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Unterformulare zeigen meist vom Hauptformular abhängige Daten in der Datenblattansicht an – beispielsweise die Projekte eines Kunden oder die Artikel einer Kategorie. Manchmal dient das Hauptformular aber auch nur der Steuerung des Zugriffs auf die Daten im Unterformular und liefert etwa eine Einfügen-, Detailansicht\/Bearbeiten- oder Löschen-Schaltfläche für die Bearbeitung der im Unterformular angezeigten Datensätze. In diesem Beitrag zeigen wir, wie Sie ein solches Formular anlegen und die Steuerelemente zum Steuern des Unterformulars ausstatten.<\/b><\/p>\n
Man kann nicht zwingend davon ausgehen, dass Benutzer wissen, wie sie mit den üblichen Navigationselementen eines Formulars in der Datenblattansicht umgehen müssen – also beispielsweise mit dem Datensatzmarkierer oder der Navigationsleiste. Manchmal macht man sich das Leben einfacher, wenn man lediglich entsprechende Schaltflächen bereitstellt, um etwa einen Datensatz zu löschen oder einen neuen anzulegen.<\/p>\n
Was das Bearbeiten von Daten in der Datenblattansicht angeht, kommt es sehr auf die Art der Bearbeitung an: Wenn man wirklich schnell Zugriff auf ein paar Werte haben möchte, die über mehrere Datensätze verteilt sind, macht ein Bearbeiten in der Datenblattansicht durchaus Sinn. <\/p>\n
Oftmals tut man dem Benutzer damit jedoch keinen Gefallen: Es kann nämlich schnell passieren, dass man gerade in sehr breiten Datenblattansichten einen Feldinhalt ändert, der zum falschen Datensatz gehört – dies geschieht umso öfter, je weiter das zu bearbeitende Feld am rechten Rand des Unterformulars liegt.<\/p>\n
Was also tun Ganz einfach: Sie verwenden die Datenblattansicht einfach nur zum Betrachten, Durchsuchen und Sortieren der Daten und stellen für alle übrigen Aufgaben ein Detailformular zur Bearbeitung des jeweiligen Datensatzes zur Verfügung. Dieses zeigt immer nur einen Datensatz an und enthält eine OK<\/b>– und eine Abbrechen<\/b>-Schaltfläche, um änderungen im jeweils geöffneten Datensatz zu bestätigen oder zu verwerfen.<\/p>\n
Um einen Datensatz der Datenblattansicht in diesem Detailformular anzuzeigen, fügen Sie dem Hauptformular eine Schaltfläche zum Anfügen eines neuen Datensatzes (dies öffnet das Detailformular mit einem leeren, neuen Datensatz) und eine zum Bearbeiten des aktuell markierten Datensatzes hinzu. Um das Angebot abzurunden, können Sie die beiden Schaltflächen noch um eine dritte ergänzen, die zum Löschen des aktuell markierten Datensatzes im Unterformular dient.<\/p>\n
Damit offensichtlich ist, dass sich diese drei Schaltflächen auf die Daten im Unterformular beziehen, sollten Sie diese entsprechend positionieren. Nachdem Unterformulare meistens eher am unteren Rand des Hauptformulars landen und dieses noch darunter in der Regel die Schaltflächen zum Schließen des Hauptformulars selbst unterbringt, fällt dieser Ort weg. Sinnvoll ist daher beispielsweise die Anordnung der Schaltflächen zum Steuern des Unterformulars direkt über dem Unterformular.<\/p>\n
Im ersten Beispiel verwenden wie eine ganz einfache Adresstabelle als Datenquelle für das Unterformular in der Datenblattansicht (s. Bild 1). AnredeID <\/b>ist ein Fremdschlüsselfeld, das als Nachschlagefeld ausgelegt ist und die Daten der Tabelle tblAnreden <\/b>anzeigt, die lediglich aus den beiden Feldern AnredeID <\/b>und Anrede <\/b>besteht.<\/p>\n
![\"pic001.png\"](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2010_05\/UnterformularSteuern-web-images\/pic001.png\")
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Bild 1: Entwurf der Beispieltabelle tblAdressen<\/span><\/b><\/p>\n Haupt- und Unterformular erstellen<\/b><\/p>\n Als Erstes erstellen Sie ein Unterformular, das Sie unter dem Namen sfmAdressen <\/b>speichern und dem Sie als Datenherkunft die Tabelle tblAdressen <\/b>zuweisen.<\/p>\n Ziehen Sie dann alle Felder der Tabelle aus der Feldliste in den Detailbereich der Entwurfsansicht. Stellen Sie die Eigenschaft Standardansicht <\/b>auf den Wert Datenblatt <\/b>ein.<\/p>\n Schließen Sie das Unterformular und legen Sie das Hauptformular an. Dieses erhält den Namen frmAdressen<\/b>. Ziehen Sie das Unterformular sfmAdressen <\/b>in den Detailbereich der Entwurfsansicht des Formulars frmAdressen<\/b>, sodass sich ein Bild wie in Bild 2 ergibt.<\/p>\n Bild 2: Entwurf des Hauptformulars mit eingebautem Unterformular<\/span><\/b><\/p>\n Stellen Sie außerdem die Eigenschaften Trennlinien<\/b>, Datensatzmarkierer<\/b>, Navigationsschaltflächen <\/b>und Bildlaufleisten <\/b>auf Nein <\/b>sowie die Eigenschaft Automatisch zentrieren <\/b>auf Ja <\/b>ein – das Hauptformular zeigt ja keine eigenen Daten an, daher brauchen wir dafür auch keine Navigationselemente.<\/p>\n Neu und Löschen im Unterformular<\/p>\n Wir legen nun zunächst zwei Schaltflächen namens cmdNeu<\/b> und cmdLoeschen <\/b>mit den Beschriftungen Neue Adresse <\/b>und Adresse löschen <\/b>im Hauptformular gleich oberhalb des Unterformulars an.<\/p>\n Diese Schaltflächen sollen die angegebene Aktion gleich im Unterformular durchführen, also den Datensatzmarkierer entweder auf einem neuen, leeren Datensatz positionieren oder den aktuell markierten Datensatz löschen. Später schauen wir uns die Variante an, bei der das Anlegen und zusätzlich das Bearbeiten über ein Detailformular erfolgen.<\/p>\n Wenn der Benutzer auf die Schaltfläche Neue Adresse <\/b>klickt, soll schlicht der Fokus auf einem neuen, leeren Datensatz landen. Legen Sie die folgende Ereignisprozedur für das Ereignis Beim Klicken <\/b>der Schaltfläche cmdNeu <\/b>an:<\/p>\n Diese braucht zwei Schritte zum Erreichen des Ziels: Als Erstes setzt sie den Fokus auf das Unterformular-Steuerelement. Dies ist gleichbedeutend mit dem Setzen des Fokus auf das Formular im Unterformular-Steuerelement, was Sie mit dieser Anweisung erreichen würden (und was letztlich genauer ist):<\/p>\n Die zweite Anweisung springt zu einem neuen, leeren Datensatz – der Benutzer kann nun gleich mit dem Eingeben der Daten beginnen.<\/p>\n Beim Löschen eines Datensatzes ist das Prinzip ähnlich. Allerdings schalten wir hier noch eine Meldung vor, die sicherstellt, dass der Datensatz tatsächlich gelöscht werden soll. Falls ja, setzen wir ebenfalls den Fokus auf das Unterformular-Steuerelement und löschen den Datensatz dann mit der RunCommand<\/b>-Methode des Application<\/b>-Objekts unter Verwendung des Parameters acDeleteRecord<\/b>:<\/p>\n <\/p>\n Sowohl beim Anlegen eines neuen als auch beim Löschen eines bestehenden Datensatzes kommen Methoden zum Einsatz, die das Betätigen bestimmter Elemente der Benutzeroberfläche durch den Benutzer nachbilden. SetFocus <\/b>bildet den Mausklick des Benutzers in das Unterformular nach und GotoRecord <\/b>und RunCommand DeleteRecord <\/b>sind prinzipiell das VBA-Pendant entsprechender Menübefehle.<\/p>\n Wir wollen es etwas genauer machen und greifen nun direkt auf das Recordset-Objekt des Unterformulars zu. Die Prozedur zum Anlegen eines neuen Datensatzes sieht dann so aus:<\/p>\n Das Recordset<\/b>-Objekt enthält eine Referenz auf die Datensatzgruppe, die das Unterformular gerade anzeigt. Die AddNew<\/b>-Methode springt zu einem neuen Datensatz dieser Datensatzgruppe.<\/p>\n Auch beim Löschen wollen wir den direkten Weg wählen:<\/p>\n Genau wie AddNew<\/b>-Methode einen neuen Datensatz anlegt, löscht die Delete<\/b>-Methode den aktuell markierten Datensatz.<\/p>\n Wir müssen hier noch eine kleine Sicherung einbauen, denn es kann passieren, dass der Benutzer erst einen neuen Datensatz anlegt und diesen dann gleich löschen möchte – ohne ihn vorher durch Wechseln zu einem anderen Datensatz, Betätigen von Strg + S <\/b>oder eine andere Methode gespeichert zu haben.<\/p>\n In diesem Fall versucht er, einen physisch noch gar nicht vorhandenen Datensatz zu löschen, was zu einem Fehler führt. Wir prüfen also vor dem Löschen noch, ob überhaupt ein Datensatz markiert ist beziehungsweise ob der Datensatzzeiger sich gerade auf einem frisch angelegten, aber noch nicht gespeicherten Datensatz befindet. Diese Information liefert die NewRecord<\/b>-Eigenschaft des Unterformulars:<\/p>\n Wenn der Benutzer nun auf die Löschen<\/b>-Schaltfläche klickt, während er gerade einen neuen Datensatz anlegt, geschieht schlicht gar nichts.<\/p>\n Abhängige Löschen-Schaltfläche<\/b><\/p>\n Dies könnte den Benutzer irritieren: Immerhin ist die Schaltfläche aktiviert, löst aber keine Aktion aus. Besser wäre es, wenn eine Schaltfläche nur dann aktiviert ist, wenn sie auch etwas erledigt.<\/p>\n Wir müssen also eine Möglichkeit finden, die Löschen<\/b>-Schaltfläche (und genau genommen auch die Neu<\/b>-Schaltfläche) zu deaktivieren, wenn der Datensatzzeiger des Unterformulars auf einem neuen, noch nicht gespeicherten Datensatz steht.<\/p>\n Die einfachste Möglichkeit bietet das Ereignis Beim Anzeigen<\/b> des Unterformulars, denn dieses wird immer dann ausgelöst, wenn der Datensatzzeiger zu einem anderen Datensatz springt.<\/p>\n Öffnen Sie also das Formular sfmAdressen <\/b>in der Entwurfsansicht und fügen Sie der Ereigniseigenschaft Beim Anzeigen <\/b>die folgende Ereignisprozedur hinzu:<\/p>\n Die Prozedur prüft mit der Eigenschaft NewRecord<\/b>, ob das Unterformular einen neuen Datensatz anzeigt, und stellt die Eigenschaft Enabled <\/b>der beiden Schaltflächen cmdNeu <\/b>und cmdLoeschen <\/b>je nach Ergebnis auf False <\/b>oder True <\/b>ein. Wenn wir den Inhalt dieser Prozedur ein wenig umformen, haben wir weniger Schreib- und somit auch weniger Wartungsaufwand:<\/p>\n bolNewRecord <\/b>speichert den Wert der Eigenschaft NewRecord<\/b>, damit wir nicht zweimal darauf zugreifen müssen (in der vorherigen Variante sogar viermal). Die Enabled<\/b>-Eigenschaft der beiden Schaltflächen wird nun einfach auf das Gegenteil der NewRecord<\/b>-Eigenschaft eingestellt. Bild 3 zeigt das Ergebnis dieser Prozedur.<\/p>\n Bild 3: Die Schaltflächen zum Anlegen und Löschen von Datensätzen werden deaktiviert, wenn der Benutzer gerade einen neuen Datensatz bearbeitet. <\/span><\/b><\/p>\n Abhängigkeiten vermeiden<\/b><\/p>\n Nun gibt es ein paar Regeln, die der eine als Erbsenzählerei abtut und die der andere als wichtig erachtet. Eine davon besagt, dass zwei Objekte möglichst wenige Abhängigkeiten voneinander aufweisen sollten.<\/p>\n In unserem Fall ist das Hauptformular vom Unterformular abhängig und umgekehrt. Die Abhängigkeit des Hauptformulars vom Unterformular ist gering: Es braucht nur irgendein Unterformular, das es mit seinen beiden Schaltflächen cmdNeu<\/b> und cmdLoeschen <\/b>steuern kann.<\/p>\n Noch nicht einmal der Name des Unterformulars ist relevant. Die folgende Anweisung etwa bezieht sich nur scheinbar auf ein Unterformular namens sfmAdressen<\/b>:<\/p>\n sfmAdressen <\/b>ist nämlich der Name des Unterformular-Steuerelements, und der könnte auch einfach sfm <\/b>lauten. Das eigentlich im Unterformular-Steuerelement angezeigte Formular wird über die Form<\/b>-Eigenschaft referenziert und ist beliebig austauschbar – Hauptsache, es enthält eine Datenherkunft und erlaubt es, neue Datensätze anzulegen und bestehende zu löschen.<\/p>\n Andersherum ist das Unterformular dafür verantwortlich, die beiden Schaltflächen des Hauptformulars in Abhängigkeit vom aktuell ausgewählten Datensatz zu aktivieren oder zu deaktivieren.<\/p>\n Das ist nicht gut, weil Sie das Formular so niemals in einem anderen Kontext nutzen können – es muss immer als Unterformular eines Formulars eingesetzt werden, das die beiden Schaltflächen cmdNeu <\/b>und cmdLoeschen <\/b>enthält.<\/p>\n Versuchen Sie einmal, das Formular sfmAdressen <\/b>einzeln zu öffnen: Dies löst einen Fehler aus, weil das Formular in der Ereignisprozedur Form_Current <\/b>versucht, Eigenschaften von Schaltflächen im übergeordneten Formular einzustellen (s. Bild 4).<\/p>\n Bild 4: Dieser Fehler tritt auf, wenn Sie das Unterformular sfmAdressen einzeln öffnen.<\/span><\/b><\/p>\n Der zweite Nachteil tritt auf, wenn ein Unterformularsteuerelement nicht nur dieses Formular anzeigen soll, sondern gegebenenfalls zur Laufzeit auch einmal ein anderes Formular aufnehmen soll.<\/p>\n Sie müssten dann allen infrage kommenden Unterformularen den Code zum Einstellen der Enabled<\/b>-Eigenschaft der Schaltflächen cmdNeu <\/b>und cmdLoeschen <\/b>hinzufügen.<\/p>\n Komplette Steuerung per Hauptformular<\/b><\/p>\n Also kommt nun die optimale Lösung: Diese nimmt dem Unterformular jegliche Verantwortlichkeit und somit auch jegliche Abhängigkeit vom Hauptformular (die hier beschriebenen Formulare finden Sie in der Beispieldatenbank unter den Namen frmAdressen_1 <\/b>und sfmAdressen_1<\/b>).<\/p>\n Zunächst legen Sie im Klassenmodul des Hauptformulars eine Variable an, die einen Verweis auf das im Unterformular angezeigte Formular aufnehmen soll. Dies geschieht mit dem Schlüsselwort WithEvents<\/b>, dessen Bedeutung wir gleich klären. Bringen Sie die folgende Zeile im Modulkopf außerhalb der Prozeduren unter, damit sie modulweit verfügbar ist:<\/p>\n Das WithEvents<\/b>-Schlüsselwort sorgt dafür, dass wir in dem Klassenmodul, in dem sich die damit versehene Objektvariable befindet, auf die Ereignisse des referenzierten Objekts zugreifen können. Dazu müssen wir zunächst einen Verweis auf das Unterformular in sfm <\/b>speichern, was wir in der Ereignisprozedur der Ereigniseigenschaft Beim Laden <\/b>des Formulars erledigen:<\/p>\n Gleichzeitig weisen wir dort der Eigenschaft OnCurrent <\/b>der Formular-Objektvariablen den Wert [Event Procedure] <\/b>zu. Dies weist Access darauf hin, dass es beim Auslösen des Beim Anzeigen<\/b>-Ereignisses (OnCurrent<\/b>) im aktuellen Klassenmodul nach einer entsprechenden Ereignisprozedur suchen und diese ausführen soll.<\/p>\n Nun gibt es bisher noch keine solche Ereignisprozedur, was wir aber schnell ändern können. Wählen Sie im linken Kombinationsfeld des Code-Fensters den Eintrag sfm <\/b>(der Name unserer mit WithEvents <\/b>versehenen Objektvariablen) und im rechten den Eintrag OnCurrent <\/b>(für das Ereignis Beim Anzeigen<\/b>) aus, damit der VBA-Editor die benötigte Prozedur anlegt (s. Bild 5).<\/p>\n Bild 5: Anlegen einer Ereignisprozedur für eine mit dem WithEvents-Schlüsselwort versehene Objektvariable<\/span><\/b><\/p>\n Diese Prozedur füllen Sie wie folgt auf:<\/p>\n Sie erkennen vermutlich bereits, dass es sich fast um die gleiche Prozedur handelt, die wir weiter oben für das Ereignis Beim Anzeigen<\/b> des Unterformulars sfmAdressen <\/b>angelegt haben. Es gibt nur kleine Unterschiede:<\/p>\n Es gibt jedoch eine wichtige Voraussetzung für das Funktionieren dieser Lösung: Das ferngesteuerte Formular muss unbedingt ein Modul enthalten. Dies stellen Sie mit der Eigenschaft Enthält Modul <\/b>ein (s. Bild 6). Alternativ können Sie auch einfach eine Ereignisprozedur für das betroffene Formular anlegen.<\/p>\n![\"pic002.png\"](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2010_05\/UnterformularSteuern-web-images\/pic002.png\")
<\/p>\nPrivate Sub cmdNeu_Click()\r\n Me!sfmAdressen.SetFocus\r\n DoCmd.GoToRecord Record:=acNewRec\r\nEnd Sub<\/pre>\n
Me!sfmAdressen.Form.SetFocus<\/pre>\n
Private Sub cmdLoeschen_Click()\r\n If MsgBox("Wirklich löschen", vbYesNo + vbExclamation, "Löschvorgang") = vbYes Then\r\n Me!sfmAdressen.SetFocus\r\n Application.RunCommand acCmdDeleteRecord\r\n End If\r\nEnd Sub<\/pre>\nPrivate Sub cmdNeu_Click()\r\n Me!sfmAdressen.Form.Recordset.AddNew\r\nEnd Sub<\/pre>\n
Private Sub cmdLoeschen_Click()\r\n If MsgBox("Wirklich löschen", vbYesNo + vbExclamation, "Löschvorgang") = vbYes Then\r\n Me!sfmAdressen.Form.Recordset.Delete\r\n End If\r\nEnd Sub<\/pre>\nPrivate Sub cmdLoeschen_Click()\r\n If Not Me!sfmAdressen.Form.NewRecord Then\r\n ''... Löschvorgang\r\n End If\r\nEnd Sub<\/pre>\n
Private Sub Form_Current()\r\n If Me.NewRecord Then\r\n Me.Parent!cmdNeu.Enabled = False\r\n Me.Parent!cmdLoeschen.Enabled = False\r\n Else\r\n Me.Parent!cmdNeu.Enabled = True\r\n Me.Parent!cmdLoeschen.Enabled = True\r\n End If\r\nEnd Sub<\/pre>\n
Dim bolNewRecord As Boolean\r\nbolNewRecord = Me.NewRecord\r\nMe.Parent!cmdNeu.Enabled = Not bolNewRecord\r\nMe.Parent!cmdLoeschen.Enabled = Not bolNewRecord<\/pre>\n
![\"pic003.png\"](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2010_05\/UnterformularSteuern-web-images\/pic003.png\")
<\/p>\nMe!sfmAdressen.Form.Recordset.Delete<\/pre>\n
![\"pic004.png\"](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2010_05\/UnterformularSteuern-web-images\/pic004.png\")
<\/p>\nDim WithEvents sfm As Form<\/pre>\n
Private Sub Form_Load()\r\n Set sfm = Me.sfmAdressen.Form\r\n sfm.OnCurrent = "[Event Procedure]"\r\nEnd Sub<\/pre>\n
![\"pic005.png\"](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2010_05\/UnterformularSteuern-web-images\/pic005.png\")
<\/p>\nPrivate Sub sfm_Current()\r\n Dim bolNewRecord As Boolean\r\n bolNewRecord = sfm.NewRecord\r\n Me!cmdNeu.Enabled = Not bolNewRecord\r\n Me!cmdLoeschen.Enabled = Not bolNewRecord\r\nEnd Sub<\/pre>\n
\n
![\"pic006.png\"](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2010_05\/UnterformularSteuern-web-images\/pic006.png\")
<\/p>\n