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In den ersten beiden Teilen dieser kleinen Serie wurde beschrieben, wie man mit reinen Access-Bordmitteln ein Formular mit einem flexiblen grafischen Monatsplan erstellt. Diesmal geht es darum, wie mit wenigen Schritten aus dem Formular ein Bericht wird.<\/b><\/p>\n
Papier los<\/p>\n
Bei der alltäglichen Verwendung des Zeitplanes gibt es immer wieder Situationen, in denen Papier gefragt ist.<\/p>\n
Berichte eignen sich wesentlich besser als Formulare, wenn Sie den Zeitplan ausdrucken möchten, um etwa einen Belegungs- oder Urlaubsplan an der Pinnwand oder als PDF „schreibgeschützt“ zu veröffentlichen.<\/p>\n
Ich gehe bei dieser schrittweisen Anleitung von der Beispieldatenbank in Teil 2 aus, also dem Plan-Formular mit flexiblen Zeiträumen.<\/p>\n
Hinweis<\/b><\/p>\n
Auf der Begleit-CD finden Sie die Beispiel-Datenbank im Format von Access 2000 mit allen hier behandelten Quellcodes. Die ersten beiden Artikel Zeitpläne mit Access erzeugen <\/b>finden Sie in den Ausgaben 3\/2006 und 1\/2007 sowie im Online-Archiv unter Shortlink 353 und 441.<\/p>\n
Bild 1 zeigt das Ziel der Bemühungen. Der Bericht soll optisch genau dem Formular entsprechen, also den aktuell im Formular eingestellten Zeitraum mit den gleichen Formatierungen und so weiter wiedergeben.<\/p>\n
![\"Abbildung1.tif\"](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2007_02\/Zeitplan3-web-images\/Abbildung1_opt.jpeg\")
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Bild 1: Formular und Bericht auf einen Blick<\/span><\/b><\/p>\n Formular als Bericht klonen<\/b><\/p>\n Wir verwenden die einfachste Art, aus einem Formular einen Bericht zu erzeugen:<\/p>\n Rechter Mausklick im Datenbankfenster auf das Formular frmPlan<\/b>, im Kontextmenü Speichern Unter <\/b>wählen. Als Objektname verwenden Sie rptPlan <\/b>und speichern die Kopie als Bericht.<\/p>\n Das ist natürlich erst die Basis für die weiteren nötigen Anpassungsarbeiten, denn erstens passt der Bericht nicht auf eine Din-A4-Seite und zweitens entspricht der beim Kopieren ebenfalls übernommene Formularcode nicht den Erfordernissen eines Berichts. Diesen Code im Bericht können Sie erst einmal komplett löschen.<\/p>\n Die Oberfläche anpassen<\/b><\/p>\n Als Erstes können Sie alle Schaltflächen im Bericht ersatzlos löschen. Sie haben hier keine Funktion. Erst mit dem neuen Access 2007 ist es möglich, auf Objekte in einem Bericht zu klicken, um Code auszuführen.<\/p>\n Hier wird hingegen davon ausgegangen, dass die Steuerung der Zeiträume komplett im Planformular erfolgt und der Bericht die dort gewählten Daten 1:1 anzeigen soll.<\/p>\n Aus dem gleichen Grund wandeln Sie im nächsten Schritt alle Kombinationsfelder in Textfelder um. Das erste Kombinationsfeld ist cboJahr<\/b>. Also rechter Mausklick auf cboJahr<\/b>, im Kontextmenü ändern zu\/Textfeld <\/b>wählen. Den Namen des Textfeldes ändern Sie auf txtJahr<\/b>, der neue Steuerelementinhalt lautet:<\/p>\n Dadurch bezieht das Textfeld von nun an seinen Inhalt passiv aus dem korrespondierenden Steuerelement des Formulars. Analog gehen Sie für alle Steuerelemente in der oberen Zeile vor, also cboMonat<\/b>, grpKW<\/b>, cboKW<\/b>, txtVon<\/b>, txtBis<\/b>.<\/p>\n <\/p>\n Gehen Sie davon aus, dass der Ausdruck auf einem Blatt der Größe Din-A4 komplett Platz haben soll. Der Bericht sollte dazu auf Querformat <\/b>eingestellt und seine Seitenränder möglichst klein sein.<\/p>\n Die Höhe des Berichts hängt natürlich von der Anzahl der Datensätze ab. Jedenfalls ist es recht einfach, die Höhe zu verringern, indem man schlicht alle Steuerelemente im Detailbereich markiert und ihre Höhe in einem Zug entsprechend anpasst. Anders ist das Vorgehen bei der Breite des Kalenders. Sie wird im Wesentlichen per Code gesetzt und ist daher dort einzustellen. Dazu mehr weiter unten im Text.<\/p>\n Den Code anpassen<\/b><\/p>\n Ich habe bereits in einem früheren Teil dieser kleinen Serie dargestellt, dass sich der Code zur Formatierung des Planes nur zu Demonstrationszwecken komplett im Planformular befand.<\/p>\n Wenn Sie hingegen komplexen Code in verschiedenen Objekten verwenden, empfiehlt sich fast immer seine Auslagerung in ein Standardmodul. Das geschieht nun mit den beiden Prozeduren procFormat <\/b>und procFill <\/b>sowie der Funktion fctKWMon<\/b>. Alle drei werden aus dem Formular frmPlan <\/b>ausgeschnitten und im neuen Standardmodul basPlan <\/b>als Public <\/b>deklariert wieder eingefügt. <\/p>\n Am Code von procFormat <\/b>und procFill <\/b>sind nur leichte Modifikationen notwendig, um sie sowohl für das Formular als auch für den Bericht nutzen zu können. <\/p>\n Wenn eine Prozedur oder Funktion wissen muss, auf welches Objekt sie sich bezieht, dann arbeiten Sie am besten mit der schlichten Übergabe des Objektnamens als String<\/b>-Parameter.<\/p>\n Die geänderte Deklaration von procFormat <\/b>lautet daher:<\/p>\n Ebenfalls neu in dieser Prozedur sind folgende Zeilen:<\/p>\n Da sowohl ein Formular als auch ein Bericht die Prozedur verwenden, wird ein neutrales Objekt namens obj <\/b>verwendet. Durch die Namenskonvention, dass Formularnamen immer mit der Vorsilbe frm<\/b> beginnen, ist es einfach, die richtige Auflistung Forms <\/b>oder Reports <\/b>einzustellen. Verwendet wird obj <\/b>dann beim Durchlaufen der Controls<\/b>-Auflistung beim Einstellen der bedingten Formatierung:<\/p>\n Nun muss nur noch der Aufruf der Prozedur im Open<\/b>-Ereignis von frmPlan <\/b>um den Formularnamen ergänzt werden:<\/p>\n Das gleiche Vorgehen gilt für die zentrale Prozedur zum Erstellen des Planes procFill<\/b>. Die Deklaration lautet wieder:<\/p>\n Es gibt ebenfalls ein neutrales Objekt:<\/p>\n und die Belegung des Objekts:<\/p>\n Dieses obj <\/b>ersetzt von nun an alle Me<\/b>, die bisher in procFill <\/b>verwendet wurden. Mit der Ersetzen<\/b>-Funktion des Visual Basic-Editors ist diese änderung in wenigen Sekunden durchgeführt (siehe Bild 2).<\/p>\n Die Variable blnForm <\/b>wird hier noch zusätzlich als Flag verwendet, weil an zwei weiteren Stellen in der Prozedur die Unterscheidung zwischen aufrufendem Formular oder Bericht notwendig ist. Alle Aufrufe der Prozedur in frmPlan <\/b>müssen geändert werden zu<\/p>\n Ansonsten gibt es in der Prozedur nur noch ein paar kleine änderungen, damit sie auch für den Bericht funktioniert. Zum Beispiel wurde weiter oben bereits angesprochen, dass der Formularkalender nicht auf eine Din-A4-Druckseite passt.<\/p>\n Deshalb wird im Code bei der Einstellung der Breite und Position der Kalenderelemente zwischen dem Formular und dem Bericht unterschieden:<\/p>\n Jedes Kalender-Steuerelement im Bericht wird damit um 50 Twips schmaler als im Formular.<\/p>\n Der Bericht kann nun alle Zeiträume des Formulares in Din-A4-Breite darstellen. Bild 2 zeigt den Bericht mit der Einschränkung auf 14 Tage.<\/p>\n Bild 2: Bericht mit 14 Tagen<\/span><\/b><\/p>\n Die weiteren geringfügigen Anpassungen von procFill <\/b>können Sie dem kommentierten Code in der Beispieldatenbank entnehmen.<\/p>\n Zwei Dinge sind noch nötig, um die Anwendung zu komplettieren:<\/p>\n=[Formulare]![frmPlan]![cboJahr]<\/pre>\n
Public Sub procFormat(strObjName As String)<\/pre>\n
Dim obj As Object\r\nIf Left(strObjName, 3) = "frm" Then\r\n Set obj = Forms(strObjName)\r\nElse\r\n Set obj = Reports(strObjName)\r\nEnd If<\/pre>\n
For Each ctl In obj.Controls<\/pre>\n
procFormat Me.Name<\/pre>\n
Public Sub procFill(strObjName As String)<\/pre>\n
Dim obj As Object<\/pre>\n
If Left(strObjName, 3) = "frm" Then\r\n Set obj = Forms(strObjName)\r\n blnForm = True\r\n Else\r\n Set obj = Reports(strObjName)\r\n End If<\/pre>\n
procFill Me.Name<\/pre>\n
Select Case strObjName\r\n Case "frmPlan"\r\n lngLeft = 645\r\n lngWidth = 510\r\n Case "rptPlan"\r\n lngLeft = 645\r\n lngWidth = 460\r\n End Select<\/pre>\n
![\"Abbildung2.tif\"](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2007_02\/Zeitplan3-web-images\/Abbildung2_opt.jpeg\")
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