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Auch wenn die Deutsche Post sich anschickt, dem Brief aus Papier mit dem E-Brief den Garaus zu machen: Es wird noch Jahre dauern, bis sich diese Methode durchsetzen wird, wenn überhaupt. Bis dahin werden wir fleißig Rechnungen und Co. ausdrucken, falzen, eintüten, frankieren und zur Post tragen. Vorausgesetzt, der gefalzte Brief passt dann auch wie gewünscht in den Umschlag: Ohne Falzmarke gelingt dies nicht immer auf Anhieb. Dieser Beitrag zeigt, wie Sie die für den Versand vorgesehenen Berichte mit Falzmarken versehen.<\/b><\/p>\n
Bis ich diesen Beitrag schrieb und die damit verbundene Lösung erstellte, verließ ich mich beim Falten meiner als Access-Bericht ausgedruckten Anschreiben auf die Betreffzeile, die wohl ungefähr auf der Höhe der Falzmarke für die verwendeten Briefumschläge liegt. Jetzt wird alles besser: Meine Anschreiben und Rechnungen bekommen eine richtige Falzmarke! So können demnächst auch Nicht-Eingeweihte problemlos mit dem Falzen meiner für den Versand vorbereiteten Dokumente betraut werden.<\/p>\n
Position der Falzmarke<\/b><\/p>\n
DL-Briefumschläge mit Sichtfenster, die meist für den Versand von Dokumenten im DIN-A4-Format zum Einsatz kommen, sind so groß, dass Sie das Papier ungefähr auf einer Höhe von 105 mm zusammenfalten müssen. Dabei gibt es naturgemäß mehrere Varianten: Sie können unten beginnen und jeweils nach 105 mm falten oder oben. Dementsprechend landet die obere Falzmarke entweder bei 105 mm oder bei 87 mm (die Höhe eines DIN-A4-Blatts beträgt 297 mm). Bevor Sie einen Bericht anlegen, sollten Sie sich also überlegen, ob Sie mehr Platz für den Briefkopf, also oberhalb des Adressfeldes benötigen, oder lieber mehr Raum für den eigentlichen Inhalt vorsehen möchten. Davon, ob das obere Drittel des Briefbogens 87 mm oder 105 mm einnimmt, hängt natürlich auch die Position des Bereichs ab, der im Sichtfenster eines DL-Briefumschlages angezeigt wird.<\/p>\n
Falzmarken manuell hinzufügen<\/b><\/p>\n
Schauen wir uns als Erstes an, wie wir einen Bericht mit Falzmarken ausstatten können. Dazu öffnen Sie einen neuen oder vorhandenen Bericht in der Entwurfsansicht. Wenn Sie sich den Entwurf ansehen, stellen Sie gleich fest, dass das Hinzufügen der Falzmarken unter Umständen gar nicht so einfach ist: Der Bericht besteht nämlich aus mehreren Bereichen wie Berichtskopf und -fuß, Seitenkopf und -fuß, Detailbereich und gegebenenfalls noch weiteren Bereichen zur Darstellung von Gruppierungsinformationen (s. Bild 1). Wenn Sie keinen Berichtskopf verwenden und der Seitenkopf eine Mindesthöhe von 87 mm beziehungsweise 105 mm aufweist, können Sie zumindest schon einmal die erste Falzmarke in diesem Bereich platzieren. Die zweite landet dann je nach Konfiguration und den anzuzeigenden Daten unter Umständen im Detailbereich. Das sind alles keine guten Nachrichten, wenn es darum geht, statische Elemente unterzubringen.<\/p>\n
![\"pic001.png\"](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2010_04\/Falzmarken_5-web-images\/pic001.png\")
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Bild 1: Ein leerer Bericht ohne Falzmarken<\/span><\/b><\/p>\n Sofern der Seitenkopf (oder auch der Berichtskopf) dies hergibt, reicht aber eine einzige Falzmarke im Abstand von 87 mm beziehungsweise 105 mm vom oberen Seitenrand bereits aus: Wenn Sie das Blatt hier falten, lässt sich der zweite Falz leicht ableiten. Gehen wir zunächst einmal von diesem Fall aus. Dann können Sie theoretisch einfach ein Linie-Steuerelement in den Bericht ziehen und dieses auf der gewünschten Höhe am linken Rand des Berichts platzieren.<\/p>\n Wenn Sie sich dann allerdings den typischen Aufbau eines Berichts ansehen, stoßen Sie gleich auf das nächste Problem: Normalerweise stellen Sie die Randbereiche des Berichts im Dialog Seite einrichten <\/b>ein (s. Bild 2). Im eigentlichen Berichtsentwurf fügen Sie dann die Steuerelemente hinzu, die sich innerhalb dieser Grenzen befinden. Wenn die Seitenbreite 210 mm beträgt und Sie auf der rechten und linken Seite jeweils 20 mm Rand vorsehen, können Sie sich im Berichtsentwurf auf 170 mm Breite austoben, ohne dass Access beim Wechsel zur Berichtsvorschau meckert.<\/p>\n Bild 2: Einstellung der Seitenränder im Dialog Seite einrichten<\/span><\/b><\/p>\n <\/p>\n Das bedeutet aber auch, dass wir hier keine Falzmarke unterbringen können, die möglichst nahe am linken Seitenrand liegt (bezogen auf die technischen Grenzen des Druckers). Also vergessen wir den Ansatz mit dem statischen Hinzufügen der Falzmarke und wenden uns der VBA-gesteuerten Lösung zu. Für Berichte bietet die Programmiersprache von Access nämlich die Line<\/b>-Methode zum Zeichnen von Linien an. Dieser brauchen wir nur mitzuteilen, dass sie auf jeder Seite eine Falzmarke (oder nach Bedarf zwei) unterbringt. Der nötige Code sieht für zwei Falzmarken in 87 mm und 192 mm Abstand vom oberen Seitenrand so aus:<\/p>\n Dummerweise lässt auch die Line<\/b>-Methode keinen Zugriff auf Bereiche zu, die außerhalb der im Dialog Seite einrichten <\/b>festgelegten Seitenränder liegen: Die Falzmarken werden relativ weit nach rechts eingerückt.<\/p>\n Notlösung I: Linken Seitenrand aufheben<\/b><\/p>\n Die erste Variante, um doch noch eine Falzmarke links außerhalb des eigentlichen Inhalts des Berichts unterzubringen, wäre das Reduzieren des linken Abstands auf einen ausreichend kleinen Wert, beispielsweise 0 mm. Je nachdem, wie groß der Abstand zuvor war, müssten Sie alle im Bericht enthaltenen Steuerelemente nach rechts verschieben. Dies können Sie einfach durch Markieren aller Elemente und anschließendes Verschieben mit der Maus oder den Cursor-Tasten erledigen oder auch durch ein kleines VBA-Skript. Dieses müsste schlicht alle Elemente durchlaufen und ihre Eigenschaft Left <\/b>auf einen neuen Wert einstellen.<\/p>\n Für die folgende Lösung ermitteln Sie zunächst den minimal einstellbaren linken Seitenrand. Dazu öffnen Sie den Dialog Seite einrichten <\/b>und stellen diese Eigenschaft auf 0 <\/b>ein. Schließen Sie den Dialog und öffnen Sie ihn erneut – die Eigenschaft für den linken Seitenrand zeigt nun den mindestens erforderlichen Abstand an (im Beispiel lautet dieser Wert 4,23 mm).<\/p>\n Wenn Sie oder zukünftige Benutzer der Anwendung mehrere Drucker nutzen, ermitteln Sie den größten Wert für den Mindestabstand vom linken Rand, zum Beispiel 5 mm. Diesen Wert merken Sie sich und verwenden ihn gleich für den Aufruf der Prozedur, die den Bericht entsprechend anpassen wird.<\/p>\n Das Modul mit dem benötigten Code finden Sie in Listing 1<\/a>. Die Prozedur Falzmarken <\/b>wird wie in der Routine Falzmarkentest aufgerufen und erwartet schlicht den Namen des mit Falzmarken zu versehenden Berichts sowie das gerade ermittelte Mindestmaß für den linken Rand. Die Prozedur öffnet zunächst den Bericht in der Entwurfsansicht. Dann liest sie die in der Eigenschaft PRTMIP <\/b>des Berichts gespeicherte Struktur mit einigen Informationen zum Bericht ein, darunter die Seitenränder. Über die LSet<\/b>-Anweisung gelangen die enthaltenen Daten in den besser lesbaren Typ PRTMIP<\/b>, von wo wir mit der Eigenschaft LeftMargin <\/b>ganz einfach den aktuellen linken Rand auslesen können. Nun wandeln wir die Angabe des minimalen linken Randes aus sngLinkerRandMin <\/b>in die gleiche Einheit wie LeftMargin <\/b>um, nämlich in Twips<\/b>. Den linken Rand stellt die Prozedur dann auf den soeben ermittelten minimalen Rand ein. Den Inhalt von PM <\/b>konvertieren wir wieder nach PrtMipZeichenfolge <\/b>zurück und weisen ihn der Eigenschaft PRTMIP <\/b>des Berichts zu, damit dieser den neuen linken Seitenrand annimmt.<\/p>\n Listing 1: Klasse zum Versenden von E-Mails via SMTP<\/p>\n Wir haben nun den linken Rand verkleinert und gleich werden wir alle Steuerelemente etwas nach rechts verschieben, damit die Steuerelemente im Ausdruck wieder den gleichen Abstand vom linken Rand aufweisen. Die Differenz zwischen dem vorherigen und dem nun eingestellten linken Rand liefert uns dabei den Wert, um den wir alle im Bericht befindlichen Steuerelemente nach rechts verschieben müssen. Damit durchlaufen wir alle Elemente der Controls<\/b>-Auslistung des Berichts und stellen deren Eigenschaft Left <\/b>auf einen Wert ein, der dem alten Wert plus der Verschiebung des linken Randes nach links entspricht. In einem Beispielbericht sieht dies nun wie in Bild 3 aus.<\/p>\n Bild 3: Bericht mit nach rechts verschobenen Steuerelementen<\/span><\/b><\/p>\n Nun fehlen noch die eigentlichen Falzmarken. Diese können wir nach wie vor nicht einfach im Bericht unterbringen, weil wir nicht wissen, welche Berichtsbereiche der Bericht enthält und welche Höhe diese einnehmen. Also fügen wir dem Bericht eine kleine Ereignisprozedur hinzu, die durch das Ereignis Bei Seite <\/b>des Berichts ausgelöst wird. Den Code dieser Prozedur finden Sie in Listing 2<\/a>.<\/p>\n Listing 2: Klasse zum Versenden von E-Mails via SMTP<\/p>\n Diese Prozedur ermittelt wiederum über die Eigenschaft PRTMIP <\/b>den oberen Seitenrand des Berichts und speichert diesen mit der Einheit Millimeter in der Variablen sngTop<\/b>. Sie stellt mit der Eigenschaft ScaleTop <\/b>die Einheit auf Millimeter ein und fügt dem Bericht schließlich die benötigten Linien als Falzmarken hinzu – hier 87 mm und 192 mm vom oberen Rand entfernt. Der Bericht sieht nun beispielsweise wie in Bild 4 aus.<\/p>\n![\"pic002.png\"](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2010_04\/Falzmarken_5-web-images\/pic002.png\")
<\/p>\nPrivate Sub Report_Page()\r\n Me.ScaleMode = 6 ''Millimeter\r\n Me.Line (Me.ScaleLeft - 10, 87)-(5, 87)\r\n Me.Line (Me.ScaleLeft - 10, 192)-(5, 192)\r\n End Sub<\/pre>\n
Type sPRTMIP\r\n GZF As String * 28\r\nEnd Type\r\nType PRTMIP\r\n LeftMargin As Long\r\n TopMargin As Long\r\n RightMargin As Long\r\n BottomMargin As Long\r\n DataOnly As Long\r\n Width As Long\r\n Height As Long\r\n DefaultSize As Long\r\n Columns As Long\r\n ColumnSpacing As Long\r\n RowSpacing As Long\r\n ItemLayout As Long\r\n FastPrint As Long\r\n Datasheet As Long\r\nEnd Type\r\nPublic Sub FalzmarkenTest()\r\n Falzmarken "rptFalzmarke", 4.23\r\nEnd Sub\r\nPublic Sub Falzmarken(strBericht As String, sngLinkerRandMin As Single)\r\n Dim PrtMipZeichenfolge As sPRTMIP\r\n Dim PM As PRTMIP\r\n Dim rpt As Report\r\n Dim lngLeft As Long\r\n Dim lngTop As Long\r\n Dim lngBorderLeftMin As Long\r\n Dim ctl As Control\r\n DoCmd.OpenReport strBericht, acDesign\r\n Set rpt = Reports(strBericht)\r\n PrtMipZeichenfolge.GZF = rpt.PRTMIP\r\n LSet PM = PrtMipZeichenfolge\r\n lngLeft = PM.LeftMargin\r\n lngBorderLeftMin = sngLinkerRandMin * 1440 \/ 25.4\r\n PM.LeftMargin = lngBorderLeftMin\r\n LSet PrtMipZeichenfolge = PM\r\n rpt.PRTMIP = PrtMipZeichenfolge.GZF\r\n For Each ctl In rpt.Controls\r\n ctl.Left = ctl.Left + lngLeft - lngBorderLeftMin\r\n Next ctl\r\n DoCmd.OpenReport strBericht, acViewPreview\r\nEnd Sub<\/pre>\n
![\"pic003.png\"](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2010_04\/Falzmarken_5-web-images\/pic003.png\")
<\/p>\nPrivate Sub Report_Page()\r\n Dim PrtMipZeichenfolge As sPRTMIP\r\n Dim PM As PRTMIP\r\n Dim rpt As Report\r\n Dim sngTop As Long\r\n Dim lngBorderLeftMin As Long\r\n Dim ctl As Control\r\n PrtMipZeichenfolge.GZF = Me.PRTMIP\r\n LSet PM = PrtMipZeichenfolge\r\n sngTop = PM.TopMargin * 25.4 \/ 1440\r\n Me.ScaleMode = 6 ''Millimeter\r\n Me.Line (Me.ScaleLeft - 10, 87 - sngTop)-(5, 87 - sngTop)\r\n Me.Line (Me.ScaleLeft - 10, 192 - sngTop)- (5, 192 - sngTop)\r\nEnd Sub<\/pre>\n
![\"pic004.png\"](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2010_04\/Falzmarken_5-web-images\/pic004.png\")
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