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Es gibt eine Menge Gründe, von Access aus auf die in Outlook eingetragenen Termine zuzugreifen. So könnte man Liefertermine aus der Bestellverwaltung nach Outlook exportieren oder die Termine aus Outlook in eine Access-Datenbank importieren, um dort schneller nach den enthaltenen Informationen zu suchen. Vielleicht mag man ja auch einfach einen Terminkalender in einem ganz individuellen Format ausdrucken, was in Outlook selbst nicht möglich ist. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie Termine zwischen Outlook und Access hin- und herschieben.<\/b><\/p>\n<\/p><\/div>\n Verknüpfung mit Outlook<\/p>\n Die einfachste Möglichkeit, von Access aus auf die Termine von Outlook zuzugreifen, ist – so sollte man meinen – die Verknüpfung mit den passenden Daten von Outlook. Immerhin bietet der Verknüpfen<\/b>-Dialog unter Datei\/Externe Daten\/Tabellen verknüpfen… <\/b>die Möglichkeit, Outlook() als Datentyp auszuwählen und im nächsten Dialog (siehe Bild 1) den Kalender-Ordner auszuwählen. Der Inhalt der verknüpften Tabelle entspricht allerdings keinesfalls den Erwartungen: Die Tabelle enthält lediglich die Felder, die ein Termin mit einer E-Mail gemein hat. Damit wäre die Sackgasse für diesen Beitrag bereits gefunden, es folgt der zweite Anlauf per VBA.<\/p>\n Bild 1: Auswahl des Inhalts der zu verknüpfenden Tabelle<\/span><\/b><\/p>\n<\/p><\/div>\n Zugriff per VBA<\/b><\/p>\n Outlook bietet wie alle Office-Anwendungen eine mächtige VBA-Schnittstelle, mit der sich praktisch alles automatisieren lässt. In diesem Fall ist es interessant, auf eine Auflistung oder ein ähnliches Konstrukt mit den Terminen als Inhalt zuzugreifen. Dazu benötigen Sie erstmal einen Objektverweis auf eine Outlook-Instanz, die Sie üblicherweise mit folgender Anweisung erstellen – natürlich nicht, ohne vorher eine passende Variable deklariert zu haben:<\/p>\n Bei anderen Office-Anwendungen wie Word oder Excel würden Sie zunächst versuchen, mit GetObject <\/b>eine bestehende Instanz der Anwendung zu erhalten, dies ist bei Outlook allerdings nicht erforderlich: Outlook ist im Gegebensatz zu den anderen Anwendungen eine MultiUse-Anwendung, das heißt, dass es ohnehin nur jeweils eine Instanz pro Rechner gibt. Da dies im ungünstigen Fall – wenn nämlich kein Outlook auf dem Rechner installiert ist – zu einem Fehler führt, packen Sie diese Anweisung in eine Fehlerbehandlung ein und reagieren im Fehlerfall mit der Ausgabe einer entsprechenden Meldung:<\/p>\n Globaler Instanzbau<\/b><\/p>\n Diese Zeilen kann man in jede Routine einbauen, die eine Outlook-Instanz benötigt, muss man aber nicht. Man kann die enthaltene Funktion auch in eine Property Get<\/b>-Prozedur ausklammern und kann dann anwendungsweit auf die so erzeugte Eigenschaft zugreifen.<\/p>\n Diese Prozedur legen Sie am besten in einem separaten Modul an, in dem Sie weitere ähnliche Konstrukte unterbringen können. Im vorliegenden Fall sehen die Code sparenden Zeilen wie in Listing 1 aus. <\/p>\n Listing 1: Speichern und bereitstellen eines Outlook-Verweises als globale Eigenschaft<\/p>\n Die Variable mOutlook <\/b>hält modulintern einen Verweis auf die Outlook-Instanz vor, soweit diese vorhanden ist. Die Property Get<\/b>-Routine kann man wie eine Funktion aufrufen. Sie prüft, ob mOutlook<\/b> einen gültigen Objektverweis enthält, und legt ihn, wenn dies nicht der Fall ist, mit den oben vorgestellten Zeilen an und weist ihn der Variablen mOutlook <\/b>zu. Schließlich gibt die Property Get<\/b>-Prozedur diesen Verweis zurück. Testen Sie dies, indem Sie einfach einmal den folgenden Aufruf im Direktfenster absetzen:<\/p>\n Erstens stellen Sie fest, dass GetOutlook <\/b>bereits mit IntelliSense die verfügbaren Methoden und Eigenschaften des Outlook-Objekts liefert, und zweitens, dass der Aufruf einwandfrei funktioniert. Von jetzt an verwenden Sie also GetOutlook<\/b>, wenn Sie einen Verweis auf eine Outlook-Instanz benötigen.<\/p>\n Namespace holen<\/b><\/p>\n Wenn Sie auf die unterschiedlichen in Outlook beziehungsweise in der .pst-Datei gespeicherten Objekte zugreifen möchten, brauchen Sie ein so genanntes NameSpace<\/b>-Objekt. Dabei handelt es sich um ein abstraktes Objekt, das die für den Zugriff auf die Auflistungen und Elemente notwendigen Methoden und Eigenschaften zur Verfügung stellt. Der gewünschte Bereich heißt in diesem Fall MAPI <\/b>und die Methode des Outlook-Objektmodells zum Holen eines solchen NameSpace <\/b>heißt GetNamespace<\/b>.<\/p>\n Auch für den vereinfachten Zugriff auf das NameSpace<\/b>-Objekt schreiben Sie sich eine vereinfachende Property Get<\/b>-Routine. Stellen Sie dazu in dem gleichen Modul, in dem sich auch die Routine zum Bereitstellen der Outlook-Instanz befindet, zunächst eine passende private Variable bereit (ohne Zeilenumbruch):<\/p>\n Die Routine zum Holen des NameSpace<\/b>-Objekts baut auf der zum Erzeugen der Outlook-Instanz auf und sieht wie folgt aus:<\/p>\n Da Sie mit dem NameSpace<\/b>-Objekt direkt noch nicht viel anfangen können, setzen wir noch eines obendrauf und bauen eine Routine, mit der Sie einen Objektverweis auf den Kalender-Ordner von Outlook erzeugen können.<\/p>\n Das Spiel geht von vorne los und beginnt mit dem Anlegen einer Variablen:<\/p>\n Und natürlich brauchen Sie auch noch eine Property Get<\/b>-Routine, die prüft, ob es schon einen Verweis gibt, und gegebenenfalls einen neuen anlegt – wobei sie wie schon zuvor auf die GetMAPINameSpace<\/b>-Eigenschaft und darüber auf die GetOutlook<\/b>-Eigenschaft zugreift (s. Listing 2).<\/p>\n Listing 2: Speichern und bereitstellen des Outlook-Ordners mit den Terminen<\/p>\n <\/p>\n Die Routine verwendet dabei die GetDefaultFolder<\/b>-Methode mit dem Argument olFolderCalendar<\/b>, die immer einen Verweis auf den Kalender-Ordner zurückgibt.<\/p>\n Gegebenenfalls möchten Sie auf einen Unterordner des Hauptordners zugreifen. In diesem Fall verwenden Sie beispielsweise die folgende Syntax (in einer Zeile):<\/p>\n Termine ausgeben<\/b><\/p>\n Nun haben Sie das Werkzeug an der Hand, um komfortabel auf die Termine von Outlook zuzugreifen.<\/p>\n Am einfachsten demonstriert dies die folgende Routine, die alle vorhandenen Termine ausgibt:<\/p>\n Die Routine durchläuft in einer For Each<\/b>-Schleife alle Elemente des Kalender-Ordners und gibt die Werte der Eigenschaften Start <\/b>und Subject <\/b>aus, was den beiden Feldern Beginnt um: <\/b>und Betreff <\/b>entspricht. Alle weiteren Eigenschaften lassen sich recht einfach per IntelliSense ermitteln. Beachten Sie, dass Outlook zunächst alle ganztägigen Termine (AllDayEvent = True<\/b>) und erst dann die anderen Termine ausgibt und dann aufsteigend nach dem Datum sortiert.<\/p>\n Termine in Tabelle schreiben<\/b><\/p>\n Sinnvoll für weitere Operationen ist das Schreiben der vorhandenen Termine in eine Tabelle. Der Entwurf dieser Tabelle sieht wie in Bild 2 aus und enthält zu Beispielzwecken nur die wichtigsten Informationen.<\/p>\n Bild 2: Datenmodell der Tabelle zum Speichern der Termindaten<\/span><\/b><\/p>\n<\/p><\/div>\n Dazu gehören ein Primärschlüssel und ein Feld mit einem änderungsdatum, die noch eine weitere wichtige Funktion innehaben (mehr dazu weiter unten), sowie vier Felder zum Speichern von Betreff, Inhalt, Start- und Endzeit des Termins.<\/p>\n Das Primärschlüsselfeld TerminID <\/b>und das Feld GeaendertAm <\/b>sind für den Import von Daten nur wichtig, wenn die Daten beim Import abgeglichen werden sollen. Wenn Sie einfach nur die Termine in eine leere Tabelle einlesen, die so gespeicherten Daten nutzen und die Tabelle anschließend praktisch wieder löschen können, brauchen Sie die weiteren Ausführungen nicht zu verfolgen.<\/p>\n Wenn Sie die Daten in der Access-Tabelle beibehalten und gegebenenfalls sogar einmal zurück nach Outlook übertragen möchten, benötigen Sie diese beiden Felder unbedingt dafür.<\/p>\n EntryID und Beständigkeit<\/b><\/p>\n Es gibt eine ebenso weit verbreitete wie falsche Annahme, dass die EntryID <\/b>als Eigenschaft eines Appointment-Elements (und auch der anderen Elemente wie Mails oder Kontakte) auf Outlook-Seite nicht nur ein eindeutiges, sondern auch ein beständiges Merkmal ist. Es ist eindeutig, sofern man bei GUID-ähnlichen Werten von Eindeutigkeit sprechen kann (immerhin hat die EntryID 24 Byte Länge statt der 16 Byte einer „richtigen“ GUID), aber keinesfalls beständig. Wenn Sie nämlich ein Element von einem Outlook-Ordner in einen anderen verschieben, ändert sich auch dessen EntryID<\/b>.<\/p>\n Das bedeutet, wenn Sie einen Outlook-Termin in einer Access-Tabelle speichern, diesen in Access anpassen und anschließend wieder nach Outlook exportieren möchten, überschreiben Sie damit nicht zwangsläufig auch den ursprünglichen Termin. Also sorgen Sie selbst für ein eindeutiges Kriterium, und das stammt in diesem Fall aus dem Primärschlüsselfeld der Access-Tabelle.<\/p>\n Dieses ist – zumindest für diese Tabelle – mit Sicherheit eindeutig. Leider bieten Outlook-Elemente keine Eigenschaft ohne Funktion, die man mit benutzerdefinierten Werten füllen könnte. Allerdings können Sie für Outlook-Elemente – genau wie für Access-Objekte – eigene benutzerdefinierte Eigenschaften anlegen und diese Möglichkeit legen Sie für das Speichern des in der Access-Tabelle festgelegten Primärschlüsselwertes fest.<\/p>\n Dafür müssen Sie nur drei Dinge erledigen. Als Erstes deklarieren Sie eine passende Variable:<\/p>\n Anschließend erzeugen Sie eine neue Benutzereigenschaft und weisen dieser den gewünschten Wert zu:<\/p>\n Das alles sind aber nur Ausschnitte aus der Routine aus Listing 3. Diese öffnet zunächst eine Datensatzgruppe auf Basis der Tabelle tblTermine<\/b>. Anschließend holt sie sich mit der oben vorgestellten Routine GetAppointmentFolder <\/b>einen Verweis auf den Termine-Ordner von Outlook und durchläuft in einer Schleife alle Termin-Elemente. <\/p>\n Listing 3: Importieren von Outlook-Terminen in eine Access-Tabelle<\/p>\n Und dort geschehen die wesentlichen Schritte: Zunächst prüft die Routine, ob der Termin bereits die Benutzereigenschaft TerminID <\/b>aufweist. Ist das nicht der Fall, ist der Termin sicher noch nicht in der Tabelle tblTermine <\/b>vorhanden und wird dort angelegt. Ist der Termin angelegt, ermittelt die Routine noch die TerminID<\/b>, erzeugt die Benutzereigenschaft TerminID <\/b>für das Outlook-Termin-Element und schreibt den neuen Wert hinein.<\/p>\n Ist die Benutzereigenschaft gesetzt, sucht die Routine in der Tabelle nach einem Termin mit dieser TerminID<\/b>. Ist dieser vorhanden, vergleicht sie das änderungsdatum von Tabelleneintrag und Outlook-Element. Ist dieses gleich, geschieht weiter nichts, falls nicht, ersetzt die Routine die in der Tabelle enthaltenen Daten durch die Outlook-Daten. Wenn die TerminID<\/b> noch nicht vorhanden ist, legt die Routine einen neuen Termindatensatz an, der dann zwangsläufig auch eine neue TerminID<\/b> in der Tabelle enthält. Um eine Synchronisation zu ermöglichen, aktualisiert die Routine die TerminID <\/b>des passenden Outlook-Elements auf den Wert des Primärschlüssels des neuen Datensatzes.<\/p>\n Termine nach Outlook Der Export funktioniert sogar noch ein wenig einfacher – zumindest, wenn man sich auf die Anzahl der dafür verwendeten Codezeilen bezieht. Die Routine aus Listing 4 durchläuft einfach alle Datensätze der Tabelle tblTermine <\/b>und macht sich zu Nutze, dass man in Outlook sogar nach dem Inhalt von benutzerdefinierten Feldern suchen kann (bei einigen eingebauten Feldern wie etwa EntryID <\/b>funktioniert das nicht). In diesem Fall versucht die Routine zunächst, einen Eintrag aus dem Kalender-Ordner zu finden, dessen benutzerdefinierte Eigenschaft TerminID <\/b>den Wert des Primärschlüssels des aktuellen Datensatzes enthält. Ist das nicht der Fall, legt sie einen neuen Termin mit den in der Tabelle enthaltenen Daten an und erzeugt auch die benutzerdefinierte Eigenschaft TerminID <\/b>mit dem passenden Primärschlüsselwert. Ist der Termin bereits vorhanden, prüft die Routine, ob sich das änderungsdatum der beiden unterscheidet. Falls ja, überträgt sie die Daten aus der Access-Tabelle in den Outlook-Termin.<\/p>\n Listing 4: Importieren von Outlook-Terminen in eine Access-Tabelle<\/p>\n Zusammenfassung und Ausblick<\/b><\/p>\n Dank der zu Beginn des Beitrags eingeführten öffentlichen Eigenschaften zum Beschaffen von Objektvariablen mit Verweisen auf das Outlook-Application-Objekt, das NameSpace-Objekt und den Termin-Ordner kann man sich im Folgenden auf die Programmierung der eigentlichen Funktionen konzentrieren. Daraus resultierten zwei Routinen: eine, die alle Termine von Outlook nach Access importiert, und eine, die den umgekehrten Weg geht. Dabei versehen beide sowohl die Termin-Datensätze in Access sowie die Termin-Elemente in Outlook mit einem eindeutigen Index, wobei unter Outlook das Erzeugen einer benutzerdefinierten Eigenschaft notwendig ist. Damit ist die Voraussetzung für das Synchronisieren von Daten aus Access und Outlook geschaffen.<\/p>\n Die beiden Routinen TermineImportieren <\/b>und TermineExportieren <\/b>bieten in einem Fall, nämlich dem Im- beziehungsweise Export von Terminen, die auf beiden Seiten schon vorhanden sind, aber ein unterschiedliches änderungsdatum aufweisen, ein etwas rudimentäres Verhalten: Sie überschreiben einfach die Termindaten des Zieltermins. Hier könnte man noch eine etwas ausgefeiltere Technik einsetzen, um zu prüfen, welche Feldinhalte sich unterscheiden, und gegebenenfalls den Benutzer entscheiden lassen, welche Information er beibehalten möchte. Außerdem enthält die Access-Tabelle nur die vier wesentlichen Termin-Eigenschaften Subject<\/b>, Body<\/b>, Start <\/b>und End<\/b>; diese kann man nach Gutdünken erweitern. Vorsicht ist dabei natürlich bei der Handhabung von Terminserien geboten. Dieses Thema würde allerdings den Rahmen des vorliegenden Beitrags sprengen und wird gegebenenfalls an anderer Stelle behandelt.<\/p>\n Enthaltene Beispieldateien:<\/p>\n OutlookTermine.mdb<\/p>\n\n\n ![\"pic001.tif\"](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2007_01\/OutlookTermine-web-images\/pic001_opt.jpeg\")
\n <\/div>\n\nDim objOutlook As Outlook.Application\r\nSet objOutlook = _
CreateObject("Outlook.Application")<\/pre>\nDim objOutlook As Outlook.Application\r\nOn Error Resume Next\r\nSet objOutlook = _
CreateObject("Outlook.Application")\r\nIf Err.Number = 429 Then\r\n MsgBox "Outlook ist nicht installiert."\r\n Exit Function\r\nEnd If<\/pre>\nPrivate mOutlook As Outlook.Application\r\nPublic Property Get GetOutlook() As Outlook.Application\r\n If mOutlook Is Nothing Then\r\n On Error Resume Next\r\n Set mOutlook = CreateObject("Outlook.Application")\r\n If Err.Number = 429 Then\r\n MsgBox "Outlook ist nicht installiert."\r\n Exit Function\r\n End If\r\n End If\r\n Set GetOutlook = mOutlook\r\nEnd Property<\/pre>\nDebug.Print GetOutlook.Name<\/pre>\n
Private mNamespace As Outlook.NameSpace<\/pre>\n
Public Property Get GetMAPINamespace() _
As Outlook.NameSpace\r\n If mNamespace Is Nothing Then\r\n Set objNamespace = _
GetOutlook.GetNamespace("MAPI")\r\n End If\r\n Set GetNamespace = mNamespace\r\nEnd Property<\/pre>\nPrivate mAppointmentFolder As Outlook.MAPIFolder<\/pre>\n
Private mAppointmentFolder As Outlook.MAPIFolder \r\nPublic Property Get GetAppointmentFolder() As Outlook.MAPIFolder\r\n If mAppointmentFolder Is Nothing Then\r\n Set mAppointmentFolder = GetMAPINamespace.GetDefaultFolder(olFolderCalendar)\r\n End If\r\n Set GetAppointmentFolder = mAppointmentFolder\r\nEnd Property<\/pre>\n
Get DefaultFolder(olFolderCalendar).Folders("MeineTermine")<\/pre>\nPublic Sub TermineAusgeben()\r\n Dim objAppointment As Outlook.AppointmentItem\r\n For Each objAppointment In _
GetAppointmentFolder.Items\r\n Debug.Print objAppointment.Start, _
objAppointment.Subject\r\n Next objAppointment\r\nEnd Sub<\/pre>\n\n ![\"pic003.tif\"](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2007_01\/OutlookTermine-web-images\/pic003_opt.jpeg\")
\n <\/div>\n\nDim objUserProperty As Outlook.UserProperty<\/pre>\n
Set objUserProperty = .UserProperties.Add("TerminID", olText)\r\nobjUserProperty.Value = rst!TerminID<\/pre>\nPublic Sub TermineImportieren()\r\n Dim objAppointment As Outlook.AppointmentItem\r\n Dim db As DAO.Database\r\n Dim rst As DAO.Recordset\r\n Dim objUserProperty As Outlook.UserProperty\r\n Dim lngTerminID As Long\r\n Set db = CurrentDb\r\n Set rst = db.OpenRecordset("tblTermine", dbOpenDynaset)\r\n For Each objAppointment In GetAppointmentFolder.Items\r\n With objAppointment\r\n lngTerminID = 0\r\n On Error Resume Next\r\n lngTerminID = .UserProperties.Item("TerminID").Value\r\n On Error GoTo 0\r\n If lngTerminID > 0 Then\r\n rst.FindFirst "TerminID = " & lngTerminID\r\n If rst.NoMatch Then\r\n rst.AddNew\r\n rst!Betreff = .Subject\r\n rst!Inhalt = .Body\r\n rst!BeginntAm = .Start\r\n rst!EndetAm = .End\r\n rst!GeaendertAm = .LastModificationTime\r\n Set objUserProperty = _
.UserProperties.Add("TerminID", olText)\r\n objUserProperty.Value = rst!TerminID\r\n .Save\r\n rst.Update\r\n Else\r\n If Not rst!GeaendertAm = .LastModificationTime Then\r\n rst.Edit\r\n rst!Betreff = .Subject\r\n rst!Inhalt = .Body\r\n rst!BeginntAm = .Start\r\n rst!EndetAm = .End\r\n rst!GeaendertAm = .LastModificationTime\r\n rst.Update\r\n End If\r\n End If\r\n Else\r\n rst.AddNew\r\n rst!Betreff = .Subject\r\n rst!Inhalt = .Body\r\n rst!BeginntAm = .Start\r\n rst!EndetAm = .End\r\n rst!GeaendertAm = .LastModificationTime\r\n Set objUserProperty = _
.UserProperties.Add("TerminID", olText)\r\n objUserProperty.Value = rst!TerminID\r\n .Save\r\n rst.Update\r\n End If\r\n End With\r\n Next objAppointment\r\n rst.Close\r\n Set rst = Nothing\r\n Set db = Nothing\r\nEnd Sub<\/pre>\n
exportieren<\/b><\/p>\nPublic Sub TermineExportieren()\r\n Dim objAppointment As Outlook.AppointmentItem\r\n Dim db As DAO.Database\r\n Dim rst As DAO.Recordset\r\n Dim objUserProperty As Outlook.UserProperty\r\n Dim lngTerminID As Long\r\n Set db = CurrentDb\r\n Set rst = db.OpenRecordset("tblTermine", dbOpenDynaset)\r\n Do While Not rst.EOF\r\n Set objAppointment = _
GetAppointmentFolder.Items.Find("[TerminID] = " _
& rst!TerminID)\r\n If objAppointment Is Nothing Then\r\n Set objAppointment = GetAppointmentFolder.Items.Add\r\n With objAppointment\r\n .Subject = rst!Betreff\r\n .Body = Nz(rst!Inhalt, "")\r\n .Start = rst!BeginntAm\r\n .End = rst!EndetAm\r\n Set objUserProperty = _
.UserProperties.Add("TerminID", olText)\r\n objUserProperty.Value = rst!TerminID\r\n .Save\r\n End With\r\n Else\r\n With objAppointment\r\n If Not (rst!GeaendertAm = .LastModificationTime) Then\r\n .Subject = rst!Betreff\r\n .Body = Nz(rst!Inhalt)\r\n .Start = rst!BeginntAm\r\n .End = rst!EndetAm\r\n .Save\r\n End If\r\n End With\r\n End If\r\n rst.MoveNext\r\n Loop\r\n rst.Close\r\n Set rst = Nothing\r\n Set db = Nothing\r\nEnd Sub<\/pre>\nDownloads zu diesem Beitrag<\/h3>\n