enddatum der Reservierung muss also nach dem ersten Monatstag liegen.<\/p>\n Die unterschiedliche Behandlung des Startdatums (<=) und des Enddatums (>) ist notwendig, weil bei Hotelreservierungen der Starttag durch diesen Gast als belegt angezeigt wird.<\/p>\n Am Abreisetag hingegen wird das Zimmer als frei angezeigt oder bereits als vom nächsten Gast belegt.<\/p>\n Quellcode 2: Erzeugen der Ausdrücke für die bedingte Formatierung<\/b><\/p>\n Quellcode 3: Diese Funktion sorgt für die Anzeige von Details einer Buchung<\/b><\/p>\n Wenn Sie hingegen die Belegung von Konferenzräumen oder einen Urlaubsplan erstellen, müssen Sie als Ende-Operator ebenfalls >= verwenden, denn bei diesen Anwendungsfällen gelten beide Grenzdaten als belegt.<\/p>\n In der folgenden Schleife werden für alle 31 möglichen Monatstage zuerst die überschriften und ihre Hintergrundfarbe zurückgesetzt, damit nicht zum Beispiel beim Wechseln von Januar zu Februar die überschriften für Tag 29, 30 und 31 stehen bleiben.<\/p>\n Danach wird für den ersten Tag bis zum Monatsletzten die Tageszahl eingesetzt und je nach Wochentag der Hintergrund eingefärbt.<\/p>\n In der letzten Do-Loop-Schleife werden die Reservierungsdaten in die Plantabelle übertragen.<\/p>\n Dazu wird zuerst mit FindFirst in tblPlan das zur Reservierung gehörende Zimmer gesucht und dann für alle Tage des Monats geprüft, ob sie innerhalb der Grenzen der aktuell bearbeiteten Reservierung liegen.<\/p>\n Auch hier gilt für die unterschiedlichen Operatoren bei Start und Ende das beim Filtern angeführte. Item wird mit dem Status der Reservierung befüllt, ItemTxt mit dem Nachnamen des Kunden, ItemVal mit der Reservierungs-Id.<\/p>\n Am Ende sorgt ein Requery auf das Formular für die Anzeige der soeben vorgenommenen Einträge.<\/p>\n In Quellcode 2 sehen Sie die beiden anderen relevanten Codes im frmPlan.<\/p>\n Die Sub procFormat wird einmalig beim öffnen des Formulars aufgerufen und erzeugt vor allem die Ausdrücke für die Bedingte Formatierung.<\/p>\n Es werden alle Controls durchlaufen, deren Name mit „txtItem“ beginnt, also die Textfelder txtItem1 bis txtItem31, die die Planeinträge darstellen. Sie erhalten zunächst als Steuerelementinhalt den mit der Tagesnummer korrespondierenden Eintrag im Feld ItemTxt der Tabelle tblPlan.<\/p>\n Dieses Feld enthält den Status der Reservierung. Im Beispiel ist das der Wert 1 für bestätigte Reservierungen, 2 für nicht bestätigte, 3 für VIPs und 4 für Optionen.<\/p>\n Die Eigenschaft FormatConditions der Textfelder erlaubt per Code genau das, was Sie auch interaktiv im Menü Format\/Bedingte Formatierung einstellen können.<\/p>\n Sie könnten sich diesen Teil des Codes also sparen, wenn Sie alle betroffenen Textfelder markieren und die Einstellungen über den Menüpunkt vornehmen. Die Codevariante ist dynamischer.<\/p>\n Wenn Sie in Ihren Zeitplänen sehr viele Felder verwenden, kann es aber sein, dass die Codevariante spürbar langsamer wird als die Voreinstellung über den Menüpunkt.<\/p>\n Mit FormatConditions.Delete werden zuerst alle eventuell bereits vorhandenen Formatierungseinstellungen gelöscht. Danach wird eingestellt, dass bei 1 der Hintergrund grün wird, bei 3 rot, bei 4 systemgrau. Damit sind die drei mit der Bedingten Formatierung einstellbaren Formate erschöpft. Die vierte Variante ergibt sich daraus, dass der Hintergrund gar nicht eingefärbt wird. In unserem Fall sind nicht bestätigte Reservierungen (Status = 2) eben nur durch den Kundennamen im Textfeld gekennzeichnet.<\/p>\n Die letzte erwähnenswerte Prozedur ist die Funktion fctDetails. Sie ist als Funktion angelegt, weil sie direkt in die Eigenschaft Beim Klicken der Textfelder txtItem1 bis txtItem31 eingetragen ist.<\/p>\n Der Code prüft, ob das aktuelle Steuerelement einen Wert besitzt, ob also eine Reservierung vorliegt. In diesem Fall wird das Reservierungsformular mit der passenden Reservierung geöffnet.<\/p>\n Falls noch keine Reservierung für dieses Zimmer an diesem Tag vorliegt, wird das Reservierungsformular im Hinzufügen-Modus geöffnet und das angeklickte Zimmer und Startdatum übergeben.<\/p>\n Es gibt viele unterschiedliche Varianten von Zeitplänen. Nicht nur im Hinblick auf die darzustellenden Inhalte, sondern auch auf die Zeitintervalle.<\/p>\n Mit dem hier vorgestellten Zeitplan können zum Beispiel in einem Zoo Führungen im Viertelstundentakt geplant werden. Dabei sind nur die Zeitberechnungen etwas komplizierter und die Beschriftungen ausführlicher. Das Vorgehen an sich ist das gleiche.<\/p>\n Ein Zeitplan mit reinen Access-Mitteln bietet natürlich nicht den Komfort von ActiveX-Steuerelementen, etwa üppiges Drag“n Drop.<\/p>\n Dafür ist er aber nicht sonderlich kompliziert zu erstellen, kostet nur etwas Anpassungsarbeit und hat keine Weitergabe- und Verweis-Problematik. Den Beispielplan können Sie mit allerlei Effekten aufwerten, zum Beispiel mit Icons, einem Kalender zur bequemeren Datumswahl oder über den Textfeldern liegenden Schaltflächen, damit kein Eingabecursor sichtbar wird. Viel Spaß damit in der Praxis!<\/p>\n Enthaltene Beispieldateien:<\/p>\n Zeitplan.mdb<\/p>\n![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{4E42A8FC-29AD-4936-8BBC-86666C8AA4CD}\/pic002.png\")
<\/p>\n![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{4E42A8FC-29AD-4936-8BBC-86666C8AA4CD}\/pic003.png\")
<\/p>\n![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{4E42A8FC-29AD-4936-8BBC-86666C8AA4CD}\/pic004.png\")
<\/p>\nSub procFill()\r\n Dim db As DAO.Database\r\n Dim rsPlan As DAO.Recordset, rsDat As DAO.Recordset\r\n Dim ctl As Control\r\n Dim strSQL As String\r\n Dim dteComp As Date\r\n Dim intLastDay As Integer, i As Integer\r\n Dim lngColor As Long\r\n Set db = CurrentDb\r\n db.Execute \"DELETE FROM tblPlan\", dbFailOnError\r\n db.Execute \"INSERT INTO tblPlan (RowCaption1) SELECT RmBez FROM tblRaum\", dbFailOnError\r\n strSQL = \"SELECT a.RmBez, a.RSStart, a.RSEnde, a.RSId, a.RSStatus, b.KDNachname\" & _\r\n \" FROM tblReservierung AS a LEFT JOIN tblKunde AS b ON a.KDId = b.KDId\" & _\r\n \" WHERE a.RSStart<=\" & CLng(DateSerial(Me!cboJahr, Me!cboMonat + 1, 0)) & _\r\n \" And a.RSEnde>\" & CLng(DateSerial(Me!cboJahr, Me!cboMonat, 1)) & _\r\n \" ORDER BY a.RSStart, a.RSEnde\"\r\n Set rsPlan = db.OpenRecordset(\"tblPlan\", dbOpenDynaset)\r\n Set rsDat = db.OpenRecordset(strSQL, dbOpenDynaset)\r\n For i = 1 To 31\r\n Me(\"cptItem\" & i).Caption = \"\"\r\n Me(\"cpt2Item\" & i).Caption = \"\"\r\n Me(\"cptItem\" & i).BackColor = vbWhite\r\n Me(\"cpt2Item\" & i).BackColor = vbWhite\r\n Next\r\n intLastDay = Day(DateSerial(Me!cboJahr, Me!cboMonat + 1, 0))\r\n For i = 1 To intLastDay\r\n Me(\"cptItem\" & i).Caption = i\r\n Me(\"cpt2Item\" & i).Caption = i\r\n Select Case Weekday(DateSerial(Me!cboJahr, Me!cboMonat, i), vbMonday)\r\n Case 6\r\n lngColor = vbBlue\r\n Case 7\r\n lngColor = vbRed\r\n Case Else\r\n lngColor = vbBlack\r\n End Select\r\n Me(\"cptItem\" & i).BackColor = lngColor\r\n Me(\"cpt2Item\" & i).BackColor = lngColor\r\n Next i\r\n Do Until rsDat.EOF\r\n rsPlan.FindFirst \"RowCaption1 = ''\" & rsDat!RmBez & \"''\"\r\n rsPlan.Edit\r\n For i = 1 To intLastDay\r\n dteComp = DateSerial(Me!cboJahr, Me!cboMonat, i)\r\n If dteComp >= rsDat!RSStart And dteComp < rsDat!RSEnde Then\r\n rsPlan(\"Item\" & i) = rsDat!RSStatus\r\n rsPlan(\"ItemTxt\" & i) = rsDat!KDNachname\r\n rsPlan(\"ItemVal\" & i) = rsDat!RSId\r\n End If\r\n Next i\r\n rsPlan.Update\r\n rsDat.MoveNext\r\n Loop\r\n procFormat\r\n Me.Requery\r\nEnd Sub<\/pre>\n
![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{4E42A8FC-29AD-4936-8BBC-86666C8AA4CD}\/pic005.png\")
<\/p>\na.RSStart<=\" & CLng(DateSerial(Me!cboJahr, Me!cboMonat + 1, 0)) <\/pre>\n
a.RSEnde>\" & CLng(DateSerial(Me!cboJahr, Me!cboMonat, 1)) <\/pre>\n
Private Sub procFormat()\r\n Dim ctl As Control\r\n Dim lngIndex As Long\r\n For Each ctl In Me.Controls\r\n If ctl.Name Like \"txtItem*\" Then\r\n With ctl\r\n lngIndex = Mid(ctl.Name, 8)\r\n .ControlSource = \"=ItemTxt\" & lngIndex\r\n .FormatConditions.Delete\r\n .FormatConditions.Add acExpression, acEqual, \"Item\" & lngIndex & \"=1\"\r\n .FormatConditions(0).BackColor = vbGreen\r\n .FormatConditions.Add acExpression, acEqual, \"Item\" & lngIndex & \"=3\"\r\n .FormatConditions(1).BackColor = vbRed\r\n .FormatConditions.Add acExpression, acEqual, \"Item\" & lngIndex & \"=4\"\r\n .FormatConditions(2).BackColor = -2147483633\r\n End With\r\n End If\r\n Next ctl\r\nEnd Sub<\/pre>\n
Private Function fctDetails()\r\n If Not IsNull(Screen.ActiveControl.Value) Then\r\n DoCmd.OpenForm \"frmReservierung\", , , \"RSId = \" & Me(\"ItemVal\" _ & Mid(Screen.ActiveControl.Name, 8))\r\n Else\r\n DoCmd.OpenForm \"frmReservierung\", , , , acFormAdd\r\n Forms!frmReservierung!RmBez = Me!RowCaption1\r\n Forms!frmReservierung!RSStart = _ DateSerial(Me!cboJahr, Me!cboMonat, Mid(Me.ActiveControl.Name, 8))\r\n End If\r\nEnd Function<\/pre>\n
Downloads zu diesem Beitrag<\/h3>\n