{"id":55000480,"date":"2007-08-01T00:00:00","date_gmt":"2021-02-11T21:17:35","guid":{"rendered":"http:\/\/access-im-unternehmen.aix-dev.de\/aiu\/?p=480"},"modified":"-0001-11-30T00:00:00","modified_gmt":"-0001-11-30T00:00:00","slug":"Gruppierung_mit_Seitenzahl","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/access-im-unternehmen.de\/Gruppierung_mit_Seitenzahl\/","title":{"rendered":"Gruppierung mit Seitenzahl"},"content":{"rendered":"

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Das Anzeigen der Seitenzahl und der Gesamtzahl der Seiten eines Berichts ist kein Hexenwerk. Viel komplizierter wird es, wenn Sie einzelne Gruppierungen innerhalb eines Berichts mit Seitenzahlen versehen möchten – und noch anspruchsvoller ist das Ermitteln der Gesamtseitenzahl der Gruppierung. Access im Unternehmen zeigt, wie das funktioniert.<\/b><\/p>\n<\/p><\/div>\n

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Ein gutes Beispiel für den Einsatz einer Seitennummerierung gruppierter Daten ist das Kassenbuch aus dem gleichnamigen Artikel mit dem Shortlink 486. Dort zeigt ein Bericht nach Konten getrennt alle Buchungen an und beginnt jeweils eine neue Seite für jedes Konto. Konten können natürlich mehr Einträge enthalten, als auf eine Seite passen. Damit der Leser direkt weiß, dass die aktuelle Seite nicht die letzte Seite für das aktuelle Konto ist, sollten Sie ihn durch die Angabe der Seitenzahl darauf hinweisen – am besten sogar noch durch die passende Gesamtzahl der Seiten dieses Kontos.<\/p>\n

So sollen Gruppierungen, die auf nur einer Seite Platz finden, etwa den Eintrag „Seite 1\/1“ erhalten, während andere mit mehreren Seiten beispielsweise mit „Seite 2\/3“ versehen werden (siehe Bild 1).<\/p>\n

\n \"abb001.tif\"\n <\/div>\n
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Bild 1: Berichte mit Seitenzahlen für die Seiten der enthaltenen Gruppierungen<\/span><\/b><\/p>\n<\/p><\/div>\n

Page und Pages<\/b><\/p>\n

Bezogen auf einen kompletten Bericht ist das einfach. Hier reicht die Angabe des folgenden Ausdrucks für die Eigenschaft Steuerelementinhalt <\/b>eines Textfelds:<\/p>\n

=\"Seite \" & [Seite] & \"\/\" & [Seiten]<\/pre>\n
Die Funktionen Seite <\/b>und Seiten <\/b>(unter VBA Page <\/b>und Pages<\/b>) lassen sich allerdings von vorhandenen Gruppierungen wenig beeindrucken. Da müssen härtere Geschütze ran – zum Beispiel eine passende VBA-Funktion, die beim Formatieren des jeweiligen Gruppierungsbereichs aufgerufen wird.<\/p>\n
Beim Formatieren<\/p>\n
Die einzelnen Berichtsbereiche lösen jeweils das Ereignis Beim Formatieren <\/b>aus – und das je nach der aktuellen Konfiguration einmal oder mehrmals.<\/p>\n
Um Gruppierungen mit eigenen Seitenzahlen zu versehen, reicht diese Erkenntnis jedoch nicht aus. Das Wissen, wie die VBA-Funktionen Page <\/b>und Pages <\/b>eines Berichts arbeiten, hilft da schon eher weiter – gemixt mit einer weiteren Zutat: Und die lautet, dass Access beim Anzeigen von Berichten nur so viele Seiten im Voraus rendert, wie unbedingt nötig. Sprich: Wenn ein Bericht einfach nur ein paar Datensätze im Detailbereich anzeigen soll, wird auch zunächst nur die erste Seite aufbereitet. Erst beim Blättern zur zweiten Seite stellt Access deren Inhalt zusammen.<\/p>\n
Wenn man das auf das Ziel dieses Beitrags ummünzt, nämlich das Nummerieren der Seiten einer Gruppierung und die Angabe der gesamten Seitenzahl dieses Bereichs, dann könnte man zumindest schon einmal die aktuelle Seite einer Gruppierung ausgeben – und zwar, indem man prüft, ob eine Seite die erste Seite einer Gruppierung ist oder eine der folgenden Seiten.<\/p>\n
In Access-Berichten gruppiert man Daten nach einem bestimmten Wert der Datenherkunft, im Beispiel ist dies das Feld KontoID<\/b>. Der Inhalt dieses Feldes ist das Kriterium, dass die Datensätze einer Gruppierung und damit auch der Seiten, auf denen diese ausgegeben werden, vereint. Um herauszufinden, ob eine Seite die erste Seite einer Gruppierung ist, vergleichen Sie einfach den Inhalt des Feldes KontoID mit dem passenden Wert der vorherigen Seite. Ist dieser nicht gleich, ist die Seite die erste Seite, sonst eine der folgenden Seiten.<\/p>\n
Im Ereignis Beim Formatieren <\/b>eines Gruppierungsbereichs erlaubt Access allerdings ausschließlich Zugriff auf den ersten Datensatz der Gruppierung, nicht auf Daten der vorherigen und schon gar nicht auf die Daten der folgenden Seiten.<\/p>\n
Also speichern Sie den die aktuelle Gruppe charakterisierenden Wert in einer Variablen zwischen. Die Variable deklarieren Sie modulweit im Klassenmodul des Berichts:<\/p>\n
Dim lngKonto As Long<\/pre>\n
Außerdem brauchen Sie noch eine Variable, in der Sie die aktuelle Seite des gruppierten Bereichs speichern:<\/p>\n
Dim intSeiteGruppe As Integer<\/pre>\n
<\/p>\n
Die Routine, die durch das Ereignis Beim Formatieren <\/b>ausgelöst wird, sieht schließlich wie in Listing 1 aus und funktioniert wie folgt:<\/p>\n
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Listing 1: Anzeigen der Seite einer Gruppierung in einem Textfeld<\/p>\n
Private Sub Gruppenkopf0_Format(Cancel As Integer, FormatCount As Integer)\r\n     If lngKonto = Me!KontoID Then\r\n         intSeiteGruppe = intSeiteGruppe + 1\r\n     Else\r\n         intSeiteGruppe = 1\r\n     End If\r\n     Me!txtSeitenGruppe = \"Seite \" & intSeiteGruppe\r\n     lngKonto = Me!KontoID\r\nEnd Sub<\/pre>\n<\/p><\/div>\n
Beim ersten Aufruf, also der ersten Seite des Berichts überhaupt, hat lngKonto <\/b>logischerweise noch den Wert 0<\/b>. Dementsprechend legt die Routine den Wert 1 <\/b>als intSeiteGruppe <\/b>fest, der auch in dem im Gruppenkopf befindlichen Textfeld txtSeitenGruppe <\/b>angezeigt wird. Das Gleiche passiert auch jedesmal, wenn die Routine auf die erste Seite einer Gruppierung stößt.<\/p>\n
Wenn die aktuelle Seite nicht die erste Seite einer Gruppierung ist, liefert der Ausdruck lngKonto = Me!KontoID <\/b>den Wert True <\/b>und die Routine erhöht den in intSeiteGruppe <\/b>gespeicherten Wert für die Seitenzahl um 1<\/b> und das Textfeld txtSeitenGruppe <\/b>gibt den ermittelten Wert aus.<\/p>\n
Gesamtseiten einer Gruppe<\/p>\n
Wenn Sie die Vollständigkeit der Kontenblätter sicherstellen möchten, müssen Sie allerdings noch einen Schritt weitergehen und die Gesamtzahl der Seiten einer Gruppe ermitteln.<\/p>\n
Dazu ist es nötig, den kompletten Bericht einmal zu durchlaufen und die Seitenzahlen der jeweiligen Bereiche in einer passenden Variablen beziehungsweise einem Array zu speichern.<\/p>\n
Doch wie bringen Sie Access dazu, alle Berichtsseiten einmal komplett durchzublättern Ganz einfach: Sie fügen dem Fußbereich einfach ein Textfeld hinzu, das die Gesamtseitenzahl mit dem oben erwähnten Ausdruck =“Seite “ & [Seite] & „\/“ & [Seiten] <\/b>enthält.<\/p>\n
Der letzte Teil, die Funktion Seiten<\/b>, erzwingt das vollständige Rendern des Berichts und ermöglicht dadurch die Ermittlung der Seitenzahl. Ihnen hilft das insofern weiter, als dass Access das Ereignis Beim Formatieren <\/b>des Gruppenkopfes (wie übrigens auch die Ereignisse aller anderen seitenbezogenen Berichtsbereiche) nun mehrmals auslöst – und zwar zumindest einmal beim Zählen der Seiten, also beim ersten Durchlauf, als auch beim Anzeigen der fertigen Seite.<\/p>\n
Sie müssen die VBA-Routine also dazu bringen, beim ersten Durchlauf die Anzahl der Seiten für jede Gruppe zu speichern und diese im zweiten Durchgang mit der aktuellen Seitenzahl im Kopfbereich auszugeben.<\/p>\n
Wie aber soll die Routine erkennen, ob sie sich gerade im ersten oder zweiten Durchgang befindet<\/p>\n
Normalerweise ist der Parameter FormatCount <\/b>eine interessante Möglichkeit für solche Zwecke – sein Inhalt gibt an, das wievielte Mal der aktuelle Bereich schon formatiert wurde. Leider lässt sich im Vorhinein nicht genau sagen, wie oft ein Bereich formatiert wird.<\/p>\n
Dies hängt unter anderem davon ab, ob beispielsweise der letzte Datensatz einer Gruppierung und ihr Fußbereich auf einer Seite zusammengehalten werden und dadurch gegebenenfalls weitere Formatierungsläufe notwendig werden.<\/p>\n
Eine viel bessere Variante ist die Berichtsfunktion Pages<\/b>: Sie ist das VBA-Pendant zur Funktion Seiten<\/b>, sorgt aber beim Aufruf nicht dafür, dass Access die Seitenzahl des Berichts ermittelt, sondern gibt nur den aktuell dafür bekannten Wert aus.<\/p>\n
Im ersten Durchlauf, also während Access alle Seiten formatiert, um die Anzahl der Seiten zu zählen, liefert die Funktion Pages <\/b>jeweils den Wert 0<\/b>, im zweiten Durchgang dann die tatsächliche Anzahl der Seiten.<\/p>\n
Dies machen Sie sich zu Nutze, indem Sie den Wert der Eigenschaft Pages <\/b>wie in Listing 2 abfragen. Diese Version ist ein wenig umfangreicher als die erste Fassung: Unter anderem benötigt sie zwei Arrays namens intSeiteGruppe <\/b>und intSeiteGruppen<\/b>, um für jede Seite des Berichts die Seite und die Gesamtseiten bezogen auf ihre Gruppe zu speichern. Die Ermittlung dieser Informationen erfolgt in dem Zweig der Routine, bei dem Me.Pages <\/b>den Wert 0 <\/b>liefert.<\/p>\n
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Listing 2: Anzeigen der Seite einer Gruppierung in einem Textfeld<\/p>\n
Dim intSeiteKonto As Integer\r\nDim lngKonto As Long\r\nDim intSeiteGruppe() As Integer\r\nDim intSeitenGruppe() As Integer\r\nDim intGruppeStartseite As Integer\r\nPrivate Sub Gruppenkopf0_Format(Cancel As Integer, FormatCount As Integer)\r\n     Dim i As Integer\r\n     If Me.Pages = 0 Then\r\n         ReDim Preserve intSeitenGruppe(Me.Page)\r\n         ReDim Preserve intSeiteGruppe(Me.Page)\r\n         If Me.KontoID = lngKonto Then\r\n             For i = intGruppeStartseite To Me.Page\r\n                 intSeitenGruppe(i) = Me.Page - intGruppeStartseite + 1\r\n             Next i\r\n         Else\r\n             lngKonto = Me.KontoID\r\n             intGruppeStartseite = Me.Page\r\n             intSeitenGruppe(Me.Page) = 1\r\n         End If\r\n         intSeiteGruppe(Me.Page) = Me.Page - intGruppeStartseite + 1\r\n     Else\r\n         Me!txtSeitenGruppe = \"Seite \" & intSeiteGruppe(Me.Page) & \"\/'' & intSeitenGruppe(Me.Page)\r\n     End If\r\nEnd Sub<\/pre>\n<\/p><\/div>\n
Erstreckt sich eine Gruppe über mehr als eine Seite (Me!KontoID = lngKonto<\/b>), schreibt die Routine die Anzahl der Seiten dieser Gruppen in alle Elemente des Arrays intSeiteGruppen<\/b>, die zu dieser Gruppe gehören. Dieser Vorgang wiederholt sich für jede Folgeseite.<\/p>\n
Beispiel: Wenn sich etwa ab Seite 3 eine Gruppe mit insgesamt drei Seiten befindet, dann stellt die Routine für Seite 3 zunächst den Beginn einer neuen Gruppe fest und durchläuft die Schritte des Else<\/b>-Teils – dort wird in der Variablen lngKonto<\/b> mit Me!KontoID <\/b>das Merkmal der aktuellen Gruppe, in intGruppeStartseite <\/b>die Seitenzahl der ersten Seite der Gruppe (hier Seite 3) und in intSeitenGruppe(Me.Page) <\/b>mit dem Wert 1 <\/b>die Seitenzahl der aktuellen Gruppe gespeichert.<\/p>\n
Beim Aufruf dieser Routine für Seite 4 kommt der erste Zweig der If<\/b>-Abfrage zum Zuge: In einer For Next<\/b>-Schleife werden dort die Werte der Elemente des Arrays intSeitenGruppe <\/b>für alle bisherigen und die aktuelle Seite der Gruppe auf die aktuelle Gesamtseitenzahl dieser Gruppe eingestellt: intSeitenGruppe(3) <\/b>erhält also den Wert 2<\/b>, ebenso wie intSeitenGruppe(4)<\/b>.<\/p>\n
Das Gleiche passiert dann noch einmal für Seite 5: intSeitenGruppe(3)<\/b>, intSeitenGruppe(4) <\/b>und intSeitenGruppe(5) <\/b>erhalten dann jeweils den Wert 3<\/b>.<\/p>\n
Zusammenfassung und Ausblick<\/b><\/p>\n
Es ist nicht unbedingt notwendig, die Funktion genau zu verstehen, Sie können dieses Feature auch einfach nach folgender Anleitung zu einem Bericht hinzufügen:<\/p>\n