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Tabellen, Abfragen und die darin definierten Felder enthalten eine unscheinbare und fast nie genutzte Eigenschaft namens Beschreibung. Diese kann, richtig eingesetzt, sehr nützlich sein. So können Sie dort einen Teil der Dokumentation Ihrer Datenbank unterbringen und später viel Arbeit mit der eigentlichen Dokumentation sparen (mehr dazu im Beitrag „Tabellen und Felder dokumentieren“). Aber der Inhalt dieser Eigenschaft ist noch an ganz anderen Stellen nützlich – wenn Sie diese richtig einsetzen.<\/b><\/p>\n
Die Beschreibung von Tabellen und Feldern kann für mehrere Aufgaben wichtig sein: Erstens kann sie die Grundlage für die Dokumentation einer Datenbank bilden, wie Sie auch im oben genannten Beitrag Tabellen und Felder dokumentieren <\/b>(www.access-im-unternehmen.de\/738 <\/b>nachlesen können.<\/p>\n
Aber auch in der Anwendung selbst profitieren Sie durchaus von einer stringenten Beschreibung von Tabellen, Abfragen und Feldern: So zeigt beispielsweise die Statusleiste den Inhalt der Eigenschaft Beschreibung <\/b>eines Tabellenfelds an, wenn ein an dieses Feld gebundenes Steuerelement den Fokus erhält. Sie brauchen eine Beschreibung so nur noch einmal je Feld anzugeben und brauchen diese nicht für jedes an das Feld gebundene Steuerelement erneut als Statusleistentext einzutragen.<\/p>\n
Für eine Tabelle finden Sie die entsprechende Eigenschaft im Eigenschaftsfenster des Tabellenentwurfs (siehe Bild 1). Der Platz ist an dieser Stelle begrenzt und scheinbar lässt sich nicht mehr als eine Zeile Text eingeben. Beide Eigenschaften sind übrigens auf 255 Zeichen beschränkt. Dass dies nicht so ist, wird deutlich, wenn Sie das Kontextmenü einer Tabelle im Datenbankfenster (bis Access 2003) beziehungsweise im Navigationsbereich (ab Access 2007) mit der rechten Maustaste aufrufen und den Eintrag Tabelleneigenschaften <\/b>auswählen. Es erscheint der Dialog Tabelleneigenschaften<\/b>, der etwas mehr Platz für die Eingabe der Eigenschaften liefert (siehe Bild 2).<\/p>\n
![\"pic002.png\"](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2010_04\/TabellenUndfeldbeschreibungen_5-web-images\/pic002.png\")
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Bild 1: Das Eigenschaftsfenster einer Tabelle in der Entwurfsansicht enthält auch eine Eigenschaft namens Beschreibung.<\/span><\/b><\/p>\n Bild 2: Die Beschreibung kann auch an anderer Stelle eingegeben werden.<\/span><\/b><\/p>\n Die hier eingegebene Beschreibung tritt übrigens nirgends außerhalb der Entwurfsansicht großartig in Erscheinung, nur in bestimmten Ansichten des Datenbankfensters beziehungsweise des Navigationsbereichs wird diese angezeigt (siehe Bild 3). Dummerweise zeigt diese Ansicht nicht den kompletten Text an und hat auch Probleme mit der Darstellung von Zeilenumbrüchen, die es durch ein Steuerzeichen ersetzt.<\/p>\n Bild 3: Anzeige der Tabellenbeschreibung im Navigationsbereich von Access 2007 und jünger<\/span><\/b><\/p>\n Feldbeschreibungen eingeben<\/b><\/p>\n Die Feldbeschreibungen finden sich an wesentlich prominenterer Stelle, nämlich gleich neben der Definition des Feldnamens und des Felddatentyps (siehe Bild 4). Auch die Beschreibung der Felder sieht man fast ausschließlich in der Entwurfsansicht. Einzige Ausnahme ist die Übernahme in die Eigenschaft Statusleistentext <\/b>von Steuerelementen, die an das jeweilige Feld einer Tabelle gebunden sind. Um dies zu reproduzieren, erstellen Sie ein neues Formular, stellen dessen Datenherkunft auf eine Tabelle ein, deren Felder mit Beschreibungstexten versehen sind, ziehen die Felder in den Entwurf und betrachten dann die Eigenschaft Statusleistentext<\/b> im Eigenschaftsfenster des Formulars (siehe Bild 5).<\/p>\n Bild 4: Beschreibung der Tabellenfelder in der Entwurfsansicht<\/span><\/b><\/p>\n Bild 5: Die Beschreibung eines Tabellenfelds wird in die Eigenschaft Statusleistentext gebundener Steuerelemente übernommen.<\/span><\/b><\/p>\n <\/p>\n Nach dem Wechsel in die Formularansicht und dem Aktivieren eines der Steuerelemente, deren Statusleistentext entsprechend eingestellt wurde, zeigt die Statusleiste die im Tabellenentwurf festgelegte Beschreibung (siehe Bild 6).<\/p>\n Bild 6: Die Statusleiste zeigt die Beschreibung eines Feldes an.<\/span><\/b><\/p>\n Aus Statusleistentext mach SteuerelementTip-Text<\/b><\/p>\n Nun ist der Nutzen des Statusleistentextes unter Entwicklern umstritten, denn welcher Benutzer schaut schon in die Statusleiste, wenn er Informationen zum aktuellen Steuerelement oder Hilfe bei der Eingabe benötigt <\/p>\n Wenn wir jedoch davon ausgehen, dass Sie fleißig Beschreibungstexte in die Eigenschaft Beschreibung <\/b>der Tabellenfelder eingetragen haben, können Sie mit einigen Zeilen Code auch anderswo davon profitieren: Der beim Überfahren eines Steuerelements mit der Maus angezeigte Inhalt der Steuerelementeigenschaft SteuerelementTip-Text <\/b>liefert Informationen zu einem Steuerelement an viel prominenterer Stelle als es die Statusleiste vermag.<\/p>\n Um dies ganz fix zu erledigen, verwenden Sie die Funktion aus Listing 1, die den Namen des zu bearbeitenden Formulars als Parameter erwartet:<\/p>\n Listing 1: Übertragen des Wertes der Eigenschaft Statusleistentext nach ToolTiptext<\/p>\n Die Prozedur durchläuft alle Steuerelemente eines Formulars und überträgt, soweit vorhanden, den Inhalt der Eigenschaft StatusBarText <\/b>in die Eigenschaft ControlTipText<\/b>. Sie gerät deswegen recht lang, weil Access immer einen Fehler auslöst, wenn man per VBA auf eine nicht vorhandene Eigenschaft eines Objekts zugreift. Im vorliegenden Fall geht es um die Eigenschaft StatusBarText<\/b>, die nicht für alle Steuerelemente vorliegt. Die Routine durchläuft aber der Einfachheit halber einfach alle Steuerelemente und versucht, den Inhalt der VBA-Eigenschaft StatusBarText <\/b>in die Variable strDescription <\/b>zu schreiben. Gelingt dies nicht, enthält strDescription <\/b>eine leere Zeichenkette. Die folgende Anweisung prüft die Länge des in strDescription <\/b>gespeicherten Strings und füllt ControlTiptext <\/b>nur, wenn StatusBarText <\/b>existiert beziehungsweise einen Wert enthält.<\/p>\n Wenn Sie diese Prozedur für alle Formulare einer Datenbank aufrufen möchten, können Sie dies mit der folgenden Routine erledigen:<\/p>\n Anschließend erscheint die Beschreibung, die Sie eigentlich in eine Feldeigenschaft eingetragen haben, als ControlTipText <\/b>(siehe Bild 7).<\/p>\n Bild 7: Anzeige des ControlTipTextes für Steuerelemente<\/span><\/b><\/p>\n Wenn die Wahrscheinlichkeit besteht, dass sich die Werte der Eigenschaft Statusleistentext <\/b>ändern, können Sie diesen auch erst zur Laufzeit der Eigenschaft SteuerelementTip-Text <\/b>zuweisen – beispielsweise in der Prozedur Form_Load<\/b>.<\/p>\n änderung der Beschreibungstexte<\/b><\/p>\n Access bietet noch eine weitere nützliche Funktion in Zusammenhang mit den Feldbeschreibungen: Wenn Sie die Beschreibung eines Feldes ändern, weist Access Sie automatisch darauf hin und fragt, ob die änderungen in die Eigenschaft Statusleistentext <\/b>der an dieses Feld gebundenen Steuerelemente übernommen werden sollen (siehe Bild 8). Wenn Sie im Tabellenentwurf die Option Statusleistentext überall aktualisieren, wo <Feldname> verwendet wird <\/b>anklicken, geschieht dies automatisch. Sollten Sie, wie oben vorgeschlagen, den Statusleistentext <\/b>als ControlTipText <\/b>verwenden wollen, müssen Sie die Prozedur aus Listing 1 nochmals aufrufen.<\/p>\n Bild 8: Anzeige des ControlTipText für Steuerelemente<\/span><\/b><\/p>\n Beschreibung von Feldern in Abfragen<\/b><\/p>\n Auch der Abfrageentwurf bietet in den Feldeigenschaften einen Eintrag Beschreibung <\/b>an. Wenn Sie diesen mit einem Wert füllen und ein Formular mit dieser Abfrage als Datenherkunft ausstatten, wird die Beschreibung ebenfalls in die Eigenschaft Statusleistentext <\/b>des entsprechenden gebundenen Steuerelements übernommen.<\/p>\n Hilfe oder Dokumentation<\/b><\/p>\n Irgendwann müssen Sie sich entscheiden, ob Sie die Beschreibungstexte von Tabellenfeldern als Grundlage für den Statusleistentext <\/b>und den SteuerelementTip-Text <\/b>verwenden möchten oder ob Sie diese Eigenschaft mit einem Text füllen möchten, den Sie später in der Dokumentation der Tabellen einer Datenbank auslesen. Sicher lassen sich die Texte so formulieren, dass beide Ansätze befriedigt werden – Sie müssen die Texte einfach neutral formulieren: Vorname des Kunden <\/b>lässt sich eher für beides verwenden als Bitte geben Sie hier den Vornamen des Kunden ein<\/b>. Vielleicht mögen Sie es ja doch individueller und geben Statusleistentext <\/b>und SteuerelementTip-Text <\/b>separat ein.<\/p>\n Zusammenfassung und Ausblick<\/b><\/p>\n Mit wenigen Zeilen Code können Sie noch mehr von den Beschreibungstexten für Felder im Tabellen- und Abfrageentwurf profitieren. Die Beschreibung für Objekte wie Tabellen, Abfragen et cetera können Sie eher für Zwecke der Dokumentation verwenden. Im Beitrag Tabellen und Felder dokumentieren <\/b>(www.access-im-unternehmen.de\/738<\/b>) gehen wir detaillierter auf dieses Thema ein.<\/p>\n Enthaltene Beispieldateien:<\/p>\n TabellenDokumentieren.mdb<\/p>\n![\"pic003.png\"](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2010_04\/TabellenUndfeldbeschreibungen_5-web-images\/pic003.png\")
<\/p>\n![\"pic005.png\"](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2010_04\/TabellenUndfeldbeschreibungen_5-web-images\/pic005.png\")
<\/p>\n![\"pic004.png\"](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2010_04\/TabellenUndfeldbeschreibungen_5-web-images\/pic004.png\")
<\/p>\n![\"pic001.png\"](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2010_04\/TabellenUndfeldbeschreibungen_5-web-images\/pic001.png\")
<\/p>\n![\"pic006.png\"](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2010_04\/TabellenUndfeldbeschreibungen_5-web-images\/pic006.png\")
<\/p>\nStatusToToolTip "frmKunden"<\/pre>\n
Public Sub StatusToToolTip(strForm As String)\r\n Dim frm As Form\r\n Dim ctl As Control\r\n Dim strDescription As String\r\n DoCmd.OpenForm strForm, acDesign\r\n Set frm = Forms(strForm)\r\n For Each ctl In frm.Controls\r\n strDescription = ""\r\n On Error Resume Next\r\n strDescription = ctl.Properties.Item("StatusBarText")\r\n On Error GoTo 0\r\n If Len(strDescription) > 0 Then\r\n ctl.Properties.Item("ControlTipText") =\r\n strDescription\r\n End If\r\n Next ctl\r\n DoCmd.Close acForm, strForm, acSaveYes\r\nEnd Sub<\/pre>\nPublic Sub StatusToToolTipAllForms()\r\n Dim objForm As Object\r\n For Each objForm In CurrentProject.AllForms\r\n Call StatusToToolTip(objForm.Name)\r\n Next objForm\r\nEnd Sub<\/pre>\n
![\"pic007.png\"](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2010_04\/TabellenUndfeldbeschreibungen_5-web-images\/pic007.png\")
<\/p>\n![\"pic008.png\"](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2010_04\/TabellenUndfeldbeschreibungen_5-web-images\/pic008.png\")
<\/p>\nDownloads zu diesem Beitrag<\/h3>\n