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Ein lang gehegter Wunsch von Access-Anwendern ist es, die Daten einer Datenbank online verfügbar zu machen und von Access aus darauf zuzugreifen. Eine aktuelle und überdies auch noch kostenlose Variante bietet Office Live, ein auf SharePoint basierender Onlinedienst von Microsoft. Dieser Beitrag zeigt, wie Sie die Tabellen einer Datenbank ins Netz bringen und welche Möglichkeiten sich daraus ergeben.<\/b><\/p>\n
SharePoint und Office Live<\/p>\n
SharePoint ist der Sammelbegriff für Microsoft-Produkte, mit denen Sie Dokumente und Informationen sowie Benutzer und Benutzergruppen für Internet- und Intranet-Anwendungen verwalten und bereitstellen können. Die Beschreibung der daran beteiligten Produkte und Zusammenhänge würde an dieser Stelle den Rahmen sprengen, hilft aber auch nicht unbedingt weiter. Hier reicht es aus, dass SharePoint hinter Office Live steckt – Sie können dann beim nächsten Stammtisch erzählen, dass auch Sie schon mal was mit SharePoint gemacht haben. Im Prinzip ist Office Live eine in einem gewissen Rahmen kostenlose SharePoint-Anwendung, mit der Sie Dokumente und andere Informationen über das Internet verfügbar machen können. Diese Informationen speichert SharePoint in sogenannten Listen, die mit Access-Tabellen vergleichbar sind, aber nicht alle Eigenschaften von Datenbanktabellen abbilden können. Für viele Anwendungen sollte es aber ausreichen, die Daten einer Datenbank überhaupt online anbieten zu können.<\/p>\n
Weitere Einschränkungen finden sich im Datenvolumen von maximal 50 MB und in der maximalen Benutzeranzahl von 5. Primär ist der Dienst für den Einsatz mit Access 2007 vorgesehen, er funktioniert aber auch, wie später beschrieben, mit Access 2003.<\/p>\n
Die ersten Schritte beim Einrichten des kostenlosen Office Live-Accounts sind denkbar einfach – Sie brauchen lediglich eine Windows Live ID <\/b>und melden sich damit unter http:\/\/www.office-live.de\/ <\/b>für Office Live Small Business <\/b>an.<\/p>\n
Falls Sie noch keine Windows Live-ID besitzen, besorgen Sie sich ganz einfach eine – die Office Live-Webseite enthält entsprechende Links.<\/p>\n
Nachdem Sie Ihre Daten eingetragen haben, erhalten Sie eine Mail von Microsoft mit einem Link zu Ihrem eigenen Office Live Small Business<\/b>-Bereich. Dieser sieht schließlich wie in Abb. 1 aus.<\/p>\n
![\"pic001.tif\"](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2008_04\/AccessUndSharepoint-web-images\/pic001_opt.jpeg\")
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Abb. 1: Ein frisch eingerichteter Office Live-Workspace<\/p>\n
Um die Daten einer Datenbank in Office Live unterzubringen und diese anderen Benutzern zur Verfügung zu stellen, sind folgende Schritte nötig:<\/p>\n
Den ersten Schritt erledigen Sie innerhalb des Internet Explorers. Dazu klicken Sie zunächst in der linken Leiste auf Geschäftsanwendungen <\/b>und dann im Hauptbereich auf die Schaltfläche KOSTENFREI aktivieren<\/b>. Office Live nimmt sich dann einige Zeit, um die Geschäftsanwendungen zu konfigurieren.<\/p>\n
Danach fügen Sie mit einem Klick auf den in Abb. 2 markierten Eintrag eine neue Anwendung hinzu. Im folgenden Dialog geben Sie dann an, welchen Anwendungstyp Sie anlegen möchten – hier eine benutzerdefinierte Anwendung (s. Abb. 3).<\/p>\n
![\"pic019.tif\"](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2008_04\/AccessUndSharepoint-web-images\/pic019_opt.jpeg\")
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Abb. 3: Neuen Arbeitsbereich erstellen<\/p>\n
Office Live verlangt dann noch nach einem Titel und einer URL (s. Abb. 4). Nun zeigt Office Live die Übersicht der Beispielanwendung an (s. Abb. 5). Dort entnehmen Sie nun zunächst die URL aus dem URL-Eingabefenster des Browsers, in diesem Beispiel http:\/\/aiuwebofficelivecom.officelive.com\/AIUSample\/ <\/b>(den Teil default.aspx lassen Sie weg) und kopieren diese irgendwohin – beispielsweise in eine Textdatei.<\/p>\n
![\"pic020.tif\"](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2008_04\/AccessUndSharepoint-web-images\/pic020_opt.jpeg\")
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Abb. 4: Titel und URL für den neuen Arbeitsbereich eintragen<\/p>\n
Klicken Sie nun auf den Hinzufügen<\/b>-Link und wählen Sie dort den Eintrag Dokumentbibliothek <\/b>aus (s. Abb. 5). Anschließend tragen Sie noch einige Eigenschaftswerte für den neuen Arbeitsbereich ein (s. Abb. 6). Die Eigenschaft Dokumentvorlage <\/b>erhält dabei den Wert Keine<\/b>.<\/p>\n
![\"pic021.tif\"](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2008_04\/AccessUndSharepoint-web-images\/pic021_opt.jpeg\")
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Abb. 5: Festlegen der Art des Arbeitsbereichs<\/p>\n
![\"pic022.tif\"](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2008_04\/AccessUndSharepoint-web-images\/pic022_opt.jpeg\")
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Abb. 6: Weitere Eigenschaften des Arbeitsbereichs einstellen<\/p>\n
Merken Sie sich zusätzlich zum Link der Geschäftsanwendung auch noch die Bezeichnung des Anwendungsbereichs – hier ergibt dies zusammengesetzt http:\/\/aiuwebofficelivecom.officelive.com\/AIUSample\/AIUDB<\/b>. Dies wird der spätere Speicherort der Datenbankdatei.<\/p>\nHinzufügen der Datenbank und der Daten zur Geschäftsanwendung<\/h2>\n
Wenn Sie Daten einer Datenbank auf dem Office Live-Server speichern, legt Access Listen an, deren Aufbau dem der Tabellen entspricht. Eine Liste ist also das Office Live-Pendant zu einer Tabelle unter Access. Für den Start sollten Sie zunächst eine einfache Beispieldatenbank verwenden oder, wenn Sie mit „echten“ Daten arbeiten möchten, vorher eine Kopie der Datenbank anlegen. Access 2007-Tabellen verschwinden nämlich beim Anlegen der Listen unter Office Live und werden stattdessen mit der neu erstellten Liste verknüpft.<\/p>\n
Am einfachsten funktioniert dies mit dem Ribbon-Eintrag Externe Daten|Zu SharePoint wechseln<\/b> (s. Abb. 7). Dieser öffnet den Dialog aus Abb. 8, wo Sie die oben ermittelte URL eintragen. Falls Sie Ihre Windows Live-ID zu Beginn frisch angelegt haben, erscheint nun der Dialog aus Abb. 10. Er leitet Sie durch einen Vorgang, mit dem Sie Ihr aktuelles Windows-Benutzerkonto mit der Windows Live-ID verknüpfen. Auf diese Weise werden Sie im Folgenden automatisch an Microsoft-Dienste wie etwa Office Live angemeldet und müssen sich nicht mehr durch die Anmeldedialoge quälen.<\/p>\n
![\"pic002.tif\"](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2008_04\/AccessUndSharepoint-web-images\/pic002_opt.jpeg\")
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Abb. 7: Start des Datenexports nach Office Live<\/p>\n
![\"pic024.tif\"](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2008_04\/AccessUndSharepoint-web-images\/pic024_opt.jpeg\")
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Abb. 12: Die Angaben zum Speichern der Datenbank auf Office Live sind komplett.<\/p>\n
![\"pic004.tif\"](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2008_04\/AccessUndSharepoint-web-images\/pic004_opt.jpeg\")
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Abb. 10: Hinzufügen eines Microsoft .NET Passports zum Benutzerkonto<\/p>\n
![\"pic023.tif\"](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2008_04\/AccessUndSharepoint-web-images\/pic023_opt.jpeg\")
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Abb. 11: Auswählen des Speicherorts für die Datenbank<\/p>\n
Nach diesen Formalitäten erscheint ein Dialog zum Auswählen des Speicherorts für die zu erstellende SharePoint-Liste (s. Abb. 11). Der Dialog zeigt die Verzeichnisse und Dokumente in der Webansicht an, in der sich keine neuen Verzeichnisse anlegen lassen. Das macht sich genau dann bemerkbar, wenn Sie einfach auf OK <\/b>klicken: Office Live weist Sie dann an, zu einer anderen Ordneransicht zu wechseln. Ist dies geschehen, wechseln Sie zu dem Ordner, der den Namen der Dokumentbibliothek trägt, die Sie ein paar Schritte weiter vorne angelegt haben. Dies komplettiert die für den Export erforderlichen Angaben (s. Abb. 12).<\/p>\n
![\"pic025.tif\"](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2008_04\/AccessUndSharepoint-web-images\/pic025_opt.jpeg\")
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Abb. 13: Der abschließende Dialog fasst zusammen, welche Aktionen beim Importieren der Access-Datenbank vorgenommen wurden.<\/p>\n
![\"pic026.tif\"](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2008_04\/AccessUndSharepoint-web-images\/pic026_opt.jpeg\")
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Abb. 14: Die exportierte Tabelle liegt nun als Verknüpfung im Navigationsbereich vor. Das Ribbon hält auf der rechten Seite einige Steuerelemente für die Arbeit mit der neuen SharePoint-Liste bereit.<\/p>\n
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Nach der Bestätigung des Speicherorts exportiert Access die Tabellen der angegebenen Datenbank und legt, wenn diese Option aktiviert war, zusätzlich eine Kopie der .accdb-Datei an. Die durchgeführten Aktionen fasst schließlich der letzte Dialog zusammen (s. Abb. 13).<\/p>\n
![\"pic027.tif\"](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2008_04\/AccessUndSharepoint-web-images\/pic027_opt.jpeg\")
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Abb. 15: Die Datenbank steht auf Office Live zum Download bereit. <\/p>\n
Je nach Umfang der Datenbank können Sie durchaus eine Kaffeepause für den Import in SharePoint einplanen. Die Beispieltabelle mit einer Tabelle und ein paar Datensätzen importierte Office Live in weniger als einer Minute, aber der Import der Nordwind-Datenbank benötigte rund 15 Minuten. An dieser Stelle sei darauf hingewiesen, dass Office Live nicht für größere Datenmengen ausgelegt ist. Laut Access-Team-Blog sollte die Performance für Anwendungen mit Datenmengen von bis zu 2.000 Datensätzen ordentlich sein [2].<\/p>\n
Access hat die Tabellen der Datenbank als SharePoint-Listen in Office Live gespeichert und eine Verknüpfung dazu hergestellt (s. Abb. 14). Außerdem zeigt das Ribbon auf dem Externe Daten<\/b>-Tab einige neue Schaltflächen an.<\/p>\n
![\"pic028.tif\"](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2008_04\/AccessUndSharepoint-web-images\/pic028_opt.jpeg\")
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Abb. 16: Die Daten der zur SharePoint-Liste mutierten Access-Tabelle kann man auf Office Live direkt bearbeiten.<\/p>\n
Bei schlechter Performance empfiehlt sich dort zunächst ein Klick auf Offline arbeiten<\/b>. Access kopiert dann alle in der verknüpften Liste enthaltenen Daten auf den lokalen Rechner. Die gleichzeitig aktivierte Schaltfläche Synchronisieren <\/b>überträgt dann änderungen zwischen Host und Client – allerdings offenbar nicht etwa nur Differenzen, sondern gleich alle Tabellen, was dann ähnlich lange dauert, wie der vollständige Export. Sie können fast ganz normal mit den Tabellen arbeiten, solange Sie auf die Verknüpfungen zugreifen: Sie dienen als Datenherkunft für Abfragen, Formulare und Berichte und können auch wie in folgendem Beispiel per DAO oder ADO referenziert werden:<\/p>\n Interessant ist natürlich auch, was sich auf der Seite von Office Live abgespielt hat und wie man davon profitieren kann. Ein Wechsel zum Webbrowser und das Aktualisieren mit F5<\/b> führt zur Ansicht aus Abb. 15. Dort erkennt man schnell, dass erstens eine Datenbank mit gleichem Namen wie die Originaldatenbank zum Download bereitsteht und dass zweitens ein neuer Registerreiter hinzugekommen ist.<\/p>\n Abb. 17: Auswahl einer Quelle für SharePoint-Listen<\/p>\n Zunächst zur Datenbank: Dabei handelt es sich um eine exakte Kopie der Datenbank, die nun auch auf dem Clientrechner, also dem Ursprungsrechner der Datenbank, vorliegt – sie enthält also nicht mehr die Tabelle tblPersonen<\/b>, sondern nur noch eine Verknüpfung darauf.<\/p>\n Da auch die ursprünglich in der Tabelle enthaltenen Daten als SharePoint-Liste dort vorliegen, kann ein anderer Benutzer nun praktisch das Frontend herunterladen und damit auf das Backend, also die SharePoint-Liste, zugreifen.<\/p>\n Wechselt man nun auf Office Live zur Registerseite mit dem Titel tblPersonen<\/b>, empfängt einen quasi eine Datenblattansicht der ursprünglichen Tabelle, deren Datensätze man bearbeiten und der man sogar neue Datensätze hinzufügen kann. Autowerte vergibt SharePoint dabei automatisch, und auch der neue Anlage-Datentyp von Access 2007 wird abgebildet (s. Abb. 16).<\/p>\n Abb. 18: Festlegen der zu verknüpfenden Tabellen<\/p>\n Nun preist Microsoft ja die gute Erreichbarkeit der auf Office Live gespeicherten Daten als einen der größten Vorteile an – egal, von wo und wann man auf die Daten zugreifen möchte. Dazu sollten Sie mit dem Link zur Hauptseite, in diesem Beispiel also http:\/\/aiuwebofficelivecom.officelive.com<\/b>, und den passenden Zugangsdaten, also die Windows Live-ID samt Kennwort, auskommen. Und so ist es auch: Office Live meldet sich mit einem Dialog zum Anmelden.<\/p>\n Ein Versuch von einem anderen Rechner aus brachte beim Experimentieren übrigens ein anderes Ergebnis: Mit den Worten Die Webseite hat die Anzeige dieser Webseite abgelehnt <\/b>speist Office Live uns kurzerhand ab. Das lag allerdings daran, dass noch eine Anmeldung an eine andere Office Live-Anwendung unter einer anderen Windows Live-ID vorlag – diese Fehlermeldung sollte Microsoft nochmal überarbeiten. Wenn Sie allerdings zusätzlich zur URL noch den Namen einer vorhandenen Seite wie default.aspx <\/b>angeben, erhalten Sie den Hinweis, dass eine Anmeldung unter einem anderen Benutzerkonto vorliegt. Dort können Sie auch den aktuell angemeldeten Benutzer abmelden und sich mit den richtigen Zugangsdaten anmelden.<\/p>\n Wenn Sie sich nun von einem unbeleckten Rechner (bezogen auf die nach Office Live migrierte Anwendung) anmelden, haben Sie zwei Möglichkeiten für den Zugriff auf die Daten der Datenbank: Entweder Sie bearbeiten diese als SharePoint-Liste direkt in Office Live oder Sie laden sich die Datenbankdatei mit den Verknüpfungen herunter und greifen darüber auf die in der SharePoint-Liste gespeicherten Daten zu.<\/p>\n Weitere Benutzer<\/p>\n Wie eingangs erwähnt, können Sie bis zu fünf Benutzer mit einer Office Live Small Business-Instanz ausstatten. Der Dialog zum Anlegen der Benutzer weist dann auch direkt auf die Möglichkeit hin, weitere Benutzer hinzuzukaufen (zehn zusätzliche Benutzer kosteten zum Zeitpunkt der Drucklegung dieses Beitrags zum Beispiel 11,99 EUR pro Monat).<\/p>\n Wenn Sie sich unter einem gültigen Benutzernamen an die Office Live-Präsenz angemeldet haben, können Sie, wenn Sie ausreichende Berechtigungen besitzen, die Datenbank herunterladen. <\/p>\n Nach dem Start der Datenbank und dem ersten Zugriff auf die Daten etwa durch das Öffnen einer Tabelle, die mit der SharePoint-Liste verknüpft ist, braucht Access eine Weile bis zur ersten Anzeige der Daten. Anschließend erfolgt der Zugriff allerdings schneller. Im Standardmodus, also wenn Sie die Anwendung nicht per Ribbon auf Offline arbeiten <\/b>umgestellt haben, werden änderungen an der Tabelle direkt in die SharePoint-Liste auf Office Live übertragen, sprich: Die geänderten Daten werden bei der nächsten Aktualisierung der Webseite angezeigt.<\/p>\n Mit einem Klick auf Offline arbeiten <\/b>sorgen Sie dafür, dass änderungen am Client nicht zum Server übertragen werden und umgekehrt, sondern dass dies erst geschieht, wenn man auf die Schaltfläche Synchronisieren <\/b>klickt – und dies kann nur vom Client aus geschehen. Zu beachten ist hier, dass Access für neu hinzugefügte Datensätze den Wert -1 <\/b>als Autowert vergibt und diesen erst nach dem Synchronisieren mit dem tatsächlichen Autowert füllt.<\/p>\n Die Ribbon-Schaltfläche Alle änderungen verwerfen <\/b>macht alle auf dem Client vorgenommenen und noch nicht zum SharePoint-Server übertragenen änderungen rückgängig, die Schaltfläche Alle änderungen verwerfen und aktualisieren <\/b>liest zusätzlich auf dem Server vorliegende änderungen ein.<\/p>\n Zugriff von einer neuen <\/p>\n Wenn Sie eine neue Datenbank mit einer SharePoint-Liste verknüpfen wollen, verwenden Sie dazu das Ribbonelement Externe Daten|Importieren|SharePoint-Liste<\/b>. Dies öffnet den Dialog aus Abb. 17, wo Sie die URL zur Webanwendung mit den SharePoint-Listen angeben.<\/p>\n Abb. 19: Im Kontextmenü einer verknüpften Liste verbergen sich einige Einträge.<\/p>\n Die nächste Seite zeigt dann alle dort verfügbaren SharePoint-Listen an (s. Abb. 18). Wählen Sie die gewünschten aus und klicken Sie auf OK<\/b>.<\/p>\n Abb. 20: Exportieren einer Tabelle von Access 2003 nach SharePoint<\/p>\n Abb. 2: Anlegen einer neuen Anwendung<\/p>\n Falls Sie sich über den Eintrag AIUDB <\/b>wundern: Dieser repräsentiert ebenfalls eine SharePoint-Liste, und zwar die der enthaltenen Dokumente. Nach dem Verknüpfen der Daten können Sie wie gewohnt auf die Tabellen zugreifen.<\/p>\n Genau wie Sie eine bestehende Datenbank mit SharePoint-Listen verknüpfen können, ist auch das Anlegen neuer SharePoint-Listen in einer bestehenden Office Live-Anwendung möglich. Den passenden Dialog öffnet der Ribbon-Eintrag Externe Daten|Exportieren|SharePoint-Liste<\/b>.<\/p>\n Dort wählen Sie genau wie beim Import die betroffene URL aus. Access schickt dann alle zum Zeitpunkt des Aufrufs markierten Tabellen zum SharePoint-Server und ersetzt diese in der Access-Datenbank durch passende Verknüpfungen.<\/p>\n Die Eigenschaften von mit der Datenbank verknüpften Listen können Sie zwar nicht direkt in der Datenbank anpassen, aber immerhin lassen sich damit die passenden Webseiten anzeigen. Dort finden sich durchaus interessante Möglichkeiten: So lassen sich etwa Nachrichten verschicken, wenn Daten geändert wurden oder die Berechtigungen für die Liste anpassen.<\/p>\n SharePoint und Access 2003<\/p>\n Auch Access 2003 bietet Unterstützung für das Exportieren von Access-Tabellen nach SharePoint und zum Verknüpfen von SharePoint-Listen. Zum Exportieren von Datenbanken auf Basis von Access 2003 wählen Sie den Menübefehl Datei|Exportieren <\/b>aus und legen im nun erscheinenden Dialog als Dateityp den Eintrag Windows SharePoint Services <\/b>fest. Im folgenden Dialog tragen Sie die gleichen Informationen ein, die Sie auch weiter oben für Access 2007 verwendet haben (s. Abb. 19). Der Export verläuft lediglich an einer Stelle anders: Access legt nämlich nicht direkt eine Verknüpfung zur neu erstellten SharePoint-Liste an, sondern erhält die Originaltabelle.<\/p>\n Abb. 21: Verknüpfen einer SharePoint-Liste mit Access 2003<\/p>\n Dem schaffen Sie mit dem Menübefehl Datei|Externe Daten <\/b>Abhilfe. Dieser öffnet einen Verknüpfen<\/b>-Dialog, in dem Sie wiederum den Eintrag Windows SharePoint Services <\/b>auswählen. Im automatisch erscheinenden folgenden Fenster geben Sie zunächst die SharePoint-Webseite an. Der nächste Dialog enthält eine Liste der enthaltenen SharePoint-Listen (s. Abb. 20). Die dort ausgewählten Einträge erscheinen schließlich im Datenbankfenster (s. Abb. 21).<\/p>\n Abb. 22: Eine verknüpfte SharePoint-Liste im Datenbankfenster einer Access 2003-Anwendung<\/p>\n Unter Access 2007 und unter Access 2003 mit Abstrichen lassen sich Daten auf einem zentralen Server ablegen, sodass Benutzer von verschiedenen Orten darauf zugreifen können.<\/p>\n Dieser Beitrag hat die Access-Seite dieser Techniken beleuchtet, in einem weiteren werden wir zeigen, welche Möglichkeiten es gibt, die Daten für das Web aufzubereiten, und was es bei der Arbeit mit SharePoint-Listen sonst noch zu beachten gilt – zum Beispiel in Bezug auf die Datentypen.<\/p>\n Literatur<\/p>\n [1] Blog zu Office Live: http:\/\/blogs.msdn.com\/cbeiter\/<\/p>\n [2] Access-Team-Blog: http:\/\/blogs.msdn.com\/access\/archive\/2008\/03\/10\/pushing-access-data-to-the-web-integrating-with-office-live-small-business.aspx<\/p>\n<\/div>\n Abb. 10: Hinzufügen eines Microsoft .NET Passports zum Benutzerkonto<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":" Ein lang gehegter Wunsch von Access-Anwendern ist es, die Daten einer Datenbank online verfügbar zu machen und von Access aus darauf zuzugreifen. 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Datenbank auf Office Live<\/h2>\n
![\"pic029.tif\"](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2008_04\/AccessUndSharepoint-web-images\/pic029_opt.jpeg\")
<\/p>\n![\"pic030.tif\"](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2008_04\/AccessUndSharepoint-web-images\/pic030_opt.jpeg\")
<\/p>\nZugriff von anderen Rechnern<\/h2>\n
Zugriff von Access aus<\/h2>\n
Datenbank aus<\/pre>\n
![\"pic034.tif\"](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2008_04\/AccessUndSharepoint-web-images\/pic034_opt.jpeg\")
<\/p>\n![\"pic033.tif\"](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2008_04\/AccessUndSharepoint-web-images\/pic033_opt.jpeg\")
<\/p>\n![\"pic018.tif\"](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2008_04\/AccessUndSharepoint-web-images\/pic018_opt.jpeg\")
<\/p>\nEinzelne Tabellen online stellen<\/h2>\n
Listeneigenschaften bearbeiten<\/h2>\n
![\"pic031.tif\"](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2008_04\/AccessUndSharepoint-web-images\/pic031_opt.jpeg\")
<\/p>\n![\"pic032.tif\"](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2008_04\/AccessUndSharepoint-web-images\/pic032_opt.jpeg\")
<\/p>\nZusammenfassung und Ausblick<\/h2>\n
<\/p>\n