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Verknüpfte Daten aus 1:n-Beziehungen stammen oft aus Tabellen, die nur ein Feld oder zumindest wenige Felder enthalten. Solche Daten zeigt man in Kombinationsfeldern an, die Bearbeitung erfolgt in der Regel in entsprechenden Formularen. Die Anzahl der Formulare steigt mit der Anzahl der Lookup-Tabellen und somit auch der Aufwand bei änderungen. Dieser Beitrag zeigt, wie Sie sich die Arbeit vereinfachen und eine Menge Formulare sparen.<\/b><\/p>\n
Beispiele für Tabellen mit Lookup-Daten sind solche, die Anreden oder Titel von Personen, Abteilung oder Position von Mitarbeitern oder auch Marke und Treibstoffart von Fahrzeugen speichern. Ihre Daten werden von den übergeordneten Tabellen mit einem einfachen Fremdschlüsselfeld, gegebenenfalls direkt mit Nachschlagefeldfunktion verknüpft.<\/p>\n
Warum Lookup-Tabellen<\/b><\/p>\n
Der Grund für die Verwendung von Lookup-Tabellen sind Felder, die sich oft wiederholende und somit redundante Daten enthalten, die in der Folge zu Inkonsistenzen führen können. Das einfachste Beispiel ist das Feld Anrede<\/b>, das in allen irgendwie mit Personendaten gefüllten Tabellen vorkommt. Es enthält normalerweise Daten wie Herr oder Frau. Mit diesem Feld ließen sich die in der Tabelle gespeicherten Personen also leicht nach Geschlecht unterteilen, indem man alle Datensätze ausgibt, die dort entweder den Wert Herr <\/b>oder Frau <\/b>aufweisen. Wenn aber nun einem Benutzer der Datenbank ein Tippfehler unterläuft, funktioniert dies nicht mehr: Lautet der Inhalt des Feldes Anrede <\/b>für einen Datensatz Herrn <\/b>statt Herr<\/b>, wird dieses Feld bei einer Suche nach allen männlichen Personen übergangen.<\/p>\n
Also quartiert man die Inhalte solcher Felder in eigene Tabellen aus, die aus einem Primärschlüssel wie ID <\/b>oder AnredeID <\/b>und dem Feld mit den eigentlichen Werten bestehen, und fügt der Tabelle mit den Personendaten ein Feld etwa namens AnredeID <\/b>hinzu, das den im Primärschlüsselfeld der neu geschaffenen Lookuptabelle gespeicherten Wert enthält.<\/p>\n
Neben der Tatsache, dass nun nur noch die für dieses Feld bestimmten Werte verfügbar sind, gibt es zwei weitere Vorteile:<\/p>\n
Weitere Informationen zum Einsatz von Lookup-Tabellen finden Sie im Beitrag Lookup-Daten in der Praxis <\/b>(Shortlink 211); wir steigen nun direkt in das Verwalten der in Lookup-Tabellen gespeicherten Daten ein.<\/p>\n
Lookup-Datenformular<\/b><\/p>\n
Die Daten mancher Lookup-Tabellen, wie etwa Anreden, brauchen nie geändert zu werden, daher sieht man auch kein Formular vor, das diese anzeigt und zur Bearbeitung anbietet. Ihre Daten erscheinen in den Kombinationsfeldern zur Auswahl in den Tabellen, die per Fremdschlüsselfeld mit ihnen verknüpft sind.<\/p>\n
Andere Lookup-Daten sind da schon umtriebiger: Abteilungen und Positionen ändern sich gerade in Zeiten der Globalisierung öfter mal und da freut sich der Datenbankanwender, wenn er die neuen Elemente ohne den Gang zum Entwickler selbst neu einpflegen kann.<\/p>\n
Zu diesem Zweck verwendet man meist ein eigenes Formular für jede Lookuptabelle, die alle Einträge in Listenform, also entweder im Endlosformular oder in der Datenblattansicht, anzeigt und auch ihre Bearbeitung zulässt.<\/p>\n
Bei größeren Datenbanken kommen so leicht einige Formulare zusammen. Das ist eigentlich kein Problem, aber wenn man irgendwann einmal das Design der Datenbank ändern möchte, ist man doch um jedes Formular froh, das man dabei aussparen kann – und wenn Sie einmal eine Datenbank mit wirklich vielen Formularen, Berichten und Modulen erstellt haben, wissen Sie, dass irgendwann auch die Übersicht im Datenbankfenster, beziehungsweise im Navigationsbereich, verlorengeht.<\/p>\n
Es gibt sogar Datenbanken, die sich wegen der Menge der enthaltenen Objekte nicht mehr kompilieren lassen – hier würde die in diesem Beitrag vorgestellte Lösung für etwas Luft sorgen.<\/p>\n
Generell kann es kaum schaden, wenn man Elemente einer Datenbank, die sich nur durch wenige Eigenschaften unterscheiden, zusammenfasst und parametrisiert, um sie je nach Anwendungsfall auszugestalten.<\/p>\n
Die Formulare zur Bearbeitung von Lookup-Daten unterscheiden sich dann auch nur durch die folgenden Eigenschaften:<\/p>\n
Die Gemeinsamkeit der Lookup-Tabellen besteht in der geringen Anzahl von Feldern. Im besten Fall bestehen diese nur aus dem Primärschlüsselfeld und dem Feld mit der relevanten Information, also beispielsweise Anrede, Position oder Abteilung; die in diesem Beitrag vorgestellte Lösung erlaubt aber auch die Bearbeitung von Tabellen mit maximal drei Datenfeldern (es ist beispielsweise denkbar, dass eine Anreden-Tabelle auch gleich noch die Briefanrede wie Sehr geehrter Herr <\/b>mitspeichert).<\/p>\n
Bei Tabellen mit mehr Informationen sollte man davon ausgehen, dass es sich nicht mehr um eine Lookuptabelle im eigentlichen Sinne handelt und ein eigenes Formular zur Detailansicht eines einzelnen Datensatzes einplanen.<\/p>\n
Lookup-Daten schnell bearbeiten<\/b><\/p>\n
Die hier vorgestellte Lösung soll folgende Möglichkeiten bieten:<\/p>\n
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Der Aufruf des Lookup-Formulars über das Kombinationsfeld eines anderen Formulars sollte wie in Bild 1 aussehen. <\/p>\n
![\"pic001.png\"](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2009_03\/LookupdatenVerwalten-web-images\/pic001_opt.jpeg\")
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Bild 1: Das Lookup-Formular mit den Daten des Kombinationsfelds<\/span><\/b><\/p>\n Schnellstart<\/b><\/p>\n Wenn Sie das Lookup-Formular sofort in Ihren Datenbanken einsetzen möchten, brauchen Sie nur die folgenden Schritte durchzuführen:<\/p>\n Letzteres setzt zunächst den Fokus auf das betroffene Kombinationsfeld und öffnet dann das Formular. Was dort im Einzelnen geschieht, erfahren Sie in den folgenden Abschnitten.<\/p>\n Aufbau des Lookup-Formulars<\/b><\/p>\n Das Lookup-Formular besteht aus einem Haupt- und einem Unterformular (frmListEditor <\/b>und sfmListEditor<\/b>) und ist wie in Bild 2 aufgebaut.<\/p>\n Bild 2: Aufbau von Haupt- und Unterformular des Lookup-Formulars<\/span><\/b><\/p>\n Das Hauptformular enthält neben dem Unterformular lediglich die beiden Schaltflächen cmdClose <\/b>und cmdCancel<\/b>. Das Unterformular besitzt je drei Bezeichnungs- und Textfelder, die auf den Formularkopf und den Detailbereich aufgeteilt sind. Die Bezeichnungsfelder werden dynamisch mit Beschriftungen versehen, daher ist ihr Name in diesem Fall wichtig – sie heißen lbl1<\/b>, lbl2 <\/b>und lbl3<\/b>. Textfelder sollten immer einen aussagekräftigen Namen haben, in diesem Fall sollen diese jedoch ausnahmsweise nur praktisch sein: Das bedeutet, dass sie in einer Schleife durchlaufen werden sollen und dazu wählen Sie einfach die Namen txt1<\/b>, txt2 <\/b>und txt3<\/b>. Wie die Schleife die Steuerelemente durchläuft, erfahren Sie weiter unten.<\/p>\n Beim Laden konfektionieren<\/b><\/p>\n Der Clou des Lookup-Formulars ist, dass es je nach der Datenherkunft des Kombinationsfelds ein, zwei oder drei Felder anzeigen soll. Die angezeigten Felder sollen zusammen die gesamte Breite des Unterformulars einnehmen, wodurch diese in der Beim Öffnen<\/b>-Ereignisprozedur des Hauptformulars entsprechend eingestellt werden.<\/p>\n Bevor wir uns diese Routine (s. Listing 1) genauer ansehen, werfen wir noch einen Blick darauf, wie das Formular geöffnet werden muss. Dies geschieht am einfachsten über einen Doppelklick auf das Kombinationsfeld, dessen Daten es anzeigen soll. Im Falle des Kombinationsfelds cboAnredeID <\/b>aus dem Formular frmKunden <\/b>der Beispieldatenbank sieht die dadurch ausgelöste Ereignisprozedur so aus:<\/p>\n Listing 1: Aktivierung der Eingabefelder<\/p>\n Das Formular frmListEditor <\/b>wird dort als modaler Dialog geöffnet und erhält mit dem Öffnungsargument den im Titel des Lookup-Formulars anzuzeigenden Text. Woher aber weiß das Formular, um welches Kombinationsfeld es sich dreht und welche Daten es anzeigen soll Diese Fragen beantwortet die Ereignisprozedur Form_Open <\/b>aus Listing 1.<\/p>\n Nach dem Öffnen schreibt die Routine zunächst den Wert von Me.OpenArgs<\/b>, also den beim Aufrufen übergebenen Text, in die Variable strOpenArgs<\/b> [1]. Ist die Zeichenkette nicht leer, wird diese direkt der Eigenschaft Caption <\/b>des Formulars zugewiesen (anderenfalls wird dort wie üblich der Formularname angezeigt).<\/p>\n Dann kommt der magische Moment [2]: Mit der Screen.ActiveControl<\/b>-Funktion ermittelt die Routine einen Verweis auf das aktuelle Steuerelement, was zu diesem Zeitpunkt noch das Kombinationsfeld ist, und weist diesen der Variablen ctl <\/b>zu, die den Typ ComboBox <\/b>hat und wie folgt im Kopf des Klassenmoduls des Formulars deklariert wird:<\/p>\n Misslingt dies, wird der Öffnen-Vorgang abgebrochen. Die folgenden Anweisungen beziehen sich alle auf das Unterformular sfmListEditor<\/b>. Dort wird zunächst der Datenherkunft des Formulars die Datensatzherkunft des über ctl <\/b>referenzierten Kombinationsfeldes zugewiesen [3] und die Anzahl der darin enthaltenen Felder in die Variable intCount <\/b>geschrieben.<\/p>\n Die Anweisungen innerhalb der nun folgenden Schleife [4] sorgen dafür, dass die Bezeichnungs- und Textfelder sichtbar gemacht, ausgerichtet, auf die richtige Breite eingestellt und mit den entsprechenden Steuerelementinhalten gefüllt werden (Letzteres gilt nur für die Textfelder).<\/p>\n Die Eigenschaft ControlSource <\/b>der Textfelder erhält dabei jeweils die Bezeichnung des entsprechenden Felds der Datenherkunft, die Eigenschaft Caption <\/b>der Bezeichnungsfelder wird, soweit vorhanden, mit dem in der Eigenschaft Description <\/b>des entsprechenden Felds der Datenherkunft angegebenen Wert, sonst mit dem Feldnamen gespeist.<\/p>\n Schließlich erhält das Unterformularsteuerelement noch den Fokus und der Datensatzzeiger wird auf den Datensatz des Lookup-Formulars eingestellt, der auch im zugrunde liegenden Kombinationfeld vor dem Öffnen des Formulars ausgewählt war. Liegt dort noch kein Wert vor, landet der Datensatzzeiger auf einem leeren, neuen Datensatz.<\/p>\n Damit ist die Hauptarbeit getan und der Benutzer ist an der Reihe. Schauen wir uns zunächst an, was geschieht, wenn der Benutzer den Vorgang mit der Schaltfläche Abbrechen <\/b>beendet. Dies löst die folgende Routine aus, die einfach nur das Lookup-Formular schließt und keine änderung am zugrunde liegenden Kombinationsfeld durchführt.<\/p>\n Schließt der Benutzer das Formular mit der Übernehmen<\/b>-Schaltfläche, löst dies die folgende Routine aus. Diese prüft, ob der Benutzer einen vorhandenen Datensatz ausgewählt hat, und stellt das aufrufende Kombinationsfeld auf diesen Datensatz ein.<\/p>\n Auswahl per Doppelklick übernehmen<\/b><\/p>\n Eine weitere Möglichkeit, den Wert des aufrufenden Kombinationsfelds einzustellen, ist ein Doppelklick auf einen der Einträge des Unterformulars. Dazu besitzen die drei Textfelder eine Ereignisprozedur nach diesem Schema:<\/p>\n Die Ereignisprozedur ruft lediglich die Routine ValueDblClick <\/b>des Hauptformulars auf. Diese prüft, ob der Datensatzzeiger auf einem neuen Datensatz steht, und bricht dann den Vorgang ab. Anderenfalls ruft sie die Prozedur cmdClose_Click <\/b>auf und übergibt wie im zuvor geschilderten Fall den ausgewählten Wert an das aufrufende Kombinationsfeld:<\/p>\n Unterformular<\/p>\n Das Unterformular besitzt noch eine Ereignisprozedur, die beim Auftreten eines Fehlers ausgelöst wird – beispielsweise, wenn der Benutzer einen bereits vorhandenen Wert für die Lookuptabelle eintragen möchte. Dies setzt voraus, dass Sie für das entsprechende Feld einen eindeutigen Index festgelegt haben. Außerdem sollten Sie die Beziehung zwischen Haupt- und Lookup-Tabelle mit referenzieller Integrität definieren, aber die Löschweitergabe nicht aktivieren. Somit tritt beim Versuch, einen Lookup-Datensatz zu löschen, der Fehler 3200 auf und es erscheint eine entsprechende Meldung:<\/p>\n Zusammenfassung und Ausblick<\/b><\/p>\n Mit dem Lookup-Formular können Sie die Werte der als Datenherkunft für Kombinationsfelder dienenden Tabellen komfortabel ändern, indem Sie Datensätze hinzufügen oder löschen oder bestehende Datensätze anpassen.<\/p>\n Dazu brauchen Sie nur die weiter oben angegebenen Datenbankobjekte zu Ihrer Datenbank hinzuzufügen und das Kombinationsfeld mit einem entsprechenden Aufruf des Formulars frmListEditor <\/b>versehen.<\/p>\n Enthaltene Beispieldateien:<\/p>\n LookupdatenVerwalten.mdb<\/p>\n\n
DoCmd.OpenForm \"frmListEditor\", WindowMode:=acDialog, OpenArgs:=\"Anreden bearbeiten\"<\/pre>\n
\n
Me.<Kombinationsfeldname>.SetFocus\r\nDoCmd.OpenForm \"frmListEditor\", WindowMode:=acDialog, OpenArgs:=\"<Titel des Lookupformlars>\"<\/pre>\n
![\"pic002.png\"](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2009_03\/LookupdatenVerwalten-web-images\/pic002_opt.jpeg\")
<\/p>\nPrivate Sub Form_Open(Cancel As Integer)\r\n Dim strOpenArgs As String\r\n Dim lngFields As Long\r\n Dim i As Integer\r\n On Error GoTo Fehler\r\n strOpenArgs = Nz(Me.OpenArgs) [1]\r\n If Len(strOpenArgs) > 0 Then\r\n Me.Caption = strOpenArgs\r\n End If\r\n On Error Resume Next\r\n Set ctl = Screen.ActiveControl [2]\r\n If ctl Is Nothing Then\r\n Cancel = True\r\n Exit Sub\r\n End If\r\n On Error GoTo Fehler\r\n With Me!sfmListEditor\r\n .Form.RecordSource = ctl.RowSource [3]\r\n lngFields = .Form.Recordset.Fields.count\r\n For i = 1 To lngFields - 1 [4]\r\n .Controls(\"txt\" & i).Visible = True\r\n .Controls(\"txt\" & i).Width = 6400 \/ (lngFields - 1)\r\n .Controls(\"txt\" & i).Left = (i - 1) * (!txt1.Width)\r\n .Controls(\"txt\" & i).ControlSource = .Form.Recordset.Fields(i).Name\r\n .Controls(\"lbl\" & i).Visible = True\r\n .Controls(\"lbl\" & i).Width = 6400 \/ (lngFields - 1)\r\n .Controls(\"lbl\" & i).Left = (i - 1) * (!txt1.Width)\r\n On Error Resume Next\r\n .Controls(\"lbl\" & i).Caption = .Form.Recordset.Fields(i).Properties(\"Description\")\r\n If Err.Number <> 0 Then\r\n .Controls(\"lbl\" & i).Caption = .Form.Recordset.Fields(i).Name\r\n End If\r\n On Error GoTo 0\r\n Next i\r\n .SetFocus [5]\r\n .Form.Recordset.FindFirst .Form.Recordset.Fields(0).Name & \"=\" & Nz(ctl.Value, 0)\r\n If .Form.Recordset.NoMatch Then DoCmd.GoToRecord , , acNewRec\r\n End With\r\nEnde:\r\n Exit Sub\r\nFehler:\r\n ErrNotify Err, \"Form_frmListEditor\", \"Form_Open\"\r\n Resume Ende\r\nEnd Sub\r\nPrivate Sub cboAnredeID_DblClick(Cancel As Integer)\r\n DoCmd.OpenForm \"frmListEditor\", WindowMode:=acDialog, OpenArgs:=\"Anreden bearbeiten\"\r\nEnd Sub<\/pre>\n
Private ctl As Access.ComboBox<\/pre>\n
Private Sub cmdCancel_Click()\r\n DoCmd.Close acForm, Me.Name\r\nEnd Sub<\/pre>\n
Private Sub cmdClose_Click()\r\n On Error Resume Next\r\n ctl.Requery\r\n If Err.Number <> 0 Then ctl.Undo\r\n On Error GoTo Fehler\r\n If Not Me!sfmListEditor.Form.NewRecord Then\r\n If Me!sfmListEditor.Form.Dirty Then RunCommand acCmdSaveRecord\r\n Me!sfmListEditor!txt1.SetFocus\r\n ctl.Undo\r\n ctl.Value = Me!sfmListEditor.Form.Recordset.Fields(0).Value\r\n End If\r\n DoCmd.Close acForm, Me.Name\r\n ...\r\nEnd Sub<\/pre>\n
Private Sub txt1_DblClick(Cancel As Integer)\r\n On Error Resume Next\r\n Me.Parent.ValueDblClick\r\nEnd Sub<\/pre>\n
Sub ValueDblClick()\r\n If Me!sfmListEditor.Form.NewRecord Then _\r\n Exit Sub\r\n cmdClose_Click\r\nEnd Sub<\/pre>\n
Private Sub Form_Error(DataErr As Integer, Response As Integer)\r\n On Error GoTo Fehler\r\n Response = acDataErrContinue\r\n Select Case DataErr\r\n Case 3200\r\n MsgBox \"Der Datensatz ist bereits in anderen Tabellen als Lookup-Wert ausgewählt und kann nicht gelöscht werden.\"\r\n Case 3022, 3314, 3200\r\n MsgBox DataErr\r\n Case Else\r\n Response = acDataErrDisplay\r\n Exit Sub\r\n End Select\r\n Me.Undo\r\n ...\r\nEnd Sub<\/pre>\n
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