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Aufgaben<\/b><\/p>\n
Outlook-Aufgaben liefern dem gestressten Menschen die Möglichkeit, seine Aufgaben zu verwalten, diese in Kategorien einzusortieren und Termine zur Fertigstellung festzulegen, auf die Outlook zu fest definierten Zeitpunkten aufmerksam macht. Genau wie für Mails, Kontakte und Termine gibt es auch für Aufgaben ein spezielles Outlook-Formular, in das Sie die aufgabenspezifischen Informationen eintragen können (siehe Bild 1).<\/p>\n
![\"pic001.tif\"](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2007_05\/Outlookaufgaben-web-images\/pic001_opt.jpeg\")
\n <\/div>\nBild 1: Eine Aufgabe in Outlook (hier in der Version 2007)<\/span><\/b><\/p>\n<\/p><\/div>\n Verweis<\/b><\/p>\n Als Erstes benötigen Sie, wie beim komfortablen VBA-Zugriff auf andere Anwendungen, einen Verweis auf die Microsoft Outlook x.0 Object Library<\/b>, wobei x <\/b>der aktuell auf dem Rechner befindlichen Office-Version entspricht. Den Verweis legen Sie im Dialog Verweise <\/b>an, den Sie in der VBA-Entwicklungsumgebung mit dem Menübefehl Extras\/Verweise <\/b>öffnen können. <\/p>\n Sie können auch ohne Verweis arbeiten, müssen dabei aber auf den Komfort von IntelliSense verzichten.<\/p>\n Wie schon in vielen anderen Beiträgen erwähnt, ist die optimale Lösung die Programmierung des Zugriffs auf externe Anwendungen unter Verwendung einer Bibliothek und Deklaration der Variablen mit den konkreten Datentypen und – wenn Sie die Anwendung weitergeben oder selbst auf Rechnern mit anderen Office-Versionen einsetzen möchten – die anschließende Umstellung auf Late Binding: Dabei wird der Verweis wieder entfernt, die Datentypen werden bei der Deklaration auf Object <\/b>umgestellt und gegebenenfalls Konstanten sowie Typdefinitionen ersetzt beziehungsweise deklariert. Im Rahmen dieses Beitrags arbeiten Sie allerdings mit Early Binding.<\/p>\n Zugriff auf die Aufgaben von Outlook<\/p>\n Der Zugriff funktioniert ähnlich wie der Zugriff auf die übrigen Outlook-Objekte. Bereits im Beitrag Outlooktermine im Griff<\/b> (Shortlink 439) haben wir einen Weg aufgezeigt, um möglichst komfortabel an Outlook und seine Objekte zu gelangen (was sich übrigens leicht auf andere Anwendungen übertragen lässt). Dies greift auch dieser Artikel auf, wie Listing 1 zeigt: Die dortigen Property Get<\/b>-Funktionen liefern Verweise auf das Outlook.Application<\/b>-Objekt, auf das MAPI-Namespace<\/b>-Objekt sowie auf den Aufgabenordner zurück. Dabei können Sie im Code ganz einfach die Bezeichnungen der Property Get<\/b>-Funktionen verwenden, um auf die jeweiligen Objekte zuzugreifen. Diese werden beim ersten Zugriff angelegt und in einer der mit m <\/b>beginnenden Objektvariablen gespeichert und können fortan darüber erreicht werden.<\/p>\n Listing 1: öffentliche Eigenschaften liefern unkompliziert Verweise auf Outlook-Elemente.<\/p>\n Das Beste ist, dass die Funktionen aufeinander aufbauen – die MAPI-Namespace<\/b>-Funktion beinhaltet also das Erzeugen beziehungsweise den Zugriff auf das Outlook.Application<\/b>-Objekt und so weiter (s. Listing 1). Die Ausgabe etwa aller vorhandenen Termine gestaltet sich damit kinderleicht: Sie müssen einfach nur alle TaskItem<\/b>-Objekte der Items<\/b>-Auflistung von GetTaskFolder <\/b>durchlaufen und die gewünschten Eigenschaften ausgeben (s. Listing 2).<\/p>\n Listing 2: Ausgabe aller Aufgaben-Elemente des Standardaufgabenordners von Outlook<\/p>\n Aufgaben in der Datenbank speichern<\/b><\/p>\n Wenn Sie Aufgaben in einer Access-Datenbank speichern und diese mit denen in Outlook synchronisieren möchten, gibt es prinzipiell nur eines zu beachten: Sie müssen dafür sorgen, dass beim Export von Aufgaben von Access nach Outlook geprüft wird, ob eine Aufgabe dort schon vorhanden ist, und diese gegebenenfalls überschreiben und umgekehrt. Die zwar eindeutige, aber nicht beständige Eigenschaft EntryID <\/b>von Outlook-Objekten wie Terminen, Kontakten, E-Mails oder Aufgaben können Sie dazu nicht heranziehen – sie ändert beim Wechseln des Outlook-Ordners oder beim Synchronisieren mit mobilen Geräten den Wert.<\/p>\n Im Beitrag Outlooktermine im Griff<\/b> (Shortlink 439) wurde zur eindeutigen Kennzeichnung der Aufgaben eine benutzerdefinierte Eigenschaft verwendet. In diesem Beitrag stellen wir eine weitere Möglichkeit vor – das Speichern des ID<\/b>-Werts in einer nicht für andere Zwecke verwendeten Eigenschaft. Falls Sie sich also schon einmal im Objektmodell von Outlook umgesehen und sich gefragt haben, wozu man eigentlich eine Eigenschaft namens BillingInformation<\/b> in Mails, Terminen, Kontakten und Aufgaben benötigt – hier ist die Antwort: nämlich als Speicherort für die ID <\/b>zur Synchronisation mit in Access gespeicherten Datensätzen mit gleichen Informationen …<\/p>\n Aufgabe mit ID anlegen<\/p>\n <\/p>\n Eine Aufgabe mit einer in der Eigenschaft BillingInformation <\/b>gespeicherten ID <\/b>legen Sie etwa wie in Listing 3 an. Wenn die Aufgabe in einem Unterordner gespeichert werden soll, ändern Sie die Zeile <\/p>\n Listing 3: Anlegen einer Aufgabe mit einem bestimmten Wert für die Eigenschaft BillingInformation<\/p>\n in die folgende um (jeweils in einer Zeile):<\/p>\n Suche nach Aufgaben per ID<\/p>\n Die Suche nach einem TaskItem<\/b>-Element mit einer in der Eigenschaft BillingInformation <\/b>gespeicherten ID <\/b>gestaltet sich äußerst einfach. Die Funktion aus Listing 4 liefert – soweit vorhanden – einen Verweis auf das passende Objekt zurück.<\/p>\n Listing 4: Diese Funktion liefert einen Verweis auf ein Aufgaben-Element mit einer bestimmten ID<\/p>\n Dabei ist zu beachten, dass die Funktion das eigentliche Objekt – also die Aufgabe – im Parameter zurückgibt und nicht als Funktionswert. Dieser beschränkt sich darauf, den Erfolg der Suchaktion zu melden. In der aufrufenden Routine werten Sie diesen entsprechend aus und arbeiten nur im Erfolgsfall mit dem gefundenen TaskItem<\/b>-Element weiter (s. Listing 5). Der Grund, warum Sie das TaskItem<\/b>-Element nicht einfach als Funktionswert zurückgeben können, ist der mögliche Misserfolg: Das Auswerten eines leeren TaskItem<\/b>-Objekts würde zu einem Fehler führen.<\/p>\n Listing 5: Beispiel für den Aufruf der Funktion AufgabeNachID<\/p>\n Aufgaben in Access speichern<\/b><\/p>\n Für das Speichern von Aufgaben in Access kann es ganz unterschiedliche Gründe geben: Vielleicht haben Sie Ihre Aufgaben schon immer in Access verwaltet oder Outlook liefert nicht die Möglichkeiten einer Datenbankanwendung wie Access, um beispielsweise auf den Aufgaben basierende Auswertungen durchzuführen.<\/p>\n Möglichweise möchten Sie ja auch rund um die Aufgaben herum noch andere Dinge verwalten – beispielsweise Projekte, denen Sie die Aufgaben zuordnen möchten, oder Tätigkeiten, die im Rahmen bestimmter Aufgaben erfolgen. Beides würde eine Synchronisation der Aufgaben zwischen Access und Outlook sinnvoll machen.<\/p>\n Für die nachfolgenden Beispiele sollen nur die wichtigsten Eigenschaften der Outlook-Aufgaben auch in der Access-Tabelle gespeichert werden; bei Bedarf können Sie diese und damit auch die benötigten Routinen auf weitere Eigenschaften ausdehnen.<\/p>\n Die Tabelle tblAufgaben <\/b>soll die folgenden Felder enthalten:<\/p>\n Aufgaben von Outlook nach Access …<\/b><\/p>\n Der Import von Outlook-Aufgaben erfolgt über das direkte Schreiben der Eigenschaften des TaskItem<\/b>-Objekts in ein Recordset. Dabei durchläuft die Routine AufgabenImportieren <\/b>alle im Standardaufgabenordner von Outlook gespeicherten TaskItem<\/b>-Elemente und prüft zunächst, ob deren Eigenschaft BillingInformation <\/b>einen Wert hat. Dies würde darauf hinweisen, dass die Aufgabe bereits einmal nach Access importiert oder von dort nach Outlook exportiert wurde – dazu später mehr.<\/p>\n Angenommen, dass dies zunächst nicht der Fall ist, findet die Routine die zu importierende Aufgabe noch nicht in der Access-Tabelle. Sie legt dann einen neuen Datensatz an und schreibt die weiter oben vorgestellten Eigenschaften des Termins in die Tabelle tblAufgaben<\/b>.<\/p>\n Kurz vor dem Speichern des Datensatzes prüft die Routine nochmals, ob die Eigenschaft BillingInformation<\/b> des TaskItem<\/b>-Elements leer ist und schreibt dort gegebenenfalls die ID <\/b>des soeben neu angelegten Datensatzes hinein.<\/p>\n Auf diese Weise kann die Routine beim nächsten Import direkt erkennen, dass diese Aufgabe bereits vorhanden ist, und braucht deren Eigenschaften nur mit den in Outlook enthaltenen Eigenschaften zu überschreiben (s. Listing 6).<\/p>\n Listing 6: Importieren von Outlook-Aufgaben<\/p>\n … und zurück<\/p>\n Der umgekehrte Weg, also das Exportieren von Aufgaben aus Access nach Outlook, erfolgt innerhalb einer Schleife über alle Datensätze der Tabelle tblAufgaben<\/b>. Auch diese Routine muss prüfen, ob eine zu exportierende Aufgabe bereits in Outlook gespeichert ist. Das wiederum ist nur der Fall, wenn diese Aufgabe zuvor mit der oben beschriebenen Routine AufgabenImportieren <\/b>in die Tabelle tblAufgaben <\/b>importiert oder diese Aufgabe schon einmal von Access nach Outlook exportiert wurde.<\/p>\n Die Routine AufgabenExportieren <\/b>versucht, für jeden Datensatz der Tabelle tblAufgaben<\/b> das Pendant in den in Outlook vorhandenen Aufgaben zu finden. Dazu verwendet sie die bereits weiter oben beschriebene Routine AufgabeNachID<\/b>. Findet diese keine passende Aufgabe, legt die Routine AufgabenExportieren <\/b>einen neuen TaskItem <\/b>an und schreibt den Primärschlüsselwert des Datensatzes in die Eigenschaft BillingInformation<\/b>. In beiden Fällen liegt nun ein TaskItem<\/b>-Element vor, das die Routine mit den Informationen aus dem Datensatz füttert – egal, ob dieses noch jungfräulich oder bereits mit Daten gefüllt ist (s. Listing 7).<\/p>\n\nOption Compare Database\r\nOption Explicit\r\nDim mOutlook As Outlook.Application\r\nDim mMAPINamespace As Outlook.NameSpace\r\nDim mTaskFolder As Outlook.Folder\r\nPublic Property Get GetOutlook() As _
Outlook.Application\r\n If mOutlook Is Nothing Then\r\n On Error Resume Next\r\n Set mOutlook = _
CreateObject(\"Outlook.Application\")\r\n If Err.Number = 429 Then\r\n MsgBox \"Outlook konnte nicht gestartet werden.\"\r\n Exit Property\r\n End If\r\n End If\r\n Set GetOutlook = mOutlook\r\nEnd Property\r\nPublic Property Get GetMAPINamespace() As Outlook.NameSpace\r\n If mMAPINamespace Is Nothing Then\r\n Set mMAPINamespace = GetOutlook.GetNamespace(\"MAPI\")\r\n End If\r\n Set GetMAPINamespace = mMAPINamespace\r\nEnd Property\r\nPublic Property Get GetTaskFolder() As Outlook.Folder\r\n If mTaskFolder Is Nothing Then\r\n Set mTaskFolder = GetMAPINamespace. _
GetDefaultFolder(olFolderTasks)\r\n End If\r\n Set GetTaskFolder = mTaskFolder\r\nEnd Property<\/pre>\n<\/p><\/div>\n\nPublic Sub AufgabenAusgeben()\r\n Dim objTaskItem As Outlook.TaskItem
\r\n For Each objTaskItem In GetTaskFolder.Items\r\n Debug.Print objTaskItem.Subject, objTaskItem.DueDate\r\n Next objTaskItem
\r\nEnd Sub<\/pre>\n<\/p><\/div>\n\nPublic Sub AufgabeMitIDInHauptordnerAnlegen()
\r\n Dim objTaskItem As Outlook.TaskItem
\r\n Set objTaskItem = GetTaskFolder.Items.Add
\r\n With objTaskItem\r\n .BillingInformation = 1\r\n .Subject = \"Beispielaufgabe\"\r\n .DueDate = \"1.1.2008\"\r\n .Body = \"Aufgabe, von Access erzeugt\"\r\n .Save\r\n End With\r\nEnd Sub<\/pre>\n<\/p><\/div>\nSet objTaskItem = GetTaskFolder.Items.Add<\/pre>\n
Set objTaskItem = GetTaskFolder.Folders(strOrdnername).Items.Add<\/pre>\n
\nPublic Function AufgabeNachID(lngID As Long, _
objAufgabe As Outlook.TaskItem) _
As Boolean
\r\n Dim objTaskItem As Outlook.TaskItem
\r\n Set objTaskItem = GetTaskFolder.Items. _
Find(\"[BillingInformation] = \" & lngID)
\r\n If Not objTaskItem Is Nothing Then\r\n Set objAufgabe = objTaskItem\r\n AufgabeNachID = True\r\n End If\r\nEnd Function<\/pre>\n<\/p><\/div>\n\nPublic Sub AufgabeNachIDSuchen()
\r\n Dim objTaskItem As Outlook.TaskItem\r\n Dim lngID As Long\r\n lngID = 1\r\n If AufgabeNachID(lngID, objTaskItem) = True Then\r\n MsgBox \"Der Betreff der Aufgabe mit der ID \" & lngID _
& \" lautet \"\" & objTaskItem.Subject & \"'\"\r\n End If\r\nEnd Sub<\/pre>\n<\/p><\/div>\n\n
\nPublic Sub AufgabenImportieren()
\r\n Dim db As DAO.Database\r\n Dim rst As DAO.Recordset\r\n Dim objTaskItem As Outlook.TaskItem\r\n Dim lngID As Long\r\n Set db = CurrentDb\r\n For Each objTaskItem In GetTaskFolder.Items\r\n lngID = IIf(objTaskItem.BillingInformation = \"\", 0, objTaskItem.BillingInformation)\r\n If Nz(DLookup(\"ID\", \"tblAufgaben\", \"TaskID = \" & lngID), 0) = 0 Then\r\n Set rst = db.OpenRecordset(\"SELECT * FROM tblAufgaben WHERE 1 = 2\", dbOpenDynaset)\r\n rst.AddNew\r\n Else\r\n Set rst = db.OpenRecordset(\"SELECT * FROM tblAufgaben WHERE TaskID = \" & lngID, dbOpenDynaset)\r\n rst.Edit\r\n End If\r\n With rst\r\n !Subject = objTaskItem.Subject\r\n !Body = objTaskItem.Body\r\n !StartDate = objTaskItem.StartDate\r\n !DueDate = objTaskItem.DueDate\r\n !DateCompleted = objTaskItem.DateCompleted\r\n !PercentComplete = objTaskItem.PercentComplete\r\n !Importance = objTaskItem.Importance\r\n End With\r\n If objTaskItem.BillingInformation = \"\" Then\r\n objTaskItem.BillingInformation = rst!ID\r\n End If\r\n rst.Update\r\n Next objTaskItem\r\nEnd Sub<\/pre>\n<\/p><\/div>\n