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Entwickeln Sie eine Rechnungsverwaltung mit beliebigen Mehrwertsteuersätzen.<\/p>\n
Tabellen, Formular, Berichte, VBA<\/p>\n
Access 97 und höher<\/p>\n
Rechnungsverwaltung97.mdb, Rechnungsverwaltung00.mdb<\/p>\n
André Minhorst, Duisburg<\/b><\/p>\n
Wer individuelle Arbeiten verrichtet, möchte diese auch in Rechnung stellen. Also: Word anschmeißen, Formatvorlage rauskramen, Adresse, Datum und Positionen aufschreiben und dann noch schnell mit den Taschenrechner den Rechnungsbetrag inklusive Steuern ausrechnen. Nein! Das ist doch viel zu umständlich. Viel einfacher geht es mit der Rechnungsverwaltung, die Sie im vorliegenden Beitrag kennen lernen.<\/b><\/p>\n
Freiberufler und kleine Unternehmen, die nicht gerade massenweise Produkte oder Leistungen verkaufen, bauen an Stelle von SAP für die Rechnungsverwaltung meist auf Word und Excel.<\/p>\n
Da diese Programme aber nun auch nicht gerade für diese Arbeit ausgelegt sind, greifen Sie einfach mal wieder zu Access.<\/p>\n
Kunden, Rechnungen und Positionen lassen sich in wenigen Tabellen verwalten, Formulare sorgen für eine komfortable Eingabe und die Rechnung gibt es natürlich in Form eines Berichts.<\/p>\n
Nun soll das Ganze natürlich so flexibel bleiben wie möglich – das heißt vor allem, dass die Einführung eines neuen Mehrwertsteuersatzes kein Update bedeutet, sondern lediglich das Hinzufügen eines Datensatzes in der passenden Tabelle.<\/p>\n
Außerdem sollte der Benutzer die relevanten Texte anpassen können, ohne direkt den Entwurf des Berichts bearbeiten zu müssen. Statt eines vorgefertigten „Sehr geehrte Damen und Herren“ soll also durchaus eine individuelle Ansprache möglich sein, aber diese Eingabe muss im Formular, nicht im Berichtsentwurf erfolgen.<\/p>\n
Dadurch, dass alle änderungen in passenden Textfeldern im Formular passieren und die Inhalte in den fertig formatierten Bericht gelangen, ist zumindest sichergestellt, dass die Rechnungen ein einheitliches Layout liefern. In Word ist die Wahrscheinlichkeit, in der Zeile zu verrutschen oder verschiedene Zeichenformate zu verwenden, deutlich höher.<\/p>\n
Die Rechnungsverwaltung bewahrt den aktuellen und kommende Steuersätze in einer eigenen Tabelle namens tblSteuersaetze auf (siehe Bild 1). Das ist sehr wichtig, auch für eigene Anwendungen: Wenn sich der Mehrwertsteuersatz ändert, müssen Sie sehr vorsichtig vorgehen. Ein unbe<\/p>\n
dachtes ändern von 16 % auf 19 % dürfte in vielen Fällen zu Problemen führen, weil dadurch bestehende Datensätze und damit Rechnungen plötzlich Positionen mit einem neuen Steuersatz enthalten – und sich die Brutto-Rechnungsbeträge damit ändern können.<\/p>\n
![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{4EA5D99B-D4F1-4619-B700-3419FD290944}\/pic001.png\")
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Bild 1: Tabelle zur Verwaltung der Steuersätze<\/span><\/b><\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 2: Das Hauptformular zu Rechnungseingabe<\/span><\/b><\/p>\n Das gilt natürlich nicht pauschal für alle Anwendungen, sondern ist eher ein gut gemeinter Ratschlag: Wenn Sie selbst an einer Access- oder sonstigen Anwendung änderungen vornehmen, um den Steuersatz zu aktualisieren, passen Sie einfach auf.<\/p>\n Der vorliegenden Rechnungsverwaltung können Sie mit beliebigen Steuersätzen kommen: Hauptsache, Sie legen dafür einen neuen Datensatz in der Tabelle tblSteuersaetze an und verwenden die neuen Steuersätze erst ab deren Einführung in Ihren Rechnungen.<\/p>\n Man hätte der Anwendung noch ein Formular zum Ergänzen der Steuersätze mitgeben können – aber die sehr seltenen Ergänzungen kann man auch mal direkt in der Tabelle vornehmen. Natürlich nur, wenn man die Anwendung nur selbst verwendet und nicht weitergibt.<\/p>\n Das Hauptformular der Rechnungsverwaltung dient der Eingabe von Rechnungen (siehe Bild 2).<\/p>\n Es zeigt alle wichtigen Details im überblick an; lediglich zum Hinzufügen oder Bearbeiten eines Kunden muss man ein weiteres Formular öffnen. Die Bedienung des Formulars bedarf keiner weiteren Anleitung. Falls Sie ein Eingabefeld für die Rechnungsnummer vermissen: Es gibt keines. Die Anwendung nimmt einem die Erstellung der Rechnungsnummer ab und erzeugt diese als Kombination aus der Jahreszahl und einer vierstelligen laufenden Nummer wie im folgenden Beispiel (etwa 2006-0001). Einzelheiten dazu finden Sie weiter unten.<\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 3: Eingeben von Kundendaten<\/span><\/b><\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 4: Anzeige einer abgeschlossenen Rechnung<\/span><\/b><\/p>\n Die Schaltfläche Bearbeiten neben dem Kombinationsfeld zur Auswahl eines Kunden öffnet das Formular frmKunden – entweder im Bearbeitungs- oder im Anfügemodus, je nachdem, ob im Kombinationsfeld bereits ein Kunde ausgewählt ist.<\/p>\n Die einzige Besonderheit beim Anlegen eines Kunden ist, dass Sie zusätzlich zum Namen und\/oder der Firma noch eine Bezeichnung eingeben müssen. Diese wird später im Rechnungsformular zur Auswahl angeboten und sorgt zum einen dafür, dass man keine Funktion mehr stricken muss, die beim Fehlen von Angaben wie Name oder Firma einen passenden Ausdruck zur Anzeige zusammenbaut. Zum anderen können Sie so mehrere Rechnungsadressen etwa für die gleiche Firma anlegen und diese im Kombinationsfeld an ihren Bezeichnungen unterscheiden (siehe Bild 3).<\/p>\n Irgendwann einmal ist der Punkt erreicht, an dem man sicher keine änderungen an einer Rechnung mehr vornehmen muss – normalerweise sollte dies spätestens mit der Bezahlung der Fall sein. Damit Sie bereits erledigte Rechnungen nicht versehentlich ändern, können Sie diese mit der Schaltfläche Rechnung abschließen sperren – die dadurch ausgelöste Funktion schreibt lediglich das aktuelle Datum in ein Feld der Rechnungstabelle und aktualisiert das Formular. Dieses wiederum deaktiviert alle Eingabefelder, sobald es eine gesperrte Rechnung anzeigt.<\/p>\n Es lassen sich dann lediglich noch die drei Schaltflächen im unteren Bereich des Formulars betätigen (siehe Bild 4).<\/p>\n Zwei der drei Schaltflächen, die auch bei gesperrtem Datensatz noch aktiviert sind, drucken die Rechnung direkt auf den aktuellen Standarddrucker aus oder zeigen sie in der Berichtsvorschau an. Letzteres eröffnet die Möglichkeit, über das Datei-Menü den Drucken-Dialog zu öffnen und einen alternativen Drucker auszuwählen.<\/p>\n Wenn man ein paar Rechnungen angelegt hat, liegen wohl alle notwendigen Floskeln etwa für den Rechnungstext in den einen oder anderen Rechnungsdatensatz vor. Außerdem arbeitet der eine oder andere ja doch mehrmals für den gleichen Auftraggeber und erledigt unter Umständen sogar die gleichen Aufgaben für diesen.<\/p>\n Für all diese Fälle ist die Schaltfläche Neue Rechnung auf Basis dieser Rechnung vorgesehen: Sie legt einen neuen Rechnungsdatensatz an, der genau die gleichen Daten der aktuellen Rechnung enthält, und kopiert auch die enthaltenen Rechnungspositionen mit. Einzig die Rechnungsnummer wird automatisch aktualisiert.<\/p>\n Die Ausgabe der Rechnung erfolgt im Bericht rptRechnung. Diesen müssen Sie freilich noch an Ihre Bedürfnisse anpassen, da Sie vermutlich nicht Max Mustermann heißen (siehe Bild 5).<\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 5: Vorschau auf die zu erstellende Rechnung<\/span><\/b><\/p>\n Da sich Ihre Adresse, Bankverbindung, Steuernummer und dergleichen vermutlich nur selten ändern, passen Sie diese nur einmal an. Dies geschieht direkt im Berichtsentwurf; eine Tabelle und die notwendigen Formulare zum komfortablen Eingeben dieser Daten wären zwar nette Features, würden den Rahmen dieses Artikels aber sprengen. Außerdem mag vielleicht der eine oder andere eine ganz individuelle Gestaltung seines Briefkopfes vornehmen oder hat gar eine Vorgabe umzusetzen.<\/p>\n Das Datenmodell besteht aus mehr Tabellen, als es die recht einfache und wenig umfangreiche Oberfläche erkennen lässt (siehe Bild 6).<\/p>\n Die Tabellen tblRechnungen, tblKunden und tblPositionen enthalten die wesentlichen Daten, die Tabellen tblAnreden, tblSteuersaetze und tblEinheiten sind lediglich Lookuptabellen zur vereinfachten Eingabe von Daten.<\/p>\n Zwischen tblRechnungen und tblKunden besteht eine 1:n-Beziehung, da jeder Rechnung ein Kunde, jedem Kunden aber mehrere Rechnungen zugewiesen werden können.<\/p>\n Andersherum ist es bei den Rechnungen und den enthaltenen Positionen: Jede Rechnung kann mehrere Positionen enthalten, aber jede Position nur in einer einzigen Rechnung vorkommen.<\/p>\n Das ist ein großer Unterschied zum Datenmodell etwa von Bestellverwaltungen wie der Nordwind-Datenbank: Hier dient die Positionstabelle erst dazu, beliebige Kombinationen aus Rechnungen und Artikeln festzulegen; in der vorliegenden Anwendung sind jedoch keine sich wiederholenden Positionen eingeplant.<\/p>\n Die Anwendung enthält drei Formulare, von denen sfmRechnungen als Unterformular zur Anzeige der Rechnungspositionen im Formular frmRechnungen dient. Das dritte Formular im Bunde heißt frmKunden und dient zum Anlegen und Bearbeiten von Kunden.<\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 6: Das Datenmodell mit allen Tabellen der Rechnungsverwaltung<\/span><\/b><\/p>\n <\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 7: Das Unterformular sfmRechnungen enthält Steueelemente zur Bearbeitung von Rechnungspositionen.<\/span><\/b><\/p>\n Formular zur Anzeige von Rechnungspositionen<\/b><\/p>\n Das im Formular frmRechnungen enthaltene Unterformular sfmRechnungen dient zur Eingabe der Positionen einer Rechnung (siehe Bild 7). Das Unterformular ist an die Tabelle tblPositionen gebunden und enthält die in der Abbildung zu erkennenden Felder der Tabelle. Das einzige weitere Steuerelement ist das nur durch den Rahmen zu erkennende Textfeld unten rechts im Detailbereich. Dieses benötigt man beim Anzeigen einer gesperrten Rechnung zum Deaktivieren unpassender Steuerelemente – dazu später mehr.<\/p>\n Formular zur Anzeige der Rechnungen<\/b><\/p>\n Einige Details mehr weist das Formular frmRechnungen auf. Es ist an die Tabelle tblRechnungen gebunden, zeigt aber nicht alle enthaltenen Felder in Form bearbeitbarer Textfelder an – die Rechnungsnummer etwa taucht nur in der Titelleiste des Formulars auf.<\/p>\n Eine der wichtigsten Funktionen dieses Formulars ist die Ermittlung der Rechnungsnummer. Die fortlaufende Nummer im aktuellen Jahr speichert die Datenbank im Feld Rechnungsnummer der Tabelle tblRechnungen. Die in diesem Feld gespeicherten Rechnungsnummern sollen jedes Jahr mit 1 beginnen und dann fortlaufend durchnummeriert werden. Die Nummern gelöschter Rechnungen werden – sofern es nicht um die zuletzt eingegebene Rechnung handelt – nicht wieder verwendet.<\/p>\n Zur eindeutigen Vergabe von Rechnungsnummern stellt die Anwendung dieser Zahl noch die Jahreszahl voran, in dem die Rechnung ausgestellt wurde (etwa „2006-0001“). Die Anwendung speichert die Jahreszahl nicht separat, sondern nur als Teil des Rechnungsdatums. Für die Anzeige der Rechnungsnummer in der Titelleiste des Formulars sowie in der Druckversion der Rechnung setzt die Anwendung die Rechnungsnummer aus der im Datum enthaltenen Jahreszahl und der Rechnungsnummer zusammen.<\/p>\n Das Ermitteln der Rechnungsnummer übernimmt die Routine FormularAktualisieren, die zu verschiedenen Gelegenheiten aufgerufen wird:<\/p>\n Die Routine ist in Quellcode 1 abgebildet. Sie prüft zunächst, ob entweder noch gar keine Rechnungsnummer vorhanden ist oder ob das Jahr des aktuellen Rechnungsdatums sich von dem Inhalt eines temporären Textfeldes txtJahrTemp unterscheidet. Dieses Textfeld wird erstmalig beim Anzeigen eines Datensatzes mit dem Jahr des Rechnungsdatums gefüllt. Warum dies Nun, die Rechnungsnummer ist vom aktuellen Jahr abhängig, und zwar ermittelt die Routine die neue Rechnungsnummer, indem Sie per DMax-Funktion die größte bisher vergebene Nummer der bisherigen Rechnungen für das betroffene Jahr ermittelt und eins hinzurechnet.<\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 8: Die Titelleiste enthält grundlegende Informationen zur aktuell angezeigten Rechnung.<\/span><\/b><\/p>\n Quellcode 1: Ermitteln der Rechnungsnummer<\/b><\/p>\n Das passiert allerdings nur, wenn folgende Bedingungen zutreffen: Es muss ein Rechnungsdatum, aber noch keine Rechnungsnummer vorhanden sein, oder das Rechnungsdatum muss aktualisiert worden sein.<\/p>\n Letzterer Fall würde bedeuten, dass zwar eine Rechnungsnummer vorhanden ist, sich aber auf ein überholtes Vorlageexemplar zur aktuellen Rechnung bezieht – und da diese Nummer für das laufende Jahr ja durchaus schon vergeben sein kann, muss die Routine eine neue Rechnungsnummer ermitteln.<\/p>\n Um zu dem temporären Textfeld mit der Jahreszahl zurückzukommen: Es ist technisch nicht ausgeschlossen, dass ein Benutzer das Rechnungsdatum und damit das Jahr mehrmals ändert, ohne den Datensatz zu speichern. In dem Fall gibt es keinen Wert, mit dem man das aktuelle Jahr vergleichen könnte – also speichert man diesen nach jeder änderung in einem eigenen Textfeld.<\/p>\n Der Rest der Routine stellt die Informationen für die Anzeige in der Titelleiste zusammen. üblicherweise sieht dies wie in Bild 8 aus, aber es kann ja auch vorkommen, dass noch kein Rechnungsdatum und\/oder keine Rechnungsnummer vorhanden ist.<\/p>\n In dem Fall sorgt die Routine für die Anzeige der Dummy-Rechnungsnummer 0000-0000. Und bei fehlendem Kunden zeigt die Titelleiste statt dessen Bezeichnung die Zeichenkette .\/. an.<\/p>\n Damit die Routine bei einer erneuten änderung des Rechnungsdatums auch die Rechnungsnummer anpassen kann, stellt sie noch den Inhalt des Textfeldes txtJahrTemp auf den aktuellen Wert ein.<\/p>\n Ein Klick auf die Schaltfläche zum Auswählen des aktuellen Datums als Rechnungsdatum löst die Routine aus Quellcode 2 aus. Diese weist lediglich dem Feld Rechnungsdatum das aktuelle Datum zu und ruft die oben beschriebene Routine FormularAktualisieren auf.<\/p>\n Quellcode 2: Festlegn des aktuellen Datums als Rechungsdatum<\/b><\/p>\n Je nachdem, ob das Kombinationsfeld KundeID einen Wert enthält oder nicht, öffnet die Prozedur hinter der Bearbeiten-Schaltfläche (s. Quellcode 3) das Formular frmKunden im Eingabe- (acFormEdit) oder Bearbeitungsmodus (acFormAdd). Beim Bearbeiten übergibt der Aufruf zusätzlich eine WhereCondition, die zum Anzeigen des aktuell im Kombinationsfeld ausgewählten Kunden führt.<\/p>\n Da das Formular in beiden Fällen außerdem als modaler Dialog geöffnet wird (WindowMode:=acDialog), unterbricht Access die Ausführung der Prozedur, bis das Formular frmKunden den Fokus wieder abgibt – und das passiert entweder, wenn man es schließt oder unsichtbar macht (Me.Visible = False).<\/p>\n Um der Beschreibung des Formulars vorzugreifen: Klickt man nach dem Bearbeiten auf die Schaltfläche OK, schließt die ausgelöste Prozedur das Formular, anderenfalls – also beim Abbrechen – wird es unsichtbar geschaltet.<\/p>\n Die Prozedur aus Quellcode 3 wertet dies aus, indem sie mit der Funktion IstFormularGeoeffnet prüft, ob das Formular frmKunden geschlossen oder nur unsichtbar gemacht wurde. Wurde es geschlossen, hat der Benutzer möglicherweise Daten geändert, also aktualisiert die Routine aus Quellcode 3 auch das Kombinationsfeld und schließt das unsichtbare Formular frmKunden endgültig.<\/p>\n Quellcode 3: öffnen des Formulars frmKunden zum Hinzufügen oder Bearbeiten von Kundne<\/b><\/p>\n Wenn der Benutzer auf die Schaltfläche Rechnung abschließen klickt, trägt die passende Routine (s. Quellcode 4) das aktuelle Datum in das Feld AbgeschlossenAm ein und aktualisiert das Formular (Me.Requery). Letzteres löst allerdings das Ereignis Beim Anzeigen des Formulars aus – und damit die Ereignisprozedur Form_Current.<\/p>\n Quellcode 4: Abschließen einer Rechnung<\/b><\/p>\n Das Ereignis Beim Anzeigen findet immer statt, wenn das Formular einen neuen Datensatz anzeigt – also etwa direkt nach dem öffnen oder auch nach manuellen Datensatzwechseln.<\/p>\n Die passende Routine dieses Formulars versorgt zunächst das temporäre Textfeld txtJahrTemp mit dem Jahr des Rechnungsdatums oder, falls noch kein Rechnungsdatum vorhanden ist, mit der Zahl 0.<\/p>\n Interessant ist der Teil der Routine, der prüft, ob die aktuell angezeigte Rechnung schon abgeschlossen ist und gegebenenfalls die Steuerelemente deaktiviert, um weitere änderungen an den Rechnungsdaten zu verhindern.<\/p>\n Genau genommen muss man diese nicht nur deaktivieren, sondern bei noch nicht abgeschlossenen Rechnungen auch wieder aktivieren, denn die Steuerelemente behalten den Wert ihrer En-abled-Eigenschaft beim Datensatzwechsel bei.<\/p>\n Also ruft die Routine aus Quellcode 5 die Prozedur SteuerelementeAktivieren je nach Sperrungszustand des Rechnungsdatensatzes entweder mit dem Wert True oder False für den Parameter bolAktivieren auf.<\/p>\n Quellcode 5: Dieser Routine wird beim Anzeigen eines Datensatzes ausgelöst.<\/b><\/p>\n Das Sperren der Steuerelemente im Formular frmRechnungen und dem Unterformular sfmRechnungen behandelt ein eigener Artikel namens Aktivieren und Deaktivieren von Steuerelementen (Shortlink 390) in der kommenden Ausgabe 5\/2006.<\/p>\n Wer oft Rechnungen an den gleichen Kunden stellt, die sich nur durch Nuancen unterscheiden oder wer immer gleiche Rechnungen an verschiedene Kunden sendet, wird die Funktion hinter der Schaltfläche Neue Rechnung auf Basis dieser Rechnung mögen: Sie kopiert die aktuelle Rechnung in einen neuen Datensatz und erstellt Duplikate von den enthaltenen Positionen – passend verknüpft mit dem neuen Rechnungsdatensatz. Im Detail sieht das wie in Quellcode 6 aus. Die Prozedur cmdNeueRechnung_Click kopiert zunächst mit einer INSERT INTO-Aktionsabfrage den Datensatz, der aktuell im Formular angezeigt wird, in einen neuen Datensatz.<\/p>\n Außen vor bleibt dabei die Rechnungsnummer – die liefert die passende Funktion im Formular, wenn das Formular den neuen Datensatz anzeigt.<\/p>\n Zwischendurch ermittelt die Prozedur noch den Wert des Feldes RechnungID. Dies passiert mit der DMax-Funktion, die einfach den größten vorhandenen Wert für dieses Feld ermittelt. Damit erwischt man zuverlässig den neuen Datensatz, da der Primärschlüsselwert per Autowert-Funktion erzeugt wird – und die summiert zum bis dahin größten Wert immer noch eins hinzu.<\/p>\n Den Wert von RechnungID fügt die Prozedur dann beim Anlegen der Rechnungspositionen in die neuen Datensätze ein, damit diese mit dem neuen Rechnungsdatensatz verknüpft sind.<\/p>\n Damit der Benutzer mit dem neuen Rechnungsdatensatz weiterarbeiten kann, zeigt das Formular diesen direkt an. Dies löst das Beim Anzeigen-Ereignis des Formulars aus, das wiederum für das Ermitteln einer Rechnungsnummer für die neue Rechnung sorgt (siehe Prozedur cmdNeueRechnung_Click im Modul Form_frmRechnungen der Beispieldatenbank).<\/p>\n Die Ausgabe der Rechnungen erledigt der Bericht rptRechnung (siehe Bild 9). Dieser hat als Datenherkunft die Abfrage qryRechnungen, die wiederum alle sechs Tabellen der Datenbank enthält.<\/p>\n <\/b><\/p>\n Bild 9: Entwurfsansicht des Berichts zur Anzeige der Rechnungen<\/span><\/b><\/p>\n Der Detailbereich enthält die in der Tabelle tblPositionen enthaltenen sowie einige zusätzliche Felder.<\/p>\n Eines davon heißt txtMehrwertsteuer und berechnet nach folgender Formel die Mehrwertsteuer:<\/p>\n Das Feld txtGesamtNetto berechnet das Produkt aus dem Grundpreis für die aktuelle Position und der Anzahl:<\/p>\n Das Feld txtGesamtBrutto wiederum berechnet den Bruttopreis für die im aktuellen Datensatz enthaltene Position:<\/p>\n Man könnte solche Felder auch direkt in der Abfrage unterbringen und berechnen, aber der Zeitgewinn bei der Berechnung macht sich bei dieser Menge von Datensätzen nicht bemerkbar.<\/p>\n Nicht angezeigt wird das Feld txtSumme. Es dient der Summierung der Bruttopreise der einzelnen Positionen und bildet damit die Grundlage für die Angabe der Rechnungssumme im Berichtsfuß. Sein Steuerelementinhalt lautet folgendermaßen:<\/p>\n Das Textfeld txtGesamtsumme im Berichtsfuß hat den Steuerelementinhalt =[txtSumme], was gleichbedeutend mit dem Wert des Feldes txtSumme im letzten angezeigten Datensatz ist.<\/p>\n Damit txtSumme die Beträge für alle Positionen bis zur letzten Position aufaddiert, stellt man für dieses Textfeld die Eigenschaft Laufende Summe auf den Wert Nein ein.<\/p>\n Unterhalb der Gesamtsumme soll der Bericht detailliert anzeigen, wie hoch die im Betrag enthaltene Steuer ist und welchem Steuersatz dies entspricht.<\/p>\n Das Textfeld txtMwSt soll daher mit einem Text wie „Enthaltene Mehrwertsteuer: EUR 1,68 (7%), EUR 26,72 (16%)“ gefüllt werden.<\/p>\n Das ist nicht ganz trivial und lässt sich auf verschiedene Arten lösen. Eine Möglichkeit ist, für jeden der Steuersätze ein Feld mit laufender Summe im Detailbereich unterzubringen und im Berichtsfuß den gewünschten Ausdruck zusammenzustellen.<\/p>\n Das ganze hat nur einen Nachteil: Bald gibt es eine Mehrwertsteuererhöhung, und dann muss man den Berichtsentwurf anpassen. Schöner wäre doch eine Lösung, mit der beliebige Mehrwertsteuersätze dynamisch handhaben könnte.<\/p>\n Quellcode 8: Zusammensetzen der Empfängeradresse und des Berichtstitels<\/b><\/p>\n Das riecht nach VBA: Die passende Routine wird durch das Ereignis Beim Formatieren des Berichtsfußes ausgelöst und bezieht sich nicht auf die im Detailbereich des Berichts enthaltenen Steuerelemente, sondern greift direkt auf die Tabellen zu. Dabei durchläuft sie in einer äußeren Schleife die Tabelle tblSteuersaetze und in einer inneren Schleife alle Positionen der aktuellen Rechnung aus der Tabelle tblPositionen, die dem aktuellen Steuersatz der äußeren Schleife unterliegen (siehe Prozedur Berichtsfuß_Format im Modul Report_repRechnung der Beispieldatenbank).<\/p>\n Ein weiteres, immer wieder gern gesehenes Thema ist das Zusammenstellen des Empfängers – und zwar so, dass keine Lücken durch leere Felder aufgrund fehlender Informationen entstehen. In dieser Lösung enthält der Bericht lediglich ein leeres Textfeld, das per VBA mit dem passenden Ausdruck gefüllt wird.<\/p>\n Die passende Routine wird durch das Ereignis Beim Formatieren des Berichtskopfes ausgelöst. Diese Routine verwendet das Plus-Zeichen (+), um Ausdrücke miteinander zu verknüpfen.<\/p>\n Der Clou ist der Unterschied zum üblicherweise für diesen Zweck verwendeten kaufmännischen Und (&): Wenn einer der damit verknüpften Ausdrücke Null ist, wird der ganze Ausdruck Null. Der Ausdruck Me!Firma + vbcrlf liefert also den Namen der Firma und einen Zeilenumbruch, wenn eine Firma vorhanden ist, und sonst den Wert Null. Damit spart man sich umständliche If-Abfragen beim Zusammensetzen von Adressausdrücken (s. Quellcode 8).<\/p>\n Wenn Sie im VBA-Code eines Berichts auf die Felder der Datenherkunft zugreifen möchten, müssen Sie diese in den Berichtsentwurf ziehen und deren Sichtbar-Eigenschaft auf Nein setzen, wenn diese im Bericht nicht angezeigt werden sollen. Dies ist auch der Grund dafür, warum Sie im Entwurf des Rechnungsberichts in Bild 9 im oberen Bereich eine Reihe von Textfeldern sehen, die in der Vorschau und im Ausdruck nicht zu finden sind. <\/p>\n Die Routine aus Quellcode 8 stellt nicht nur die Empfängeradresse zusammen, sondern auch noch die Titelzeile für den Bericht.<\/p>\n Wer nicht jeden Tag einige Rechnungen versendet, sondern dies eher unregelmäßig oder selten tut, erhält mit der hier vorgestellten Rechnungsverwaltung ein passendes Werkzeug mit praktischen Funktionen.<\/p>\n Außerdem ist er für wechselnde Mehrwertsteuersätze und damit für die Zukunft gerüstet: Neue Mehrwertsteuersätze legt man einfach an und kann diese direkt verwenden. Dabei ist natürlich zu beachten, dass man nicht einfach den Mehrwertsteuersatz von 16 % auf 19 % ändert, denn dies wirkt sich auch bestehende Rechnungen aus.<\/p>\n Enthaltene Beispieldateien:<\/p>\n Finanzen00.mdb<\/p>\n Finanzen97.mdb<\/p>\n![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{4EA5D99B-D4F1-4619-B700-3419FD290944}\/pic002.png\")
<\/p>\n![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{4EA5D99B-D4F1-4619-B700-3419FD290944}\/pic003.png\")
<\/p>\n![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{4EA5D99B-D4F1-4619-B700-3419FD290944}\/pic004.png\")
<\/p>\nKunden anlegen und bearbeiten<\/h3>\n
Rechnungen abschließen<\/h3>\n
Drucken oder Vorschau<\/h3>\n
Schneller geht“s nicht<\/h3>\n
Druck machen<\/h3>\n
![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{4EA5D99B-D4F1-4619-B700-3419FD290944}\/pic005.png\")
<\/p>\n![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{4EA5D99B-D4F1-4619-B700-3419FD290944}\/pic006.png\")
<\/p>\n![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{4EA5D99B-D4F1-4619-B700-3419FD290944}\/pic007.png\")
<\/p>\nErmittlung der Rechnungsnummer<\/h3>\n
![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{4EA5D99B-D4F1-4619-B700-3419FD290944}\/pic008.png\")
<\/p>\nPrivate Sub FormularAktualisieren()\r\n Dim intRechnungsjahr As Integer\r\n Dim bolKeineNummer As Boolean\r\n Dim bolJahrGeaendert As Boolean\r\n Dim bolRechnungsdatum As Boolean\r\n Dim strKunde As String\r\n Dim strRechnungsnummer As String\r\n \r\n bolKeineNummer = IsNull(Me!Rechnungsnummer)\r\n bolRechnungsdatum = Not IsNull(Me!Rechnungsdatum)\r\n If bolRechnungsdatum Then\r\n bolJahrGeaendert = Year(Me!Rechnungsdatum) <> _ Me!txtJahrTemp\r\n Else\r\n bolJahrGeaender = False\r\n End If\r\n \r\n If (bolKeineNummer Or bolJahrGeaendert) _ And bolRechnungsdatum Then\r\n Me!Rechnungsnummer = Nz(DMax(\"Rechnungsnummer\", _ \"tblRechnungen\", \"Year(Rechnungsdatum) = \" _ & Year(Me!Rechnungsdatum)) + 1, 1)\r\n End If\r\n \r\n If Not bolRechnungsdatum Then\r\n intRechnungsjahr = 0\r\n Else\r\n intRechnungsjahr = Year(Me!Rechnungsdatum)\r\n End If\r\n \r\n strKunde = Nz(Me!KundeID.Column(1), \".\/.\")\r\n strRechnungsnummer = Format(intRechnungsjahr, \"0000\") _ & \"-\" & Format(Nz(Me!Rechnungsnummer, 0), \"0000\")\r\n Me.Caption = \"Rechnungsverwaltung - Kunde: \" & strKunde _ & \" - Rechnungsnummer: \" & strRechnungsnummer\r\n \r\n If Not IsNull(Me!Rechnungsdatum) Then\r\n Me!txtJahrTemp = Year(Me!Rechnungsdatum)\r\n End If\r\nEnd Sub<\/pre>\n
Aktuelles Datum auswählen<\/h3>\n
Private Sub cmdAktuellesDatum_Click()\r\n Me!Rechnungsdatum = Date\r\n FormularAktualisieren\r\nEnd Sub<\/pre>\n
Kunden anlegen oder bearbeiten<\/h3>\n
Private Sub cmdKundeBearbeiten_Click()\r\n If IsNull(Me.KundeID) Then\r\n DoCmd.OpenForm \"frmKunden\", _ WindowMode:=acDialog, _ DataMode:=acFormAdd\r\n Else\r\n DoCmd.OpenForm \"frmKunden\", _ WindowMode:=acDialog, _ WhereCondition:=\"KundeID = \" _ & Me!KundeID, DataMode:=acFormEdit\r\n End If\r\n If IstFormularGeoeffnet(\"frmKunden\") Then\r\n Me!KundeID = Forms!frmKunden!KundeID\r\n DoCmd.Close acForm, \"frmKunden\"\r\n End If\r\nEnd Sub<\/pre>\n
Rechnung abschließen<\/h3>\n
Private Sub cmdRechnungAbschliessen_Click()\r\n Me!AbgeschlossenAm = Date\r\n Me.Requery\r\nEnd Sub<\/pre>\n
Beim Anzeigen<\/h3>\n
Private Sub Form_Current()\r\n Dim intRechnungsjahr As Integer\r\n If IsNull(Me!Rechnungsdatum) Then\r\n intRechnungsjahr = 0\r\n Else\r\n intRechnungsjahr = _ Year(Me!Rechnungsdatum)\r\n End If\r\n Me!txtJahrTemp = intRechnungsjahr\r\n FormularAktualisieren\r\n If Not IsNull(Me!AbgeschlossenAm) Then\r\n SteuerelementeAktivieren True\r\n Else\r\n SteuerelementeAktivieren False\r\n End If\r\nEnd Sub<\/pre>\n
Steuerelemente aktivieren und deaktivieren<\/h3>\n
Aus alt mach neu<\/h3>\n
![](\"..\/fileadmin\/_temp_\/{4EA5D99B-D4F1-4619-B700-3419FD290944}\/pic009.png\")
<\/p>\nRechnungssumme<\/h3>\n
=[PreisEinheit]*[Anzahl]*[Steuersatz]<\/pre>\n
=[PreisEinheit]*[Anzahl]<\/pre>\n
=[PreisEinheit]*[Anzahl]*(1+[Steuersatz])<\/pre>\n
=[PreisEinheit]*[Anzahl]*(1+[Steuersatz])<\/pre>\n
Detaillierte Steuern<\/h3>\n
Private Sub Berichtskopf_Format(Cancel As Integer, FormatCount As Integer)\r\n Dim strAnschrift As String\r\n strAnschrift = strAnschrift & Me!Firma + vbCrLf\r\n strAnschrift = strAnschrift & Me!Anrede + \" \" & Me!Vorname + \" \" & Me!Nachname + vbCrLf\r\n strAnschrift = strAnschrift & Me!Abteilung + vbCrLf\r\n strAnschrift = strAnschrift & Me!Strasse + vbCrLf\r\n strAnschrift = strAnschrift & Me!PLZ + \" \" & Me!Ort + vbCrLf\r\n Me.Caption = \"Rechnung - Kunde: \" & Me!Bezeichnung & \" - Rechnungsnummer: \" _ & Year(Me!Rechnungsdatum) & \"-\" & Format(Me!Rechnungsnummer, \"0000\")\r\n Me!txtAnschrift = strAnschrift\r\nEnd Sub<\/pre>\n
Adresse zusammensetzen<\/h3>\n
Hinweis<\/h3>\n
Downloads zu diesem Beitrag<\/h3>\n