{"id":55000730,"date":"2010-08-01T00:00:00","date_gmt":"2020-05-22T22:06:19","guid":{"rendered":"http:\/\/access-im-unternehmen.aix-dev.de\/aiu\/?p=730"},"modified":"-0001-11-30T00:00:00","modified_gmt":"-0001-11-30T00:00:00","slug":"Alphabetisches_Register_","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/access-im-unternehmen.de\/Alphabetisches_Register_\/","title":{"rendered":"Alphabetisches Register"},"content":{"rendered":"

\"\"<\/p>\n

Kennen Sie auch noch die guten alten Register-Einlagen für Aktenordner, die den Inhalt entweder nach Zahlen oder Buchstaben sortieren Ein solches Register können Sie auch unter Access in einem Formular nachbilden, beispielsweise für den schnellen Zugriff auf die Daten aller Kunden, deren Name mit einem bestimmten Buchstaben beginnt. Dieser Beitrag zeigt, wie Sie schnell ein solches Register erstellen und mit der gewünschten Funktion versehen.<\/b><\/p>\n

Zu Beispielzwecken verwenden wir die Kundentabelle aus der Südsturm-Datenbank, unserer optimierten Version der Nordwind-Beispieldatenbank von Access 2003. Das Formular zur Anzeige des alphabetischen Registers soll den Namen frmKunden <\/b>erhalten.<\/p>\n

Fügen Sie diesem Formular ein Registersteuerelement hinzu und nennen Sie es tabKunden<\/b>. Stellen Sie außerdem die Eigenschaft Feste Registerbreite <\/b>so ein, dass die Großbuchstaben wie in Bild 1 noch sichtbar sind, aber die Registerlaschen nicht zu viel Platz wegnehmen.<\/p>\n

Obwohl Bild 1 bereits alle Buchstaben anzeigt, sind Sie noch nicht so weit: Das Registersteuerelement zeigt beim Anlegen erst einige wenige Registerlaschen, die überdies noch nicht die gewünschten Beschriftungen enthalten.<\/p>\n

Listing 3: Code der Klasse clsCommandbutton<\/p>\n

Dim WithEvents m_cmd As Commandbutton\r\nPublic Property Set Commandbutton(cmd As Commandbutton)\r\n    Set m_cmd = cmd\r\n    m_cmd.OnClick = "[Event Procedure]"\r\nEnd Property\r\nPrivate Sub m_cmd_Click()\r\n    m_cmd.Parent.KundenFiltern\r\nEnd Sub<\/pre>\n
\"pic001.png\"<\/p>\n
Bild 1: Alphabetisches Register in der Entwurfsansicht<\/span><\/b><\/p>\n
Außerdem sollten Sie den Registerlaschen auch entsprechende Namen geben.<\/p>\n
Auch wenn der Aufwand für das Erstellen von 26 Registerlaschen und die Vergabe der Beschriftungen und Namen in einigen Minuten erledigt ist, geschieht dies per VBA-Code zuverlässiger.<\/p>\n
Die Prozedur aus Listing 1 braucht hierzu kaum eine Sekunde: Sie öffnet das Formular frmKunden <\/b>in der Entwurfsansicht, erstellt einen Verweis auf das Registersteuerelement tabKunden<\/b>, löscht alle enthaltenen Registerseiten und erstellt 26 neue – für jeden Buchstaben des Alphabets eine, versehen mit dem Buchstaben als Beschriftung und einem Namen, der sich aus dem Präfix pge<\/b> und dem jeweiligen Buchstaben zusammensetzt (pgeA<\/b>, pgeB <\/b>und so weiter).<\/p>\n
Listing 1: Einstellen der Eigenschaften der Registerseiten<\/p>\n
Public Sub RegisterEinrichten()\r\n    Dim i As Integer\r\n    Dim objTabControl As TabControl\r\n    DoCmd.OpenForm "frmKunden", acDesign\r\n    Set objTabControl = Forms!frmKunden!tabKunden\r\n    Do While objTabControl.Pages.Count > 0\r\n         objTabControl.Pages.Remove objTabControl.Pages.Count - 1\r\n    Loop\r\n    For i = 1 To 26\r\n         With objTabControl\r\n            .Pages.Add\r\n            .Pages(i - 1).Caption = Chr(64 + i)\r\n            .Pages(i - 1).Name = "pge" & Chr(64 + i)\r\n        End With\r\n    Next i\r\nEnd Sub<\/pre>\n
Anzeige der Kunden im Unterformular<\/b><\/p>\n
Jede Registerseite soll die Kunden anzeigen, deren Name mit dem Buchstaben auf der Registerlasche beginnt. Zur Darstellung der Kundenliste verwenden wir ein Unterformular, das seine Daten in der Datenblattansicht darstellt. Dazu erstellen Sie ein neues Formular, speichern es unter dem Namen sfmKunden<\/b>, stellen die Datenherkunft auf die Tabelle tblKunden <\/b>ein, ziehen alle benötigten Felder aus der Feldliste in den Detailbereich des Formularentwurfs (s. Bild 2) und stellen schließlich die Eigenschaft Standardansicht <\/b>auf Datenblatt <\/b>ein.<\/p>\n
\"pic002.png\"<\/p>\n
Bild 2: Das Unterformular zur Anzeige der Kundenliste in der Entwurfsansicht<\/span><\/b><\/p>\n
Das Unterformular fügen Sie zum Formular mit dem Registersteuerelement hinzu, indem Sie es aus dem Datenblattfenster beziehungsweise dem Navigationsbereich in den Entwurf des Zielformulars ziehen.<\/p>\n
Dabei gibt es zwei Möglichkeiten: Entweder Sie ziehen das Unterformular auf die aktuell ausgewählte Seite des Registersteuerelements, was sich dadurch bemerkbar macht, dass Access diese Seite schwarz einfärbt. Oder Sie ziehen das Unterformular an irgendeine Stelle außerhalb des Registersteuerelements.<\/p>\n
Letzteres ist die richtige Variante: Wenn Sie das Unterformular auf eine Registerseite ziehen, würde Access dieses auch nur dann anzeigen, wenn der Benutzer die entsprechende Registerseite des Formulars ausgewählt hat. Während dies bei individuell gestalteten Registerseiten der richtige Weg ist, würde er bei unserer Lösung zur Überladung des Formulars führen: Wir müssten dann für jeden Buchstaben ein eigenes Unterformularsteuerelement zur Anzeige der Kunden mit dem jeweiligen Anfangsbuchstaben anlegen, was der Performance nicht zuträglich ist – selbst, wenn Sie dieses Unterformular jeweils erst dann füllen, wenn der Benutzer die entsprechende Registerseite aktiviert.<\/p>\n
Wir legen also einfach ein einziges Unterformular neben dem Registersteuerelement ab und verschieben es dann wie in Bild 3 über das Registersteuerelement.<\/p>\n
\"pic003.png\"<\/p>\n
Bild 3: Das Registersteuerelement mit dem darüber platzierten Unterformular<\/span><\/b><\/p>\n
Nun müssen wir noch dafür sorgen, dass das Unterformularsteuerelement nur diejenigen Datensätze der Tabelle tblKunden<\/b> anzeigt, deren Name mit dem Buchstaben der gewählten Registerseite beginnt. Für diesen Zweck definieren wir im Klassenmodul zwei Ereignisprozeduren und eine weitere private Prozedur.<\/p>\n
Klicken Sie in der Entwurfsansicht im Eigenschaftsfenster auf die Eigenschaft Beim Laden<\/b>, wählen Sie dort den Eintrag [Ereignisprozedur]<\/b> aus, klicken Sie auf die Schaltfläche mit den drei Punkten und ergänzen Sie die Prozedur Form_Load <\/b>im VBA-Editor wie folgt:<\/p>\n
Private Sub Form_Load()\r\n    KundenFiltern\r\nEnd Sub<\/pre>\n
<\/p>\n
Markieren Sie dann das Registersteuerelement im Formular und gehen Sie genau so für die Eigenschaft Bei änderung <\/b>vor:<\/p>\n
Private Sub tabKunden_Change()\r\n    KundenFiltern\r\nEnd Sub<\/pre>\n
Nun fehlt noch die hier bereits zweimal referenzierte Prozedur KundenFiltern<\/b>. Diese sieht wie folgt aus und stellt den Filter des Unterformulars so ein, dass dieses nur die Kunden anzeigt, deren Feld Firma <\/b>mit dem auf der Registerlasche angezeigten Buchstaben übereinstimmt:<\/p>\n
Private Sub KundenFiltern()\r\n    Me!sfmKunden.Form.Filter = "Firma LIKE ''" & Me!tabKunden.Pages(Me!tabKunden.Value).Caption & "*''"\r\n    Me!sfmKunden.Form.FilterOn = True\r\nEnd Sub<\/pre>\n
Fertig: Die Prozedur KundenFiltern <\/b>sorgt sowohl gleich beim Laden des Formulars als auch nach jedem Mausklick auf eine der Registerlaschen für die Aktualisierung der im Unterformular angezeigten Kunden (s. Bild 4).<\/p>\n
\"pic004.png\"<\/p>\n
Bild 4: Die Kunden werden nun nach dem auf der Registerlasche angezeigten Buchstaben gefiltert.<\/span><\/b><\/p>\n
Optimierung: Nur benötigte Registerlaschen anzeigen<\/b><\/p>\n
Unter Umständen zeigt das Formular auf manchen Registerseiten keine Daten an, weil es schlicht keine Kunden gibt, deren Firmenname mit dem gewählten Buchstaben beginnt – dies kommt vor allem bei Buchstaben wie Q, X oder Y vor. Können wir dem Formular beibringen, die entsprechende Registerlasche erst gar nicht anzuzeigen Natürlich: Jedes Page<\/b>-Objekt besitzt die Eigenschaft Visible<\/b>, mit der Sie eine Registerseite ein- oder ausblenden können. Sie brauchen lediglich die folgenden Zeilen zur Prozedur Form_Load <\/b>hinzuzufügen:<\/p>\n
Dim i As Integer\r\nFor i = 1 To 26\r\n    If Nz(DLookup("KundeID", "tblKunden", "Firma LIKE ''" & Chr(64 + i) & "*''")) = "" Then\r\n          Me!tabKunden.Pages(i - 1).Visible = False\r\n    End If\r\nNext i<\/pre>\n
Die Prozedur durchläuft alle Buchstaben des Alphabets und prüft per DLookup<\/b>-Funktion, ob es einen Kunden gibt, dessen Firmenname mit diesem Buchstaben beginnt. Falls nicht, wird die Visible<\/b>-Eigenschaft auf Nein <\/b>eingestellt.<\/p>\n
Vertikale Registerlaschen<\/b><\/p>\n
Vielleicht möchten Sie die Registerlaschen nicht über dem Unterformular mit den Daten, sondern beispielsweise am linken Rand unterbringen. Das Registersteuerelement liefert standardmäßig keine Eigenschaft, die eine solche Anordnung erlauben würde. Mit einem kleinen Trick können wir dies jedoch ändern: Stellen Sie einfach die Eigenschaft Mehrere Spalten <\/b>auf Ja <\/b>ein und ändern Sie die Breite des Registersteuerelements so weit, bis es alle Registerlaschen untereinander anzeigt (s. Bild 6 haben wir die Breite so eingestellt, dass das Registersteuerelement jeweils zwei Schaltflächen pro Zeile anzeigt, was je nach Auflösung Platz sparen kann.<\/p>\n
\"pic005.png\"<\/p>\n
Bild 5: Vertikale Anordnung der Registerlaschen<\/span><\/b><\/p>\n
\"pic006.png\"<\/p>\n
Bild 6: Zweispaltige Registerschaltflächen<\/span><\/b><\/p>\n
Echte Schaltflächen als Registerreiter<\/b><\/p>\n
Wenn Sie in der Gestaltung der Schaltflächen noch freier sein möchten, werfen Sie das Registersteuerelement einfach raus und erstellen einige Schaltflächen, die Sie entsprechend anordnen. Dazu erstellen Sie wiederum ein neues Formular und speichern es unter dem Namen frmSchaltflaechenregister<\/b>.<\/p>\n
Fügen Sie dem Formular 26 Schaltflächen hinzu und stellen Sie Position, Höhe und Breite nach Wunsch ein – das Zwischenergebnis sieht wie in Bild 7 aus. Das Ausrichten gelingt von Hand vermutlich schneller als per Code, die Benennung und Beschriftung erledigen wir jedoch lieber per VBA. Zunächst jedoch wählen Sie aus dem Kontextmenü einer der Schaltflächen den Eintrag Aktivierreihenfolge <\/b>aus und betätigen dort den Befehl Automatisch<\/b>. Dies stellt die Reihenfolge ein, in welcher der Benutzer die Schaltflächen durchlaufen wird.<\/p>\n
\"pic007.png\"<\/p>\n
Bild 7: Grundlage des Registers aus Schaltflächen<\/span><\/b><\/p>\n
Leider wirkt sich die Aktivierreihenfolge nicht auch auf den Index der Schaltflächen aus, sodass wir diese in der VBA-Routine zum Anpassen der Eigenschaften auf andere Weise durchlaufen müssen. Allerdings können wir die Aktivierreihenfolge, deren Index unter VBA über die Eigenschaft TabIndex <\/b>verfügbar ist, anderweitig nutzen. Listing 2<\/a> zeigt die Prozedur RegisterschaltflaechenEinrichten<\/b>, die Sie einem einfachen Standardmodul des VBA-Projekts der betroffenen Datenbank hinzufügen können.<\/p>\n
Listing 2: Anpassen von Name und Bezeichnung der Schaltflächen zum Nachbau der Registerlaschen<\/p>\n
Public Sub RegisterschaltflaechenEinrichten()\r\n    Dim cmd As CommandButton\r\n    DoCmd.OpenForm "frmSchaltflaechenregister", acDesign\r\n    For Each cmd In Forms.frmSchaltflaechenregister.Controls\r\n         With cmd\r\n            .Caption = Chr(65 + cmd.TabIndex)\r\n            .Name = "cmd" & Format(cmd.TabIndex, "00")\r\n        End With\r\n    Next cmd\r\nEnd Sub<\/pre>\n
Die Prozedur öffnet das Formular wiederum in der Entwurfsansicht und durchläuft dann in einer Schleife alle Steuerelemente. Da wir davon ausgehen, dass Sie zunächst die Registerschaltflächen einrichten und erst anschließend weitere Steuerelemente wie etwa ein Unterformular zur Anzeige der Daten hinzufügen, verzichten wir auf eine Prüfung des Steuerelementtyps und behandeln einfach alle Steuerelemente des Formulars.<\/p>\n
Innerhalb der Schleife stellt die Prozedur die beiden Eigenschaften Caption <\/b>und Name <\/b>mithilfe des Wertes der Eigenschaft TabIndex <\/b>so ein, dass das Ergebnis wie in Bild 8 aussieht und die Schaltflächen die Namen cmd01<\/b>, cmd02 <\/b>et cetera erhalten.<\/p>\n
\"pic008.png\"<\/p>\n
Bild 8: Die Schaltflächen nach der Behandlung durch die Prozedur RegisterschaltflaechenEinrichten<\/span><\/b><\/p>\n
Schaltflächenfunktion<\/b><\/p>\n
Nachdem Sie wie bei den vorherigen Beispielen ein Unterformular zum Anzeigen der Daten der Tabelle tblKunden<\/b> zum Formular hinzugefügt haben, fehlt nur noch die Funktion zum Filtern der angezeigten Daten nach einem Klick auf eine der Schaltflächen. Wenn Ihnen das Anlegen von 26 Ereignisprozeduren samt Hinzufügen jeweils einer Anweisung nichts ausmacht, legen Sie für alle Schaltflächen Ereignisprozeduren wie die folgenden an:<\/p>\n
Private Sub cmd01_Click()\r\n    KundenFiltern\r\nEnd Sub\r\nPrivate Sub cmd02_Click()\r\n    KundenFiltern\r\nEnd Sub\r\n...<\/pre>\n
Die Prozedur KundenFiltern <\/b>sieht hier etwas anders aus als in den vorherigen Beispielen. Der einzige Unterschied besteht jedoch darin, wie sich die Prozedur den Anfangsbuchstaben für die zu filternden Kunden holt. Dies geschieht hier mit der Caption<\/b>-Eigenschaft des aktiven Steuerelements des Formulars, also der soeben angeklickten Schaltfläche. Diese liefert uns Screen.ActiveControl<\/b>:<\/p>\n
Private Sub KundenFiltern()\r\n    Me!sfmKunden.Form.Filter = "Firma LIKE ''" & Screen.ActiveControl.Caption & "*''"\r\n    Me!sfmKunden.Form.FilterOn = True\r\nEnd Sub<\/pre>\n
Sollten Sie keinen Spaß am wiederholten Anlegen der gleichen Ereignisprozedur haben, gibt es auch noch eine Alternative. Diese erfordert allerdings den Einsatz einer zusätzlichen Klasse, die wie in Listing 4<\/a> aufgebaut ist.<\/p>\n
Listing 4: Code des Formulars frmSchaltflaechenregister<\/p>\n
Dim colCommandbuttons As Collection\r\nPublic Sub KundenFiltern()\r\n    Me!sfmKunden.Form.Filter = "Firma LIKE ''" & Screen.ActiveControl.Caption & "*''"\r\n    Me!sfmKunden.Form.FilterOn = True\r\nEnd Sub\r\nPrivate Sub Form_Load()\r\n    Dim i As Integer\r\n    Dim objCommandbutton As clsCommandbutton\r\n    Set colCommandbuttons = New Collection\r\n    For i = 1 To 26\r\n        Set objCommandbutton = New clsCommandbutton\r\n        Set objCommandbutton.Commandbutton = Me.Controls("cmd" & Format(i, "00"))\r\n        colCommandbuttons.Add objCommandbutton\r\n    Next i\r\nEnd Sub<\/pre>\n
Diese Klasse wird für jede Schaltfläche einmal erzeugt. Danach erhält die Variable m_cmd <\/b>über die öffentliche Eigenschaft cmd <\/b>der Klasse einen Verweis auf die jeweils betroffene Schaltfläche.<\/p>\n
Gleichzeitig sorgt die Property Set<\/b>-Methode dafür, dass für die Eigenschaft OnClick <\/b>der mit dem Schlüsselwort WithEvents <\/b>deklarierten Variablen m_cmd <\/b>der Wert [Event Procedure] <\/b>eingetragen wird, was dazu führt, dass beim Klick auf diese Schaltfläche die ebenfalls in der Klasse clsCommandbutton <\/b>untergebrachte Ereignisprozedur m_cmd_Click <\/b>ausgelöst wird. Und die wiederum ruft die Prozedur KundenFiltern <\/b>des Formulars der Schaltfläche auf.<\/p>\n
Damit die frisch angelegten Objekte auf Basis der Klasse clsCommandbutton <\/b>nicht im Nirvana verschwinden, speichert die Prozedur Form_Load <\/b>diese anschließend im Collection<\/b>-Objekt colCommandbuttons<\/b>.<\/p>\n
Die Prozedur KundenFiltern <\/b>müssen Sie als Public <\/b>deklarieren, weil die clsCommandbutton<\/b>-Objekte sonst keinen Zugriff darauf erhalten.<\/p>\n
Diese Vorgehensweise hat gegenüber der manuellen Erstellung je einer Ereignisprozedur pro Schaltfläche den Vorteil, dass Sie änderungen im Code nur an einer Stelle durchführen müssen.<\/p>\n
Und auch, wenn Sie mal Schaltflächen entfernen oder hinzufügen möchten, brauchen Sie nur wenige Handgriffe zu erledigen.<\/p>\n
Zusammenfassung und Ausblick<\/b><\/p>\n
In diesem Beitrag haben Sie einige Methoden zur Erstellung eines Registers zur Auswahl bestimmter Datensätze kennengelernt. Diese können Sie leicht auf weitere Praxisfälle anwenden, etwa zum Filtern von Zahlenwerten (zum Beispiel Postleitzahlenbereiche).<\/p>\n

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Downloads zu diesem Beitrag<\/h3>\n
Enthaltene Beispieldateien:<\/p>\n
AlphabetischesRegister.mdb<\/p>\n
Download<\/a><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"
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